- Правова система ipLex360
- Законодавство
- Наказ
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
11.11.2014 № 1886/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
11 листопада 2014 р.
за № 1421/26198
Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
Відповідно до
Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" та з метою встановлення загальних вимог до впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, організації роботи з електронними документами у діловодстві в органах державної влади та органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності, а також забезпечення передавання на архівне зберігання електронних документів НАКАЗУЮ:
1. Затвердити такі, що додаються:
Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання;
3. Департаменту взаємодії з органами влади (Мартиненко С.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року
№ 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами).
4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Державну архівну службу України.
ПОГОДЖЕНО:
Заступник Голови
Державної архівної служби України
Голова Державної служби спеціального зв'язку
та захисту інформації України |
О.В. Музичук
В.П. Звєрєв |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
11.11.2014 № 1886/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
11 листопада 2014 р.
за № 1421/26198
ПОРЯДОК
роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
( У тексті Порядку: слова "електронний цифровий підпис" у всіх відмінках та числах замінено словами "кваліфікований електронний підпис" у відповідних відмінках та числах; слова "ім’я (ініціали (ініціал)", "ініціали (ініціал)" у всіх відмінках замінено словами "власне ім’я" у відповідних відмінках; слова "інформаційного забезпечення" замінено словами "інформаційних технологій"; абревіатуру "РКК" замінено абревіатурою "РМК"; слова "з паперовим носієм інформації" у всіх числах замінено словами "у паперовій формі" у відповідних числах; слова "отримання/відхилення" замінено словами "доставку/отримання/реєстрацію/відмову в реєстрації електронного документа адресатом"; слово "проект" у всіх відмінках замінено словом "проєкт" у відповідних відмінках; слово "файла" замінено словом "файлу"; слово та цифру "додаток 5" у всіх відмінках замінено словом та цифрою "додаток 4" у відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
I. Загальні положення
1. Цей Порядок встановлює загальні вимоги щодо впровадження електронного документообігу із застосуванням кваліфікованого електронного підпису чи печатки, організації роботи з електронними документами у діловодстві в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності (далі - установа) та щодо їх підготовки до передавання на архівне зберігання.
( Абзац перший пункту 1 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
Установи, в яких впроваджено системи електронного документообігу, застосовують кваліфікований електронний підпис чи печатку відповідно до наказу Міністерства цифрової трансформації України та Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 30 вересня 2020 року
№ 140/614 "Про встановлення вимог до технічних засобів, процесів їх створення, використання та функціонування у складі інформаційно-телекомунікаційних систем під час надання кваліфікованих електронних довірчих послуг", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22 жовтня 2020 року за № 1039/35322.
Удосконалені та інші види електронних підписів в електронному документообігу можуть застосовуватись установами для роботи з документами тимчасових строків зберігання відповідно до вимог
статті 6 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" з урахуванням загальних принципів роботи з електронними документами, встановлених цим Порядком.
У разі коли для документа, на який накладено удосконалений чи інший вид електронного підпису, за результатами проведеної експертизи цінності визначено постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання, працівник архівного підрозділу або особа, відповідальна за ведення архіву установи, засвідчує його кваліфікованим електронним підписом.
Вимоги цього Порядку до роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами.
2. У цьому Порядку терміни вживаються в таких значеннях:
автоматизоване робоче місце - програмно-апаратний комплекс, що складається з персональної електронної обчислювальної машини, інших пристроїв, прикладного програмного забезпечення загального призначення і спеціалізованого прикладного програмного забезпечення та призначений для автоматизації діяльності архіву установи, державної архівної установи, архівного відділу міської ради. Автоматизоване робоче місце діє у складі інформаційної автоматизованої системи (далі - ІАС) установи або виконує функції ІАС щодо забезпечення організації роботи з електронними документами у діловодстві, підготовки їх до передавання на архівне зберігання та обміну інформацією з іншими автоматизованими робочими місцями та (або) ІАС по встановлених каналах зв’язку;
еталонна XML-схема - електронний документ, у якому визначено XML-схему для всіх XML-документів, які створюються в електронному документообігу за цією XML-схемою;
інформаційна автоматизована система - організаційно-технічна система, у якій реалізується технологія обробки інформації з використанням технічних і програмних засобів;
інформаційний об’єкт електронного документообігу - електронні документи, електронні повідомлення, реквізити та документи в електронній формі;
компонент XML-схеми - одиниця описування XML-схеми: XML-контейнер, XML-елемент, XML-атрибут;
конвертування - процес, результатом якого є перетворення даних з поточного формату в інший;
мова XML (eXtensible Markup Language) - розширювана мова розмічання даних;
програмно-апаратний комплекс - сукупність технічних та програмних засобів, що забезпечують роботу з електронними документами у діловодстві та підготовку їх до передавання на архівне зберігання;
спеціалізоване програмне забезпечення - сукупність програм, призначених для виконання завдань щодо організації роботи з електронними документами у діловодстві, та документації, необхідної для експлуатації цих програм;
технічна перевірка електронного документа - перевірка електронного документа на відповідність технічним вимогам, що забезпечують роботу з електронними документами у діловодстві та їх підготовку до передавання на архівне зберігання;
Вase64 (rfc-1341) - пронумерований інформаційний документ Інтернету Request for Comments, що належить відкритій організації Спілка Інтернету (Internet SOCiety, ISOC), містить технічну специфікацію (далі - специфікація Base64) кодування двійкових файлів символами A-Z, a-z, цифрами 0-9 та символами "+" і "/" (разом 64 знаки) та використовується у мережі Інтернет для передавання двійкових даних у текстових файлах;
XML-атрибут, XML-елемент - поняття, визначені у наказі Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20 жовтня 2011 року
№ 1207 "Про вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення", зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 15 листопада 2011 року за № 1306/20044;
XML-документ електронного документообігу - документ формату XML, створений відповідно до еталонної XML-схеми;
XML-контейнер - складний XML-елемент, який може мати вкладені XML-елементи і належить до одного іменованого блоку даних;
XML-схема (XMLschema) - опис структури та змісту XML-документа, створеного засобами мови XML.
Інші терміни вживаються в значеннях, що визначені в нормативно-правових актах, наведених у пункті 6 цього розділу.
3. У цьому Порядку застосовується принцип єдності підходів щодо роботи з документами незалежно від форми (паперова, електронна) їх створення.
4. Установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній.
Створення в установах документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) у паперовій формі не є обов’язковим.
Паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи.
Проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається.
5. Установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства (далі - інструкція з діловодства установи) з врахуванням вимог цього Порядку.
Установи можуть розробляти і затверджувати окремі регламенти роботи з електронними документами з врахуванням вимог цього Порядку, а також особливостей організації діяльності установи, характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.
( Абзац другий пункту 5 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
6. Центральні та місцеві органи виконавчої влади, підприємства, установи та організації, що належать до сфери їх управління, під час документування управлінської інформації та виконання дій з електронними документами керуються також положеннями
Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55,
Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року № 749,
Вимог у сфері електронних довірчих послуг та
Порядку перевірки дотримання вимог законодавства у сфері електронних довірчих послуг, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 07 листопада 2018 року № 992.
7. ІАС установи повинна забезпечувати можливість створення документів у паперовій та електронній формах під час документування управлінської інформації в установі, їх опрацювання і користування ними, тобто можливість організації і реалізації всіх етапів документообігу, а також оперативне зберігання документів у тій системі, в якій вони були створені.
( Абзац перший пункту 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
Вимоги щодо автоматизації в установі конкретних документаційних процесів, а також рівня їх автоматизації встановлюються інструкцією з діловодства установи.
8. Технічні вимоги до ІАС та окремих технічних і програмних засобів, призначених для організації електронного документообігу, та порядок їх впровадження здійснюються відповідно до чинного законодавства.
Питання вибору технологій та реалізації процесів в ІАС, що забезпечують виконання вимог цього Порядку, вирішуються під час розроблення технічного завдання на створення конкретної ІАС або її модернізації.
9. Захист інформації в ІАС установи забезпечується відповідно до вимог
Закону України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", інших нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.
10. Організація роботи з електронними документами у діловодстві в установах покладається на структурний підрозділ (департамент, управління, відділ, сектор діловодства (документаційного забезпечення), загальний відділ, канцелярію тощо) або секретаря (далі - служба діловодства).
11. Технічне супроводження електронного документообігу в установі та його програмно-апаратне забезпечення покладаються на структурний підрозділ (департамент, управління, відділ, сектор) з питань інформаційного забезпечення (інформаційних технологій) або фахівця з інформаційних технологій, на якого покладається виконання завдань і функцій структурного підрозділу з питань інформаційного забезпечення (далі - служба інформаційних технологій).
Контроль за станом захищеності інформації, що обробляється в ІАС установи, покладається на структурний підрозділ (департамент, управління, відділ, сектор) з питань захисту інформації або фахівця із захисту інформації, на якого покладається виконання завдань і функцій структурного підрозділу з питань захисту інформації.
12. Організація роботи з архівними електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання в установі покладається на архівний підрозділ або особу, відповідальну за ведення архіву установи (далі - архів установи).
II. Підготовка та оформлення електронних документів
1. Вимоги до створення електронних документів
1. В установах номенклатурою справ передбачається конкретний комплекс документів, що за правовим статусом установи, компетенцією посадової особи можуть створюватись як оригінали у формі електронних документів відповідно до законодавства.
2. Електронний документ має бути оформлений за загальними правилами документування і мати реквізити, що встановлені для аналогічного документа у паперовій формі.
Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих електронних документів здійснюється електронними засобами документування інформації з урахуванням вимог Національного стандарту України ДСТУ 4163-2020 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", затвердженого наказом державного підприємства "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" від 01 липня 2020 року
№ 144.
3. Створення деяких реквізитів електронного документа, наведених у пунктах 1-10 глави 2 цього розділу, здійснюється за технологією, що відрізняється від створення відповідних реквізитів для документів у паперовій формі.
2. Технологічні особливості оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих електронних документів
1. Реквізити "Зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим", "Зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування)" додаються до форм електронних документів у форматі, визначеному для фотоелектронних документів
Переліком форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1422/26199 (далі - Перелік форматів).
2. Реквізит електронного документа "Дата" фіксується в реєстраційно-моніторинговій картці (далі - РМК) електронного документа, у метаданих та в імені файлу електронного документа за основною формою повного представлення, визначеною вимогами ISO 8601:2004 Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times (Елементи даних та формати обміну. Обмін інформацією. Представлення дат і часу), наприклад: 20120229.
( Абзац перший пункту 2 глави 2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
У змісті електронного документа або при відтворенні дати реквізиту, що був створений після підписання електронного документа, елементи дати наводять відповідно до вимог, встановлених до реквізитів документів у паперовій формі, наприклад: 29.02.2014 або 29 лютого 2014 року.
3. Реквізити "Резолюція", "Відмітка про виконання документа" створюються окремо від електронного документа та оформлюються з використанням кваліфікованого електронного підпису. Ці реквізити зберігаються в РМК електронного документа, що логічно з ним поєднується. При їх оформленні зазначення дати автором резолюції чи виконавцем документа, власного імені, прізвища особи, яка склала ці реквізити, не є обов’язковим.
У разі необхідності відтворення таких реквізитів на папері або іншими засобами проставлення дати та власного імені, прізвища особи, яка склала ці реквізити, здійснюється в автоматичному режимі з кваліфікованої електронної позначки часу та даних про підписувача, що містяться в кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа відповідного реквізиту.
При відтворенні цих реквізитів на папері або іншими засобами до них додається образ QR-коду розміром 21 x 21 мм, що містить такі дані:
найменування установи;
дату реєстрації та реєстраційний індекс документа, до якого створено реквізит;
прізвище, ім’я, по батькові підписувача;
офіційна назва кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, який сформував кваліфікований сертифікат відкритого ключа для підписувача;
серійний номер кваліфікованого сертифікату відкритого ключа підписувача;
відомості про початок та закінчення строку дії кваліфікованого сертифіката відкритого ключа;
Для вхідних документів додатково разом з реквізитом повинні відтворюватися дата реєстрації та реєстраційний індекс того ж самого документа в установі, яка його створила, найменування цієї установи.
Для електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання кожен реквізит, який оформлюється окремо від електронного документа, створюється в окремому файлі у форматі для текстових електронних документів, визначеному Переліком форматів, та містить всю інформацію, визначену в цьому пункті, для подальшого відтворення реквізиту.
Під час створення засвідченої паперової копії електронного документа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання кожний реквізит, який оформлюється окремо від цього електронного документа, роздруковується на окремому аркуші разом з усією інформацію, визначеною в цьому пункті, для подальшого відтворення реквізиту, та засвідчується в порядку, визначеному для засвідчення електронного документа.
4. Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, об’єднуються з основним документом в одному файлі. Перед підписанням електронного документа додатки додаються до файлу проєкту електронного документа у тій послідовності, що зазначена у тексті основного документа. Кваліфікований електронний підпис накладається на проєкт основного документа, що містить посилання на додатки, які доповнюють його зміст.
Додатки, що є самостійними електронними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом, об’єднуються з електронним документом, що містить супровідний лист, в одному XML-документі. XML-документ засвідчується кваліфікованим електронним підписом особи, на яку у службі діловодства покладена функція щодо створення XML-документів.
Додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (інструкції, положення, правила тощо), об’єднуються з електронним розпорядчим документом в єдиному XML-документі, який формується працівником служби діловодства.
XML-документ засвідчується кваліфікованим електронним підписом особи, яка підписала розпорядчий документ.
Якщо додатки оформлено у формі окремих електронних документів, у тексті супровідного листа або розпорядчого документа вказують імена файлів цих електронних документів у круглих дужках наприкінці відповідних посилань на додатки, наприклад:
Додаток: на 7 арк. в 1 прим. (804-0000065672-20120229-00000000000034-00.pdf)
або
1. Затвердити план роботи на ІІ півріччя 2012 року, що додається (804-0000065672-20130522-00000000000124-00.pdf).
5. Якщо електронний документ повинен підписуватися двома або більше посадовими особами установи, на нього накладаються необхідні кваліфіковані електронні підписи в послідовності, визначеній для підписання конкретного виду документа у паперовій формі.
6. У разі якщо згідно із законодавством необхідне засвідчення печаткою підпису на електронних документах та відповідності електронних копій документів оригіналам, установа застосовує кваліфіковану електронну печатку.
( Абзац другий пункту 6 глави 2 розділу II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
( Абзац третій пункту 6 глави 2 розділу II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
Право проставлення кваліфікованої електронної печатки на електронних документах надається працівнику розпорядчим документом установи.
( Абзац третій пункту 6 глави 2 розділу II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
7. У разі якщо формат електронного документа відповідає формату, встановленому Переліком форматів, створюється копія файлу електронного документа.
( Абзац перший пункту 7 глави 2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
Якщо формат електронного документа не відповідає формату, визначеному Переліком форматів, і цей документ було перетворено (конвертовано) у новий формат, до конвертованого електронного документа додаються відмітка про засвідчення копії та інші елементи, оформлення яких здійснюється аналогічно документам у паперовій формі. Оформлення електронної копії електронного документа завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки установи або кваліфікованого електронного підпису, якщо установа у своїй діяльності не використовує кваліфіковану електронну печатку. На вимогу отримувача копії електронного документа установа повинна видавати разом з цією копією копію файлу оригіналу електронного документа.
8. Для оформлення електронної копії оригіналу документа у паперовій формі він оцифровується (сканується, фотографується) та зберігається у форматі для фотоелектронних документів, визначеному в Переліку форматів.
Оформлення електронної копії документа у паперовій формі завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки установи або кваліфікованого електронного підпису, якщо установа у своїй діяльності не використовує кваліфіковану електронну печатку.
9. Реквізити "Гриф затвердження документа", "Гриф погодження документа", "Запис про державну реєстрацію" у разі їх наявності є невід’ємною складовою електронного документа, що оформлюється аналогічно цим реквізитам документа у паперовій формі. Кваліфікований електронний підпис під час складання цих реквізитів накладається на всі дані, що містяться в електронному документі, які засвідчувалися раніше накладанням кваліфікованого електронного підпису його автора під час створення електронного документа.
10. Відмітка про наявність примірника електронного документа у паперовій формі містить відомості про кількість примірників таких документів, наприклад: Примірників електронного документа у паперовій формі 2.
Якщо примірник електронного документа у паперовій формі створюється одночасно з електронним документом, то відмітка про його наявність за потреби може проставлятися у центрі нижнього поля першого аркуша тексту електронного документа.
( Абзац другий пункту 10 глави 2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
На примірниках електронного документа у паперовій формі в тому самому місці за потреби може проставлятися відмітка про наявність примірника у формі електронного документа.
( Абзац третій пункту 10 глави 2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
3. Зберігання та склад реквізитів електронних документів
1. Служба діловодства установи забезпечує зберігання в ІАС установи разом з електронними документами реквізитів, що виникають у процесі їх створення, проходження та зберігання, та метаданих електронних документів від часу створення електронних документів до їх знищення або передавання на зберігання до архіву установи. До таких реквізитів належать реквізити РМК електронного документа, що застосовується в ІАС, та всі елементи, що потрібні для формування спеціальної структури, яка забезпечує об’єднання електронних документів, що разом складають один документ, з їх додатковими реквізитами та метаданими в одному XML-документі, призначеному для обміну, порядок створення якого визначено пунктом 3 глави 12 розділу ІІІ цього Порядку, та зберігання електронного документа, визначеного у пунктах 9-14 глави 2 розділу ІІІ цього Порядку.
2. Структура XML-документа, призначеного для обміну електронними документами між установами, тотожна структурі формату електронного повідомлення, визначеному наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20 жовтня 2011 року
№ 1207 "Про вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 15 листопада 2011 року за № 1306/20044 (далі - Формат електронного повідомлення).
3. Структура XML-документа, призначеного для архівного зберігання електронних документів, формується відповідно до
Вимог до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1423/26200 (далі - Вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів).
Крім того, в РМК електронного документа повинні зберігатися відомості:
про імена файлів електронних документів, з яких складається електронний документ, ім’я файлу XML-документа, що об’єднує електронний документ з його додатковими реквізитами та метаданими, та посилання на ці файли в ІАС установи;
про ім’я та посилання на файл проєкту електронного документа;
про строк зберігання електронного документа;
про збільшення тимчасового строку зберігання електронних документів та рішення щодо продовження цього строку: дата і номер протоколу засідання експертної комісії (далі - ЕК) установи, що утворюється відповідно до
Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, для організації роботи з експертизи цінності документів, що створюються в діловодстві установи.
Склад обов’язкових реквізитів РМК електронного документа у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами.
4. Створення електронного документа
1. Підготовка проєкту електронного документа здійснюється з використанням будь-яких технологій, що визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації. В органах виконавчої влади підготовка проєкту електронного документа здійснюється з використанням технологій відповідно до
Порядку використання комп’ютерних програм в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 10 вересня 2003 року № 1433.
Організацію підготовки проєктів електронних документів, у тому числі їх візування, та контроль за їх підготовкою з використанням кваліфікованого електронного підпису для візування визначає керівник установи, враховуючи структуру установи, обсяг документообігу та наявні технічні можливості.
( Абзац другий пункту 1 глави 4 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
Вирішальними при обранні технологій створення текстових файлів є поширеність програмного засобу, що не потребує організації додаткового навчання працівників установи та додаткових фінансових витрат, у тому числі з державного бюджету.
2. Найменування файлу електронного документа визначається відповідно до
Вимог щодо найменування файлів електронних документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1424/26201 (далі - Вимоги щодо найменування файлів електронних документів). Файл проєкту електронного документа і файл оригіналу електронного документа повинні мати одне ім’я. Ці файли відрізняються лише своїми розширеннями, що вказують на формат даних цих файлів, якщо проєкт електронного документа створюється у форматі, відмінному від того, у якому створюється оригінал електронного документа.
Якщо проєкт електронного документа створюється у форматі, визначеному Переліком форматів, то для збереження цього проєкту після створення електронного документа в ІАС установи передбачаються різні місця для їх зберігання, що визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.
3. Перед підписанням або затвердженням електронного документа його проєкт, що містить усі обов’язкові реквізити електронного документа, у тому числі дату та реєстраційний індекс, крім кваліфікованого електронного підпису, та інші наявні на той момент реквізити, конвертується відповідно до пункту 1 глави 5 цього розділу у формат, що визначається Переліком форматів, якщо формат проєкту електронного документа відмінний від зазначеного формату.
( Абзац перший пункту 3 глави 4 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
Усі складові електронного документа незалежно від його структури розміщуються в одному файлі відповідно до пункту 4 глави 2 цього розділу.
Створення електронного документа, який складається двома або більше суб’єктами електронного документообігу, завершується накладанням кваліфікованого електронного підпису останнім із суб’єктів, що бере участь у створенні електронного документу.
( Пункт 3 глави 4 розділу II доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
4. Створення електронного документа завершується накладанням на нього кваліфікованого електронного підпису.
5. Конвертування електронних документів
1. Конвертуванню підлягають проєкти електронних документів, електронні документи та конвертовані електронні документи, що зберігаються в установі, формати яких не збігаються з форматами за їх призначенням, визначеними Переліком форматів.
2. Контроль за організацією роботи з конвертування проєктів електронних документів, електронних документів та конвертованих електронних документів здійснює служба діловодства установи.
3. Служба діловодства установи організовує, а служба інформаційних технологій установи забезпечує зберігання конвертованих електронних документів разом з їх оригіналами.
Строки зберігання оригіналів електронних документів відповідають строкам, що встановлені типовими або галузевими переліками документів зі строками зберігання для аналогічних видів документів у паперовій формі.
Разом з оригіналом електронного документа зберігаються дві його конвертовані версії: остання і передостання.
Починаючи з другого конвертування, здійснюється конвертування не оригіналу електронного документа, а його останньої конвертованої версії.
Починаючи з третього конвертування, здійснюється видалення конвертованих документів, що передували передостанній конвертованій версії.
4. Обов’язковому конвертуванню підлягають електронні документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.
5. Необхідність конвертування електронних документів тимчасового зберігання визначається розпорядчим документом керівника установи.
6. Конвертуванню підлягають усі дані, що містяться у файлі електронного документа відповідного формату, крім даних кваліфікованого електронного підпису чи печатки. На конвертування передається лише файл електронного документа відповідного типу (текстовий, фото-, аудіо- та відеоформати) без кваліфікованого електронного підпису чи печатки. Якщо дані такого файлу зберігаються у кодованій формі разом з накладеними на них кваліфікованими електронними підписами, попередньо ці дані перетворюються (декодуються) у формат, що підлягає конвертуванню.
( Абзац перший пункту 6 глави 5 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
Визначення технологій конвертування (програмних засобів) для кожного з форматів виявлених електронних документів, що підлягають конвертуванню, у формат відповідного типу (текстовий, фото-, аудіо- та відеоформати), що зазначений у Переліку форматів, та організація конвертування документів покладаються на службу інформаційних технологій установи.
7. Виявлення проєктів електронних документів, що підлягають конвертуванню відповідно до пункту 3 глави 4 цього розділу, покладається на службу діловодства установи.
8. Виявлення електронних документів та конвертованих електронних документів при зміні форматів, що визначені Переліком форматів, покладається на службу інформаційних технологій установи.
Результати виявлення електронних документів та конвертованих електронних документів, що підлягають конвертуванню, оформлюються електронним актом про конвертування електронних документів (додаток 1), електронним актом про знищення конвертованих електронних документів (додаток 2), якщо разом з оригіналом електронного документа зберігаються дві його версії конвертування, та електронним актом про внесення змін до XML-документів (додаток 3).
( Абзац другий пункту 8 глави 5 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
Ці акти створюються у форматі для текстових електронних документів, визначеному у Переліку форматів. Найменування файлів цих облікових електронних документів визначається відповідно до вимог до ідентифікаторів облікових електронних документів (додаток 4) та
Вимог щодо найменування файлів електронних облікових документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1425/26202 (далі - Вимоги щодо найменування файлів електронних облікових документів).
Зазначені акти подаються на розгляд ЕК установи та після схвалення нею затверджуються керівником установи.
9. На підставі електронного акта про конвертування електронних документів служба інформаційних технологій здійснює конвертування відібраних документів.
Перед конвертуванням попередньому опрацюванню підлягає оригінальний розпорядчий електронний документ разом з додатком у формі електронного документа, що вводиться в дію цим розпорядчим документом, відповідно до пункту 4 глави 2 цього розділу. Ці електронні документи поєднуються в XML-документі, що підписаний кваліфікованим електронним підписом особи, яка засвідчила розпорядчий електронний документ. У такій формі цей документ зберігається в інших XML-документах відповідно до пункту 7 глави 6цього розділу.
Під час першого конвертування такого документа здійснюється конвертування кожного з електронних документів, що містяться в оригінальному XML-документі, а потім поєднуються всі конвертовані файли в одному файлі формату, що визначається Переліком форматів, як у випадку створення електронного документа з додатками, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, за правилами, встановленими пунктом 4 глави 2 цього розділу.
Конвертування здійснюється у присутності особи служби діловодства, на яку покладено контроль за організацією конвертування.
Найменування файлів конвертованих електронних документів відрізняються від найменування файлу оригінального електронного документа тільки ідентифікатором номера версії конвертування.
Завершується конвертування електронного документа накладанням на конвертовані дані кваліфікованих електронних підписів особи, яка здійснювала конвертування, та особи, яка контролювала процес конвертування електронних документів та конвертованих електронних документів.
10. На підставі електронного акта про знищення конвертованих електронних документів служба інформаційних технологій здійснює видалення з ІАС установи конвертованих електронних документів, імена файлів яких зазначені в цьому акті.
Видалення конвертованих електронних документів з XML-документів здійснює служба діловодства установи відповідно до пункту 11 цієї глави.
Служба діловодства установи забезпечує зберігання в РМК електронного документа відомостей про конвертацію електронного документа: ім’я та посилання на файл конвертованого електронного документа, дата його конвертування; дата та індекс електронного акта про конвертування електронних документів; ім’я файлу з електронним актом про конвертування електронних документів та посилання на цей файл в ІАС установи; (власне ім'я, прізвище) і посада особи, яка здійснила конвертування, та (власне ім'я, прізвище) і посада особи, яка здійснювала контроль за конвертуванням; формат файлу до конвертування; формат файлу після конвертування; дата знищення файлу конвертованого електронного документа; дата та індекс акта про знищення конвертованого електронного документа; (власне ім'я, прізвище) і посада особи, що здійснила знищення.
11. На підставі електронного акта про внесення змін до XML-документів, які містять електронні документи, що перебувають на оперативному або архівному зберіганні, служба діловодства або архів установи здійснює додавання до відповідного XML-документа конвертованих електронних документів та метаданих, що описують процес конвертування.
Якщо в XML-документі вже зберігаються дві попередні версії конвертованих електронних документів, то перед додаванням до нього нової версії конвертованого електронного документа з XML-документа видаляється менша за номером версія конвертованого електронного документа.
Редагування XML-документа завершується накладанням кваліфікованого електронного підпису осіб, на яких покладено функції зі створення XML-документа у діловодстві установи та архівного електронного документа в архіві установи.
6. Створення XML-документа
1. Склад XML-документів, що створюються в установі, визначається службою діловодства установи та затверджується розпорядчим документом керівника установи.
2. За організацію створення XML-документів в установі відповідає служба інформаційних технологій.
3. За створення XML-документів у діловодстві установи відповідає служба діловодства, а для архівного зберігання електронних документів - архів установи.
XML-документи створюються за відповідними еталонними XML-схемами в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів, вимоги до яких визначаються відповідно до законодавства.
4. Для створення XML-документів в автоматичному режимі служба діловодства повинна забезпечити зберігання в РМК реквізитів електронних документів та їх метаданих, що визначені пунктом 1 глави 3 цього розділу. Структура РМК електронних документів узгоджується із структурою еталонної XML-схеми та роботою спеціального програмного забезпечення, що використовується для створення XML-документів. Вимоги до цього програмного забезпечення визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.
5. Спеціальні програмні засоби, що використовуються для створення XML-документів, забезпечують можливість перевірити відповідальним за створення XML-документа всі необхідні відомості для створення XML-документа, що зберігаються в ІАС установи (РМК електронних документів), шляхом їх відтворення за допомогою технічних засобів.
6. Файли, з яких складається електронний документ і які належать до електронного документа (файл основного електронного документа, електронні документи з додатками, конвертовані електронні документи та файли кваліфікованих електронних підписів, якими підписані електронні документи та реквізити, що були створені після створення електронних документів), перед додаванням до відповідного компонента XML-документа кодуються у символьний формат відповідно до специфікації Base64 в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів, вимоги до яких визначаються іншими нормативно-правовими актами.
7. Кодування електронних документів у символьний формат не здійснюється у таких випадках:
якщо вхідний XML-документ засвідчено кваліфікованим електронним підписом особи, яка підписала розпорядчий документ, що міститься в цьому XML-документі відповідно до пункту 4 глави 2 цього розділу. Такий вхідний електронний документ додається до іншого XML-документа, створюваного в установі, в первинному символьному вигляді разом з накладеним на них кваліфікованим електронним підписом;
якщо створюється архівний електронний XML-документ з XML-документа для оперативного зберігання електронного документа. Елементи XML-документа для оперативного зберігання електронного документа, відповідні аналогічним елементам із структури архівного електронного XML-документа, додаються до останнього у незмінному вигляді;
якщо створюється обліковий електронний XML-документ, структура якого не передбачає попереднього створення електронних документів у форматі, що визначається Переліком форматів.
8. Склад файлів XML-документа визначається у пункті 4 глави 2, пунктах 1-3 глави 3 та пункті 1 глави 5 цього розділу.
9. Створення XML-документа завершується накладанням кваліфікованого електронного підпису особи, яка створила цей документ у структурному підрозділі установи або архіві установи залежно від призначення документа.
10. XML-документ, що містить розпорядчий електронний документ (постанова, рішення, наказ, розпорядження), разом з додатком (положення, правила, інструкція тощо) у формі електронного документа, що вводиться в дію цим розпорядчим документом, відповідно до пункту 4 глави 2 цього розділу підписує особа, яка засвідчила цей розпорядчий електронний документ.
III. Організація електронного документообігу та виконання документів
1. Вимоги до електронного документообігу
1. Порядок організації електронного документообігу визначається інструкцією з діловодства установи з урахуванням вимог нормативно-правових актів у сфері діловодства, а також технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.
2. Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.
3. Організація документообігу в умовах застосування засобів автоматизації діловодства забезпечує сумісність традиційного та автоматизованого опрацювання документів із можливостями цих засобів.
4. База даних або інша організація зберігання даних в ІАС установи створюється виключно для підвищення ефективності роботи з документами в установі і не може підміняти ті реквізити документа, які повинні створюватися відповідно до чинних правил опрацювання оригіналу документа з відповідним носієм інформації.
2. Вимоги до уніфікації інформаційних об’єктів електронного документообігу
1. Для спрощення обміну електронними документами між установами, де впроваджені різні ІАС, та забезпечення тривалого збереження електронних документів усі електронні документи створюються у форматах, що визначаються Переліком форматів.
2. Для однозначної ідентифікації електронного документа в електронному документообігу як самостійного інформаційного об’єкта йому присвоюється унікальне ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.
3. Усі реквізити електронного документа, що створені після його підписання, оформлюються окремими інформаційними об’єктами та зберігаються в РМК документа.
4 Одному електронному документу в ІАС установи відповідає одна РМК (один запис у відповідній базі даних установи).
5. Для управління документаційними процесами, пов’язаними з електронними документами, в РМК електронних документів додають метадані, визначені у
Форматі електронного повідомлення.
6. Для надсилання вихідних електронних документів створюється XML-документ. Цей документ створюється за еталонною XML-схемою, що відповідає Формату електронного повідомлення.
Відмітки про внутрішнє погодження проєкту електронного документа разом з їх кваліфікованими електронними підписами не включаються до вихідного XML-документа.
( Абзац другий пункту 6 глави 2 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
7. Для однозначної ідентифікації в електронному документообігу XML-документа, що відповідає
Формату електронного повідомлення, як самостійного інформаційного об’єкта йому присвоюється унікальне ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.
8. Еталонна XML-схема Формату електронного повідомлення реалізується в ІАС установи для надсилання вихідних електронних документів і витягування вхідних електронних документів із XML-документа, що надходить до установи.
9. Для оперативного зберігання електронного документа використовується еталонна XML-схема архівного електронного документа, що створюється центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства з урахуванням Вимог до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів.
10. XML-документ, призначений для оперативного зберігання електронного документа, створюється з відповідних елементів XML-схеми архівного електронного документа, що визначені Вимогами до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів.
11. XML-документ для оперативного зберігання електронного документа призначений для об’єднання в одному файлі усіх файлів, з яких складається електронний документ (він може складатися з різних електронних документів), файлів конвертованих копій електронного документа, реквізитів, що були створені після підписання, затвердження (отримання) електронного документа, та метаданих.
12. Для однозначної ідентифікації XML-документа для оперативного зберігання електронного документа в електронному документообігу як самостійного інформаційного об’єкта його файлу присвоюється унікальне ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.
Якщо такий XML-документ створений в установі, то ім’я його файлу збігається з ім’ям файлу того електронного документа, що міститься в XML-документі.
Якщо такий XML-документ створений з вхідного електронного документа, то ім’я його файлу створюється заново з використанням дати та реєстраційного індексу, що були надані цьому електронному документу в установі.
13. Для підготовки електронного документа до архівного зберігання створюється архівний електронний XML-документ за відповідною йому еталонною XML-схемою, що визначається Вимогами до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів. Елементи цього XML-документа, що були створені в XML-документі для оперативного зберігання електронного документа, не створюються, а додаються до архівного електронного XML-документа із XML-документа для оперативного зберігання електронного документа.
14. Для забезпечення можливості однозначної ідентифікації архівного електронного XML-документа в електронному документообігу як самостійного інформаційного об’єкта його файлу присвоюється унікальне ім’я відповідно до
Вимог щодо найменування файлів архівних електронних документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1426/26203 (далі - Вимоги щодо найменування файлів архівних електронних документів).
15. Для забезпечення відтворення електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у часі їх конвертують у новий формат при зміні Переліку форматів.
3. Доставка електронних документів
1. Доставка електронних документів до установи відбувається відповідно до вимог, визначених законодавством щодо обміну електронними документами (даними) між установами. ІАС установи забезпечує приймання вхідних та передавання вихідних електронних документів відповідно до таких вимог.
У разі відсутності законодавчого врегулювання цього питання доставка електронних документів до установи відбувається за домовленістю відправника-отримувача з використанням будь-яких носіїв інформації, якщо це не суперечить політиці безпеки в установі та вимогам законодавства з питань технічного захисту інформації.
2. Усі документи, що надходять до установи, приймаються централізовано службою діловодства.
Якщо електронні документи надходять з носіями, видалення інформації з яких без знищення носія неможливе (CD-R, DVD-R, BD-R тощо), то після збереження електронного документа в централізованому сховищі установи такий носій підлягає знищенню методом, що не дозволяє його відновлення, не пізніше ніж через 30 календарних днів після його отримання.
3. Для забезпечення безпеки ІАС установи приймання та технічна перевірка електронних документів здійснюються за допомогою відокремленої від основної ІАС автоматизованої системи зі створеною в її складі комплексною системою захисту інформації з підтвердженою відповідністю у встановленому законодавством України порядку.
4. Технічна перевірка вхідного електронного документа
1. Служба діловодства забезпечує технічну перевірку вхідного XML-документа, який містить файли електронного документа, додаткові реквізити електронного документа та метадані життєвого циклу електронного документа.
2. Технічну перевірку електронного документа здійснює працівник служби діловодства установи, на якого покладено функцію приймання вхідних електронних документів.
3. Технічне забезпечення перевірки електронних документів в установі покладається на службу інформаційних технологій установи.
4. Технічна перевірка здійснюється у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час або якщо електронний документ надійшов до установи наприкінці робочого дня. У цьому випадку дозволяється розпочати перевірку таких електронних документів з наступного робочого дня.
Робочий час, після якого дозволяється переносити технічну перевірку на наступний робочий день, визначається розпорядчим документом керівника установи, виходячи з обсягів вхідних електронних документів та технологічного часу, що в середньому витрачається на їх перевірку.
5. Технічна перевірка XML-документа складається з перевірки файлу XML-документа та всіх електронних документів, що містяться у ньому.
5. Технічна перевірка файлу XML-документа
1. Технічна перевірка файлу XML-документа здійснюється в такій послідовності:
перевірка цілісності та автентичності XML-документа;
перевірка імені файлу XML-документа;
перевірка на відсутність шкідливого програмного коду в XML-документі;
перевірка XML-документа на відповідність еталонній XML-схемі;
перевірка на відтворення даних з XML-документа.
2. Перевірка цілісності та автентичності XML-документа проводиться шляхом перевірки накладеного на нього кваліфікованого електронного підпису.
3. Перевірка імені файлу XML-документа на відповідність Вимогам щодо найменування файлів електронних документів та Вимогам щодо найменування файлів електронних облікових документів здійснюється шляхом послідовної перевірки правильності заповнення всіх груп елементів імені файлу XML-документа.
4. Перевірка XML-документа на відсутність шкідливого програмного коду проводиться відповідно до вимог законодавства з питань технічного захисту інформації.
5. Перевірка XML-документа на відповідність еталонній XML-схемі, створеній відповідно до вимог, визначених у
Форматі електронного повідомлення, або згідно з Вимогами до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів залежно від призначення XML-документа, проводиться в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів, вимоги до яких визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.
6. Перевірка на можливість відтворення інформації з XML-документа проводиться в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів витягування (декодування) з XML-документа файлів електронних документів, реквізитів, що не містяться у файлах електронних документів, файлах кваліфікованих електронних підписів, та метаданих.
Вимоги до програмних засобів, що використовуються для декодування файлів електронних документів та кваліфікованих електронних підписів, визначаються установою під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.
Під час цієї перевірки проводиться відтворення метаданих та реквізитів, що не містяться у файлі електронних документів, у формі, придатній для сприймання їх змісту людиною, за допомогою спеціального апаратно-програмного забезпечення, вимоги до якого визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи.
6. Технічна перевірка електронних документів, що містяться в XML-документі
1. Технічна перевірка електронних документів, що містяться в XML-документі, здійснюється в такій самій послідовності, що й перевірка самого XML-документа, яка визначена у пунктах 1-4 глави 5 цього розділу. Далі проводиться перевірка форматів файлів електронних документів на відповідність форматам, визначеним Переліком форматів. Завершується технічна перевірка електронних документів, що містяться в XML-документі, послідовністю дій, визначених у пункті 6 глави 5 цього розділу.
2. При негативних результатах будь-якої із зазначених перевірок перевірка електронного документа припиняється. Подальша послідовність дій визначена у пункті 5 цієї глави.
3. За результатами технічної перевірки електронного документа складається звіт про технічну перевірку електронних документів (додаток 5), який створюється у форматі для текстових електронних документів.
( Абзац перший пункту 3 глави 6 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
Вимоги до найменування файлу звіту про технічну перевірку електронних документів визначаються відповідно до вимог до ідентифікаторів облікових електронних документів, наведених у додатку 4 до цього Порядку, та Вимог щодо найменування файлів електронних облікових документів.
4. У РМК електронного документа фіксуються відомості про ім’я файлу XML-документа та про підставу для прийняття вхідного електронного документа: дата, індекс звіту про технічну перевірку електронних документів, ім’я файлу з цим документом та посилання на цей файл в ІАС установи.
5. Інформаційні об’єкти, що вважалися електронними документами до початку технічної перевірки, але не є електронними документами за результатами технічної перевірки, як такі, що не відповідають вимогам законодавства України до електронних документів, знищуються на підставі електронного акта про знищення відхиленого вхідного електронного документа (додаток 6) методом, який не дозволяє відновлення інформації.
( Абзац перший пункту 5 глави 6 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
Цей акт створюється у форматі для текстових електронних документів, визначеному Переліком форматів.
Вимоги до найменування файлу електронного акта про знищення відхилених вхідних електронних документів наведено в ідентифікаторах облікових електронних документів (додаток 4) та у Вимогах щодо найменування файлів електронних облікових документів.
Метод знищення електронних документів визначається при розробленні технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.
6. Відомості про відхилені вхідні електронні документи реєструються в електронному журналі реєстрації відхилених вхідних електронних документів (додаток 7), у якому зазначаються дата знищення електронного документа та кваліфікований електронний підпис особи, яка здійснила його знищення.
( Пункт 6 глави 6 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
7. Електронне повідомлення про доставку/отримання/реєстрацію/відмову в реєстрації електронного документа адресатом вхідного електронного документа
1. Після технічної перевірки вхідного електронного документа працівником служби діловодства, відповідальним за опрацювання вхідних електронних документів, створюється електронне повідомлення про доставку/отримання/реєстрацію/відмову в реєстрації електронного документа адресатом цього електронного документа, яке надсилається його відправнику (автору).
2. За необхідності електронне повідомлення про доставку/отримання/реєстрацію електронного документа адресатом вхідних електронних документів (додаток 8) та електронне повідомлення про відмову в реєстрації вхідних електронних документів (додаток 9) із зазначенням причин відмову в реєстрації електронних документів створюються на підставі звіту про технічну перевірку електронних документів і підписуються посадовою особою, яка створила електронне повідомлення, або іншою посадовою особою, визначеною інструкцією з діловодства установи.
( Пункт 2 глави 7 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
8. Попередній розгляд електронних документів
1. Надіслані не за адресою електронні документи опрацьовуються з урахуванням вимог, визначених у пункті 5 глави 6 цього розділу. Виявлення електронних документів, надісланих не за адресою, встановлюється під час перевірок, зазначених у пунктах 1, 2 глави 6 цього розділу: найменування установи у метаданих XML-документа та у реквізиті "Адресат" не відповідають найменуванню установи, до якої документ надійшов.
2. Подальші дії при виявленні відсутності додатків, зазначених в електронному документі, або їх окремих аркушів, а також помилок в оформленні електронного документа, встановлених за перевірками, визначеними у пункті 2 глави 5, пунктах 1, 2 глави 6 цього розділу, що унеможливлює його виконання (відсутність кваліфікованого електронного підпису чи печатки, грифа затвердження), визначаються відповідно до вимог, зазначених у пункті 5 глави 6 цього розділу.
( Пункт 2 глави 8 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
3. Попередній розгляд електронних документів проводиться за допомогою технічних засобів відтворення змісту цих документів у вигляді, що сприймається людиною.
4. Попередній розгляд електронних документів здійснюється одразу після проведення їх технічної перевірки, порядок якої визначений у пункті 5 глави 4 цього розділу, або не пізніше наступного дня, якщо перевірка електронних документів завершилась наприкінці робочого дня і робочого часу осіб, що проводять попередній розгляд документів, не вистачає для здійснення її впродовж поточного робочого дня. Робочий час, після закінчення якого дозволяється переносити попередній розгляд електронних документів на наступний робочий день, визначається розпорядчим документом керівника установи з урахуванням норм перенесення технічної перевірки електронних документів, визначених упункті 4 глави 4 цього розділу.
5. Попередній розгляд вхідного документа з паперовим носієм завершується його реєстрацією відповідно до пункту 6 глави 9 розділу цього розділу та створенням його цифрової копії (сканування, фотографування), що додається до ІАС. Після цього документ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у паперовій формі направляється службою діловодства до відповідного структурного підрозділу установи.
9. Реєстрація електронних документів
1. Для електронних документів в установах застосовується їх автоматизована наскрізна електронна реєстрація разом з документами з іншими носіями інформації.
2. Під час реєстрації електронних документів використовується форма РМК для відтворення реквізитів та метаданих електронного документа у паперовій формі або іншими засобами, наприклад на екрані комп’ютера.
3. Під час реєстрації електронного документа йому присвоюється реєстраційний індекс, що складається з порядкового номера електронного документа в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі.
4. Реєстрація створюваних (внутрішніх, вихідних) електронних документів є технологічно та (або) організаційно суміщена з накладанням на них кваліфікованого електронного підпису чи печатки. Спочатку забезпечується проставляння у створюваному електронному документі дати і його реєстраційного індексу, за необхідності здійснюється конвертування проєкту електронного документа, якщо формат його проєкту не збігається з форматом, визначеним Переліком форматів, що повинен відповідати типу створюваного документа, а потім виконується накладання кваліфікованого електронного підпису чи печатки відповідно до пунктів 1-4 глави 4 розділу ІІ цього Порядку.
( Абзац перший пункту 4 глави 9 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
На час накладання на створюваний (внутрішній, вихідний) електронний документ кваліфікованого електронного підпису чи печатки ІАС повинна унеможливити реєстрацію в установі інших створюваних (внутрішніх, вихідних) документів.
( Абзац другий пункту 4 глави 9 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
Якщо електронний документ не був підписаний, його реєстрація скасовується, відомості про це фіксуються службою діловодства в РМК електронного документа, а скасований реєстраційний індекс електронного документа використовується для реєстрації наступного документа.
Особливості вилучення/знищення РМК та розміщених у них електронних документів, які помилково зареєстровані або під час створення/реєстрації яких виникли технічні помилки / збої в ІАС, можуть бути встановлені інструкцією з діловодства установи.
( Пункт 4 глави 9 розділу III доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
5. Реєстрація вхідного електронного документа здійснюється одразу після його технічної перевірки відповідно до пункту 4 глави 4 цього розділу та попереднього розгляду службою діловодства установи відповідно до пунктів 1-4 глави 8 цього розділу.
6. Реєстрація та підписання електронних документів, які є спільними документами двох і більше установ, здійснюються за таким порядком:
установа-ініціатор електронного документа надсилає до установ, що повинні підписати цей документ, остаточну узгоджену версію проєкту цього документа;
якщо всі установи згодні підписати цей електронний документ, вони у робочому порядку повідомляють установу-ініціатора про власний реєстраційний номер спільного електронного документа на день його підписання;
служба діловодства установи-ініціатора створює загальний реєстраційний індекс спільного електронного документа, аналогічний для спільних документів у паперовій формі. Для цього в ІАС установи передбачається інтерфейс для введення цього реєстраційного індексу, який додається до проєкту спільного електронного документа в одному технологічному процесі, разом з конвертацією проєкту, створенням унікального імені його файлу та накладанням кваліфікованого електронного підпису;
( Абзац четвертий пункту 6 глави 9 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
накладання першого кваліфікованого електронного підпису на спільний електронний документ в установі-ініціаторі здійснюється відповідно до пунктів 1-4 глави 4 розділу ІІ цього Порядку;
створений електронний документ надсилається до установи, яка повинна наступною накласти свій кваліфікований електронний підпис на нього;
електронний документ надсилається від установи до установи разом з накладеними на нього кваліфікованими електронними підписами в аналогічному порядку підписання таких документів у паперовій формі;
установа, що остання накладає на спільний електронний документ кваліфікований електронний підпис, створює XML-документ відповідно до положень пунктів 3-10 глави 6 розділу ІІ цього Порядку та надсилає цей документ до всіх установ, що підписали спільний електронний документ;
служби діловодства установ, що затверджують спільний електронний документ, організовують процес його створення від накладання першого кваліфікованого електронного підпису до останнього таким чином, щоб він відбувся протягом одного робочого дня.
10. Організація проходження електронних документів та їх виконання
1. Для забезпечення роботи з електронними документами та своєчасного їх виконання в установі визначаються (розробляються) та затверджуються схеми проходження електронних документів між підрозділами установи для всіх видів документів. Відповідно до цих схем працівникам надається доступ до електронних документів відповідно до пунктів 1-3 глави 4 розділу IV цього Порядку.
Розробка схем проходження електронних документів здійснюється з урахуванням положення про установу та її структурні підрозділи, згідно з розпорядчими документами про розподіл обов’язків між керівником установи та його заступниками, посадовими інструкціями, класифікаторами питань діяльності установи, номенклатурою справ.
2. Відповідно до схем проходження електронних документів, затверджених керівником установи, визначається та затверджується список посадових осіб, які мають отримати необхідні засоби кваліфікованого електронного підпису чи печатки для накладання кваліфікованого електронного підпису чи печатки установи.
( Пункт 2 глави 10 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
3. Після попереднього розгляду електронного документа та реєстрації електронного документа залежно від схем проходження електронних документів служба діловодства повідомляє керівництво або працівників установи про надходження електронних документів та посилання на їх файли в ІАС установи.
4. Технологія повідомлення працівників установи визначається при розробці технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.
За організацію системи повідомлення працівників установи відповідає служба інформаційних технологій установи.
5. За результатами розгляду електронного документа керівництво установи або керівник підрозділу установи чи визначена посадова особа створює електронну резолюцію, яка додається до РМК електронного документа та складається з таких елементів:
1) дати резолюції;
( Пункт 5 глави 10 розділу III доповнено абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
2) прізвища, власного імені головного виконавця (розробника), співвиконавця, якому (яким) доручають виконання документа;
( Пункт 5 глави 10 розділу III доповнено абзацом третім згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
3) змісту завдання;
( Пункт 5 глави 10 розділу III доповнено абзацом четвертим згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
4) строку виконання.
( Пункт 5 глави 10 розділу III доповнено абзацом п'ятим згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
Електронні документи доводяться до виконавців засобами ІАС на підставі накладених на них електронних резолюцій. Для визначення в резолюції головного виконавця документа в ІАС проставляється позначка "Головний виконавець".
( Пункт 5 глави 10 розділу III доповнено абзацом шостим згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
Зміна резолюції здійснюється шляхом створення нової резолюції її автором. Для виконання завдання, зазначеного в резолюції, головному виконавцю (розробнику) надається право залучати до співпраці інших співвиконавців та координувати їх роботу.
( Пункт 5 глави 10 розділу III доповнено абзацом сьомим згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
Для автоматичного додавання резолюції до РМК електронного документа в ІАС установи має бути передбачено відповідний інтерфейс, що забезпечує керівництво установи можливістю вводу тексту резолюції, вибору переліку виконавців та накладання на резолюцію кваліфікованого електронного підпису.
6. За створеною резолюцією ІАС установи повинна забезпечувати автоматичне формування та надсилання повідомлень виконавцям, зазначеним у резолюції, а також службі діловодства. Таке повідомлення повинно містити зміст резолюції, ім’я файлу електронного документа, до якого була створена резолюція, та посилання на цей файл в ІАС установи. Повідомлення виконавцю є підставою для автоматичного надання йому доступу до електронного документа, якщо це не суперечить політиці безпеки в установі та вимогам законодавства з питань технічного захисту інформації. Якщо доступ надається автоматично, відомості про це автоматично надсилаються до служби діловодства установи.
( Абзац перший пункту 6 глави 10 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 4527/5 від 14.10.2022 )
За надання своєчасного доступу виконавцю до електронного документа відповідає служба інформаційних технологій установи.
7. Надання доступу до електронного документа виконавцю з іншого структурного підрозділу в обов’язковому порядку здійснюється через службу діловодства.
8. Доступ до електронних документів, що підлягають контролю, надається іншим структурним підрозділам або іншим виконавцям тільки за узгодженням зі службою діловодства, підрозділом або посадовою особою, відповідальним(ою) за контроль (далі - служба контролю). Для цього виконавець, який ініціює передавання електронного документа, повідомляє про це службу діловодства або службу контролю у спосіб, визначений у пункті 4 цієї глави.
Надання доступу до електронних документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі (секретаря). Ця особа зобов’язана внести відповідні зміни в РМК електронного документа.
Облік електронних документів, доступ до яких передається з одного структурного підрозділу установи до іншого (в одному підрозділі скасовується, а в іншому надається), забезпечується відповідними відмітками в РМК електронних документів. За своєчасне додавання цих відомостей до РМК електронних документів відповідає служба діловодства установи.
Надання/скасування доступу до електронних документів, що не передбачено затвердженою в установі схемою проходження електронного документа, здійснює служба інформаційних технологій за відповідним повідомленням служби діловодства.
9. Головний виконавець, відповідальний за виконання електронного документа, організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проєкту електронного документа, керуючись відповідними затвердженими установою схемами проходження електронних документів. Якщо проходження електронного документа потребує корегування, головний виконавець узгоджує це із службою діловодства установи.
Разом з проєктом електронного документа в ІАС установи створюється нова РМК до нового електронного документа, файлу проєкту електронного документа надається ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів залежно від призначення документа (внутрішній, вихідний), і в новій РМК фіксується посилання на файл проєкту електронного документа в ІАС установи.
Співвиконавцям надається доступ до проєкту електронного документа, що зберігається в ІАС установи, централізовано. ІАС установи повинна забезпечити виконавців можливістю спільного редагування одного і того ж проєкту електронного документа, передавання між собою пропозицій в електронній формі та повідомлень про зміну проєкту електронного документа.
10. Перед поданням проєкту електронного документа на підпис керівникові виконавець зобов’язаний перевірити правильність його складання та оформлення, уточнити вказані дані, посилання на нормативно-правові акти, наявність необхідних віз і додатків. Якщо додатки пояснюють або доповнюють зміст основного документа, виконавець об’єднує їх з основним документом в одному файлі проєкту електронного документа відповідно до пункту 4 глави 2 розділу ІІ цього Порядку.
11. Працівник, відповідальний за виконання електронного документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі відомості про невиконані документи та поінформувати службу контролю про передавання доступу до електронних документів, що контролюються, іншому виконавцеві.
При цьому передавання особистих ключів кваліфікованого електронного підпису працівником на час його відпустки не допускається.
До РМК електронного документа вноситься відповідна відмітка в порядку, визначеному пунктом 8 цієї глави.
12. Після створення остаточної редакції проєкту електронного документа головний виконавець повідомляє про це службу діловодства та надсилає його на підпис за схемою проходження, визначеною в установі для відповідного виду електронного документа. За встановленою послідовністю керівникам установи або структурних підрозділів надається доступ до проєкту електронного документа (електронний документ). Для цього їм надсилається повідомлення, що містить посилання на файл проєкту електронного документа та файли всіх документів, на підставі яких цей проєкт було складено.
13. Накладання на документ першого кваліфікованого електронного підпису відбувається згідно з вимогами, визначеними у пунктах 5-7 глави 2 та пунктах 1-4 глави 4 розділу ІІ цього Порядку. Інші підписи накладаються на ті самі дані, на які було накладено перший підпис.
Якщо електронний документ повинен підписуватися двома або більше посадовими особами і наступний підписувач, починаючи з другого, ініціює скасування оформлення поданого йому на підпис документа через поважні причини (виявлено серйозні недоліки або помилки, документ необхідно суттєво доповнити або змінити, створення документа необхідно скасувати тощо), ця посадова особа (керівник) надсилає до служби діловодства та головного виконавця повідомлення, в якому дає розпорядження про доопрацювання електронного документа із зазначенням нового строку виконання.
................Перейти до повного тексту