З метою приведення організації діяльності Головного управління державної служби України та його територіальних органів до вимог стандарту ДСТУ 9001:2001

1. Затвердити Порядок підготовки організаційних документів у Головному управлінні державної служби України та його територіальних органах (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату та керівникам територіальних управлінь державної служби Головного управління державної служби України забезпечити неухильне виконання вимог цього Порядку.

3. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату Головного управління державної служби України до 25 липня 2006 року забезпечити приведення відповідних організаційних документів у відповідність до вимог цього Порядку.

4. Управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю (Яцуба О.І.) ознайомити з цим наказом першого заступника, заступників Начальника Головного управління державної служби України, директора департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування, керівників структурних підрозділів центрального апарату Головного управління державної служби України та керівників територіальних управлінь державної служби Головного управління державної служби України.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Цей Порядок визначає правила підготовки організаційних документів у Головному управлінні державної служби України та його територіальних органах (далі - Головдержслужба та її територіальні органи).

Порядок розроблено з метою приведення організації діяльності Головдержслужби України та її територіальних органів до вимог стандарту ДСТУ ISO 9001:2001.

Організаційні документи є правовою основою діяльності Головдержслужби України та її територіальних органів, містять положення, які ґрунтуються на нормах адміністративного права і є обов'язковими для їх виконання державними службовцями.

Організаційні документи в Головдержслужбі України - це документи, які закріплюють порядок здійснення процедур діяльності, а також регулюють загальний порядок діяльності Головдержслужби України та її територіальних органів або порядок їх діяльності щодо виконання повноважень, віднесених до їхньої компетенції.

Порядок розроблено із врахуванням вимог:

1. Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003 (Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації, затвердженої наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 р. N 55);

2. Системи управління якістю Головдержслужби України, побудованої відповідно до ДСТУ ISO 9001:2001;

3. Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153;

4. Довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців, затвердженого наказом Головдержслужби України від 1 вересня 1999 р. N 65 (із доповненнями);

5. Тимчасового регламенту Головного управління державної служби України та його територіальних органів, затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 13 березня 2006 р. N 72.

Організаційні документи розробляються відповідно до Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України та інших нормативно-правових актів.

Територіальні органи Головдержслужби України забезпечують організацію своєї діяльності відповідно до вимог, визначених розробленими та затвердженими Головдержслужбою України організаційними документами (крім положень про відділи та посадових інструкцій).

Організаційні документи візуються (узгоджуються) з першим заступником, заступниками Начальника Головдержслужби України (відповідно до розподілу обов'язків), керівниками зацікавлених структурних підрозділів, управлінням організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи, а також у разі, якщо документ потребує юридичної експертизи, юридичним управлінням.

Організаційні документи в обов'язковому порядку проходять процедуру затвердження залежно від виду документа.

Залежно від виду організаційні документи можуть затверджуватися наказом Головдержслужби України (наказом територіального органу), безпосередньо Начальником Головдержслужби України (начальником територіального органу), першим заступником, заступниками Начальника Головдержслужби України.

Датою організаційного документа є дата його затвердження.

Враховуючи термін дії, організаційні документи відносяться до безстрокових: вони діють до їх відміни або до затвердження нових (виняток складає штатний розпис, який розробляється і затверджується щорічно).

У разі реорганізації Головдержслужби України та її територіальних органів розробляються і затверджуються нові організаційні документи.

Порядок внесення змін або їх перегляду залежить від виду організаційних документів.

Розробку організаційних документів здійснюють структурні підрозділи Головдержслужби України (територіальних органів) у межах своєї компетенції.

У територіальних органах положення про відділи та посадові інструкції візуються юрисконсультами.

До організаційних документів відносяться: положення, інструкції, штатні розписи, регламенти, порядки, правила.

Положення - це підзаконний нормативно-правовий акт, який встановлює структуру і функції будь-якого органу, визначає форми та умови здійснення певної діяльності підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів (відділів, секторів).

Положення про територіальний орган розробляється безпосередньо цим органом відповідно до Типового положення про управління державної служби Головдержслужби України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 5 липня 2004 р. N 842.

Обов'язковими реквізитами положень є: найменування виду документа, дата документа, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа, гриф затвердження.

Положення є:

1. Про структурні підрозділи організації (установи і т.д.), наприклад: Положення про управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головного управління державної служби України.

2. Положення про відділи та сектори у складі структурного підрозділу організації (установи і т.д.), наприклад: Положення про організаційний відділ управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головного управління державної служби України; Положення про сектор кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи Головного управління державної служби України.

3. Положення про колегіальний або дорадчий орган організації (установи і т.д.) Наприклад: Положення про колегію Головного управління державної служби України.

Текст положення про структурний підрозділ (відділ, сектор) включає наступні розділи:

Загальні положення.

Основні завдання.

Функції.

Структура.

Права і обов'язки.

Начальник управління.

Взаємодія.

У розділі вказуються повна офіційна назва структурного підрозділу (відділу, сектору), чим керується структурний підрозділ (відділ, сектор) у своїй діяльності, ким очолюється і кому підпорядковується, здійснення планування роботи, порядок призначення і звільнення з посади керівника структурного підрозділу (відділу, сектору).

У розділі зазначається перелік основних завдань, що регламентують діяльність структурного підрозділу за організаційно-юридичними ознаками та за змістом діяльності.

У розділі перераховуються функції, які виконує структурний підрозділ (відділ, сектор) (облік, аналіз, створення банку даних, участь у розробленні проектів організаційно-розпорядчих документів, здійснення контролю, створення комісій для перевірки, участь у підготовці та проведенні засідань, сприяє, готує, вносить пропозиції і т.п.) для здійснення поставлених перед ним завдань. Функції повинні повністю відображати специфіку діяльності структурного підрозділу (відділу, сектору).

У розділі зазначається структура та штатна чисельність структурного підрозділу (відділу, сектору) Головного управління державної служби України.

У розділі перераховуються права, якими може користуватись структурний підрозділ (відділ, сектор) для здійснення своїх повноважень при виконанні покладених на нього завдань та обов'язків, що передбачають вимоги цих завдань.

У розділі зазначаються обов'язки і права начальника структурного підрозділу (відділу, сектору), а також, у разі відсутності начальника структурного підрозділу (відділу, сектору), хто виконує його обов'язки та несе відповідальність за виконання покладених на підрозділ завдань.

У розділі вказується перелік підрозділів і організацій з якими взаємодіє структурний підрозділ (відділ, сектор) та з яких питань.

Положення про структурні підрозділи центрального апарату Головдержслужби України розробляються їх керівниками, погоджуються із заступником Начальника Головдержслужби України (відповідно до розподілу обов'язків), юридичним управлінням, управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю, управлінням організаційно-аналітичного забезпечення керівника та кадрової роботи і затверджуються Начальником Головдержслужби України.

У територіальних органах Головдержслужби України положення про відділ розробляється його начальником відповідно до положення про територіальний орган, погоджується із заступником начальника територіального органу, юрисконсультом, затверджується начальником територіального органу.

Обов'язковими реквізитами положення про структурний підрозділ є: найменування виду документа, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа, гриф затвердження.

Інструкція - це організаційний документ, в якому визначаються правила, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян.

Інструкції є:

1. Інструкції, що регулюють організаційні питання діяльності, наприклад: Інструкція з діловодства Головдержслужби України, посадові інструкції та інше

2. Інструкції, що регулюють технічні, фінансові та ін. сторони діяльності, наприклад: Інструкція з питань охорони праці.

Інструкції видаються також для роз'яснення і визначення порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих документів (наприклад, наказів).

Текст інструкції починається, як правило, розділом "Загальні положення", в якому вказуються мета її видання, сфера застосування, порядок використання та інші відомості загального характеру.

Інструкція є документом постійної або тривалої дії (до заміни новою).

Текст інструкції носить вказівний характер, тут вживаються формулювання із імперативами "повинен", "слід", "необхідно", "має право", "не дозволяється", і т.д. Заголовок інструкції має чітко окреслювати коло питань, об'єктів чи осіб, на які розповсюджуються її вимоги, наприклад: "Інструкція з діловодства Головдержслужби України", "Посадова інструкція головного спеціаліста".

Текст інструкції подається від третьої особи (наприклад: "Керівники підрозділів систематично аналізують, узагальнюють заяви громадян") або в безособовій формі (наприклад: "Резолюція підписується і формулюється").