Ці Методичні рекомендації базуються на аналізі помилок, що допускаються банківськими установами в ході інформаційного обміну з Держфінмоніторингом. Склад реквізитів та структура файлів інформаційного обміну між спеціально уповноваженим органом виконавчої влади з питань фінансового моніторингу та банками (філіями), затверджений постановою Правління Національного банку України від 04.06.2003 N 233 (далі - Склад реквізитів та Структура файлів). Порушення цих вимог ведуть до виникнення помилок, викладених в Довіднику кодів помилок щодо проходження автоматичного логічно-семантичного контролю повідомлень про фінансові операції від банківських установ, що надходять засобами електронної пошти Національного банку України, затвердженого наказом Державного комітету фінансового моніторингу України від 31.03.2005 N 82 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 21.04.2005 N 426/10706.

Зазначений аналіз здійснено на підставі систематизації причин не взяття на облік автоматизованою системою Держфінмоніторингу надісланих СПФМ-банками файлів-повідомлень. Крім того, систематизовані типові помилки, що мали місце у повідомленнях СПФМ-банків про фінансові операції, які пройшли перевірку встановленими програмно-технічними засобами та були виявлені на етапі опрацювання інформації Держфінмоніторингом.

Найпоширеніші види помилок, що допускаються СПФМ-банками при наданні повідомлень, зокрема наступні:

- не пройдено автоматичний логічно-семантичний контроль (код помилки 9502) (близько 70% від загальної кількості повідомлень з помилками);

- кожне слово рядка значення реквізиту має містити літери тільки латиниці або тільки кирилиці (код помилки 9501);

- відсутній розділ DOC_REG для учасника клієнта (статус (тип) учасника: юридична особа, філія (структурний підрозділ), суб'єкт підприємницької діяльності (код помилки 9446);

- відсутній розділ DOC_PASS для учасника клієнта або особи, що діє від імені клієнта (статус (тип) учасника: фізична особа, суб'єкт підприємницької діяльності) (код помилки 9447);

- відсутній обов'язковий реквізит або його значення, в тому числі який обов'язково повинен бути заповнений для учасника-клієнта або особи, що діє від імені клієнта (код помилки 9440, 9441, 9442, 9443);

- кількість учасників операції (значення тега "OPR_KOL") не збігається з кількістю підструктур "OSOBA" (код помилки 9436);

- в операції повинен брати участь обов'язково хоча б один "клієнт" та один "контрагент" (код помилки 9437).

Виявлення помилок у повідомленнях, що направлялись Держфінмоніторингу

У випадку отримання файла-квітанції про відмову від взяття фінансової операції на облік, СПФМ-банку необхідно з'ясувати, які поля його повідомлення містять помилки.

Файл-квітанція (типу B та P) має реквізити, передбачені Складом реквізитів та Структурою файлів, та складається з трьох розділів, а саме: загальні відомості про файл-квітанцію (головна структура KVIT), відомості про помилки (структура INF_ERR), відомості про помилки в тегу/атрибуті (підструктура TAG_ERR структури INF_ERR). Таким чином, щоб з'ясувати в якому полі знаходиться помилка, відповідальному працівнику банку необхідно проаналізувати код помилки та в якому тегу/атрибуті вона має місце.

З додатковими рекомендаціями щодо пошуку помилкових тегів у файлі-квитанції можна ознайомитись на офіційному сайті Держфінмоніторингу за адресою www.sdfm.gov.ua (Організація фінансового моніторингу СПФМ-->Технології з інформаційної взаємодії-->Технологія електронного обміну інформацією).

У разі виявлення СПФМ-банком помилково внесених до реєстру даних окремої фінансової операції, інформація про яку вже взята на облік Держфінмоніторингом, та формування нового файла-повідомлення щодо цієї фінансової операції, необхідно у полі "Вид повідомлення про операцію" (тег OPR_ACT) вказати вид повідомлення "додаткове (модифікувати реквізити повідомлення, що було раніше внесено до бази даних та взяте на облік)", код "2" Довідника кодів видів повідомлень згідно з додатком 6 до наказу Держфінмоніторингу N 48. При цьому обов'язково слід заповнити реквізити полів "Порядковий номер реєстрації фінансової операції в реєстрі" (тег MOD_ID) та "Дата реєстрації фінансової операції в реєстрі" (тег MOD_DATE) із зазначенням номеру та дати реєстрації фінансової операції, інформація про яку модифікується (лист Держфінмоніторингу від 06.06.2006 N 3726/0310-7-1).

Згідно з пунктом 5.7 Положення про здійснення банками фінансового моніторингу, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 14.05.2003 N 189 (далі - Положення), у разі отримання банком-СПФМ ненульових кодів помилок за окремими операціями або щодо файла-повідомлення в цілому, відповідальний працівник повинен проаналізувати причини виникнення помилок, забезпечити їх усунення та повторне надсилання даних про ці операції в складі нового файла-повідомлення на адресу Уповноваженого органу.

Згідно з пунктом 8.8 Вимог до організації фінансового моніторингу суб'єктами первинного фінансового моніторингу у сфері запобігання та протидії запровадженню в легальний обіг доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансуванню тероризму, затверджених наказом Державного департаменту фінансового моніторингу від 24.04.2003 N 40, у разі надходження до СПФМ-банку (відокремленого підрозділу) повідомлення Держфінмоніторингу про відмову в узятті інформації на облік, у зв'язку з її неналежним оформленням, зазначений СПФМ-банк (відокремлений підрозділ) зобов'язаний протягом трьох робочих днів з дати отримання такого повідомлення повторно надати Держфінмоніторингу належним чином оформлену інформацію.

Дотримання загальних правил формування повідомлень

Наявність суттєвої частки помилкових повідомлень окремих СПФМ-банків в загальній кількості повідомлень, а також аналіз питомої ваги окремих видів помилок, дають підставу вважати, що деякими банками (як великими системними установами (1, 2 групи) банків згідно класифікації Національного банку України, так і невеликими банками (3, 4 групи)), не в повній мірі застосовуються розроблені Держфінмоніторингом Правила логічного контролю вхідних повідомлень суб'єктів первинного фінансового моніторингу (далі - Правила). Слід зазначити, що згадані Правила постійно оновлюються на офіційному сайті Держфінмоніторингу (www.sdfm.gov.ua).

Перевірка інформації про фінансові операції, що стали об'єктом фінансового моніторингу, та яку отримує Держфінмоніторинг від СПФМ-банків, здійснюється автоматизовано з урахуванням зазначених Правил. Логічно-семантичний контроль полягає у перевірці повідомлення про фінансову операцію на відповідність його структури файла кодам довідників, що визначені Складом реквізитів та Структурою файлів, а також на відсутность (наявність) логічних суперечностей між його полями.

При внесенні інформації до файла-повідомлення СПФМ-банком використовуються, зокрема:

- довідники Уповноваженого органу, затверджені наказом Державного департаменту фінансового моніторингу Міністерства фінансів України від 13.05.2003 N 48 "Про затвердження деяких форм обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу, та Інструкції щодо їх заповнення" (далі - наказ Держфінмоніторингу N 48);

- постанова Національного банку України "Про затвердження Класифікатора іноземних валют" від 04.02.98 N 34;

- роз'яснення Національного банку України "Щодо визначення параметрів клієнтів комерційних банків за ознаками резидентності та нерезидентності і належності їх до секторів економіки" від 05.12.97 N 15-211/196.

При здійсненні аналізу помилкових повідомлень, зокрема, кодів помилок 9108-9114 (не числові значення в атрибутах), 9209-9217, 9421 (невідповідність коду класифікатора або невідомий класифікатор), СПФМ-банку необхідно здійснити перевірку налаштування відповідних довідників. Наприклад, реквізит "Код області" (тег ADR_OBL) в усіх полях файлів інформаційного обміну заповнюється тільки на підставі додатка 11 до наказу Держфінмоніторингу N 48, не зважаючи на наявність відповідного довідника, визначеного Національним банком України. Реквізит "Код країни" (тег ADR_STR) кодується у повідомленнях Держфінмоніторингу згідно з довідником Національного банку України KL_K040 тощо.

При побудові СПФМ-банком автоматизованої системи внесення інформації до реєстру фінансових операцій, що стали об'єктом фінансового моніторингу, рекомендується використовувати Правила логічного контролю повідомлень суб'єктів первинного фінансового моніторингу, що затверджені наказами Держфінмоніторингу. Реалізація в програмному забезпеченні контролю встановлених параметрів, а також оперативний моніторинг змін до них дасть можливість СПФМ-банкам уникнути переважної кількості помилок на етапі підготовки повідомлення про операцію до Держфінмоніторингу.

При наданні повідомлень про фінансову операцію відокремленим підрозділом, важливо забезпечувати коректне заповнення структури USTANOVA, визначеної Склад реквізитів та Структура файлів для філій (відокремлених підрозділів), що надають інформацію Держфінмоніторингу через СПФМ-банк або безпосередньо. Зокрема, при заповненні підструктури USTANOVA структури INF_STR необхідно зазначати, відповідно до пункту 4.2 Положення відомості про місце реєстрації фінансової операції в реєстрі. Некоректне заповнення цих полів призводить до порушення структури повідомлень в цілому по СПФМ-банку, а також суттєво ускладнює відбір та систематизацію повідомлень Держфінмоніторингом для їх аналізу.

Щодо рекомендацій по запобіганню окремих видів помилок у повідомленнях про фінансові операції

При формуванні повідомлень СПФМ-банки повинні дотримуватись наступних правил.

Поля (теги) файла-повідомлення розподілені на обов'язкові для заповнення та обов'язкові для заповнення у разі наявності такої інформації. Таким чином, існує перелік полів, інформація в які обов'язково заповнюється для будь-якого повідомлення (графа "обов'язковість заповнення" із значенням "+"). Вся інша інформація вноситься у випадку її наявності.

Наприклад, при внесенні інформації про учасників операції обов'язковим є внесення інформації про учасника операції - клієнта: підструктура OSOBA структури INF_STR, підструктура DOC_REG структури OSOBA, підструктура ADR_U структури OSOBA, підструктура ADR_P структури OSOBA, підструктура DOC_PASS структури OSOBA, підструктура BNK_U структури OSOBA та учасника операції - контрагента: підструктура OSOBA структури INF_STR та підструктура BNK_U структури OSOBA. У випадку коли контрагент є клієнтом банку, СПФМ-банкам слід внести відповідну інформацію в поля, які є не обов'язковими для заповнення.

При внесенні інформації до запису в реєстрі, не допускається заповнення полів, інформація стосовно яких невідома, сторонніми символами(нулями, іншими цифрами та буквами, послідовність яких не несе змісту),окрім випадків, встановлених вимогами нормативних документів Держфінмоніторингу та Національного банку України. Якщо інформація щодо учасника операції невідома, таінформаційне поле не є обов'язковим для заповнення, СПФМ-банку (відокремленому підрозділу) слід залишати це поле незаповненим.

Щодо помилки "не пройдено автоматичний логічно-семантичний контроль (код 9502)".

Якщо в інформації про фінансову операцію поле "Статус (тип) учасника" (тег CL_CTP) набуває значення 2 (фізична особа) або 3 (фізична особа-субєкт підприємницької діяльності), то в полі "Назва" (тег CL_NMI) проставляється значення, що містить тільки прізвище фізичної особи (підструктура OSOBA структури INF_STR);

Якщо в інформації про фінансову операцію поле "Вид повідомлення про операцію" (тег OPR_ACT) набуває значення 1 "Первинне (додати повідомлення до бази даних)", то реквізити полів "Порядковий номер реєстрації фінансової операції в реєстрі" (тег MOD_ID) та "Дата реєстрації фінансової операції в реєстрі" (тег MOD_DATE) не заповнюються (підструктура OPERACIA структури INF_STR);

Відповідальному працівнику СПФМ-банку в цій роботі слід враховувати правила логічного контролю визначені, зокрема, наказами Держфінмоніторингу від 02.12.2005 N 241, від 27.09.2006 N 188, від 25.10.2006 N 212, від 16.11.2006 N 225, від 28.04.2007 N 79.

Щодо помилки "кожне слово рядка значення реквізиту має містити літери тільки латиниці або тільки кирилиці (код 9501)".

При заповненні файлів-повідомлень слід враховувати, що кожне слово рядка, значення окремого реквізиту має містити літери тільки латиниці або тільки кирилиці. Файл-повідомлення не повинно містити ніяких інших букв, знаків чи символів.

Окремі помилки допускаються банками внаслідок не зазначення обов'язкових відомостей у файлі-повідомленні суб'єкта первинного фінансового моніторингу, а саме:

- відсутній розділ DOC_REG для учасника клієнта (статус (тип) учасника: юридична особа, філія (структурний підрозділ), суб'єкт підприємницької діяльності (код помилки 9446);