Відповідно до статей 152, 153 Закону України "Про судоустрій і статус суддів" та з метою забезпечення оперативного обміну документами, а також економії бюджетних коштів на поштові відправлення документів на паперових носіях

1. Затвердити Тимчасовий порядок обміну офіційними електронними документами між місцевими та апеляційними судами, Державною судовою адміністрацією України, територіальними управліннями Державної судової адміністрації України, підприємствами, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України, який додається.

2. Начальникам територіальних управлінь Державної судової адміністрації України, керівникам апаратів місцевих та апеляційних судів, керівникам підприємств, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України:

1) визначити осіб, відповідальних за здійснення електронного обміну службовими документами;

2) забезпечити в установленому порядку отримання електронних цифрових підписів працівниками, відповідальними за здійснення електронного обміну службовими документами.

3. Управлінню організаційного забезпечення та контролю Державної судової адміністрації України (Парубченко Т.В.) не пізніше наступного робочого дня за днем видання цього наказу довести його до керівників самостійних структурних підрозділів Державної судової адміністрації України, керівників апаратів апеляційних судів, начальників територіальних управлінь Державної судової адміністрації України та підприємств, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України.

4. Територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в одноденний термін з моменту отримання цього наказу довести його до відома керівників апаратів місцевих судів.

5. Рекомендувати Вищій кваліфікаційній комісії суддів України та Національній школі суддів України у разі надсилання офіційних електронних документів місцевим та апеляційним судам, Державній судовій адміністрації України, територіальним управлінням Державної судової адміністрації України, підприємствам, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України, керуватися Тимчасовим порядком, затвердженим цим наказом.

6. Прес-центру судової влади (на правах відділу) (Пастухова В.М.) не пізніше наступного робочого дня за дня підписання цього наказу розмістити його на офіційному сайті Державної судової адміністрації України в розділі "Нормативно-правова база".

7. Цей наказ набирає чинності з 15 листопада 2016 року.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної судової адміністрації України Булку О.А.

1. Цей Порядок визначає вимоги до організації обміну офіційними електронними документами із застосуванням електронного цифрового підпису.

2. Для обміну офіційними електронними документами між місцевими та апеляційними судами, ДСА України, територіальними управліннями ДСА України, підприємствами, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України, застосовуються офіційні електронні адреси, визначені Положенням про порядок використання ресурсів мережі Інтернет в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях Державної судової адміністрації України, підприємствах, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України, місцевих та апеляційних судах, затвердженим наказом ДСА України від 15.11.2016 № 230 (далі - Положення).

3. У разі, якщо в офіційному електронному документі зазначена електронна адреса відправника, що не входить до переліку адрес згідно з Положенням, зазначеним у пункті 2 цього Порядку, відповідь надсилається з офіційної електронної адреси на електронну адресу, зазначену в офіційному електронному документі.

4. У разі необхідності відповідь на офіційний електронний документ надсилається у вигляді, зазначеному в цьому листі. Перелік офіційних документів, що обов'язково надсилається на паперових носіях визначений у додатку до цього Порядку.

5. Оригінал офіційного листа, копію якого необхідно надіслати електронною поштою: підписується уповноваженою особою; реєструється із зазначенням вихідного номера та дати реєстрації; сканується в електронний файл. Електронний примірник офіційного листа підписується уповноваженою особою з використанням ключа електронного цифрового підпису, визначеного цим Порядком; надсилається на офіційну електронну адресу, визначену Положенням або зазначену в офіційному листі; зберігається в автоматизованій системі електронного документообігу.

6. Відправка електронного примірнику офіційного листа електронною поштою здійснюється тільки після його реєстрації відповідною інструкцією з діловодства та зазначення у ньому вихідного реєстраційного номера і дати реєстрації цього листа.

7. Після підписання та реєстрації оригінал офіційного листа сканується в PDF-файл.

8. У разі, якщо електронний файл офіційного листа містить додатки, які знаходяться в окремих файлах, створюється архівний ZIP-файл.

9. Файл, створений відповідно до вимог пунктів 7, 8 цього Порядку, підписується відповідальною особою з використанням власного ключа електронного цифрового підпису або електронної печатки канцелярії (служби діловодства).

10. На зворотньому боці останньої сторінки оригіналу офіційного листа зазначається відмітка про прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, яка здійснила відправку цього листа в електронному вигляді, дату та час відправки.

11. Накладання та перевірка електронного цифрового підпису здійснюється за допомогою програмного комплексу "ПТ Користувач ЦСК-1", інсталяційний файл якого знаходиться на офіційному сайті Акредитованого центру специфікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту Міндоходів.

12. При формуванні електронного листа в поштовій програмі у рядку "Кому" вказується одна або декілька електронних адрес.

13. При формуванні електронного листа в рядку "Тема" вказується його зміст у стислому вигляді. Якщо кінцевий адресат не має власної електронної адреси, в електронному листі необхідно вказати кому адресована інформація (якщо ця інформація відсутня в рядку "Тема"). Рядок "Тема" заповнюється обов'язково.

14. Сумарний об'єм файлів, що приєднуються до електронного повідомлення, не повинен перевищувати 20 Мегабайт (Мб). У разі, коли розмір файлу перевищує 20 Мб, необхідно зробити багатотомний архів з розбиттям на частини до 20 Мб та надіслати кожну частину окремим електронним листом. У кожному листі в рядку "Тема" в кінці найменування листа в дужках вказується поточний номер частини листа та через символ "/" загальна кількість листів. Наприклад: (1/3), (2/3), (3/3).

15. Додавати до електронних листів файли, що виконуються (EXE, COM, BAT тощо), без їх архівації забороняється.