Відповідно до підпунктів 39, 66 пункту 4 Положення про Державну архівну службу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 р. № 870 , та з метою забезпечення уніфікованого підходу архівних установ до зберігання електронних документів Національного архівного фонду (НАФ)

1. Затвердити методичні рекомендації "Забезпечення збереженості електронних документів Національного архівного фонду", що додаються.

2. Відділу взаємодії із державними органами та інформаційно-аналітичного забезпечення (Сорока К.Г.):

- забезпечити впровадження методичних рекомендацій "Забезпечення збереженості електронних документів Національного архівного фонду" шляхом доведення цього наказу до центральних державних архівів України, державних архівів областей та м. Києва;

- забезпечити оприлюднення цього наказу на офіційному веб-порталі Укрдержархіву.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Укрдержархіву Кісіля І.М.

АЕД - архівний електронний документ.

Архівні установи - архівні установи для приймання-передавання архівних електронних справ (центральні та галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва та Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, архівні відділи міських рад).

ЕД - електронні документи.

Методичні рекомендації - методичні рекомендації "Забезпечення збереженості електронних документів Національного архівного фонду".

НАФ - Національний архівний фонд.

Порядок роботи з електронними документами - Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.

Правила - Правила роботи архівних установ України, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116.

Укрдержархів - Державна архівна служба України.

УНДІАСД - Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства.

Формат ASiC - формат ASiC, який визначається наказом Державного агентства з питань електронного урядування України від 07 вересня 2018 року № 60 "Про затвердження Вимог до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 листопада 2018 року за № 1309/32761.

ЦДЕА України - Центральний державний електронний архів України.

Юридичні особи - державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації незалежно від форм власності та підпорядкування.

На сьогодні електронні документи (далі - ЕД) дедалі частіше є основними в діяльності юридичних осіб різних форм власності, тому цілком закономірно, що перед спеціалістами постала проблема організації їх архівного зберігання, зокрема, зважаючи на те, що ЕД постійних строків зберігання є складовою Національного архівного фонду (далі - НАФ).

Швидке впровадження інформаційних технологій документування інформації та її подальшого оброблення в електронній формі, збільшення кількості ЕД, зокрема постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, та важливість забезпечення їх збереженості зумовили необхідність проведення спеціального дослідження технологій тривалого зберігання електронних даних.

Архівне зберігання ЕД включає технології і виробничі процеси, що забезпечують весь цикл зберігання документів: експертизи їх цінності, обліку, описування, забезпечення збереженості, формування довідкового апарату, створення пошукових систем та надання доступу до їх інформації.

Методичні рекомендації "Забезпечення збереженості електронних документів Національного архівного фонду" (далі - методичні рекомендації) розроблено з метою визначення оптимального та уніфікованого підходу до зберігання ЕД НАФ з урахуванням закордонної практики та вітчизняних реалій у цій галузі.

Рекомендації до зберігання ЕД, подані в цьому методичному документі, базуються на принципах забезпечення збереженості документів НАФ, забезпечення конституційних прав і свобод громадян щодо вільного доступу до інформації, гарантії захисту авторського та суміжних прав, права інтелектуальної власності.

Загалом основні принципи архівного зберігання ЕД віднайшли своє відображення не лише в національному законодавстві та міжнародних стандартах ISO. Нині удосконалення законодавства щодо зберігання ЕД є одним із пріоритетів вітчизняної законотворчої діяльності.

Методичні рекомендації пов'язані та узгоджені із:

- законами України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" від 24 грудня 1993 року № 3814-XII [із змінами]; "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 року № 851-IV [із змінами]; "Про електронні довірчі послуги" від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII; "Про Національну програму інформатизації" від 04 лютого 1998 року № 74/98-ВР [із змінами]; "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" від 05 липня 1994 року № 80/94-ВР [із змінами];

- постановами Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року № 749 "Про затвердження Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності"; від 17 січня 2018 року № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності";

- Планом заходів щодо захисту державних інформаційних ресурсів, затвердженим розпорядженням Кабінету Міністрів України від 05 листопада 2014 року № 1135-р; розпорядженням Кабінету Міністрів України "Про схвалення Концепції розвитку електронної демократії в Україні та плану заходів щодо її реалізації" від 08 листопада 2017 року № 797-р [із змінами]; Положенням про умови зберігання документів Національного архівного фонду, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 02 березня 2015 року № 296/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 04 березня 2015 року за № 250/26695; Порядком користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 19 листопада 2013 року № 2438/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21 листопада 2013 року за № 1983/24515 [із змінами]; Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198; Порядком роботи з електронними документами через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади з використанням електронного цифрового підпису, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 01 листопада 2012 року № 1600/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05 листопада 2012 року за № 1854/22166; Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181; наказом Міністерства юстиції України та Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України від 20 серпня 2012 року № 1236/5/453 "Про затвердження вимог до форматів, структури та протоколів, що реалізуються у надійних засобах електронного цифрового підпису", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 серпня 2012 року за № 1398/21710 [із змінами]; Переліком форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1422/26199; Вимогами до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1423/26200; Вимогами до структури та змісту XML-схеми електронного примірника описів справ постійного зберігання, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1427/26204; Вимогами до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1429/26206; Вимогами до форматів даних електронного документообігу в органах державної вла ди, затвердженими наказом Державного агентства з питань електронного урядування України від 07 вересня 2018 року № 60, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 20 листопада 2018 року за № 1309/32761.

- та іншими нормативно-правовими актами і методичними документами (перелік таких документів наведено у додатку 1).

У методичних рекомендаціях розглядаються такі питання:

- приймання-передавання ЕД НАФ на постійне зберігання: інформаційні об'єкти, які створюють під час підготовки ЕД НАФ до передавання на постійне зберігання; технічне забезпечення архівних підрозділів юридичних осіб - джерел комплектування архівних установ та архівних установ для приймання-передавання архівних електронних справ (далі - архівні установи) та технічної перевірки архівних ЕД (далі - АЕД); порядок здійснення приймання-передавання архівних електронних справ до архівних установ від юридичних осіб - джерел комплектування архівних установ; створення та функціонування віддалених електронних сховищ архівних установ, розташованих у Центральному електронному архіві України (далі - ЦДЕА України), призначених для постійного зберігання архівних електронних справ та інших інформаційних об'єктів;

- організаційно-технологічна складова зберігання ЕД НАФ: загальна характеристика організації зберігання ЕД в архівній установі; характеристика основних стратегій та технологій забезпечення збереженості ЕД; формати для постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання ЕД та створення АЕД; вибір носіїв для зберігання ЕД;

- основні засади забезпечення збереженості ЕД НАФ в архівних установах: загальні вимоги до систем зберігання ЕД; умови зберігання ЕД: загальні рекомендації; перевіряння наявності та стану АЕД; контроль строків експлуатації носіїв, гарантованих їх виробниками, на яких зберігається інформація АЕД; захист інформації.

Методичні рекомендації призначено для використання в практичній роботі архівних установ, до повноважень яких належить зберігання ЕД НАФ.

У методичних рекомендаціях терміни вживаються відповідно до законодавчих та нормативно-правових документів, зазначених у цьому розділі, ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" та в таких значеннях:

Авторизація - процес розпізнавання користувача в інформаційній автоматизованій системі з наданням йому визначених прав доступу до ресурсів цієї системи.

Віддалене електронне сховище - електронне сховище, доступ до якого працівники архівних установ мають лише через Інтернет, яке розташоване в іншій архівній установі та відповідає за його технічний супровід, захист та забезпечення збереженості даних, що в ньому зберігаються.

Геш-значення даних - результат геш-функції, призначений для перевірки цілісності даних під час їх передавання, зберігання або міграції.

Гешування - алгоритм, що реалізує геш-функцію, призначену для отримання за даними їх геш-значення та перевірки за цим геш-значенням цілісності цих даних, наприклад, даних АЕД.

Геш-функція - перетворення вхідних даних вільної довжини в унікальну визначену двійкову послідовність фіксованої довжини (геш-значення), наприклад, довжиною 256, 512, 1024, 2048 розрядів (бітів).

Інтерфейс - веб-орієнтована складова програмного забезпечення, призначена для взаємодії користувача з інформаційною автоматизованою системою (набір засобів, методів і правил взаємодії будь-якої системи, керованої людиною).

Електронне сховище - ресурс інформаційної автоматизованої системи архівної установи у формі дискової пам'яті та програмного забезпечення, виділені в користування працівникам архівної установи, що мають авторизований доступ до цього ресурсу через локальну мережу або мережу Інтернет. Цей ресурс призначений для зберігання інформаційних об'єктів архівної установи, розмір дискової пам'яті якого дає змогу зберігати ці об'єкти.

Емуляція - відтворення документів застарілих форматів за допомогою програм-емуляторів, які імітують роботу морально застарілого програмного забезпечення й досягають однакових із ним результатів.

Інкапсуляція - об'єднання даних різного типу в одному об'єкті з метою їх опрацювання як єдиного цілого та надання захисту від зовнішнього впливу.

Карантин - заходи в складі комплексної системи захисту інформації, спрямовані на тимчасову ізоляцію файлів архівних електронних справ та інших інформаційних об'єктів за допомогою фізично відокремленої від мережі та інших інформаційних (автоматизованих) систем із метою запобігання проникнення шкідливого програмного коду до інформаційно-телекомунікаційної системи, у складі якої створено комплексну систему захисту інформації.

Консервація - створення репозитарію програмних засобів (збирання та зберігання морально застарілих програмно-технічних засобів, що дають змогу відображати документ у конфігурації, у якій він був створений).

Логін - унікальний строковий ідентифікатор, який разом із паролем ідентифікує користувача в інформаційній автоматизованій системі.

Міграція - періодичне перенесення документної інформації з одного покоління програмно-технічних засобів на інше задля забезпечення можливості подальшого використання цих документів.

Пароль - визначена користувачем послідовність символів, яка разом із логіном створюють унікальну пару, що ідентифікує користувача в інформаційній автоматизованій системі.

Репозитарій програмних засобів - збирання, облік та зберігання програмно-технічних засобів, що дають змогу відтворювати документну інформацію оригіналу.

1.1 Загальні положення

У розділі представлено загальні вимоги щодо приймання-передавання ЕД, віднесених до НАФ, на постійне зберігання до центральних та галузевих державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва та Севастополя, архівних відділів районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, архівних відділів міських рад від державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм їх власності (далі - юридичні особи), які є джерелами комплектування архівних установ відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116 (далі - Правила).

Підготовка ЕД НАФ на постійне зберігання здійснюється юридичними особами відповідно до вимог Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, та Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 (далі - Порядок роботи з електронними документами).

Приймання ЕД НАФ до архівних установ здійснюється після закінчення граничних строків їх зберігання в архівних підрозділах юридичних осіб - джерел комплектування архівної установи, визначених пунктом 3.9 глави 3 розділу II Правил , а саме - 3 роки.

Дострокове та невідкладне приймання ЕД НАФ на постійне зберігання здійснюється у порядку, визначеному пунктом 3.10 глави 3 розділу II Правил , де зазначено, що строки зберігання щодо конкретних документів можуть бути змінені за погодженням з архівною установою.

Під час підготовки ЕД НАФ до передавання на архівне зберігання та їх приймання-передавання до архівних установ від юридичних осіб - джерел комплектування архівних установ застосовують кваліфікований електронний підпис чи печатку.

Файл кваліфікованих електронних (цифрових) підписів чи печаток АЕД містить повний набір даних перевірки, що додаються до цього файлу згідно із Вимогами до форматів, структури та протоколів, що реалізуються в надійних засобах електронного цифрового підпису, затвердженими наказом Міністерства юстиції України та Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України від 20 серпня 2012 року № 1236/5/453, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 20 серпня 2012 року за № 1398/21710.

У такий же спосіб створюються файли електронних цифрових підписів інших інформаційних об'єктів.

1.2 Інформаційні об'єкти, що створюються для приймання-передавання електронних документів НАФ

Під час підготовки ЕД НАФ до передавання на постійне зберігання юридичні особи - джерела комплектування архівних установ створюють такі інформаційні об'єкти у формі окремих файлів:

- АЕД у форматі даних електронного документообігу, визначеному наказом Державного агентства з питань електронного урядування України від 07 вересня 2018 року № 60, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 20 листопада 2018 року за № 1309/32761, із застосуванням еталонної XML-схеми відповідно до Вимог структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів, яка містить відповідні метадані, та Вимог щодо найменування файлів архівних електронних документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1423/26200 та № 1426/26203, відповідно;

- архівні електронні справи, сформовані з логічно пов'язаних АЕД та обкладинок архівних електронних справ, які створюються відповідно до Вимог структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ та Вимог щодо найменування файлів обкладинок архівних електронних справ, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1429/26206 та № 1430/26207, відповідно.

- електронні примірники описів справ постійного зберігання із застосуванням еталонної XML-схеми відповідно до Вимог до структури та змісту XML-схеми електронного примірника описів справ постійного зберігання та Вимог щодо найменування файлів електронних примірників описів справ постійного зберігання, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1427/26204 та № 1428/26205, відповідно;

- електронні акти приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання, що є ЕД, форма яких наведена в додатку 2. Ці акти містять перелік найменувань файлів обкладинок архівних електронних справ та АЕД, з яких сформовано ці справи. Для кожного з цих файлів зазначають такі відомості:

- індекс справи;

- найменування файлу;

- розмір файлу в байтах;

- геш-значення даних, що містяться у файлі,

а також:

- загальну кількість прийнятих файлів;

- загальний розмір прийнятих файлів у байтах;

- номери відсутніх архівних електронних справ;

- найменування відсутніх файлів АЕД;

- загальну кількість прийнятих архівних електронних справ.

Відомості про файли архівних електронних справ подають групами з послідовним розташуванням усіх файлів, що відносяться до відповідної справи. Першими в групі зазначають відомості про файл обкладинки архівної електронної справи, далі - про файли АЕД у послідовності розташування відомостей про них у файлі обкладинки архівної електронної справи.

Створення актів приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання здійснюється відповідно до вимог щодо створення ЕД, визначених Порядком роботи з електронними документами.

Найменування файлів, що містять акти приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання, здійснюється за вимогами щодо найменування файлів електронних облікових документів, визначеними Порядком роботи з електронними документами. У позиціях 4 - 6 імен файлів, що містять електронні реєстри файлів архівних електронних справ, зазначають ідентифікатор "010".

Приймання-передавання всіх інформаційних об'єктів здійснюється у форматі ASiC, що визначається наказом Державного агентства з питань електронного урядування України від 07 вересня 2018 року № 60 "Про затвердження вимог до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 листопада 2018 року за № 1309/32761 (далі - формат ASiC).

1.3 Технічне забезпечення архівних установ для приймання архівних електронних справ

Приймання архівних електронних справ архівні установи здійснюють за допомогою інформаційно-телекомунікаційних систем, зокрема під'єднаних до мережі Інтернет, що дають змогу забезпечити автоматизоване опрацювання всіх інформаційних об'єктів, які передаються від юридичних осіб - джерел комплектування архівних установ, їх постійне зберігання, створення резервних копій та надання доступу до інформації АЕД та електронних примірників описів справ постійного зберігання.

Захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах архівних установ забезпечується відповідно до вимог Закону України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" від 05 липня 1994 року № 80/94-ВР (із змінами), інших нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.

Архівні установи здійснюють автоматизовану технічну перевірку всіх інформаційних об'єктів, що до них надходять.

Для здійснення автоматизованої технічної перевірки архівні установи створюють фізично відокремлені від інших інформаційних систем інформаційні автоматизовані системи для забезпечення виконання функцій карантину.

1.4 Приймання-передавання архівних електронних справ

Для здійснення приймання-передавання архівних електронних справ юридична особа надсилає до архівної установи електронний примірник опису справ постійного зберігання, оформлений відповідно до вимог, визначених Порядком роботи з електронними документами, електронний акт приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання, з накладеними на них кваліфікованими електронними (цифровими) підписами лише юридичної особи - джерела комплектування архівної установи, та відповідні цим документам архівні електронні справи.

Приймання-передавання архівних електронних справ та інших інформаційних об'єктів, визначених у пункті 1.2 розділу 1 цих методичних рекомендацій, до архівної установи від юридичних осіб - джерел комплектування архівної установи здійснюють пофайлово.

Файли, що містять інформаційні об'єкти, передають за допомогою мережі Інтернет або представником юридичної особи, який доставляє електронні носії інформації.

Типи електронних носіїв інформації, спосіб їх ідентифікації для визначення файлів, що вказані в акті приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання, формат групування файлів архівної електронної справи (папка на носієві інформації, файл формату для стиснення даних) попередньо погоджуються з архівною установою в робочому порядку.

Якщо файли з інформаційними об'єктами передаються за допомогою мережі Інтернет, юридичним особам - джерелам комплектування архівних установ надається тимчасовий доступ до загального віддаленого електронного архівосховища, створеного виключно для приймання файлів до архівної установи, та фізично відокремленого від інформаційно-телекомунікаційної системи архівної установи.

Для здійснення передавання файлів інформаційних об'єктів за допомогою відкритих каналів зв'язку в складі інформаційних автоматизованих систем архівних установ та юридичних осіб - джерел комплектування архівних установ - учасників процесу приймання-передавання файлів застосовують програмне забезпечення, що відповідає Вимогам до форматів криптографічних повідомлень, затверджених наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України від 18 грудня 2012 року № 739, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 14 січня 2013 року за № 108/22640.

Отримані файли передаються до карантину. Порядок копіювання файлів із носія інформації або їх переміщення із тимчасового віддаленого електронного сховища до карантину визначається під час розробки технічного завдання для створення комплексної системи захисту інформації в складі інформаційної автоматизованої системи, що виконує функції карантину.

За результатами технічної перевірки файлів електронного опису справ постійного зберігання, електронного акта приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання, архівна установа складає звіт про технічну перевірку цих ЕД відповідно до вимог Порядку роботи з електронними документами.

На підставі звіту про технічну перевірку ЕД (електронного опису справ постійного зберігання, електронного акта приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання) архівна установа укладає електронне повідомлення про доставку / отримання / відмову в реєстрації / реєстрацію цих ЕД, вимоги до створення якого визначені в розділі II Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 .

У разі оформлення електронного повідомлення про відмову в реєстрації ЕД (електронного опису справ постійного зберігання, електронного акта приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання) працівник архівної установи, на якого покладено функцію приймання цих ЕД, забезпечує:

- знищення засобами карантину ЕД, у реєстрації яких було відмовлено, способом, що унеможливлює їх відтворення, та оформлює електронний акт про знищення ЕД, у реєстрації яких було відмовлено, відповідно до вимог, визначених Порядком роботи з електронними документами. Вимоги до засобів, що дозволяють надійно знищувати ЕД, визначають під час розробки технічного завдання на створення інформаційної автоматизованої системи архівної установи;

- контроль за повторним передаванням до архівної установи виправлених ЕД, у реєстрації яких було відмовлено.

Приймання архівних електронних справ до архівної установи завершується оформленням електронного повідомлення про доставку та реєстрацію файлів обкладинок архівних електронних справ та АЕД, електронного акта приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання в журналі реєстрації ЕД, прийнятих під час приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання.

Оформлення акта приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання завершується послідовним накладанням кваліфікованих електронних (цифрових) підписів працівника архівної установи, який здійснив приймання архівних електронних справ, керівника архівної установи, який затвердив цей акт, та кваліфікованої електронної печатки архівної установи.

Надсилання оформленого акта приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання від архівної установи до юридичної особи - джерела комплектування архівної установи здійснюється за таким же порядком, що надсилання архівній установі цього файлу від юридичної особи - джерела комплектування архівної установи.

1.5 Технічна перевірка електронних документів під час їх приймання-передавання до архівної установи

Архівна установа, що приймає ЕД на зберігання, забезпечує технічну перевірку файлів електронних описів справ постійного зберігання, електронних актів приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання, обкладинок архівних електронних справ, АЕД.

Технічну перевірку ЕД здійснюють у день їх надходження, але не пізніше наступного дня, якщо ЕД надійшов до архівної установи наприкінці робочого дня або в неробочий час.

Робочий час, після якого дозволяється переносити технічну перевірку ЕД на наступний робочий день, визначається керівником архівної установи, зважаючи на обсяги надходжень ЕД і технологічний час, що в середньому витрачається на їх перевірку.

За умови передавання носіїв інформації з файлами ЕД, їх подальше використання або знищення погоджується з юридичною особою - джерелом комплектування архівної установи в робочому порядку.

Технічна перевірка ЕД із рухомими носіями інформації розпочинається із зовнішнього огляду цих носіїв інформації.

Після приймання електронних носіїв інформації здійснюють їх перевірку на можливість читання даних та наявності файлів, що зазначені в акті приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання, а також можливості відтворення інформації із файлів, що містяться в АЕД.

Технічна перевірка всіх файлів передбачає перевірку їх на відсутність шкідливого програмного коду, цілісність даних за накладеними на них їх кваліфікованими електронними підписами, відповідності визначеним форматам даних та їх структурі, а також визначеним найменуванням цих файлів у чинній нормативно-правовій базі з питань організації електронного документообігу.

1.6 Електронне повідомлення про доставку / отримання / відмову в реєстрації / реєстрацію електронних документів під час їх приймання до архівної установи

Після технічної перевірки ЕД (електронних описів справ постійного зберігання, електронних актів приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання, обкладинок архівних електронних справ, АЕД) працівник архівної установи, на якого покладено функцію приймання ЕД, створює електронне повідомлення про доставку / отримання / відмову в реєстрації / реєстрацію ЕД, яке надсилається юридичній особі, що їх передала.

Електронне повідомлення створюється та опрацьовується відповідно до вимог, визначених у пунктах 3-4 глави 7 розділу III Порядку роботи з електронними документами , на підставі звіту про технічну перевірку ЕД відповідно до вимог, визначених у пункті 3 глави 6 розділу III Порядку роботи з електронними документами , та підписуються працівником архівної установи, який створив електронне повідомлення.

Вихідне електронне повідомлення в архівній установі реєструють в окремій реєстраційній формі за правилами реєстрації вихідних ЕД відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-4, 6 глави 9 розділу III Порядку роботи з електронними документами .

Відомості про відмову в реєстрації ЕД зазначають в електронному журналі реєстрації ЕД, у реєстрації яких було відмовлено під час їх приймання на постійне зберігання, за формою, наведеною в додатку 3. Зокрема в документі вказують:

• дату надходження ЕД;

• кореспондента, дату та індекс отриманого ЕД;

• найменування файлу ЕД;

• короткий зміст;

• дату та індекс електронного повідомлення про відмову в реєстрації ЕД;

• найменування файлу електронного повідомлення про відмову в реєстрації ЕД та місце його зберігання в системі;

• дату знищення ЕД, у реєстрації яких відмовлено;

• дату відправлення та індекс електронного повідомлення про відмову в реєстрації ЕД.

Працівник, який створює електронне повідомлення про відмову в реєстрації ЕД, здійснює знищення цих документів. Для цього йому надається відповідний інтерфейс для доступу до засобів, що дають змогу знищувати такі документи без можливості їх відновлення. В електронному журналі реєстрації ЕД, у реєстрації яких було відмовлено під час їх приймання на постійне зберігання, проставляються дати знищення ЕД, у реєстрації яких було відмовлено.

Якщо процес надсилання файлів ЕД автоматизовано, наприклад, здійснюється за допомогою системи електронної взаємодії, формування зазначених повідомлень може відбуватися засобами такої системи.

Юридична особа - джерело комплектування архівної установи реєструє вхідне електронне повідомлення згідно з вимогами до реєстрації вхідних ЕД.

Отримання юридичною особою електронного повідомлення про ЕД, у реєстрації яких було відмовлено, є підставою для усунення зазначених у повідомленні причин, з яких було відмовлено в реєстрації ЕД, та повторного їх передавання до архівної установи відповідно до вимог глави 13 розділу III Порядку роботи з електронними документами .

1.7 Приймання-передавання архівних електронних справ до державних архівних установ

Приймання-передавання архівних електронних справ до центральних та галузевих державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва та Севастополя від архівних відділів районних державних адміністрацій здійснюється на підставі електронних описів справ постійного зберігання та електронного акта приймання-передавання АЕД на постійне зберігання до архівної установи, форма якого наведена в додатку 4, у спосіб приймання-передавання архівних електронних справ та інших інформаційних об'єктів до архівних установ від юридичних осіб - джерел комплектування визначений відповідно до пунктів 1.4-1.6 розділу 1 цих методичних рекомендацій.

Приймання-передавання архівних електронних справ до архівних установ від архівних відділів міських рад здійснюється відповідно до порядку приймання-передавання архівних електронних справ до архівних установ від архівних відділів районних державних адміністрацій, за умови наявності укладеного договору про зберігання архівних електронних справ архівного відділу міської ради в архівній установі.

1.8 Віддалене електронне сховище архівних установ для постійного зберігання архівних електронних справ та інших інформаційних об'єктів

Якщо архівна установа не може технічно забезпечити приймання архівних електронних справ відповідно до вимог пункту 1.3 розділу 1 цих методичних рекомендацій, для неї створюється віддалене електронне сховище в складі інформаційно-телекомунікаційної системи ЦДЕА України.

Архівні установи обліковують архівні електронні справи та АЕД після їх надходження до віддалених електронних сховищ та технічної перевірки ЦДЕА України відповідно до вимог пункту 1.5.

ЦДЕА України забезпечує архівні установи віддаленими електронними сховищами, авторизованим доступом до них через мережу Інтернет, інтерфейсом для забезпечення доступу до АЕД та інших інформаційних об'єктів, що зберігаються в цих сховищах, та їх опрацювання за допомогою програмного забезпечення через браузер, а також захист цих інформаційних об'єктів та технічний супровід віддалених електронних сховищ.

Віддалене електронне сховище створюється на підставі листа-звернення до ЦДЕА України за підписом керівника архівної установи або керівника установи, у разі якщо архівна установа не є юридичною особою.

З архівними відділами міських рад укладається договір про зберігання їх архівних електронних справ та інших інформаційних об'єктів.

Розмір віддаленого електронного сховища в байтах визначається ЦДЕА України відповідно до загального розміру інформаційних об'єктів, які в ньому зберігаються, та наявного технічного забезпечення ЦДЕА України.

Авторизований доступ (логін та пароль) надається працівникам архівної установи за списком із зазначенням їх прав і обов'язків, затвердженим керівником цієї архівної установи. Зазначений список працівників архівної установи разом із супровідним листом надсилається до ЦДЕА України.

Можливості інтерфейсу, що надаються для доступу працівникам архівних установ, визначаються під час розроблення технічного завдання на створення інформаційної автоматизованої системи, що забезпечує роботу віддалених електронних сховищ.

1.9 Приймання-передавання архівних електронних справ до віддалених електронних сховищ архівних установ

Приймання-передавання архівних електронних справ до віддаленого електронного сховища архівної установи, розташованого в ЦДЕА України, від юридичних осіб - джерел комплектування архівної установи здійснюється під контролем цієї архівної установи.

ЦДЕА України безпосередньо приймає від юридичних осіб електронні справи та інші інформаційні об'єкти, перевіряє та розміщує їх у віддаленому електронному сховищі, виділеному для архівної установи.

Приймання-передавання архівних електронних справ до ЦДЕА України від юридичних осіб - джерел комплектування архівної установи здійснюють за письмовою ініціативою відповідної архівної установи.

Під час приймання-передавання архівних електронних справ до ЦДЕА України від юридичних осіб - джерел комплектування відповідної архівної установи здійснюється технічна перевірка: інформаційних об'єктів відповідно до вимог пункту 1.5 розділу 1 цих методичних рекомендацій та електронного акта приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання, оформленого між юридичною особою та архівною установою. Склад інформаційних об'єктів визначається відповідно до вимог пункту 1.2 розділу 1 цих методичних рекомендацій.

За результатами технічної перевірки надісланих інформаційних об'єктів ЦДЕА України складає звіт про технічну перевірку ЕД (електронного опису справ постійного зберігання, електронного акта приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання та архівних електронних справ). На підставі цього звіту ЦДЕА України складає проект електронного повідомлення архівної установи про доставку / отримання / відмову в реєстрації / реєстрацію цих ЕД, надсилає його до архівної установи разом зі звітом про технічну перевірку ЕД та переміщує із карантину до віддаленого сховища архівної установи файли архівних електронних справ, а також оформленого електронного акта приймання-передавання АЕД на постійне зберігання до ЦДЕА України за формою, наведеною в додатку 5 з накладенням електронного цифрового підпису працівника ЦДЕА України, який відповідає за приймання зазначених архівних електронних справ на зберігання.

Порядок переміщення файлів із карантину до віддаленого електронного сховища визначається під час розроблення технічного завдання для створення комплексної системи захисту інформації в складі інформаційно-телекомунікаційної системи архівної установи.

Архівній установі надається інтерфейс для доступу до засобів, що забезпечують підписання та надсилання електронного повідомлення про доставку / отримання / відмову в реєстрації / реєстрацію ЕД, акта приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання та акта приймання-передавання АЕД на зберігання до ЦДЕА України.

Після завершення приймання-передавання електронних архівних справ архівна установа надсилає до юридичної особи - джерела комплектування архівної установи електронне повідомлення про отримання ЕД від цієї юридичної особи, накладає електронні цифрові підписи на електронний акт приймання-передавання АЕД на зберігання до ЦДЕА України та на електронний акт приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання, який надсилає юридичній особі - джерелу комплектування архівної установи.

Якщо ЦДЕА України складено проект електронного повідомлення архівної установи про відмову в реєстрації ЕД, то в карантині забезпечується процес знищення файлів таких ЕД та здійснюється повторне отримання ЕД відповідно до вимог, поданих у пункті 1.4 розділу 1 цих методичних рекомендацій.

2.1 Організація зберігання електронних документів в архівній установі: загальна характеристика

Для забезпечення збереженості ЕД в архівній установі рекомендовано створити чотири фонди - основний, страховий, фонд користування та віддалений фонд. В основному фонді ЕД зберігаються в оригінальному форматі, тобто в тому, у якому вони були створені. Там само можуть зберігатися й їхні конвертовані копії. Необхідно періодично здійснювати резервне копіювання основного фонду (бек ап).

Страховий фонд має бути точною копією основного фонду. Він створюється для відновлення пошкоджених або втрачених ЕД основного фонду. Необхідно, щоб страховий фонд був фізично віддалений від основного фонду. При цьому допускається, щоб він був розташований на одній території з основним фондом, проте обов'язково в іншому приміщенні.

Для надання інформації про ЕД, що зберігаються в архівній установі, а також безпосередньо інформації, носіями якої вони є, створюється фонд користування. Документи в ньому зберігаються у відтворюваному вигляді, тобто у формі, придатній для надання доступу до них користувачам.

Віддалений фонд - це фонд, який розміщений на значному віддалені від розташування основного та страхового фондів. Віддалений фонд створюється зі страхового фонду як стратегічне, повністю автономне сховище на випадок форс-мажорних обставин (землетрус, повінь, терористичні акти, війна тощо), які можуть спричинити одночасне значне або повне знищення основного та страхового фондів.

2.2 Характеристика основних стратегій та технологій забезпечення збереженості електронних документів

Функціонування будь-якого фізичного носія інформації залежить від взаємодії його апаратного та програмного складників. У сучасних умовах, коли комп'ютерні технології розвиваються стрімко, і менш ефективні з них дуже швидко витісняються більш продуктивними, перед архівістами стоїть нагальна проблема забезпечення збереженості ЕД у довгостроковій перспективі.

До основних завдань стратегій тривалого (понад 10 років) та постійного зберігання ЕД належать забезпечення їх:

- читабельності;

- правильної інтерпретації та відображення;

- ідентифікованості;

- доступності;

- автентичності;

- цілісності.

При цьому необхідно враховувати той факт, що всі наявні на сьогодні цифрові носії інформації масового виробництва не можуть забезпечити постійне і тривале (понад 10 років) зберігання ЕД. Це означає, що для забезпечення збереженості таких документів необхідно застосовувати різні технології та стратегії, розроблені з метою організації ефективного архівного зберігання цифрової спадщини, зокрема ЕД.

Міжнародні нормативні документи, зокрема стандарт ISO 15489-1:2016 "Інформація та документація. Керування записами. Частина 1. Поняття та принципи", надають такі загальні рекомендації для ефективного зберігання документів із будь-яким типом носія:

- використання та зберігання метаданих щодо технічних залежностей документів;

- копіювання - створення ідентичної фізичної копії документа;

- конвертування в альтернативні формати;

- міграція - періодичне перенесення інформації ЕД з одного носія інформації на інший або одного програмно-технічного середовища в інше з метою забезпечення можливості використання цих документів у майбутньому;

- проведення планового моніторингу умов зберігання документів.

На основі рекомендацій стандарту ISO 15489-1:2016, а також з урахуванням передових тенденцій розвитку ІТ-технологій були розроблені стратегії зберігання ЕД, серед яких конвертування, міграція, емуляція, консервація та інкапсуляція. Кожна з цих стратегій має свої переваги й недоліки, тому рекомендовано застосовувати їх у комплексі і з урахуванням матеріально-технічного становища архівної установи.

Конвертування - це перетворення документа в електронній формі з поточного в новий (актуальний) формат. Конвертування зазвичай здійснюється в стандартний або відкритий формат, що дає змогу зробити ЕД незалежним від програмного забезпечення.

Основним недоліком цієї стратегії є те, що за її застосування змінюється геш-значення даних ЕД, що визначає цілісність цих даних, унаслідок чого стають недійсними кваліфіковані електронні підписи (електронні цифрові підписи) та електронні печатки.

У зв'язку з цим рекомендовано забезпечити надійне зберігання оригінального ЕД у тому форматі, у якому його було створено (навіть якщо його вже неможливо відтворити), разом з усіма кваліфікованими електронними підписами (електронними цифровими підписами) та електронними печатками, а конвертування проводити із копією ЕД. Ця конвертована копія має зберігатися разом з оригіналом ЕД.

Конвертувати ЕД рекомендовано в плановому порядку у разі зміни переліку допустимих для них форматів незалежно від місця їх зберігання: архівна установа або архівний підрозділ юридичної особи - джерела комплектування архівної установи. Процедура конвертування передбачає декілька етапів:

1) визначення формату згідно з Переліком форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1422/26199;