Керуючись статтями 5 та 13 Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом", пунктами 5, 8-10, 12 Порядку реєстрації фінансових операцій суб'єктами первинного фінансового моніторингу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.04.2003 N 644, пунктом 7 Порядку взяття на облік Державним департаментом фінансового моніторингу фінансових операцій, що підлягають обов'язковому фінансовому моніторингу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.04.2003 N 646, а також пунктами 2.4, 6.4, 6.6, 6.10 Вимог до організації фінансового моніторингу суб'єктами первинного фінансового моніторингу у сфері запобігання та протидії запровадженню в легальний обіг доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансуванню тероризму, затверджених наказом Державного департаменту фінансового моніторингу від 24.04.2003 N 40 та зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 29.04.2003 за N 337/7658,

1. Затвердити такі форми обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу, які надаються суб'єктами первинного фінансового моніторингу та їх відокремленими підрозділами (додаються):

N 1-ФМ "Картка реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб";

N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу";

N 3-ФМ "Повідомлення про результати обробки картки реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб";

N 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу";

N 5-ФМ "Повідомлення про взяття фінансової операції на облік або про відмову від взяття на облік Держфінмоніторингом";

N 6-ФМ "Запит про надання додаткової інформації з питань фінансового моніторингу".

2. Затвердити Інструкцію щодо заповнення форм обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу (додається).

3. Установити, що відомості щодо операцій, які підлягають фінансовому моніторингу або можуть бути пов'язані з фінансуванням тероризму, надаються суб'єктами первинного фінансового моніторингу Державному комітету фінансового моніторингу України (далі - Держфінмоніторинг) в електронному вигляді каналами зв'язку або на магнітному носії та засвідчуються електронним цифровим підписом в установленому законодавством порядку. При цьому магнітний носій надається разом із супровідним листом.

4. Дозволити суб'єктам первинного фінансового моніторингу, крім банків, передавати до Держфінмоніторингу інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу або можуть бути пов'язані з фінансуванням тероризму, на паперових носіях поштою з повідомленням про вручення у разі, якщо суб'єкт первинного фінансового моніторингу подає такі повідомлення несистематично.

Подання повідомлень про фінансові операції вважається несистематичним у разі, якщо суб'єкт первинного фінансового моніторингу подає повідомлення Держфінмоніторингу, які не є пов'язаними між собою, у кількості не більше чотирьох щорічно (протягом календарного року).

Для цілей цього наказу повідомлення вважаються пов'язаними між собою, якщо вони стосуються однієї фінансової операції (у тому числі додаткові) або одне з цих повідомлень містить відповідне посилання у полях 650 "Порядковий номер реєстрації пов'язаної фінансової операції в реєстрі", 660 "Дата реєстрації пов'язаної фінансової операції в реєстрі", 670 "Коментар до пов'язаної фінансової операції" форми N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" на фінансові операції, повідомлення про які були подані Держфінмоніторингу суб'єктом первинного фінансового моніторингу раніше.

У разі необхідності подання п'ятого та наступних повідомлень суб'єкт первинного фінансового моніторингу подає такі повідомлення Держфінмоніторингу на паперових носіях поштою з повідомленням про вручення та в місячний строк з моменту подання п'ятого повідомлення забезпечує подання інформації в електронному вигляді.

5. Установити, що форми обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу, використовуються суб'єктами первинного фінансового моніторингу та їх відокремленими підрозділами, які не є банками, у таких випадках:

Форма N 1-ФМ "Картка реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб" та форма N 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу" при поданні інформації до Держфінмоніторингу на паперових носіях та в інших випадках, установлених Держфінмоніторингом.

Форма N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу":

при реєстрації фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, якщо реєстр ведеться в паперовій формі;

при роздрукуванні реєстру фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, якщо реєстр ведеться в електронній формі;

при поданні інформації до Держфінмоніторингу на паперових носіях.

Форма N 3-ФМ "Повідомлення про результати обробки картки реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб", форма N 5-ФМ "Повідомлення про взяття інформації на облік або відмову від взяття на облік Держфінмоніторингом" при наданні Держфінмоніторингом повідомлень про результати обробки інформації, яка надійшла від суб'єктів первинного фінансового моніторингу.

Форма N 6-ФМ "Запит про надання додаткової інформації з питань фінансового моніторингу" при направленні Держфінмоніторингом України на адресу суб'єкта первинного фінансового моніторингу запиту про надання додаткової інформації у відповідності до вимог Закону "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом".

6. Департаменту інформаційних технологій (Давидюк В.С.) забезпечити до 20.10.2005 розробку та розміщення на веб-сайті Державного комітету фінансового моніторингу України ("http://www.sdfm.gov.ua") файлів у форматі PDF із зразками бланків паперових форм обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу.

7. Департаменту інформаційних технологій (Давидюк В.С.) до 01.11.2005 привести у відповідність до вимог цього наказу програмне забезпечення з обробки інформації, отриманої від суб'єктів первинного фінансового моніторингу (їх відокремлених підрозділів), які не є банками.

8. Форми, пов'язані із здійсненням фінансового моніторингу, та Інструкція щодо їх заповнення набирають чинності з 01.11.2005.

9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету фінансового моніторингу України Кірсанова В.М.

При наданні суб'єктами первинного фінансового моніторингу інформації Державному комітету фінансового моніторингу України (далі - Держфінмоніторинг) згідно з відповідними формами на паперовому носії, заповнені бланки форм подаються в роздрукованому вигляді або заповнюються за допомогою ручки друкованими літерами чорним або синім чорнилом (для форм з ручним способом заповнення).

Стандартні форми в форматі PDF для надання інформації до Держфінмоніторингу можна отримати на офіційному веб-сайті Державного комітету фінансового моніторингу України за адресою http://www.sdfm.gov.ua. При наданні інформації до Держфінмоніторингу забороняється змінювати формат форм, їх геометричні розміри та розміри полів вводу інформації.

При заповненні форм слід користуватися такими загальними правилами:

поля, що мають бути заповнені за допомогою кодів, заповнюються з використанням відповідних довідників кодів;

якщо поля розбиті на клітини, всередині кожної клітини розміщується один символ (одна друкована літера, цифра або інший знак);

якщо з будь-яких причин в окремих полях інформація відсутня, в них ставиться символ "-" (прочерк), якщо відповідне поле розбито на клітини, то прочерк проставляється в усіх клітинах;

якщо в полі, розбитому на клітини, залишаються вільні клітини, то у вільних клітинах зліва від першої цифри проставляється символ "-" (прочерк).

Поля, що містять дані, встановлені в результаті ідентифікації осіб, та опис фінансової операції, призначення платежу заповнюються тільки на підставі та мовою наданих оригіналів документів (чи належним чином завірених копій). Інші поля, які передбачається заповнювати текстом, заповнюються українською мовою.

У цій Інструкції термін "Ідентифікатор" вживається у такому значенні - це комбінація із шести літер латинського алфавіту та/або цифр, яка присвоюється Держфінмоніторингом України суб'єкту первинного фінансового моніторингу та призначена для його ідентифікації при поданні до Держфінмоніторингу України інформації згідно з вимогами законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансуванню тероризму.

2.1. Форма N 1-ФМ "Картка реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб" подається до Держфінмоніторингу тільки суб'єктом первинного фінансового моніторингу в таких випадках:

у разі реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу в інформаційно-аналітичній системі Держфінмоніторингу;

у разі подання інформації про відокремлений підрозділ суб'єкта первинного фінансового моніторингу;

у разі призначення (звільнення) відповідального працівника за проведення фінансового моніторингу або особи, що тимчасово виконує його обов'язки в суб'єкті первинного фінансового моніторингу (відокремленому підрозділі);

при зміні загальних та додаткових відомостей про суб'єкта первинного фінансового моніторингу;

при зміні відомостей про відокремлений підрозділ;

при зміні відомостей про відповідального працівника суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) або особи, що тимчасово виконує його обов'язки;

у разі припинення діяльності суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу).

2.2. Форма N 1-ФМ заповнюється за такими правилами:

у разі, якщо форма N 1-ФМ з відомостями про суб'єкта первинного фінансового моніторингу та призначення або звільнення відповідального працівника (або особи, що тимчасово виконує його обов'язки) суб'єкта первинного фінансового моніторингу надсилається вперше, заповнюються розділи I, II, III та V, при цьому у полі 040 "Вид повідомлення (код)" розділу I зазначається код виду повідомлення "первинне" без заповнення поля 050 "Ідентифікатор суб'єкта в ІАС ДКФМУ";

при заповненні форми N 1-ФМ відомостями про відокремлений підрозділ суб'єкта первинного фінансового моніторингу та призначення або звільнення відповідального працівника (або особи, що тимчасово виконує його обов'язки) відокремленого підрозділу заповнюються розділи I, IV та V. Поля 010-030, 050 "Ідентифікатор суб'єкта в ІАС ДКФМУ" розділу I заповнюються реквізитами суб'єкта первинного фінансового моніторингу. Якщо форма N 1-ФМ для відповідного відокремленого підрозділу надсилається вперше, у полі 040 "Вид повідомлення (код)" розділу I зазначається код виду повідомлення "первинне", поле 051 "Ідентифікатор відокремленого підрозділу в ІАС ДКФМУ" не заповнюється, у полі 060 "Тип суб'єкта (код), відомості про який подаються" вказуються реквізити відокремленого підрозділу. У разі подання додаткового повідомлення з відомостями про відокремлений підрозділ у полі 040 "Вид повідомлення (код)" розділу I зазначається код виду повідомлення "додаткове", у полях 051 "Ідентифікатор відокремленого підрозділу в ІАС ДКФМУ" та 060 "Тип суб'єкта (код), відомості про який подаються" вказуються реквізити відокремленого підрозділу;

розділ I заповнюється обов'язково в усіх випадках подання форми N 1-ФМ до Держфінмоніторингу;

розділи II та III форми N 1-ФМ заповнюються відомостями про суб'єкта первинного фінансового моніторингу при першому поданні до Держфінмоніторингу форми N 1-ФМ та в разі зміни одного з реквізитів суб'єкта первинного фінансового моніторингу, зазначених у цих розділах, або в разі припинення діяльності суб'єкта первинного фінансового моніторингу;

розділ IV заповнюється при поданні відомостей про відокремлений підрозділ суб'єкта первинного фінансового моніторингу, при першому та наступних поданнях відомостей про призначення або звільнення відповідального працівника (або особи, що тимчасово виконує його обов'язки) у відокремленому підрозділі та в разі зміни одного з реквізитів відокремленого підрозділу, зазначених у цьому розділі, або у разі припинення діяльності відокремленого підрозділу;

розділ V заповнюється при першому та наступних поданнях відомостей про призначення або звільнення відповідального працівника (або особи, що тимчасово виконує його обов'язки) суб'єкта первинного фінансового моніторингу або відокремленого підрозділу. Пункти 1, 2, 3 розділу V, у разі необхідності, можуть бути заповнені одночасно, але лише стосовно відповідального працівника (або особи, що тимчасово виконує його обов'язки) суб'єкта первинного фінансового моніторингу або відповідального працівника (або особи, що тимчасово виконує його обов'язки) відокремленого підрозділу цього суб'єкта;

при зміні загальних та додаткових відомостей про суб'єкта первинного фінансового моніторингу в розділах II, III або ж про відповідального (відповідальних) працівника (працівників) (розділ V) заповнюються тільки ті поля, у яких відбулися будь-які зміни, поле 040 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "додаткове". У разі зміни окремих реквізитів відокремленого підрозділу суб'єкта первинного фінансового моніторингу, зазначених у розділі IV чи V, обов'язково вказуються поля 320, 330 та поля, у яких відбулися зміни, поле 040 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "додаткове". У разі відсутності у відокремленого підрозділу власного ідентифікаційного коду за ЄДРПОУ вказується код за ЄДРПОУ суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

У колі в правому нижньому куті Картки реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб проставляється зразок печатки суб'єкта первинного фінансового моніторингу чи відокремленого підрозділу, який реєструється.

Картка підписується керівником суб'єкта первинного фінансового моніторингу із зазначенням таких відомостей:

- повне найменування посади;

- прізвище, ім'я та по батькові керівника, а також його особистий підпис.

Підпис засвідчується відбитком печатки суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

У разі, якщо суб'єкт первинного фінансового моніторингу приймає рішення щодо надання дозволу відокремленому підрозділу безпосередньо подавати до Держфінмоніторингу форму N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" та N 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу", то при поданні інформації про відокремлений підрозділ суб'єкта первинного фінансового моніторингу в колі "Зразок відбитка печатки" в правому нижньому куті форми N 1-ФМ "Картка реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб" проставляється печатка відокремленого підрозділу. В інших випадках проставляється печатка суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу (форма N 2-ФМ, формується із послідовних записів про фінансову операцію, при цьому кожний запис складається із заповнених бланків форм за відповідними розділами. Усі записи в Реєстрі нумеруються послідовно та мають наскрізну нумерацію. Бланки форм, передбачені розділом III реєстру, заповнюються для кожного учасника фінансової операції окремо.

У цій Інструкції наведені нижче терміни вживаються в такому значенні:

Клієнт - будь-яка особа, що звертається за одержанням послуг або яка укладає договір з суб'єктом первинного фінансового моніторингу.

Контрагент - особа, яка є другою стороною фінансової операції (контрагентом може виступати суб'єкт первинного фінансового моніторингу), при якій між клієнтом та контрагентом відбувається передача активів.

Фактичний вигодоодержувач (бенефіціар) - інша сторона фінансової операції, що є відмінною від клієнта та контрагента, та яка не діє від імені чи за дорученням клієнта або контрагента, та від імені або за дорученням якої не діють клієнт або контрагент, але яка фактично одержує вигоду від проведення цієї фінансової операції, чи на користь якої передається (або передбачено передачу) актив або здійснюється (передбачено здійснення) платіж в результаті проведення цієї фінансової операції.

Форма N 2-ФМ повинна включати відомості обов'язково щонайменше про двох учасників: клієнта та контрагента. У залежності від характеру фінансової операції форма N 2-ФМ може містити декілька відомостей про клієнтів, контрагентів та інших учасників фінансової операції згідно з довідником кодів типів осіб, що мають відношення до фінансової операції (додаток 8).

Суб'єкт первинного фінансового моніторингу при визначенні особи, що має відношення до фінансової операції, та заповненні розділу III "Відомості про учасника фінансової операції" форми N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" користується наступним правилом: суб'єкт первинного фінансового моніторингу не може виступати у фінансовій операції, дані про яку він вносить у реєстр як клієнт.

Виправлення даних, внесених до реєстру фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, не допускається. У разі допущення помилки (помилок) у реєстрі фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, у реєстрі необхідно анулювати помилковий запис щодо відповідної фінансової операції, а виправлений запис про фінансову операцію внести під новим номером. Анулювання запису фіксується шляхом внесення тексту "АНУЛЬОВАНО" у поле "Додаткова інформація" розділу IV реєстру. У новому записі в реєстрі поле 470 "Порядковий номер реєстрації фінансової операції у реєстрі" повинно містити порядковий номер за загальною наскрізною нумерацією записів у реєстрі.

При виправленні помилок або неточностей у записах, інформацію щодо яких не було взято на облік Держфінмоніторингом, у реєстрі слід обов'язково заповнити поле 450 "Дані про попереднє повідомлення та реєстрацію фінансової операції, що не взята на облік.

При виявленні помилок або неточностей у записах, інформацію щодо яких було взято на облік Держфінмоніторингом, у реєстрі також необхідно анулювати помилковий запис щодо відповідної фінансової операції, а виправлений запис про фінансову операцію внести під новим номером та надіслати до Держфінмоніторингу. При цьому в полях 690 та 700 зазначається відповідно порядковий номер фінансової операції, що корегується, у реєстрі і дата та час реєстрації фінансової операції, що корегується.