Відповідно до статті 18 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (із змінами) НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Козловська Н.А.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Севостьянову Н.І.

1. Цей Порядок установлює основні вимоги до виконання соціально-правових запитів юридичних та фізичних осіб, інших видів запитів, визначених підпунктом 4.2 пункту 4 розділу VI Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116, на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок, копій або витягів з документів.

2. Дія цього Порядку поширюється на центральні державні архіви, галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, місцеві державні архівні установи, архівні установи органів місцевого самоврядування, архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек, архівні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій (далі - архіви).

3. Запит фізичної особи соціально-правового характеру, майновий може стосуватися самого(ї) заявника (заявниці), осіб, що перебувають на його (її) утриманні, під опікою або піклуванням, його (її) померлої(го) дружини (чоловіка), близьких родичів (батьків, дітей, сестер, братів, баби, діда та ін.).

4. Надання документної інформації за запитами юридичних та фізичних осіб здійснюється шляхом складання і надсилання документів, види яких визначено підпунктом 4.3 пункту 4 розділу VI Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116.

Документи надсилаються фізичним або юридичним особам разом із супровідним листом в електронному або паперовому вигляді відповідно на адресу електронної пошти або поштову адресу, зазначену у запиті.

5. Графік особистого прийому громадян доводиться до відома громадян шляхом розміщення на інформаційних стендах у вестибюлі архіву, на офіційному вебсайті архіву, оприлюднення в інший спосіб.

У випадку тимчасового припинення ведення архівом особистого прийому громадян (протиепідемічні обмеження, надзвичайна ситуація тощо) прийом запитів фізичних осіб на цей період здійснюється поштовим зв’язком та електронною поштою. Архівні довідки (копії, витяги), інші документи, оформлені на бланку архіву та засвідчені гербовою печаткою архіву, надсилаються на поштову адресу, зазначену у запиті заявника (заявниці), у сканованій копії - на його (її) адресу електронної пошти.

На інформаційних стендах у вестибюлі архіву, на офіційному вебсайті архіву або в інший спосіб розміщується повідомлення про строк та причини припинення ведення архівом особистого прийому громадян. У разі потреби та за наявності технічних можливостей у цей період архівом запроваджується прийом фізичних осіб за попереднім записом / електронною реєстрацією.

1. Виконання запитів юридичних та фізичних осіб (далі - запити) здійснюється у строки, встановлені законодавством, і контролюється керівництвом архіву.

В архіві організовують виконання запитів юридичних та фізичних осіб, в яких зазначаються найменування організації, її місцезнаходження (фактична поштова адреса), контактний номер телефону, адреса електронної пошти (для юридичної особи), прізвище, власне ім’я, дата та місце народження (якщо інформація необхідна для виконання запиту), місце фактичного проживання, поштовий індекс національного оператора поштового зв’язку або номер поштового відділення оператора поштового зв’язку, за наявності адреса електронної пошти та контактний номер телефону (для фізичної особи), тема (запитання), хронологічні рамки запитуваної інформації. Для підготовки архівних довідок про підтвердження трудового стажу та про заробітну плату до запиту додається копія трудової книжки (за наявності та за згодою фізичної особи).

Запит фізичної особи за можливості оформлюється друкарським способом.

2. Запити розглядаються керівництвом архіву, направляються на виконання до відповідного структурного підрозділу або безпосередньо виконавцю і виконуються на підставі архівних документів та друкованих видань (у тому числі з фонду користування або страхового фонду, документи яких обліковані відповідно до законодавства), що зберігаються в архіві.

3. Під час виконання архівом повторних запитів перевіряється відповідність змісту раніше виданої архівної довідки відомостям, що є в документах, і у випадку виявлення додаткових відомостей архів включає їх до змісту архівної довідки, що видаватиметься повторно.

1. Архівні довідки про підтвердження трудового стажу оформлюються лише за той період роботи, відомості про який є в документах архіву. При цьому зазначаються точна назва посади, яку обіймала фізична особа, і період її роботи на цій посаді. Відомості про роботу в різних установах надаються в одній довідці.