З метою врегулювання процедурних питань безпаперової взаємодії між центральним апаратом та територіальними органами Головдержслужби

1. Викласти Загальний порядок організації безпаперового електронного документообігу у центральному апараті Головдержслужби України, затверджений наказом Головдержслужби від 02.03.2009 року N 60, у редакції, що додається.

2. Установити, що уся службова кореспонденція, яка надсилається до Головдержслужби територіальними органами, проходить через систему електронного документообігу Головдержслужби.

3. Доповнити пункт 1.2 Інструкції з діловодства Головного управління державної служби України, затвердженої наказом Головдержслужби від 20.07.2006 року N 262, після абзацу другого новим абзацом у такій редакції:

"Особливості організації роботи з електронними документами із застосуванням електронного цифрового підпису та документами у електронному вигляді без застосування електронного цифрового підпису визначається Загальним порядком організації безпаперового електронного документообігу у центральному апараті Головдержслужби України, затвердженим наказом Головдержслужби від 02.03.2009 року N 60" .

4. Внести до наказу Головдержслужби від 08.05.2009 року N 139 такі зміни:

доповнити текст наказу після пункту 2 новим пунктом такої редакції:

"Установити, що підготовка документа у паперовому вигляді без використання відомчої системи електронного документообігу допускається лише з дозволу Начальника Головдержслужби або особи, яка виконує його обов'язки.";

пункти 3 і 4 наказу вважати пунктами 4 і 5 відповідно.

5. В Інструкції щодо здійснення електронного контролю на базі системи електронного документообігу, затвердженій наказом Головдержслужби від 15.01.2010 року N 3, слова "управління організаційної роботи, документообігу та контролю" замінити словами "адміністративно-фінансовий департамент" у всіх відмінках.

6. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Головдержслужби від 28.09.2009 року N 290.

7. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби забезпечити приведення у відповідність до вимог цього наказу наказів Головдержслужби, а також доручень керівництва у частині надсилання територіальними органами Головдержслужби службової кореспонденції виключно через СЕД, а не електронною поштою.

8. Адміністративно-фінансовому департаменту ознайомити з цим наказом заступників Начальника Головдержслужби, керівників структурних підрозділів центрального апарату, підвідомчих установ та територіальних органів Головдержслужби.

9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Начальника Головдержслужби з питань правової роботи та модернізації державної служби

1.1. Безпаперовий електронний документообіг реалізується на базі системи електронного документообігу Головдержслужби (далі - СЕД) - "Мегаполіс. Документообіг".

1.2. Цим Порядком визначається єдина схема організації роботи із електронними документами у СЕД для центрального апарату, територіальних органів та підвідомчих установ Головдержслужби.

1.3. Організація роботи у СЕД здійснюється за виключним посадовим принципом, відповідно до повноважень наступних груп користувачів:

- керівництво Головдержслужби - Начальник Головдержслужби, заступники Начальника Головдержслужби (далі - Заступники);

- керівники структурних підрозділів, підвідомчих установ, територіальних органів;

- керівники підрозділів (керівники відділів та секторів);

- головні спеціалісти.

1.4. Окремі функціональні повноваження у СЕД встановлені для Служби керівника, реєстраторів та контролерів, а також адміністраторів СЕД. Функції та права адміністраторів визначаються окремим наказом Головдержслужби.

1.5. Цим порядком встановлюються наступні визначення:

висхідний рух проекту електронного документа - погодження та підписання документів у безпаперовому вигляді;

вхідний документ - паперовий або електронний документ, що надійшов від зовнішнього кореспондента;

підготовлений документ - електронний документ, створений внаслідок реєстрації підписаного (затвердженого) проекту електронного документа, разом із відповідним йому паперовим документом, який направляється адресату;

електронний документ (далі - Е-документ) - зареєстрований у СЕД документ, що має усі нормативно визначені атрибути паперового документа;

низхідний рух Е-документа - доведення документа до виконання у безпаперовому вигляді від керівника до виконавця на основі накладання на нього електронних резолюцій (далі - Е-резолюції);

погоджувач - особа, яка погоджує проект електронного документа;

підписувач - особа, яка підписує (затверджує) проект електронного документа;

проект електронного документа (далі - Е-проект) - документ у СЕД, який знаходиться на стадії підготовки, погодження або підписання та до моменту його реєстрації у СЕД;

установа - центральний апарат, підвідомча установа або територіальний орган Головдержслужби (термін вживається лише у положеннях, які стосуються будь-якої із зазначених установ).

2.1. Реєстрація вхідних документів установи здійснюється її реєстратором.

2.2. Вхідний паперовий документ, що надійшов до установи, надходить до реєстратора, який здійснює його реєстрацію, створюючи ідентичний йому Е-документ.

2.3. Вхідний електронний документ, що надійшов до установи, надходить до реєстру вхідних документів "Обмін" СЕД, з якого автоматично реєструється по команді реєстратора.

Якщо у вхідному електронному документі, який надійшов до реєстру вхідних документів "Обмін" СЕД, не підтверджуються електронні цифрові підписи, то такий документ одразу відхиляється реєстратором із зазначенням причини відхилення та автоматично повертається до його відправника (кореспондента).

2.4. У межах створення Е-документа:

- заводиться електронна реєстраційна контрольна картка документа (далі - ЕРКК);

- якщо вхідний документ є паперовим, він сканується у повному обсязі для створення електронного образу Е-документа.

2.5. Паперовий документ, після створення ідентичного йому Е-документа, залишається у реєстраторів Головдержслужби. Паперовий документ може бути переданий виконавцю за зверненням останнього у встановленому порядку.

2.6. Зареєстрований Е-документ передається реєстратором установи через СЕД до Служби керівника, Заступника, керівника структурного підрозділу центрального апарату або територіального органу належністю відповідно до їх повноважень.

3.1. Служба керівника здійснює попередній розгляд отриманих від реєстраторів Е-документів та забезпечує створення проектів Е-резолюцій Начальника Головдержслужби, або особи, яка виконує його обов'язки.

3.2. Резолюціями Начальника Головдержслужби визначаються:

головні виконавці (співвиконавці, отримувачі "до відома") Е-документа з числа керівників департаментів (управлінь), територіальних органів та підвідомчих установ Головдержслужби;

розподіл завдань між визначеними виконавцями;

куратори виконання Е-документа з числа Заступників, які координують роботу внесених до Е-резолюції виконавців;

контролер - заступник керівника структурного підрозділу, який відповідає за забезпечення контролю виконавської дисципліни.

3.3. Попередньо розглянуті Службою керівника Е-документи доповідаються Начальнику Головдержслужби, або особі, яка виконує його обов'язки, керівником Служби керівника відповідно до вимог, встановлених пунктом 5.12 Інструкції з діловодства Головного управління державної служби України, затвердженої наказом Головдержслужби України від 20.07.2006 року N 262.

3.4. Начальник Головдержслужби, або особа, яка виконує його обов'язки, опрацьовує Е-документ, у разі згоди, підписує підготовлений проект Е-резолюції, або відхиляє його із зауваженнями.

4.1. Заступником, керівником департаменту (управління, територіального органу, підвідомчої установи Головдержслужби) здійснюється первинне, у випадку отримання Е-документа від реєстратора установи, або вторинне, у випадку отримання Е-документа на підставі Е-резолюції вищого рівня, опрацювання Е-документа, після чого накладається власна Е-резолюція, підписана його особистим електронним цифровим підписом (далі - ЕЦП).

4.2. Керівники відділів (секторів) опрацьовують отримані на підставі Е-резолюцій вищого рівня Е-документи та накладають на них, у разі необхідності, власні, підписані їх особистими ЕЦП, Е-резолюції щодо організації виконання завдань, передбачених резолюціями вищого рівня до відповідного Е-документа.

4.3. У разі необхідності, керівник департаменту (управління, територіального органу Головдержслужби) має право доручити розгляд частини Е-документів, що надходять до підрозділу, своєму заступнику.

4.4. Резолюціями Заступників визначаються:

головні виконавці (співвиконавці, отримувачі "до відома") Е-документа з числа підпорядкованих їм керівників підвідомчих установ, територіальних органів Головдержслужби та керівників відділів (секторів) Головдержслужби;

розподіл завдань між визначеними виконавцями;

куратори виконання Е-документа з числа підпорядкованих їм керівників департаментів (управлінь), які координують роботу внесених до Е-резолюції виконавців;

контролер - заступник керівника структурного підрозділу, який відповідає за забезпечення контролю виконавської дисципліни.

4.5. Резолюціями керівників департаментів (управлінь, територіальних органів та підвідомчих установ Головдержслужби) визначаються, відповідно до компетенції:

головні виконавці (співвиконавці, отримувачі "до відома") Е-документа з числа керівників підпорядкованих відділів (секторів);

розподіл завдань між визначеними виконавцями.

4.6. Резолюціями керівників відділів (секторів) визначаються:

головні виконавці (співвиконавці, отримувачі "до відома") Е-документа з числа підпорядкованих спеціалістів;

розподіл завдань між визначеними виконавцями.

4.7. В окремих випадках у Е-резолюціях поряд із підрозділами-співвиконавцями визначають підлеглих спеціалістів, але виключно у випадках необхідності забезпечення відповідним виконавцем окремих специфічних завдань, за виконання яких у Головдержслужбі (структурному підрозділі) він відповідає.

4.8. Термін розгляду Е-документів не повинен становити більше 2 робочих годин з моменту передачі відповідного документа на розгляд. У випадках короткотривалої відсутності особи, яка їх має відпрацювати (менше одного робочого дня), з поважних причин (місцеве відрядження, участь у нараді тощо), час опрацювання електронного документа не повинен перевищувати 8 робочих годин.

4.9. Усі примірники Е-документа, що одночасно надійшли через СЕД Головдержслужби до кількох працівників, мають однакову юридичну силу.

5.1. Головним розробником Е-проекту є департамент або управління (у територіальному органі чи підвідомчій установі - відділ або сектор), що здійснює його підготовку.

Підготовку (опрацювання) Е-проекту здійснює підрозділ, до компетенції якого віднесено питання, що розглядається у відповідному проекті.

Якщо питання, що розглядається у Е-проекті, належить до компетенції кількох підрозділів, головним розробником визначається підрозділ, компетенція якого у відповідному питанні є домінуючою.

Інші підрозділи, що відповідно до компетенції беруть участь у розробленні та погодженні Е-проекту, є заінтересованими підрозділами.

5.2. Головний розробник самостійно визначає перелік заінтересованих підрозділів, виходячи із змісту основних положень Е-проекту.

За дорученням керівника (заступника керівника) установи до підготовки (опрацювання) та погодження Е-проекту можуть залучатись як підрозділи, що не входять до переліку заінтересованих структурних підрозділів, визначених головним розробником, так і окремі працівники.

5.3. Головний розробник є відповідальним за підготовку та погодження Е-проекту в установі.

5.4. Головний розробник спрямовує і координує роботу заінтересованих підрозділів з підготовки Е-проекту, вживає вичерпних заходів для врегулювання розбіжностей та проводить узгоджувальні процедури (консультації та погоджувальні наради).

5.5. Підготовка (опрацювання) Е-проектів здійснюється у електронному вигляді.

Роздрукований текст Е-проекту має відповідати вимогам ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".

Е-проект також може містити табличні та графічні матеріали, завантажені у систему у файлах стандартних форматів.

5.6. Автором, що створює Е-проект, є працівник головного розробника.

5.7. Створення Е-проекту включає:

- підготовку вихідного тексту Е-проекту у електронному вигляді;

- підготовку, у разі необхідності, супровідних матеріалів до Е-проектів у електронному вигляді (у тому числі сканованих копій паперових документів);

- створення та заповнення реквізитів форми Е-проекту, введення до створеної форми зазначених матеріалів;

- прив'язку Е-проекту до Е-документа, на виконання якого створено проект;

- визначення куратора, це як правило керівник відповідного відділу (сектору), та реєстратора відповідного Е-проекту;

- створення маршруту узгодження;

- у разі підготовки Е-проекту наказу Головдержслужби до короткого змісту Е-проекту, через два інтервали після тексту короткого вмісту, вноситься інформація щодо необхідності проведення його веб-публікації (пункт 10.8 цього Загального порядку).

5.8. Головний розробник:

- супроводжує процедуру погодження, узагальнює надані заінтересованими підрозділами пропозиції;

- у разі підготовки проектів наказів Головдержслужби або проектів нормативно-правових актів направляє Е-проект до юридичного підрозділу для проведення юридичної експертизи на предмет відповідності Конституції і законодавству України;

- направляє погоджений Е-проект до Служби керівника.

5.9. Реєстраторами Е-проектів визначаються:

- автор проектів - у випадках реєстрації внутрішніх документів структурних підрозділів (службових записок, заявок тощо);

- контролер - у випадках реєстрації окремих доручень, подань про зняття з контролю та про перенесення терміну виконання, протоколів, планів, графіків, звітів та інших контрольних документів;

- реєстратор установи - у всіх інших випадках.

5.10. У випадку підготовки проекту наказу Головдержслужби про внесення змін до іншого наказу Головдержслужби головний розробник, разом із проектом про внесення змін, готує проект нової редакції відповідного наказу, яка вводиться у СЕД Головдержслужби разом із проектом відповідних змін.

5.11. У разі необхідності Заступник, який є куратором головного розробника, за поданням останнього, проводить робочі консультації з керівниками заінтересованих підрозділів з питань підготовки (погодження) відповідного проекту.

5.12. При введенні проектів наказів Головдержслужби у СЕД Головдержслужби слід використовувати наступні найменування для файлів проектів:

"Наказ про..." або "Зміни до наказу від... N..." - для текстів проектів;

"Нова редакція наказу" - для текстів наказів, до яких вносяться зміни;

"Проект постанови (закону, указу, розпорядження) "або "Проект змін до постанови (закону, указу, розпорядження) від... N..." - для текстів проектів нормативно-правових актів;

"Д1_Порядок (загальний порядок, положення, інструкція тощо)" - для додатків до проектів.

6.1. Узгодження Е-проекту полягає у його погодженні усіма заінтересованими підрозділами та Заступниками - їх кураторами.

У разі узгодження проектів наказів Головдержслужби та проектів нормативно-правових актів юридичний підрозділ не відноситься до заінтересованих підрозділів, а особливості погодження ним відповідних проектів визначено розділом 7 цього Загального порядку.

Служба керівника не є заінтересованим підрозділом.

6.2. Узгодження Е-проекту здійснюється на основі сформованого маршруту узгодження - переліку усіх погоджувачів та підписувачів відповідного Е-проекту, на основі якого система здійснює автоматичну доставку Е-проекту від одного учасника узгодження до іншого.

6.3. Маршрут узгодження Е-проектів проектів є поетапним:

I етап (сувора послідовність погоджувачів) - погодження головним розробником:

- автор Е-проекту - у якості першого погоджувача Е-проекту;

- керівник відповідного відділу (сектору);

- керівник підрозділу - Головного розробника;

II етап (несувора послідовність погоджувачів) - погодження керівниками заінтересованих підрозділів (юридичний підрозділ включається до відповідного переліку останнім);

III етап (не сувора послідовність погоджувачів) - погодження Заступниками-кураторами головного розробника та заінтересованих структурних підрозділів;

IV етап (у разі узгодження проектів наказів Головдержслужби та проектів нормативно-правових актів) - погодження керівником юридичного підрозділу за результатами проведення юридичної експертизи;

V етап (сувора послідовність погоджувачів) - погодження Службою керівника:

- представник Служби керівника, який відповідно до покладених на нього обов'язків приймає документи до підпису та здійснює їх попередній розгляд;

- керівник Служби керівника;

VI етап (сувора послідовність погоджувачів) - підписання Е-проекту:

- підписувачі, підписи яких є необхідними для створення вихідного документа відповідного типу, але не є такими, що затверджують документ;

- підписувач, яким затверджується документ.

6.4. Головний розробник направляє Е-проект на узгодження через СЕД до його погоджувачів.

Етапи із суворою послідовністю проходять послідовно, тобто Е-проект опрацьовується наступним погоджувачем лише після його погодження попереднім погоджувачем.

Етапи із не суворою послідовністю проходять паралельно, тобто Е-проект опрацьовується та погоджується усіма погоджувачами в межах відповідного етапу одночасно.

6.5. Головний розробник самостійно визначає та вносить до СЕД термін погодження Е-проекту, виходячи з наступних вимог.

Погодження Е-проекту повинно бути завершено не пізніше ніж за два дні до визначеного терміну його внесення на розгляд Начальнику Головдержслужби.

У разі, коли термін внесення Е-проекту на розгляд Начальнику Головдержслужби становить від 1 до 2 днів, його погодження заінтересованими підрозділами та відповідними кураторами може бути завершено до 13:00 дня, визначеного для внесення на розгляд.

Погодження Е-проекту, розробленого на виконання закону України, постанови Верховної Ради України, акта Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем.

У всіх інших випадках термін для процедури погодження Е-проекту визначається як 5 робочих днів з дня направлення його на погодження.

6.6. Погодження Е-проекту здійснюється у СЕД з використанням особистих ЕЦП погоджувачів.

Незавізований (непогоджений) належним чином проект не підлягає подальшому розгляду.

6.7. Заінтересовані підрозділи за надходженням до них через СЕД Е-проекту беруть участь у його опрацюванні та погодженні в частині, що стосується їх компетенції.

6.8. Свою позицію щодо опрацьованого Е-проекту заінтересований підрозділ доводить до відома головного розробника через СЕД.

Заінтересований підрозділ має чітко обґрунтувати свою позицію щодо Е-проекту, а у разі необхідності - викласти окремі положення у новій редакції.

6.9. У разі погодження проекту керівник заінтересованого підрозділу/куратор візує проект у СЕД Головдержслужби своїм особистим ЕЦП.