Цей Закон регулює відносини, пов’язані із формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду, та інші основні питання архівної справи.

У цьому Законі наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:

архівний документ - документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконувати функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника також як об’єкт рухомого майна;

документ Національного архівного фонду - архівний документ, культурна цінність якого визнана відповідною експертизою та який підлягає державному обліку і зберіганню;

Національний архівний фонд - сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя Українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації;

експертиза цінності документів - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, віднесення їх до унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду;

унікальний документ - документ Національного архівного фонду, що становить виняткову культурну цінність, має важливе значення для формування національної самосвідомості Українського народу і визначає його вклад у всесвітню культурну спадщину;

особистий архівний документ - архівний документ, що створений фізичною особою або безпосередньо її стосується;

архівна справа - галузь життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання діяльності юридичних і фізичних осіб, пов’язані із нагромадженням, обліком, зберіганням архівних документів та використанням відомостей, що в них містяться;

діловодство - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи із службовими документами;

архівна установа, архів, архівний підрозділ, архівний відділ - це відповідно установа чи структурний підрозділ, що забезпечує облік і зберігання архівних документів, використання відомостей, що в них містяться, та формування Національного архівного фонду і/або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи і діловодства;

державна архівна установа - архівна установа, що здійснює свою діяльність за рахунок коштів Державного бюджету України, а також Галузевий державний архів Національного банку України, який здійснює свою діяльність за рахунок коштів, передбачених кошторисом адміністративних витрат Національного банку України;

приватне архівне зібрання - зібрання архівних документів, що є власністю однієї або кількох осіб;

таємний архів - архівна установа, про існування якої не заявлено публічно;

користувач архівними документами - фізична або юридична особа, яка відповідно до законодавства ознайомлюється з архівними документами;

довідковий апарат - довідники у будь-якій формі (путівники, описи, каталоги, покажчики, бази даних, номенклатури справ тощо), призначені для пошуку архівних документів або відомостей, що містяться в них;

номенклатура справ - обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ;

архівна довідка - документ архівної установи, оформлений відповідно до законодавства, що містить інформацію про предмет запиту на підставі архівних документів із зазначенням їх пошукових даних.

Законодавство України про Національний архівний фонд та архівні установи базується на Конституції України і складається з цього Закону та інших нормативно-правових актів України, прийнятих відповідно до нього.

Якщо міжнародним договором, згода на обов’язковість якого надана Верховною Радою України, встановлено інші норми, ніж ті, що передбачені законодавством України про Національний архівний фонд та архівні установи, застосовуються норми міжнародного договору.

Доступ до архівної інформації репресивних органів встановлюється Законом України "Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років".

Держава гарантує умови для зберігання, примноження та використання Національного архівного фонду, сприяє досягненню світового рівня в розвитку архівної справи і веденні діловодства.

Державну політику у сфері архівної справи і діловодства визначає Верховна Рада України.

Кабінет Міністрів України, інші органи виконавчої влади, а також органи місцевого самоврядування забезпечують проведення державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції.

Національний архівний фонд України є складовою частиною вітчизняної і світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства, перебуває під охороною держави і призначений для задоволення інформаційних потреб суспільства і держави, реалізації прав та законних інтересів кожної людини.

Документи Національного архівного фонду є культурними цінностями, що постійно зберігаються на території України або згідно з міжнародними договорами, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, підлягають поверненню в Україну.

Юридичні та фізичні особи зобов’язані забезпечувати збереженість Національного архівного фонду та сприяти його поповненню.

Національний архівний фонд формується у порядку, встановленому цим Законом, з архівних документів державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, а також архівних документів громадян і їх об’єднань.

Держава вживає заходів для поповнення Національного архівного фонду документами культурної спадщини України, що знаходяться за кордоном, та документами іноземного походження, що стосуються історії України, у пріоритетному порядку фінансує їх виявлення, взяття на облік, передавання, придбання або відтворення в копіях. Централізований облік зазначених документів ведеться у порядку, встановленому Міністерством юстиції України. Про виявлення зазначених документів юридичні і фізичні особи повідомляють центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства.

Внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього здійснюється на підставі експертизи їх цінності комісією з фахівців архівної справи і діловодства, представників наукової і творчої громадськості, інших фахівців.

Принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій затверджуються Кабінетом Міністрів України.

Експертиза цінності документів проводиться за ініціативою їх власника або державної архівної установи за згодою власника. У разі виникнення загрози знищення або значного погіршення стану зазначених документів їх власник зобов’язаний повідомити про це державну архівну установу для організації експертизи цінності цих документів. Забороняється знищення документів без попереднього проведення експертизи їх цінності.

Під час проведення експертизи цінності документів експертні комісії керуються типовими та галузевими переліками видів документів з нормативно встановленими строками їх зберігання, затвердженими відповідно до законодавства.

Юридичні і фізичні особи, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити їх відчуження чи вивезення за межі України, зобов’язані повідомити про це одну з державних архівних установ з метою вирішення питання про проведення експертизи цінності цих документів. Без повідомлення державної архівної установи відчуження архівних документів, вивезення їх за межі України забороняються.

Державні архівні установи та архівні відділи міських рад мають право на отримання в установленому порядку документів юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом.

Вимоги, зазначені у частинах третій і п’ятій цієї статті, не поширюються на власників особистих архівних документів.

Документи вносяться до Національного архівного фонду впорядкованими за рахунок власника відповідно до вимог, встановлених Міністерством юстиції України.

Рішення про вилучення документів із Національного архівного фонду приймаються експертними комісіями за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства. Забороняється вилучення документів із Національного архівного фонду за мотивами конфіденційності чи таємності інформації, що міститься в них, а також із політичних чи ідеологічних міркувань.

Із Національного архівного фонду можуть бути вилучені лише дублетні документи (тотожні за змістом тиражовані примірники одного документа, що зберігаються в одній архівній установі), документи тимчасових строків зберігання, а також документи, документна інформація яких втрачена. Спори між архівними установами і власниками документів з питань призначення експертизи їх цінності, внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення з нього вирішуються у судовому порядку.

Документи Національного архівного фонду можуть перебувати в будь-якій формі власності, передбаченій Конституцією та законами України.

Право власності на документи Національного архівного фонду охороняється законом.

Архівні документи, що нагромадилися за час діяльності державних органів, державних підприємств, установ та організацій, а також документи, що передані державним архівним установам іншими юридичними і фізичними особами без збереження за собою права власності, є власністю держави.

Архівні документи, які до 1991 року перебували на державному обліку та зберігалися в державних архівних установах, належать до Національного архівного фонду і є власністю держави.

Архівні документи (носії архівної інформації) репресивних органів належать державі і передаються на зберігання Галузевому державному архіву Українського інституту національної пам’яті.

Архівні документи, що нагромадилися за час діяльності органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ та організацій, а також документи, що передані архівним відділам міських рад іншими юридичними і фізичними особами без збереження за собою права власності, є власністю територіальних громад.

Архівні документи, що не мають власника або власник яких невідомий, переходять у власність держави на підставі рішення суду, винесеного за заявою державної архівної установи, крім випадків, передбачених законами України.

Забороняється вилучення документів Національного архівного фонду у власника або уповноваженої ним особи без їх згоди, крім випадків, передбачених законами України. Документи Національного архівного фонду, вилучені відповідно до закону для досудового розслідування, здійснення судочинства, підлягають обов’язковому поверненню власнику або уповноваженій ним особі, але не пізніше ніж через один рік після закінчення провадження у справі.

Право інтелектуальної власності на об’єкти інтелектуальної власності, які містяться в архівних документах, не залежить від права власності на архівний документ як матеріальний (у тому числі електронний (цифровий) об’єкт, в якому вони містяться або зафіксовані. Здійснення права власності на документи Національного архівного фонду не може порушувати або обмежувати право інтелектуальної власності на об’єкти інтелектуальної власності, які містяться або зафіксовані в таких документах, крім визначених цим Законом випадків. Зберігання та доступ до документів Національного архівного фонду та користування такими документами відповідно до цього Закону не є порушенням відповідного права інтелектуальної власності.

Грошова оцінка документів Національного архівного фонду не є оцінкою прав інтелектуальної власності на об’єкти інтелектуальної власності, які містяться або зафіксовані в таких документах.

Об’єкти інтелектуальної власності, які містяться або зафіксовані в архівній інформації репресивних органів або в архівній інформації структур та діячів українського визвольного руху, можуть використовуватися шляхом відтворення, включення до інших об’єктів авторського права і суміжних прав, опублікування без згоди (дозволу) власників відповідних майнових прав інтелектуальної власності.

Примітка. Термін "архівна інформація репресивних органів" вживається у значенні, наведеному в Законі України "Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму".

Структури та діячі українського визвольного руху означають органи влади, організації, структури та формування, зазначені участині першій статті 1 Закону України "Про правовий статус та вшанування пам’яті борців за незалежність України у XX столітті", а також осіб, які брали участь у всіх формах політичної, збройної та іншої колективної чи індивідуальної боротьби за незалежність України у XX столітті у складі таких органів влади, організацій, структур та формувань.

Власник володіє, користується і розпоряджається документами Національного архівного фонду з урахуванням обмежень, передбачених законом.

Власник документів Національного архівного фонду та інші особи, які користуються зазначеними документами, не мають права їх знищувати, пошкоджувати або змінювати зміст цих документів.

Спори щодо здійснення права власності на документи Національного архівного фонду вирішуються у судовому порядку.

Документи Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам, не можуть бути об’єктом приватизації, купівлі-продажу, застави або інших угод, пов’язаних з передачею права власності, і надаються лише в тимчасове користування. Право власності на зазначені документи може бути передане лише згідно з міжнародними договорами, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, і законами України.

Право власності на документ Національного архівного фонду, який не належить державі, територіальним громадам, переходить лише за умови та після попереднього письмового повідомлення центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства або уповноважених ним архівних установ про намір здійснити відчуження документа. У разі продажу документа Національного архівного фонду держава має переважне право на його купівлю за ціною, оголошеною для продажу. У разі відмови від здійснення цього права чи нездійснення його протягом місяця з дня одержання повідомлення власник або уповноважена ним особа мають право на продаж документа. Переважне право держави на купівлю документа, що перебуває у приватній власності, не застосовується, якщо його покупцем є діти, дружина або чоловік, батьки, рідні брати і сестри, дід та баба як з боку батька, так і з боку матері. Власник, до якого перейшло право власності на документ Національного архівного фонду, зобов’язаний письмово повідомити про це орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства або уповноважену ним архівну установу.

Документи Національного архівного фонду підлягають грошовій оцінці за нормами і методиками, що затверджуються Кабінетом Міністрів України.

Зміна місцезнаходження та умов зберігання документів Національного архівного фонду і користування ними допускається лише після попереднього письмового повідомлення центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства або уповноваженої ним архівної установи.

Документи Національного архівного фонду, що не належать державі або територіальним громадам, не можуть бути предметом застави, якщо заставодержатель - іноземець або особа без громадянства, яка не проживає постійно в Україні.

Власник документів Національного архівного фонду, який не забезпечує їх належної збереженості, може бути за рішенням суду позбавлений права власності на ці документи.

Документи Національного архівного фонду незалежно від місця їх зберігання, форми власності на них, виду носія інформації та доступу підлягають обов’язковому державному обліку, що ведеться в порядку, встановленому Міністерством юстиції України, з метою здійснення контролю за наявністю документів, їх станом, місцем та умовами зберігання.

Архівні установи, що здійснюють повноваження власника, юридичні та фізичні особи, у власності яких перебувають документи Національного архівного фонду, зобов’язані дотримуватися встановленого порядку ведення їх обліку.

Власники документів Національного архівного фонду або уповноважені ними юридичні чи фізичні особи зобов’язані утримувати в належному стані будівлі і приміщення архівних установ, підтримувати в них необхідний технологічний режим, а також у випадках, передбачених законом, створювати копії для страхового фонду і фонду користування документами Національного архівного фонду, іншим чином забезпечувати їх збереженість, а у разі віднесення їх до унікальних чи надання у користування поза архівними установами забезпечувати страхування за правилами, встановленими законодавством.

Власник, який передав архівні документи для зберігання архівній установі із залишенням за собою права власності на ці документи, у разі порушення нею умов зберігання документів, має право витребувати їх повернення у судовому порядку.

Державні архівні установи, архівні відділи міських рад можуть надавати юридичним і фізичним особам, які мають документи Національного архівного фонду, в межах виділених асигнувань допомогу в поліпшенні умов їх зберігання, реставрації та створенні фондів користування, а також на прохання власників приймати документи Національного архівного фонду на постійне чи тимчасове зберігання.

Забороняється розміщення архівних установ, у яких зберігаються документи Національного архівного фонду, в приміщеннях, що не відповідають вимогам зберігання таких документів та охорони праці працівників архівних установ, або переміщення цих установ без надання іншого рівноцінного приміщення, упорядкованого для зберігання архівних документів, роботи працівників і користувачів.

Вимоги до умов зберігання і порядку ведення обліку архівних документів, контролю за дотриманням цих вимог визначає Міністерство юстиції України.

Порядок віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання, а також зберігання затверджується Кабінетом Міністрів України.

Особи, які зберігають унікальні документи, надають державним архівним установам можливість створювати за рахунок коштів Державного бюджету України копії для страхового фонду і фонду користування цими унікальними документами з правом подальшого користування ними з дозволу власника.

Документи Національного архівного фонду і довідковий апарат до них надаються у користування в архівних установах з часу їх надходження на зберігання, а в приватних архівних зібраннях - відповідно до рішення їх власників.

Держава заохочує власників приватних архівних зібрань до розширення доступу до документів Національного архівного фонду, сприяє публікації та експонуванню цих документів на виставках і створенню до них загальнодоступного довідкового апарату.

Забороняється відносити до державної таємниці або іншої інформації з обмеженим доступом інформацію про місця зберігання документів Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам, а також створювати таємні архіви для зберігання таких документів.

Громадяни України мають право користуватися документами Національного архівного фонду або їх копіями на підставі особистої заяви і документа, що посвідчує особу. Особи, які користуються документами Національного архівного фонду за службовим завданням, подають документ, що підтверджує їх повноваження.

Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються тими самими правами доступу до документів Національного архівного фонду, а також мають такі самі обов’язки, як і громадяни України.

Забороняється вимагати від користувачів надання документів, не передбачених цим Законом.

Про відмову в доступі до документів Національного архівного фонду користувачеві повідомляється письмово із зазначенням вичерпних підстав відмови.

Особливості доступу до архівної інформації репресивних органів визначаються Законом України "Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років".

Архівні установи мають право обмежити доступ до документів Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам, на строк до одного року в зв’язку з їх науково-технічним опрацюванням, перевіркою наявності та стану або реставрацією. У разі проведення великого обсягу зазначених робіт строк обмеження може бути продовжений з дозволу центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства, але не більше ніж на один рік.

Архівні установи мають право відмовити в доступі до документів Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам, неповнолітнім, особам, визнаним судом недієздатними, та особам, які грубо порушували порядок користування архівними документами.

Доступ до документів Національного архівного фонду, що містять державну таємницю або іншу інформацію з обмеженим доступом, може бути обмежено виключно відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації".

Доступ до документів Національного архівного фонду, що містять конфіденційну інформацію про особу, а також створюють загрозу для життя чи недоторканності житла громадян, обмежується на 75 років від часу створення цих документів, якщо інше не передбачено законом. Раніше зазначеного строку доступ здійснюється з дозволу громадянина, права та законні інтереси якого можуть бути порушені, а в разі його смерті - з дозволу спадкоємців, а також у разі, коли така інформація є суспільно необхідною або обмеження доступу до неї заборонено законом.

Особливості доступу до архівної інформації репресивних органів визначаються Законом України "Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років".

У разі передачі за договором до державних архівних установ, архівних відділів міських рад документів Національного архівного фонду, що не належали державі, територіальним громадам, умови подальшого користування ними визначаються з колишніми власниками зазначеним договором. Зазначений порядок може бути встановлено також у випадках передачі документів на зберігання без зміни права власності на них.

Архівні підрозділи об’єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, архівні установи, засновані фізичними особами, мають право обмежити доступ до документів Національного архівного фонду з метою забезпечення збереженості документів і захисту прав та законних інтересів власників документів або інших осіб. Обмеження встановлюються на вимогу власника документів або інших заінтересованих осіб з письмовим повідомленням центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства.

У випадках, передбачених законом, обмеження, зазначені у частинах четвертій і п’ятій статті 16 цього Закону та частині першій цієї статті, не поширюються на працівників податкових органів, державних архівних установ, суду, правоохоронних та органів державного фінансового контролю, які виконують службові завдання. Законом можуть бути передбачені інші випадки, коли зазначені обмеження не застосовуються.

Архівні установи у порядку, визначеному законодавством, надають документи Національного архівного фонду для користування фізичним та юридичним особам, створюють для цього відповідний довідковий апарат; видають архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняють запити фізичних і юридичних осіб; повідомляють про документи, в яких містяться відомості, що можуть бути використані державними органами і органами місцевого самоврядування та іншими заінтересованими сторонами; публікують, експонують та в іншій формі популяризують архівні документи, а також виконують інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду.

Порядок користування документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам, визначається Міністерством юстиції України з урахуванням особливостей, визначених Законом України "Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років".