Відповідно до частини першої статті 12 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" , пункту 3 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 395, та підпункту 25 пункту 4 Положення про Державну архівну службу України , затвердженого Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 407,

1. Затвердити Порядок державного обліку документів Національного архівного фонду, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 11 червня 2002 року № 43 "Про затвердження Порядку ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 25 червня 2002 року за № 533/6821 (із змінами).

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Палій Н.О.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної архівної служби України Гінзбург О.П.

1. Цей Порядок визначає організацію державного обліку документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) з метою здійснення контролю за наявністю документів НАФ, їх станом, місцем, умовами зберігання та надання інформації щодо їх обсягу, складу, змісту та місцезнаходження.

2. Документи НАФ підлягають обов’язковому державному обліку незалежно від місця їх зберігання, форми власності на них, виду носія інформації та доступу.

3. Державний облік документів НАФ здійснюють:

Державна архівна служба України (далі - Укрдержархів);

центральні та галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад (далі - архівна установа);

Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського та архівні підрозділи державних наукових установ Національної академії наук України;

архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек;

архівні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій, об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності;

архівні установи, засновані фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (далі - приватні архівні установи).

4. Державний облік документів НАФ ведеться обов’язково у паперовому вигляді.

5. Для документів НАФ з паперовими носіями інформації основними обліковими одиницями є архівний фонд, одиниця зберігання (справа).

6. Для документів НАФ з іншими видами носіїв інформації (кіно-, відео, фото-, фонодокументів та електронних документів) основними обліковими одиницями є одиниця зберігання та одиниця обліку.

7. Науково-технічні документи НАФ обліковують за фондами, групами, комплексами та одиницями зберігання (справами).

8. Унікальні документи НАФ підлягають окремому державному обліку у порядку, встановленому чинним законодавством України, відомості про них вносяться до Державного реєстру національного культурного надбання. Для унікальних документів НАФ обліковою одиницею є документ.

9. Державний облік документів НАФ здійснюється шляхом ведення основних та допоміжних облікових документів.

1. Основними принципами державного обліку документів НАФ є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і повнота.

2. Централізація забезпечується зосередженням в Укрдержархіві, архівних установах та Інституті архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського відомостей про кількість та склад архівних фондів, одиниць зберігання, одиниць обліку.

3. Уніфікація досягається єдиним методичним керівництвом, що забезпечує наступність обліку на всіх етапах роботи з документами - у діловодстві, в архівному підрозділі, в архівній установі, Інституті архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського, - через регламентацію системи основних облікових документів та вимог до їх ведення.

4. Динамічність забезпечується своєчасним та оперативним внесенням змін до основних облікових документів або складанням нових облікових документів та щорічним поданням документів для централізованого державного обліку документів НАФ.

5. Достовірність і повнота гарантуються проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання вимог ведення основних облікових документів та відображення в них фактичної кількості, складу та стану документів НАФ.

1. Архівні установи, Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського та архівні підрозділи державних наукових установ Національної академії наук України, архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек, архівні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій, об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, приватні архівні установи зобов'язані шляхом надсилання документів для централізованого державного обліку документів НАФ у визначені строки інформувати про наявність і стан документів НАФ, поточні зміни в їх складі та обсязі. Суб’єкти інформування визначені у пунктах 3 - 10 цього розділу.

2. Документами для централізованого державного обліку документів НАФ є:

паспорт архівної установи (архівного підрозділу) станом на 01 січня наступного за звітним року;

відомості про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 01 січня наступного за звітним року;