1. Правова система ipLex360
  2. Законодавство
  3. Наказ


ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
11.11.2014 № 1886/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
11 листопада 2014 р.
за № 1429/26206
ВИМОГИ
до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ
( Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1019/5 від 10.04.2025 )
I. Загальні положення
1. Ці Вимоги визначають структуру та зміст XML-схеми обкладинок архівних електронних справ (далі - ОАЕС), дозволяють унормувати створення інформаційних об’єктів, які призначені для приймання-передавання архівних електронних справ до державних архівних установ та архівних відділів міських рад від державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності (далі - установа).
2. На підставі цих Вимог центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства створюється еталонна XML-схема ОАЕС.
3. Еталонна XML-схема ОАЕС призначена для впровадження в інформаційних автоматизованих системах (далі - ІАС) установ та державних архівних установ, архівних відділів міських рад з метою контролю правильності створення відповідних XML-документів.
4. Еталонна XML-схема ОАЕС складається з таких XML-компонентів: контейнер, елемент, атрибут.
5. Терміни та визначення, що застосовуються у цих Вимогах, відповідають тим, які визначені Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 (далі - Порядок роботи з ЕД).
6. Принципи побудови моделі UІО, інформаційної взаємодії систем за допомогою UІО (структура XML-компонентів, їх допустима кількість (кратність) у структурі UІО, типи даних, словник мнемонік англомовної семантики для визначення ідентифікаторів XML-компонентів), а також загальні вимоги до UІО, його структури та змісту відповідають Вимогам до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1423/26200.
II. Модель ОАЕС
1. Модель ОАЕС складається із зон описування: "Заголовок", "Створювач", "Користування", "Архів", "Документи", "Зберігання", "Розширення".
2. Зони описування ОАЕС оформляються як самостійні, незалежні елементи мови XML. Зона "Заголовок" розміщується на нульовому рівні ієрархії в структурі ОАЕС, інші зони є вкладеними в зону "Заголовок" та розміщуються на першому рівні цієї ієрархії. Всі інші XML-компоненти ОАЕС є похідними від визначених зон описування, сумісні з ними за принципом "знизу вгору", оформлюються як вкладені елементи, що розташовані на інших верхніх рівнях ієрархії в структурі ОАЕС.
3. У змісті зони можуть бути використані XML-компоненти тільки з переліку, визначеного у цих Вимогах для даної зони, зі встановленою допустимою кількістю (кратністю) і лише зі встановленим у цих Вимогах типом даних. Виняток становить зона "Розширення" - склад і структура XML-компонентів цієї зони визначаються під час впровадження ОАЕС у діяльність установ та державних архівних установ, архівних відділів міських рад або зміни організації їх роботи.
III. Порядок обробки файлів ОАЕС
1. Деякі зони ОАЕС можуть містити двійкові дані в кодуванні Base64, а саме у зону "Документ" додаються відомості у форматі XML про всі архівні електронні документи (далі — АЕД), з яких сформовано архівну електронну справу відповідно до друкованої форми архівної електронної справи, визначеної у додатку 16 до Порядку роботи з ЕД. Це забезпечить подальшу автоматизацію роботи з архівними електронними справами в державних архівних установах та архівних відділах міських рад.
( Пункт 1 розділу III в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1019/5 від 10.04.2025 )
2. За потреби в зону "Розширення" UІО можна інкапсулювати файли, створені в будь-яких форматах (PDF, DOC, RTF, XLS, PPT, ODT, AVI тощо).
IV. Описання зон UІО
1. Зону "Заголовок" утворює XML-контейнер UIO нульового рівня ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення загальної структури ОАЕС та описання коду мови його змісту, а також стандарту кодування XML-документа.
2. Зону "Створювач" утворює XML-контейнер AgentAuthor першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих юридичної особи, що створила ОАЕС або внесла зміни до нього.
3. Зону "Користування" утворює XML-елемент AccessHistory першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-атрибути якого містять метадані історії користування ОАЕС.
4. Зону "Архів" утворює XML-контейнер AgentAddresseRecord першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих державної архівної установи, архівного відділу міських рад, до яких передаються на зберігання АЕД, зазначені в ОАЕС.
5. Зону "Документи" утворює XML-контейнер Record першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих всіх АЕД, з яких сформовано архівну електронну справу.
6. Зону "Зберігання" утворює XML-контейнер ArchivalPreserv першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих архівного зберігання архівної електронної справи.
7. Ієрархічну структуру всіх зон ОАЕС разом з допустимими для них XML-компонентами представлено в додатку до цих Вимог.
V. Скорочення у додатку
А — XML-атрибут.
Е — XML-елемент.
ЕК — експертна комісія.
ЕПК — експертно-перевірна комісія.
ЕПОС — електронний примірник описів справ постійного зберігання.
ЄДРПОУ — Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України.
К — XML-контейнер.
КЕП — кваліфікований електронний підпис.
П. І. Б. — прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності).";
ISO 639-1:2002 - ISO 639-1:2002 Codes for the representation of names of languages - Part 1: Alpha-2 code (Коди для представлення назв мов. Частина 1. Двобуквений код).
( Розділ V в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1019/5 від 10.04.2025 )

Заступник директора
Департаменту взаємодії
з органами влади


С.В. Мартиненко
Додаток
до Вимог до структури та змісту
XML-схеми обкладинок архівних
електронних справ
(пункт 7 розділу IV)
Структура та зміст XML-схеми
обкладинок архівних електронних справ
Схема Інд Тип 0 1 2 3 Назва XML-атрибута Кратність Тип
даних 		Опис
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
АЕС 1 К 0 UIO 1 String Містить службову інформацію, необхідну для правильної обробки та інтерпретації всього ОАЕС в цілому
АЕС 2 А formatUIO 1 String Стандарт XML
АЕС 3 А versionUIO 1 String Версія XML-схеми
АЕС 4 А codeLanguageUIO 1 String Код мови змісту
АЕС 5 А encodingUIO 1 String Стандарт кодування символів
АЕС 6 К 1 Access 0 String Містить інформацію про обмеження доступу до АЕС
АЕС 7 А codeAccess 1 Enum Код доступу до інформації ОАЕС
АЕС 8 А nameRequisitesFileRestrictionAccess 1 String Назва грифа обмеження доступу
АЕС 9 А groundsActionFileRestrictionAccess 1 String Посилання на нормативний документ, відповідно до вимог якого здійснюється організація роботи з документною інформацією з обмеженим доступом
АЕС 10 А groundsPeriodFileRestrictionAccess 1 String Посилання на норму у нормативному документі, що визначає строки обмеження доступу до документної інформації
АЕС 11 А periodRestrictionAccess 1 String Строк обмеження доступу до документної інформації
АЕС 12 Е 3 PersFileRestrictionAccess 1 String Метадані особи, яка обмежила доступ до інформації, що міститься в інкапсульованих в ОАЕС ЕД або його додатках
АЕС 13 А namePersFileRestrictionAcces 1 String П. І. Б. особи, що обмежила доступ до інформації
АЕС 14 А rankOffPersFileRestrictionAcces 0 String Посада особи, що обмежила доступ до інформації
АЕС 15 Е 3 RemovalFileRestrictionAccess 1 String Метадані зняття обмеження доступу до ОАЕС
АЕС 16 А dateRecordRemovalFileRestrictionAccess 1 String Дата протоколу з рішенням ЕК установи, що відміняє обмеження доступу до документної інформації по завершенні визначеного строку обмеження доступу до цієї інформації. Передчасне зняття обмеження доступу до документної інформації можливо на підставі документа, що фіксує виявлення порушення щодо неправомірного обмеження доступу до цієї інформації. У разі якщо установа, яка створила документ, що містить інформацію з обмеженим доступом, ліквідована без правонаступника, рішення про зняття обмеження доступу до цієї інформації здійснюється на підставі експертного висновку державного експерта в галузі, до якої відноситься установа, що створила ОАЕС
АЕС 17 А numberRecordRemovalFileRestrictionAccess 1 String Номер протоколу з рішенням ЕК установи або ЕПК державного архіву, що відміняє обмеження доступу до документної інформації по завершенні визначеного строку обмеження доступу до цієї інформації, або документа, що знімає обмеження доступу до документної інформації, якщо було встановлено, що обмеження доступу до цієї інформації було встановлено неправомірно
АЕС 18 К 1 AgentAuthor 1-n String Метадані установи, яка створила або змінила ОАЕС
АЕС 19 А fullNameAgentAuthor 1 String Найменування установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 20 А shortNameAgentAuthor 0 String Скорочене найменування установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 21 А ownershipAgentAuthor 0 String Абревіатура, що відображає організаційно-правову форму установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 22 А stateCodeAgentAuthor 1 Num Код за ЄДРПОУ установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 23 А mandateAgentAuthor 0 String Метадані про правові повноваження та функції установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 24 Е 2 AddrAgentAuthor 1 String Метадані адреси установи, яка створила або змінила ОАЕС
АЕС 25 А postAddrAgent 1 String Поштова адреса установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 26 А cityAddrAgent 1 String Назва населеного пункту установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 27 А areaAddrAgent 1 String Назва району установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 28 А regionAddrAgent 1 String Назва області установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 29 А postCodeAddrAgent 1 String Поштовий індекс установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 30 А eContactAddrAgent 1 String Адреса електронного засобу комунікації установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 31 К 2 DepartmentAgentAuthor 1 String Метадані підрозділу установи, в якому було створено або змінено ОАЕС
АЕС 32 А nameDepartmentAgentAuthor 1 String Назва підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 33 А nameProgDepartmentAgentAuthor 1 String Назва програмного засобу створення та користування ОАЕС підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 34 Е 3 AddrDepartmentAgentAuthor 1 String Метадані підрозділу установи, в якому було створено або змінено ОАЕС
АЕС 35 А postAddrDepartmentAgent 1 String Поштова адреса підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 36 А cityAddrDepartmentAgent 1 String Назва населеного пункту підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 37 А areaAddrDepartmentAgent 1 String Назва району підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 38 А regionAddrDepartmentAgent 1 String Назва області підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 39 А postCodeAddrDepartmentAgent 1 String Поштовий індекс підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 40 А eContactAddrDepartmentAgent 1 String Адреса електронного засобу комунікації підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 41 К 3 OffPersDepartmentAgentAuthor 1 String Метадані посадової особи установи, яка створила або змінила ОАЕС
АЕС 42 А nameOffPersDepartmentAgentAutho 1 String П. І. Б. офіційної особи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 43 А rankOffPersDepartmentAgentAutho 1 String Посада особи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС 44 Е 4 SignOffPersDepartmentAgentAuthor 1 String Метадані КЕП посадової особи установи, яка підписала новий або змінений АЕД
АЕС 45 А algorithmSignOffPersDepartmentAgentAuthor 0 String Стандарт КЕП посадової особи-підписувача ОАЕС
АЕС 46 А formatSignOffPersDepartmentAgentAuthor 0 String Формат даних КЕП посадової особи-підписувача ОАЕС
АЕС 47 А encodingSignOffPersDepartmentAgentAuthor 0 String Кодування даних КЕП посадової особи-підписувача ОАЕС
АЕС 48 А nameProgSignOffPersDepartmentAgentAuthor 0 String Назва програмного засобу КЕП посадової особи-підписувача ОАЕС
АЕС 49 А nameFileSignOffPersDepartmentAgentAuthor 1 String Найменування файла для інкапсуляції підписаних даних та даних КЕП посадової особи-підписувача ОАЕС
АЕС 50 А fileSignOffPersDepartmentAgentAuthor 1 Base64 Файл зовнішнього КЕП посадової особи-підписувача ОАЕС
АЕС 51 Е 2 GroundsAgentAuthor 0 String Метадані підстави для зміни ОАЕС установою
АЕС 52 А dateRecordGroundsAgentAuthor 1 String Дата документа про внесення змін до ОАЕС
АЕС 53 А numberRecordGroundsAgentAuthor 1 String Номер документа про внесення змін до ОАЕС
АЕС 54 А descriptionGroundsAgentAuthor 1 String Описання змін, що було внесено до ОАЕС
АЕС 55 К 1 AccessHistory 0-n String Містить інформацію про історію користування ОАЕС
АЕС 56 А dateAccessHistory 1 DateTime Дата і час транзакції з ОАЕС
АЕС 57 А loginAccessHistory 0 String Логін користувача ОАЕС
АЕС 58 А nameOffPersAccessHistory 1 String П. І. Б. користувача ОАЕС
АЕС 59 А codeRightsActionAccessHistory 1 String Код прав щодо модифікації ОАЕС
АЕС 60 К 1 AgentAddresseRecord 1-n String Метадані архіву (державної архівної установи, архівного відділу міських рад), до якого передаються архівні електронні справи
АЕС 61 А fullNameAgentAddresseRecord 1 String Найменування архіву
АЕС 62 А shortNameAgentAuthor 0 String Скорочене найменування архіву
АЕС 63 А ownershipAgentAuthor 0 String Абревіатура, що відображає організаційно-правову форму архіву
АЕС 64 А stateCodeAgentAuthor 1 Num Код за ЄДРПОУ архіву
АЕС 65 А mandateAgentAuthor 0 String Метадані про правові повноваження та функції архіву
АЕС 66 Е 2 AddrAgentAddresseeRecord 1 String Метадані архіву
АЕС 67 А postAddrAgentAddresseRecord 1 String Поштова адреса архіву в населеному пункті
АЕС 68 А cityAddrAgentAddresseRecord 1 String Назва населеного пункту архіву ЕПОС
АЕС 69 А areaAddrAgentAddresseRecord 1 String Назва району архіву
АЕС 70 А regionAddrAgentAddresseRecord 1 String Назва області архіву
АЕС 71 А postCodeAddrAgentAddresseRecord 1 String Поштовий індекс архіву
АЕС 72 А eContactAddrAgentAddresseRecord 1 String Адреса електронного засобу комунікації архіву
АЕС 73 К 1 Record 1 String Для файлів обкладинок АЕС
АЕС 74 А nameFileRecord 1 String Назва файла АЕС
АЕС 75 А nameFormatFileRecord 1 String Найменування формату АЕС
АЕС 76 А encodingFileRecord 1 String Стандарт кодування символів АЕС
АЕС 77 А dataFileRecord 1 Base64 Кодовані у символьний формат дані файла АЕС
АЕС 78 К 1 ArchivalRecords 1 String Містить інформацію про метадані архівної електронної справи
АЕС 79 Е 2 ArchivalRecord 1-n String Містить інформацію про АЕД та ЕД, що в них знаходяться, з яких сформовано архівну електронну справу
АЕС 80 А ordNum 1 Num Порядковий номер документа
АЕС 81 А nameFileRecord 1 String Назва файла АЕД
АЕС 82 А registrationIndexRecord 1 String Реєстраційний індекс ЕД, що міститься в АЕД
АЕС 83 А dateRecord 1 Date Дата створення ЕД, що міститься в АЕД
АЕС 84 А titleRecord 0 String Заголовок ЕД, що міститься в АЕД
АЕС 85 К 1 ArchivalPreserv 1 String Містить інформацію про метадані архівної електронної справи
АЕС 86 К 2 MetadataArchival Preserv 1-n String Метадані архівного описування ЕД
АЕС 87 А numberFundMetadataArchivalPreserv 1 String Номер фонду
АЕС 88 А numberInventoryMetadataArchivalPreserv 1 String Номер опису справ постійного зберігання
АЕС 89 А numberFolderMetadataArchivalPreserv 1 String Номер справи
АЕС 90 А titleFolderMetadataArchivalPreserv 1 String Заголовок справи
АЕС 91 А dateFolderMetadataArchivalPreserv 1 String Крайні дати створення ЕД
АЕС 92 А periodFolderMetadataArchivalPreserv 1 Num Строк зберігання АЕД
АЕС 93 Е 2 LocateHistoryArchivalPreserv 0-n String Метадані історії зберігання ОАЕС в державному архіві
АЕС 94 А dateLocateHistoryArchivalPreserv 1 Date Дата надходження ОАЕС до державного архіву
АЕС 95 А idenifierMediaLocateHistoryArchivalPreserv 1 String Ідентифікатор носія та сховища
АЕС 96 А typeMediaLocateHistoryArchivalPreserv 1 String Тип носія
АЕС 97 А linkFileLocateHistoryArchivalPreserv 1 String Посилання на файл ОАЕС в ІАС державного архіву, де він постійно зберігається
АЕС 98 А linkFileReservLocateHistoryArchivalPreserv 1 String Посилання на резервну копію файла ОАЕС в ІАС державного архіву, де він постійно зберігається
АЕС 99 К 2 VerificHistoryArchivalPreserv 0-n String Метадані перевіряння КЕП ОАЕС та справжності ОАЕС за її КЕП
АЕС 100 А dateVerificHistoryArchivalPreser 1 Date Дата перевіряння
АЕС 101 К 3 AgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Метадані установи, що здійснила перевіряння КЕП ОАЕС та справжності ОАЕС за її КЕП
АЕС 102 А fullNameAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 Date Найменування установи, що здійснила перевіряння
АЕС 103 А shortNameAgentVerificHistoryArchivalPreserv 0 String Скорочене найменування установи, що здійснила перевіряння
АЕС 104 А ownershipAgentVerificHistoryArchivalPreserv 0 String Абревіатура, що відображає організаційно-правову форму установи, що здійснила перевіряння
АЕС 105 А stateCodeAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 Num Код за ЄДРПОУ установи, що здійснила перевіряння
АЕС 106 А mandateAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Дані про правові повноваження та функції установи, що здійснила перевіряння
АЕС 107 Е 4 AddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Метадані адреси установи, що здійснила перевіряння КЕП ОАЕС та справжності ОАЕС за її КЕП
АЕС 108 А postAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Поштова адреса установи, що здійснила перевіряння, в населеному пункті
АЕС 109 А cityAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Назва населеного пункту установи, що здійснила перевіряння
АЕС 110 А areaAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Назва району установи, що здійснила перевіряння
АЕС 111 А regionAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Назва області установи, що здійснила перевіряння
АЕС 112 А postCodeAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Поштовий індекс установи, що здійснила перевіряння
АЕС 113 А eContactAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Адреса електронного засобу комунікації установи, що здійснила перевіряння
АЕС 114 Е 4 OffPersAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Метадані посадової особи, що здійснила перевіряння КЕП ОАЕС та справжності ОАЕС за її КЕП
АЕС 115 А nameOffPersAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String П. І. Б. особи, яка здійснила перевіряння КЕП
АЕС 116 А rankOffPersAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Посада особи, яка здійснила перевіряння КЕП
АЕС 117 А loginOffPersAgentVerificHistoryArchivalPreser 1 String Логін особи, яка здійснила перевіряння КЕП
АЕС 118 К 3 ResultUIOVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Метадані результатів перевірки справжності ОАЕС за її КЕП
АЕС 119 А identifierResultUIOVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Ідентифікатор ОАЕС
АЕС 120 А validResultUIOVerificHistoryArchivalPreserv 1 Enum Результат перевіряння справжності ОАЕС за його КЕП
АЕС 121 Е 4 ResultSignUIOVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Метадані результатів перевіряння КЕП ОАЕС
АЕС 122 А identifierResultSignUIOVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Ідентифікатор КЕП ОАЕС
АЕС 123 А validResultSignUIOVerificHistoryArchivalPreserv 1 Enum Результат перевіряння КЕП ОАЕС
АЕС 124 К 1 EXT 0 String Призначений для включення інформації, що не передбачена структурою та змістом ОАЕС, але необхідна для здійснення діяльності, для забезпечення якої використовується ОАЕС, виходячи з особливостей організації цієї діяльності

................
Перейти до повного тексту