На виконання вимог ст.33 Закону України "Про нотаріат" та з метою поліпшення організації роботи приватних нотаріусів

1. Затвердити Методичні вказівки щодо проведення перевірок законності виконання приватними нотаріусами своїх обов'язків (додається)

2. Управлінню нотаріата та ліцензування юридичної діяльності (Круповес Н.В.) довести цей наказ до відома управлінь юстиції в областях.

3. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції Б.С. Стичинського.

Відповідно до ст. 33 Закону "Про нотаріат" та з метою успішного виконання завдань, що стоять перед органами нотаріату по захисту прав та законних інтересів громадян, підприємств та організацій, попередженню правопорушень і запобіганню судовим спорам, а також поліпшення організації роботи приватних нотаріусів Міністерство юстицій вважає за необхідне дати наступні рекомендації.

Проведення перевірок роботи приватних нотаріусів має за мету виконання завдань, що стоять перед ними, шляхом виявлення помилок та недоліків, поглибленого аналізу причин, які їх породжують, та надання необхідної допомоги нотаріусам для їх усунення.

Зазначені перевірки мають бути як комплексними (у випадку перевірки всіх напрямків діяльності нотаріуса), так і цільовим (якщо перевіряється одне або декілька питань законності діяльності нотаріуса), наприклад, виконання нотаріусом вказівок попередньої перевірки, ведення ним діловодства тощо.

Комплексна перевірка діяльності приватного нотаріуса має провадитись не рідше одного разу на два роки.

Таку перевірку проводить начальник відділу або старший консультант відділу нотаріату регіонального управління юстиції. З метою обміну досвідом доцільним є залучення до таких перевірок кваліфікованих нотаріусів з інших нотаріальних округів області. Перевіряючі та нотаріус, робота якого перевіряється повинні дотримуватися професійної етики. До перевірки можуть бути залучені представники відділень Української нотаріальної палати.

Комплексній перевірці підлягає діяльність приватного нотаріуса за весь період з часу попередньої перевірки

Період, за який провадиться цільова перевірка, визначається керівництвом управління юстиції з урахуванням конкретних обставин.

Проведення перевірки не повинно заважати розпорядку роботи приватного нотаріуса і прийому громадян.

Перед проведенням комплексної перевірки діяльності приватного нотаріуса відповідальна особа управління юстиції вивчає всі матеріали, які знаходяться в управлінні юстиції і стосується роботи цього приватного нотаріуса, при цьому особливу увагу слід звернути на матеріали попередніх перевірок, вказівки управління юстиції за їх результатами, доповідні записки щодо виконання цих вказівок, заяви та скарги на роботу нотаріуса та їх аналіз тощо.

При підготовці до цільової перевірки ці матеріали вивчаються в аспекті того питання, що має перевірятися.

За результатами вивчення згаданих матеріалів, відповідальним працівником управління складається план проведення перевірки, який в свою чергу розглядається і затверджується начальником управління юстиції або його заступником.

В плані комплексної перевірки слід передбачити перевірку всіх питань діяльності нотаріуса та правильності вчинення ним усіх видів нотаріальних дій.

При перевірці організації роботи приватного нотаріуса перевіряючий має проаналізувати правильність та доцільність встановленого режиму роботи нотаріуса, організацію прийому громадян, культуру спілкування з відвідувачами, грамотність та охайність при оформлені документів, здатність на належному рівні надати консультацію з питань застосування чинного законодавства, перевірити сертифікацію робочого місця нотаріуса, забезпеченність засобами оргтехніки тощо. Слід звернути особливу увагу на дотримання нотаріусом принципів таємниці вчинюваних нотаріальних дій, дотримання ним принципів неупередженості та запобігання судовим спорам, а також вимог ст.ст.9 та 36 Закону "Про нотаріат" щодо обмеження в праві вчинення нотаріальних дій тощо.