Відповідно до пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", погодження з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України та з метою приведення діловодства у відповідність до вимог чинних нормативно-правових актів із діловодства і стандартів з керування документаційними процесами та встановлення в Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України єдиного порядку документування управлінської діяльності й роботи з документами

1. Затвердити та ввести в дію Інструкцію з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Інструкція з діловодства), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату Міністерства:

2.1. Зорганізувати спільно з Департаментом управління персоналом та документального забезпечення впродовж серпня 2012 року заняття з вивчення працівниками структурного підрозділу положень Інструкції з діловодства;

2.2. Забезпечити неухильне дотримання вимог Інструкції з діловодства у структурних підрозділах під час роботи з документами;

2.3. Особисто контролювати виконання документів з дорученнями керівництва Міністерства.

3. Адміністративно-господарському управлінню (Дячук Г.І.) забезпечити:

3.1. Тиражування Інструкції з діловодства для всіх структурних підрозділів;

3.2. Виготовлення належних бланків службових документів відповідно до форм бланків, що додаються.

4. Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра (Щукін О.М.) перевіряти організацію діловодства та збереження документів у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства згідно з вимогами Інструкції з діловодства.

5. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства енергетики та вугільної промисловості України від 29.11.2011 № 758 "Про затвердження Інструкції з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України".

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Макуху В.О.

1. Інструкція з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Інструкція) встановлює загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів з діловодства у центральному апараті Міністерства, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві Міністерства, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

3. Автоматизовані технології опрацювання документної інформації в центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Міністерство) мають відповідати вимогам державних стандартів, Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (надалі - Примірна інструкція) та даної Інструкції.

Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у центральному апараті Міністерства розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності центральних органів виконавчої влади, Регламенту Кабінету Міністрів України , нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

4. Відповідальність за організацію діловодства у центральному апараті Міністерства несе Міністр. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, актах Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступники Міністра згідно з розподілом функціональних обов'язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства відповідають їх керівники.

5. Організація діловодства в центральному апараті Міністерства покладається на Департамент управління персоналом та документального забезпечення. У структурних підрозділах центрального апарату Міністерства виконання функціональних обов'язків з питань діловодства та документообігу керівником підрозділу покладається на призначену відповідальну особу (далі - діловод) згідно з вимогами її посадової інструкції.

6. Основним завданням служби діловодства є встановлення в Міністерстві єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Міністерства. Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:

розробляє інструкцію Міністерства з діловодства та номенклатуру справ Міністерства;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного підрозділу або особі, відповідальній за ведення архіву Міністерства (далі - архів Міністерства);

забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами Міністерства вимог інструкцій, регламентів та національних стандартів;

вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в Міністерстві та на державних підприємствах, установах, організаціях та об'єднаннях, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарських товариств, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави;

проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах центрального апарату Міністерства, а також на державних підприємствах, установах, організаціях та об'єднаннях, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарських товариств, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави;

бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в центральному апараті Міністерства;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в центральному апараті Міністерства;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду Міністерства та користування ним;

ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників Міністерства з питань діловодства;

засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом Міністерства.

7. На службу діловодства покладається підготовка типових інструкцій з діловодства, типових (примірних) номенклатур справ для державних підприємств, установ, організацій та об'єднань, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарських товариств, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням строків зберігання та погодження таких документів із центральним апаратом Міністерства у сфері архівної справи і діловодства.

8. Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства, додержання вимог Інструкції, а також за збереження документів, що знаходяться в структурних підрозділах, несуть їх керівники. У межах наданих їм прав вони зобов'язані:

організовувати у структурному підрозділі документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку для передавання до архіву Міністерства;

вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

організовувати навчання працівників для підвищення їх кваліфікації з питань діловодства;

здійснювати реєстрацію та облік внутрішніх документів;

здійснювати контроль за суворим додержанням працівниками вимог щодо складання, оформлення документів та організації діловодних процесів, передбачених положеннями цієї Інструкції і державними стандартами на організаційно-розпорядчу та іншу документацію, а також щодо збереження документів у структурному підрозділі.

У разі звільнення працівника, якому передано на виконання документ, переведення його до іншого структурного підрозділу, на час відрядження або відпустки всі невиконані службові документи передаються для виконання та зберігання іншій службовій особі за розпорядженням керівника з відміткою в контрольно-облікових картках або журналі.

У разі звільнення або переміщення діловода структурного підрозділу Міністерства складається акт передачі усіх справ, що перебувають у поточному архіві, усіх закінчених справ, які підлягають передачі до архіву. Акт складається в двох примірниках, затверджується керівником структурного підрозділу Міністерства. Один примірник акта передається до відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

9. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

10. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями (статутами) Міністерства, положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями.

11. У Міністерстві визначається конкретний Перелік основних видів документів, які видаються у центральному апараті (додаток 1), передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

12. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, постанова, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом Міністерства, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

Управлінська діяльність Міністерства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів (наказів, рішень), вид яких визначається актами законодавства та положенням про нього.

Розпорядчий документ - це акт, що видається державним органом у процесі здійснення ним виконавсько-розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань відповідно до наданої компетенції.

13. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та спрямовуватись на виконання Міністерством покладених на нього завдань і функцій.

Підставою для прийняття розпорядчих документів в Міністерстві є:

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим та відомчі нормативні акти;

провадження виконавської і розпорядчої діяльності з метою виконання Міністерством покладених на нього завдань і функцій;

потреба у правовому регулюванні діяльності.

14. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі - ДСТУ 4163-2003).

15. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування Міністерства - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, містять посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

16. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів Міністерства.

17. Міністерство здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

18. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 2 .

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

19. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210х297 міліметрів) та А5 (210х148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297х420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105х148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

20. Як правило, всі службові документи оформляються на бланках Міністерства. Державні стандарти та ця Інструкція встановлюють щодо бланків документів такі вимоги:

загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток 3);

бланки для листів (додатки 4, 5);

бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додатки 6 - 10).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.

21. Міністерство розробляє бланки документів структурних підрозділів або бланки документів посадової особи у тому разі, коли керівник підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень, зазначених у пункті 52 цієї Інструкції.

22. Міністерства, що ведуть листування з постійними іноземними кореспондентами, можуть виготовляти бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Державний Герб України та Герб Автономної Республіки Крим на таких бланках проставляються у центрі верхнього поля. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується.

23. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

Залежно від характеру діяльності Міністерства за рішенням Міністра бланки можуть виготовлятись за допомогою комп'ютерної техніки.

24. Види бланків, що використовуються в Міністерстві, та порядок їх обліку визначаються інструкцією Міністерства.

Обов'язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.

Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.

Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених Міністерством за допомогою комп'ютерної техніки, приймає Міністр. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються Міністром розпорядчим документом. Порядок обліку, зберігання та використання бланків, штампів, печаток у центральному апараті Міністерства визначається наказом Міністерства енергетики та вугільної промисловості України.

25. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

26. Під час підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів працівники Міністерства оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003 . Службовий документ, що складається в Міністерстві, має обов'язкові реквізити: найменування Міністерства - автора документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

27. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-XII "Про Державний герб України", Герба Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових актів Верховної Ради Автономної Республіки Крим.

Зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування Міністерства, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота - 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

28. Код Міністерства проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про Міністерство".

29. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає Міністр окремо щодо кожного виду документа.

30. Найменування Міністерства - автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в Положенні (статуті) про нього. Скорочене найменування - Міненерговугілля України Скорочене та повне найменування Міністерства має відповідати найменуванню, зазначеному у його Положенні. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.

Найменування Міністерства вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а у разі відсутності офіційно визначеного скорочення - повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня.

На бланку установи, яка одночасно підпорядкована місцевій державній адміністрації і Міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщується тільки найменування держадміністрації.

Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу Міністерства зазначається тоді, коли вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування Міністерства.

31. Довідкові дані містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче назви Міністерства або структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Організаційно-розпорядчі документи мають строго встановлений певний комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення (додаток 29).

32. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД .

33. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: "02.03.2011".

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

34. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в Міністерстві, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в Міністерстві.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланка, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів - 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім - 77 міліметрів.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в Міністерстві, наприклад: 845/01-10, де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись також інший індекс, що застосовується в Міністерстві) та порядковий номер, наприклад: 02-15/258, де 02-15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 - для спільних листів.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з індексу реєстраційної групи кореспондентів (додаток 11) і порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року. Після надходження документа до структурного підрозділу цей номер доповнюється індексом справи за номенклатурою справ.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Реєстраційний індекс складається з його порядкового номера у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексом за номенклатурою, кореспондентів, посадових осіб, виконавців, питань діяльності тощо.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної правобіжною похилою рискою. Послідовність написання частин індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний, вихідний чи внутрішній.

У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується таким чином: індекс посадової особи, яка підписала вихідний лист, через правобіжну похилу риску - індекс структурного підрозділу, який підготував лист, через тире - порядковий номер реєстрації вихідного документа, наприклад:

Вихідний номер складається з індексу Міністра, першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, індексу підрозділу та порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року.

35. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

36. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

37. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

38. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

39. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом Міністерства. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом установи, що видала відповідний акт.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 12).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

У разі коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

40. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

41. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться. Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж правилами.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210х148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

42. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери "К" чи слова "Контроль" (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

У разі необхідності повернення документа установі - авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

43. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція Міністерства.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування Міністерства - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави і також нумеруватися римськими цифрами.

Проекти документів ретельно підготовлюються, відредаговуються та чітко надруковуються на бланках Міністерства.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України за рішенням Міністра, - на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків;

інших службових документів - на керівників структурних підрозділів Міністерства.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі посадові особи.

В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на заступників керівників цих органів.

44. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

45. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумерують, щоб не переносити на нову сторінку заголовок, на кожну наступну сторінку переміщується лише рядок з номерами граф. У верхньому правому куті другого та наступних аркушів таблиці зазначають "Продовження таблиці".

Для підготовки та оформлення проектів законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, наказів Міненерговугілля слід керуватися Методичними рекомендаціями , затвердженими наказом Мінпаливенерго від 20 квітня 2010 року № 153, із змінами і доповненнями, внесеними наказом Мінпаливенерго від 22 вересня 2010 року № 371.

Якщо є потреба у прийнятті рішення Кабінетом Міністрів України, то з урахуванням завдань удосконалення законодавства визначають зміст рішення та його місце у відповідній галузі законодавства, а також вирішують, чи треба підготувати акт, що охоплює всі питання, або достатньо обмежитися підготовкою акта про внесення змін та доповнень до раніше прийнятих актів.

У проекті документа не можна допускати будь-яких суперечностей чинному законодавству України, Конституції України , а також актам Міністерства, прийнятих відповідно до його компетенції. Це правило не стосується тих норм, які проектом передбачається змінити або визнати такими, що втратили чинність.

Якщо проект стосується відносин, що регулюються міжнародними угодами, в яких бере участь Україна, або загальноприйнятими нормами міжнародного права, то відповідні положення проекту не повинні суперечити також цим угодам і нормам.

Проект, який передбачено підготувати спільно з іншими органами, після завершення його підготовки надсилається на офіційне погодження їх керівництву.

Проекти документів органів вищого рівня, підготовлені Міністерством, подаються на розгляд іншим органам разом із супровідним листом, підписаним Міністром, а в разі його відсутності - посадовою особою, яка його заміщає, та з пояснювальною запискою, що містить необхідні обґрунтування і прогнози очікуваних соціально-економічних та інших результатів реалізації рішень.

Проекти нормативно-правових актів підлягають обов'язковому погодженню з причетними органами державної виконавчої влади, державними, громадськими та іншими організаціями. Проекти актів Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України підготовлені Міненерговугілля розробляються і погоджуються у порядку, визначеному Регламентом Кабінету Міністрів України , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 року № 950.

46. Якщо в документі необхідно навести переліки (осіб, органів, робіт тощо), таблиці, графіки, карти, зразки документів, бланків, схем, їх, як правило, розміщують у додатку. У відповідних пунктах документа даються посилання на додатки.

Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому. Найменування організацій та інших об'єктів зазначається в суворій відповідності з офіційними найменуваннями, передбаченими статутами та положеннями про їх правовий статус, рішеннями про їх утворення та іншими документами.

47. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

48. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 39 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)".

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

49. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

50. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів Міністерства на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

51. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за 2011 рік на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на 2012 рік на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток:

лист Укрдержархіву 20.09.2010 № 595/04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток:

згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток:

на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

52. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях (статутах) про Міністерство, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі (розпорядженні) про розподіл обов'язків між Міністром та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності Міністра та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються Міністром або за його дорученням заступником Міністра. Право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади та які не пов'язані із здійсненням Міністром політичних функцій, може надаватися першому заступнику, заступнику Міністра або заступнику Міністра - керівнику апарату, керівникам самостійних структурних підрозділів відповідно до їх компетенції.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються Міністром, першим заступником, заступником Міністра - керівником апарату або заступником Міністра згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

53. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:

або

54. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління Міністерства, підписується тільки оригінал, який залишається у справі Міністерства, а на місця розсилаються примірники, засвідчені відділом документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра, його копії.

55. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

56. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

57. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В.о." здійснюється у разі заміщення керівника за наказом.

58. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

59. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

60. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

61. Погодження може здійснюватись як в Міністерстві із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

62. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

63. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Міністерстві.

64. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

65. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

Оригінали наказів візуються на останній сторінці або листі погодження в такій послідовності: виконавець; керівник структурного підрозділу, що підготував проект документа; керівники структурних підрозділів і організацій, з якими проект погоджується; Сектор з питань запобігання та протидії корупції; Юридичним департаментом; перший заступник Міністра; заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату, редактор за такою формою:

66. У випадках, передбачених законодавством, або в разі наявності в нормативно-правовому акті, організаційно-розпорядчому документі положень та доручень, що поширюються або стосуються структурних підрозділів Міненерговугілля, проект такого акта повинен бути погоджений з відповідними заінтересованими структурними підрозділами. Проекти наказів обов'язково візує виконавець і керівник підрозділу, що вносять проект; посадові особи, яким у проекті передбачено завдання і доручення. Керівник структурного підрозділу, що вносить проект, проставляє візу на зворотному боці кожної сторінки проекту акта і додатків до нього.

Проекти нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих документів перевіряються директором Юридичного департаменту на відповідність їх законодавству і візуються на зворотному боці кожного аркуша проекту акта та/або аркуші погодження за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів або осіб, що їх заміщують, перед поданням на підпис Міністру. В період відсутності директора Юридичного департаменту проекти нормативно-правових актів візуються виконуючим обов'язки директора.

Проекти нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих документів після погодження із посадовими особами та структурними підрозділами, перевіряються Сектором з питань запобігання та виявлення корупції на предмет наявності в них положень, що сприяють чи можуть сприяти вчиненню корупційних правопорушень, і візуються на аркуші погодження та/або останньому аркуші проекту.

67. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією. Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

68. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

69. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

70. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа. Підпис посадової особи засвідчується гербовою печаткою.

71. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 мм від межі лівого поля, наприклад:

У разі затвердження/погодження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

Якщо документ затверджується/погоджується конкретною посадовою особою, зазначається гриф за такою формою:

У разі погодження статуту або положень державних підприємств:

72. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

з установами вищого рівня.

73. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою Міністерства.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається Міністерством на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою Міністерства (додаток 13).

74. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування Міністерства або його структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "М.П.".

75. Наказом Міністра визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

76. Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Міністра, першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату або керівника відповідного структурного підрозділу.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників Міністерства може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

77. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) Міністерства.

78. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Міністерства, текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки, наприклад:

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Міністерства, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців, напис про засвідчення документа, скріплений печаткою з найменуванням Міністерства (негербовою) або його структурного підрозділу (Департамент управління персоналом та документального забезпечення). Копія документа має містити всі виправлення, внесені в оригінал.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

79. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

або

У разі потреби зазначаються шифр друкарки (складається з перших літер імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дата друкування, наприклад:

80. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

81. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc.

82. Відмітка про надходження документа до Міністерства проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 150 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа - автор документа подає відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі - авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

83. Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів у відповідних органах юстиції в установленому законодавством порядку.

На першій сторінці нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60х100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

84. Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності Міністерства, адміністративно-господарських або кадрових питань.

85. Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням керівництва Міністерства чи за власною ініціативою.

Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує Управління роботи з персоналом на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

86. Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються працівником відповідно до пункту 65 цієї Інструкції, який підготував наказ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, директором Юридичного департаменту, керівником Сектору з питань запобігання та виявлення корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

87. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) візуються працівником та директором Управління роботи з персоналом, який створив документ, а також залежно від видів наказів - керівником Сектору з питань запобігання та виявлення корупції, директором Юридичного департаменту, іншими посадовими особами, яких стосується документ, відповідно до пункту 65 цієї Інструкції.

88. Юридичним департаментом обов'язково візуються за наявності усіх необхідних віз проекти наказів нормативно-правового характеру, а також накази з кадрових питань (особового складу) та з інших питань, визначених інструкцією Міністерства.

Проекти наказів, що надаються для підписання керівникові установи, візуються його заступником відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

89. Накази підписує Міністр, а у разі його відсутності - посадова особа, яка виконує його обов'язки.

Заступник Міністра - керівник апарату підписує накази з питань, що належать до його компетенції.

Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

90. Наказ оформляється на бланку наказу (додаток 6). Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...") або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи...").

91. Текст наказу з питань основної діяльності Міністерства та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "начальникам структурних підрозділів".

Кожен пункт (підпункт) містить лише одне завдання (доручення) з одного конкретного питання та термін виконання. Якщо завдання (доручення) дається керівнику організації або підприємства Міненерговугілля, то першим виконавцем слід визначити відповідний департамент, управління або відділ Міністерства.

При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

В останньому пункті розпорядчого документа зазначають управління та прізвище посадової особи, яким доручається контроль виконання документа.

92. Розпорядчий документ Міненерговугілля може бути відмінено (змінено) розпорядчим документом Міністерства або органів вищого рівня.

Якщо наказом відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність,...".

Зміни, що вносяться до наказу оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу..." із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу (починається з такого пункту:

"1. Внести зміни до наказу".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

"1) пункт 2 викласти в такій редакції:...";

"2) пункт 3 виключити";

"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами...".

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші, то в першому пункті розпорядчої частини наказу зазначають:

"1. Унести зміни до..., (додаються)".

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу зазначається:

"1) Внести зміни до... (додаються)".

93. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.

94. До наказів не може включатися пункт "Наказ довести до відома...". Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у розрахунку розсилки (додаток 14), який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра після підписання такого документа.

95. Накази з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

96. Зміст індивідуального наказу з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття...". У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

97. У тексті наказів з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

98. Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими - ім'я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

99. У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

100. У зведених наказах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

101. У кожному пункті наказу з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

102. Працівники Департаменту управління персоналом та документального забезпечення зобов'язані ознайомити з наказом усіх поіменованих у ньому осіб, які розписуються на першому примірнику наказу чи спеціальному бланку із зазначенням дати ознайомлення.

103. Спільний наказ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210х297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу Міністрами. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО". Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

104. Порядок підготовки наказів нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації в Мін'юсті, його територіальних органах, визначається законодавством.

105. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

106. Копії наказів засвідчуються печаткою відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра, надсилаються виконавцем згідно з розрахунком розсилки, який складає і підписує керівник структурного підрозділу Міністерства.

У розрахунку розсилки визначаються структурні підрозділи центрального апарату Міністерства, державні підприємства, установи, організації та об'єднання, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарські товариства, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави, яким має бути надіслано документ, а також внесені пропозиції щодо організації контролю його виконання.

Відповідно до розрахунку розсилки виконавці структурних підрозділів забезпечують виготовлення необхідної кількості примірників, їх розсилку та контроль за виконанням доручень.

Досилання примірників наказів, рішень колегії за клопотанням державних підприємств, установ, організацій та об'єднань, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарських товариств, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави, яким було надано примірник наказу згідно з розрахунком розсилки, провадиться за висновком керівництва підрозділу, який опрацьовував дане рішення, з дозволу директора Департаменту управління персоналом та документального забезпечення або його заступників.

Накази підлягають розміщенню Управлінням інформаційно-аналітичного забезпечення на Web-сайті Міністерства.

В день підписання організаційно-розпорядчого документа виконавці структурних підрозділів зобов'язані забезпечити надання Управлінню інформаційно-аналітичного забезпечення копій наказів у трьох примірниках, виданих Міненерговугілля разом з листом погодження, і електронних копій наказів та інших нормативно-правових актів у триденний термін з дня підписання на електронну адресу: nakazu@mev.energy.gov.ua. Юридичний департамент веде облік актів законодавства і забезпечує підтримання їх у контрольному стані та зберіганні, для чого йому надають два примірники наказів.

107. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

108. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

109. Протокол оформляється на бланку протоколу (додатки 7 - 10) або на загальному бланку, а у разі, коли бланки не передбачені, - на чистому аркуші паперу формату А4 (210х297 міліметрів) як з кутовим (переважно), так і з поздовжнім розташуванням реквізитів.

110. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

111. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

112. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

113. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

114. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості, із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

115. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

116. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

117. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

118. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

119. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

120. За результатами наради та прийнятих рішень оформляється протокол (на чистих аркушах паперу), відповідно візується у керівництва Міністерства і підписується керівником, який проводив нараду. Протокол має номер, який складається з порядкового номеру, літер "пр", індексу керівника, який проводив нараду. Наприклад, № 15пр/2.

Протокол наради складається, візується і підписується та реєструється у керівника, який проводив нараду, працівником структурного підрозділу, що готував нараду, а в окремих випадках - відповідно працівником Служби Міністра або помічником, після чого розмножується та розсилається до структурних підрозділів та відповідальних виконавців.

Протоколи нарад у керівництва структурних підрозділів реєструються в структурних підрозділах Міністерства з присвоєнням їм порядкових номерів з початку року.

Протоколи, що підготовлені спільно з іншими структурними підрозділами центрального апарату, реєструються із зазначенням реєстраційних номерів цих підрозділів. Номери документів пишуться через риску.

121. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

122. Копії протоколів або витяги з них надсилаються виконавцем структурним підрозділам Міністерства і установам згідно з розрахунком розсилки, який складає і підписує керівник структурного підрозділу, який готував нараду.

Керівник структурного підрозділу, що готував нараду, забезпечує підготовку, підписання, контроль за виконанням, збереження та здачу до архіву оригіналу підписаного протоколу наради під головуванням Міністра.

123. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію ВРУ;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

124. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210х297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210х148 міліметрів).

125. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210х297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

126. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

127. Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити..." "роз'яснюємо, що..." або від третьої особи однини - "міністерство інформує...", "управління вважає за доцільне".

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу...", "пропоную...".

Службові листи підписуються відповідно до пункту 52 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

128. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу Міністерства, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділів Міністерства, а також заступник Міністра відповідно до функціональних обов'язків (якщо лист повинен підписувати Міністр).

Структурні підрозділи Міністерства, а також державні підприємства, установи, організації та об'єднання, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарські товариства, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави, у межах своєї компетенції можуть складати проекти документів, текст яких повинен бути належним чином відредагований, оформленні з дотриманням чинного законодавства. Проекти таких документів подаються до Міністерства разом із супровідним листом, підписаним керівником, а в разі необхідності - з пояснювальною запискою, економічним обґрунтуванням, довідковим та аналітичним матеріалами.

Документи, підготовлені підвідомчими підприємствами, установами, організаціями, безпосередньо на підписання керівництвом Міністерства не приймаються.

Одержаний проект документа за дорученням керівництва Міністерства опрацьовується відповідним структурним підрозділом центрального апарату, який здійснює аналіз, експертизу проекту і обґрунтувань, редагування тексту проекту, його погодження з причетними департаментами, управліннями або відділами і подає на підписання.

Міністерство на підставі положення про нього та інших актів, що визначають його компетенцію, видає й інші документи: плани роботи, звіти, окремі доручення, доповідні записки, пояснювальні записки, службові телеграми, стандарти, положення, правила і т.ін.

Окреме доручення - внутрішній документ, що видається керівництвом Міністерства для розв'язання нагальних питань діяльності Міністерства. Окреме доручення, як правило, має визначений термін дії і стосується вузького кола структурних підрозділів Міністерства.

Проект окремого доручення готується за вказівкою керівництва Міністерства або в ініціативному порядку відповідними структурними підрозділами на бланках встановленого зразка. В ініціативному порядку окреме доручення готується у тих випадках, коли немає з порушеного питання доручення вищого органу влади.

Окреме доручення за підписом Міністра реєструється у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра. За підписом першого заступника, заступника Міністра - керівника апарату та заступників Міністра здійснюється спеціалістом у приймальні.

Доповідна записка - документ, адресований керівництву Міністерства, який містить детальний виклад будь-якого питання з висновками і пропозиціями укладача.

Залежно від змісту доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. Доповідні записки бувають двох видів:

внутрішніми;

зовнішніми.

Якщо доповідна записка містить відомості внутрішнього характеру, її оформлюють за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом на чистому аркуші паперу формату А4. Підписує таку доповідну записку укладач.

Якщо доповідна записка адресована в організацію вищого рівня від імені установи або структурного підрозділу, її оформлюють на ПК на загальному бланку. Підписує цю доповідну записку Міністр.

Доповідні записки керівників структурних підрозділів спеціалісти приймалень реєструють у журналі реєстрації вхідної кореспонденції і після розгляду першим заступником, заступниками Міністра, заступником Міністра - керівником апарату передають безпосередньо виконавцю під розписку у цьому ж журналі.

Порядок оформлення тексту доповідної записки (додаток 15 ):

- у першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки;

- друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами.

Пояснювальна записка - це письмове пояснення на вимогу керівництва Міністерства з приводу ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (додаток 16). Пояснювальна записка також буває як вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

Пояснювальна записка - це документ, в якому:

особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи Міністерства);

міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки поділяються на дві групи:

1) документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку Міністерства);

2) з приводу ситуацій, випадків (оформляються на аркушах паперу, підписує виконувач).

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі Міністерства, оформлюється на бланку або на стандартному листі паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Зауваження та пропозиції - внутрішній, а також зовнішній документ, що є додатком до супровідного листа Міністерства чи доповідної записки його структурного підрозділу і стосується позиції Міністерства чи його структурного підрозділу щодо проекту нормативно-правового акта, що погоджується Міністерством чи його структурним підрозділом. Друкується на окремому чистому аркуші паперу (додаток 17).

У термінових випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасної доставки інформації адресатові, надсилаються телеграми. При складанні текстів телеграм додержують вимог, що ставляться до текстів службових листів. Характерна особливість телеграм - гранична стислість. Їх зміст має викладатися якомога чіткіше. З телеграм вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки, окрім тих, без яких зміст перекручується.

Розділові знаки пишуть скорочено з малої літери: "крп", "км", "лпки". Знаки "№" (номер), "-" (мінус), "+" (плюс), "0" (нуль) пишуть словами.

Телеграми друкуються без абзаців великими літерами з інтервалами між рядками. Переносити слова не дозволяється.

Телеграми пишуться лише з лицьового боку телеграфного бланка.

Телеграма підписується керівництвом Міністерства і засвідчується печаткою. Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту 2 - 3 інтервали.

У підписі телеграми зазначається скорочені найменування організації (умовне телеграфне найменування) і посади та прізвище особи, яка її підписала.

Візи відповідальних виконавців і укладачів проставляються на копії, що підшивається до справи.

Службові телеграми друкують у двох примірниках, перший з яких надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) - підшивають до справи.

У телеграмах-відповідях текст треба розпочинати із зазначення номера і дати документа, на який дається відповідь.

Телеграми однакового змісту, що надсилаються до одного населеного пункту кільком адресатам, передають до поштового відділення в одному примірнику. Якщо телеграми однакового змісту надсилаються до кількох населених пунктів, то вони передаються до поштового відділення за кількістю адресатів.

Телефонограма передається для оперативного вирішення службових питань.

У тексті слід уникати слів, що важко вимовляються, словосполучень і складних мовних зворотів.

Телефонограма складається в одному примірнику, підписується Міністром, першим заступником, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату або керівником структурного підрозділу і після передачі підшивається до справи.

129. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.

130. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу Міністерства, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.

Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу, з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

Керівники структурних підрозділів Міністерства завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.

Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів його апарату. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

131. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

доповідну записку, в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проект рішення колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів Міністерства, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби - проект наказу;

довідку про погодження проекту рішення із заінтересованими структурними підрозділами Міністерства та іншими установами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

132. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, або в протокольній частині колегіального органу окремо з кожного засідання.

133. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

134. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів Міністерства.

Рішення колегії доводяться до виконавців та підвідомчих підприємств і організацій наказами Міністра.

135. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

136. Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 107 - 122 цієї Інструкції.

137. Рішення колегій реалізуються шляхом видання наказів Міністерства, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.

Протоколи засідань колегії, витяги з них з окремих питань, рішення колегії реєструються у секретаря колегії.

138. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи Міністерства. Направлення працівника у відрядження здійснюється за планом Міністром, першим заступником, заступником Міністра - керівником апарату або заступником Міністра і оформляється наказом (додаток 19) із зазначенням пункту призначення, назви підприємства, строку і мети відрядження відповідно до завдання на відрядження (додаток 18).

У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи Міністерства, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я Міністра, першого заступника, заступника Міністра - керівника апарату або заступників Міністра, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник (додаток 20).

Доповідна записка разом із завданням на відрядження в межах України, проектом наказу передається Міністру, першому заступнику, заступнику Міністра - керівнику апарату або заступнику Міністра на підпис, підготовленим відповідно до абзацу другого пункту 85 цієї Інструкції, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Підписаний наказ про відрядження в межах України, доповідна записка (додаток 20) реєструються у журналі в Департаменті управління персоналом та документального забезпечення (додаток 21).

Строк і порядок відрядження визначається Міністром, першим заступником, заступником Міністра - керівником апарату або заступником Міністра відповідно до вимог Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон , затвердженої наказом Мінфіну та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України.

139. Після повернення з відрядження працівник протягом трьох робочих днів доповідає керівнику структурного підрозділу про виконання завдання та надає до відділу бухгалтерського забезпечення апарату Міністерства звіт про виконання завдання по відрядженню, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, завізований керівником структурного підрозділу, оформлені у встановленому порядку документи про витрати (додаток 22).

Процедура оформлення відряджень за кордон відбувається відповідно до вимог Положення про здійснення закордонних відряджень працівників Міністерства енергетики та вугільної промисловості України , затвердженої наказом Міністерства енергетики та вугільної промисловості України від 04.07.2011 № 251.

140. Документообіг - це проходження документів в Міністерстві з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в Міністерстві на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

141. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів в Міністерстві найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування в Міністерстві структурних підрозділів і робочих місць.

Департамент управління персоналом та документального забезпечення, структурні підрозділи Міністерства у своїй практичній роботі з документами мають систематично здійснювати заходи щодо скорочення та удосконалення документообігу в апараті Міністерства.

142. Порядок документообігу регламентується інструкцією, регламентами роботи, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

У відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра реєструються вхідні, внутрішні та вихідні документи на адресу Верховної Ради України, Президента України та Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України.

Реєстрація вхідних документів здійснюється за допомогою автоматизованої системи обліку і контролю виконання документів з використанням контрольно-облікової картки (додаток 23) або журналів (додаток 24). Усі реєстраційні картки та журнали заводяться окремо на кожен календарний рік. Відповідно і порядкова нумерація документів при реєстрації (починаючи з 1) ведеться в межах календарного року.

143. Особливості організації електронного документообігу визначаються інструкцією Міністерства з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в Міністерстві.

У разі впровадження в Міністерстві системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу Департамент управління персоналом та документального забезпечення разом із структурним підрозділом, що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

144. Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

145. Обсяг документообігу - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в Міністерстві (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік). З метою вдосконалення роботи з документами в Міністерстві щокварталу провадиться облік кількості документів.

146. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

Кількісному обліку підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи.

У Міністерстві може здійснюватись повний або вибірковий облік документів. Повний облік провадиться за всіма видами службових документів у всіх структурних підрозділах, вибірковий - за окремими групами документів або в конкретному підрозділі Міністерства. Облік документів може здійснюватися як за Міністерством в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Структурні підрозділи Міністерства складають довідки про кількість документів за квартал, що оформляються на бланках єдиної форми (додаток 25) у двох примірниках. При цьому враховуються лише ті документи, що одержані або відправлені підрозділом самостійно і не зареєстровані у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

Один примірник подається до відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра до 1 числа місяця, наступного за звітним. Довідка підписується керівником підрозділу.

147. Результати обліку та аналіз документообігу центрального апарату Міністерства здійснює відділ документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра і подається керівництву Міністерства для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.

148. Доставка вхідної кореспонденції до Міністерства здійснюється поштою, каналами електричного зв'язку, кур'єрською та фельд'єгерською службою.

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

149. Усі документи, що надходять до Міністерства, приймаються централізовано відділом документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра упродовж робочого дня.

У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються спеціалістом першої приймальні або черговим працівником.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а й години та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

150. У відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра розкриваються всі конверти, за винятком тих, що адресовані громадським організаціям, консультативно-дорадчим органам при Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України, іменних листів з написом "особисто" та конкурсним комісіям, які створені Міністерством енергетики та вугільної промисловості України. Розпечатування останніх забороняється, вони передаються за призначенням.

151. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках (додаток 26). Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

152. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

153. Факт і дата надходження документа до Міністерства обов'язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 82 цієї Інструкції.

154. Електронні носії інформації обов'язково передаються до Міністерства із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

155. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.

У неробочий час документи вищих органів державної влади та термінову кореспонденцію на ім'я керівництва Міністерства приймає спеціаліст першої приймальні Міністра (відповідальний черговий). Він перевіряє правильність її доставки. У разі приймання кореспонденції від кур'єра ця перевірка провадиться безпосередньо під час прийняття до розписки в одержанні. Незареєстровані документи, отримані з резолюцією керівництва, реєструються у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

Кореспонденція на адресу структурних підрозділів, громадських організацій, консультативно-дорадчих органів при Міністерстві, листи з позначкою "особисто" та конкурсним комісіям, які створені Міністерством енергетики та вугільної промисловості України, передається безпосередньо за призначенням або до відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра у перший робочий день.

Інші конверти спеціаліст розпечатує, перевіряючи при цьому цілісність конверта, а також документів. Про пошкодження конверта, відсутність або пошкодження документів він робить позначки у журналі реєстрації вхідної кореспонденції відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

На зворотньому боці останнього аркуша документа спеціаліст проставляє реєстраційний штамп і зазначає в ньому дату одержання, а під штампом - час одержання документа.

Після реєстрації документів спеціаліст передає їх на розгляд Міністру або першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату, який на цей час знаходиться у Міністерстві, і зазначає це в журналі. У разі відсутності зазначених осіб він робить позначку в журналі.

Одержавши кореспонденцію після розгляду її керівником, спеціаліст переписує резолюцію до журналу та в міру можливості передає документ виконавцю.

Наступного робочого дня вранці спеціаліст відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра повідомляє про одержані документи, наслідки їх розгляду і передає документи, що залишились у нього.

156. Документи, адресовані керівництву Міністерства, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.

Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

157. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на такі, що підлягають реєстрації, що не реєструються відповідно до Переліку документів, що не підлягають реєстрації (додаток 5), що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Міністерства, що можуть бути передані безпосередньо структурним підрозділам відповідно до функціональних обов'язків, а також встановлення строків виконання документів, які передаються безпосередньо структурним підрозділам Міністерства.

Обов'язковому розгляду Міністром підлягають: закони України; акти та кореспонденція Верховної Ради України, акти та розпорядження Президента України, доручення Адміністрації Президента України, постанови, розпорядження, протоколи засідань та доручення Кабінету Міністрів України, запити і звернення народних депутатів України; листи, що надходять від компаній, комітетів, центрів, підприємств та установ, підпорядкованих безпосередньо Міністерству, за підписом їх перших керівників; кореспонденція міністерств і відомств України, а також органів місцевої влади за підписом Міністрів, перших керівників відомств і місцевих органів влади; звернення громадян відповідно до статей 14, 15 Закону України "Про звернення громадян" .

На розгляд першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату передаються:

доручення органів державного управління вищого рівня, доповіді, інформація, листи, телеграми та інші документи, адресовані першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату;

кореспонденція міністерств і відомств, а також органів місцевої влади за підписом заступників міністрів, керівників відомств і місцевих органів влади, але тих, що не виконують обов'язки перших осіб.

Якщо в документах порушуються питання, що мають розв'язуватись Міністром, перший заступник, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату доповідають йому про це, подають необхідні матеріали і вносять свої пропозиції.

Під час перебування Міністра у відрядженні або відпустці документи розглядає перший заступник, заступник Міністра - керівник апарату або заступник Міністра, на якого покладено ці обов'язки.

158. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

159. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положеннями про Міністерство та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності Міністерства, номенклатурою справ, схемами проходження документів.

160. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства (додаток 27), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

Листи, що надійшли до Міністерства, з питань, вирішення яких відповідно до чинного законодавства не належить до компетенції Міністерства, у п'ятиденний строк надсилаються за належністю для розгляду порушених питань, про що повідомляється кореспондентові або повертаються кореспондентові.

161. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

162. Реєстрація актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд керівництва Міністерства, розпорядчих документів, листів за підписом керівника та його заступників, протоколів і рішень колегіальних органів проводиться централізовано у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів Міністерства, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.

Місце реєстрації окремих груп документів (накази з кадрових питань (особового складу), договори, звіти, прейскуранти тощо) визначається в інструкції Міністерства.

Реєстрації підлягають також документи, створені в Міністерстві (довідки, доповідні записки, заяви тощо).

163. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

164. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

У відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра:

акти та кореспонденція Президента України;

акти та кореспонденція Верховної Ради України;

акти та кореспонденція Кабінету Міністрів України;

накази з основної діяльності Міністерства;

документи обмеженого користування з грифом "ДСК".

Відділом з питань звернень та прийому громадян Департаменту управління персоналом та документального забезпечення:

звернення громадян;

запити та звернення народних депутатів України;

запити на інформацію.

У відділі державної служби та нагород Департаменту управління персоналом та документального забезпечення:

накази з особового складу (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, преміювання, матеріальну допомогу; накладання стягнення) працівників центрального апарату;

про надання відпусток працівникам центрального апарату Міністерства; накази про відрядження працівників центрального апарату Міністерства в межах України та за кордон;

накази з кадрових питань (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, преміювання; накладання стягнення) керівників державних підприємств, компаній, установ та організацій, які підпорядковані безпосередньо Міністерству.

Адміністративно-господарським управлінням заявки на матеріально-технічне забезпечення, тощо.

Спеціальним відділом:

накази про надання та скасування доступу до державної таємниці;

накази про щомісячну компетенцію до посадового окладу у зв'язку з роботою, яка передбачає доступ до державної таємниці.

165. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються окремо від інших документів.

Реєстрації підлягають усі внутрішні документи (накази, протоколи) у день їх підписання або затвердження керівництвом Міністерства.

Довідки, доповідні та службові записки, акти та інші документи, складені за ініціативою структурних підрозділів для внутрішнього користування, не реєструються.

Реєстраційним номером наказу є порядковий номер з початку року. До номерів наказів по особовому складу додається буква "К", з питань оплати праці - "Т", відрядження "В".

166. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

167. Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах відповідно до пункту 161 цієї Інструкції.

168. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 34 цієї Інструкції.

169. В Міністерстві може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів - журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп'ютерних програм).

170. Використання журнальної форми реєстрації документів допускається з обсягом документообігу до 600 документів на рік (додатки24 і 27).

171. Основним принципом реєстрації документів за картковою формою є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в Міністерстві лише один раз.

Документи підписані першим заступником, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату реєструються у спеціалістів приймалень у журналах реєстрації вихідної кореспонденції сторінки яких нумеруються, прошиваються і скріплюються печаткою відділу діловодства Міністерства (додаток 12).

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися літерне позначення, наприклад: 03/23-1245-ДСК, де ДСК - позначення для документів з грифом "для службового користування".

Вихідні документи на адресу Верховної Ради України, Президента України та його Адміністрації, Кабінету Міністрів України реєструються у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра. Їм присвоюється номер, який складається з літерного індексу (ВР - Верховна Рада України, НД - Народний депутат України, П - Президент України, АП - Адміністрація Президента України, КМ - Кабінет Міністрів України), через косу риску індексу структурного підрозділу та порядкового номера з початку року.

Наприклад: КМ/16-356, де КМ - індекс, який вказує, що документ направлено до Кабінету Міністрів України, 16 - індекс Департаменту управління персоналом та документального забезпечення як автора документа, 356 - порядковий номер.

Якщо документ підписано першим заступником, заступником Міністра або заступником Міністра - керівником апарату, який заміщав Міністра, то після літерного індексу ставиться відповідний індекс заступника Міністра, а далі - індекс підрозділу та порядковий номер. Наприклад: КМ/2-10-356, де індекс 2 означає, що документ підписаний першим заступником Міністра.

Реєстрація термінових вихідних документів, підписаних керівництвом Міністерства у неробочий час, вихідні та святкові дні здійснюється в окремому журналі у приймальні Міністра з присвоєнням літери "П" після порядкового номера.

Вихідному документу на адресу Верховної Ради України, Президента України та його Адміністрації, Кабінету Міністрів України присвоюється номер, який складається з літерного індексу (ВР, П, АП, НД, КМ), через косу риску індексу Міністра, першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, далі індексу структурного підрозділу та порядкового номера приймальні. Наприклад: КМ/2-16-26П, де КМ - індекс, який вказує, що документ направлено до Кабінету Міністрів України, 2 - індекс вказує, що документ підписано першим заступником Міністра, 16 - індекс Департаменту управління персоналом та документального забезпечення; 26П - порядковий номер реєстрації у приймальні.

Копія зареєстрованого вихідного документа на адресу Президента України та його Секретаріату, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України передається наступного дня до відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

Доставку вихідних документів до Секретаріату Президента, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, підписаних керівництвом Міністерства та зареєстрованих у неробочий час, вихідні та святкові дні, здійснює працівник структурного підрозділу виконавця.

Наприклад, КМ/2-16-26П, де КМ - індекс, який вказує, що документ направлено до Кабінету Міністрів України, 2 - індекс вказує, що документ підписаний першим заступником Міністра енергетики та вугільної промисловості України, 16 - індекс Департаменту управління персоналом та документального забезпечення як виконавця документа, 26П - порядковий номер приймальні.

Під час реєстрації документів, що містять інформацію про факти корупції, до реєстраційного індексу документа додається позначка "КД".

Якщо документ підготували дві чи більше установ, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих установ, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 - для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

Вихідні документи, підписані керівництвом структурного підрозділу, реєструються в департаментах, управліннях та відділах в журналах.

Вихідний номер складається з індексу структурного підрозділу, індексу справи за номенклатурою справ та порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року.

Перелік індексів, присвоєних керівництву Міністерства та структурним підрозділам центрального апарату Міністерства додається (додаток 28).

Позначка про вихідні документи-відповіді робиться в журналах реєстрації вхідних документів, де проставляється номер, дата вихідного документа та прізвище керівника, що підписав документ.

172. У відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра реєстрація ведеться на контрольно-облікових картках (додаток 23), за допомогою автоматизованої системи обліку і контролю виконання документів (далі - АСКВД), у приймальнях керівництва Міністерства, структурних підрозділів Міністерства - у журналах реєстрації вхідної кореспонденції (додаток 24).

Автоматизована реєстрація документів провадиться централізовано. Запис здійснюється з контрольно-облікової картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа - для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо.

173. У разі застосування карткової або автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка із зазначенням обов'язкових реквізитів (додаток 29).

Перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами. Порядок розміщення реквізитів в реєстраційно-контрольній картці може визначатися Міністерством.

На документах, що реєструються у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра, на нижньому полі першої сторінки документа з правого боку ставиться реєстраційний штамп, на документах, що реєструються у приймальнях та структурних підрозділах, - на зворотному боці останнього аркуша документа внизу зліва. На документах органів вищого рівня реєстраційний штамп ставиться на зворотному боці останнього аркуша документа зліва.

У реєстраційних штампах зазначається: підлягає документ поверненню до відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра чи не підлягає. Обов'язковому поверненню (під розпис у реєстрі) підлягають нормативні документи, одержані від Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, а також доручення органів вищого рівня, на які Міністерством були надані відповіді.

174. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів відділ документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра розробляє графіки передачі кореспонденції структурними підрозділами Міністерства, помічниками (секретарями) приймалень керівництва Міністерства.

175. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва Міністерства в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Відразу після реєстрації Міністру у теці з грифом "Невідкладно" передаються акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.

176. Кореспонденція, що передається Міністру, попередньо розглядається керівником Служби Міністра, який визначає, кого треба ознайомити з документом та готує проект резолюції відповідно до пункту 40 цієї Інструкції.

Керівництво Департаменту управління персоналом та документального забезпечення або керівник Служби Міністра може переглядати документи, за необхідності уточнювати виконавців документа, зміст доручення, терміни виконання, вказані в резолюції.

Помічники (секретарі) першого заступника, заступників Міністра, заступника Міністра - керівника апарату одержують кореспонденцію для керівництва Міністерства за встановленим графіком у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра, перевіряють правильність її надходження, обов'язково записують вхідний номер і час одержання документа до журналу реєстрації вхідної кореспонденції та разом з документами, що не підлягають реєстрації, негайно передають на розгляд відповідно до розподілу повноважень першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату. Вони забезпечують збереження, облік та оперативне проходження кореспонденції.

У структурних підрозділах документи реєструють у журналі реєстрації вхідної кореспонденції. На кожному зареєстрованому документі працівник, відповідальний за ведення діловодства, на звороті останнього аркуша внизу зліва проставляє індекс підрозділу, порядковий номер, дату одержання.

Закони України, постанови та інші акти Верховної Ради України, акти Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, витяги з протоколів засідань Кабінету Міністрів України працівник, відповідальний за ведення діловодства, реєструє окремо від іншої кореспонденції, без затримки передає на розгляд керівництву, а після повернення - виконавцю, при цьому постійно контролює проходження документів і забезпечує їх повернення до відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра у дводенний термін.

177. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим. У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці отримують документ в електронній формі.

178. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

Після розгляду документа керівництвом Міністерства працівник відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра переносить резолюцію на картку.

179. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через відділ документального забезпечення  та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра, в якому було зареєстровано документ. Документи, що підлягають контролю, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з обов'язковою відміткою у секторі контролю виконання документів.

180. Відповідальні за ведення діловодства в структурному підрозділі одержують кореспонденцію за встановленим графіком у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

Про надходження термінової вхідної кореспонденції відділ документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра невідкладно інформує структурні підрозділи Міністерства.

Подання документів на розгляд керівництву структурного підрозділу здійснюється відповідно до розподілу обов'язків між керівником та його заступниками. Термінова кореспонденція і документи з дорученнями керівництва Міністерства розглядаються керівником підрозділу негайно.

Керівник структурного підрозділу визначає безпосереднього виконавця документа і в разі потреби дає додаткові вказівки.

Після розгляду документів керівництвом підрозділу працівник, відповідальний за ведення діловодства, передає їх виконавцям згідно з резолюцією, про що вчиняється відповідний запис у журналі. Передача зареєстрованих і взятих на облік документів від одного виконавця іншому здійснюється тільки через працівника, відповідального за ведення діловодства. За вказівкою керівника структурного підрозділу з документом, що надійшов для ознайомлення, ознайомлюються ті працівники, яких безпосередньо стосується виконання цього документа. Спеціалісти підрозділу зобов'язані терміново ознайомитися з документом, у разі потреби зробити виписки.

Працівник, відповідальний за ведення діловодства, також стежить за тим, щоб усі зареєстровані документи після виконання доручення і документи, передані працівникам підрозділу для ознайомлення, без затримки повертались для зберігання у справах поточного діловодства структурного підрозділу або до відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра. Про проходження документів він систематично інформує керівництво структурного підрозділу.

Він зберігає всі виконані документи у справах згідно із затвердженою номенклатурою, стежить за тим, щоб на період чергової відпустки, тривалого відрядження і т.ін. виконавець передав працівникові, який його заміщатиме, всі невиконані службові документи, а також документи, потрібні для роботи, про що вчиняється запис у журналі. Приймаючи документи для підпису у керівника, спеціаліст перевіряє правильність їх оформлення: зазначення точної адреси, короткого змісту, прізвища виконавця та номера його службового телефону, наявність необхідних віз.

Підписані керівництвом документи, в тому числі телеграми, факсограми, спеціаліст реєструє в журналі реєстрації вихідної кореспонденції.

Листи на ім'я Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, незалежно від того, хто їх підписав, - Міністр або, у разі його відсутності, перший заступник, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату, реєструються у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра та в окремому журналі у приймальні Міністра з присвоєнням літери "П" після порядкового номера (термінова вихідна кореспонденція керівництва Міністерства у неробочий час, вихідні та святкові дні).

Підписані керівництвом документи, в тому числі телеграми, факсограми, спеціаліст реєструє в журналі реєстрації вихідної кореспонденції.

Після остаточного вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець вчиняє на документі запис про результати розгляду, зазначає номер і дату документа-відповіді або іншого документа, номер справи, до якої будуть підшиті всі матеріали, та ставить свій підпис.

181. Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде служба діловодства.

182. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції Міністра, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

183. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) Міністру, а у деяких випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.