Відповідно до статті 19 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 395, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок користування документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 24 листопада 2005 року № 139 "Про затвердження Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 9 грудня 2005 року за № 1473/11753 (зі змінами).

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Анохін О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної архівної служби України Гінзбург О.П.

1. Державні архівні установи, архівні відділи міських рад (далі - архіви) надають документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), що належать державі, територіальним громадам, для користування; створюють для цього необхідний загальнодоступний довідковий апарат; відповідно до наявних технічних можливостей забезпечують умови для віддаленого доступу до довідкового апарату і документів НАФ.

2. Цей Порядок встановлює основні вимоги щодо оформлення осіб для роботи в читальних залах (секторах користування документами) архівів, організації доступу до документів НАФ загального користування, що належать державі або територіальним громадам, видавання цих документів у тимчасове користування, роботи з цими документами та їх копіювання, а також визначає права та обов’язки користувачів.

3. Дія цього Порядку поширюється на центральні державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, галузеві державні архіви, архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних установ, підприємств і організацій, а також архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек.

Порядок користування документами НАФ, що належать іншим власникам, встановлюється власником або уповноваженою ним особою з урахуванням рекомендацій Державної архівної служби України.

4. Відвідування користувачами читальних залів архівів, ознайомлення з довідковим апаратом і надання фізичним або юридичним особам для користування документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам, відповідно до встановлених у пункті 3 розділу II цього Порядку нормативів, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюються безоплатно.

5. Платні послуги користувачам надаються згідно з Переліком платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 року № 639 (зі змінами).

6. Графік роботи читального залу, затверджений наказом керівництва архіву, має відповідати режимові роботи архіву, передбачати можливість праці в суботу та вечірні години і регулюватися відповідно до кількості користувачів та частоти відвідувань ними читального залу.

Графік роботи читального залу має бути вивішено в доступному для відвідувачів місці, а також оприлюднено на офіційному веб-сайті архіву, у медіа, довідково-інформаційних виданнях архіву або в інший спосіб.

7. Архіви розміщують на своїх офіційних веб-сайтах інформацію про працівників, відповідальних за забезпечення доступу до архівної інформації репресивних органів, у тому числі їхні контактні дані, найменування посад, прізвища, імена та по батькові.

1. Архіви надають користувачам відповідно до їхніх замовлень документи НАФ з різними носія-ми інформації та довідковий апарат до них (путівники, описи, каталоги, огляди, покажчики, картотеки тощо).

Користувачі можуть користуватися виданнями, що зберігаються в довідково-інформаційному фонді архіву, обладнанням читального залу, зокрема апаратами для перегляду мікрофільмів (мікрофіш), комп’ютерами (для роботи з автоматизованими інформаційно-пошуковими засобами та іншими електронними ресурсами архіву).

2. Документи НАФ надаються на підставі замовлення на видавання справ у читальний зал (додаток 1), що подається користувачем особисто, поштою або з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

Користувачеві надсилається електронне повідомлення про отримання його замовлення в електронній формі із зазначенням дати і реєстраційного індексу замовлення.

3. Користувачеві видаються щодня відповідно до його замовлення не більше 5 томів описів, 10 бюксів мікрокопій, однієї тисячі аркушів архівних справ (але загалом не більше 10 справ), 50 кальок науково-технічної документації, 20 одиниць кінодокументів, а також звукозаписів, що за загальним обсягом не перевищують трьох годин звучання, 20 відеодокументів, що за загальним обсягом не перевищують чотирьох годин екранного часу, та до 20 справ в електронній формі.

Кількість справ, документів, видань, копій фонду користування, що одночасно перебувають у користувача, не може перевищувати 20 одиниць зберігання.

4. Збільшення обсягів щоденного видавання документів НАФ користувачеві понад встановлені норми, продовження строку користування документами та зберігання їх у читальному залі до початку ознайомлення з ними користувача визначаються в кожному конкретному випадку керівництвом архіву як платна послуга.

5. Справи та документи, на які в архівах існують фонди користування, видаються до читальних залів архівів лише в копіях.

Оригінали унікальних документів заборонено видавати до читального залу (сектору користування документами) архіву.

За наявності фонду користування оригінали унікальних документів та оригінали документів НАФ з метою забезпечення їх збереженості видаються до читального залу (сектору користування документами) архіву з дозволу керівництва архіву лише для спеціального дослідження, що потребує вивчення матеріалу носія інформації, зовнішніх ознак документа тощо.

6. Працівники архівосховища здійснюють поаркушне та поодиничне (щодо аудіовізуальних документів) перевіряння одиниць зберігання та справ перед їх видаванням користувачеві, а працівники читального залу - після їх повернення користувачем, що фіксується в аркуші-засвідчувачі. На вимогу користувача перевірка повернутих документів має здійснюватися в його присутності.

7. Замовлені користувачем документи НАФ в читальному залі зберігаються в спеціальних шафах, доступ до яких мають лише працівники читального залу.

У разі якщо документ (одиницю зберігання) одночасно замовили кілька користувачів, порядок користування ним визначається завідувачем читального залу в порядку черговості.

8. Оригінали документів НАФ, описи, інші нетиражовані архівні довідники видаються користувачам на строк до 10 робочих днів, копії фонду користування та видання - до одного місяця.

Строк користування обчислюється з дня видавання документів з архівосховища.

9. Якщо користувач не звертається за замовленими документами, то їх повертають до архівосховища після закінчення строку, зазначеного в пункті 8 цього розділу.

10. Видання, примірники описів, що зберігаються безпосередньо в читальних залах архівів, видаються користувачам у день замовлення.

Строк видавання інших описів, справ, документів не повинен перевищувати двох робочих днів від часу оформлення замовлення, без урахування дня замовлення.

Якщо документи з конкретного віддаленого архівосховища через технічні умови видаються лише раз на тиждень, то норма видавання таких документів для користувача збільшується втричі.

11. Доступ до документів НАФ, що містять державну таємницю або іншу інформацію з обмеженим доступом, може бути обмежено виключно відповідно до Законів України "Про доступ до публічної інформації" та "Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років".

Архіви забезпечують розміщення на своїх офіційних веб-сайтах інформації про наявні обмеження в доступі до архівної інформації, зокрема до архівної інформації репресивних органів, строк дії таких обмежень, а також іншої інформації, необхідної для реалізації права особи на доступ до архівної інформації репресивних органів.

12. Підставою для відстрочки доступу користувачам до документів НАФ є:

установлення фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або правонаступником особливих умов доступу до документів особового походження;

установлення особою, яка є жертвою репресивних органів, обмеження доступу до архівної інформації репресивних органів про себе відповідно до статті 9 Закону України "Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років";

перебування документів НАФ у незадовільному стані, що визначається відповідно до методики оцінювання фізичного стану документів;

проведення науково-технічного опрацювання, ремонту, реставрації, оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення, створення страхового фонду та фонду користування, перевіряння наявності документів, тематичне опрацювання фондів. Строк такого обмеження не може перевищувати одного року з дня замовлення. У разі проведення великого обсягу зазначених робіт строк обмеження може бути продовжений з дозволу Державної архівної служби України, але не більше ніж на один рік;

перебування документів НАФ у тимчасовому користуванні за межами архіву або в іншого користувача в читальному залі архіву.

13. Користувачі документів НАФ мають право:

1) користуватися в читальному залі архіву копіями документів з фондів користування, а у разі їх відсутності - оригіналами, якщо доступ до них не обмежено на підставах, визначених Законами України "Про доступ до публічної інформації" та "Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років", а також відповідно до цих законів користуватися документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, крім інформації, що становить державну таємницю;

2) отримувати від архівів довідки про відомості, що містяться в документах, доступ до яких не обмежено на підставах, визначених законом;

3) отримувати за письмовою згодою керівництва архіву документи або їх копії в тимчасове користування за межами архіву;

4) отримувати у працівників архіву консультації відповідно до теми дослідження про зміст документів та довідковий апарат до них, місцезнаходження, зокрема щодо документів, які зберігаються в інших архівах;

5) виготовляти, у тому числі за допомогою технічних засобів, або отримувати від архіву копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів та не порушує авторських та суміжних прав, а також вимагати, щоб ці копії або витяги були засвідчені архівом.

6) публікувати, оголошувати, цитувати та іншим чином відтворювати зміст документів НАФ з обов’язковим посиланням на місця їх зберігання і з дотриманням умов, передбачених законодавством;

7) користуватися технічними засобами, що полегшують їх роботу з документами НАФ (мікрокалькулятор, ноутбук, планшет, мобільний телефон, диктофон), за умови, що вони не завдають шкоди документам НАФ і не заважають іншим користувачам;

8) користуватися за умови інформування працівників читального залу послугами перекладача та спеціаліста з копіювання документів образотворчого та графічного характеру, супроводжуючої особи (для осіб з обмеженими фізичними можливостями та неповнолітніх користувачів), яких оформлюють як окремих користувачів;

9) оскаржувати в порядку підлеглості або в судовому порядку дії посадових осіб архіву, що перешкоджають реалізації законних прав користувачів;

10) вносити керівництву архіву пропозиції щодо поліпшення організації діяльності архіву та умов роботи з документами НАФ;

11) у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу вимагати від архіву долучення до цих документів письмового обґрунтованого спростування чи доповнення зазначених відомостей;

12) отримувати безпосередньо в архіві або з використанням інформаційно-телекомунікаційних технологій інформацію про порядок роботи читального залу, послуги, що надає архів через читальний зал, і порядок їх надання, про наявність обмежень доступу до документів за темою дослідження та строки таких обмежень.

14. Користувачі документів НАФ зобов’язані:

1) інформувати працівників архіву про зміну своїх персональних даних, а також про неможливість відвідувати читальний зал упродовж строку, на який видано справи, документи, з метою продовження строку їх перебування в читальному залі;

2) дотримуватися встановленого порядку користування документами НАФ, виконувати законні вимоги працівників архіву, зокрема здавати перепустку працівнику читального залу, реєструватися в журналі відвідувань читального залу, перевіряти під час отримання описів, справ, документів, копій фондів користування їх цілісність та ставити підпис у замовленні про видавання справ про їх отримання, заповнювати аркуші користування архівними документами (додаток 2);

3) забезпечувати збереженість і вчасне повернення справ, документів НАФ, довідкового апарату, видань, наданих їм у користування, негайно інформувати працівників читального залу (керівництво архіву) про виявлені випадки пошкодження чи нестачі документів;

4) не заносити до архіву сторонніх архівних документів (їх копій) та видань;