ПОСТАНОВА
ІМЕНЕМ УКРАЇНИ
19 вересня 2024 року
м. Київ
справа № 640/18375/22
адміністративне провадження № К/990/36734/23, № К/990/39955/23
Верховний Суд у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду:
головуючого судді: Губської О.А.,
суддів: Білак М.В., Мацедонської В.Е.,
розглянув у порядку спрощеного провадження у касаційній інстанції адміністративну справу №640/18375/22
за адміністративним позовом приватного нотаріуса Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 до Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату при Міністерстві юстиції України, Міністерства юстиції України, Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) про визнання протиправними та скасування рішення та наказів, провадження у якій відкрито
за касаційними скаргами Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ), Міністерства юстиції України на рішення Київського окружного адміністративного суду від 03 квітня 2023 року (головуючий суддя Кушнова А.О.) та постанову Шостого апеляційного адміністративного суду від 04 жовтня 2023 року (колегія суддів: головуючий суддя Ключкович В.Ю., судді Беспалов О.О., Парінов А.Б.)
ВСТАНОВИВ:
І. Суть спору
1.1. Приватний нотаріус Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 звернулася до Київського окружного адміністративного суду з позовом до Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату при Міністерстві юстиції України, Міністерство юстиції України, Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ), у якому просила:
1.2. визнати протиправним та скасувати рішення Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату від 06 вересня 2022 року № 1 щодо анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, виданого Міністерством юстиції України 05 березня 2001 року за № НОМЕР_1 на ім`я ОСОБА_1 ;
1.3. визнати протиправним та скасувати наказ Міністерства юстиції України від 29 вересня 2022 року № 4140/5 "Про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, виданого на ім`я ОСОБА_1";
1.4. визнати протиправним та скасувати наказ Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) від 04 жовтня 2022 року № 786/6 "Про припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріального округу ОСОБА_1".
1.5. Позовні вимоги обґрунтовані тим, що відповідачами порушено порядок призначення позапланової комплексної перевірки позивача, яка проводилась Міжрегіональним управлінням 10.11.2021; порушено правову процедуру прийняття рішення про застосування заходів реагування; порушено порядок проведення Міжрегіональним управлінням перевірки в межах предмета звернення адвоката Кучера В.М. ; порушено правову процедуру розгляду Подання про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю. Також зазначено про помилковість позиції Комісії щодо неодноразового порушення Нотаріусом правил професійної етики, затверджених Міністерством юстиції України.
ІІ. Рішення судів першої та апеляційної інстанцій і мотиви їх ухвалення
2.1. Рішенням Київського окружного адміністративного суду від 03 квітня 2023 року, залишеним без змін постановою Шостого апеляційного адміністративного суду від 04 жовтня 2023 року, позов задоволено.
2.2. Визнано протиправним та скасовано рішення Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату від 06 вересня 2022 року №1 про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, виданого Міністерством юстиції України 05 березня 2001 року за № НОМЕР_1 на ім`я ОСОБА_1 на підставі підпунктів "и" та "і" пункту 2 частини першої статті 12 Закону України "Про нотаріат".
2.3. Визнано протиправним та скасовано наказ Міністерства юстиції України від 29 вересня 2022 року № 4140/5 "Про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, виданого на ім`я ОСОБА_1".
2.4. Визнано протиправним та скасовано наказ Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) від 04 жовтня 2022 року № 786/6 "Про припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1".
2.5. Задовольняючи позов, суд першої інстанції, з висновком якого погодився суд апеляційної інстанції, виходив з того, що позовні вимоги про визнання протиправним та скасування рішення Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату від 06.09.2022 № 1 щодо анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, виданого Міністерством юстиції України 05.03.2001 за № НОМЕР_1 на ім`я ОСОБА_1 підлягають задоволенню. Як наслідок, визнавши протиправним та скасувавши рішення Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату 06.09.2022 № 1, суд прийшов до висновку про обґрунтованість вимог про визнання протиправним та скасування наказу Міністерства юстиції України від 29.09.2022 № 4140/5 "Про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, виданого на ім`я ОСОБА_1 " та визнання протиправним та скасування наказу Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) від 04.10.2022 № 786/6 "Про припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 ".
ІІ. Касаційне оскарження
3. Не погоджуючись з такими рішеннями судів першої та апеляційної інстанцій Центральне міжрегіональне управління Міністерства юстиції (м. Київ), Міністерство юстиції України звернулися із касаційними скаргами, у яких, посилаючись на неправильне застосування судами норм процесуального та матеріального права, просять скасувати ці судові рішення та ухвалити нове судове рішення про відмову у задоволенні позову повністю.
3.1. Підставою звернення з касаційною скаргою зазначено пункт 3 частини четвертої статті 328 КАС України та вказано про відсутність висновку Верховного Суду у подібних правовідносинах щодо застосування пункту 14 Порядку проведення перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17.02.2014 № 357/5 (далі - Порядок № 357/5) у сукупності зі статтею 3 Закону України "Про звернення громадян" та статтею 24 Закону України "Про адвокатуру та адвокатську діяльність"; підпункту "и" пункту 2 частини першої статті 12 Закону України "Про нотаріат" у сукупності зі статтями 5, 6, 14 Закону України "Про нотаріат", приписами Порядку № 357/5, Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства від 22.12.2010 № 3253/5 та Положення про Вищу кваліфікаційну комісію нотаріату, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 31.08.2011 № 923 (далі - Положення № 923) (у редакції чинній на час виникнення спірних правовідносин); статей 10, 12 "Про нотаріат" у сукупності з пунктом 14 та підпунктом 5 пункту 22 Положення № 923.
4. Позивач подав відзиви на касаційні скарги відповідачів, за змістом яких висловив незгоду з викладеними в скаргах доводах та повідомив свою думку про правильність висновків судів першої та апеляційної інстанцій щодо наявності підстав для задоволення позову, просив ці судові рішення залишити без змін, а касаційні скарги - без задоволення.
IV. Установлені судами фактичні обставини справи
5. 05.03.2001 Міністерством юстиції України видано свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю № НОМЕР_1 на ім`я ОСОБА_1 . Вказане свідоцтво є підставою для призначення на посаду державного нотаріуса або реєстрації приватної нотаріальної діяльності.
6. 16.10.2001 Київським міським управлінням юстиції зареєстровано приватну нотаріальну діяльність ОСОБА_1 по Київському міському нотаріальному округу та видано реєстраційне посвідчення про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності НОМЕР_2.
7. 13.10.2021 за вхідним № 47375/6-21 (т.1 а.с. 157-159) до Міжрегіонального управління надійшов адвокатський запит адвоката Кучера Віталія Миколайовича, який є представником ОСОБА_4, в якому адвокат просив повідомити:
1) чи передавала приватний нотаріус Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 на зберігання до Київського державного нотаріального архіву оригінал примірника довіреності від 13.11.2006, виданої від імені ОСОБА_4, посвідченої приватним нотаріусом Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 та зареєстрованої в реєстрі за № 7084;
2) чи погоджувало Головне територіальне управління у місті Києві або Центральне міжрегіональне управління Міністерства юстиції (м. Київ) знищення довіреності від 13.11.2006, виданої від імені ОСОБА_4, посвідченої приватним нотаріусом Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 та зареєстрованої в реєстрі за № 7084;
3) чи передавала приватний нотаріус Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 на зберігання до Київського державного нотаріального архіву реєстр для реєстрації нотаріальних дій, в якому міститься запис № 7084 про реєстрації довіреності від 13.11.2006, виданої від імені ОСОБА_4 .
8. Листами від 15.10.2021 № 47375/6-21 Міжрегіональне управління звернулося до Київського державного нотаріального архіву та до позивачки, в яких просило надати вичерпні письмові пояснення з приводу інформації, викладеної у адвокатському запиті та копії всіх відповідних документів, що стосуються предмету звернення (т. 1 а.с. 167-168).
9. Листом від 18.10.2021 № 3691/01-20 Київський державний нотаріальний архів повідомив про те, що відповідно до рішення Протоколу № 94 засідання експертної комісії Головного територіального управління юстиції у м. Києві від 20.11.2019 відбулось схвалення описів за 2001-2015 роки та погодження Акту № 1 від 05.06.2019 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду приватним нотаріусом Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 Відповідно до Акту № 1 від 05.06.2019 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № 1075 приватного нотаріуса Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 (Протокол № 94 засідання експертної комісії Головного територіального управління юстиції у м. Києві віл 20.11.2019), довіреності за 2006 рік не вносились в даний акт (т. 1 а.с. 169). До вказаного листа надано копію акту № 1 від 05.06.1019 на 13 арк. (т.1. а.с. 170-182).
10. Надаючи пояснення щодо адвокатського запиту № 47375/6-21 від 15.10.2021 позивачка у листі від 18.10.2021 № 93/01-16 (т.1 а.с. 183-184) зокрема повідомила, що приватним нотаріусом Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 05.06.2019 погоджено Акт № 1 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (разом 155 справ за 2001-2015 рік), який був затверджений Протоколом № 94 від 20.11.2019 засідання експертної комісії Головного територіального управління юстиції у м. Києві. Також, зазначено, що 19.03.2019 ОСОБА_4 звернулась до нотаріуса із заявою про припинення дії довіреності від 13.11.2006, посвідченої позивачкою за реєстровим номером № 7084. Відтак, 19.03.2019 дія довіреності була припинена, на підтвердження чого надано витяг з Державного реєстру довіреностей. 05.06.2019 згідно з Актом № 1 про вилучення для знищення, знищенню підлягали, у тому числі нотаріально посвідчені довіреності в період з 16 січня по 29 грудня 2006 року, сформовані у справу № 2-12. Згідно з актом від 05.06.2019 № 1 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, що був затверджений Протоколом № 94 засідання експертної комісії Головного територіального управління юстиції у м. Києві від 20.11.2019 головою ліквідаційної комісії з ліквідації Головного територіального управління юстиції у м.Києві Равлюк А.Г., в переліку знищених документів значаться "Нотаріально посвідчені доручення з 16 січня по 29 грудня 2006 року, справа 2-12, кількість томів 3". Вищевказана довіреність була знищена 11.06.2020 згідно з актом приймання-передачі архівних документів за період з 2001-2015 згідно якого всі архівні документи за період 2001-2015 загальною вагою 320 кг згідно умов договору № 134-202 від 09.06.2020 було передано на утилізацію.
11. 20.10.2021 листом № 47375/6-21 "Про результати розгляду звернення" Центральне міжрегіональне управління Міністерства юстиції (м. Київ) надало відповідь на адвокатський запит адвокату Кучеру В.М., з якої вбачається, що Управлінням нотаріату Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) в межах компетенції розглянуто його запит, за результатами розгляду якого повідомляється, зокрема, таке.
12. З пояснень нотаріуса вбачається, що нотаріусом 13.11.2006 за реєстровим номером № 7084 посвідчено довіреність на розпорядження землею від імені ОСОБА_4 . В реєстрі для реєстрації нотаріальних дій міститься відповідний запис та підпис ОСОБА_4, що є доказом вчинення вказаної нотаріальної дії. Текст вказаної довіреності викладений на спеціальному бланку нотаріальних документів серії ВЕІ № 085808. Також в Реєстрі міститься відмітка про скасування довіреності за заявою від 19.03.2019, вх. № 62/-1-16. 05.06.2019 нотаріусом погоджено акт № 1 про вилучення для знищення документів, в тому числі довіреностей, посвідчених в період з 16.01.2006 по 29.12.2006, не внесених до Національного архівного фонду. Вказаний акт затверджений протоколом № 94 від 20.11.2019 засіданням експертної комісії Головного територіального управління юстиції в м. Києві. Нотаріусом зазначено, що вказана довіреність була знищена 11.06.2020 згідно з актом прийому-здачі архіву на утилізацію.
13. Однак, із пояснень та копій документів, наданих завідуючою Київським державним нотаріальним архівом, вбачається, що відповідно до рішення протоколу № 94 засідання експертної комісії Головного територіального управління юстиції у м. Києві від 20.11.2019 було погоджено акт № 1 від 05.06.2019 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду. Відповідно до вказаного акту, наданого завідуючою Київським державним нотаріальним архівом, довіреності, посвідчені приватним нотаріусом Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 за 2006 рік не вносились в цей акт. Також, повідомлено, що документи нотаріального діловодства, зокрема, запитуваний Реєстр та архів приватного нотаріуса ОСОБА_1 повинні знаходитись за місцем розташування робочого місця приватного нотаріуса Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 (т. 1 а.с. 212-213).
14. 01.11.2021 службовою запискою начальник Управління нотаріату Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) звернувся до начальника Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ), в якій, у зв`язку з находженням скарги на дії приватного нотаріуса Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 від 13.10.2021 № 47375/6-21 від адвоката Кучера В.М., на підставі п. 14 Порядку проведення перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організацій нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17.02.2014 № 357/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17.02.2014 за № 298/25075, просив розглянути можливість проведення перевірки позивачки в межах предмета звернення адвоката Кучера В.М., що діє в інтересах ОСОБА_4 (т. 1 а.с. 214).
15. Міжрегіональним управлінням у зв`язку з находженням службової записки щодо надходження скарги на дії позивача від 13.10.2021 № 47375/6-21 від адвоката Кучера В.М., що діє в інтересах ОСОБА_4, з метою недопущення порушення прав фізичних та юридичних осіб на підставі п. 14 Порядку проведення перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організацій нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17.02.2014 № 357/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17.02.2014 за № 298/25075, оформлено доручення № 100/6-21Д від 08.11.2021, яким начальнику Управління нотаріату доручено провести до 15.11.2021 перевірку приватного нотаріуса Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 в межах предмета звернення адвоката Кучер В.М. (т. 1 а.с. 215).
16. На підставі вказаного доручення від 08.11.2021 №100/6-21Д, Міжрегіональним управлінням 09.11.2021 відповідно до ст. 33 Закону України "Про нотаріат", на підставі п. 14 Порядку проведення перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організацій нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17.02.2014 № 357/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17.02.2014 за № 298/25075, видано наказ № 1097/7, яким наказано провести 10.11.2021 перевірку приватного нотаріуса Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 в межах предмета звернення адвоката Кучера В.М., що діє в інтересах ОСОБА_4, у тому числі перевірити умови зберігання та наявність документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріусу ОСОБА_1 за 2006 рік, з виїздом членів комісії за місцезнаходженням робочого місця приватного нотаріуса; утворено комісію для проведення перевірки (т. 1 а.с. 215-216).
17. 10.11.2021 на підставі вказаних доручення та наказу проведено перевірку позивачки.
18. За результатами проведеної перевірки приватного нотаріуса Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1, в межах предмета звернення адвоката Кучера В.М., Центральне міжрегіональне управління Міністерства юстиції (м. Київ) склало довідку від 17.11.2021 (т. 1 а.с. 217-221).
19. За змістом вказаної довідки від 17.11.2021 в ході проведення перевірки встановлено, що на виконання вимог пунктів 10.1, 10.2 Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 23.12.2010 за № 1318/18613, та Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 03.02.1994 № 6/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 28.02.1994 за № 33/242, чинних станом на 2006 рік, архів приватного нотаріуса ОСОБА_1 та окремі документи нотаріального діловодства за 2006 рік сформовані у наряди, містять нумерацію аркушів у справі, внутрішній опис та засвідчувальний напис, однак, більша частина справ за 2006 рік, станом на день проведення перевірки, розшиті, не мають оправлення та оформленої обкладинки (титульного аркуша) справи, що не узгоджується з вимогами пунктів 12.1, 12.4 розділу XII Правил ведення нотаріального діловодства (напр. індекс справи 02-06 томи №№ 1, 2, 3, 11, 17, 18, 53, 57, індекс справи 02-13 том № 1 та ін.).
20. Для проведення перевірки приватний нотаріус ОСОБА_1 надала для огляду реєстр для реєстрації нотаріальних дій за 2006 рік том 5. У Реєстрі для реєстрації нотаріальних дій міститься запис від 13.11.2006 реєстровий № 7084 щодо посвідчення довіреності на розпорядження землею від імені ОСОБА_4 та підпис ОСОБА_4 в графі 7 Реєстру, що є доказом вчинення нотаріальної дії. Як вбачається із запису в 5 графі Реєстру для реєстрації нотаріальних дій, текст вищевказаної довіреності викладений на спеціальному бланку нотаріальних документів серії ВЕІ 085808. Перевіркою спеціальних бланків нотаріальних документів серії ВЕІ 085808 через веб-сайт ДП "Національні інформаційні системи" встановлено, що бланк використаний 13.11.2006, код витрачання - 7 (довіреність). Також, в Реєстрі для реєстрації нотаріальних дій міститься відмітка про скасування вищевказаної довіреності за заявою ОСОБА_4 від 19.03.2019 за вх. № 62/01-16.
21. Довіреність від імені ОСОБА_4 на розпорядження землею посвідчена 13.11.2006 за реєстровим № 7084 приватний нотаріус Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 для огляду не надала.
22. Перевіркою встановлено, що акт № 1 від 05.06.2019 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, який надала приватний нотаріус ОСОБА_1, та акт № 1 від 05.06.2019 про вилучення для знищення документів, наданий завідуючою Київським державним нотаріальним архівом Гуль Л.О., містить розбіжності, а саме: під порядковим № 23 в екземплярі, що міститься в справах архіву вказаний індекс справи 1-22 "Документи, що встановлюють правоздатність юридичної особи", а в екземплярі, що зберігається в справах нотаріуса під порядковим № 23 зазначений індекс справи 2-12 "Нотаріально посвідчені доручення", що є порушенням вимог 13.11. Правил ведення нотаріального діловодства (в редакції 03.04.2015), оскільки акт повинен бути складений у трьох ідентичних примірниках.
23. Вказана довіреність від імені ОСОБА_4 на розпорядження землею без зазначення строку її дії була скасована за заявою ОСОБА_4 від 19.03.2019, а відповідно до Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса, у редакції наказу Міністерства юстиції України від 20.12.2012 №1909/5, довіреності без зазначення строку їх дії зберігаються постійно, а в разі скасування - 3 роки після їх скасування.
24. Проведеною в межах предмета звернення перевіркою встановлено та з пояснень приватного нотаріуса ОСОБА_1 вбачається, що приватна нотаріус ОСОБА_1 знищила вказану довіреність, строк зберігання якої не сплинув, на підставі акту № 1 від 05.06.2019 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, який не був розглянутий та схвалений експертною комісією управління юстиції, що є порушенням вимог пунктів 13.9 та 13.12 Правил ведення нотаріального діловодства та, як наслідок, частини шостої ст. 14 Закону України "Про нотаріат".
25. У резюмуючій частині довідки від 17.11.2021 Комісія, з огляду на вищевикладене виклала пропозиції, в яких вважає за доцільне розглянути питання щодо застосування до приватного нотаріуса Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 відповідних заходів реагування передбачених Законом України "Про нотаріат" (т. 1 а.с. 217-221).
26. 24.11.2021 Центральним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Київ) на підставі висновків комісії, утвореної наказом Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) від 09.11.2021 № 1097/7 "Про проведення перевірки організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 в межах предмета звернення адвоката Кучера В.М., що діє в інтересах ОСОБА_4 ", прийнято наказ № 1136/7, яким позивачу наказано: усунути з урахуванням висновків та рекомендацій порушення та помилки, виявленні комісією під час перевірки, у тритижневий строк з дня отримання цього наказу; письмово повідомити Управляння нотаріату Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) про заходи, які вжиті для усунення цих порушень та помилок, та надати письмові пояснення, якщо виявлені порушення та помилки усунути неможливо, у тижневий строк після закінчення строку, установленого для усунення порушень та помилок (т. 1 а.с. 224).
27. Вказаний наказ був направлений на адресу позивача супровідним листом від 24.11.2021 № 1136/7 (т.1 а.с. 225) та отриманий позивачем 07.12.2021 (т. 1 а.с. 61), що не заперечується сторонами.
28. Також, 01.11.2021 Службовою запискою начальник Управління нотаріату Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) звернувся до начальника Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ), в якій, у зв`язку з надходження скарг на дії позивача (№№ Г-7719 від 02.08.2021, Д-7786 від 02.08.2021, 47375/6-21 від 13.10.2021, 49090/6-21 від 26.10.2021) з метою недопущення порушення прав фізичних та юридичних осіб на підставі п. 13 Порядку проведення перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організацій нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17.02.2014 № 357/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17.02.2014 за № 298/25075, просить розглянути можливість проведення позапланової комплексної перевірки організації нотаріальної діяльності позивачки, дотримання нею порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства (т. 5 а.с. 78).
29. Міжрегіональним управлінням у зв`язку з находженням службової записки щодо надходження скарг на дії позивачки (№№ Г-7719 від 02.08.2021, Д-7786 від 02.08.2021, 47375/6-21 від 13.10.2021, 49090/6-21 від 26.10.2021) з метою недопущення порушення прав фізичних та юридичних осіб на підставі п. 13 Порядку проведення перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організацій нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17.02.2014 № 357/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17.02.2014 за № 298/25075, оформлено доручення № 101/6-21Д від 08.11.2021, яким доручено провести до 15.11.2021 позапланову комплексну перевірку організації нотаріальної діяльності позивачки, дотримання нею порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства за період з 03.06.2020 по день перевірки включно (т. 1 а.с. 226).
30. На підставі вказаного доручення Міжрегіональним управлінням 09.11.2021 відповідно до ст. 33 Закону України "Про нотаріат", Порядку проведення перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організацій нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17.02.2014 № 357/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17.02.2014 за № 298/25075, прийнято наказ № 1098/7, яким наказано провести 10.11.2021 позапланову комплексну перевірку організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1, дотримання нею порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства за період з 03.06.2020 по день перевірки включно; утворено комісію для проведення перевірки (т. 1 а.с. 227).
31. За результатами проведеної позапланової комплексної перевірки організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1, дотримання нею порідку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства складено довідку від 16.11.2021 (т. 1 а.с. 228-241).
32. У вказаній довідці від 16.11.2021 встановлено наступні порушення.
33. В порушення п. 7.43 Правил нотаріусом у графі 6 Реєстру зазначено суму отриманої плати за вчинення виконавчих написів, яка не відповідає розміру плати, вказаній у текстах виконавчих написів на підставі ст. 31 Закону (реєстрові № 526 від 06.08.2020, № 539, № 540 від 08.10.2020, № 621 від 19.11.2020).
34. Нотаріусом не завжди долучається до відповідних справ інформація, отримана з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, у зв`язку з чим не завжди дотримуються вимоги ст. 46-1 Закону (наприклад, реєстровий № 455 від 14.09.2020).
35. Виявлені порушення вимог п. 7 глави 8 розділу І Порядку № 296/5, п. 6.22 Правил ведення нотаріального діловодства, оскільки примірники правочинів, які залишаються у справах нотаріуса та викладені на декількох аркушах, не прошиваються, не скріплюються підписом та печаткою нотаріуса (реєстрові №№ 333, 334 від 23.06.2020, № 355 від 02.07.2020, № 67 від 26.03.2021, № 324 від 23.07.2021, № 448 від 22.09.2021).
36. В порушення вимог пп. 3.1 п. 3 глави 8 розділу II Порядку № 296/5 нотаріусом викладено оригінальний текст документа з правого боку, а переклад - з лівого (реєстровий № 367 від 15.07.2020).
37. Нотаріусом при видачі дублікатів не в повній мірі виконуються вимоги ст. 46-1 Закону, п. 1 глави 5 розділу І Порядку № 296/5 (заяви директора ТОВ "Євробізнес плюс", ТОВ "Ленд Білдінг" про видачу дублікатів договорів іпотеки від 30.06.2021).
38. В договорах позики нотаріусом зазначається, що договір вважається укладеним з моменту нотаріального посвідчення, що не відповідає змісту ст. 1046 Цивільного кодексу України (реєстрові № 567 від 30.10.2020; № 572 від 25.10.2021; № 455 від 14.09.2020).
39. Не дотримано також вимоги ст. 91 Закону, оскільки в тексті виконавчого напису зазначено, що виконавчий напис може бути пред`явлено до виконання протягом року з дня його вчинення (реєстрові № 526 від 06.08.2020, № 539, № 540 від 08.10.2020, № 621 від 19.11.2020).
40. В порушення абз. 3 пп. 2.1 п. 2 глави 16 розділу II Порядку № 296/5 заяви стягувача не містять інформацію про місце народження та місце роботи боржника. Відповідно, в порушення абз. 4 ч. 1 ст. 89 Закону та п. 4 глави 16 розділу II Порядку № 296/5 виконавчі написи також не містять відповідної інформації (реєстрові № 539, № 540 від 08.10.2020).
41. Також виконавчий напис не містить інформації про розмір плати, суму державного мита, сплачуваного стягувачем, або мита, яке підлягає стягненню з боржника, що не в повній мірі відповідає вимогам ст. 89 Закону та п. 4 глави 16 розділу II Порядку № 296/5 (реєстрові № 526 від 06.08.2020, № 539, № 540 від 08.10.2020, № 621 від 19.11.2020).
42. Без врахування норми ст. 5 Закону України "Про виконавче провадження" нотаріусом визначено в тексті виконавчого напису органи та особи, які здійснюють примусове виконання рішень (реєстрові № 526 від 06.08.2020, № 539, № 540 від 08.10.2020, № 621 від 19.11.2020).
43. У тексті виконавчого напису зазначено, що він набирає чинності з дня його вчинення, що не відповідає змісту п. 4 глави 11 розділу І Порядку № 296/5 (реєстрові № 526 від 06.08.2020, № 539, № 540 від 08.10.2020, № 621 від 19.11.2020).
44. В порушення ч. 3 ст. 5 Закону України "Про іпотеку" предметами договору іпотеки від 05.11.2020 за реєстровим № 631 є 24/100 та 2/100 частин нерухомого майна.
45. Заява подружжя про згоду на купівлю земельної ділянки від 07.12.2020 за реєстровим № 654 (до договору за реєстровим № 656 від 08.12.2020), всупереч ч. 3 ст. 34 Закону викладена на білому аркуші.
46. У резюмуючій частині довідки від 16.11.2021 Комісія зазначила про те, що організація нотаріальної діяльності, дотримання порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства здійснювались "незадовільно" та те, що вважає за доцільне розглянути питання щодо застосування до приватного нотаріуса Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 відповідних заходів реагування, передбачених Законом України "Про нотаріат".
47. 24.11.2021 Центральним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Київ) на підставі висновків комісії, утвореної наказом Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) від 09.11.2021 № 1098/7 для проведення позапланової комплексної перевірки організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1, дотримання нею порідку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства прийнято наказ № 1137/7, яким позивачу наказано: усунути з урахуванням висновків та рекомендацій порушення та помилки, виявлені комісією під час перевірки, у тритижневий строк з дня отримання цього наказу; письмово повідомити Управляння нотаріату Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) про заходи, які вжиті для усунення цих порушень та помилок, та надати письмові пояснення, якщо виявлені порушення та помилки усунути неможливо, у тижневий строк після закінчення строку, установленого для усунення порушень та помилок (т. 1 а.с. 242).
48. Вказаний наказ був направлений на адресу позивача супровідним листом від 24.11.2021 № 1137/7 (т. 1 а.с. 243) та отриманий позивачем 07.12.2021, що не заперечується сторонами.
49. Управлінням нотаріату Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) 26.11.2021 за вих. №№ 7533/6.1-21, № 7534/6.1-21 до Управління контролю діяльності суб`єктів державної реєстрації Департаменту нотаріату та державної реєстрації Міністерства юстиції України і Офісу протидії рейдерству Міністерства юстиції України, у зв`язку з проведенням роботи щодо підготовки подання про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю ОСОБА_1, направлені листи-запити щодо надання інформації стосовно блокування/анулювання доступу приватного нотаріуса ОСОБА_1 до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно/Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань за результатами проведеного моніторингу реєстраційних дій з 03.06.2020 по 10.11.2021; про кількість (наявність/відсутність) скарг у сфері державної реєстрації прав на нерухоме майно та скарг у сфері державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців на дії вказаного нотаріуса як державного реєстратора за період з 03.06.2020 по 10.11.2021, що надходили у порядку, передбаченому статтями 37 Закону України "Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень", ст. 34 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань" та результати їх розгляду; про блокування/анулювання доступу приватного нотаріуса ОСОБА_1 до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно та Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань у вказаний період за результатами розгляду скарг (т. 1 а.с. 254-255).
50. 10.12.2021 Міжрегіональним управлінням було внесено подання № 8346/6-21 до Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату при Міністерстві юстиції України про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю № НОМЕР_1, виданого Міністерством юстиції України 05.03.2001 на ім`я ОСОБА_1 (дошлюбне прізвище - ОСОБА_1), в якому просить розглянути питання про анулювання вказаного свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю на підставі підпунктів "и", "і" п. 2 ч. 1 ст. 12 Закону України "Про нотаріат", а саме: знищення чи втрати нотаріусом або з його вини архіву нотаріуса або окремих документів; неодноразового порушення нотаріусом правил професійної етики, затверджених Міністерством юстиції України (т. 1 а.с. 106-116).
51. 30.12.2021 за вх. № 61144/6-21 до Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) на виконання наказу від 24.11.2021 № 1136/7 надійшли пояснення позивачки щодо усунення порушень (т. 4 а.с. 220-224).
52. 30.12.2021 за вх. № 61147/6-21 до відповідача 3, на виконання наказу від 24.11.2021 № 1137/7, надійшли пояснення позивачки щодо усунення порушень (т. 4 а.с. 218-219).
53. Листом Міжрегіонального управління від 27.01.2022 № 1481/6.1-22 додатково до подання про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю приватного нотаріуса Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 повідомлено Вищу кваліфікаційну комісію нотаріату при Міністерстві юстиції про отримання Центральним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Київ) пояснень позивачки за вх. №№ 61144/6-21, 61147/6-21 від 30.12.2021 на виконання наказів Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м.Київ) "Про усунення приватним нотаріусом ОСОБА_1 порушень та помилок" №№ 1136,7, 1137/7 від 24.11.2021. До листа Міжрегіонального управління від 27.01.2022 № 1481/6.1-22 додано копії вказаних пояснень (т. 1 а.с. 217).
54. Листом Міжрегіонального управління від 23.02.2022 № 3448/5.1-22 додатково до подання про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю приватного нотаріуса Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 повідомлено Вищу кваліфікаційну комісію нотаріату при Міністерстві юстиції про отримання відповідей на запити за вих. №№ 7533/6.1-21, 7534/6.1-21 від 26.11.2021), які додатково надано Комісії (т. 4 а.с. 226-233).
55. Листом Міжрегіонального управління від 19.07.2022 № 10503/5.1-22 додатково до подання про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю приватного нотаріуса Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 повідомлено Вищу кваліфікаційну комісію нотаріату при Міністерстві юстиції про направлення запиту до регіональної філії міста Києва та Київської області ДП "НАІС" та отримання відповіді від 08.07.2022 за вх. № 17878/5-22, які додатково надані Комісії (т. 1 а.с. 234-239).
56. Рішенням Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату при Міністерстві юстиції України від 06.09.2022 анульовано свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю, видане Міністерством юстиції України 05.03.2001 за № НОМЕР_1 на ім`я ОСОБА_1, на підставі підпунктів "и" та пункту "і" п. 2 ч. 1 ст. 12 Закону України "Про нотаріат" (т. 1 а.с. 117-133).
57. Наказом Міністерства юстиції України від 29.09.2022 № 4140/5 анульовано свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю, виданого Міністерством юстиції України 05.03.2001 за № НОМЕР_1 на ім`я ОСОБА_1 (т. 1 а.с. 134).
58. Наказом Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) від 04.10.2022 № 786/6 припинено нотаріальну діяльність приватного нотаріального Київського міського нотаріального округу ОСОБА_1 з 05.10.2022 (т. 1 а.с. 135).
59. Позивачка, вважаючи вказані рішення та накази відповідачів протиправними, звернулася з цим позовом до суду.
V. Релевантні джерела права й акти їхнього застосування
60. Згідно з частиною другою статті 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
61. Статтею 2 Кодексу адміністративного судочинства України визначено, що завданням адміністративного судочинства є справедливе, неупереджене та своєчасне вирішення судом спорів у сфері публічно-правових відносин з метою ефективного захисту прав, свобод та інтересів фізичних осіб, прав та інтересів юридичних осіб від порушень з боку суб`єктів владних повноважень.
62. У справах щодо оскарження рішень, дій чи бездіяльності суб`єктів владних повноважень адміністративні суди перевіряють, чи прийняті (вчинені) вони: 1) на підставі, у межах повноважень та у спосіб, що визначені Конституцією та законами України; 2) з використанням повноваження з метою, з якою це повноваження надано; 3) обґрунтовано, тобто з урахуванням усіх обставин, що мають значення для прийняття рішення (вчинення дії); 4) безсторонньо (неупереджено); 5) добросовісно; 6) розсудливо; 7) з дотриманням принципу рівності перед законом, запобігаючи всім формам дискримінації; 8) пропорційно, зокрема з дотриманням необхідного балансу між будь-якими несприятливими наслідками для прав, свобод та інтересів особи і цілями, на досягнення яких спрямоване це рішення (дія); 9) з урахуванням права особи на участь у процесі прийняття рішення; 10) своєчасно, тобто протягом розумного строку.
63. Механізм здійснення Міністерством юстиції України, Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головним управлінням юстиції в областях, містах Києві та Севастополі перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства врегульовано Порядком проведення перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організацій нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17.02.2014 № 357/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17.02.2014 за № 298/25075 (далі - Порядок № 357/5).
64. За визначенням, що міститься у п. 2 Порядку № 357/5 перевірка - планова або позапланова перевірка, під час якої перевіряється робота державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, нотаріальна діяльність приватного нотаріуса за відповідний період.
65. За приписами пунктів 6, 13-15, 31, 33, 39 Порядку № 357/5 проведення перевірки організації роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання ними правил нотаріального діловодства здійснюється уповноваженими представниками Міністерства юстиції, територіального органу Міністерства юстиції, діяльність яких безпосередньо пов`язана з контролем за організацією нотаріату і нотаріальної діяльності в Україні.
66. Позапланова комплексна, цільова або контрольна перевірка державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса проводиться за результатами попередньої перевірки або за дорученням Міністерства юстиції чи територіального органу Міністерства юстиції. За наслідками такої перевірки комісія складає довідку про результати проведеної перевірки з висновками.
67. Перевірка за зверненнями фізичних та юридичних осіб проводиться у межах предмета звернення та повноважень Міністерства юстиції, територіального органу Міністерства юстиції шляхом витребування від державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса (особи, яка заміщує тимчасово відсутнього нотаріуса) необхідних документів та відомостей, що стосуються фактів, викладених у такій інформації, та письмових пояснень нотаріуса або з виїздом за місцезнаходженням державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, робочого місця приватного нотаріуса.
68. У разі необхідності за дорученням Міністра юстиції може проводитися позапланова перевірка в загальному порядку проведення перевірок, визначеному цим Порядком. Позапланова перевірка проводиться як за період, що вже підлягав плановій комплексній перевірці, так і за період, що не підлягав такій перевірці. За наслідками такої перевірки комісія складає довідку про результати проведеної перевірки з висновками.
69. Перевіркою встановлюється, чи дотримуються державні і приватні нотаріуси загальних положень чинного законодавства, яке регулює порядок вчинення нотаріальних дій та проведення під час їх вчинення державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень.
70. За наслідками перевірки організації роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства комісія протягом п`яти робочих днів з часу закінчення перевірки складає довідку у двох примірниках про результати проведеної перевірки із зазначенням оцінки роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса та з викладеними у ній висновками і рекомендаціями. Загальна оцінка роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса визначається як "добре", "задовільно", "незадовільно". Довідка готується згідно з перевіреними достовірними фактами, що свідчать про наявність недоліків, помилок і порушень, з посиланням на норми законодавства.
71. За результатами перевірки державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса, на підставі висновків комісії Міністерство юстиції, територіальний орган Міністерства юстиції видає наказ, у якому встановлюється строк для усунення виявлених порушень та помилок.
72. Відповідно до ст. 3 Закону України "Про звернення громадян" від 02.10.1996 № 393/96-ВР (далі - Закон № 393/96-ВР) під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.
73. Пропозиція (зауваження) - звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також висловлюються думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.
74. Заява (клопотання) - звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.
75. Скарга - звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об`єднань громадян, посадових осіб.
76. Керуючись підпунктами 1 та 4 ч. 1 ст. 20 Закону України "Про адвокатуру та адвокатську діяльність" від 05.07.2012 № 5076-VI (далі - Закон № 5076-VI) під час здійснення адвокатської діяльності адвокат має право вчиняти будь-які дії, не заборонені законом, правилами адвокатської етики та договором про надання правової допомоги, необхідні для належного виконання договору про надання правової допомоги, зокрема: звертатися з адвокатськими запитами, у тому числі щодо отримання копій документів, до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, їх посадових і службових осіб, підприємств, установ, організацій, громадських об`єднань, а також до фізичних осіб (за згодою таких фізичних осіб) складати заяви, скарги, клопотання, інші правові документи та подавати їх у встановленому законом порядку.
77. Відповідно до абзаців 1 та 2 ч. 1 ст. 24 Закону № 5076-VI адвокатський запит - письмове звернення адвоката до органу державної влади, органу місцевого самоврядування, їх посадових та службових осіб, підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та підпорядкування, громадських об`єднань про надання інформації, копій документів, необхідних адвокату для надання правової допомоги клієнту.
78. До адвокатського запиту додаються посвідчені адвокатом копії свідоцтва про право на заняття адвокатською діяльністю, ордера або доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги. Вимагати від адвоката подання разом з адвокатським запитом інших документів забороняється.
79. Адвокатський запит - це гарантований Законом України спосіб отримання адвокатом інформації/документів від органів державної влади з метою надання юридичної допомоги клієнту.
80. Проаналізувавши вказані норми, колегія суддів погоджується з судом першої інстанції, що адвокатський запит не може бути скаргою або зверненням у розумінні Закону № 393/96-ВР.
81. Наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5 затверджені Правила ведення нотаріального діловодства (далі - Правила № 3253/5).
82. За приписами пунктів 13.8-13.14 Правил № 3253/5 відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 44) (далі - акт) та які не підлягають зберіганню, здійснюється після підготовки конторою, приватним нотаріусом описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу за цей самий період.
83. Описи справ та акт розглядаються експертною комісією управління юстиції одночасно.
84. Справи (документи) включаються до акта, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт.
85. Акт складається у трьох примірниках на всі справи в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, уносяться до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.
86. Акти мають валову нумерацію, починаючи з № 1.
87. Схвалені експертною комісією управління юстиції описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, описи справ з особового складу (приватного нотаріуса) та акти затверджуються завідувачем контори, приватним нотаріусом.
88. Справи (документи), відібрані для знищення, після погодження та затвердження акта передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення для знищення документів (справ). Ці акти вміщуються до справи архівного фонду та зберігаються у конторі, в архіві, у приватного нотаріуса. Якщо обсяг справ (документів), що вилучені для знищення, незначний, вони можуть бути спалені або знищені механічним способом, про що зазначається в акті.
89. Акт вміщується до справи архівного фонду та зберігається у конторі, архіві, приватного нотаріуса.
90. За визначенням, що міститься у п. 2 Порядку № 357/5 позапланова перевірка - не запланована Міністерством юстиції, територіальним органом Міністерства юстиції комплексна, цільова або контрольна перевірка організації роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання ними правил нотаріального діловодства, а також перевірка за зверненнями фізичних і юридичних осіб.
91. За приписами п. 13 Порядку № 357/5 позапланова комплексна, цільова або контрольна перевірка державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса проводиться за результатами попередньої перевірки або за дорученням Міністерства юстиції чи територіального органу Міністерства юстиції.
92. У разі надходження звернень фізичних і юридичних осіб щодо дій нотаріуса, така перевірка призначається на підставі п. 14 Порядку № 357/5 та проводиться виключно в межах питань, порушених у таких зверненнях, в той час, п. 13 Порядку № 357/5 передбачено призначення комплексної перевірки за результатами попередньої перевірки або за дорученням територіального органу Міністерства юстиції.
93. За приписами ч. 5 ст. 33 Закону України "Про нотаріат" у разі виявлення під час перевірки порушень в організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, порядку вчинення нотаріальних дій або неодноразових порушень правил нотаріального діловодства Міністерство юстиції України, його територіальний орган, які проводили перевірку, можуть зупинити або припинити нотаріальну діяльність приватного нотаріуса з підстав та в порядку, передбачених цим Законом.
94. Частина 1 ст. 12 Закону № 3425-XII свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю може бути анульовано Міністерством юстиції України за рішенням Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату, прийнятим на підставі подання Міністерства юстиції України, його територіальних органів, у випадках, зокрема, неодноразового порушення нотаріусом правил професійної етики, затверджених Міністерством юстиції України.
95. Відповідно до частин 9 та 10 ст. 10 Закону № 3425-XII питання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю розглядається Вищою кваліфікаційною комісією нотаріату за поданням відповідно Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі або Нотаріальної палати України у випадках, визначених цим Законом.
96. Порядок внесення Міністерством юстиції України, його територіальними органами або Нотаріальною палатою України подання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю та його розгляд Вищою кваліфікаційною комісією нотаріату встановлюється Міністерством юстиції України.
97. Так, наказом Міністерства юстиції України від 28.07.2011 № 1904/5 затверджено Порядок внесення Міністерством юстиції України, територіальними органами Міністерства юстиції або Нотаріальною палатою України подання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю та його розгляд Вищою кваліфікаційною комісією нотаріату (далі - Порядок № 1904/5).
98. Відповідно до пунктів 2 та 3 Порядку № 1904/5 (в редакції на момент складання довідок від 16.11.2021 та від 17.11.2021) подання Мін`юсту, територіальних органів Міністерства юстиції або Нотаріальної палати України про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю (далі - Подання) вноситься до Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату (далі - Комісія) не пізніше тридцяти днів з дня встановлення підстав для анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, якщо інший строк не передбачено законом.
99. Подання Мін`юсту, територіального органу Міністерства юстиції повинно містити: інформацію про наявність підстав, визначених пунктом 2 частини першої статті 12 Закону; зазначення конкретних порушень, які були допущені нотаріусом; пропозиції щодо анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю.
100. Пункт 39 Порядку № 357/5 закріплено обов`язок встановлення строку для усунення виявлених порушень та помилок в наказі, винесеному за результатами проведеної перевірки приватного нотаріуса.
101. За приписами пунктами 41, 43 Порядку № 357/5 строк, який надається державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіву, приватному нотаріусу для усунення виявлених під час перевірки порушень та помилок, визначається у кожному випадку окремо, але не більше одного місяця з дня отримання наказу.
102. Якщо порушення, виявлені під час проведеної перевірки, не усунуті у наданий для цього строк чи не можуть бути усунуті або якщо державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом, державним чи приватним нотаріусом ігноруються висновки за результатами перевірки чи не виконуються рішення, прийняті за її наслідками, Міністерство юстиції, територіальний орган Міністерства юстиції приймають рішення про застосування до цих осіб заходів реагування, передбачених чинним законодавством.