Відповідно до статей 2-1, 18, 33 Закону України "Про нотаріат"

1. Затвердити Порядок проведення перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 24 грудня 2008 року № 2260/5 "Про затвердження Порядку проведення перевірки організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 25 грудня 2008 року за № 1244/15935 (із змінами).

3. Департаменту нотаріату та банкрутства (Чигвінцева Л.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Начальникам Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити належне виконання цього наказу.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту нотаріату та банкрутства Чигвінцеву Л.В.

1. Цей Порядок визначає механізм здійснення Міністерством юстиції України (далі - Міністерство юстиції), територіальним органом Міністерства юстиції перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства.

2. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:

перевірка - планова або позапланова перевірка, під час якої перевіряється робота державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, нотаріальна діяльність приватного нотаріуса за відповідний період;

планова перевірка - комплексна перевірка організації роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій і виконання правил нотаріального діловодства;

позапланова перевірка - не запланована Міністерством юстиції, територіальним органом Міністерства юстиції комплексна, цільова або контрольна перевірка організації роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання ними правил нотаріального діловодства, а також перевірка за зверненнями фізичних і юридичних осіб.

3. Основними завданнями перевірки є:

1) перевірка організації роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, у тому числі дотримання вимог до робочого місця (контори) приватного нотаріуса (далі - робоче місце), страхування цивільно-правової відповідальності, наявності осіб, що працюють на умовах цивільно-правових чи трудових договорів, умов зберігання архіву, печаток, штампів, спеціальних бланків нотаріальних документів тощо;

2) перевірка дотримання державними і приватними нотаріусами правил ведення нотаріального діловодства, правильності формування документів у справи, наявність та відповідність вимогам законодавства документів (у випадках, передбачених законодавством, - копій документів), які необхідні для вчинення нотаріальних дій та долучені до примірника нотаріально оформленого документа, документів, необхідних для проведення державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, наявність на документах необхідних реквізитів (печаток, підписів, реєстрових номерів, дати тощо);

3) перевірка дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій, у тому числі під час проведення державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень;

4) виявлення порушень законодавства, яке регулює організацію роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організацію нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, порядок вчинення нотаріальних дій та ведення нотаріального діловодства;

5) виконання державними і приватними нотаріусами обов’язку щодо підвищення професійного рівня (проходження підвищення кваліфікації, участь у конференціях і семінарах з питань права, дотримання правил професійної етики, затверджених Міністерством юстиції);

6) визначення якості нотаріального обслуговування фізичних та юридичних осіб;

7) надання рекомендацій з усунення причин, унаслідок яких допущено порушення;

8) застосування до державних і приватних нотаріусів заходів реагування, передбачених законодавством, у разі виявлення під час перевірки допущених ними порушень;

9) узагальнення результатів перевірок з метою визначення типових порушень, недоліків та помилок, що допускаються державними і приватними нотаріусами;

10) розповсюдження позитивного досвіду роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса.

4. Планова комплексна перевірка організації роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, дотримання державними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання ними правил нотаріального діловодства здійснюється не частіше одного разу на два роки.

Планова комплексна перевірка організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання ним порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства проводиться не частіше одного разу на два роки виключно на робочому місці (у конторі) приватного нотаріуса з обов’язковим повідомленням його про проведення такої перевірки за 10 днів.

При визначенні періодичності здійснення планової комплексної перевірки враховуються результати попередньої комплексної перевірки, навантаження (кількість вчинених нотаріальних дій), відсутність обґрунтованих скарг на роботу державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса протягом строку, що підлягає перевірці, професійний рівень державного чи приватного нотаріуса.

Строк проведення планової комплексної перевірки може бути продовжено не більше ніж на один рік після спливу двох років з часу проведення останньої планової комплексної перевірки.

5. Проведення повторної перевірки з тих питань, які вже були предметом комплексної перевірки, не допускається, крім перевірки за зверненнями фізичних чи юридичних осіб у межах предмета звернення та повноважень Міністерства юстиції, територіального органу Міністерства юстиції.

6. Проведення перевірки організації роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання ними правил нотаріального діловодства здійснюється уповноваженими представниками Міністерства юстиції, територіального органу Міністерства юстиції, діяльність яких безпосередньо пов'язана з контролем за організацією нотаріату і нотаріальної діяльності в Україні.

7. До перевірки можуть залучатись працівники територіальних органів юстиції, діяльність яких безпосередньо пов’язана з контролем за організацією нотаріату і нотаріальної діяльності в Україні, а також нотаріуси, які мають високий професійний рівень та достатній досвід практичної роботи не менше 10 років, та працівники державного нотаріального архіву.

8. Представники Міністерства юстиції можуть брати участь у будь-якій перевірці, що проводиться територіальним органом Міністерства юстиції.

9. До складу комісії (комплексної, цільової, контрольної) не залучаються представники Міністерства юстиції, територіального органу Міністерства юстиції, якщо це призведе до виникнення конфлікту інтересів у цих посадових осіб.

У разі виникнення конфлікту інтересів член комісії невідкладно у письмовій формі повідомляє голову комісії (комплексної, цільової, контрольної перевірки) про наявність конфлікту інтересів.

У разі неможливості відсторонення члена комісії від проведення перевірки (комплексної, цільової, контрольної) або в інший спосіб усунути конфлікт інтересів такий член комісії здійснює перевірку під безпосереднім контролем голови комісії.

10. Строк проведення перевірки (комплексної, цільової, контрольної перевірки) визначається, виходячи з необхідності всебічного, повного вивчення матеріалів, документів та підготовки об'єктивного висновку.

Строк перевірки може бути продовжено заступником Міністра юстиції (згідно з розподілом повноважень), начальником територіального органу Міністерства юстиції на підставі доповідної записки голови комісії.

11. На прохання нотаріуса (державного в односкладовій державній нотаріальній конторі або приватного), який розпочав свою нотаріальну діяльність і не має попереднього досвіду практичної роботи на посаді нотаріуса, може надаватись методична допомога з наданням відповідних рекомендацій з питань організації роботи державної нотаріальної контори (для державного нотаріуса), організації нотаріальної діяльності (для приватного нотаріуса), дотримання ним порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил ведення нотаріального діловодства шляхом аналізу вчинених нотаріальних дій. Метою такої допомоги є визначення потреби у проходженні цим нотаріусом курсів підвищення кваліфікації.

12. Підставою для проведення планової комплексної перевірки організації роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса та дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій і виконання правил нотаріального діловодства є графік проведення такої перевірки.

13. Позапланова комплексна, цільова або контрольна перевірка державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса проводиться за результатами попередньої перевірки або за дорученням Міністерства юстиції чи територіального органу Міністерства юстиції.

За наслідками такої перевірки комісія складає довідку про результати проведеної перевірки з висновками.

14. Перевірка за зверненнями фізичних та юридичних осіб проводиться у межах предмета звернення та повноважень Міністерства юстиції, територіального органу Міністерства юстиції шляхом витребування від державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса (особи, яка заміщує тимчасово відсутнього нотаріуса) необхідних документів та відомостей, що стосуються фактів, викладених у такій інформації, та письмових пояснень нотаріуса або з виїздом за місцезнаходженням державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, робочого місця приватного нотаріуса.

15. У разі необхідності за дорученням Міністра юстиції може проводитися позапланова перевірка в загальному порядку проведення перевірок, визначеному цим Порядком.

Позапланова перевірка проводиться як за період, що вже підлягав плановій комплексній перевірці, так і за період, що не підлягав такій перевірці.

За наслідками такої перевірки комісія складає довідку про результати проведеної перевірки з висновками.

16. Графік проведення планових комплексних перевірок:

1) графік проведення планових комплексних перевірок організації роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса та дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій і виконання ними правил ведення нотаріального діловодства погоджується зі структурним підрозділом Міністерства юстиції, на який покладено повноваження щодо формування і забезпечення реалізації державної політики у сфері нотаріату (далі - структурний підрозділ Міністерства юстиції), та затверджується начальником територіального органу Міністерства юстиції на рік;

2) копія погодженого та затвердженого графіка надсилається до структурного підрозділу Міністерства юстиції, а також направляється на адресу державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса;

3) зміни до графіка перевірки вносяться в такому самому порядку;

4) графік проведення планових комплексних перевірок оприлюднюється шляхом розміщення на сайті територіального органу Міністерства юстиції;

5) при складанні графіка планових комплексних перевірок враховується факт перевірки нотаріусів під час проведення Міністерством юстиції комплексних і цільових перевірок територіальних органів юстиції.

Якщо комісією Міністерства юстиції не було виявлено порушень в діяльності таких нотаріусів, їх наступна планова комплексна перевірка проводиться відповідно до цього Порядку, але не частіше одного разу на два роки.

17. Особою, відповідальною за проведення перевірки, готуються пропозиції щодо складу комісії, строків та плану проведення перевірки.

За результатами опрацювання пропозицій особа, відповідальна за проведення перевірки, здійснює підготовку доповідної записки, у якій зазначає строки проведення перевірки, склад комісії і складає план проведення перевірки.

До плану проведення перевірки включаються всі питання, що стосуються організації роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання ними правил ведення нотаріального діловодства.

План проведення перевірки розглядається і затверджується відповідно Міністром юстиції (заступником Міністра юстиції згідно з розподілом повноважень), начальником територіального органу Міністерства юстиції (його заступником).

18. Перед проведенням перевірки особи, які уповноважені на її проведення, вивчають усі наявні матеріали, які є в Міністерстві юстиції, територіальному органі Міністерства юстиції та стосуються попередніх перевірок, їх наслідків, реалізації висновків та пропозицій, а також обґрунтовані скарги щодо діяльності державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса тощо.

19. Для проведення перевірки утворюється комісія.

Персональний склад комісії, її голова, термін проведення перевірки державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса затверджуються наказом відповідно Міністерства юстиції чи територіального органу Міністерства юстиції.

Голова комісії організовує та координує діяльність членів комісії, розподіляє між ними конкретні завдання та повідомляє про час проведення перевірки державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса.

Наказ підтверджує повноваження членів комісії на проведення перевірки державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса у термін, зазначений у наказі.

20. Під час проведення перевірки члени комісії зобов'язані бути об'єктивними та неупередженими.

Перевірка проводиться з додержанням вимог законодавства щодо збереження державної та нотаріальної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом, недопущення розголошення інформації, що стала відома під час її проведення.

21. За наявності об’єктивних підстав, які унеможливлюють проведення перевірки (хвороба завідувача односкладової державної нотаріальної контори, завідувача державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса тощо), що підтверджується відповідним документом, голова комісії порушує перед керівництвом Міністерства юстиції, територіального органу Міністерства юстиції питання про можливість перенесення строків перевірки.