Відповідно до пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року N 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади"

1. Затвердити Порядок зберігання електронних документів в архівних установах.

2. Відділу формування Національного архівного фонду та діловодства (Сельченкова С.В.) забезпечити подання наказу в установленому порядку до Міністерства юстиції України для державної реєстрації.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Держкомархіву України Портнова Г.В.

1. Цей Порядок установлює загальні правила:

оперативного зберігання електронних документів, створених згідно із законодавством про електронний цифровий підпис, електронні документи та електронний документообіг (далі - електронні документи) органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності (далі - установи);

підготовки та передавання електронних документів на тривале зберігання до архівного підрозділу установи;

тривалого зберігання електронних документів в архівному підрозділі установи.

2. Оперативне зберігання електронних документів з часу їх створення (надходження) і до передавання до архівного підрозділу забезпечується тим структурним підрозділом установи, у якому ці документи перебували на виконанні. У невеликих установах оперативне зберігання електронних документів забезпечується службою діловодства.

3. Електронні документи формуються в електронні справи відповідно до затвердженої номенклатури справ установи. Групування електронних документів у справи здійснюється за тим самим порядком, що й для документів із паперовими носіями. Головними чинниками формування електронної справи є строки зберігання і тематика інформації електронних документів.

Електронні справи мають включати електронні документи, що містять первинну інформацію, та реквізити електронних документів (у вигляді окремих файлів), де фіксуються всі службові позначки, що виникли в процесі виконання документа з певного питання (резолюції, візи, грифи погодження та затвердження, усі електронні підписи, реєстраційно-контрольна картка тощо).

4. Методичне керівництво і контроль за формуванням електронних документів у справи та їх оперативним зберіганням здійснює служба діловодства. Технічні та технологічні умови зберігання і користування електронними документами забезпечує підрозділ інформаційних технологій або підрозділ, на який покладено організацію робіт, пов'язаних із захистом інформації в автоматизованих системах.

5. Вимоги до забезпечення захисту електронних документів формуються для кожної автоматизованої системи окремо відповідно до вимог нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.

6. Електронні справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) перебувають на оперативному зберіганні в структурному підрозділі. На них можна не складати описи справ. Після закінчення строку їх зберігання вони знищуються в установленому порядку. Електронні справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання перебувають на оперативному зберіганні протягом двох років, після чого передаються до архівного підрозділу установи.