Відповідно до статей 2-1, 33 Закону України "Про нотаріат" та з метою визначення єдиного механізму здійснення Міністерством юстиції України, Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі перевірки організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства

1. Затвердити Порядок проведення перевірки організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 14.09.2004 N 105/5 "Про затвердження Правил здійснення перевірки законності виконання приватними нотаріусами своїх обов'язків", зареєстрований у Мін'юсті 14.09.2004 за N 1149/9748 ( зі змінами).

3. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (Н.В.Ященко):

3.1. Забезпечити подання на державну реєстрацію цього наказу відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами).

3.2. Довести цей наказ до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

4. Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі організувати в установленому порядку вивчення з працівниками відділів, управлінь нотаріату вимог Порядку перевірки організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства, затвердженого цим наказом, та забезпечити належне виконання цього наказу.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Л.В.Єфіменка.

1. Основними завданнями перевірки організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства є:

1.1. Перевірка організації нотаріальної діяльності державної нотаріальної контори (далі - контора), державного нотаріального архіву (далі - архів), приватного нотаріуса (далі - нотаріус), у тому числі дотримання вимог до робочого місця приватного нотаріуса (далі - робоче місце), страхування цивільно-правової відповідальності, до організації прийому громадян і режиму роботи контори, архіву, нотаріуса, правильності оформлення трудових відносин з працівниками нотаріуса тощо.

1.2. Перевірка дотримання нотаріусами правил ведення нотаріального діловодства, правильності формування документів у справи, наявність та відповідність вимогам законодавства документів, долучених до примірника нотаріально оформленого документа, а у випадках, передбачених законодавством, копій з документів, які необхідні для вчинення нотаріальних дій, наявність на документах печаток, підписів, номерів тощо, умов зберігання архіву, печаток, штампів, порядку зберігання, витрачання, обігу та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів.

1.3. Перевірка дотримання нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій.

1.4. Визначення стану нотаріального обслуговування фізичних та юридичних осіб.

1.5. Визначення професійного рівня нотаріуса (підвищення кваліфікації, наявність публікацій, участь у конференціях і семінарах з питань права дотримання правил професійної етики, затверджених Міністерством юстиції України).

1.6. Виявлення порушень законодавства, яке регулює організацію нотаріальної діяльності, порядку вчинення нотаріальних дій та ведення нотаріального діловодства.

1.7. Надання рекомендацій з усунення причин, унаслідок яких допущено порушення.

1.8. Застосування заходів реагування до нотаріуса в разі виявлення під час перевірки допущених порушень щодо організації нотаріальної діяльності, порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства.

1.9. Узагальнення результатів перевірок з метою визначення типових порушень та помилок, що допускаються нотаріусами.

1.10. Розповсюдження позитивного досвіду роботи нотаріусів щодо організації нотаріальної діяльності, порядку вчинення нотаріальних дій та виконання ними правил нотаріального діловодства тощо.

2. Перевірка організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил ведення нотаріального діловодства може бути плановою комплексною перевіркою за певний період, яка здійснюється не частіше одного разу в два роки, та позаплановою перевіркою за зверненнями фізичних і юридичних осіб.

Проведення повторної перевірки з тих питань, які вже були предметом перевірки, не допускається, крім перевірки звернень громадян чи юридичних осіб у межах предмета звернення та повноважень Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

2.1. Проведення перевірок організації нотаріальної діяльності, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил ведення нотаріального діловодства здійснюються уповноваженими представниками Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі (далі - управління юстиції), діяльність яких безпосередньо пов'язана з контролем за організацією нотаріату та нотаріальною діяльністю в Україні.

До перевірок можуть залучатись також нотаріуси, які мають високий професійний рівень та достатній досвід практичної роботи, представники Нотаріальної палати України та працівники нотаріального архіву.

До складу комісії (комплексної, цільової, позапланової перевірки) не залучаються представники Міністерства юстиції України, управлінь юстиції, відділу нотаріату управління юстиції, якщо це призведе до виникнення конфлікту інтересів у цих посадових осіб.

У разі виникнення конфлікту інтересів член комісії невідкладно у письмовій формі повідомляє керівника комісії (комплексної, цільової, позапланової перевірки) про наявність конфлікту інтересів.

У разі неможливості відсторонення члена комісії (комплексної, цільової, позапланової перевірки) від проведення перевірки або в інший спосіб усунути конфлікт інтересів такий член комісії здійснює перевірку під безпосереднім контролем керівника комісії (комплексної, цільової, позапланової перевірки).

2.2. Час проведення перевірки визначається виходячи з необхідності всебічного, повного вивчення матеріалів, документів та підготовки об'єктивного висновку.

2.3. На прохання нотаріуса, який розпочав свою нотаріальну діяльність і не має попереднього досвіду практичної роботи на посаді нотаріуса, може надаватись методична допомога шляхом перевірки організації нотаріальної діяльності, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил ведення нотаріального діловодства.

2.4. Підставою для проведення планової комплексної перевірки організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства є графік проведення такої перевірки.

2.5. Перевірці підлягає організація нотаріальної діяльності контори, архіву, нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил ведення нотаріального діловодства за весь період, що минув з часу проведення попередньої планової комплексної перевірки контори, архіву, нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій.

2.6. Графік проведення планових комплексних перевірок організації нотаріальної діяльності контори, архіву, нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил ведення нотаріального діловодства погоджується з Міністерством юстиції України та затверджується начальником управління юстиції на рік.

Копія погодженого та затвердженого графіка надсилається до Міністерства юстиції України, а також направляється на адресу контори, архіву, нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій які підлягають перевірці. Зміни до графіка перевірки вносяться в такому самому порядку.

Графік перевірки оприлюднюється шляхом розміщення на сайті управління юстиції.

2.7. Уповноваженим представником Мін'юсту або управління юстиції складається план проведення перевірки. До плану перевірки включаються всі питання, що стосуються організації нотаріальної діяльності контори, архіву, нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил ведення нотаріального діловодства.

План проведення перевірки розглядається і затверджується відповідно заступником Міністра юстиції або начальником управління юстиції (його заступником), готуються пропозиції щодо складу комісії та повідомляється про перевірку контори, архіву, нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій.

2.8. Підставою для проведення позапланової повторної перевірки організації нотаріальної діяльності контори, архіву, нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства є надходження звернення фізичної чи юридичної особи.

2.9. Позапланова повторна перевірка проводиться як за період, що вже підлягав плановій комплексній перевірці, так і за період, що не підлягав такій перевірці, у межах предмета звернення фізичних чи юридичних осіб та повноважень Мін'юсту, управління юстиції.