Відповідно до пункту 6 частини першої статті 152 та частини п'ятої статті 153 Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого рішенням Вищої Ради правосуддя України від 17.01.2019 № 141/0/15-19, з метою вдосконалення порядку ведення діловодства в місцевих та апеляційних судах України

1. Затвердити зміни до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20.08.2019 № 814, що додаються, які набирають чинності з 1 січня 2020 року.

2. Державному підприємству "Інформаційні судові системи" забезпечити реалізацію відповідних змін в автоматизованій системі документообігу суду.

3. Управлінню організаційного забезпечення та контролю (Парубченко Т.В.) довести копію цього наказу до територіальних управлінь Державної судової адміністрації України, апеляційних судів.

4. Начальникам територіальних управлінь Державної судової адміністрації України не пізніше наступного робочого дня за днем отримання цього наказу довести його копію до місцевих загальних, місцевих господарських та окружних адміністративних судів.

5. Керівникам апаратів місцевих та апеляційних судів забезпечити ведення діловодства відповідно до вимог Інструкції.

6. Прес-центру (на правах сектору) (Лисенко А.М.) опублікувати наказ на офіційному веб-порталі "Судова влада України" у розділі "Нормативно-правова база" рубрики "Інше".

7. Цей наказ набирає чинності з дня його видання.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної судової адміністрації України Чорнуцького С.П.

1. У розділі I:

1) У пункті 1:

після терміну "відповідальний працівник" доповнити новим терміном такого змісту:

"віза - реквізит внутрішнього погодження документа, який включає: особистий підпис, ініціали і прізвище посадової особи, яка візує документ, дату візування";

термін "оригінал службового документа" виключити;

у терміні "резолюція" після слів "автора резолюції" доповнити словами ", а також його підпису";

в терміні "судове рішення" виключити слова "окрема думка судді";

термін "унікальний ідентифікатор документа" виключити;

2) Пункт 2 доповнити новим третім абзацом такого змісту:

"Порядок ведення діловодства з питань роботи з персоналом визначається чинним законодавством";

3) В абзаці другому пункту 4 після слова "містять" доповнити словом "службову", а слова "з обмеженим доступом виключити";

4) В абзаці третьому пункту 8 останнє речення викласти в такій редакції: "Документи іноземною мовою складаються (перекладаються) працівником суду, при наявності відповідного сертифікату (документу про освіту), що підтверджує вільне володіння іноземною мовою, або надаються перекладачу (бюро перекладів) за погодженням із керівництвом суду";

5) У пункті 9:

виключити третій абзац;

в абзаці четвертому слово "Контроль" замінити словами "Організація та контроль" та виключити слова ", або іншого визначеного для цього відповідального працівника";

абзац п'ятий доповнити словами ", а також надають практичну та методичну допомогу в разі потреби".

в абзаці шостому останнє речення замінити новим реченням "Копія довідки щодо перевірки стану діловодства в місцевих судах надсилається до відому відповідному територіальному управлінню Державної судової адміністрації України, в апеляційних судах - Державній судовій адміністрації України";

6) Друге речення третього абзацу пункту 10 виключити;

7) В абзаці четвертому пункту 12 після слова "судді" доповнити словами", а також в інших випадках, передбачених законом, коли суддя не може продовжувати розгляд справи,".

2. У розділі II:

1) В абзаці четвертому пункту 2 слова "керівництвом суду" замінити словами" у розпорядженні керівника апарату суду";

2) В абзаці п'ятому пункту 2:

перше речення доповнити словами ", з відміткою на реєстраційному штампі дати одержання електронного повідомлення";

друге речення виключити;

3) У пункті 3 слова "(реєстраційну позначку - унікальний ідентифікатор)" виключити;

4) У пункті 5 після слова "документи" доповнити словами "не реєструються та";

5) В абзаці третьому пункту 7:

слово "тощо" виключити;

після слова "запрошення" доповнити словами "рекламного характеру";

6) У пункті 12 слова "штампу вхідної кореспонденції з датою" замінити словом "дати";

7) Пункт 16 доповнити новим абзацом такого змісту:

"У разі розгляду по суті в межах справ про банкрутство позовних заяв, заяв, такій справі присвоюється єдиний унікальний номер справи про банкрутство та в дужках зазначається єдиний унікальний номер справи. Справи, які передані для розгляду в межах справ про банкрутство з господарського суду або судів інших юрисдикцій, містять єдиний унікальний номер справи про банкрутство та в дужках - єдиний унікальний номер справи, який був визначений раніше. Процесуальні документи в таких справах, які можуть бути оскаржені в апеляційному чи касаційному порядку, мають подвійний номер.";

8) Пункт 17 доповнити новими абзацами такого змісту:

"Категорія справи визначається в суді першої інстанції:

для проведення автоматичного розподілу справ - відповідальним працівником апарату суду;

під час здійснення судочинства - головуючим суддею у справі.

Категорія справи може бути змінена головуючим суддею до завершення розгляду справи";

9) В абзаці третьому пункту 18 після слова "процесу" доповнити словами "(за наявності відповідної інформації)";

10) У пункті 13 після слів "в день розгляду справи" доповнити словами "після їх реєстрації в АСДС із зазначенням дати і часу отримання цих документів".

3. У розділі III:

1) У другому реченні пункту 2 слова "в порядку, визначеному у суді" замінити словами "судових справ на кожного суддю (суддю-доповідача).".

2) У пункті 9 після слів "такі матеріали" доповнити словами "виокремлюються, формуються в окремі обкладинки та";

3) У пункті 11 виключити слова "не пізніше наступного дня";

4) Пункт 12 викласти у новій редакції:

"12. Позовна заява/заява/скарга/клопотання, що надійшла в порядку усунення недоліків, з доданими документами, передається для розгляду судді";

5) У пункті 13 виключити слова "не пізніше наступного дня";

6) У пункті 14:

в абзаці третьому підпункту 1 слово "розпорядження" замінити словами "письмове запрошення";

підпункт 5 виключити. У зв'язку з цим підпункт 6 вважати підпунктом 5;

останній абзац виключити;

7) В абзаці першому пункту 19 виключити слово "невідкладно";

8) Пункт 20 виключити. У зв'язку з цим пункт 21 вважати пунктом 20.

4. У розділі V:

1) Абзац перший пункту 4 доповнити новим реченням: "Речові докази, які надаються для огляду в судовому засіданні і не передаються на зберігання суду, реєстрації не підлягають.";

2) Доповнити новим пунктом 12 такого змісту:

"12. Керівник апарату суду, за обов'язковою участі особи, відповідальної за збереження речових доказів, не рідше одного разу на рік, перевіряє стан та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів. За результатами перевірки складається акт.".

5. Пункт 9 розділу VI доповнити словами "та внесенням відповідних даних до АСДС".

6. У розділі VII:

1) У пункті першому:

абзац чотирнадцятий

"вступна та резолютивна частини судового рішення (за наявності)" вважати п'ятнадцятим;

останній абзац доповнити словами ", про що зазначається в описі справи";

2) У пункті 5 виключити слова ", із внесенням до АСДС відповідної відмітки про дату та час їх передачі та отримання";

3) У пункті 6:

абзац перший викласти в новій редакції:

"У разі відмови у відкритті провадження у справі, повернення позовної заяви, документи формуються та підшиваються у спеціальну обкладинку у хронологічному порядку відповідно до часу надходження документа до суду або створення документа судом.";

у першому реченні другого абзацу слова "повернення її без розгляду" замінити словами "її поверненні";

4) Пункт 7 доповнити новими абзацами такого змісту:

"У разі направлення справи до іншого суду за підсудністю (для визначення підсудності), до органу, що направив адміністративний протокол - на доопрацювання, повернення обвинувального акту прокурору, суд самостійно, виходячи з конкретних обставин справи, вирішує питання про перелік матеріалів, копії яких йому необхідно залишити. Такі матеріали формуються та підшиваються в спеціальну обкладинку в хронологічному порядку відповідно до часу надходження документа до суду або створення судом.

Справи позовного провадження, заяви та матеріали, судові рішення, ухвалені за результатами їх розгляду по суті, які можуть бути оскаржені, та розглядаються у межах справи про банкрутство, формуються окремо за правилами цього розділу Інструкції.";

5) У пункті 8:

в абзаці п'ятому після слова "підписує" доповнити словами "суддя та";

в абзаці сьомому виключити слово "окремо";

6) У пункті 16:

абзац перший викласти в новій редакцій: