З метою удосконалення діяльності з обліку кадрів в органах прокуратури України, формування і зберігання особових справ працівників, керуючись статтею 9 Закону України "Про прокуратуру", НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з обліку кадрів в органах прокуратури України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Генеральної прокуратури України від 02 лютого 2017 року № 27 "Про затвердження Інструкції з обліку кадрів в органах прокуратури України".

3. Контроль за виконанням наказу покладаю на перших заступників, заступників Генерального прокурора, заступника Генерального прокурора - керівника Спеціалізованої антикорупційної прокуратури, керівників обласних, окружних та спеціалізованих на правах обласних і окружних прокуратур.

1. Інструкція з обліку кадрів в органах прокуратури України (далі - Інструкція) визначає порядок організації ведення персонального, штатно-посадового, військового та статистичного обліку кадрів, а саме: прокурорів, державних службовців, працівників патронатної служби, працівників, які виконують функції з обслуговування, та робітників (далі - працівники) в органах прокуратури, а також формування, ведення і зберігання особових справ.

2. Облік кадрів здійснюється безперервно за встановленими формами з метою забезпечення повних і достовірних відомостей про кількісний та якісний склад працівників.

3. Організація виконання вимог Інструкції покладається на кадрові підрозділи Офісу Генерального прокурора, обласних, спеціалізованих на правах обласних прокуратур (далі - кадрові підрозділи), керівників окружних і спеціалізованих на правах окружних прокуратур.

1. В Офісі Генерального прокурора персональному обліку підлягають його працівники, а також працівники обласних, окружних і спеціалізованих на правах обласних та окружних прокуратур, які призначаються на посади Генеральним прокурором.

2. Персональному обліку в обласних і спеціалізованих на правах обласних прокуратурах підлягають працівники цих прокуратур, а також працівники окружних і спеціалізованих на правах окружних прокуратур у межах їх територіальної юрисдикції.

3. Для персонального обліку працівників, які перебувають на посадах, зазначених у пунктах 1, 2 цього розділу, у відповідних прокуратурах ведуться:

- особові справи;

- книги (журнали) обліку особових справ;

- алфавітна картотека особових справ;

- особові картки на працівників;

- автоматизований (комп'ютерний) облік з використанням відповідного програмного забезпечення - автоматизованої інформаційно-аналітичної системи "Кадри-WEB" (далі - система "Кадри").

- трудові книжки, у тому числі на вимогу працівників.

1. Особова справа - це сукупність документів, які містять відомості про роботу працівника в органах прокуратури та характеризують його біографічні, ділові, особисті якості тощо.

2. Ведення особової справи працівника розпочинається одночасно з призначенням його на посаду.

3. У разі переведення працівника до іншого органу прокуратури раніше сформована особова справа витребовується з відповідного органу прокуратури та в подальшому ведеться за новим місцем роботи працівника.

4. Основні вимоги до формування особової справи:

- кожній особовій справі присвоюється індивідуальний обліковий номер;

- всі аркуші справи нумеруються;

- у всіх особових справах (крім державних службовців) мають бути особовий листок з обліку кадрів (додаток 1) та автобіографія (додаток 2), які заповнюються працівником при прийнятті на роботу власноручно, чітко, повно, без виправлень та оновлюються не рідше одного разу на п'ять років. Указані документи складаються лише з використанням бланків відповідного зразка. Автобіографія повинна викладатися розгорнуто і подавати опис (у довільній формі) з дотриманням хронології важливих подій особистого життя, навчання і трудової діяльності працівника, а також основні відомості про нього та його близьких родичів;

- документи складаються державною мовою та мають відповідати вимогам офіційно-ділового стилю;

- забороняється вносити зміни або доповнення до раніше долучених до особової справи документів, вилучати зі справи документи (крім встановлених законом випадків);

- за заявою працівника до матеріалів особової справи можуть долучатися документи, які стосуються роботи в органах прокуратури, та інші документи. Копії документів долучаються до справи лише за умови надання особою оригіналів відповідних документів та їх засвідчення у встановленому порядку відповідальним працівником;

- усі документи в особовій справі, які власноручно складаються працівником, повинні обов'язково містити дату їх складання та його особистий підпис.

Документи, які не містять характеризуючих даних, не стосуються питань роботи в органах прокуратури (копії наказів про надання відпусток, внесення змін до штатного розпису прокуратури, надання допомоги тощо), не мають усіх необхідних реквізитів або проєкти документів до особових справ не долучаються.

5. Особова справа прокурора складається із чотирьох розділів та формується з таких документів і в такій послідовності:

а) перший розділ (загальна інформація про прокурора):

- доповнення до особового листка з обліку кадрів (відомості щодо роботи в органах прокуратури та зміни в особових даних прокурора (додаток 3);

- особовий листок з обліку кадрів з кольоровою фотокарткою (4 х 6);

- автобіографія;

- копія документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України;

- копія картки платника податків, яка засвідчує присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків з Державного реєстру фізичних осіб - платників податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті);

- копії документів про вищу освіту (з додатками), здобуту в Україні, документів про вищу освіту, здобуту за кордоном, разом із копіями документів, що підтверджують їх визнання в Україні, а також документів про науковий ступінь, вчене звання;

- копія документа про підтвердження рівня вільного володіння державною мовою;

- копія військового квитка або посвідчення про приписку до призовної дільниці (для військовозобов'язаних);

- відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, копія трудової книжки, належним чином засвідчена копія (витяг) послужного списку (за їх наявності);

- довідка про допуск до державної таємниці (за наявності);

- згода на обробку персональних даних.

- довідка про притягнення до кримінальної відповідальності, відсутність (наявність) судимості або обмежень, передбачених кримінальним процесуальним законодавством України;

- заява про відсутність заборгованості зі сплати аліментів на утримання дитини, сукупний розмір якої перевищує суму відповідних платежів за шість місяців з дня пред'явлення виконавчого документа до примусового виконання;

- довідка про проходження попереднього (періодичного) психіатричного огляду;

- сертифікат про проходження профілактичного наркологічного огляду;

- довідка про результати проведення спеціальної перевірки відповідно до Закону України "Про запобігання корупції" або її копія, засвідчена у встановленому законом порядку;

- довідка про результати проведення перевірки відповідно до Закону України "Про очищення влади" або її копія, засвідчена у встановленому законом порядку, заява працівника та висновки (довідки) органів перевірки (у разі якщо така перевірка проводилася органом прокуратури);

- декларації про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру, які подавалися до введення в дію положень Закону України "Про запобігання корупції";

- декларація доброчесності і родинних зв'язків;

- документи про наявність у прокурора пільг;

б) другий розділ (інформація про роботу в органах прокуратури):

- заяви про призначення на посаду, переведення або звільнення з посади;

- текст Присяги прокурора, скріплений особистим підписом;

- аркуші ознайомлення з Кодексом професійної етики та поведінки прокурорів, Правилами внутрішнього службового розпорядку прокурорів;

- витяги з рейтингових списків, рекомендації, керівників самостійних структурних підрозділів відповідного органу прокуратури, рішення кадрових (конкурсних) комісій, клопотання керівників обласних прокуратур, подання керівників окружних прокуратур про призначення, переведення, звільнення з посади (адміністративної посади) та копії відповідних наказів;

- подання відповідного органу, що здійснює дисциплінарне провадження, про призначення, переведення та звільнення, а також подання Вищої ради правосуддя про звільнення;

- рішення відповідного органу, що здійснює дисциплінарне провадження, про неможливість подальшого перебування особи на посаді прокурора у зв'язку з припиненням повноважень;

- копія (витяг з) Указу Президента України про звільнення Генерального прокурора з посади;

- рекомендації, рішення Ради прокурорів України про призначення, звільнення з адміністративної посади, відмова Генерального прокурора у призначенні на адміністративну посаду;

- висновки підрозділів Офісу Генерального прокурора про можливість призначення особи на відповідну посаду;

- подання, а також копії (витяги) наказів Генерального прокурора України про присвоєння класних чинів, виданих до набрання чинності Законом України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо першочергових заходів із реформи органів прокуратури" від 19 вересня 2019 року № 113-IX (далі - Закон № 113-IX);

- копії (витяги з) Указів Президента України про присвоєння вищих класних чинів та військових звань, виданих до набрання чинності Законом № 113-IX;

- копії наказів про тимчасове виконання обов'язків на вищій посаді;

- копії наказів про відрядження прокурора до Вищої ради правосуддя, відповідного органу, що здійснює дисциплінарне провадження, Тренінгового центру прокурорів України, іншого органу для участі в його роботі на постійній основі;

- копії протоколів про встановлення трудового стажу для нарахування надбавки за вислугу років;

- рішення (засвідчені копії) судів стосовно прокурора у справах про оскарження ним наказів про прийняття, переведення та звільнення (поза межами дисциплінарного провадження) з посади в органах прокуратури;

в) третій розділ (інформація про професійну кваліфікацію та заохочення прокурора):

- інформація про результати професійного та психологічного тестувань;

- службові характеристики, позитивні відгуки про прокурора;

- копії документів про проходження спеціальної підготовки та підвищення кваліфікації;

- копії документів про нагородження і заохочення;

- матеріали індивідуального оцінювання якості роботи прокурора (звіти, плани тощо);

г) четвертий розділ (інформація про службові розслідування, перевірки доброчесності та дисциплінарні стягнення):

- копії наказів про застосування дисциплінарних стягнень, відсторонення від посади у дисциплінарному провадженні або за рішенням суду та визнання прокурора таким, який не притягувався до дисциплінарної відповідальності, а також про застосування заходів впливу, які видавалися до початку діяльності відповідного органу, що здійснює дисциплінарне провадження;

- рішення (засвідчені копії) відповідного органу, що здійснює дисциплінарне провадження (про наявність підстав для відсторонення прокурора від посади, закриття дисциплінарного провадження, про накладення на прокурора дисциплінарного стягнення або про неможливість подальшого перебування особи на посаді прокурора; про визнання прокурора таким, який не притягувався до дисциплінарної відповідальності);

- рішення (засвідчені копії) судів, Вищої ради правосуддя, винесених за результатами оскарження рішень у дисциплінарних провадженнях, про визнання прокурора таким, який не притягувався до дисциплінарної відповідальності;

- рішення (засвідчені копії) судів про відсторонення від посади у порядку, передбаченому Кримінальним процесуальним кодексом України та Законом України "Про запобігання корупції", визнання прокурора винним у вчиненні адміністративного правопорушення, пов'язаного з корупцією;

- копії вироків суду, які набрали законної сили, стосовно прокурорів;

- копії висновків службових розслідувань;

- копії документів про результати таємної перевірки доброчесності прокурора;

- подання, а також копії (витяги) наказів Генерального прокурора України про присвоєння класних чинів, виданих до набрання чинності Законом № 113-IX.

6. Особова справа працівника патронатної служби, працівника, що виконує функції з обслуговування, та робітника формується з таких документів:

- заяви про призначення на посаду, переведення або звільнення з посади;

- особового листка з обліку кадрів з кольоровою фотокарткою (4 х 6);

- автобіографії;

- відомостей про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, копії трудової книжки, належним чином засвідченої копії (витягу) послужного списку (за їх наявності);

- копії документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України;

- копії картки платника податків, яка засвідчує присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків з Державного реєстру фізичних осіб - платників податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті);

- копії документів про освіту (з додатками), здобуту в Україні, документів про освіту, здобуту за кордоном, разом із копіями документів, що підтверджують їх визнання в Україні, документів про науковий ступінь, вчене звання, а також про професійну підготовку працівника (для осіб, які приймаються на роботу, що потребує спеціальних знань та (або) відповідного рівня професійної кваліфікації);

- копії документа про підтвердження рівня вільного володіння державною мовою (для працівників патронатної служби);

- копії військового квитка або посвідчення про приписку до призовної дільниці;

- аркуша ознайомлення з Правилами внутрішнього трудового розпорядку;

- згоди на обробку персональних даних;

- копій наказів про призначення на посаду, переведення, звільнення, заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;

- довідки про притягнення до кримінальної відповідальності, відсутність (наявність) судимості або обмежень, передбачених кримінальним процесуальним законодавством України;

- довідки про проходження попереднього (періодичного) психіатричного огляду;

- сертифіката про проходження профілактичного наркологічного огляду;

- заяви про відсутність заборгованості зі сплати аліментів на утримання дитини, сукупний розмір якої перевищує суму відповідних платежів за шість місяців з дня пред'явлення виконавчого документа до примусового виконання;

- копій документів про наявність пільг.

7. Особливості ведення особових справ державних службовців.

Особові справи державних службовців обліковуються та формуються відповідно до вимог Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22 березня 2016 року № 64, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 року за № 567/28697 (далі - Порядок).

Крім документів, передбачених Порядком, до особових справ державних службовців органів прокуратури долучаються:

- довідки про притягнення до кримінальної відповідальності, відсутність (наявність) судимості або обмежень, передбачених кримінальним процесуальним законодавством України;

- копії документів переможця конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, які підтверджують інформацію, зазначену в частині першій статті 25 Закону України "Про державну службу", у разі призначення його на посаду державної служби;

- документи, що подані для проведення спеціальної перевірки, у разі призначення (обрання) особи на посаду державної служби.

1. Працівник кадрового підрозділу, керівник окружної прокуратури при формуванні особової справи перевіряє дотримання правил її заповнення, відповідність зазначених у ній відомостей оригіналам документів (який посвідчує особу та підтверджує громадянство України, військового квитка або посвідчення про приписку до призовної дільниці, документа про освіту тощо).

У разі виявлення в поданих документах помилок або неточностей про це повідомляється працівник, стосовно якого формується особова справа, для усунення недоліків.

2. Особові справи можуть надаватися для ознайомлення: