1. Структура імені файла електронного примірника описів справ постійного зберігання складається з таких елементів:

ідентифікатор електронних облікових документів;

ідентифікатор електронного примірника описів справ постійного зберігання;

ідентифікатор установи;

ідентифікатор архівної установи;

номер фонду;

номер опису;

дата складання опису;

версія конвертування;

розширення імені файла.

2. В імені файла використовують тільки арабські цифри та знаки "." (крапка), "–" (дефіс), які відокремлюють групи елементів імені файла.

3. Ідентифікатор електронних облікових документів складається з арабських цифр 00 (позиції 1, 2 в імені файла).

4. Ідентифікатор електронного примірника описів справ постійного зберігання складається з арабських цифр 001 (позиції 4-6 в імені файла).

5. Ідентифікатор установи (позиції 8 - 17 в імені файла), ідентифікатор архівної установи (позиції 19 - 28 в імені файла), дата складання акта (позиції 44 - 51 в імені файла), версія конвертування (позиції 53, 54 в імені файла) та розширення імені файла (позиції 56 - 59 в імені файла) створюються за Вимогами щодо найменування файлів електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1424/26201.

6. Номер фонду (позиції 30 - 36 в імені файла) та номер опису (позиції 38 - 42 в імені файла) створюються за Вимогами щодо найменування файлів архівних електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1426/26203 .