На виконання вимог статті 33 Закону України "Про нотаріат" та підпункту 24 пункту 4 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 30.12.97 N 1396/97 (із змінами і доповненнями),

1. Затвердити Правила здійснення перевірки законності виконання приватними нотаріусами своїх обов'язків (додаються).

2. Департаменту у справах цивільного стану громадян та нотаріату (Павлова Л.М.) довести цей наказ до відома Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції для неухильного виконання.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністра юстиції України від 04.01.98 N 2/5 "Про затвердження Методичних вказівок щодо проведення перевірок законності виконання приватними нотаріусами своїх службових обов'язків".

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Ємельянову І.І.

1. Контроль за дотриманням вимог законодавства приватними нотаріусами під час виконання ними своїх обов'язків здійснюється з метою реалізації повноважень Міністерства юстиції України, головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі (далі - управління юстиції), передбачених статтею 33 Закону України "Про нотаріат".

Одним із видів контролю за дотриманням вимог законодавства приватними нотаріусами під час виконання ними своїх обов'язків є проведення перевірок.

2. Основними завданнями проведення перевірок дотримання приватними нотаріусами вимог законодавства при вчиненні нотаріальних дій є:

- перевірка відповідності робочого місця (нотаріальної контори) приватного нотаріуса вимогам, встановленим Міністерством юстиції України;

- встановлення відповідності вчинених нотаріальних дій вимогам законодавства та визначення рівня якості надання приватними нотаріусами нотаріальних послуг фізичним та юридичним особам;

- у разі виявлення порушень законодавства - встановлення причин, внаслідок яких допущено порушення;

- надання приватному нотаріусу рекомендацій по усуненню причин, внаслідок яких допущено порушення;

- узагальнення результатів перевірок з метою визначення типових порушень, що допускаються приватними нотаріусами при вчиненні нотаріальних дій;

- розповсюдження позитивного досвіду роботи приватних нотаріусів по організації нотаріальної діяльності та обслуговуванню населення.

3. Зазначені перевірки мають бути:

- комплексними (у разі перевірки всіх напрямів діяльності приватного нотаріуса);

- цільовими (якщо перевіряється одне або декілька питань діяльності приватного нотаріуса);

- контрольними (повторними, які можуть бути призначені у разі виявлення комплексною або цільовою перевіркою порушень законодавства або суттєвих недоліків у роботі приватного нотаріуса. При цьому перевіряється усунення приватним нотаріусом виявлених у ході останньої перевірки порушень, а також діяльність нотаріуса по вчиненню нотаріальних дій після її проведення).

4. Нотаріусу, який розпочав свою роботу, надається методична допомога у формі перевірки, яка проводиться через шість місяців від початку роботи, але не пізніше як через один рік.

Про надання нотаріусу методичної допомоги складається відповідна доповідна записка.

У разі виявлення недоліків у роботі приватного нотаріуса в доповідній записці зазначається необхідність проведення комплексної перевірки. При виявленні грубого порушення законодавства до нотаріуса вживаються відповідні заходи реагування, передбачені законодавством.

5. Комплексні перевірки проводяться згідно з річними планами комплексних перевірок, складеними управліннями юстиції та затвердженими Міністерством юстиції.

Зміни до річних планів комплексних перевірок роботи приватних нотаріусів уносяться Міністерством юстиції за власною ініціативою або за вмотивованою пропозицією управління юстиції.

6. Комплексній перевірці підлягає діяльність приватного нотаріуса за весь період з часу попередньої комплексної перевірки.

Комплексна перевірка діяльності приватного нотаріуса має проводитись не рідше одного разу на два роки.

За наказом Міністерства юстиції комплексна перевірка може бути проведена в окремо визначений строк як Міністерством юстиції, так і управлінням юстиції:

- у разі надходження до Міністерства юстиції обґрунтованої скарги від фізичної чи юридичної особи;

- за ініціативою Міністерства юстиції.

7. Перед проведенням комплексної перевірки діяльності приватного нотаріуса вповноважені Міністерством юстиції чи управлінням юстиції особи вивчають усі матеріали, які є в Міністерстві юстиції, управлінні юстиції і стосуються діяльності цього приватного нотаріуса, зокрема, матеріали попередніх перевірок, наслідки їх реалізації, заяви та скарги щодо діяльності приватного нотаріуса, їх аналіз тощо.

8. За результатами вивчення згаданих матеріалів уповноваженим представником Міністерства юстиції або управління юстиції складається план проведення перевірки, який розглядається і затверджується відповідно директором Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (його заступником) або начальником управління юстиції (його заступником), готуються пропозиції щодо складу комісії та надсилається повідомлення про перевірку приватному нотаріусу.

У плані комплексної перевірки передбачаються перевірка всіх питань діяльності приватного нотаріуса та додержання вимог законодавства при вчиненні ним усіх нотаріальних дій.

Для більш оперативного здійснення перевірки питання, які є предметом перевірки, можуть розподілятися між членами комісії.

9. Проведення перевірок діяльності приватних нотаріусів здійснюється уповноваженими представниками Міністерства юстиції, управлінь юстиції, діяльність яких безпосередньо пов'язана з організацією та контролем за законністю діяльності приватних нотаріусів.

10. До перевірок, що проводить Міністерство юстиції, можуть бути залучені представники структурних підрозділів нотаріату управлінь юстиції, державні нотаріуси, а також приватні нотаріуси, які працювали державними нотаріусами державних нотаріальних контор та/або здійснювали приватну нотаріальну діяльність не менше десяти років, за їх згодою. До перевірок, що проводять управління юстиції, можуть бути залучені державні нотаріуси, а також приватні нотаріуси, які працювали державними нотаріусами державних нотаріальних контор та/або здійснювали приватну нотаріальну діяльність не менше десяти років, за їх згодою.

При проведенні перевірки члени комісії та нотаріус, діяльність якого перевіряється, зобов'язані дотримуватися правил професійної етики.

11. Перевірка роботи приватного нотаріуса здійснюється в приміщенні, яке є його робочим місцем (нотаріальною конторою).

12. Приватний нотаріус, діяльність якого перевіряється, зобов'язаний забезпечити належні умови для проведення перевірки, надати комісії всі документи та відомості, що стосуються його діяльності та вчинених ним нотаріальних дій. У разі виявлення порушень законодавства при вчиненні нотаріальних дій нотаріус повинен надати письмове пояснення.

При здійсненні перевірки члени комісії зобов'язані бути об'єктивними та неупередженими і зберігати в таємниці відомості, які стали їм відомі при проведенні перевірки.

13. У визначений строк проведення перевірки приватний нотаріус повинен перебувати на робочому місці відповідно до режиму роботи, за винятком відсутності з поважних причин, пов'язаних зі станом здоров'я (за наявності підтверджувального документа).

Ухилення приватного нотаріуса від перевірки або відмова від надання документів на вимогу членів комісії є підставою для зупинення його діяльності.