1. Структура імені файла архівного електронного документа складається з таких елементів:

ідентифікатор країни походження;

ідентифікатор установи;

ідентифікатор державного архіву, архівного відділу районної державної адміністрації, архівного відділу міської ради (далі - архівна установа);

номер фонду;

номер опису;

номер справи;

дата електронного документа;

реєстраційний індекс електронного документа;

версія конвертування;

розширення імені файла.

2. В імені файла використовують тільки арабські цифри та знаки "." (крапка), "–" (дефіс), які відокремлюють групи елементів імені файла.

3. Ідентифікатор країни походження (позиції 1-3 в імені файла), ідентифікатор установи (позиції 5-14 в імені файла), ідентифікатор архівної установи (позиції 16-25 в імені файла), дата електронного документа (позиції 48-55 в імені файла), реєстраційний індекс електронного документа (позиції 57-72 в імені файла), версія конвертування (позиції 74, 75 в імені файла) та розширення імені файла (позиції 77-80 в імені файла) створюються за Вимогами щодо найменування файлів електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1424/26201.

4. Номер фонду.

Спочатку в позиції 27 в імені файла зазначають літерну частину номера фонду арабською цифрою:

0 - для фондів без літери фонду (Ф);

1 - для фондів радянського періоду (Р);

2 - для підфондів (о.а.ф.).

У позиціях 28-33 в імені файла наводять цифрову частину номера фонду. У разі якщо номер фонду складається менше ніж з 6 цифр, відсутні цифри записують зліва нулями.

Приклади:

фонд 6: 0000006;

фонд Р-128: 1000128;

фонд "о.а.ф." -512: 2000512.

5. Номер опису.

У позиціях 35 - 37 в імені файла зазначають цифрову частину номера опису за аркушем фонду. У разі якщо номер опису складається менше ніж із 3 цифр, відсутні цифри записують зліва нулями.

У позиції 38 в імені файла наводиться 0 для основного опису, 1 - для додаткового, 2 - для інших випадків.

Приклади:

опис 13: 1300;

опис 121 додатковий: 1211.

6. Номер справи.

У позиціях 40 - 44 в імені файла зазначають цифрову частину номера справи з доповненням зліва нулями, в позиціях 45, 46 в імені файла - арабськими цифрами 00 у разі відсутності літерної частини номера справи, дві цифри згідно з таблицею 1 за наявності літерної частини.