Відповідно до пункту 6 частини першої статті 152 та частини п'ятої статті 153 Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого рішенням Вищої Ради правосуддя України від 17.01.2019 № 141/0/15-19, з метою вдосконалення порядку ведення діловодства в місцевих та апеляційних судах України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, що додається.

2. Визнати такими, що втратили чинність, накази Державної судової адміністрації України:

від 20.02.2013 № 28 "Про затвердження Інструкції з діловодства в господарських судах України";

від 17.06.2013 № 84 "Про внесення змін до Інструкції з діловодства в господарських судах України";

від 29.11.2013 № 161 "Про внесення змін до Інструкції з діловодства в господарських судах України";

від 17.12.2013 № 173 "Про затвердження Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ";

від 17.12.2013 № 174 "Про затвердження Інструкції з діловодства в адміністративних судах України";

від 28.12.2015 № 240 "Про внесення змін до Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ";

від 20.01.2016 № 11 "Про внесення змін до Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ".

3. Управлінню організаційного забезпечення та контролю (Парубченко Т.В.) довести копію цього наказу до територіальних управлінь Державної судової адміністрації України, апеляційних судів.

4. Начальникам територіальних управлінь Державної судової адміністрації України не пізніше наступного робочого дня за днем отримання цього наказу довести його копію до місцевих загальних, місцевих господарських та окружних адміністративних судів.

5. Керівникам апаратів місцевих та апеляційних судів забезпечити ведення діловодства відповідно до вимог Інструкції.

6. Прес-центру (на правах сектору) (Пастухова В.М.) опублікувати наказ на офіційному веб-порталі "Судова влада України" у розділі "Нормативно-правова база" рубрики "Інше".

7. Цей наказ набирає чинності з 1 січня 2020 року.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної судової адміністрації України Чорнуцького С.П.

1. У цій Інструкції терміни вживаються в такому значенні:

архів суду - структурний підрозділ (відповідальний за ведення архіву працівник (посадова особа) апарату суду), що організовує і забезпечує приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними;

бланк службового документа - уніфікована форма службового документа суду з відповідними реквізитами та полями постійної і змінної інформації;

витяг - засвідчена копія частини тексту службового документа суду;

вихідна кореспонденція - документи, які направляються за межі суду;

відповідальний працівник - посадова особа (працівник апарату суду), який відповідно до посадових обов'язків чи наказу керівника апарату суду здійснює опрацювання вхідної та вихідної кореспонденції суду, забезпечує здійснення контролю за виконанням документів, станом ведення діловодства у відповідному структурному підрозділі, роботу з речовими доказами, роботу з архівом, тощо;

віза - реквізит внутрішнього погодження документа, який включає: особистий підпис, ініціали і прізвище посадової особи, яка візує документ, дату візування;

внутрішній опис - викладені в установленій формі відомості про склад і зміст документів судової чи номенклатурної справи (порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки, номери аркушів справи, на яких розміщено кожен документ, тощо) й примітки;

вхідна кореспонденція - документи, а також судові справи й матеріали, що надходять до суду;

діловодство - сукупність процесів, що забезпечують організацію роботи в суді з документування процесуальної та управлінської інформації;

документ - створена або отримана судом у процесі його діяльності інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігання і передача її у часі й просторі;

документообіг у суді - рух документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення;

канцелярія - структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу, зберігання документів до передавання до архіву суду;

керівництво суду - голова суду, заступники голови суду згідно з розподілом адміністративних повноважень; керівник апарату суду, його заступники; особи, які виконують їх обов'язки;

копія документа - документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи іншої інформації документа суду та в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак;

номенклатура справ - обов'язковий для суду систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві суду, із зазначенням строків зберігання справ;

опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду;

організаційно-розпорядча документація - уніфікована підсистема управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління та управлінської роботи в суді;

працівники суду - судді, працівники апарату суду (у тому числі, працівники патронатної служби);

процесуальний документ - документ, на який поширюються вимоги процесуального закону;

реєстр - обліковий журнал, призначений для накопичення, обліку і зберігання відомостей про документ, із зазначенням реєстраційного індексу, дати реєстрування, короткого змісту тощо;

реєстрація документа - сукупність дій, пов'язаних із фіксуванням факту створення або надходження документа, шляхом присвоєння унікального номера із записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ, які проводяться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документі інформації;

резолюція - реквізит документа у вигляді напису, в якому міститься зміст рішення, прийнятого керівництвом суду щодо виконання документа, із зазначенням дати накладення резолюції, виконавця (виконавців), терміну виконання, прізвища та ініціалів автора резолюції, а також його підпису;

реквізит службового документа - обов'язковий елемент, зафіксований в документі суду для його ідентифікації, організації обліку та надання йому юридичної сили;

службовий документ - офіційно зареєстрований канцелярією або відповідним чином засвідчений документ, що одержаний чи створений судом у процесі його діяльності та має відповідні реквізити;

судова справа - позовні заяви, заяви, скарги, справи, матеріали кримінального провадження, подання та інші передбачені законом процесуальні документи, що подаються до суду й можуть бути предметом судового розгляду, судові процесуальні документи, що виготовляються судом;

судове рішення - процесуальний документ, постановлений судом під час розгляду судової справи на будь-якій стадії судового процесу (ухвала, рішення, вирок, постанова, судовий наказ, тощо).

2. Інструкція з діловодства в місцевих та апеляційних судах України (далі - Інструкція) визначає загальні правила ведення діловодства в місцевих та апеляційних судах України, регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення до знищення в установленому порядку або передачі до державної архівної установи.

Робота з управлінськими документами здійснюється в судах з урахуванням вимог наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 "Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181, інших нормативно-правових актів.

Порядок ведення діловодства з питань роботи з персоналом визначається чинним законодавством;

3. Інструкція встановлює порядок автоматизованої (електронної) обробки, обліку та контролю документів, судових справ за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (далі - АСДС) і ведення діловодства в паперовій формі.

Створення електронних документів здійснюється відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", наказу Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 "Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198, та Положення про порядок функціонування окремих підсистем (модулів) Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи, затвердженого рішенням Вищої ради правосуддя від 17 серпня 2021 року № 1845/0/15-21 (далі - Положення про порядок функціонування окремих підсистем ЄСІТС).

Суди можуть створювати документи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання лише в електронній формі за умови наявності відповідного технічного забезпечення з урахуванням вимог законодавства України та Інструкції.

4. Порядок роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, регулюється спеціальним законодавством у цій сфері, з урахуванням особливостей, визначених Розділом XX- 1 цієї Інструкції.

Порядок роботи з документами, що містять службову інформацію, визначається Законом України "Про доступ до публічної інформації", Типовою інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736 (далі - Типова інструкція), а також іншими спеціальними законами і нормативно-правовими актами, що діють у сфері регулювання порядку роботи з документами, які містять службову інформацію.

На підставі Типової інструкції суд, за потреби, може затверджувати власну інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію.

Порядок роботи з документами, які містять державну таємницю, регулюється Законом України "Про державну таємницю", а також іншими спеціальними законами і нормативно-правовими актами, що діють у сфері державної таємниці.

5. Звернення громадян, що не підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства України, розглядаються в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян". Діловодство за ними ведеться згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348.

6. Порядок роботи в суді із запитами на отримання публічної інформації здійснюється відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації".

7. Вимоги Інструкції не поширюються на процесуальні документи, порядок оформлення та розсилка яких регламентуються процесуальним законодавством України.

8. Діловодство в суді ведеться державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством України.

Усі документи суду складаються державною мовою. У випадках, передбачених міжнародним договором України, суд складає процесуальний документ мовою, передбаченою відповідним міжнародним договором України, або додає до нього завірений відповідно до законодавства України переклад на таку мову.

Іноземною мовою можуть складатися документи суду, які адресуються безпосередньо міжнародній або іноземній організації, підприємству, установі, посадовій особі, іноземному громадянину. При складанні документа іноземною мовою також обов'язково складається примірник цього документа державною мовою. Документи іноземною мовою складаються (перекладаються) працівником суду, при наявності відповідного сертифікату (документу про освіту), що підтверджує вільне володіння іноземною мовою, або надаються перекладачу (бюро перекладів) за погодженням із керівництвом суду.

У діловодстві суду можуть використовуватися вхідні документи, викладені іноземною мовою, забезпечені перекладом відповідно до вимог чинного законодавства.

9. Організація діловодства в суді покладається на канцелярію.

Загальне керівництво канцелярією в суді здійснює керівник апарату суду.

Організація та контроль за станом ведення діловодства, складанням, оформленням, проходженням, зберіганням документів у структурних підрозділах апарату суду покладається на керівників цих підрозділів, а в судах без структурних підрозділів - на керівника апарату суду.

Керівник апарату суду та керівники структурних підрозділів забезпечують вивчення працівниками положень Інструкції і здійснюють контроль за дотриманням її вимог, а також надають практичну та методичну допомогу в разі потреби.

У судах здійснюються періодичні (але не рідше ніж один раз на рік) перевірки стану діловодства в підрозділах апарату суду. Висновки за результатами перевірки стану діловодства в підрозділах апарату суду викладаються у довідці, яка подається на розгляд керівникові апарату для прийняття відповідного рішення щодо вдосконалення роботи з документами. Копія довідки щодо перевірки стану діловодства в місцевих судах надсилається в електронному вигляді до відому відповідному територіальному управлінню Державної судової адміністрації України, в апеляційних судах - Державній судовій адміністрації України.

10. Вимоги Інструкції є обов'язковими для виконання усіма працівниками суду.

Порушення вимог Інструкції, а також недбале зберігання, умисне псування, безпідставне знищення, підроблення, приховування, розкрадання, незаконна передача іншій особі службових документів, у тому числі електронних, а також незаконний доступ до них або до електронної бази даних тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.

Про втрату документа невідкладно доповідається керівникові підрозділу, складається акт (додаток 1) у трьох примірниках, один з яких передається керівникові апарату, другий - канцелярії для відповідного реагування в установленому порядку, третій примірник залишається у керівника відповідного підрозділу. Про складення акта робиться відмітка в реєстраційних документах.

11. Документи суду з часу створення (надходження) і до передачі в архів суду зберігаються за місцем формування або централізовано в канцелярії суду згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Нерозглянуті судові справи, а також заяви, за якими не вирішено питання про відкриття провадження, у тому числі які залишені без руху для усунення недоліків, повинні зберігатися в робочих кабінетах й розташовуватися у шафах (сейфах), здатних забезпечити їх збереження, з унеможливленням доступ сторонніх осіб.

Документи, що надійшли до суду (заяви, скарги, справи, листи тощо), виносити за межі приміщення (приміщень) суду заборонено.

12. На період тимчасової відсутності працівника суду (відпустка, відрядження, хвороба тощо) всі невиконані ним документи передаються для виконання особі, яка його тимчасово заміщує, або іншому працівникові апарату суду за дорученням керівника структурного підрозділу або керівника апарату суду з відміткою про передачу (із зазначенням дати) в автоматизованій системі документообігу суду.

У випадку звільнення або зміни відповідальної посадової особи складається акт приймання-передавання справ та документів (додаток 2) комісії, утвореній наказом голови суду.

У разі ліквідації структурного підрозділу апарату суду не виконані й не завершені діловодством документи і номенклатурні справи цього підрозділу передаються за актом приймання-передавання справ та документів структурному підрозділу, на який покладено виконання функцій ліквідованого підрозділу, або підрозділу (працівникові), визначеному керівником апарату суду. Справи, завершені діловодством, передаються до архіву суду відповідно до номенклатури справ.

При звільненні судді, а також в інших випадках, передбачених законом, коли суддя не може продовжувати розгляд справи, всі нерозглянуті ним судові справи за актом приймання-передавання справ та документів передаються до канцелярії суду для подальшого розподілу в установленому порядку.

Акт приймання-передавання справ та документів підписується трьома працівниками апарату суду, одним з яких є працівник канцелярії, засвідчується печаткою суду. Акти складаються та підписуються не пізніше дати звільнення судді (працівника).

13. Строки зберігання судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, визначаються Переліком судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 07.12.2017 № 1087, Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884 (із змінами).

1. Канцелярія щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до відповідного суду в паперовій формі, а також в електронній формі, якщо вони надійшли в порядку, визначеному Положенням про порядок функціонування окремих підсистем ЄСІТС.

Після отримання кореспонденції здійснюється попередній розгляд документів для відокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом суду або структурними підрозділами апарату суду.

2. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи (довідки, доповідні записки, заяви, протоколи засідань зборів суддів, тощо).

Реєстрація в АСДС здійснюється відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 № 30, із змінами (далі - Положення про АСДС).

Кожен документ реєструється в суді лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

У разі неможливості з об'єктивних причин (кінець робочого дня, тощо) здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду, із зазначенням причин встановлення такого терміну.

Якщо після отримання документа електронною поштою або факсимільним зв'язком до суду надходить такий документ і на паперовому носії, останній передається за призначенням, з відміткою на реєстраційному штампі дати одержання електронного повідомлення.

У разі передачі документа з одного структурного підрозділу до іншого про це робиться відповідна відмітка в АСДС.

3. За зверненням особи, яка подала документ до суду, на першій сторінці наданої нею копії працівник апарату суду, який прийняв документ, проставляє під текстом (а в разі відсутності такої можливості - на іншому вільному місці) штамп суду із зазначенням дати (у разі необхідності - часу) отримання документа, своєї посади, прізвища та підпису і повертає копію особі.

4. Відповідальний працівник суду у день надходження кореспонденції перевіряє цілісність конверта (пакета), відповідність адресування, із дотриманням правил безпеки розкриває конверт (пакет), перевіряє відповідність вкладень опису (наявність додатків до документа).

Відповідальний працівник суду розкриває всі конверти (пакети), за винятком тих, що мають напис "Особисто" або гриф секретності. Конверти (пакети) з відміткою "Особисто" передаються адресатам без відкривання.

Конверти (пакети) з грифом секретності передаються до підрозділу або працівнику апарату суду, який відповідає за режимно-секретну роботу, без відкривання.

Конверти з грифом "для службового користування" розкриваються відповідальним працівником, який має право працювати з документами з грифом "для службового користування".

5. Помилково доставлені до суду документи не реєструються та пересилаються адресату, якщо його місцезнаходження відоме, або повертаються відправнику разом із супровідним листом за підписом керівника апарату суду або визначеної ним відповідальної особи.

6. Конверти (пакети), в яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання документів у пошкодженій упаковці, або якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (додаток 1) у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий додається до вхідних документів.

У разі надходження забруднених чи пошкоджених документів, зміст і реквізити яких неможливо встановити, складається акт (додаток 1) у двох примірниках, один з яких направляється відправнику разом із документами без їх реєстрації.

7. При надходженні до суду судової справи (матеріалів кримінального провадження) перевіряється наявність додатків, зазначених у супровідному листі суду, здійснюється огляд стану справи (наявність томів, повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами опису справи).

У разі виявлення недоліків у формуванні судової справи канцелярія (відповідний структурний підрозділ) складає акт про стан справи, що надійшла до суду, і долучає його до матеріалів справи.

Не підлягають реєстрації рекламні повідомлення, плакати, прейскуранти, вітальні листи і запрошення рекламного характеру, друковані видання (книги, журнали, газети, бюлетені), документи особистого характеру, а також забруднені та пошкоджені документи, зміст та реквізити яких неможливо встановити.

8. Додаткові документи (матеріали), що стосуються розгляду конкретної судової справи, яка перебуває у провадженні суду, у тому числі заяви про відвід, реєструються за датою їх надходження до суду. У разі надходження цих документів у день розгляду справи в суді вхідні документи реєструються також за часом їх надходження.

9. На першому аркуші вхідного документа в паперовій формі (у тому числі, у разі роздрукування паперової копії вхідного електронного документа) у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційна позначка (штамп), в якому зазначаються дата реєстрації, реєстраційний номер (та за необхідності - найменування суду) і підпис особи, яка здійснила реєстрацію документа, а в разі необхідності - і час подання документа.

10. Приймання та передавання документів електронними засобами зв'язку здійснюється відповідно до Положення про порядок використання ресурсів локальної обчислювальної мережі в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях Державної судової адміністрації України, місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, затвердженого наказом ДСА України від 04.12.2013 № 164, та Тимчасового порядку обміну офіційними електронними документами, затвердженого наказом ДСА України від 15.11.2016 № 231.

При роботі з документами, що приймаються або передаються електронною поштою судами, застосовуються офіційні електронні адреси цих судів, визначені Положенням про порядок використання ресурсів мережі Інтернет в ДСА України, територіальних управліннях ДСА України, підприємствах, що належать до сфери управління ДСА України, місцевих та апеляційних судах, затвердженим наказом ДСА України від 15.11.2016 № 230.

11. Судові справи, а також інші документи і матеріали, що стосуються розгляду судових справ у суді, приймає та реєструє в АСДС канцелярія відповідно до Положення про АСДС.

При надходженні до суду електронного документа, засвідченого кваліфікованим електронним підписом, оригінал такого електронного документа вноситься до АСДС разом з відповідним кваліфікованим електронним підписом та звітом про результати перевірки дійсності цього підпису.

12. Повідомлення про вручення поштового відправлення адресатові після повернення до суду долучаються до матеріалів судової справи. При цьому до АСДС вносяться відомості про факт вручення (не вручення) документів адресатові та дату повернення до суду повідомлення.

13. Процесуальні документи, що надійшли напередодні розгляду справи або в день розгляду справи після їх реєстрації в АСДС із зазначенням дати і часу отримання цих документів, негайно передаються суддям, в провадженні яких знаходяться вказані справи, із зазначенням в АСДС дати і часу передачі та отримання цих документів.

14. Документи, які отримано від учасників судового процесу або їх представників, безпосередньо під час судового засідання за резолюцією судді (судді-доповідача) передаються для реєстрації до канцелярії суду не пізніше наступного робочого дня, після чого долучаються до матеріалів справи.

15. Кожній судовій справі (кримінальному провадженню) надається єдиний унікальний номер, який формується відповідно до Положення про АСДС.

16. АСДС може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду.

У разі розгляду по суті в межах справ про банкрутство позовних заяв, заяв, такій справі присвоюється єдиний унікальний номер справи про банкрутство та в дужках зазначається єдиний унікальний номер справи. Справи, які передані для розгляду в межах справ про банкрутство з господарського суду або судів інших юрисдикцій, містять єдиний унікальний номер справи про банкрутство та в дужках - єдиний унікальний номер справи, який був визначений раніше. Процесуальні документи в таких справах, які можуть бути оскаржені в апеляційному чи касаційному порядку, мають подвійний номер.

17. Реєстрація та облік судових справ (матеріалів кримінального провадження) у суді здійснюються в АСДС в обліково-статистичних (інформаційних) картках, з використанням відповідних індексів (додаток 3).

В обліково-статистичних (інформаційних) картках і реєстраційних журналах всі пункти і графи (електронні поля), передбачені формами та відповідними полями в АСДС, заповнюються відповідальними особами відповідно до руху справи.

Категорія справи визначається в суді першої інстанції:

для проведення автоматичного розподілу справ - відповідальним працівником апарату суду;

під час здійснення судочинства - головуючим суддею у справі.

Категорія справи може бути змінена головуючим суддею до завершення розгляду справи.

18. Внесення інформації до АСДС, у тому числі про рух судової справи, в обов'язковому порядку здійснюється відповідальним працівником апарату суду відповідно до його функціональних обов'язків.

Інформація щодо руху справи вноситься до АСДС невідкладно, у день ухвалення відповідного судового рішення (відкриття провадження у справі, зупинення провадження у справі тощо) або проведення певних дій у справі (направлення справи в суд апеляційної чи касаційної інстанції, видача наказу тощо), але не пізніше наступного робочого дня, якщо рішення чи дія ухвалено/вчинено у неробочий час чи в термін, визначений керівництвом суду, із зазначенням причин встановлення такого терміну (наприклад, кінець робочого часу, недостатній для здійснення відповідної дії).

Відомості щодо учасників судового процесу (за наявності відповідної інформації) мають зазначатися без використання скорочень.

19. Якщо в одній справі, що надійшла до суду апеляційної інстанції, подано апеляційні скарги на декілька судових рішень, то справа реєструється за кількістю оскаржуваних рішень.

У разі надходження декількох апеляційних скарг на одне і те ж судове рішення, то такі апеляційні скарги реєструються за однією справою відповідно до оскаржуваного рішення.

1. Визначення судді для розгляду конкретної справи здійснюється відповідно до Положення про АСДС.

2. Після завершення автоматизованого розподілу судові справи передаються судді (судді-доповідачу) для розгляду під підпис у загальному реєстрі судових справ або окремо складених реєстрах судових справ на кожного суддю (суддю-доповідача) у порядку визначеному в суді.

Реєстри судових справ зберігаються в окремих справах за номенклатурою.

Список судових справ, призначених до розгляду, за будь-який період, по конкретному судді та по суду в цілому, роздруковується та надається в разі надходження відповідного запиту.

3. Кореспонденція, що стосується розгляду конкретної справи, після її реєстрації в АСДС, передається судді (судді-доповідачу), у провадженні якого перебуває справа. Передавання документів здійснюється під підпис у реєстрі в порядку, визначеному в суді.

4. Позовні заяви, справи, які надійшли з інших судів, подання, апеляційні скарги, заяви про перегляд судових рішень за нововиявленими або виключними обставинами, інші передбачені законодавством процесуальні документи, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, реєструються в день їх надходження в порядку, установленому розділом II Інструкції.

5. Зустрічні позовні заяви, позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги на предмет спору, підлягають реєстрації в АСДС та передаються на розгляд відповідно до Положення про АСДС.

6. У разі об'єднання судових справ (матеріалів кримінального провадження) в одну їй присвоюється єдиний унікальний номер тієї з об'єднаних справ (матеріалів), яка надійшла до суду першою.

Відповідно до постанови (ухвали) суду вноситься інформація в АСДС під номером об'єднаної справи (матеріалів кримінального провадження) та відмітки про об'єднання справ (матеріалів кримінального провадження) із зазначенням номера нової судової справи (матеріалів кримінального провадження).

7. У разі виділення матеріалів кримінального провадження в окреме провадження, роз'єднання позовів у справі в самостійні провадження нова судова справа (матеріали кримінального провадження) реєструється як така, що надійшла до суду в день постановлення відповідного процесуального документа (постанови, ухвали) суду. Їй присвоюється новий єдиний унікальний номер.

До нової справи (матеріалів кримінального провадження) підшиваються завірені суддею копії процесуальних документів з попередньої справи, що мають значення для цієї справи.

8. У разі скасування судового рішення з направленням справи на новий розгляд та у випадку, коли справа надійшла за підсудністю з іншого суду, така справа підлягає реєстрації без зміни єдиного унікального номера справи.

9. Якщо судом розглянуто матеріали кримінального провадження стосовно кількох обвинувачених, а щодо інших провадження зупинено (наприклад, оголошено розшук), такі матеріали виокремлюються, формуються в окремі обкладинки та підлягають обов'язковій реєстрації в АСДС з присвоєнням нового єдиного унікального номера, та внесенням інформації щодо осіб, стосовно яких провадження зупинено.

10. Позовні заяви, позови третіх осіб із самостійними вимогами, апеляційні скарги, заяви про перегляд судового рішення у зв'язку з нововиявленими або виключними обставинами, а також інші заяви, клопотання, скарги, які залишені ухвалою суду без руху, разом із доданими до них матеріалами вкладаються в окремі обкладинки із зазначенням єдиного унікального номера справи. Протягом строку, встановленого для усунення недоліків, такі матеріали зберігаються непідшитими у головуючого судді.

11. Позивачу/заявнику/скаржнику або представнику позивача/заявника/ скаржника після постановлення ухвали про залишення позовної заяви/заяви/скарги/клопотання без руху надсилається копія ухвали рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про вручення або видається цій особі під розписку.

Повідомлення про вручення поштового відправлення після повернення до суду чи розписка вкладається або відповідно підшивається до матеріалів справи.

12. Позовна заява/заява/скарга/клопотання, що надійшла в порядку усунення недоліків, з доданими документами, передається для розгляду судді.

13. У разі постановлення суддею ухвали про повернення/відмову у відкритті провадження у справі така ухвала надсилається заявникові після її постановлення рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про його одержання разом з позовною заявою/заявою/скаргою та всіма доданими до неї документами.

14. За результатами підготовчого судового засідання секретар судового засідання здійснює відповідні дії:

1) у разі постановлення судом ухвали про призначення судового розгляду:

викликає учасників судового провадження та інших осіб, які мають бути присутніми при судовому розгляді;

надсилає письмове запрошення про виклик присяжних (за необхідності);

оформляє та надсилає в разі прийняття судом рішення про призначення захисника відповідні повідомлення до центру з надання безоплатної вторинної допомоги;

надсилає в разі прийняття судом рішення про залучення перекладача відповідні повідомлення про виклик перекладача;

надсилає в разі прийняття судом рішення про накладення арешту на майно копію ухвали компетентним органам для відома та виконання;

у разі прийняття судом рішення про зміну запобіжного заходу надсилає копію ухвали компетентним органам для відома та виконання;

2) у разі ухилення обвинуваченого від суду та оголошення його розшуку або в разі захворювання обвинуваченого на психічну чи іншу тяжку тривалу хворобу, яка виключає його участь у судовому провадженні, та постановлення судом відповідної ухвали:

надсилає слідчому та/або прокурору копію ухвали про зупинення провадження у справі для організації розшуку обвинуваченого (якщо провадження у справі зупинено до розшуку обвинуваченого);

надсилає учасникам судового провадження повідомлення про зупинення провадження у справі у порядку інформування;

3) у разі прийняття рішення про звернення з поданням до суду апеляційної інстанції для вирішення питання про направлення судової справи (кримінального провадження) з одного суду до іншого - інформує сторони та інших учасників провадження;

4) якщо обвинувачений перебуває під вартою, надсилає адміністрації місця попереднього ув'язнення скріплене відбитком гербової печатки суду (за підписом судді) повідомлення, що обвинувачений рахується за відповідним судом;

5) у разі постановлення ухвали про проведення підготовчого судового засідання за участю обвинуваченого в режимі відеоконференції за клопотанням обвинуваченого, який перебуває під вартою, копія ухвали направляється в установу місця попереднього ув'язнення.

15. У разі подання апеляційної скарги на ухвалу про повернення обвинувального акта, клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру прокурору, апеляційна скарга з матеріалами кримінального провадження надсилається в апеляційний суд, про що також інформуються учасники кримінального провадження.

16. У разі постановлення судом ухвали про закриття кримінального провадження копія ухвали невідкладно направляється (вручається) учасникам кримінального провадження.

Ухвала про закриття кримінального провадження після закінчення встановленого законом строку для подання апеляційної скарги звертається до виконання за правилами, встановленими для виконання судових рішень (відповідним органам (особам) надсилаються повідомлення про виконання та додається копія ухвали про закриття кримінального провадження).

17. У разі постановлення судом вироку, яким затверджено угоду, копія вироку невідкладно направляється (вручається) учасникам кримінального провадження.

Вирок суду, яким затверджено угоду, після закінчення встановленого законом строку для подання апеляційної скарги звертається до виконання за правилами, встановленими для виконання судових рішень.

18. У разі подання апеляційної скарги на вирок суду, яким затверджено угоду, апеляційна скарга з матеріалами кримінального провадження надсилається до апеляційного суду, про що інформуються учасники кримінального провадження.

19. У разі постановлення судом ухвали про відмову в затвердженні угоди та повернення кримінального провадження прокурору для продовження досудового розслідування копія ухвали направляється (вручається) учасникам кримінального провадження.

Матеріали кримінального провадження надсилаються прокурору після закінчення встановленого законом строку для подання апеляційної скарги на таку ухвалу.

У разі подання апеляційної скарги на ухвалу про відмову в затвердженні угоди та повернення кримінального провадження прокурору для продовження досудового розслідування апеляційна скарга з матеріалами кримінального провадження надсилається в апеляційний суд, про що також інформуються учасники кримінального провадження.

20. Після закінчення розгляду судової справи (кримінального провадження) по суті, у тому числі під час підготовчого провадження, та ухвалення повного тексту судового рішення, справа передається секретарем судового засідання до канцелярії суду протягом п'яти робочих днів.

1. Приймання, облік і зберігання речових доказів у судових справах провадяться відповідно до процесуального законодавства, Інструкції та Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду (в новій редакції), затвердженої спільним наказом Генеральної прокуратури України, Міністерства внутрішніх справ України, Державної податкової адміністрації України, Служби безпеки України, Верховного Суду України, ДСА України від 27.08.2010 № 51/401/649/471/23/125.

2. Для роботи з речовими доказами (зберігання, обліку тощо) керівник апарату суду визначає відповідального працівника апарату суду.

3. Речовий доказ приймається одночасно з відповідним процесуальним документом (позовною заявою, відзивом на неї, заявою про залучення речового доказу до справи, супровідним листом про надання доказу, витребуваного судом тощо), судовою справою, яка надходить з іншого суду, або безпосередньо у судовому засіданні.

У разі надання речового доказу безпосередньо в судовому засіданні, секретар судового засідання не пізніше наступного робочого дня передає речовий доказ для реєстрації.

Реєстрацію речових доказів, отриманих під час судового засідання, може здійснювати секретар судового засідання або інший працівник апарату суду, на якого покладено виконання таких обов'язків.

4. Речовий доказ (документ, визнаний речовим доказом в установленому законодавством порядку, та долучений до судової справи як матеріал судової справи) реєструється в АСДС у день його надходження. Під час реєстрації речового доказу йому присвоюється номер, який складається з єдиного унікального номера судової справи з додаванням через правобічну похилу риску індексу "Р" і порядкового номера речового доказу у справі. Речові докази, які надаються для огляду в судовому засіданні і не передаються на зберігання суду, реєстрації не підлягають.

У реєстраційній картці вказуються також дата надходження, найменування речового доказу, місце його зберігання, а також ініціали, прізвище та посада працівника апарату суду, який провів реєстрацію.

Після реєстрації речового доказу на його пакування робиться наклейка з реєстраційним номером та підписом працівника, який провів реєстрацію.

5. Для зберігання речових доказів окремо від судових справ у суді обладнується спеціальне приміщення (сховище, камера схову) зі стелажами, решітками на вікнах, оббитими металом дверима, охоронною та протипожежною сигналізацією. У разі відсутності такого приміщення виділяється сховище (сейф, металева шафа достатнього розміру). Технічна укріпленість сховища має відповідати вимогам, встановленим державними будівельними нормами для приміщень такої категорії.

6. Доступ до спеціального приміщення (сховища) можливий лише у присутності відповідального працівника.

У разі відсутності відповідального працівника доступ до спеціального приміщення (сховища) можливий тільки у присутності особи, яка виконує його обов'язки і має ключ від такого приміщення (сховища), керівника апарату суду, головуючого у справі судді або голови суду.

При цьому складається акт, в якому зазначається, у зв'язку з чим і які саме речові докази вилучені зі спеціального приміщення (сховища) або передані для зберігання. Акт передається відповідальному працівникові для внесення відповідного запису до реєстраційної картки речового доказу.

7. Для обліку речових доказів, які зберігаються в камері схову, працівник, відповідальний за роботу з речовими доказами, в АСДС веде журнал обліку речових доказів (додаток 4).

Про рух речових доказів у справі працівник апарату суду робить відповідні записи в журналі обліку речових доказів.

8. Знищення речових доказів в суді проводиться комісією, склад якої визначається керівником апарату суду в кількості не менше трьох осіб. Знищення оформляється актом, який підписується всіма членами комісії. В акті зазначаються номер судової справи, дата судового рішення, дата, місце, спосіб знищення речових доказів (речового доказу), прізвища та посади членів комісії. Акт затверджується керівником апарату суду, а підпис скріплюється відбитком гербової печатки суду та долучається до матеріалів судової справи.

Акти про знищення речових доказів поза межами суду, долучаються до матеріалів судових справ.

У журналі обліку речових доказів в АСДС робиться запис про виконання судового рішення в частині знищення речових доказів.

9. До матеріалів судової справи долучаються розписки осіб, яким повернуто речові докази.

10. Використання речових доказів для службових чи інших потреб категорично забороняється. Також працівникам апарату суду категорично забороняється проводити реалізацію і придбання речових доказів, предметів конфіскації та брати участь у прилюдних торгах конфіскованим майном.

11. Речові докази, зазначені у пунктах 17-26 Порядку зберігання речових доказів стороною обвинувачення, їх реалізації, технологічної переробки, знищення, здійснення витрат, пов'язаних з їх зберіганням і пересиланням, схоронності тимчасово вилученого майна під час кримінального провадження, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.11.2012 № 1104, у суді не зберігаються.

12. Керівник апарату суду, за обов'язковою участі особи, відповідальної за збереження речових доказів, не рідше одного разу на рік, перевіряє стан та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів. За результатами перевірки складається акт.

1. За розпорядженням головуючого судді секретар судового засідання повідомляє про дату, час і місце судового засідання чи вчинення відповідної процесуальної дії шляхом надсилання судових викликів, повідомлень та повісток.

2. Виклики і повідомлення у господарських справах здійснюються шляхом вручення ухвали в порядку, передбаченому Господарським процесуальним кодексом України для вручення судових рішень.

3. Судові виклики і повідомлення про виклик в адміністративному та цивільному процесах здійснюються судовими повістками про виклик і повістками-повідомленнями, у порядку, встановленому порядку, встановленому Кодексом адміністративного судочинства України і Цивільним процесуальним кодексом України.

4. Повідомлення про розгляд справи про адміністративне правопорушення здійснюється повісткою у порядку, встановленому Кодексом України про адміністративні правопорушення.

5. Повідомлення про виклик до суду у кримінальному провадженні здійснюються у вигляді повістки про виклик у порядку, встановленому Кримінальним процесуальним кодексом України.

6. Особа, яка перебуває під вартою, викликається через адміністрацію місця попереднього ув'язнення у встановленому законодавством порядку, з урахуванням положень Інструкції з організації конвоювання та тримання в судах обвинувачених (підсудних), засуджених за вимогою судів, затвердженої наказом Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства юстиції України, Верховного Суду України, Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Державної судової адміністрації України, Генеральної прокуратури України від 26.05.2015 № 613/785/5/30/29/67/68.

7. Особі, щодо якої застосовано заходи безпеки, надсилається повістка про виклик до суду виключно через керівника органу досудового розслідування або прокурора, який прийняв рішення про застосування таких заходів, із дотриманням установлених вимог щодо забезпечення захисту інформації.

8. Повістка про виклик до суду особи, яка проживає за кордоном, вручається згідно з міжнародним договором України про правову допомогу, згода на обов'язковість якого надана Верховною Радою України, а за відсутності такого - за допомогою можливостей дипломатичного (консульського) представництва.

9. Розписки осіб, які одержали судові виклики і повідомлення, а також судові виклики та повідомлення, що повернулись у зв'язку з неврученням їх адресатові, долучаються до матеріалів судової справи. При цьому до АСДС вносяться відомості про факт вручення (не вручення) документів адресатові та дату отримання судом повідомлення.

1. Документи судової справи (матеріали кримінального провадження) підшиваються у спеціальну обкладинку, виготовлену друкарським способом (Додаток 5), у такому порядку:

аркуш(-і) внутрішнього опису документів;

документи, що надійшли до суду на розгляд (заява; позовна заява; супровідний лист з обвинувальним актом, клопотанням, документ про сплату судового збору, тощо) разом із додатками та конвертом (у разі наявності);

протокол автоматизованого розподілу судової справи;

ухвала про залишення без руху / повернення заяви (у разі наявності);

супровідний лист про надіслання копії ухвали про залишення заяви без руху / повернення заяви (у разі наявності);

документи, що надійшли в порядку усунення недоліків (якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем усунуто), разом з конвертом (у разі наявності);

ухвала (про відкриття / порушення провадження у справі; про призначення підготовчого судового засідання);

протокол чи журнал (підготовчого) судового засідання;

ухвала за результатами (підготовчого) судового засідання;

копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до ухвали за результатами (підготовчого) судового засідання, розписки про їх отримання;

документи, що надійшли до суду на виконання ухвали за результатами (підготовчого) судового засідання, документи і клопотання, що надійшли з ініціативи учасників судового провадження та мають значення для провадження, судові рішення за результатами розгляду цих документів;

інші документи, що були отримані під час розгляду справи;

протокол (журнал) судового засідання;

вступна та резолютивна частини судового рішення (за наявності);

судове рішення;

документи апеляційного провадження (підшиваються до справи відповідно до порядку формування судової справи, визначеного цією Інструкцією, - у хронологічному порядку відповідно до часу надходження документа до суду або створення документа судом);

інші документи у хронологічному порядку.

У разі збереження записів судових засідань на оптичних дисках, такі носії інформації із технічним записом судового засідання вкладаються в конверт, який вклеюється на внутрішньому боці обкладинки в кінці відповідного тому справи.

У внутрішньому описі судової справи, в хронологічному порядку, вказується наявність технічного носія у справі, а в примітках зазначається його фактичне місцезнаходження: "у конверті в кінці тому".

2. Усі документи, що підшиваються до судової справи, мають бути лише в одному примірнику. При цьому металеві скріплення (скріпки, біндери для паперу, скоби тощо) вилучаються з документів.

У разі подання під час судового засідання учасником судового процесу примірника документа, у тому числі письмового доказу зі справи, один примірник якого вже підшито (долучено) до матеріалів справи, поданий наступний за усним розпорядженням судді може бути повернутий особі, яка подала цей документ, без реєстрації.

3. Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа.

4. Докази та інші документи, приєднані до справи в судовому засіданні, підшиваються перед протоколом (журналом) судового засідання у хронологічному порядку.

У разі якщо судове засідання відкладено або в судовому засіданні оголошено перерву, після протоколу (журналу) судового засідання (або судового рішення, яке було проголошено в кінці судового засідання) до матеріалів справи підшиваються розписки з даними про повідомлення осіб про дату, час та місце наступного судового засідання та копії судових викликів в наступне судове засідання осіб, які не брали участі у судовому засіданні, що закінчилося.

У разі якщо судове засідання закінчилося проголошенням повного тексту судового рішення, яким закінчено розгляд справи (постанова суду, ухвала суду про закриття провадження або про залишення заяви/скарги без розгляду), після протоколу (журналу) судового засідання підшиваються судові рішення, у тому числі, вступна та резолютивна частини судового рішення в разі проголошення вступної та резолютивної частин судового рішення.

У разі якщо судове засідання закінчилося проголошенням кількох судових рішень, оформлених окремим документом (ухвала, постанова, рішення, вирок), судові рішення підшиваються до справи в міру їх оголошення.

У разі якщо після проголошення ухвали суду, оформленої окремим документом, судове засідання було продовжено, ухвала суду підшивається перед протоколом (журналом) судового засідання у хронологічному порядку вчинених у судовому засіданні процесуальних дій.

Розписки осіб у справі, присутніх при проголошенні судового рішення, про одержання копії проголошеного судового рішення та/або повідомлення про вручення поштового відправлення з даними про одержання копії судового рішення підшиваються після судового рішення (у тому числі в разі проголошення вступної та резолютивної частини судового рішення).

5. При надходженні до суду поштових повідомлень (про отримання або неотримання процесуальних документів, що направляються учасникам судового процесу, або запитів у справі), працівник суду вносить до АСДС відомості щодо наявності відповідної інформації про отримання (або неотримання) документів та передає такі повідомлення працівнику, який оформлює справу, для приєднання до матеріалів справи у хронологічному порядку.

6. У разі відмови у відкритті провадження у справі, повернення позовної заяви, документи формуються та підшиваються у спеціальну обкладинку у хронологічному порядку відповідно до часу надходження документа до суду або створення документа судом.

Такі матеріали мають містити відповідну ухвалу разом із супровідним листом та копіями позовної заяви і документів, які підтверджують обставини, що послугували підставою відмови у прийнятті позовної заяви чи її поверненні. Суд самостійно, виходячи з конкретних обставин справи та підстав повернення позовної заяви, вирішує питання про перелік матеріалів, копії яких йому необхідно залишити у матеріалах справи.

7. Матеріали щодо розгляду заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами підшиваються до судових справ, стосовно судових рішень в яких порушується питання про їх перегляд.

Матеріали щодо вирішення питань у порядку виконання судового рішення, ухваленого судом, до якого надійшли такі матеріали, підшиваються до матеріалів судової справи, рішення в якій виконується.

Якщо судове рішення винесено іншим судом або вирішується питання виконання рішень інших органів (посадових осіб) формування справи здійснюється відповідно до загального порядку, визначеного цим розділом Інструкції.

У разі направлення справи до іншого суду за підсудністю (для визначення підсудності), до органу, що направив адміністративний протокол - на доопрацювання, повернення обвинувального акту прокурору, суд самостійно, виходячи з конкретних обставин справи, вирішує питання про перелік матеріалів, копії яких йому необхідно залишити. Такі матеріали формуються та підшиваються в спеціальну обкладинку в хронологічному порядку відповідно до часу надходження документа до суду або створення судом.

Справи позовного провадження, заяви та матеріали, судові рішення, ухвалені за результатами їх розгляду по суті, які можуть бути оскаржені, та розглядаються у межах справи про банкрутство, формуються окремо за правилами цього розділу Інструкції.

У разі винесення судом окремої ухвали листування щодо її виконання підшивається до матеріалів судової справи.

Якщо окрема ухвала постановлена судом апеляційної інстанції, то листування щодо виконання окремої ухвали направляється до суду першої інстанції для приєднання до матеріалів справи.

8. Внутрішній опис судової справи (додаток 6) як засіб фіксування наявності документів та розміщення їх у справі здійснюється на внутрішньому боці обкладинки і може бути продовжений на окремих аркушах, які з цією метою підшиваються до справи першими, та включає порядковий номер, реєстраційний індекс документу, дату, коротку назву документа, номер аркушів справи, примітки.

Документи, зазначені в додатку до позовної заяви, апеляційної (касаційної) скарги або в іншому супровідному документі, в описі не перелічуються, але обов'язково зазначається про їх наявність згідно з переліком у додатку.

Документ, що підтверджує відсутність додатка до позовної заяви, апеляційної (касаційної) скарги, долучається до справи.

Якщо до справи підшита копія, а не оригінал документа, то про це обов'язково зазначається в описі.

Опис підписує суддя та працівник апарату суду (із зазначенням посади, прізвища, ініціалів та дати), який оформлює справу. У разі відсутності судді внутрішній опис підписує особа, визначена наказом голови суду. За відсутності такого наказу внутрішній опис підписує голова суду, або особа, яка виконує його обов'язки.

У справах, де вже є внутрішній опис, при приєднанні нових документів опис та його нумерація продовжуються.

До внутрішнього опису кожного тому справи складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису.

9. Оформлення судової справи передбачає нумерацію аркушів у справі з дотриманням таких правил:

аркуші у судовій справі нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті простим графітовим олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнил, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється;

аркуші судової справи, розділеної на томи, слід нумерувати за кожним томом окремо;

аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо;

фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи нумеруються на їх зворотному боці у верхньому лівому куті;

аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4;

аркуш з приклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо;

підшиті у судові справи не описані та не опечатані конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті;

описані та опечатані конверти (пакети), в яких вміщено речові докази або документи, нумеруються один раз. Вміст таких конвертів (пакетів) не нумеруються;

якщо при нумерації аркушів допущено велику кількість помилок, то аркуші нумеруються заново, при цьому старі номери закреслюються однією похилою рискою, а не виправляються;

при невеликій кількості помилок нумерація аркушів виправляється таким чином: на непронумерованих аркушах проставляється номер попереднього аркуша з додаванням букв згідно з українським алфавітом ("а", "б", "в", "г", "ґ" і далі), а при повторенні одного номера на кількох розміщених поруч аркушах додаються букви "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі відповідно до кожного номера аркуша, починаючи з другого.

10. Судові справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250.

Кожен том судової справи оформлюється окремо, має власну нумерацію аркушів та власний внутрішній опис.

Томи справи нумеруються валовою нумерацією. Якщо при нумерації томів допущені помилки, нумерація томів виправляється таким чином: на непронумерованих томах проставляється номер попереднього тому з додаванням букв згідно з українським алфавітом ("а", "б", "в", "г", "ґ" і далі), а при повторенні одного номера на кількох розміщених поруч томах додаються букви "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі відповідно до кожного номера тому, починаючи з другого.

11. Формування і оформлення судових справ здійснюють секретарі судових засідань, або інші визначені відповідальними, працівники апарату суду. Загальний контроль за якістю та своєчасністю формування та оформлення судових справ, здійснює керівник апарату суду.

12. При формуванні судової справи забороняється використовувати клеючі засоби, швидкозшивачі або інші механічні засоби скріплення документів.

13. Для обліку кількості аркушів у справі та фіксування особливостей їх нумерації при передачі справи до архіву суду складається засвідчувальний напис справи (додаток 7).

Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші, що вміщується в кінці справи.

У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису.

У засвідчувальному написі зазначаються такі особливості нумерації документів справи:

наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

наявність вкладень, які не можна пронумерувати (паспорт, свідоцтво про народження тощо);

номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

номери великоформатних аркушів;

номери конвертів з вкладеннями і кількість аркушів вкладень.

Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі.

Засвідчувальний напис підписує особа, яка його склала, із зазначенням посади, прізвища, ініціалів та дати. Усі подальші зміни у складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються в засвідчувальному написі з посиланнями на відповідний підтверджувальний документ (наказ, акт).

14. Написи на обкладинках судових справ робляться чітко, розбірливо світлостійким чорним / синім чорнилом (пастою), або друкарським способом.

На лицьовому боці обкладинки судової справи (матеріалів кримінального провадження) (додаток 5) зазначається:

найменування суду;

єдиний унікальний номер справи (матеріалів кримінального провадження) та номер провадження відповідно до даних АСДС;

номер тому справи (матеріалів кримінального провадження) та загальна кількість томів, якщо томів справи (матеріалів кримінального провадження) більше одного;

прізвище, ім'я, по батькові кожної з осіб, щодо якої надійшла справа (матеріали кримінального провадження), норма закону відповідно до протоколу про адміністративне правопорушення, обвинувального акта, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності;

суб'єкт звернення за клопотанням про забезпечення заходів кримінального провадження, вид заходу забезпечення кримінального провадження, відомості про фізичну та/або юридичну особу, стосовно якої вирішується питання щодо забезпечення заходів кримінального провадження;

прізвище, ім'я, по батькові особи, яка подала скаргу на рішення, дії чи бездіяльність слідчого або прокурора під час досудового розслідування, відомості про суб'єкта, дії чи бездіяльність якого оскаржуються, предмет оскарження;

прізвище, ім'я, по батькові чи найменування сторін (заявника), суть вимог позивача (заявника) в адміністративній, господарській та цивільній справі;

у разі пред'явлення зустрічного позову в адміністративній, господарській та цивільній - зазначення про це та суть вимог за зустрічним позовом;

у справі іншої категорії - прізвище, ім'я, по батькові особи, стосовно якої надійшла справа (матеріал), суть справи;

дата надходження справи (матеріалів кримінального провадження) до суду.

Лівий верхній кут обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження) залишається вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

До судової справи документи підшиваються нитками через чотири (для документів формату А4) або два (для документів меншого формату А5) проколи голкою, шилом або іншим устаткуванням впродовж лівого, вільного від тексту, поля документів.

Уклеювання документів до справи (матеріалів кримінального провадження), прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, не допускається.

Під час підшивання документів судової справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документа надруковано дуже близько до його лівого краю, то потрібно наростити корінець документа папером тієї самої якості, що й носій тексту документа.

15. Документи апеляційного провадження підшиваються в такому порядку:

супровідний лист;

апеляційна скарга з додатками (у тому числі документ про сплату судового збору);

протокол автоматизованого розподілу судової справи;

ухвала про відкриття провадження у справі;

інші документи у порядку їх надходження (реєстрації);

ухвала про залишення апеляційної скарги без руху (якщо апеляційну скаргу було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто);

супровідний лист про надіслання копії ухвали про залишення апеляційної скарги без руху;

апеляційна скарга, що надійшла в порядку усунення недоліків, з доданими до неї документами (у разі, якщо апеляційну скаргу було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем усунуто);

конверт, у якому надійшла апеляційна скарга в порядку усунення недоліків;

супровідний лист про надіслання копії ухвали про відкриття апеляційного провадження в адміністративній справі особі, що подала апеляційну скаргу;

заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду, винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову чи доказів;

документи, що надійшли до суду в стадії підготовки справи до судового розгляду;

розписки (повідомлення) про одержання учасниками процесу повісток;

інші документи у хронологічному порядку.

16. У разі розгляду справи апеляційним судом, як судом першої інстанції, судова справа формується за правилами цього розділу Інструкції.

17. Документи у справі, які не потребують вирішення та надходять після її надіслання за межі суду апеляційної інстанції, надсилаються до суду першої інстанції для подальшого приєднання до справи.

18. Судові рішення, прийняті апеляційним судом, документи апеляційного провадження підшиваються до справи виключно оригінали.

19. Після закінчення апеляційного провадження, судова справа формується і разом із супровідним листом надсилається до відповідного місцевого суду.

20. Формування судових справ, які надійшли до апеляційного суду для перегляду судових рішень продовжується з дотриманням вимог Інструкції.

У такому ж порядку здійснюється формування судової справи у разі її витребування судом апеляційної інстанції.

21. У разі подання апеляційної скарги на ухвали, на які можуть бути подані скарги окремо від рішення суду, суд самостійно, виходячи з конкретних обставин справи та змісту апеляційної (касаційної) скарги, вирішує питання про перелік матеріалів, копії яких йому необхідно надіслати до суду апеляційної (касаційної) інстанції для розгляду скарги.

Копії матеріалів справи формуються в порядку, визначеному цією Інструкцією, в окремий том у спеціальну обкладинку. На лицьовому боці обкладинки вказується "Матеріали оскарження ухвали (зазначається найменування суду, який виніс оскаржувану ухвалу, дата винесення ухвали та номер справи) за апеляційною скаргою (зазначається найменування або прізвище, ім'я та по батькові скаржника)".

Матеріали оскарження ухвали формуються лише з копій матеріалів, необхідних для розгляду скарги. До матеріалів оскарження ухвали приєднується копія оскаржуваної ухвали, яка виготовляється з оригіналу ухвали з підписом судді (підписами суддів) та засвідчується суддею, а за його відсутності - одним із заступників голови суду або головою суду. При цьому копія оскаржуваної ухвали засвідчується в установленому порядку. Оригінал оскаржуваної ухвали залишається в матеріалах справи.

Опис матеріалів оскарження ухвали підписує суддя та працівник апарату суду (із зазначенням посади, прізвища, ініціалів та дати), який формує матеріали оскарження ухвали.

Матеріали оскарження ухвали надсилаються до відповідного суду у встановленому чинним законодавством порядку.

22. Матеріали апеляційного перегляду судових рішень, без витребування матеріалів справи та без надходження матеріалів оскарження із суду першої інстанції, формуються за загальними правилами цього розділу Інструкції та надсилаються до суду першої інстанції для приєднання до матеріалів справи. В апеляційному суді залишається контрольне провадження.

Контрольне провадження - копії матеріалів справи (кримінального провадження), сформовані в окрему обкладинку, із зазначенням усіх реквізитів справи (матеріалів кримінального провадження).

Матеріали контрольного провадження формуються з матеріалів справи (кримінального провадження) у такій же послідовності, як при формуванні справи (матеріалів кримінального провадження), документи, що приєднуються до матеріалів контрольного провадження у хронологічному порядку їх надходження до суду чи формування в суді, та мають містити:

аркуш(-і) внутрішнього опису документів;

копію апеляційної скарги з додатками;

копії документів, які були предметом розгляду та на підставі яких було постановлено оскаржуване судове рішення;

копію журналу судового засідання та копії матеріалів, які стосуються оскаржуваних рішень;

копію судового рішення апеляційної інстанції.

Копії судових рішень, які містяться в контрольному провадженні, засвідчуються в установленому порядку підписом головуючого судді (судді-доповідача), а за його відсутності - секретарем відповідної судової палати, одним із заступників голови суду або головою суду.

23. Вилучення із судової справи оригіналів документів (крім процесуальних, які виготовлені судом) допускається тільки після закінчення провадження у справі.

У виняткових випадках, визначених законодавством, вилучення документів з матеріалів судової справи може здійснюватися за резолюцією судді (судді-доповідача), у провадженні якого перебуває судова справа, або голови суду, якщо провадження у справі закінчено, з обов'язковою заміною вилучених матеріалів їх належно засвідченими копіями, про що зазначається у внутрішньому описі справи у графі "Примітки".

Заява про проведення вилучення документів зі справи з відповідною резолюцією та акт вилучення документів приєднуються до матеріалів судової справи.

24. Військово-облікові документи призовників (посвідчення про приписку до призовних дільниць) і військовозобов'язаних (військові квитки або тимчасові посвідчення (замість військових квитків)), засуджених до позбавлення волі, обмеження волі або арешту, у випадку їх наявності у матеріалах справи, вилучаються та надсилаються до відповідних районних (міських) військових комісаріатів. До матеріалів судової справи долучаються належно засвідчені копії документів та акт вилучення документів, про що зазначається у внутрішньому описі справи у графі "Примітки".

25. У разі надходження до суду матеріалів досудового розслідування (пункт 3 частини третьої статті 302 Кримінального процесуального кодексу України) та справ про адміністративні правопорушення може бути використана та обкладинка, в якій надійшли зазначені матеріали, за умови її належної якості та цілісності. При цьому на обкладинці зазначається необхідна інформація згідно з пунктом 14 цього розділу Інструкції. Опис та нумерація аркушів у таких справах продовжується, формування справи здійснюється за загальними правилами цього розділу.

1. Формування та оформлення матеріалів про адміністративне правопорушення щодо прояву неповаги до суду здійснюється відповідальним працівником відповідно до вимог Інструкції, кодексу України про адміністративні правопорушення.

2. Якщо особа, яка вчинила адміністративне правопорушення, передбачене статтею 185-3 Кодексу України про адміністративні правопорушення, не оспорює допущене правопорушення і адміністративне стягнення, що на неї накладається, протокол про адміністративне правопорушення не складається, а питання про притягнення особи до відповідальності вирішується судом негайно після вчинення правопорушення, про що в судовому засіданні судом виноситься відповідна постанова. У день винесення постанови, вона передається до канцелярії суду для реєстрації в АСДС.

3. Матеріали про адміністративне правопорушення, оригінал документа (квитанції) про сплату штрафу зберігаються в судовій справі, в межах якої було розглянуто документи про адміністративне правопорушення.

4. У разі відмови особи, яку притягнуто до адміністративної відповідальності, добровільно сплатити штраф, постанова про накладення штрафу вноситься до Єдиного державного реєстру виконавчих документів та не пізніше наступного дня пред'являється для примусового виконання до органу державної виконавчої служби за місцем проживання порушника, роботи або за місцезнаходженням його майна у порядку, встановленому Законом України "Про виконавче провадження".

1. Направлення справи за межі суду, у тому числі до апеляційної чи касаційної інстанції, до іншого місцевого суду, до експертних установ для проведення експертизи, до слідчих органів тощо, а також повернення справи за належністю до місцевого чи апеляційного суду здійснюється на підставі відповідного процесуального документа.

У кожному випадку справа надсилається за межі суду із супровідним листом, підписаним керівником апарату або особою, яка виконує його обов'язки, чи іншою особою, визначеною наказом голови суду. У супровідному листі зазначаються підстави направлення (повернення) справи та її реквізити.

Судові справи надсилаються поштою або передаються відповідальним працівником апарату суду. Передавання справ через сторонніх осіб категорично заборонено.

На кожну справу, що направляється за межі суду, складається окремий супровідний лист.

Примірник супровідного листа прикріплюється до лицьової сторінки обкладинки справи, що направляється за межі суду, а його копія долучається до відповідної номенклатурної справи суду, що направляє справу.

2. У випадках, не передбачених процесуальним законодавством, судові справи надсилаються поштою або розсильним (кур'єром) лише на письмову вимогу органів, яким законом надано право витребування судових справ і лише на підставі резолюції голови чи заступника голови суду.

Забороняється надсилати судові справи, провадження в яких не закінчено, крім випадків передбачених законодавством.

3. При направленні за межі суду справа повинна містити документи, пронумеровані та підшиті в порядку, вказаному в описі. Забороняється направлення за межі суду справ з наявністю неповного опису справи та непідшитих документів, крім випадків, коли вона є речовим доказом. Використання будь-якого механічного способу скріплення документів, окрім їх підшивання до справи, не допускається.

4. На всі судові справи, що направляються за межі суду (направлення справи до експертних установ, слідчих органів тощо, крім випадків апеляційного/касаційного оскарження, направлення справи на узагальнення судової практики), заводиться справа-замінник за тим же номером (додаток 8), яка формується за правилами розділу VII Інструкції.

Справа-замінник має містити:

копії аркушів внутрішнього опису;

копію процесуального звернення (з усіма змінами та доповненнями), яке є предметом судового розгляду (позовна заява, заява, скарга тощо);

копії судових рішень у справі;

копію документа, на підставі якого справу направлено за межі суду (ухвалу, запит тощо);

копію супровідного листа з вихідними даними;

документи у справі, які надійшли після її відправлення.

Необхідність виготовлення паперових копій документів в справі-заміннику, у разі наявності оригіналів електронних документів або належним чином засвідчених копій відповідних документів у АСДС, вирішується суддею (головуючим суддею), а за його відсутності - головою суду.

Паперові копії документів, які містяться в справі-заміннику, у разі прийняття рішення про необхідність їх виготовлення, засвідчуються в установленому порядку підписом відповідальної особи суду.

Паперові примірники інших документів, які надійшли після направлення справи за межі суду, зберігаються у справі-заміннику до повернення паперових матеріалів справи до суду.

5. Відповідальна особа здійснює перевірку стану справи, яка направляється за межі суду.

6. У разі направлення за межі суду справи, що не закінчена провадженням, справа-замінник зберігається у судді (головуючого судді або судді-доповідача у разі колегіального розгляду судової справи).

Якщо за межі суду направляється справа, провадження у якій закінчено, справа-замінник зберігається в канцелярії (архіві) суду.

7. Документи у справі, які надійшли після її відправлення за межі суду, після їх реєстрації в АСДС канцелярією передаються судді.

У справі-заміннику зберігаються всі документи, що надійшли до суду з моменту відправлення і до моменту повернення справи до суду.

8. При поверненні справи до суду перевіряється наявність документів та їх відповідність опису.

У випадку виявлення факту відсутності, пошкодження, заміни документів або перепідшивання справи працівники канцелярії складають про це акт (додаток 1) у двох примірниках та доповідають керівнику апарату суду. Один примірник вказаного акта підшивається до справи, другий надсилається до органу, від якого надійшла справа.

Після повернення судової справи до суду документи, які надійшли після її відправлення за межі суду (крім копій або тих що вже наявні у справі), вилучаються з справи-замінника та приєднуються до судової справи.