З метою якісного добору, розстановки та обліку прокурорсько-слідчих кадрів, керуючись ст. 15 Закону України "Про прокуратуру",

1. Затвердити Інструкцію з обліку прокурорсько-слідчих кадрів в органах прокуратури України (далі - Інструкція) та ввести її в дію з 1 лютого 2012 року.

2. Вважати такою, що втратила чинність, Інструкцію з обліку прокурорсько-слідчих кадрів від 16.12.1992.

3. Контроль за виконанням вимог наказу та Інструкції покласти на Головне управління кадрового забезпечення Генеральної прокуратури України.

Наказ та Інструкцію надіслати прокурорам Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя, Дніпровському екологічному прокурору, військовим прокурорам регіонів та Військово-Морських Сил України для неухильного виконання і використання у роботі та ознайомити з ними працівників структурних підрозділів Генеральної прокуратури України.

1.1. Ефективне виконання завдань, поставлених перед органами прокуратури, залежить від своєчасного і якісного кадрового забезпечення. Правильний добір і розстановка прокурорсько-слідчих працівників за їх діловими, професійними та особистими якостями не може успішно здійснюватися без належно організованого обліку кадрів за основними даними, що їх характеризують.

1.2. Облік прокурорсько-слідчих кадрів проводиться відповідно до Кодексу законів про працю України, Законів України "Про прокуратуру", "Про засади запобігання і протидії корупції", "Про захист персональних даних", "Про доступ до публічної інформації", "Про інформацію", наказів, вказівок, розпоряджень Генерального прокурора України та цієї Інструкції.

1.3. Інструкція з обліку прокурорсько-слідчих кадрів в органах прокуратури України (далі - Інструкція) встановлює єдиний порядок персонального і статистичного обліку кадрів, службових посвідчень, формування і ведення особових справ та трудових книжок, обробку, зберігання й використання персональних даних.

1.4. Організація виконання Інструкції покладається на кадрові підрозділи Генеральної прокуратури України та прокуратур Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя, Дніпровської екологічної прокуратури, військових прокуратур регіонів і Військово-Морських Сил України та Національної академії прокуратури України.

1.5. Для належного обліку прокурорсько-слідчих кадрів в органах прокуратури України всім кадровим підрозділам надається необхідне комп'ютерне програмне забезпечення, а також печатки і штампи, облік та зберігання яких регламентується Інструкцією з діловодства в органах прокуратури України.

1.6. Керівники кадрових підрозділів несуть персональну відповідальність за організацію і стан обліку прокурорсько-слідчих кадрів.

1.7. Працівники кадрових підрозділів, які забезпечують формування та ведення особових справ, трудових книжок, облік службових посвідчень, несуть відповідальність, передбачену законодавством України, за розголошення конфіденційних даних, які зберігаються в особових справах та трудових книжках працівників, а також за порушення порядку їх ведення і зберігання.

1.8. Контроль за виконанням цієї Інструкції здійснює Головне управління кадрового забезпечення Генеральної прокуратури України.

2.1. Персональному обліку в Генеральній прокуратурі України підлягають працівники, які призначаються Генеральним прокурором України або призначення яких здійснюється за погодженням з Генеральною прокуратурою України.

2.2. Персональному обліку в прокуратурах Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, Дніпровській екологічній прокуратурі, військових прокуратурах регіонів і Військово-Морських Сил України та Національній академії прокуратури України підлягають прокурорсько-слідчі працівники, які призначаються прокурорами обласного рівня та ректором Національної академії прокуратури України.

2.3. Для персонального обліку працівників, які перебувають на посадах, зазначених у пунктах 2.1, 2.2, у кадрових підрозділах вказаних прокуратур ведеться:

а) посадова картотека;

б) особові справи;

в) картотека особових карток на працівника;

г) картотека особових карток присвоєння класних чинів працівникам;

д) звітність про кадри оперативного складу (піврічна і річна);

є) трудові книжки;

ж) книга видачі посвідчень;

з) комп'ютерний облік.

3.1. Посадова картотека складається з карток, заповнених на кожну посаду, вказану у пунктах 2.1, 2.2, і використовується для обліку цих посад та контролю за їх укомплектованістю працівниками.

3.2. Посадові картки заповнюються на посади відповідно до штатного розпису, незалежно від того, призначені на них працівники чи вони вакантні. Картки розміщуються у картотеці в порядку, який забезпечує зручність у роботі.

4.1. Особова справа прокурорсько-слідчого працівника складається із сукупності документів, що містять відомості, необхідні у зв'язку із роботою в органах прокуратури України, і стосуються конкретного працівника.

4.2. Особова справа формується негайно після отримання наказу Генерального прокурора України, прокурора обласного рівня, ректора Національної академії прокуратури України про призначення працівника на посаду (перелік документів, необхідних для формування справи, у додатку N 1).

Якщо на працівника є раніше сформована особова справа, то вона об'єднується із новою.

4.3. Під час формування особової справи необхідно:

а) підшити доповнення до особового листка з обліку кадрів;

б) підшити документи у послідовному порядку для особової справи з позначенням на ній номера особової справи;

в) скласти опис документів, які містяться в особовій справі;

г) вписати прізвище працівника в книгу обліку особових справ за відповідним номером.

У кожному розділі особової справи всі документи підшиваються у хронологічному порядку і нумеруються наскрізною нумерацією.

В особових справах не слід зберігати документи, які не містять характеризуючих даних працівника (копії наказів про відпустки, надання допомоги тощо).

4.4. У ході формування особової справи необхідно керуватися такими вказівками:

а) доповнення до особової справи є відображення службового просування і змін в особових даних працівника;

б) особовий листок з обліку кадрів заповнюється працівником власноручно, чітко. В особовому листку даються ясні відповіді на всі зазначені в ньому питання. Скорочення слів, вжиття абревіатур не допускається.

Забороняється вносити зміни або доповнення в затверджений листок з обліку кадрів, а також застосовувати будь-які інші анкети.

Усі зміни особових даних проводяться за власноручно написаним рапортом прокурорсько-слідчого працівника або на підставі наданих ним копій відповідних документів.

в) автобіографія (додаток N 2) повинна бути написана власноручно і подавати опис (у вільній формі) основних подій життя і діяльності працівника, обов'язково спочатку вказуються відомості про себе, а потім про близьких родичів;

г) усі документи, які власноручно складаються особою та містяться в особовій справі, повинні мати дату складання та особистий підпис, а копії документів і витяги з наказів - засвідчені в установленому порядку.

4.5. В особовій справі працівника повинні бути такі документи:

Перший розділ:

а) доповнення до особового листка з обліку кадрів;

б) документи для проведення відбору на стажування згідно з Положенням про порядок стажування в органах прокуратури України;

в) особовий листок з обліку кадрів з фотокарткою (4х6);

г) автобіографія;

д) копія паспорта та ідентифікаційного коду;

є) копії документів про освіту, вчене звання, вчений ступінь, почесне звання;

ж) медична довідка про стан здоров'я для осіб, які вперше приймаються на роботу в органи прокуратури України;

з) довідка-об'єктивка про трудову діяльність;

і) декларація про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру, у тому числі за кордоном у порядку та обсягах, визначених законами та іншими нормативно-правовими актами;

к) письмова згода на проведення спеціальної перевірки відповідно до статті 11 Закону України "Про засади запобігання і протидії корупції";

л) довідка про результати спеціальної перевірки.

Другий розділ:

а) заява (рапорт) на ім'я Генерального прокурора України, прокурора обласного рівня, ректора Національної академії прокуратури України про прийом на роботу і призначення на посаду або про звільнення з посади;

б) текст Присяги працівника прокуратури, скріплений особистим підписом;

в) подання про призначення, звільнення з посади;

г) направлення молодому фахівцеві на роботу, видане Генеральною прокуратурою України;

д) копії наказів про призначення, переміщення або звільнення з роботи;

є) витяги з наказів Генерального прокурора України про присвоєння класних чинів;

ж) копії (витяги) Указів Президента України про присвоєння вищих класних чинів та військових звань;

з) накази про тимчасове виконання обов'язків на вищій посаді;

і) протоколи про встановлення трудового стажу для нарахування надбавки за вислугу років.

Третій розділ:

а) дані професійно-психологічного тестування працівника;

б) атестації, характеристики, позитивні відгуки про працівника;

в) копії документів про підвищення кваліфікації працівника;

г) документи про нагородження і заохочення;

д) копії документів про зарахування працівника до кадрового резерву або виключення з нього.