Відповідно до пункту 6 частини першої статті 152 та частини п'ятої статті 153 Закону України "Про судоустрій і статус суддів" , Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого рішенням Вищої ради правосуддя України від 17.01.2019 № 141/0/15-19, з метою вдосконалення порядку ведення діловодства в місцевих та апеляційних судах України

1. Затвердити зміни до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20.08.2019 № 814 (далі - Інструкція), що додаються.

2. Державному підприємству "Інформаційні судові системи" - адміністратору автоматизованої системи документообігу суду (далі - АСДС) не пізніше 30 робочих днів з дня видання цього наказу забезпечити технічну реалізацію відповідних норм Інструкції в АСДС, про що повідомити ДСА України, апеляційні та місцеві суди.

3. До внесення відповідних змін до АСДС норми Інструкції застосовуються без урахування положень, що потребують технічної реалізації.

4. Управлінню організаційного забезпечення та контролю (Парубченко Т.В.) довести копію цього наказу до територіальних управлінь Державної судової адміністрації України, апеляційних судів.

5. Начальникам територіальних управлінь Державної судової адміністрації України не пізніше наступного робочого дня за днем отримання цього наказу довести його копію до місцевих загальних, місцевих господарських та окружних адміністративних судів.

6. Керівникам апаратів місцевих та апеляційних судів забезпечити ведення діловодства відповідно до вимог Інструкції.

7. Прес-службі (на правах сектору) (Лисенку А.М.) не пізніше наступного робочого дня за днем його видання оприлюднити цей наказ у розділі "Нормативно-правова база" рубрики "Інше" офіційного сайту ДСА України.

8. Цей наказ набирає чинності з дня його видання.

9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної судової адміністрації України Чорнуцького С.П.

1. В останньому реченні абзацу п'ятого пункту 9 розділу I після слова "надсилається" доповнити словами "в електронному вигляді".

2. У розділі II:

1) пункт 12 викласти в новій редакції:

"12. Повідомлення про вручення поштового відправлення адресатові після повернення до суду долучаються до матеріалів судової справи. При цьому до АСДС вносяться відомості про факт вручення (не вручення) документів адресатові та дату повернення до суду повідомлення.";

2) пункт 17 доповнити новим другим абзацом такого змісту:

"Усі пункти (електронні поля) обліково-статистичних (інформаційних) карток та реєстраційних журналів, що містять відомості про судову справу, підлягають обов'язковому заповненню.";

3) доповнити новим пунктом 19:

"19. Якщо в одній справі, що надійшла до суду апеляційної інстанції, подано апеляційні скарги на декілька судових рішень, то на кожну апеляційну скаргу складається окрема обліково-статистична (інформаційна) картка.

У разі надходження декількох апеляційних скарг на одне і те ж судове рішення, на такі апеляційні скарги складається одна обліково-статистична (інформаційна) картка.".

3. У розділі III:

1) пункт 2 викласти в новій редакції:

"2. Після завершення автоматизованого розподілу судові справи передаються судді (судді-доповідачу) для розгляду під підпис у загальному реєстрі судових справ або окремо складених реєстрах судових справ на кожного суддю (суддю-доповідача) у порядку визначеному в суді.

Реєстри судових справ зберігаються в окремих справах за номенклатурою.

Список судових справ, призначених до розгляду, за будь-який період, по конкретному судді та по суду в цілому, роздруковується та надається в разі надходження відповідного запиту.";

2) у пункті 20 слова "у п'ятиденний строк" замінити словами "протягом п'яти робочих днів".

4. Пункт 9 розділу VI викласти в новій редакції:

"9. Розписки осіб, які одержали судові виклики і повідомлення, а також судові виклики та повідомлення, що повернулись у зв'язку з неврученням їх адресатові, долучаються до матеріалів судової справи. При цьому до АСДС вносяться відомості про факт вручення (не вручення) документів адресатові та дату отримання судом повідомлення.".

5. У розділі VII:

1) у пункті 1:

слова "бланк опису документів" замінити словами "аркуш(-і) внутрішнього опису документів";

виключити по тексту слова "зі списком розсилки поштової кореспонденції";

останній абзац замінити новими абзацами такого змісту:

"У разі фіксування перебігу судового засідання технічними засобами або проведення судового засідання в режимі відеоконференції носії інформації із технічним записом судового засідання вкладаються в конверт, який вклеюється на внутрішньому боці обкладинки в кінці відповідного тому справи.

У внутрішньому описі судової справи, в хронологічному порядку, вказується наявність технічного носія у справі, а в примітках зазначається його фактичне місцезнаходження: "у конверті в кінці тому".".

2) пункт 7 доповнити новими абзацами:

"У разі винесення судом окремої ухвали листування щодо її виконання підшивається до матеріалів судової справи.

Якщо окрема ухвала постановлена судом апеляційної інстанції, то листування щодо виконання окремої ухвали направляється до суду першої інстанції для приєднання до матеріалів справи.";

3) в абзаці першому пункту після слів "порядковий номер," доповнити словами "реєстраційний індекс документу,". Слова " (без скорочень)" виключити;

4) пункт 16 виключити. У зв'язку з цим пункти 17-25 вважати відповідно пунктами 16-24;

5) у новому пункті 22:

слова "бланк опису документів" замінити словами "аркуш(-і) внутрішнього опису документів";

доповнити новим дев'ятим абзацом такого змісту:

"Копії судових рішень, які містяться в контрольному провадженні, засвідчуються в установленому порядку підписом головуючого судді (судді-доповідача), а за його відсутності - секретарем відповідної судової палати, одним із заступників голови суду або головою суду.".

6. У розділі VIII виключити пункт 3. У зв'язку з цим пункти 4, 5 вважати відповідно пунктами 3, 4.

7. У розділі IX:

1) Абзац другий пункту 1 викласти у такій редакції:

"У кожному випадку справа надсилається за межі суду із супровідним листом, підписаним керівником апарату або особою, яка виконує його обов'язки. У супровідному листі зазначаються підстави направлення (повернення) справи та її реквізити.";