Про затвердження Інструкції з діловодства Головдержслужби України

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ

Н А К А З

20.07.2006 N 262

( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Головного управління державної служби N 37 від 08.02.2007 N 46 від 12.02.2007 N 166 від 13.06.2007 N 170 від 18.06.2007 N 126 від 14.05.2008 N 205 від 22.07.2008 N 264 від 01.10.2008 N 303 від 31.10.2008 N 314 від 06.11.2008 N 324 від 11.11.2008 N 384 від 31.12.2008 N 80 від 20.03.2009 N 134 від 30.04.2009 N 246 від 16.09.2009 N 366 від 01.12.2009 N 400 від 25.12.2009 N 199 від 15.07.2010 N 320 від 14.12.2010 N 63 від 22.03.2011 N 69 від 23.03.2011 N 109 від 26.04.2011 N 117 від 29.04.2011 ) ( У тексті Наказу та Інструкції з назви управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю вилучено слова "стратегічного планування" на підставі Наказу Головного управління державної служби N 126 від 14.05.2008 ) ( У тексті Інструкції слова "юридичне управління" замінено словами "юридичний департамент" у всіх відмінках згідно з Наказом Головного управління державної служби України N 63 від 22.03.2011 )

З метою приведення діловодства у центральному апараті, управліннях державної служби Головного управління державної служби України в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі та Центрі сприяння інституційному розвитку державної служби до вимог системи управління якістю Головдержслужби України ДСТУ ISO 9001-2001, уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації державної уніфікованої системи документації Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003, Регламенту Головного управління державної служби України та його територіальних органів, затвердженого наказом Головдержслужби від 26.03.2008 N 71, Порядку підготовки організаційних документів в Головному управлінні державної служби України та його територіальних органах, затвердженого наказом Головдержслужби України від 13.07.2006 N 255, враховуючи результати внутрішнього аудиту та необхідність внесення відповідних змін у здійснення контролю та діловодства Головдержслужби України,

НАКАЗУЮ:

( Преамбула із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби N 126 від 14.05.2008 )

1. Затвердити Інструкцію з діловодства Головного управління державної служби України (далі - Головдержслужба України) (додається).

2. Першому заступнику, заступникам Начальника Головдержслужби України, керівникам структурних підрозділів, начальникам управлінь державної служби Головдержслужби України в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі, директору Центру сприяння інституційному розвитку державної служби:

забезпечити неухильне дотримання вимог зазначеної Інструкції;

привести у відповідність до вимог Інструкції з діловодства Головдержслужби України та Номенклатури справ Головдержслужби України індексацію документів.

3. Управління організаційної роботи, документообігу та контролю (Яцуба О.І.) у тижневий термін ознайомити з цим наказом першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України, керівників структурних підрозділів, начальників управлінь державної служби Головдержслужби України в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі, директора Центру сприяння інституційному розвитку державної служби.

( Пункт 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби N 37 від 08.02.2007 )

4. Наказ Головдержслужби України від 01.03.2004 N 39 (із змінами і доповненнями, внесеними наказами Головдержслужби України від 17.02.2005 N 56, від 31.03.2005 N 74, від 17.10.2005 N 247 та від 23.06.2005 N 160) вважати таким, що втратив чинність.

5. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Начальника Головдержслужби України Ткача В.Д.

( Пункт 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби N 324 від 11.11.2008 )

Начальник Головдержслужби

Т.Мотренко

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головдержслужби

України

20.07.2006 N 262

ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА

Головного управління державної служби України

( По тексту Інструкції внесено зміни у назву управління організаційної роботи, документообігу та контролю, додавши після слова "роботи" слова "стратегічного планування" згідно з Наказом Головного управління державної служби N 37 від 08.02.2007 )

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства Головного управління державної служби України (далі - Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності Головного управління державної служби України (далі - Головдержслужба України), управлінь державної служби Головного управління, державної служби в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі (далі - управління державної служби Головдержслужби України) та Центру сприяння інституційному розвитку державної служби (далі - Центр) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів.

Вимоги; Інструкції обов'язкові для виконання усіма працівниками центрального апарату Головдержслужби України, управлінь державної служби Головдержслужби України та Центру.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК).

Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

Особливості організації роботи з електронними документами із застосуванням електронного цифрового підпису та документами у електронному вигляді без застосування електронного цифрового підпису визначається Загальним порядком організації безпаперового електронного документообігу у центральному апараті Головдержслужби України, затвердженим наказом Головдержслужби від 02.03.2009 року N 60.

( Пункт 1.2 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Головного управління державної служби N 109 від 26.04.2011 )

Записи (протоколи) є документами особливого типу (наприклад: листи, звернення, протоколи, акти, плани-графіки, журнали реєстрації). Вони повинні бути доступними, легкими для читання та ідентифікації.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в Головдержслужбі України розроблені відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153, зі змінами, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 28.07.2003 N 1173, а також вимог системи управління якістю Головдержслужби України ДСТУ ISO 9001-2001, уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації державної уніфікованої системи документації Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003, з урахуванням вимог Регламенту Головного управління державної служби України та його територіальних органів, затвердженого наказом Головдержслужби від 26.03.2008 N 71, Порядку підготовки організаційних документів у Головному управлінні державної служби України та його територіальних органах, затвердженого наказом Головдержслужби України від 13.07.2006 N 255.

( Пункт 1.3 розділу 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби N 126 від 14.05.2008 )

1.4. Ведення діловодства покладається на відділ організації документообігу управління організаційної роботи, документообігу та контролю (далі - ВОД).

У Центрі та управліннях державної служби Головдержслужби України, в яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на уповноважену особу - відповідального за здійснення поточного контролю та діловодства.

Порядок ведення діловодства відповідальними за здійснення поточного контролю та діловодства, їх функції, обов'язки, права та відповідальність визначено Типовою інструкцією відповідального за здійснення поточного контролю та діловодства, затвердженою наказом Головдержслужби України від 24.09.2007 N 254.

( Абзац третій пункту 1.4 розділу 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби N 126 від 14.05.2008 )

Загальне керівництво та координація діяльності щодо ведення діловодства покладається на начальника управління організаційної роботи, документообігу та контролю.

1.5. Здійснення контролю за дотриманням порядку документообігу в центральному апараті Головдержслужби України покладається на першого заступника Начальника Головдержслужби України.

1.6. Перший заступник Начальника Головдержслужби України в межах наданих йому прав зобов'язаний:

здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем'єр-міністра України;

вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування;

не допускати вимагання від органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами, якщо це не викликане службовою необхідністю; забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства;

всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення ВОД сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

забезпечувати організацію навчання працівників, задіяних у процесі документообігу центрального апарату Головдержслужби України, Центру та управлінь державної служби Головдержслужби України для підвищення кваліфікації;

здійснювати контроль за обов'язковим дотриманням у центральному апараті Головдержслужби України, Центрі та управліннях державної служби Головдержслужби України вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених ДСТУ 9001-2001 та цією Інструкцією.

1.7. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин, усі не виконані, не закриті до справи та не передані до архіву документи за вказівкою його безпосереднього керівника передаються особі, що його заміщає, з відповідною відміткою у письмовій формі.

1.8. Центральний апарат, Центр та управління державної служби Головдержслужби України здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою.

2. Документування управлінської діяльності

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

2.2. Управлінська діяльність Головдержслужби України здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Підставами для цього є Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, а також відповідним Положенням.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

2.3. Розпорядчі документи, що надходять до Головдержслужби України від органів вищого рівня, доводяться до Центру, управлінь державної служби Головдержслужби України.

Головдержслужба України має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня зазначеним управлінням та Центру разом із супровідним листом.

2.4. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами, на зборах, засіданнях, нарадах фіксуються у протоколах. Протоколи оформлюються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

2.5. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців, Центру і управлінь державної служби Головдержслужби України шляхом надсилання їм відповідних рішень.

2.6. Головдержслужба України під час здійснення оперативних зв'язків з управліннями державної служби Головдержслужби України, іншими установами та організаціями, окремими громадянами надсилає листи (зразки листів наведені у додатках 1-4).

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

2.7. Внутрішнє листування між структурними підрозділами у Головдержслужбі України здійснюється у формі службових записок (додаток 5).

Службові записки, які готуються структурними підрозділами разом з відповідними дорученнями Начальника Головдержслужби України або особи, яка офіційно виконує його обов'язки, передаються для виконання через ВОД.

2.8. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися електронною поштою, по телефону, телеграфу або телефаксу.

2.9. Затвердження розпорядчих документів і змін до них здійснюється наказами Головдержслужби України відповідно до Регламенту Головного управління державної служби України та його територіальних органів.

( Абзац перший пункту 2.9 розділу 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби N 126 від 14.05.2008 )

Оригінал документа після його затвердження є контрольним примірником, який зберігається у ВОД (зразок наказу - у додатку 6).

При внесенні істотних чи численних змін може бути прийняте рішення про заміну документа.

У новій версії документа відображаються усі зміни, внесені до попередньої версії.

3. Порядок проходження документів

3.1. Порядок прийому документів

3.1.1. Усі документи, що надходять до Головдержслужби України, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано у ВОД, а у неробочий час - відділом організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи.

3.1.2 Документи можуть надходити до ВОД через:

поштову скриньку, що розташована на першому поверсі адміністративного будинку Головдержслужби;

поштовий зв'язок;

доставлення документів кур'єрською або фельд'єгерською службами;

громадську приймальну або приймальну Начальника Головдержслужби;

електронну пошту Головного управління державної служби України - електронні документи, підписані електронним цифровим підписом;

( Підпункт 3.1.2 пункту 3.1 розділу 3 доповнено абзацом згідно з Наказом Головного управління державної служби N 246 від 16.09.2009 )

урядову телефонну "гарячу лінію".

Категорично забороняється працівникам ВОД та інших структурних підрозділів Головдержслужби отримувати від працівників інших державних органів, підприємств, установ і організацій документи, доставлені до Головдержслужби нарочно.

Забороняється реєструвати електронні документи, які надійшли на адресу Головдержслужби України електронною поштою, без вкладення електронного цифрового підпису (не підписані електронним цифровим підписом).

( Підпункт 3.1.2 пункту 3.1 розділу 3 доповнено абзацом згідно з Наказом Головного управління державної служби N 246 від 16.09.2009 )( Підрозділ 3.1 доповнено новим пунктом 3.1.2 згідно з Наказом Головного управління державної служби N 37 від 08.02.2007 )

3.1.3. У ВОД розкриваються усі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа, або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

3.1.4. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені, засвідчені відтворенням підпису за допомогою сканера чи копіювальної техніки - крім масової розсилки), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

Документи з факсимільним відтворенням підписів осіб, відповіді яким надаються за підписом Начальника Головдержслужби України, передаються без попередньої реєстрації до управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи для доповіді Начальникові Головдержслужби України.

3.2. Порядок реєстрації документів

3.2.1. Реєстрація документа - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом позначення на ньому умовного реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, та може доповнюватися індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.

Індексами наказів, протоколів засідань колегій, службових записок є їхні реєстраційні номери, які присвоюються окремо кожному виду документів у межах календарного року.

Нумерація ведеться арабськими цифрами і щороку починається з N 1. Облік перелічених видів документів ведеться в окремих журналах.

Доведення змісту розпорядчих документів під розпис безпосереднім виконавцям забезпечує ВОД.

3.2.2. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) - як ті, що створюються і використовуються в Головдержслужбі України, так і ті, що надходять від інших установ і громадян, а також документи, які надходять на електронну пошту Головдержслужби України та на урядову телефонну "гарячу лінію".

( Абзац перший підпункту 3.2.2 пункту 3.2 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби N 246 від 16.09.2009 )

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.

Перелік документів, що не підлягають реєстрації у ВОД, наведено у додатку 7.

3.2.3. Документи реєструються у межах груп залежно від виду, автора і змісту.

Окремо реєструються закони України, акти та доручення Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, накази Головдержслужби України з основної діяльності; кадрові накази (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника; відрядження працівників); рішення колегії Головдержслужби України, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Реєстрація і облік наказів з питань основної діяльності і відряджень працівників та службових записок здійснюється ВОД.

Реєстрація і облік наказів по особовому складу, про надання чергових відпусток та з інших питань по роботі з персоналом здійснюється сектором кадрової роботи.

Реєстрація і облік рішень колегій ведеться секретарем колегії.

Реєстрація і облік договорів, актів ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерських документів, заявок на матеріально-технічне постачання тощо здійснюється управлінням справами.

3.2.4. Реєстрація довідок, доповідних і службових записок та інших документів, складених за ініціативою структурних підрозділів для внутрішнього користування, ВОД не проводиться. Їх облік здійснюється у відповідних структурних підрозділах Головдержслужби України.

Винятком є службові записки, подання про перенесення терміну виконання доручень, що розглядаються Начальником Головдержслужби України, або особою, яка офіційно виконує його обов'язки.

( Абзац другий підпункту 3.2.4 пункту 3.2 розділу 3 в редакції Наказу Головного управління державної служби N 314 від 06.11.2008 )

Зазначені внутрішні документи реєструються у ВОД і передаються виконавцям.

3.2.5. Звіти, що надходять до Головдержслужби України від управлінь державної служби Головдержслужби України за встановленими формами, затвердженими наказом Головдержслужби України від 13.11.2006 N 374а, реєструються працівниками ВОД та передаються на розгляд до структурних підрозділів відповідно до переліку форм звітності (додаток 14 до Інструкції).

( Підрозділ 3.2 доповнено новим пунктом 3.2.5 згідно з Наказом Головного управління державної служби N 37 від 08.02.2007 )

3.2.6. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в Головдержслужбі України лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження та подання на реєстрацію у ВОД до 16-00.

Документи, подані на реєстрацію у ВОД після 16-00, реєструються наступного дня.

Документи, підготовлені на виконання доручень, позначених червоною позначкою "терміново", реєструються у ВОД протягом робочого дня у момент їх подання на реєстрацію.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

3.2.7. ВОД після реєстрації законів України, актів Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів центральних органів виконавчої влади, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України, інших нормативно-правових актів з питань державної служби надає юридичному департаменту враховану копію документа.

( Абзац перший підпункту 3.2.7 пункту 3.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби N 126 від 14.05.2008 )

Начальник юридичного департаменту у дводенний термін приймає рішення щодо доцільності розміщення електронної копії документа на внутрішньому та/або зовнішньому веб-сайтах Головдержслужби України.

Особа, відповідальна від юридичного департаменту за розміщення інформації на веб-сайтах, не пізніше ніж у триденний термін готує електронну копію документа, розміщує її на відповідному веб-сайті Головдержслужби України і повідомляє про нові надходження документів у розділі "Анонси" внутрішнього веб-сайту.

Відповідальність за повноту, відповідність електронної копії оригіналу документа та терміни розміщення несе працівник юридичного департаменту, відповідальний за розміщення зазначених документів.

Роздрукований примірник електронної версії документа має статус інформаційного документа, що визначається написом червоного кольору "інформаційний документ".

У разі використання друкованого примірника електронної версії документа більше ніж один місяць, його необхідно врахувати в облікових формах та завірити печаткою "для пакетів" на відповідність оригіналу у ВОД.

3.2.8. Реєстрація наказів Головдержслужби з основної діяльності (далі - накази з основної діяльності) здійснюється працівниками ВОД, на яких покладено відповідальність щодо забезпечення реєстрації та зберігання вказаних документів.

Накази з основної діяльності (регламентуючі, організаційні, щодо затвердження матеріалів методичного характеру, щодо проведення службових розслідувань, перевірок, з фінансово-бюджетних питань) реєструються відділом організації документообігу в паперовому та електронному журналах реєстрації наказів з основної діяльності.

( Пункт 3.2 доповнено новим підпунктом 3.2.8 згідно з Наказом Головного управління державної служби N 126 від 14.05.2008; в редакції Наказу Головного управління державної служби N 63 від 22.03.2011 )

3.2.9. Автоматизована реєстрація документів ведеться централізовано у ВОД шляхом формування банку реєстраційних даних.

Автоматизований реєстраційний банк даних забезпечує працівників інформацією про усі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм.

Пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації.

Користувач має можливість одержувати інформацію за кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час.

Записи здійснюються на базі обов'язкових реквізитів шляхом прямого перенесення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назви документа; автора (кореспондента); дати документа; індексу документа або його короткого змісту; резолюції (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідального виконавця; терміну виконання; позначки про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка (далі - РКК), придатна для оброблення ПК, яка зберігається у ВОД (додаток 8).

3.2.10. РКК групуються у довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік.

Довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів.

Перша частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання. Друга частина - для пошуків виконаних документів з певного питання.

3.2.11. ВОД підшиває оригінал наказу (крім наказів з кадрових питань, наказів про накладання дисциплінарних стягнень) та передає його електронну копію відділу контролю та організаційної роботи адміністративно-фінансового департаменту, який забезпечує ознайомлення з наказом визначених у наказі осіб.

Електронну копію наказу з основної діяльності відділ контролю та організаційної роботи передає юридичному департаменту для розміщення на офіційному та внутрішньому веб-сайтах Головдержслужби.

( Пункт 3.2 розділу 3 доповнено підпунктом 3.2.11 згідно з Наказом Головного управління державної служби N 63 від 22.03.2011 )

3.3. Порядок попереднього розгляду документів

3.3.1. Усі документи, що надійшли до Головдержслужби України, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється головним спеціалістом ВОД Головдержслужби України відповідно до розподілу обов'язків між працівниками у день одержання або у перший робочий день при надходженні їх у неробочий час.

Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду Начальником Головдержслужби України або його заступниками відповідно до розподілу функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

3.3.2. Після відкриття конвертів та реєстрації кореспонденції у ВОД документи, які повинні розглядатися Начальником Головдержслужби України, передаються на попередній розгляд до управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи під розпис у спеціальній книзі відповідального за прийом вказаних документів працівника цього управління (для підготовки відповідних проектів доручень).

Начальником Головдержслужби України розглядаються всі документи, що надійшли з терміном контролю виконання, серед яких:

( Абзац другий підпункту 3.3.2 пункту 3.3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби N 320 від 14.12.2010 )

Закони України, акти та доручення Президента України, Кабінету Міністрів України;

листи Адміністрації Президента України, Ради національної безпеки і оборони України, Генеральної прокуратури України, Конституційного Суду - за підписом керівників вказаних органів та їх заступників;

( Абзац підпункту 3.3.2 пункту 3.3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби N 320 від 14.12.2010 )

подання щодо погодження призначення на посади та звільнення з посад керівників та заступників керівників управлінь державної служби Головдержслужби України, перших заступників міністрів - керівників апаратів, заступників керівників інших центральних органів виконавчої влади, відповідальних за роботу апарату, заступників голів облдержадміністрацій - керівників апаратів, керівників кадрових служб центральних та місцевих органів виконавчої влади, а також керівників центрів перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій;

листи центральних органів виконавчої влади щодо погодження проектів нормативно-правових актів, погодження продовження терміну перебування на державній службі державним службовцям, які призначаються на посади та звільняються з посад Верховною Радою України, Президентом України, Кабінетом Міністрів України, або призначення яких погоджується з ними та щодо присвоєння рангів державним службовцям I категорії посад;

( Абзац підпункту 3.3.2 пункту 3.3 розділу 3 в редакції Наказу Головного управління державної служби N 264 від 01.10.2008 )

інші листи центральних органів виконавчої влади та облдержадміністрацій за підписом першої особи (крім присвоєння рангів державним службовцям, які обіймають посади II категорій, а також звітної інформації з питань компетенції Головдержслужби України, яка надходить регулярно, проміжні інформації щодо виконання доручень тощо);

( Абзац восьмий підпункту 3.3.2 пункту 3.3 втратив чинність на підставі Наказу Головного управління державної служби N 170 від 18.06.2007 )

листи органів державної влади, які стосуються кадрових питань центрального апарату та управлінь державної служби Головдержслужби України;

листи від або стосовно осіб, які обіймають (обіймали) посади державних службовців I-II категорій чи голів районних державних адміністрацій.

Розгляд зазначених документів першим заступником Начальника та заступниками Начальника Головдержслужби України здійснюється за умови виконання ними обов'язків Начальника в період його відсутності.

( Підпункт 3.3.2 пункту 3.3 доповнено абзацом згідно з Наказом Головного управління державної служби N 320 від 14.12.2010 )

3.3.3. Усі інші документи передаються ВОД на розгляд першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України відповідно до розподілу обов'язків.

Також на розгляд першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України передаються документи, які входять виключно до компетенції одного із структурних підрозділів. При цьому, листи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій щодо надання роз'яснень стосовно застосування законодавства з питань проходження державної служби та служби в органах місцевого самоврядування розглядаються юридичним департаментом.

( Абзац другий підпункту 3.3.3 пункту 3.3 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби N 303 від 31.10.2008 )

Структурним підрозділом вважається самостійний сектор, відділ, управління, департамент із чітко визначеним функціональним напрямком діяльності.

3.3.4. Для забезпечення ритмічності роботи ВОД за погодженням з Начальником Головдержслужби України, першим заступником, заступниками Начальника Головдержслужби України і керівниками структурних підрозділів розробляє графіки роботи ВОД та передачі кореспонденції керівництву і структурним підрозділам.

3.3.5. У разі надходження відповідей, додаткових матеріалів та роз'яснень щодо виконання доручень, які уже були розглянуті Начальником Головдержслужби України і ним накладена відповідна резолюція, ці матеріали надаються безпосередньому виконавцеві для опрацювання чи узагальнення. При цьому ставиться відповідний реєстраційний індекс.

Якщо у зазначених документах є питання, які мають вирішуватися Начальником Головдержслужби України або його заступниками, керівник структурного підрозділу - безпосередній виконавець особисто доповідає про це та подає на розгляд Начальникові Головдержслужби України або його заступникам відповідні пропозиції.

3.3.6. Після розгляду Начальником Головдержслужби України оригінали документів/доручень передаються управлінням організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи до відділу контролю управління організаційної роботи, документообігу та контролю під розпис у спеціальній книзі для ознайомлення та поставлення документів на контроль.

Після виготовлення контрольних копій та ознайомлення начальника управління організаційної роботи, документообігу та контролю документи/доручення повертаються до ВОД з метою передачі їх головному виконавцеві.

3.4. Порядок накладання резолюцій

3.4.1. Резолюція - це напис керівництва на документі або дорученні до документа, і містить вказівки щодо його виконання.

Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції.

У разі необхідності деталізації порядку виконання документа з резолюцією Начальника Головдержслужби України заступники Начальника Головдержслужби України або керівники структурних підрозділів вказані резолюції роблять на окремих аркушах або спеціальних бланках, які зберігаються разом з основним документом в архівній справі.

3.4.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, загальні вимоги до змісту доповіді, термін виконання, особистий підпис керівника, дата.

У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.

Під час підготовки проектів доручень Начальника Головдержслужби до вхідної кореспонденції визначається перший заступник чи заступник Начальника Головдержслужби - головний виконавець і, щонайбільше, один співвиконавець над текстом резолюції. Усі інші особи, які можуть бути співвиконавцями зазначеного доручення - це, зокрема, заступники Начальника Головдержслужби, директор Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, директор Школи вищого корпусу державної служби, а також один керівник структурного підрозділу, куратором якого є головний виконавець, і контролер виконання доручення зазначаються після тексту резолюції до відома. У цьому випадку особи, які зазначені у дорученні до відома, мають право внести головному виконавцю свої пропозиції по змісту доручення у терміни визначені цією Інструкцією. Вказаний порядок не поширюється на доручення типу: "Для керівництва в роботі", "Для врахування в роботі", "До відома".

( Підпункт 3.4.2 пункту 3.4 розділу 3 доповнено новим абзацом згідно з Наказами Головного управління державної служби N 384 від 31.12.2008 - зміни діють з 01.01.2009 до 28.02.2009, N 80 від 20.03.2009; в редакції Наказу Головного управління державної служби N 134 від 30.04.2009 )

Для виконання доручення головному виконавцю надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

( Абзац підпункту 3.4.2 пункту 3.4 розділу 3 в редакції Наказів Головного управління державної служби N 384 від 31.12.2008 - зміни діють з 01.01.2009 до 28.02.2009, N 80 від 20.03.2009 )

3.4.3. Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту.

Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки.

Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

Написання резолюцій на зверненнях громадян не допускається.

3.4.4. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

3.5. Порядок тиражування, передачі та опрацювання документів у структурних підрозділах

3.5.1. Якщо в резолюції (після розгляду Начальником Головдержслужби України або особою, що його заміщує) визначено два або більше виконавців, оригінал документа терміново передається до структурного підрозділу, що визначений в резолюції першим.

Співвиконавцям доручення передаються копії доручень, завірені печаткою ВОД.

Для підготовки вказаних копій ВОД щоденно складає заявку на тиражування документів особі, яку згідно з наказом Головдержслужби України визначено відповідальною за тиражування.

Копії передаються на розгляд першому заступникові, заступникам Начальника Головдержслужби України з подальшою їх передачею на виконання у підпорядковані їм структурні підрозділи.

3.5.2. Відповідальні за здійснення поточного контролю та діловодства у структурних підрозділах центрального апарату Головдержслужби України (далі - відповідальні за діловодство), зобов'язані отримати документи у ВОД щоденно з 10-00 до 12-00 і з 15-00 до 16-00.

У разі надходження термінової кореспонденції працівники ВОД зобов'язані негайно викликати працівника відповідного структурного підрозділу для передачі документів виконавцю та внести відповідний запис у РКК, проставляючи дату, прізвище та підпис особи, яка отримала документ.

3.5.3. Керівник структурного підрозділу розподіляє документи та доручення, що надійшли, між співробітниками підрозділу, вносячи їх до робочих планів виконавців із зазначенням терміну отримання документа/доручення безпосереднім виконавцем.

Документи/доручення, що знаходяться на розгляді у першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України, керівників структурних підрозділів розміщуються у папках "Вхідні документи та доручення", що знаходяться у приймальних першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України та у кожному структурному підрозділі.

3.5.4. Співвиконавці мають ознайомитись та опрацьовувати копію документа/доручення та в межах компетенції, зважаючи на терміни його виконання, своєчасно подати свої пропозиції першому виконавцеві.

У разі коли строк виконання у документі не зазначено, Начальником Головдержслужби встановлюється місячний термін його виконання від дати підписання цього документа. При необхідності строк виконання може бути перенесено Начальником Головдержслужби з відповідними обґрунтуваннями, яке подається на розгляд Начальнику Головдержслужби за 3 дні до закінчення строку виконання доручення. У разі невиконання зазначених вимог, термін вважається таким, що не може бути перенесено.

( Абзац підпункту 3.5.4 пункту 3.5 розділу 3 в редакції Наказу Головного управління державної служби N 205 від 22.07.2008 )

Якщо термін виконання доручення не визначений і становить 30 днів, пропозиції від співвиконавців подаються за 7 днів до його закінчення, якщо доручення має термін "терміново" - за 3 дні, "невідкладно" - у день підписання доручення.

Перший виконавець зобов'язаний подати документ на підпис з оригіналом доручення та у пакеті з пропозиціями усіх співвиконавців.

У такому ж порядку документ подається до ВОД для присвоєння йому вихідного номера.

Копія доручення, опрацьована структурним підрозділом - співвиконавцем доручення, закривається до справ структурного підрозділу.

Порядок зберігання цих копій визначається керівником структурного підрозділу.

3.5.5. Передача доручень між структурними підрозділами здійснюється лише через ВОД.

4. Порядок роботи із зверненнями та запитами народних депутатів України, листами громадян та запитами на інформацію

( Розділ 4 в редакції Наказу Головного управління державної служби N 117 від 29.04.2011 )

4.1. Порядок розгляду звернень та запитів народних депутатів України

4.1.1. Розгляд звернень народних депутатів України здійснюється безпосередньо Начальником Головдержслужби України або, у разі його відсутності, заступником, виконуючим його обов'язки.

4.1.2. Вмотивована відповідь на депутатський запит або звернення надсилається у письмовій формі у визначений законодавством термін.

4.1.3. У разі неможливості розгляду запиту або звернення у визначений строк народному депутату України направляється відповідне повідомлення з викладенням причин продовження строку розгляду, причому термін розгляду не може перевищувати 30 днів з моменту одержання.

4.1.4. Якщо депутатський запит або звернення розглядається за дорученням Кабінету Міністрів України, то до Кабінету Міністрів України (за дорученням) надсилається інформація про виконання доручення разом з проектом відповіді народному депутату, завізованим керівником, та з залишенням місця для підпису посадової особи Кабінету Міністрів України, яка дала доручення, відповідно у 10- і 5-денний строк після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України, якщо в дорученні не визначено іншого порядку та інформування.

4.2. Порядок роботи з листами громадян

4.2.1. Усі листи громадян, що надійшли до Головдержслужби України, приймаються та реєструються у ВОД у день їх надходження на РКК і зберігаються в поточному діловодстві та в архіві в алфавітному порядку.

Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають реєстрації у ВОД.

4.2.2. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла.

4.2.3. У разі надходження повторних листів їм надається черговий номер, а у відповідній графі РКК проставляється реєстраційний індекс першого звернення, робиться позначка "Повторно" і підбирається все попереднє листування.

4.2.4. Листи одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до Головдержслужби України (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад: Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3.

4.2.5. У разі коли про результати письмового звернення необхідно повідомити іншу організацію, РКК та перший аркуш контрольного звернення позначається словом "Контроль" або літерою "К".

Листи, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються, контроль завершується тільки після прийняття і вжиття заходів щодо розгляду порушеного у листі питання, вирішення пропозиції, заяви, скарги.

Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв, скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

4.2.6. Індекс письмової відповіді складається з порядкового номера вихідного документа, реєстраційного індексу виконавця та зазначається календарний рік, наприклад NN 8538/11-06, 4237/41-06.

4.2.7. Документи розміщуються у справах у хронологічному порядку. Кожне письмове звернення з усіма документами щодо його розгляду становить у справі самостійну групу.

У разі одержання повторного листа або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи.

4.2.8. Термін зберігання листів громадян - п'ять років.

4.3. Порядок роботи із зверненнями громадян, установ та організацій, що надходять до Головдержслужби України з регіонів України

4.3.1. Центральним апаратом Головдержслужби України розглядаються звернення громадян, установ та організацій, що надійшли з регіонів України: від Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад та інших, для відповіді, на які необхідно залучення інших центральних органів виконавчої влади.

4.3.2. Усі інші звернення, що надходять до Головдержслужби України з регіонів України, розглядаються відповідними управліннями державної служби Головдержслужби України.

Начальником Головдержслужби України розглядаються зазначені звернення, що надіслані Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською і Севастопольською міськими державними адміністраціями, Верховною Радою Автономної Республіки Крим, обласними, Київською і Севастопольською міськими радами за підписом першої особи.

4.3.3. При надходженні до Головдержслужби України звернень з регіонів України, не визначених у пп. 4.3.1 та абзаці другому пп. 4.3.2, перший заступник, заступники Начальника Головдержслужби України відповідно до розподілу обов'язків своєю резолюцією дають доручення керівникам відповідних управлінь державної служби Головдержслужби України щодо надання відповіді заявникам у місячний термін від дня реєстрації документа у Головдержслужбі України та надсилання копії відповіді.

Копія звернення з відповідною резолюцією адресується ВОД до управління державної служби Головдержслужби України.

Оригінал звернення зберігається у відповідному структурному підрозділі центрального апарату Головдержслужби України до надходження з управління державної служби Головдержслужби України копії відповіді заявникові, після чого закривається до справи у ВОД в установленому порядку.

Для прискорення отримання управліннями державної служби Головдержслужби України вказаної кореспонденції можливе одночасне її відправлення по факсу.

4.3.4. Керівниками управлінь державної служби Головдержслужби України щоквартально надається інформація Начальникові Головдержслужби України про стан розгляду звернень громадян, установ і організацій, що надійшли на їх адресу безпосередньо та за дорученням Головдержслужби України.

4.4. Порядок розгляду запитів на інформацію

4.4.1. Обробка запитів на інформацію здійснюється відповідальними особами з питань запитів на інформацію.

4.4.2. Вмотивована відповідь на запит на інформацію надсилається у письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

4.4.3. У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим.

4.4.4. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, Головдержслужба, її територіальні органи та підвідомчі установи (далі - розпорядники інформації), можуть продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

4.4.5. Розпорядник інформації має право відмовити в задоволенні запиту на інформацію в таких випадках:

- розпорядник інформації не володіє і не зобов'язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;

- інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;

- не дотримано вимог до запиту на інформацію (ім'я (найменування) запитувача, поштова адреса або адреса електронної пошти, номер засобу зв'язку, якщо такий є, загальний опис інформації, підпис і дата, за умови подання запиту в письмовій формі).

Відмова в задоволенні запиту на інформацію надається в письмовій формі.

4.4.6. Відстрочка в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

4.4.7. Інформація на запит надається безкоштовно.

( Розділ 4 доповнено пунктом 4.4 згідно з Наказом Головного управління державної служби N 117 від 29.04.2011 )

5. Складання та оформлення службових документів

5.1. Порядок складання документів

5.1.1. Для складання службових документів в Головдержслужбі України повинен використовуватися папір форматів A3 (297х420 мм), A4 (210х297 мм) та A5 (210х148 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

5.1.2. Усі службові документи оформляються, як правило, на бланках Головдержслужби України (додаток 9).

Затверджені види бланків встановленого зразка: для листів, для розпорядчих документів та довідок виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

бланки документів повинні мати такі береги:

лівий - 30 міліметрів;

правий - 10 міліметрів;

верхній і нижній - 20.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, службові і доповідні записки, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

На основі загального бланку Головдержслужби України структурні підрозділи розробляють бланки структурних підрозділів у тому разі, якщо керівник структурного підрозділу має право підпису документів.

5.1.3. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

5.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

5.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин.

У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак.

Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак.

Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.

5.1.6. Службові листи, що надсилаються організаціям, установам, підприємствам, службовим або приватним особам, готуються на бланках встановленого зразка та мають інші обов'язкові реквізити: адресат, поштову адресу, текст, підпис із зазначенням посадової особи, візу, дату, індекс, а також стабільний порядок їх розміщення.

5.1.7. Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки жирним шрифтом. Кожний елемент - назву установи чи підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу - пишуть з нового рядка і з великої літери.

У листах, адресованих органам законодавчої та виконавчої влади, як правило, поштова адреса не зазначається, її зазначають у листах приватним особам.

Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку.

Наприклад:

Федерація професійних спілок

України

01121, м. Київ,

майдан Незалежності, 2

Якщо лист адресовано керівникові установи або організації, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посада - у давальному відмінку, а назва установи - у родовому.

Наприклад:

Голові Федерації профспілок

України

____________________________

(ініціали, прізвище)

5.1.8. Починати лист необхідно із звернення, яке є загально-прийнятною формою ввічливості.

Найпоширенішим є:

Шановний(на)...!

В окремих випадках використовуються такі звернення до осіб, які мають великі заслуги перед державою, обіймають найвищі посади в країні:

Вельмишановний(на)...!

Глибокошановний(на)...!

Високошановний(на)...!

Звертання вживають лише у формі кличного відмінка.

Наприклад:

Шановний Вікторе Григоровичу!

Шановна Олено Михайлівно!

Після звертання до службової особи ставиться знак оклику і перше слово тексту листа пишеться з великої літери і з абзацу.

5.1.9. Лист умовно ділиться на три логічні частини: вступ, основну частину і висновок. Вступ і висновок мають, як правило, по одному абзацу, а основна частина, якщо вона має відповідний обсяг і в ній порушується кілька питань, може мати кілька абзаців.

5.1.10. В ділових документах, у тому числі листах, перевага надається стилістично нейтральним мовним засобам: стандартна лексика. Відсутність емоційно забарвлених слів, виклад гранично точний, без власних оцінок щодо викладеного.

Якщо лист є відповіддю на низку листів організації, необхідно посилатися на всі їхні номери листів і дати.

5.1.11. У разі відсутності Начальника Головдержслужби України лист підписує особа, яка його заміщає, на відповідному бланку.

Наприклад:

Заступник

Начальника Головдержслужби ________ _________________________

(підпис) (ініціал імені, прізвище)

Якщо необхідний ще чийсь підпис після підпису основної особи, то тоді другий підпис ставиться під першим.

Наприклад:

Начальник Головдержслужби ________ _________________________

(підпис) (ініціал імені, прізвище)

Начальник

фінансово-бюджетного відділу ________ _________________________

(підпис) (ініціал імені, прізвище)

5.1.12. Якщо лист має додатки, то позначку про їх наявність роблять у лівій частині сторінки під текстом з нового рядка.

1. Якщо лист має додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформлюють так:

Додаток: на 4 арк.

2. Якщо надсилається кілька примірників додатка, то зазначається кількість (у 2-х прим.).

3. Якщо лист містить не зазначені в тексті додатки, то їх слід перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному з них і кількості примірників, якщо їх надсилається кілька:

Додатки:

1. Проект Розпорядження Секретаріату Президента України на 2 арк.

2. Акт про знищення документів Управління документального забезпечення за 2005 рік на 4 арк., у 2-х примірниках.

3. Якщо лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають:

Додаток: відповідно до списку на 3-х аркушах.

5.1.13. Листи складаються у двох примірниках: перший примірник - на бланку Головдержслужби України, другий примірник повинен мати візи усіх виконавців.

У випадку якщо лист підписаний Начальником Головдержслужби України, відповідальний за діловодство у відповідному структурному підрозділі додатково виготовляє його копію.

Накази Головдержслужби України готуються на підпис Начальникові Головдержслужби України в одному примірнику, який повинен мати візи.

( Абзац підпункту 5.1.13 пункту 5.1 в редакції Наказу Головного управління державної служби N 166 від 13.06.2007 )

Службові записки готуються в одному примірнику разом з проектом доручення Начальника Головдержслужби України або особи, яка його офіційно заміщує.

5.2. Оформлення документів

5.2.1. Службовий документ, що складається у Головдержслужбі України, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення: назву виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначку про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

5.2.2. Заголовок до тексту документа повинен бути надрукованим жирним шрифтом, містити максимально короткий та точний виклад змісту документа, граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою дієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?".

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері формату A5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

5.3. Датування документів

5.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання та реєстрації у ВОД; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

5.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом.

Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 січня 2005 року слід писати: 13.01.2005.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0.

Наприклад: 3 квітня 2005 року слід писати: 03.04.2005.

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2005 року.

5.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

5.3.4. Обов'язковому датуванню (з обов'язковим зазначенням часу) і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

5.4. Індексація документів

5.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

5.4.2. Індекси вхідних документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, відповідно до журналів реєстрації, доповнюються зазначенням номера, що означає кількість звернень із зазначеного питання, номера вказаного журналу та останніх двох цифр календарного року.

Наприклад:

вх. N 1234/0/11-06; N 23/0/13-06; N 154/0/14-06.

5.4.3. Індекс вихідного документа складається з трьох груп арабських цифр, дві перші з яких проставляються через косу риску, третя - через тире. Перша група цифр - порядковий номер реєстрації вихідного документа з початку року; друга - індекс структурного підрозділу - виконавця (додаток 10); третя - останні дві цифри календарного року.

Наприклад:

вих. N 4253/12-06, N 521/61-06.

Індексами наказів та розпоряджень, протоколів, довідок є їхні реєстраційні порядкові номери, які присвоюються кожному виду документа окремо в межах календарного року.

Індекси можуть доповнюватися через косу риску індексами за номенклатурою справ, де буде зберігатись документ, та через тире - літерами з питань діяльності.

Наприклад:

накази з основної діяльності - N 24;

накази щодо особового складу - N 13/23-к/о,

розпорядження про відрядження N 102-в;

доручення щодо перевірки органів державної влади - N 14/70.

Облік розпорядчих документів та довідок здійснюється в окремих журналах (форми реєстрації відряджень наведено у додатках 11, 12).

5.4.4. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою.

Наприклад:

415/01-13/27 або 41/68/59.

5.4.5. Під час реєстрації документів, що містять інформацію про факти корупції, на документі проставляється позначка "КД".

( Підрозділ 5.4 розділу 5 доповнено пунктом згідно з Наказом Головного управління державної служби N 400 від 25.12.2009 )

5.5. Погодження документів

5.5.1. З метою оцінки доцільності документа та встановлення його відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у Головдержслужбі України посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа (згідно з положеннями про відповідні структурні підрозділи та покладеної резолюції) - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

5.5.2. Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, Начальника Головдержслужби України (у тому числі підготовлені проекти службових записок та проекти доручень до них), проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем з керівником структурного підрозділу та заступником Начальника Головдержслужби згідно розподілу обов'язків, визначеним у дорученні Начальника Головдержслужби головним виконавцем.

( Абзац перший підпункту 5.5.2 пункту 5.5 розділу 5 в редакції Наказів Головного управління державної служби N 384 від 31.12.2008 - зміни діють з 01.01.2009 до 28.02.2009, N 80 від 20.03.2009 )

У разі, якщо доручення Начальника Головдержслужби щодо розробки відповідного проекту документа надавалось іншим заступникам Начальника Головдержслужби та керівникам структурних підрозділів до відома, які у ході підготовки проекту документа подали до нього свої змістовні пропозиції, то підготовлений проект документа погоджується з ними в обов'язковому порядку. В іншому випадку погодження підготовленого проекту документа не здійснюється.

( Підпункт 5.5.2 пункту 5.5 розділу 5 доповнено новим абзацом згідно з Наказами Головного управління державної служби N 384 від 31.12.2008 - зміни діють з 01.01.2009 до 28.02.2009, N 80 від 20.03.2009 )

Проект документа подається на погодження в окремій папці з обов'язковим зазначенням відповідного структурного підрозділу, прізвища безпосереднього виконавця та внутрішнього контактного телефону.

Проекти таких документів розглядаються Начальником Головдержслужби України або його заступниками відповідно до розподілу обов'язків між Начальником, першим заступником та заступниками Начальника Головдержслужби невідкладно.

( Абзац третій підпункту 5.5.2 пункту 5.5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби N 126 від 14.05.2008 )

5.5.3. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для розгляду.

5.5.4. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою.

Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату і час візування.

У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Начальник юридичного департаменту

________ ____________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

Дата та час

Віза може проставлятися як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Головдержслужбі України.

5.5.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються як правило на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Начальник юридичного департаменту

________ ____________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються

Дата

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

5.5.6. Проекти нормативно-правових актів Головдержслужби України перевіряються юридичним департаментом Головдержслужби України на відповідність їх законодавству і візуються ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта після погодження з усіма співвиконавцями.

5.5.7. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для розгляду.

Зовнішнє погодження проектів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра економіки України

__________ ________________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

5.5.8. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Вищої

атестаційної комісії України

Дата, N

5.5.9. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається. Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади Найменування посади

________ ____________________ ________ ____________________

(підпис) (ініціали, прізвище) (підпис) (ініціали, прізвище)

Дата Дата

5.6. Засвідчення документів

5.6.1. Документи засвідчуються підписом, грифом затвердження та печаткою.

5.6.2. Документи підписуються посадовими особами Головдержслужби України відповідно до їх компетенції.

На бланках Головдержслужби України документи підписуються Начальником Головдержслужби України або його заступниками відповідно до їх повноважень, враховуючи вимоги нормативно-правових актів та цієї Інструкції.

Документи, що надсилаються управлінням державної служби Головдержслужби, підписуються Начальником Головдержслужби України, першим заступником, заступниками Начальника Головдержслужби України, а також директором департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування відповідно до їх компетенції.

Відповіді на листи підписуються першим заступником або заступниками Начальника Головдержслужби України, які розглядали відповідні вхідні документи, якщо інше не передбачено дорученням Начальника Головдержслужби.

5.6.3. За підписом Начальника Головдержслужби або особи, яка його офіційно заміщує, мають надсилатися наступні листи:

на виконання законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, за виключеннями доручень Кабінету Міністрів України, які передаються на розгляд першому заступникові, заступникам Начальника Головдержслужби України;

висновки Головдержслужби України щодо подань про погодження призначення на посади та звільнення з посад перших заступників міністрів - керівників апаратів, заступників керівників інших центральних органів виконавчої влади, відповідальних за роботу апарату, заступників голів облдержадміністрацій - керівників апаратів, керівників кадрових служб центральних і місцевих органів виконавчої влади, а також керівників центрів перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій;

відповіді на листи за підписом першої особи, надіслані головним розробником проектів нормативно-правових актів щодо їх погодження;

щодо направлення на погодження та внесення в установленому порядку до Кабінету Міністрів України проектів нормативно-правових актів;

листи щодо надання на запит органів державної влади, підприємств, установ, організацій та громадян копій довідок (актів) за результатами проведених перевірок чи службових розслідувань;

( Підпункт 5.6.3 пункту 5.6 доповнено абзацом шостим згідно з Наказом Головного управління державної служби N 46 від 12.02.2007 )

відповіді на інші листи центральних органів виконавчої влади та облдержадміністрацій за підписом першої особи, якщо інше не передбачено дорученням Начальника Головдержслужби України до вказаних листів. При цьому проміжні відповіді дописувачам підписуються заступниками Начальника Головдержслужби України відповідно до розподілу обов'язків.

За підписом Начальника Головдержслужби України надсилаються листи щодо погодження продовження терміну перебування на державній службі державним службовцям, які досягли граничного віку.

На бланках структурних підрозділів Головдержслужби України, довідках з окремих питань, при засвідченні копій тощо ставиться підпис посадової особи, у межах компетенції якої робиться відповідь.

5.6.4. Підпис друкується жирним шрифтом в один ряд і складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу імені і прізвища.

Наприклад:

Начальник Головного управління

державної служби України ________ _________________________

(підпис) (ініціал імені, прізвище)

Начальник Головдержслужби ________ _________________________

(підпис) (ініціал імені, прізвище)

Начальник Головдержслужби України підписує лише перший примірник документа, який йому подається на підпис.

Для оформлення архівних справ виконавцем знімається копія цього документа та додається до другого примірника з візами.

5.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня Начальник Головдержслужби України підписує всі перші примірники.

5.6.6. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям підписується тільки оригінал, який залишається у справі Головдержслужби України, а на місця розсилаються засвідчені ВОД примірники.

5.6.7. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами.

При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади.

Наприклад:

Начальник Головдержслужби ________ _________________________

(підпис) (ініціал імені, прізвище)

Начальник

фінансово-бюджетного відділу ________ _________________________

(підпис) (ініціал імені, прізвище)

5.6.8. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні.

Наприклад:

Заступник Начальника Заступник Міністра юстиції

Головдержслужби

________ ____________________ ________ ____________________

(підпис) (ініціали, прізвище) (підпис) (ініціали, прізвище)

5.6.9. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем (якщо є).

Наприклад:

Голова ________ _________________________________

(підпис) (ініціал імені, прізвище)

Секретар ________ _________________________________

(підпис) (ініціал імені, прізвище)

5.6.10. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або використання косої риски перед найменуванням посади.

5.6.11. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними посадовими особами Головдержслужби України, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

5.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Наприклад:

"ЗАТВЕРДЖУЮ"

................

Перейти до повного тексту