1. Структура імені файла обкладинки архівних електронних справ складається з таких елементів:

ідентифікатор країни походження;

ідентифікатор установи;

ідентифікатор державного архіву, архівного відділу районної державної адміністрації, архівного відділу міської ради (далі - архівна установа);

номер фонду;

номер опису;

номер справи;

дата формування справи;

розширення імені файла.

2. В імені файла використовують тільки арабські цифри, знаки "–" (дефіс), "." (крапка), які відокремлюють групи елементів імені файла.

3. Ідентифікатор країни походження (позиції 1-3 в імені файла), ідентифікатор установи (позиції 5 - 14 в імені файла), ідентифікатор архівної установи (позиції 16 - 25 в імені файла), дати формування справи (позиції 48 - 55 в імені файла) та розширення імені файла (позиції 57 - 60 в імені файла) створюються за Вимогами щодо найменування файлів електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1424/26201.

4. Номер фонду (позиції 27 - 33 в імені файла), номер опису (позиції 35 - 38 в імені файла) та номер справи (позиції 40 - 46 в імені файла) створюються за Вимогами щодо найменування файлів архівних електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1426/26203.