Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 12.07.2005 N 572 "Про внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України" та з метою вдосконалення форм обліку та надання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу, керуючись статтями 5 та 13 Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом", пунктами 5, 8 - 10, 12 Порядку реєстрації фінансових операцій суб'єктами первинного фінансового моніторингу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.04.2003 N 644, пунктом 7 Порядку взяття на облік Державним комітетом фінансового моніторингу фінансових операцій, що підлягають обов'язковому фінансовому моніторингу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.04.2003 N 646,

1. Унести до наказу Державного департаменту фінансового моніторингу від 13.05.2003 N 48 "Про затвердження деяких форм обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу, та Інструкції щодо їх заповнення", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23.05.2003 за N 394/7715, такі зміни і доповнення:

1.1. Пункт 1 викласти в новій редакції:

"1. Затвердити такі форми обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу, які надаються суб'єктами первинного фінансового моніторингу та їх відокремленими підрозділами (крім представництв) (додаються):

N 1-ФМ "Картка реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб";

N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу";

N 3-ФМ "Повідомлення про результати обробки картки реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб";

N 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу";

N 5-ФМ "Повідомлення про взяття фінансової операції на облік або про відмову від взяття на облік Держфінмоніторингом";

N 6-ФМ "Запит про надання додаткової інформації з питань фінансового моніторингу".

1.2. Абзац третій пункту 4 викласти в такій редакції:

"Для цілей цього наказу повідомлення вважаються пов'язаними між собою, якщо вони стосуються однієї фінансової операції (у тому числі додаткові) або одне з цих повідомлень містить відповідне посилання у полях 650 "Порядковий номер реєстрації пов'язаної фінансової операції в реєстрі", 660 "Дата реєстрації пов'язаної фінансової операції в реєстрі", 670 "Коментар до пов'язаної фінансової операції" форми N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" на фінансові операції, повідомлення про які були подані Держфінмоніторингу суб'єктом первинного фінансового моніторингу раніше".

1.3. Пункт 5 викласти в такій редакції:

"5. Установити, що форми обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу, використовуються суб'єктами первинного фінансового моніторингу та їх відокремленими підрозділами (крім представництв), які не є банками, у таких випадках:

Форма N 1-ФМ "Картка реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб" та форма N 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу" при поданні інформації до Держфінмоніторингу на паперових носіях та в інших випадках, установлених Держфінмоніторингом.

Форма N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що можуть бути пов'язані з легалізацією (відмиванням) доходів":

при реєстрації фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, якщо реєстр ведеться в паперовій формі;

при роздрукуванні реєстру фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, якщо реєстр ведеться в електронній формі;

при поданні інформації до Держфінмоніторингу на паперових носіях.

Форма N 3-ФМ "Повідомлення про результати обробки картки реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб", форма N 5-ФМ "Повідомлення про взяття інформації на облік або відмову від взяття на облік Держфінмоніторингом" при поданні інформації суб'єктами первинного фінансового моніторингу на паперових носіях Держфінмоніторингу".

1.4. Пункти 6-9 викласти в такій редакції:

"6. Департаменту інформаційних технологій (Давидюк В.С.) забезпечити до 20.10.2005 розробку та розміщення на веб-сайті Державного комітету фінансового моніторингу України ("http://www.sdfm.gov.ua") файлів у форматі PDF із зразками бланків паперових форм обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу.

7. Департаменту інформаційних технологій (Давидюк В.С.) до 01.11.2005 привести у відповідність до вимог цього наказу програмне забезпечення з обробки інформації, отриманої від суб'єктів первинного фінансового моніторингу (їх відокремлених підрозділів), які не є банками.

8. Форми, пов'язані із здійсненням фінансового моніторингу, та Інструкція щодо їх заповнення набирають чинності з 01.11.2005.

9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету фінансового моніторингу України Кірсанова В.М.".

2. Унести зміни до Інструкції щодо заповнення форм обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу, затвердженої наказом Державного департаменту фінансового моніторингу від 13.05.2003 N 48, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 23.05.2003 за N 394/7715, виклавши її в новій редакції, що додається.

3. Юридичному управлінню (Журавська Л.В.) спільно з Департаментом взаємодії та методичного забезпечення системи фінансового моніторингу (Підгородецька Л.М.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету фінансового моніторингу України Кірсанова В.М.

При наданні суб'єктами первинного фінансового моніторингу інформації Державному комітету фінансового моніторингу України (далі - Держфінмоніторинг) згідно з відповідними формами на паперовому носії, заповнені бланки форм подаються в роздрукованому вигляді або заповнюються за допомогою ручки друкованими літерами чорним або синім чорнилом (для форм з ручним способом заповнення).

Стандартні форми в форматі PDF для надання інформації до Держфінмоніторингу можна отримати на офіційному веб-сайті Державного комітету фінансового моніторингу України за адресою http://www.sdfm.gov.ua. При наданні інформації до Держфінмоніторингу забороняється змінювати формат форм, їх геометричні розміри та розміри полів вводу інформації.

При заповненні форм слід користуватися такими загальними правилами:

поля, що мають бути заповнені за допомогою кодів, заповнюються з використанням відповідних довідників кодів;

якщо поля розбиті на клітини, всередині кожної клітини розміщується один символ (одна друкована літера, цифра або інший знак);

якщо з будь-яких причин в окремих полях інформація відсутня, в них ставиться символ "-" (прочерк), якщо відповідне поле розбито на клітини, то прочерк проставляється в усіх полях;

якщо в полі, розбитому на клітини, залишаються вільні клітини, то у вільних клітинах зліва від першої цифри проставляється символ "-" (прочерк).

Поля, що містять дані, встановлені в результаті ідентифікації осіб, та опис фінансової операції, призначення платежу заповнюються тільки на підставі та мовою наданих оригіналів документів (чи належним чином завірених копій). Інші поля, які передбачається заповнювати текстом, заповнюються українською мовою.

У цій Інструкції термін "Ідентифікатор в інформаційно-аналітичній системі ДКФМУ" вживається у такому значенні: це унікальний 6-символьний код у 36-ковій системі числення, який Держфінмоніторинг формує та присвоює суб'єкту первинного фінансового моніторингу при його реєстрації в інформаційно-аналітичній системі ДКФМУ для подальшого подання суб'єктом первинного фінансового моніторингу інформації про фінансові операції, про що суб'єкт первинного фінансового моніторингу інформується за допомогою форми N 3-ФМ.

2.1. Форма N 1-ФМ "Картка реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб" надається до Держфінмоніторингу в таких випадках:

- у разі призначення відповідального працівника за проведення фінансового моніторингу та реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу - юридичної особи (відокремленого підрозділу), що має свій власний ідентифікаційний код (номер) за ЄДРПОУ, в інформаційно-аналітичній системі Держфінмоніторингу;

- при звільненні особи, відповідальної за проведення фінансового моніторингу;

- при призначенні іншої особи, відповідальної за проведення фінансового моніторингу;

- при тимчасовому призначенні особи, відповідальної за проведення фінансового моніторингу;

- при зміні загальних та додаткових відомостей про суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу);

- при потребі суб'єкта первинного фінансового моніторингу зареєструвати свій відокремлений підрозділ, що не має власного ідентифікаційного коду (номера) за ЄДРПОУ, в інформаційно-аналітичній системі ДКФМУ для подання в подальшому цим підрозділом інформації до Держфінмоніторингу.

2.2. Форма N 1-ФМ заповнюється за такими правилами:

розділ I заповнюється у всіх випадках надання форми N 1-ФМ до Держфінмоніторингу. У разі, якщо форму N 1-ФМ надсилає суб'єкт первинного фінансового моніторингу, розділ І заповнюється його реквізитами. У разі, якщо форма N 1-ФМ надсилається відокремленим підрозділом, у розділі І указуються реквізити суб'єкта первинного фінансового моніторингу-юридичної особи;

при наданні суб'єктом первинного фінансового моніторингу форми N 1-ФМ вперше розділи II, III, V (пункт 1 "Відомості про призначення відповідального працівника" - обов'язково; пункти 2 та 3 заповнюються у разі необхідності) заповнюються повністю (всі поля), за винятком поля 050 "Ідентифікатор суб'єкта в ІАС ДКФМУ", поле 040 "Вид повідомлення (код)" в цьому разі кодується значенням "первинне". При першому поданні форми N 1-ФМ відокремленим підрозділом (без ідентифікаційного коду (номера) за ЄДРПОУ) аналогічно заповнюються розділи IV, V. При подальшому поданні поле 050 заповнюється обов'язково;

при потребі суб'єкта первинного фінансового моніторингу зареєструвати свій відокремлений підрозділ, що не має власного ідентифікаційного коду (номера) за ЄДРПОУ, в інформаційно-аналітичній системі ДКФМУ надається окреме повідомлення, розділ I якого заповнюється реквізитами суб'єкта первинного фінансового моніторингу-юридичної особи, розділи II, III не заповнюються, у розділах IV та V вказуються реквізити відокремленого підрозділу;

при зміні загальних та додаткових відомостей про суб'єкта первинного фінансового моніторингу (чи відокремлений підрозділ) у розділах II, III чи IV (відповідно) або ж про відповідальних осіб (розділ V) заповнюються тільки ті поля , в яких є будь-які зміни, а інші поля та розділи (за винятком розділу I) заповнюються символом "-" (прочерк), поле 040 "Вид повідомлення (код)" в цьому разі кодується значенням "додаткове";

у розділі V пункти 1 ("Відомості про призначення відповідального працівника"), 2 ("Відомості про особу, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника у разі його відсутності"), 3 ("Відомості про звільнення відповідального працівника або особи, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника у разі його відсутності") заповнюються відповідно при призначенні, призначенні для тимчасового виконання обов'язків або звільненні осіб, відповідальних за проведення фінансового моніторингу, поле 040 "Вид повідомлення" в цьому разі кодується значенням "додаткове". Пункти 1, 2 та 3 у разі необхідності можуть бути заповнені одночасно.

Приклад:

при наданні інформації про звільнення відповідального працівника заповнюються розділ I та пункти 1 "Відомості про призначення відповідального працівника" та 3 "Відомості про звільнення відповідального працівника або особи, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника у разі його відсутності" розділу V, поле 040 "Вид повідомлення" в цьому разі кодується значенням "додаткове";

при наданні інформації про зміну місцезнаходження суб'єкта первинного фінансового моніторингу заповнюються розділ I та відповідні поля (дані, за якими змінилися) розділу III "Додаткові відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу", поле 040 "Вид повідомлення (код)" в цьому разі кодується значенням "додаткове".

У колі в правому нижньому куті Картки реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб проставляється зразок печатки суб'єкта первинного фінансового моніторингу чи відокремленого підрозділу, який реєструється.

Картка підписується керівником суб'єкта первинного фінансового моніторингу із зазначенням таких відомостей:

- повне найменування посади;

- прізвище, ім'я та по батькові керівника, а також його особистий підпис.

Підпис засвідчується відбитком печатки суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу (форма N 2-ФМ), формується із послідовних записів про фінансову операцію, при цьому кожний запис складається із заповнених бланків форм за відповідними розділами. Усі записи в Реєстрі нумеруються послідовно та мають наскрізну нумерацію. Бланки форм, передбачені розділом II реєстру, заповнюються для кожного учасника фінансової операції окремо.

У цій Інструкції наведені нижче терміни вживаються в такому значенні:

Клієнт - будь-яка особа, що звертається за одержанням послуг або яка укладає договір з суб'єктом первинного фінансового моніторингу.

Контрагент - особа, яка є другою стороною фінансової операції (контрагентом може виступати суб'єкт первинного фінансового моніторингу), при якій між клієнтом та контрагентом відбувається передача активів.

Фактичний вигодоодержувач (бенефіціар) - інша сторона фінансової операції, що є відмінною від клієнта та контрагента, та яка не діє від імені чи за дорученням клієнта або контрагента, та від імені або за дорученням якої не діють клієнт або контрагент, але яка фактично одержує вигоду від проведення цієї фінансової операції, чи на користь якої передається (або передбачено передачу) актив або здійснюється (передбачено здійснення) платіж в результаті проведення цієї фінансової операції.

Форма N 2-ФМ повинна включати відомості обов'язково щонайменше про двох учасників: клієнта та контрагента. У залежності від характеру фінансової операції форма N 2-ФМ може містити декілька відомостей про клієнтів, контрагентів та інших учасників фінансової операції згідно з довідником кодів типів осіб, що мають відношення до фінансової операції (додаток 8).

Виправлення даних, внесених до реєстру фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, не допускається. У разі допущення помилки (помилок) у реєстрі фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, у реєстрі необхідно анулювати помилковий запис щодо відповідної фінансової операції, а виправлений запис про фінансову операцію внести під новим номером. Анулювання запису фіксується шляхом внесення тексту "АНУЛЬОВАНО" у поле "Додаткова інформація" розділу IV реєстру. У цьому самому полі зазначаються номер та дата нового запису про цю фінансову операцію. У новому записі в реєстрі поле 470 "Порядковий номер реєстрації фінансової операції у реєстрі" повинно містити порядковий номер за загальною наскрізною нумерацією записів у реєстрі.

При виявленні помилок або неточностей у записах, інформацію щодо яких було взято на облік Держфінмоніторингом, у реєстрі також необхідно анулювати помилковий запис щодо відповідної фінансової операції, а виправлений запис про фінансову операцію внести під новим номером та надіслати до Держфінмоніторингу. При цьому в полях 690 та 700 зазначається відповідно порядковий номер фінансової операції, що корегується, у реєстрі і дата та час реєстрації фінансової операції, що корегується.