Ін-
декс
спра-
ви |
Заголовок справи
(наряду) (тому,
частини) |
Кіль-
кість
справ
(то-
мів,
час-
тин) |
Строки
зберіга-
ння
справи
(тому,
частини)
і номери
статей
за
перелі-
ком |
Примітка |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
01 - Адміністративно-господарська діяльність |
|
01-01 |
Накази Міністерства
юстиції України,
Головного управління
юстиції Міністерства
юстиції України в
Автономній Республіці
Крим, головних
управлінь юстиції в
областях, містах
Києві та Севастополі
з питань основної
діяльності та з
особового складу,
надіслані до відома |
|
Доки не
мине
потреба |
|
|
01-02 |
Нормативно-правові
акти щодо здійснення
нотаріальної
діяльності, методичні
вказівки та
рекомендації,
інформаційні листи |
|
До
заміни
новими
ст. 20-б |
|
|
01-03 |
Накази приватного
нотаріуса з кадрових
питань(1) |
|
75 років
ст. 16-б |
(1)Про прийняття на
роботу, переміщення
за посадою,
переведення на іншу
роботу, звільнення;
підвищення
кваліфікації, зміна
біографічних даних;
заохочення
(нагородження,
преміювання), оплата
праці, нарахування
різних надбавок,
доплат, матеріальної
допомоги; надання
відпусток для догляду
за дитиною, відпусток
без збереження
заробітної плати |
|
01-04 |
Накази державної
нотаріальної контори,
приватного нотаріуса
з адміністративно-
господарських питань
та з кадрових питань
тимчасового строку
зберігання(1) |
|
5 років
ст.
16-б,
ст. 16-в |
(1)Про
короткострокові
відрядження в межах
України та за кордон;
стягнення; надання
щорічних оплачуваних
відпусток та
відпусток у зв'язку з
навчанням |
|
01-05 |
Протоколи оперативних
нарад державної
нотаріальної контори |
|
5 років
ЕПК ст.
13 |
|
|
01-06 |
Документи (довідки,
акти, доповідні
записки) про
результати перевірок
державної
нотаріальної контори,
приватного нотаріуса |
|
10 років
ст. 76-а |
|
|
01-07 |
Документи (довідки,
аналітичні відомості
тощо) з узагальнення
нотаріальної практики |
|
Доки не
мине
потреба |
|
|
01-08 |
Документи (акти,
звіти, листи, заявки)
з обліку, зберігання
та витрачання
спеціальних бланків
нотаріальних
документів та
спеціальних бланків
інформаційної системи
Міністерства юстиції
України |
|
3 роки
ст.119 |
|
|
01-09 |
Документи (запити,
вимоги, заяви,
витяги, інформаційні
довідки тощо) щодо
внесення відомостей
до Єдиних та
Державних реєстрів
інформаційної системи
Міністерства юстиції
України та надання
інформації за даними
Єдиних та Державних
реєстрів |
|
3 роки |
|
|
01-10 |
Документи з грифом
"Для службового
користування" |
|
ЕК |
|
|
01-11 |
Плани роботи
державних
нотаріальних контор
та звіти про їх
виконання |
|
5 років
ст.
157-б,
ст.
302-г |
|
|
01-12 |
Статистичні звіти про
вчинені нотаріальні
дії, стягнення
державного мита,
плати за вчинення
нотаріальних дій тощо |
|
До
ліквіда-
ції ст.
302-б |
|
|
01-13 |
Особові рахунки
працівників |
|
75 років
ст.
317-а |
|
|
01-14 |
Первинні документи і
додатки до них, що
фіксують факт
виконання
господарських
операцій і стали
підставою для записів
у регістрах
бухгалтерського
обліку та податкових
документах (касові,
банківські документи,
ордери, повідомлення
банків і переказні
вимоги, виписки
банків, корінці
квитанцій,
банківських чекових
книжок, нарядів на
роботу, акти про
приймання, здавання і
списання майна,
матеріалів, квитанції
і накладні з обліку
товарно-матеріальних
цінностей,
рахунки-фактури,
авансові звіти тощо) |
|
3
роки(1)
ст. 336 |
(1)За умови
завершення перевірки
державними
податковими органами
з питань дотримання
податкового
законодавства, а для
органів виконавчої
влади, державних
фондів, бюджетних
організацій,
суб'єктів
господарювання
державного сектору
економіки,
підприємств і
організацій, які
отримували кошти з
бюджетів усіх рівнів
та державних фондів
або використовували
державне чи
комунальне майно, -
ревізії, проведеної
органами державної
контрольно-ревізійної
служби за сукупними
показниками
фінансово-господарсь-
кої діяльності. У ра-
зі виникнення спорів
(суперечок), порушень
кримінальних справ,
відкриття судами
провадження у
справах -
зберігаються до
ухвалення остаточного
рішення |
|
01-15 |
Документи (акти,
квитанції) про
знищення печаток і
штампів |
|
3 роки
ст.
1025,
ст.1026 |
|
|
01-16 |
Листування з
юридичними та
фізичними особами з
питань вчинення
нотаріальних дій |
|
3 роки
ст. 24,
ст.26 |
|
|
01-17 |
Особові справи осіб,
які перебувають у
трудових відносинах з
приватним нотаріусом |
|
75 років
ст.
493-в |
|
|
01-18 |
Акти
приймання-передавання
з усіма документами
та додатками,
складені при зміні
завідувача державної
нотаріальної контори,
особи, відповідальної
за ведення
нотаріального
діловодства |
|
До
ліквіда-
ції ст.
45-а |
|
|
01-19 |
Акти
приймання-передавання
з усіма документами
та додатками,
складені при
заміщенні приватного
нотаріуса, зупиненні
нотаріальної
діяльності приватного
нотаріуса тощо |
|
До
ліквіда-
ції ст.
45-а |
|
|
01-20 |
Журнал реєстрації
фактів заміщення
нотаріуса |
|
75 років |
|
|
01-21 |
Книга реєстрації
наказів з кадрових
питань |
|
75 років
ст.
121-б |
Перехідна |
|
01-22 |
Книга реєстрації
наказів з
адміністративно-
господарських питань |
|
5 років
ст.
121-в |
Перехідна |
|
01-23 |
Журнал реєстрації
вхідних документів |
|
3 роки
ст.122 |
|
|
01-24 |
Журнал реєстрації
вихідних документів |
|
3 роки
ст. 122 |
|
|
01-25 |
Книга обліку
оприбуткування
спеціальних бланків
документів
інформаційної системи
Міністерства юстиції
України |
|
75 років |
Перехідна |
|
01-26 |
Журнал обліку
викликів нотаріуса
для вчинення
нотаріальних дій поза
приміщенням державної
нотаріальної контори,
державного
нотаріального архіву,
приміщенням, яке є
робочим місцем
приватного нотаріуса |
|
3 роки |
Перехідний |
|
01-27 |
Журнал обліку
відбитків печаток та
штампів |
|
До
ліквіда-
ції ст.
1033 |
Перехідний |
|
01-28 |
Розносна книга для
місцевої
кореспонденції |
|
1 рік(1)
ст. 128 |
(1)Після закінчення
книги |
|
01-29 |
Книга обліку
літератури |
|
До
ліквіда-
ції ст.
805 |
Перехідна |
|
01-30 |
Документи (запити,
вимоги, заяви,
витяги, інформаційні
довідки тощо) щодо
державної реєстрації
речових прав на
нерухоме майно та їх
обтяжень та надання
інформації за даними
Державного реєстру
речових прав на
нерухоме майно |
|
3 роки |
|
|
02 - Вчинення нотаріальних дій |
|
02-01 |
Договори відчуження
житлових будинків та
документи, на
підставі яких вони
посвідчувались |
|
75 років
ЕПК |
|
|
02-02 |
Договори відчуження
земельних ділянок та
документи, на
підставі яких вони
посвідчувались |
|
75 років
ЕПК |
|
|
02-03 |
Договори відчуження
квартир та документи,
на підставі яких вони
посвідчувались |
|
75 років
ЕПК |
|
|
02-04 |
Договори відчуження
іншого нерухомого
майна та документи,
на підставі яких вони
посвідчувались |
|
75 років
ЕПК |
|
|
02-05 |
Договори довічного
утримання (догляду)
та документи, на
підставі яких вони
посвідчувались |
|
75 років
ЕПК |
|
|
02-06 |
Договори про
приватизацію
державного чи
комунального майна та
документи, на
підставі яких вони
посвідчувались |
|
75 років
ЕПК |
|
|
02-07 |
Договори про заставу
(іпотеку) майна та
документи, на
підставі яких вони
посвідчувались |
|
75 років
ЕПК |
|
|
02-08 |
Договори відчуження
транспортних засобів
та документи, на
підставі яких вони
посвідчувались |
|
25 років |
|
|
02-09 |
Договори оренди
земельних ділянок та
документи, на
підставі яких вони
посвідчувались |
|
75 років
ЕПК |
|
|
02-10 |
Інші договори
(засновницькі
договори, установчі
акти, договори
відчуження рухомого
майна, оренди,
позики, управління
майном тощо) |
|
75 років
ЕПК |
|
|
02-11 |
Шлюбні договори |
|
75 років
ЕПК |
|
|
02-12 |
Заповіти (у тому
числі секретні
заповіти) |
|
75 років
ЕПК |
|
|
02-13 |
Спадкові договори та
документи, на
підставі яких вони
посвідчувалися |
|
75 років
ЕПК |
|
|
02-14 |
Спадкові справи |
|
75 років
ЕПК |
|
|
02-15 |
Заяви про вжиття
заходів до охорони
спадкового майна, за
якими припинено
провадження |
|
75 років
ЕПК |
|
|
02-16 |
Заяви від батьків про
їх згоду на
тимчасовий виїзд за
кордон їх дітей та
заяви від
неповнолітніх осіб
віком від 14-ти до
18-ти років про їх
згоду на виїзд на
постійне місце
проживання за кордон |
|
5 років |
|
|
02-17 |
Звернення фізичних та
юридичних осіб та
результати їх
розгляду |
|
5
років(1)
ст.82-б |
(1)У разі
неодноразового
звернення - 5 років
після останнього
розгляду |
|
02-18 |
Довіреності із
зазначенням строку їх
дії (у тому числі
довіреності, видані в
порядку
передоручення) |
|
3
роки(1) |
(1)У разі
скасування - після
закінчення
строку їх дії |
|
02-19 |
Довіреності без
зазначення строку їх
дії |
|
Постій-
но(1) |
(1)У разі
скасування - 3 роки
після їх скасування |
|
02-20 |
Копії виконавчих
написів та документи,
на підставі яких вони
вчинені |
|
3 роки |
|
|
02-21 |
Заяви про видачу
дублікатів
документів, які
зберігаються у
державній
нотаріальній конторі,
у приватного
нотаріуса |
|
3 роки |
|
|
02-22 |
Документи (у тому
числі заяви, описи,
свідоцтва), прийняті
на зберігання |
|
75 років
ЕПК |
|
|
02-23 |
Документи (заяви,
повідомлення тощо)
про прийняття в
депозит або
повернення з депозиту
грошових сум і цінних
паперів |
|
10
років(1) |
(1)Після повернення з
депозиту |
|
02-24 |
Документи (заяви,
свідоцтва) про
передачу заяв
фізичних і юридичних
осіб іншим фізичним
та юридичним особам |
|
3 роки |
|
|
02-25 |
Свідоцтва про
посвідчення фактів,
що громадянин є
живим, перебуває у
певному місці,
свідоцтва про час
пред'явлення
документа |
|
3 роки |
|
|
02-26 |
Свідоцтва виконавцю
заповіту, протоколи
про оголошення
секретних заповітів
та документи до них
тощо |
|
75 років |
|
|
02-27 |
Свідоцтва про
придбання майна з
прилюдних торгів
(аукціонів) |
|
75 років |
|
|
02-28 |
Опис майна фізичної
особи, яка визнана
безвісно відсутньою
або місцеперебування
якої невідомо, та
договори на
управління спадщиною |
|
75 років
ЕПК |
|
|
02-29 |
Протести векселів та
документи (заяви,
повідомлення тощо),
на підставі яких вони
вчинені |
|
5 років |
|
|
02-30 |
Акти про морські
протести та документи
до них |
|
3 роки |
|
|
02-31 |
Постанови про відмову
у вчиненні
нотаріальних дій та
листування з питань
відмови у вчиненні
нотаріальних дій |
|
5 років |
|
|
02-32 |
Документи (постанови,
ухвали, повідомлення
тощо) по накладенню і
зняттю заборон та
арештів відчуження
нерухомого та
рухомого майна |
|
75 років |
|
|
02-33 |
Реєстри для
реєстрації
нотаріальних дій |
|
Постійно
ст.27 |
|
|
02-34 |
Алфавітна книга
обліку договорів
відчуження нерухомого
майна |
|
75 років |
Перехідна |
|
02-35 |
Алфавітна книга
обліку інших
договорів |
|
75 років |
Перехідна |
|
02-36 |
Алфавітна книга
обліку заповітів |
|
75 років |
Перехідна |
|
02-37 |
Алфавітна книга
обліку договорів
довічного утримання
(догляду) |
|
75 років |
Перехідна |
|
02-38 |
Книга обліку і
реєстрації спадкових
справ |
|
75 років |
Перехідна |
|
02-39 |
Алфавітна книга
обліку спадкових
справ |
|
75 років |
Перехідна |
|
02-40 |
Реєстри для
реєстрації заборон
відчуження нерухомого
та рухомого майна, а
також арештів,
накладених на таке
майно судами,
слідчими органами, і
реєстрації зняття
таких заборон та
арештів |
|
75 років |
Перехідні |
|
02-41 |
Алфавітна книга
обліку реєстрації
заборон відчуження
нерухомого та
рухомого майна, а
також арештів,
накладених на таке
майно судами,
слідчими органами, і
реєстрації зняття
таких заборон та
арештів |
|
75 років |
Перехідна |
|
02-42 |
Книга обліку заяв про
вжиття заходів щодо
охорони спадкового
майна та встановлення
опіки над майном
фізичної особи, яка
визнана безвісно
відсутньою, або над
майном фізичної
особи,
місцеперебування якої
невідоме |
|
75 років |
Перехідна |
|
02-43 |
Книга обліку
цінностей при вжитті
заходів щодо охорони
спадкового майна |
|
75 років |
Перехідна |
|
02-44 |
Книга обліку
депозитних операцій |
|
10 років |
|
|
02-45 |
Книга обліку
договорів на
управління спадщиною |
|
75 років
ЕПК |
Перехідна |
|
02-46 |
Книга обліку особових
рахунків депонентів |
|
10 років |
|
|
02-47 |
Журнал реєстрації
звернень, що надійшли
під час прийому
фізичних та юридичних
осіб |
|
5 років
ст.124 |
|
|
02-48 |
Документи (картки,
повідомлення,
відомості) щодо
ідентифікації осіб,
які провели фінансову
операцію, що підлягає
фінансовому
моніторингу, та
документи, що
стосуються ділових
відносин з клієнтом |
|
5
років(1)
ст.336 |
(1)Після завершення
ділових відносин,
завершення операції
строк зберігання може
бути продовжений |
|
02-49 |
Квитанційні книжки
про прийняття в
депозит грошових сум
і цінних паперів |
|
10 років |
|
|
03-Архів |
|
03-01 |
Паспорт архіву |
|
3
роки(1)
ст. 131 |
(1)Після заміни новим |
|
03-02 |
Справа фонду
(історична довідка,
акти
приймання-передавання
документів, акти,
довідки про
результати
перевіряння наявності
й стану документів,
акти про вилучення
документів для
знищення, акти про
нестачу й невиправні
пошкодження
документів, акти про
видачу справ у
тимчасове
користування, огляди
фондів, списки,
аркуші, картки
фондів) |
|
До
ліквіда-
ції ст.
130 |
|
|
03-03 |
Описи справ
постійного зберігання |
|
Постійно
ст.
137-а |
|
|
03-04 |
Описи справ тривалого
(понад 10 років)
зберігання |
|
3
роки(1)
ст.
137-б |
(1)Після знищення
справ |
|
03-05 |
Описи спадкових справ
тривалого (понад 10
років) зберігання |
|
3
роки(1)
ст.
137-б |
(1)Після знищення
справ |
|
03-06 |
Описи справ з
кадрових питань |
|
3
роки(1)
ст.
137-б |
(1)Після знищення
справ |
|
03-07 |
Книга обліку видачі
документів з архіву
для ознайомлення |
|
1 рік(1)
ст. 140 |
(1)Після закінчення
книги та повернення
документів до архіву |
|
03-08 |
Номенклатура справ
державної
нотаріальної контори,
приватного нотаріуса |
|
5
років(1)
ст. 112 |
(1)Після заміни новою
та за умови складання
зведених описів справ |