Відповідно до статті 9 Закону України "Про прокуратуру", з метою удосконалення діяльності з обліку кадрів в органах прокуратури, формування і зберігання особових справ та трудових книжок працівників НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з обліку кадрів в органах прокуратури України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Генерального прокурора України від 27 січня 2012 року № 5 "Про затвердження Інструкції з обліку прокурорсько-слідчих кадрів в органах прокуратури України".

3. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Генерального прокурора - Головного військового прокурора, начальника Департаменту кадрової роботи та державної служби, керівників регіональних та місцевих прокуратур.

1.1. Інструкція з обліку кадрів в органах прокуратури України (далі - Інструкція) визначає порядок організації ведення персонального, штатно-посадового, військового та статистичного обліку кадрів (прокурорів, слідчих, державних службовців, службовців, працівників, що виконують функції з обслуговування, та робітників) в органах прокуратури, формування, ведення і зберігання особових справ та трудових книжок працівників.

1.2. Облік кадрів здійснюється безперервно за встановленими формами з метою забезпечення повних і достовірних відомостей про кількісний та якісний склад працівників.

1.3. Облік кадрів у військових прокуратурах здійснюється в порядку, визначеному цією Інструкцією, з урахуванням особливостей ведення особових справ, встановлених для військовослужбовців.

1.4. Організація виконання вимог Інструкції покладається на кадрові підрозділи органів прокуратури, керівників місцевих прокуратур та військових прокурорів гарнізонів.

2.1. У Генеральній прокуратурі України персональному обліку підлягають її працівники, а також працівники регіональних, місцевих і військових прокуратур, які призначаються на посади Генеральним прокурором.

2.2. Персональному обліку в регіональних прокуратурах та військових прокуратурах регіонів підлягають працівники та військовослужбовці цих прокуратур, а також працівники (військовослужбовці) підпорядкованих їм місцевих прокуратур та військових прокуратур гарнізонів.

2.3. Для персонального обліку працівників, які перебувають на посадах, зазначених у пунктах 2.1, 2.2 Інструкції, у відповідних прокуратурах ведуться:

- особові справи;

- книги (журнали) обліку особових справ;

- алфавітна картотека особових справ;

- особові картки на працівників;

- картки присвоєння класних чинів;

- автоматизований (комп'ютерний) облік з використанням відповідного програмного забезпечення - автоматизованої інформаційно-аналітичної системи "Кадри" (далі - система "Кадри");

- трудові книжки.

3.1. Особова справа - це сукупність документів, які містять відомості про роботу працівника в органах прокуратури та характеризують його біографічні, ділові, особисті якості тощо.

3.2. Ведення особової справи працівника розпочинається одночасно із призначенням його на посаду.

3.3. У разі переведення працівника до іншого органу прокуратури раніше сформована особова справа витребовується з відповідного органу прокуратури та в подальшому ведеться за новим місцем роботи працівника.

3.4. Основні вимоги до формування особової справи:

- кожній особовій справі присвоюється індивідуальний обліковий номер;

- всі аркуші справи нумеруються;

- у всіх особових справах мають бути особовий листок з обліку кадрів (додаток 1) та автобіографія (додаток 2), які заповнюються працівником при прийнятті на роботу власноручно, чітко, повно, без виправлень та оновлюються не рідше одного разу на п'ять років. Указані документи складаються лише з використанням бланків відповідного зразка. Автобіографія повинна викладатися розгорнуто і подавати опис (у довільній формі) з дотриманням хронології важливих подій особистого життя, навчання і трудової діяльності працівника, а також основні відомості про нього та його близьких родичів;

- мова документів повинна відповідати вимогам офіційно-ділового стилю;

- забороняється вносити зміни або доповнення до раніше долучених до особової справи документів, вилучати зі справи документи (крім встановлених законом випадків);

- за заявою працівника до матеріалів особової справи можуть долучатися документи, які стосуються проходження служби в органах прокуратури, та інші документи. Копії документів долучаються до справи лише за умови надання особою оригіналів відповідних документів та їх засвідчення у встановленому порядку відповідальним працівником;

- усі документи в особовій справі, які власноручно складаються працівником, повинні обов'язково містити дату їх складання та його особистий підпис.

Документи, які не містять характеризуючих даних, не стосуються питань проходження служби в органах прокуратури (копії наказів про надання відпусток, внесення змін до штатного розпису прокуратури, надання допомоги тощо), не мають усіх необхідних реквізитів або проекти документів до особових справ не долучаються.

3.5. Особова справа прокурора (слідчого) складається із чотирьох розділів та формується з таких документів і в такій послідовності:

а) перший розділ (загальна інформація про працівника):

- доповнення до особового листка з обліку кадрів (відомості щодо проходження служби в органах прокуратури та зміни в особових даних працівника (додаток 3);

- особовий листок з обліку кадрів з кольоровою фотокарткою (4 х 6);

- автобіографія;

- копія паспорта громадянина України;

- копія довідки про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті);

- копії документів про освіту, вчене звання, науковий ступінь;

- копія військового квитка або посвідчення особи військовослужбовця (для військовослужбовців або військовозобов'язаних);

- повідомлення та згода працівника на обробку його персональних даних;

- довідка про результати проведення спеціальної перевірки відповідно до Закону України "Про запобігання корупції" або її копія, завірена у встановленому законом порядку;

- довідка про результати проведення перевірки відповідно до Закону України "Про очищення влади" або її копія, завірена у встановленому законом порядку;

- декларації про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру, які подавалися до введення в дію положень Закону України "Про запобігання корупції" від 14.10.2014;

- копії пенсійного посвідчення та інших документів про наявність у працівника пільг;

б) другий розділ (інформація про проходження служби в органах прокуратури):

- заяви про призначення на посаду, переведення або звільнення з посади;

- текст Присяги прокурора, скріплений особистим підписом;

- аркуш ознайомлення з Кодексом професійної етики та поведінки працівників прокуратури, Правилами внутрішнього службового розпорядку прокурорів;

- подання (рекомендації) про призначення, переведення, рейтингові списки (копії), подання про припинення повноважень, звільнення з посади та копії відповідних наказів;

- висновки підрозділу внутрішньої безпеки про можливість призначення особи на відповідну посаду;

- копії (витяги з) наказів Генерального прокурора про присвоєння класних чинів;

- копії (витяги з) Указів Президента України про присвоєння вищих класних чинів та військових звань;

- копії наказів про тимчасове виконання обов'язків на вищій посаді;

- копії наказів про відрядження прокурора до Вищої ради правосуддя, Кваліфікаційно-дисциплінарної комісії прокурорів (з початку її діяльності), Національної академії прокуратури України, іншого органу для участі в його роботі на постійній основі;

- копії протоколів про встановлення трудового стажу для нарахування надбавки за вислугу років;

- рішення судів стосовно працівника у справах щодо оскарження ним наказів про прийняття, переведення та звільнення з публічної служби в органах прокуратури;

в) третій розділ (інформація про професійну кваліфікацію та заохочення працівника):

- інформація про результати професійного та психологічного тестувань працівника;

- службові характеристики, позитивні відгуки про працівника;

- копії документів про проходження спеціальної підготовки та підвищення кваліфікації;

- копії документів про нагородження і заохочення;

г) четвертий розділ (інформація про службові розслідування, перевірки доброчесності та дисциплінарні стягнення):

- копії наказів про притягнення до дисциплінарної відповідальності та зняття дисциплінарних стягнень, застосування інших заходів впливу;

- копії висновків про результати службового розслідування (перевірки);

- копії рішень Кваліфікаційно-дисциплінарної комісії прокурорів (з початку її діяльності) про накладення на прокурора дисциплінарних стягнень або про неможливість подальшого перебування на посаді прокурора;

- копія рішення Ради прокурорів України (з початку її діяльності) про звільнення прокурора з адміністративної посади;

- копії довідок про результати таємної перевірки доброчесності;

- рішення Вищої ради правосуддя, судів про оскарження наказів про притягнення до дисциплінарної відповідальності та інших рішень за результатами дисциплінарного провадження;

- копії повідомлень Національного агентства з питань запобігання корупції про факт неподання чи несвоєчасного подання працівником декларації особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування;

- копії рішень судів про притягнення працівника до адміністративної відповідальності за вчинення правопорушення, пов'язаного з корупцією;

- копія вироку суду стосовно працівника.

3.6. Особова справа службовця, працівника, що виконує функції з обслуговування, та робітника формується з таких документів:

- заяви про призначення на посаду, переведення або звільнення з посади;

- особового листка з обліку кадрів з кольоровою фотокарткою (4 х 6);

- автобіографії;

- копії паспорта громадянина України;

- копії довідки про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (або ж копії сторінки паспорта громадянина України з відміткою відповідного контролюючого органу про те, що особа через свої релігійні переконання відмовилася від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків);

- копій документів про освіту, вчене звання, науковий ступінь, а також інших документів, які підтверджують професійну кваліфікацію працівника;

- копії військового квитка або посвідчення особи військовослужбовця (для військовослужбовців або військовозобов'язаних);

- аркуша ознайомлення працівника з Правилами внутрішнього трудового розпорядку;

- повідомлення працівника та його згода на обробку персональних даних;

- копій наказів про призначення на посаду, переведення, звільнення, заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;

- довідки про притягнення до кримінальної відповідальності, відсутність (наявність) судимості або обмежень, передбачених кримінальним процесуальним законодавством України, затвердженої наказом Міністерства внутрішніх справ України від 29.11.2016 № 1256 "Порядок доступу до відомостей персонально-довідкового обліку єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ України", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 10.01.2017 за № 22/29890;

- медичної довідки про проходження обов'язкового попереднього та періодичного психіатричних оглядів згідно з формою № 122-2/о, наведеною у додатку 3 до Інструкції про проведення обов'язкових попередніх та періодичних психіатричних оглядів, затвердженої наказом Міністерства охорони здоров'я України від 17.11.2002 № 12 "Про затвердження Інструкції про проведення обов'язкових попередніх та періодичних психіатричних оглядів", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 01.02.2002 за № 94/6382;

- сертифіката про проходження профілактичного наркологічного огляду згідно з формою № 140/о, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 06.11.97 № 1238 "Про обов'язковий профілактичний наркологічний огляд і порядок його проведення".

3.7. Особливості ведення особових справ військовослужбовців військових прокуратур та державних службовців

3.7.1. Ведення особових справ військовослужбовців військових прокуратур здійснюється відповідно до Інструкції з організації обліку особового складу Збройних Сил України, затвердженої наказом Міністерства оборони України 26.05.2014 № 333, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 12.06.2014 за № 611/25388.

3.7.2. Особові справи державних службовців обліковуються та формуються відповідно до вимог Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 № 64, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 15.04.2016 за № 567/28697.

4.1. Працівник кадрового підрозділу, керівник місцевої прокуратури при формуванні особової справи перевіряє дотримання правил її заповнення, відповідність зазначених у ній відомостей оригіналам документів (паспорту, військовому квитку, документу про освіту тощо).

У разі виявлення в поданих документах помилок або неточностей про це повідомляється працівник, стосовно якого формується особова справа, для усунення недоліків.

4.2. Особові справи можуть надаватися для ознайомлення:

- у Генеральній прокуратурі України з дозволу Генерального прокурора або керівника кадрового підрозділу - заступникам Генерального прокурора, керівникам самостійних структурних підрозділів, а також, за їх запитами, керівникам регіональних прокуратур, голові Ради прокурорів України та голові Кваліфікаційно-дисциплінарної комісії прокурорів (з початку їх діяльності);

- у регіональних прокуратурах з дозволу керівника прокуратури або керівника кадрового підрозділу, а у місцевих - з дозволу їх керівників.

Про надання особової справи для ознайомлення відповідальним працівником робиться відмітка у контрольній картці до особової справи (додаток 4).

Посадові особи, якими вивчається особова справа, несуть відповідальність за її збереження та нерозголошення персональних даних.

Надання доступу до матеріалів особової справи стороннім особам та вилучення з неї документів (виготовлення копій) може здійснюватися лише у випадках та в порядку, передбаченому законом.

4.3. Працівник прокуратури має право ознайомлюватися з усіма документами його особової справи, клопотати про долучення до неї документів та пояснень у письмовій формі.

4.4. При зміні облікових даних працівник зобов'язаний своєчасно надати до кадрового підрозділу, керівнику місцевої прокуратури відповідні документи, які долучаються до особової справи.

Про зміни в облікових даних осіб, призначених Генеральним прокурором на адміністративну посаду в регіональній, місцевій чи військовій прокуратурі, кадрові підрозділи відповідних прокуратур повідомляють кадрові підрозділи Генеральної прокуратури України з долученням належним чином засвідчених копій відповідних документів.

4.5. Особові справи нумеруються послідовно, починаючи з першого номера.

Особовим справам працівників, переведених з одного органу прокуратури в інший, присвоюється новий номер відповідно до нумерації, яка ведеться у цьому органі прокуратури.

4.6. Особові справи зберігаються у службових приміщеннях кадрового підрозділу (або за рішенням керівника органу прокуратури в інших обладнаних службових приміщеннях прокуратури) у залізних шафах. Зберігання особових справ у дерев'яних шафах допускається лише у тих випадках, коли кімната, де розміщені шафи, обладнана залізними дверима або ґратами до них, а також залізними ґратами на вікнах.

Шафи і службові приміщення, в яких вони розташовані, після закінчення роботи опечатуються.

У приміщеннях, де зберігаються особові справи, можуть знаходитися робочі місця лише працівників кадрових підрозділів.

У разі неможливості з об'єктивних причин забезпечити відповідний режим зберігання (захоплення приміщення, пожежа тощо) за рішенням керівника органу прокуратури особові справи тимчасово можуть зберігатися поза межами приміщень прокуратури з дотриманням відповідного режиму обмеження доступу до них сторонніх осіб.

4.7. У разі звільнення працівника з органів прокуратури його особова справа передається для зберігання до підрозділу документального забезпечення.

При передачі особової справи до підрозділу документального забезпечення відповідальний працівник зобов'язаний:

- внести відомості про особову справу до книги обліку архівних особових справ (чи щорічного опису архівних особових справ) під порядковим номером, який буде номером архівної особової справи;

- вилучити алфавітну картку з картотеки діючих особових справ, відмітити в ній дату передачі до архіву, присвоєний номер архівної справи та поставити картку в алфавітну картотеку архівних особових справ.