З метою приведення діловодства у відповідність до вимог чинних нормативно-правових актів із діловодства і стандартів з керування документаційними процесами та встановлення в Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України єдиного порядку документування управлінської діяльності й роботи з документами

1. Затвердити та ввести в дію Інструкцію з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Інструкцію з діловодства у центральному апараті Міністерства), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату Міністерства:

2.1. Організувати разом з Департаментом управління персоналом та документального забезпечення проведення впродовж грудня 2011 року занять із вивчення працівниками структурного підрозділу положень цієї Інструкції з діловодства;

2.2. Забезпечити неухильне дотримання вимог Інструкції з діловодства у структурних підрозділах під час роботи з документами, групування документів у справи, організації зберігання справ;

2.3. Особисто контролювати виконання документів з дорученнями керівництва Міністерства.

3. Адміністративно-господарському управлінню (Дячук Г.І.) забезпечити:

3.1. Тиражування Інструкції з діловодства для всіх структурних підрозділів;

3.2. Виготовлення бланків службових документів відповідно до нових форм бланків, що додаються до Інструкції з діловодства.

4. Департаменту управління персоналом та документального забезпечення (Прокопенко І.О.) здійснювати перевірки організації діловодства та забезпечення збереженості документів у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства згідно з вимогами Інструкції з діловодства.

5. Визнати такими, що втратили чинність, накази Міністерства палива та енергетики України від 23.08.2000 № 382 "Про затвердження Інструкції з діловодства у центральному апараті Міністерства палива та енергетики України" та Міністерства вугільної промисловості України від 25.04.2007 № 137 "Про затвердження інструкції з діловодства в Міністерстві вугільної промисловості України".

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Макуху В.О.

1.1. Інструкція з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Інструкція) встановлює загальні вимоги щодо функціонування служб діловодства, документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами в центральному апараті Міністерства.

1.2. Положення Інструкції поширюються на організацію роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням, що здійснюються за допомогою програмно-технічних комплексів.

1.3. Автоматизовані технології опрацювання документної інформації в центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Міністерство) мають відповідати вимогам державних стандартів, Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (надалі - Примірна інструкція) та даної Інструкції.

1.4. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у центральному апараті Міністерства розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності центральних органів виконавчої влади, Регламенту Кабінету Міністрів України , нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади , а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.5. Відповідальність за організацію діловодства у центральному апараті Міністерства несе Міністр.

Організація діловодства в центральному апараті Міністерства покладається на Департамент управління персоналом та документального забезпечення, основним завданням якого є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в центральному апараті Міністерства на основі застосування сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням встановленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах.

У структурних підрозділах центрального апарату Міністерства виконання функціональних обов'язків з питань діловодства та документообігу керівником підрозділу покладається на призначену відповідальну особу (далі - діловод) згідно з вимогами її посадової інструкції.

1.6. Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства, додержання вимог Інструкції, а також за збереження документів, що знаходяться в структурних підрозділах, несуть їх керівники. У межах наданих їм прав вони зобов'язані:

- організовувати у структурному підрозділі документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку для передавання до архіву Міністерства;

- вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

- організовувати навчання працівників для підвищення їх кваліфікації з питань діловодства;

- здійснювати реєстрацію та облік внутрішніх документів;

- здійснювати контроль за суворим додержанням працівниками вимог щодо складання, оформлення документів та організації діловодних процесів, передбачених положеннями цієї Інструкції і державними стандартами на організаційно-розпорядчу та іншу документацію, а також щодо збереження документів у структурному підрозділі.

1.7. У разі звільнення працівника, якому передано на виконання документ, переведення його до іншого структурного підрозділу, на час відрядження або відпустки всі невиконані службові документи передаються для виконання та зберігання іншій службовій особі за розпорядженням керівника з відміткою в контрольно-облікових картках або журналі.

У разі звільнення або переміщення діловода структурного підрозділу Міністерства складається акт передачі усіх справ, що перебувають у поточному архіві, усіх закінчених справ, які підлягають передачі до архіву. Акт складається в двох примірниках, затверджується керівником структурного підрозділу Міністерства. Один примірник акта передається до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів у Міністерстві є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передачі інформації та її використання в процесі діяльності, а також визначення практичної та історичної цінності інформації з подальшим зберіганням її у відомчому або державному архіві.

2.2. У Міністерстві визначається конкретний Перелік основних видів документів, які видаються у центральному апараті (додаток 1), передбачений номенклатурою справ, необхідний і достатній для документування їх діяльності.

2.3. Управлінська діяльність Міністерства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів (наказів, рішень), вид яких визначається актами законодавства та положенням про нього.

Розпорядчий документ - це акт, що видається державним органом у процесі здійснення ним виконавсько-розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань відповідно до наданої компетенції.

2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів в Міністерстві є:

- Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим та відомчі нормативні акти;

- провадження виконавської і розпорядчої діяльності з метою виконання Міністерством, покладених на нього завдань і функцій;

- потреба у правовому регулюванні діяльності.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних організацій, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

2.5. Міністерство має право разом із супровідним листом розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня державним підприємствам, установам, організаціям та об'єднанням, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарським товариствам, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, містять посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Розпорядчий документ Міненерговугілля може бути відмінено (змінено) розпорядчим документом Міністерства або органів вищого рівня.

2.8. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегією, на засіданнях, нарадах Міністерства, фіксуються в протоколах.

2.9. Рішення колегії доводяться до виконавців та підвідомчих підприємств і організацій наказами Міністра.

2.10. Міністерство під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери його управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються тоді, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисто або по телефону), провести інструктування тощо.

2.11. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися телефоном, телеграфом, телефаксом або електронною поштою.

2.12. Довідкова і аналітична інформація в межах компетенції, встановленої посадовими інструкціями спеціалістів, фіксується в доповідних або службових записках, доповідях, довідках.

2.13. Міністерство на підставі положення про нього та інших актів, що визначають його компетенцію, видає й інші документи: плани роботи, звіти, стандарти, положення, правила і т. ін.

2.14. Накази підлягають розміщенню Управлінням інформаційно-аналітичним забезпеченням на Web-сайті Міністерства.

Департамент юридичного забезпечення веде облік актів законодавства і забезпечує підтримання їх у контрольному стані та зберіганні, для чого йому надають два примірники наказів.

2.15. Міністерство здійснює діловодство державною мовою. Службові документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, оформлюються українською або мовою країни-адресата, чи однією з мов міжнародного спілкування.

3.1. Загальні положення

3.1.1. Організація документообігу в Міністерстві має відповідати таким вимогам та передбачає:

- прямоточний рух документів (документи мають проходити найкоротшим шляхом, без повторних переміщень);

- скорочення кількості інстанцій, до яких мають потрапляти документи;

- одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення паралелізму і дублювання у роботі з ними;

- раціональне розташування в Міністерстві структурних підрозділів і робочих місць.

Департамент управління персоналом та документального забезпечення, структурні підрозділи Міністерства у своїй практичній роботі з документами мають систематично здійснювати заходи щодо скорочення та удосконалення документообігу в апараті Міністерства.

3.1.2. У відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення реєструються вхідні, внутрішні та вихідні документи на адресу Верховної Ради України, Президента України та Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України.

3.1.3. Реєстрація вхідних документів здійснюється за допомогою автоматизованої системи обліку і контролю виконання документів з використанням контрольно-облікової картки (додаток 2) або журналів (додатки 3 і 4).

3.1.4. Усі реєстраційні картки та журнали заводяться окремо на кожен календарний рік. Відповідно і порядкова нумерація документів при реєстрації (починаючи з № 1) ведеться в межах календарного року.

3.2. Приймання та первинне опрацювання документів

3.2.1. Доставка вхідної кореспонденції до Міністерства здійснюється поштою, каналами електричного зв'язку, кур'єрською та фельд'єгерською службою.

Поштою надходить письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Каналами електричного зв'язку надходять: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

3.2.2. Усі документи, що надходять до Міністерства, приймаються централізовано відділом документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення упродовж робочого дня.

У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються спеціалістом першої приймальні або черговим працівником.

3.2.3. У відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення розкриваються всі конверти, за винятком тих, що адресовані громадським організаціям, консультативно-дорадчим органам при Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України, іменних листів з написом "особисто" та конкурсним комісіям, які створені Міністерством енергетики та вугільної промисловості України. Розпечатування останніх забороняється, вони передаються за призначенням.

У разі пошкодження конверта, вчиняється запис у поштовому реєстрі.

3.2.4. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа, або коли у конверті відсутні окремі документи, чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

3.2.5. Надіслані не за адресою документи повертають відправнику.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження) відправникові направляється письмовий запит або повідомляється телефоном.

При цьому на документі вчиняється відповідний запис із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), підпису, ініціалів та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або пошкоджених вкладень, конверта, упакування, що спричинило неможливість прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, за формою (додаток 24). Один примірник акта надсилається відправникові, другий - зберігається у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

3.2.6. Факт і дата надходження документа до Міністерства обов'язково фіксується проставленням від руки або штампом у правому куті нижнього поля лицьового боку першого аркуша оригіналу документа.

Якщо кореспонденція не розкривається, штамп проставляють на конвертах (упакуваннях). У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом, відмітку ставлять на супровідному листі.

У разі подання установою-автором документа його копії до відділу документально забезпечення, на копії документа, що повертається установі-авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

3.2.7. Документи з електронними носіями обов'язково передаються із супровідним листом. При прийманні опрацьовується тільки супровідний лист.

3.2.8. У документах, надісланих факсом, перевіряють загальну кількість аркушів та відповідність їх кількості тій, що зазначена на першому аркуші, перевіряють, чи добре читається текст. Про одержання неповного факсимільного повідомлення або погану якість тексту інформують відправника.

3.3. Приймання вхідної кореспонденції у неробочий час

3.3.1. У неробочий час документи вищих органів державної влади та термінову кореспонденцію на ім'я керівництва Міністерства приймає спеціаліст першої приймальні Міністра (відповідальний черговий). Він перевіряє правильність її доставки. У разі приймання кореспонденції від кур'єра ця перевірка провадиться безпосередньо під час прийняття до розписки в одержанні. Незареєстровані документи, отримані з резолюцією керівництва, реєструються у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

3.3.2. Кореспонденція на адресу структурних підрозділів, громадських організацій, консультативно-дорадчих органів при Міністерстві, листи з позначкою "особисто" та конкурсним комісіям, які створені Міністерством енергетики та вугільної промисловості України, передається безпосередньо за призначенням або до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення у перший робочий день.

3.3.3. Інші конверти спеціаліст розпечатує, перевіряючи при цьому цілісність конверта, а також документів. Про пошкодження конверта, відсутність або пошкодження документів він робить позначки у журналі реєстрації вхідної кореспонденції відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

3.3.4. На зворотньому боці останнього аркуша документа спеціаліст проставляє реєстраційний штамп і зазначає в ньому дату одержання, а під штампом - час одержання документа.

3.3.5. Після реєстрації документів спеціаліст передає їх на розгляд Міністру або першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату, який на цей час знаходиться у Міністерстві, і зазначає це в журналі. У разі відсутності зазначених осіб він робить позначку в журналі.

Одержавши кореспонденцію після розгляду її керівником, спеціаліст переписує резолюцію до журналу та в міру можливості передає документ виконавцю.

3.3.6. Наступного робочого дня вранці спеціаліст відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення повідомляє про одержані документи, наслідки їх розгляду і передає документи, що залишились у нього.

3.4. Попередній розгляд документів

3.4.1. Документи, адресовані керівництву Міністерства, а також документи без зазначення конкретної посадової особи або структурного підрозділу, підлягають попередньому розгляду у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

3.4.2. Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.

Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.4.3. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на такі, що підлягають реєстрації, що не реєструються відповідно до Переліку документів, що не підлягають реєстрації (додаток 5), що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Міністерства, що можуть бути передані безпосередньо структурним підрозділам відповідно до функціональних обов'язків, а також встановлення строків виконання документів, які передаються безпосередньо структурним підрозділам Міністерства.

3.4.4. Обов'язковому розгляду Міністром підлягають: закони України; акти та кореспонденція Верховної Ради України, акти та розпорядження Президента України, доручення Адміністрації Президента України, постанови, розпорядження, протоколи засідань та доручення Кабінету Міністрів України, запити і звернення народних депутатів України, листи, що надходять від компаній, комітетів, центрів, підприємств та установ, підпорядкованих безпосередньо Міністерству, за підписом їх перших керівників; кореспонденція міністерств і відомств України, а також органів місцевої влади за підписом міністрів, перших керівників відомств і місцевих органів влади; звернення громадян відповідно до статей 14, 15 Закону України "Про звернення громадян" .

3.4.5. На розгляд першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату передаються:

доручення органів державного управління вищого рівня, доповіді, інформація, листи, телеграми та інші документи, адресовані першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату;

кореспонденція міністерств і відомств, а також органів місцевої влади за підписом заступників міністрів, керівників відомств і місцевих органів влади, але тих, що не виконують обов'язки перших осіб.

Якщо в документах порушуються питання, що мають розв'язуватись Міністром, перший заступник, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату доповідають йому про це, подають необхідні матеріали і вносять свої пропозиції.

3.4.6. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положеннями про Міністерство та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурою справ, схемами проходження документів.

3.4.7. Під час перебування Міністра у відрядженні або відпустці документи розглядає перший заступник, заступник Міністра - керівник апарату або заступник Міністра, на якого покладено ці обов'язки.

3.4.8. Листи, що надійшли до Міністерства, з питань, вирішення яких відповідно до чинного законодавства не належить до компетенції Міністерства, у п'ятиденний строк надсилаються за належністю для розгляду порушених питань, про що повідомляється кореспондентові або повертаються кореспондентові.

3.5. Реєстрація документів

3.5.1. Загальні положення

3.5.1.1. Реєстрація документів - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або одержання шляхом зазначення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

3.5.1.2. Реєстрація документів провадиться централізовано у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

3.5.1.3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в Міністерстві, так і ті, що надходять від інших установ або громадян.

3.5.1.4. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в Міністерстві лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

3.5.1.5. Окремо реєструються:

3.5.1.5.1. У відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення:

акти та кореспонденція Президента України;

акти та кореспонденція Верховної Ради України;

акти та кореспонденція Кабінету Міністрів України;

накази з основної діяльності Міністерства;

документи обмеженого користування з грифом "ДСК".

3.5.1.5.2. Відділом з питань звернень та прийому громадян Департаменту управління персоналом та документального забезпечення:

звернення громадян;

запити та звернення народних депутатів України;

запити на інформацію.

3.5.1.5.3. У відділі державної служби та нагород Департаменту управління персоналом та документального забезпечення:

накази з особового складу (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, преміювання, матеріальну допомогу; накладання стягнення) працівників центрального апарату;

про надання відпусток працівникам центрального апарату Міністерства;

накази з кадрових питань (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, преміювання; накладання стягнення) керівників державних підприємств, компаній, установ та організацій, які підпорядковані безпосередньо Міністерству.

3.5.1.5.4. Адміністративно-господарським управлінням:

накази про відрядження працівників в межах України;

заявки на матеріально-технічне забезпечення тощо.

3.5.1.5.5. Департаментом з питань євроінтеграції та міжнародного співробітництва - накази про відрядження працівників центрального апарату Міністерства за кордон.

3.5.1.6. Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, накази з основної діяльності, рішення колегії тощо.

3.5.2. Реєстрація вхідних документів

3.5.2.1. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з індексу реєстраційної групи кореспондентів (додаток 6) і порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року. Після надходження документа до структурного підрозділу цей номер доповнюється індексом справи за номенклатурою справ.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Реєстраційний індекс складається з його порядкового номера у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексом за номенклатурою, кореспондентів, посадових осіб, виконавців, питань діяльності тощо.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної правобіжною похилою рискою. Послідовність написання частин індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється - вхідний, вихідний чи внутрішній.

Наприклад:

3.5.2.2. У відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення реєстрація ведеться на контрольно-облікових картках (додаток 2), за допомогою автоматизованої системи обліку і контролю виконання документів, у приймальнях керівництва Міністерства, структурних підрозділів Міністерства - у журналах реєстрації вхідної кореспонденції (додаток 3).

3.5.2.3. На документах, що реєструються у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення, на нижньому полі першої сторінки документа з правого боку ставиться реєстраційний штамп, на документах, що реєструються у приймальнях та структурних підрозділах, - на зворотньому боці останнього аркуша документа внизу зліва. На документах органів вищого рівня реєстраційний штамп ставиться на зворотньому боці останнього аркуша документа зліва.

У реєстраційних штампах зазначається, підлягає документ поверненню до відділі документального забезпечення чи не підлягає. Обов'язковому поверненню (під розпис у реєстрі) підлягають нормативні документи, одержані від Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, а також доручення органів вищого рівня, на які Міністерством були надані відповіді.

3.5.2.4. Автоматизована реєстрація документів провадиться централізовано. Запис здійснюється з контрольно-облікової картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа - для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних.

3.5.3. Порядок реєстрації внутрішніх документів

3.5.3.1. Реєстрації підлягають усі внутрішні документи (накази, протоколи) у день їх підписання або затвердження керівництвом Міністерства.

3.5.3.2. Внутрішні документи реєструються:

протоколи засідань колегії, витяги з них з окремих питань, рішення колегії - у секретаря колегії;

накази щодо особового складу та з питань оплати праці працівників центрального апарату - у Департаменті управління персоналом та документального забезпечення;

накази з кадрових питань керівників підприємств - в Департаменті управління персоналом та документального забезпечення;

накази з питань основної діяльності - у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення;

накази про відрядження в межах України - в Департаменті управління персоналом та документального забезпечення;

накази про відрядження за кордон - в Департаменті управління персоналом та документального забезпечення;

протоколи нарад у керівництва Міністерства - у спеціалістів приймалень керівників Міністерства.

Довідки, доповідні та службові записки, акти та інші документи, складені за ініціативою структурних підрозділів для внутрішнього користування, не реєструються.

3.5.3.3. Реєстраційним номером наказу є порядковий номер з початку року. До номерів наказів по особовому складу додається буква "К", з питань оплати праці - "Т", відрядження "В".

3.5.3.4. Протоколам нарад у керівництва Міністерства присвоюються реєстраційні номери також, як і розпорядженням, але з доданням літер "ПР".

3.5.3.5. Накази підготовлені спільно з іншими міністерствами та відомствами, реєструються з присвоєнням їм реєстраційних номерів та дати цих міністерств і відомств. Дата спільного наказу - єдина, відповідає даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа складається із реєстраційних індексів, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів.

3.5.3.6. Протоколи нарад у керівництва структурних підрозділів реєструються в структурних підрозділах Міністерства з присвоєнням їм порядкових номерів з початку року.

Протоколи, що підготовлені спільно з іншими структурними підрозділами центрального апарату, реєструються із зазначенням реєстраційних номерів цих підрозділів. Номери документів пишуться через риску.

3.5.4. Реєстраційний індекс вихідних документів

У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується таким чином: індекс посадової особи, яка підписала вихідний лист, через правобіжну похилу риску, індекс структурного підрозділу, який підготував лист, через тире порядковий номер реєстрації вихідного документа, наприклад:

3.5.4.1. Документи, підписані Міністром, першим заступником, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату реєструються у спеціалістів приймалень у журналах реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 4). Вихідний номер складається з індексу Міністра, першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, індексу підрозділу та порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року.

3.5.4.2. З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися літерне позначення, наприклад: 03/23.1245-ДСК, де ДСК - позначення для документів з грифом "для службового користування".

3.5.4.3. Вихідні документи на адресу Верховної Ради України, Президента України та його Адміністрації, Кабінету Міністрів України реєструються у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення. Їм присвоюється номер, який складається з літерного індексу (ВР - Верховна Рада України, П - Президент України, АП - Адміністрація Президента України, КМ - Кабінет Міністрів України), через косу риску індексу структурного підрозділу та порядкового номера з початку року.

Наприклад: КМ/16-356, де КМ - індекс, який вказує, що документ направлено до Кабінету Міністрів України, 16 - індекс Департаменту управління персоналом та документального забезпечення як автора документа, 356 - порядковий номер.

3.5.4.4. Якщо документ підписано першим заступником, заступником Міністра або заступником Міністра - керівником апарату, який заміщав Міністра, то після літерного індексу ставиться відповідний індекс заступника Міністра, а далі - індекс підрозділу та порядковий номер. Наприклад: КМ/2-10-356, де індекс 2 означає, що документ підписаний першим заступником Міністра.

3.5.4.5. Реєстрація термінових вихідних документів, підписаних керівництвом Міністерства у неробочий час, вихідні та святкові дні здійснюється в окремому журналі у приймальні Міністра з присвоєнням літери "П" після порядкового номеру.

Вихідному документу на адресу Верховної Ради України, Президента України та його Адміністрації, Кабінету Міністрів України присвоюється номер, який складається з літерного індексу (ВР, П, АП, КМ), через косу риску індексу Міністра, першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, далі індексу структурного підрозділу та порядкового номеру приймальні. Наприклад: КМ/2-16-26П, де КМ - індекс, який вказує, що документ направлено до Кабінету Міністрів України, 2 - індекс вказує, що документ підписано першим заступником Міністра, 16 - індекс Департамент управління персоналом та документального забезпечення; 26П - порядковий номер реєстрації у приймальні.

3.5.4.6. Копія зареєстрованого вихідного документа на адресу Президента України та його Секретаріату, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України передається наступного дня до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

Доставку вихідних документів до Секретаріату Президента, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, підписаних керівництвом Міністерства та зареєстрованих у неробочий час, вихідні та святкові дні, здійснює працівник структурного підрозділу виконавця

Наприклад, КМ/2-16-26П, де КМ - індекс, який вказує, що документ направлено до Кабінету Міністрів України, 2 - індекс вказує, що документ підписаний Першим заступником Міністра енергетики та вугільної промисловості України, 16 - індекс Департаменту управління персоналом та документального забезпечення, як виконавця документа, 26П - порядковий номер приймальні.

3.5.4.7. Під час реєстрації документів, що містять інформацію про факти корупції, до реєстраційного індексу документа додається позначка "КД".

Якщо документ підготували дві чи більше установ, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих установ, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02.11/208 - для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

3.6. Організація проходження документів

3.6.1. Для забезпечення ритмічної роботи відділ документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення затверджує графік одержання кореспонденції структурними підрозділами Міністерства, помічниками (секретарями) приймалень керівництва Міністерства.

3.6.2. Зареєстровані документи на розгляд керівництву Міністерства передаються в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Міністру відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом "Невідкладно".

3.6.3. Кореспонденція, що передається Міністру, попередньо розглядається керівником Служби Міністра, який визначає, кого треба ознайомити з документом та готує проект резолюції.

Резолюція має містити ясну та вичерпну вказівку про порядок та характер виконання документа й включати такі обов'язкові елементи:

прізвище особи, відповідальної за виконання документа (якщо таких осіб декілька, то відповідальним за виконання документа в цілому є особа, зазначена першою);

зміст дій для виконання документа (доручення);

конкретний термін виконання;

особистий підпис керівника;

дата розгляду документа.

3.6.4. Керівництво Департаменту управління персоналом та документального забезпечення або керівник Служби Міністра може переглядати документи, за необхідності уточнювати виконавців документа, зміст доручення, терміни виконання, вказані в резолюції.

3.6.5. Помічники (секретарі) першого заступника, заступників Міністра, заступника Міністра - керівника апарату одержують кореспонденцію для керівництва Міністерства за встановленим графіком у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення, перевіряють правильність її надходження, обов'язково записують вхідний номер і час одержання документа до журналу реєстрації вхідної кореспонденції та разом з документами, що не підлягають реєстрації, негайно передають на розгляд відповідно до розподілу повноважень першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату. Вони забезпечують збереження, облік та оперативне проходження кореспонденції.

3.6.6. Про надходження термінової вхідної кореспонденції відділ документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення невідкладно інформує помічників керівництва Міністерства та передає доручення для розгляду.

3.6.7. Документи, розглянуті керівництвом Міністерства, спеціалісти приймалень терміново передають до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення або іншому керівникові, якого вони обслуговують, про що вчиняється запис у журналі реєстрації вхідної кореспонденції.

3.6.8. У разі одержання від керівника незареєстрованих документів їх також записують у журналі реєстрації вхідної кореспонденції і передають до відділу документального забезпечення. При цьому зазначаються кореспондент, номер листа, дата відправлення, короткий зміст і дата одержання.

3.6.9. Після розгляду документа керівництвом Міністерства працівник відділу документального забезпечення переносить резолюцію на картку.

Документи, які мають виконувати кілька структурних підрозділів, передаються виконавцям по черзі або одночасно у копіях. Оригінал передається головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

Документи передають виконавцям з відповідною відміткою в реєстраційній формі, в якій має міститися інформація про місцезнаходження оригіналу документа та його копій.

3.6.10. Приймаючи документи для підпису у керівника, спеціаліст перевіряє правильність їх оформлення: зазначення точної адреси, короткого змісту, прізвища виконавця та номера його службового телефону, наявність необхідних віз.

Документи виконуються державною мовою, за винятком тих, які згідно вимог чинного законодавства можуть складатися іноземною мовою.

Неправильно оформлені документи спеціаліст повертає виконавцю.

3.6.11. Підписані керівництвом документи, в тому числі телеграми, факсограми, спеціаліст реєструє в журналі реєстрації вихідної кореспонденції.

Листи на ім'я Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, незалежно від того, хто їх підписав - Міністр або, у разі його відсутності, перший заступник, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату, реєструються у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення та в окремому журналі у приймальні Міністра з присвоєнням літери "П" після порядкового номеру (термінова вихідна кореспонденція керівництвом Міністерства у неробочий час, вихідні та святкові дні).

3.6.12. Доповідні записки керівників структурних підрозділів спеціалісти приймалень реєструють у журналі реєстрації вхідної кореспонденції і після розгляду першого заступника, заступників Міністра, заступника Міністра - керівника апарату передають безпосередньо виконавцю під розписку у цьому ж журналі.

3.7. Порядок проходження документів у структурних підрозділах

3.7.1. Діловодство в структурних підрозділах покладається керівником відповідного департаменту, управління або відділу на одного з працівників. Його завданням є приймання, реєстрація, пошук, оформлення, зберігання, відправлення та контроль за виконанням документів у підрозділі відповідно до посадової інструкції працівника, відповідального за ведення діловодства в структурному підрозділі Міністерства.

3.7.2. Відповідальні за ведення діловодства в структурному підрозділі одержують кореспонденцію за встановленим графіком у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

Про надходження термінової вхідної кореспонденції відділ документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення невідкладно інформує структурні підрозділи Міністерства.

3.7.3. Документи реєструють у журналі реєстрації вхідної кореспонденції.

На кожному зареєстрованому документі працівник, відповідальний за ведення діловодства, на звороті останнього аркуша внизу зліва проставляє індекс підрозділу, порядковий номер, дату одержання документа.

3.7.4. Подання документів на розгляд керівництву структурного підрозділу здійснюється відповідно до розподілу обов'язків між керівником та його заступниками. Термінова кореспонденція і документи з дорученнями керівництва Міністерства розглядаються керівником підрозділу негайно.

3.7.5. Керівник структурного підрозділу визначає безпосереднього виконавця документа і в разі потреби дає додаткові вказівки.

3.7.6. Після розгляду документів керівництвом підрозділу працівник, відповідальний за ведення діловодства, передає їх виконавцям згідно з резолюцією, про що вчиняється відповідний запис у журналі.

3.7.7. Закони України, постанови та інші акти Верховної Ради України, актами Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, витяги з протоколів засідань Кабінету Міністрів України працівник, відповідальний за ведення діловодства, реєструє окремо від іншої кореспонденції, без затримки передає на розгляд керівництву, а після повернення - виконавцю, при цьому постійно контролює проходження документів і забезпечує їх повернення до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення у дводенний термін.

3.7.8. Передача зареєстрованих і взятих на облік документів від одного виконавця іншому здійснюється тільки через працівника, відповідального за ведення діловодства.

Він зберігає всі виконані документи у справах згідно із затвердженою номенклатурою, стежить за тим, щоб на період чергової відпустки, тривалого відрядження і т. ін. виконавець передав працівникові, який його заміщатиме, всі невиконані службові документи, а також документи, потрібні для роботи, про що вчиняється запис у журналі.

3.7.9. Після остаточного вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець вчиняє на документі запис про результати розгляду, зазначає номер і дату документа-відповіді або іншого документа, номер справи, до якої будуть підшиті всі матеріали, та ставить свій підпис.

3.7.10. За вказівкою керівника структурного підрозділу з документом, що надійшов для ознайомлення, ознайомлюються ті працівники, яких безпосередньо стосується виконання цього документа. Спеціалісти підрозділу зобов'язані терміново ознайомитися з документом, у разі потреби зробити виписки.

3.7.11. Працівник, відповідальний за ведення діловодства, також стежить за тим, щоб усі зареєстровані документи після виконання доручення і документи, передані працівникам підрозділу для ознайомлення, без затримки повертались для зберігання у справах поточного діловодства структурного підрозділу або до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення. Про проходження документів він систематично інформує керівництво структурного підрозділу.

3.7.12. Передавання документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через відділ документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення, де зареєстровано документ. Документи, що підлягають контролю, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з обов'язковою відміткою у секторі контролю виконання документів.

4.1. Вимоги до оформлення документів

Під час складання та оформлення службових документів необхідно додержуватися вимог встановлених чинним законодавством, що сприяють їх оперативному виконанню і подальшому використанню.

Службові документи виготовляють із дотриманням вимог щодо оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформляти рукописним способом.

4.1.1. Для друкування текстів службових документів використовують гарнітуру Times New Roman, шрифт розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Реквізит "Прізвище виконавця і номер його телефону", текст у вигляді таблиць дозволяється друкувати розміром шрифту 8 - 12 друкарських пунктів.

При друкуванні заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт або напівжирний курсив.

4.1.2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 мм) рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 (148 х 210 мм) - через 1 міжрядковий інтервал.

4.1.3. Текст документа, що подається на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України, друкується на папері формату А4 з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкових інтервали.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5 міжрядковим інтервалом.

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 - 3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

4.1.4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка назви посади.

4.1.5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

4.1.6. Оформлюючи документи, слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

92 мм - для реквізиту "Адресат";

104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

4.1.7. Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

4.1.8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 мм від межі лівого поля.

4.1.9. Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

4.1.10. У разі оформлення документів на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки пронумеровуються.

Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

4.1.11. Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицевому і зворотному боці аркуша.

4.2. Бланки документів

4.2.1. Організаційно-розпорядчі документи оформляються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції. Для виготовлення бланків використовується папір форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Дозволено використовувати бланки А3 (297 х 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 мм) для резолюцій (доручень).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.2.2. Як правило, всі службові документи оформляються на бланках Міністерства. Державні стандарти та ця Інструкція встановлюють щодо бланків документів такі вимоги:

бланки виготовляються двох видів - для листів і для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 7 - 13);

бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів) способом;

бланки Міністерства повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів;

бланки структурних підрозділів центрального апарату Міністерства виготовляються за допомогою комп'ютерної техніки.

4.2.3. Бланки документів повинні мати такі поля, мм:

30 - лівий;

10 - правий;

20 - верхній та нижній.

4.2.4. Бланки, виготовлені в друкарні, обов'язково обліковуються. Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або іншим способом, розташовують на нижньому березі зворотного боку бланка або на лівому березі лицьового боку бланка.

Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених Міністерством за допомогою комп'ютерної техніки, приймає Міністр. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, призначаються розпорядчим документом. Порядок обліку, зберігання та використання бланків, штампів, печаток у центральному апараті Міністерства визначається наказом Міністерства енергетики та вугільної промисловості України.

4.2.5. Не на бланках оформлюють деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох установ.

4.3. Оформлення реквізитів документів

4.3.1. Службовий документ, що складається в Міністерстві, має обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додатки 14): найменування установи - автора документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього потребує призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" вносяться до державного реєстру, мають у верхньому кутку після номера акт чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію (додаток 15).

4.3.2. Зображення Державного Герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року № 2137 "Про Державний герб України".

Зображення Державного Герба України розміщують на верхньому полі бланка з кутовою розташованістю реквізитів над серединою рядків з назвою Міністерства, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 мм, ширина - 12 мм.

4.3.3. Скорочене та повне найменування Міністерства має відповідати найменуванню, зазначеному у його Положенні . Скорочену назву подають (у дужках або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

4.3.4. Довідкові дані містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо). Ці дані розміщують нижче назви Міністерства або структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначають в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, назва району, області, поштовий індекс.

4.3.5. Назва виду документа зазначається на всіх документах, за винятком листів. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і має відповідати організаційно-правовому статусу установи, змісту управлінської діяльності та видам документів.

4.3.6. Заголовок до тексту документа має містити стислий виклад змісту документа. Він має бути максимально стислим і змістовним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок формулюється укладачем документа. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж правилами.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (148 х 210 мм), зокрема, супровідні листи, телеграми, телефонограми.

4.4. Датування документів

4.4.1. Датою документа є дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації, видання. Дату документа оформлюють арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік.

День місяця і місяць проставляють двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма арабськими цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Якщо один з елементів дати складається лише з однієї цифри, перед нею ставиться нуль.

Наприклад: 02.09.2011

4.4.2. Дату можна оформлювати й у черговості (2011.03.04.). Такий спосіб датування інколи використовують у листуванні з іноземними партнерами.

У текстах нормативно-правових актів і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р.

4.4.3. Якщо документ складений не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка підписує або затверджує документ.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

4.4.4. Дата спільного документа двох або більше установ - єдина, відповідає даті найпізнішого підпису.

4.5. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

4.6. Адресування документів

4.6.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

4.6.2. Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

4.6.3. У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресат необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Документ не може містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.6.4. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи мають відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

4.6.5. У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається прізвище, ім'я та по батькові чи ініціал(и) у називному відмінку, потім поштова адреса, наприклад:

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

4.7. Текст документа

4.7.1. Текст документа містить інформацію, задля фіксування якої створено документ. Він має бути викладеним стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не мають змістового навантаження.

4.7.2. У написанні службових документів застосовується діловий стиль з нейтральним тоном викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Зміст документа, як правило, має стосуватися одного питання, сформульованого в заголовку до тексту.

4.7.3. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільно складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, розпорядчих документів, листів.

Суцільний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета для складання документа. У другій (заключній) - висновки, пропозиції, рішення, прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

4.7.4. У тексті документа, підготовленого на підставі документів інших установ або раніше виданих документів, зазначають їх реквізити у такій послідовності:

назва документа, назва установи-автора, дата документа, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

4.7.5. Для полегшеного сприйняття документа, текст поділяють на абзаци.

Тексти складних і великих за обсягом документів (правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами, наприклад:

1. Розділ

1.1. Підрозділ

1.1.1. Пункт

1.1.1.1. Підпункт

4.7.6. Цифрова система нумерації частин тексту базується на таких правилах:

кожна складова частина тексту, яка відповідає поняттям "частина", "розділ", "пункт", "підпункт", одержує свій номер;

номери позначаються лише арабськими цифрами;

після кожної цифри ставиться крапка;

як правило номер кожної складової частини включає всі номери відповідних складових частин вищих ступенів поділу: розділи нумеруються 1, 2, 3 (відповідно - перший, другий, третій); підрозділи - 1.1.; 1.2.; 1.3. (перший підрозділ першого розділу, другий підрозділ першого розділу; третій підрозділ першого розділу); пункти нумеруються так: 1.1.2.; 3.1.2. (другий пункт першого підрозділу першого розділу; другий пункт першого підрозділу третього розділу);

номери найбільших за обсягом частин тексту - перший, найвищий ступінь поділу - складаються з однієї цифри (1);

на другому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з двох цифр (1.2.).

4.7.7. Текст документа викладається державною мовою з використанням однозначної, чіткої та зрозумілої термінології. Якщо якийсь термін має кілька значень, то з тексту має бути зрозуміло, в якому з них застосовується він у цьому документі.

4.7.8. Посилання на інші пункти документа, а також на раніше видані відомчі акти наводяться лише у тих випадках, коли необхідно показати їх взаємний зв'язок або уникнути повторення. Посилання на раніше виданий акт містить його найменування, дату та номер, назву органу, що видав акт, а також дату та номер державної реєстрації (відомчого акта).

4.7.9. Якщо в документі необхідно навести переліки (осіб, органів, робіт тощо), таблиці, графіки, карти, зразки документів, бланків, схем, їх, як правило, розміщують у додатку. У відповідних пунктах документа даються посилання на додатки.

Найменування організацій та інших об'єктів зазначається в суворій відповідності з офіційними найменуваннями, передбаченими статутами та положеннями про їх правовий статус, рішеннями про їх утворення та іншими документами.

4.7.10. Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими здійснюється описування об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за низкою ознак. Заголовки граф таблиці пишуть з великої літери. Підзаголовки - з малої літери, якщо вони складають одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в заголовках і підзаголовках граф не ставлять.

4.7.11. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці формулюються іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживають лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. У таблицях, які складаються з кількох сторінок, щоб не переносити на нову сторінку заголовок, графи таблиці нумерують і на кожній наступній сторінці переміщують лише рядок з номерами граф. У верхньому правому куті другого та наступних аркушів таблиці зазначають "Продовження таблиці".

4.7.12. Проекти документів ретельно підготовлюються, відредаговуються та чітко надруковуються на бланках Міністерства.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України за рішенням Міністра - на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків;

інших службових документів - на керівників структурних підрозділів Міністерства.

4.7.13. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі посадові особи.

В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на заступників керівників цих органів.

4.8. Резолюція

4.8.1. Резолюція - це напис на документі, в якому посадова особа висловила зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвища, ініціала(ів) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, строку виконання, особистого підпису керівника, дати.

4.8.2. Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена першою. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.8.3. Резолюція проставляється безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на тексті та не на полі документа, призначеному для підшивання.

Якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого він стосується.

4.9. Позначка про проходження, виконання документа і направлення його до справи

4.9.1. Під час проходження документа в Міністерстві обов'язково робляться такі позначки:

- про надходження (реєстрацію) документа;

- про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

- про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:

4.9.2. Позначка "До справи" свідчить про те, що робота над документом завершена;

- про перенесення даних на магнітний носій - на нижньому правому полі першого аркуша документа слова "Перенесено на магнітний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.

4.9.3. Кожний документ має позначку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотньому боці останнього аркуша документа, наприклад:

4.10. Оформлення додатків до документів

4.10.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими;

документами (інструкції, положення, правила тощо);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом.

4.10.2. На додатках, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами, проставляють гриф затвердження. У відповідних пунктах розпорядчої частини робиться посилання: "(додається)". Якщо до документів, що затверджуються розпорядчим документом (інструкції, положення, правила тощо), є додатки, то позначку роблять на верхньому правому куті першого аркуша додатка, наприклад:

4.10.3. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа мають позначку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

У тексті основного документа робиться посилання на наявність додатків: "(додаток 1)"; "(відповідно до додатку 2)", "(див. додаток 3)".

Додатки оформляються на стандартних аркушах. На другому та наступних аркушах додатка зазначається: "Продовження додатка 5", "Продовження додатка 7".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

4.10.4. Усі додатки до документів підписують керівники структурних підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша документа.

Додатки, що є самостійними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом, оформляються в такому порядку:

про наявність додатків до документа зазначається після тексту документа перед підписом;

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітку про наявність додатків оформляють так:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.;

якщо документ має додатки, повна назва яких у тексті не наводиться, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на I квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим.;

2. Графік робіт на I квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим.;

якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітку про наявність додатка оформляють так:

Додатки:

Лист Міністерства юстиції України від 20.01.2011 № 10 і додаток до нього, всього на 20 арк. у 1 прим.;

у разі великої кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додатки: згідно з описом на 3 арк.;

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

4.11. Особливості складання та підготовки окремих видів службових документів

4.11.1. Загальні положення

4.11.1.1. Підготовка документів на адресу органів вищого рівня, організацій, установ, підприємств здійснюється, незалежно від того, хто є їх ініціатором, виключно департаментами, управліннями та відділами центрального апарату Міністерства.

4.11.1.2. Структурні підрозділи Міністерства, а також державні підприємства, установи, організації та об'єднання, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарські товариства, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави у межах своєї компетенції можуть складати проекти документів, текст яких повинен бути належним чином відредагований і оформленні з дотриманням чинного законодавства. Проекти таких документів подаються до Міністерства разом із супровідним листом, підписаним керівником, а в разі необхідності - з пояснювальною запискою, економічним обґрунтуванням, довідковим та аналітичним матеріалами.

Документи, підготовлені підвідомчими підприємствами, установами, організаціями, безпосередньо на підписання керівництвом Міністерства не приймаються.

Одержаний проект документа за дорученням керівництва Міністерства опрацьовується відповідним структурним підрозділом центрального апарату, який здійснює аналіз, експертизу проекту і обґрунтувань, редагування тексту проекту, його погодження з причетними департаментами, управліннями або відділами і подає на підписання.

4.11.1.3. Складання проекту документа починається з визначення кола питань, які слід вирішити. До нього включаються норми, що стосуються одного або кількох питань, безпосередньо пов'язаних між собою за змістом.

4.11.1.4. Для підготовки та оформлення проектів законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, наказів Міненерговугілля слід керуватися Методичними рекомендаціями затвердженими наказом Мінпаливенерго від 20 квітня 2010 року № 153, із змінами і доповненнями, внесеними наказом Мінпаливенерго від 22 вересня 2010 року № 371.

Якщо є потреба у прийнятті рішення Кабінетом Міністрів України, то з урахуванням завдань удосконалення законодавства визначають зміст рішення та його місце у відповідній галузі законодавства, а також вирішують, чи треба підготувати акт, що охоплює всі питання, або достатньо обмежитися підготовкою акта про внесення змін та доповнень до раніше прийнятих актів.

4.11.1.5. У проекті документа не можна допускати будь-яких суперечностей чинному законодавству України, Конституції України , а також актам Міністерства, прийнятих відповідно до його компетенції. Це правило не стосується тих норм, які проектом передбачається змінити або визнати такими, що втратили чинність.

Якщо проект стосується відносин, що регулюються міжнародними угодами, в яких бере участь Україна, або загальноприйнятими нормами міжнародного права, то відповідні положення проекту не повинні суперечити також цим угодам і нормам.

4.11.1.6. Проект, який передбачено підготувати спільно з іншими органами, після завершення його підготовки надсилається на офіційне погодження їх керівництву.

4.11.1.7. Проекти документів органів вищого рівня, підготовлені Міністерством подаються на розгляд іншим органам разом із супровідним листом, підписаним Міністром, а в разі його відсутності - посадовою особою, яка його заміщає, та з пояснювальною запискою, що містить необхідні обґрунтування і прогнози очікуваних соціально-економічних та інших результатів реалізації рішень.

4.11.1.8. Проекти нормативно-правових актів підлягають обов'язковому погодженню з причетними органами державної виконавчої влади, державними, громадськими та іншими організаціями. Проекти актів Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України підготовлені Міненерговугіллям розробляються і погоджуються у порядку визначеному Регламентом Кабінету Міністрів України , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 року № 950.

4.11.1.9. Проекти вищезазначених рішень оформляються на стандартних аркушах паперу (не на бланках) і містять такі реквізити та складові частини: найменування органу, що видає документ; вид документа; заголовок; текст, візи, відмітку про наявність додатків (якщо вони є). У правому верхньому кутку лицьового боку першої сторінки документа робиться позначка "Проект".

Проекти рішень, що подаються Верховній Раді України, Президенту України, Кабінету Міністрів України, візує Міністр чи особа, що його заміщає. Копії проекту, що залишаються у Міністерстві та підшиваються до справи, візуються керівниками структурних підрозділів Міністерства, з якими проект погоджено, директором Департаменту юридичного забезпечення, першим заступником, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату, редактором. На зворотньому боці останньої сторінки копії документа зазначається найменування структурного підрозділу Міністерства, прізвище та номер телефону виконавця.

4.11.1.10. У разі адресування документа одночасно Верховній Раді України, Президенту України, Кабінету Міністрів України, установам та організаціям, до вищих органів слід надсилати перші примірники із зазначенням лише одного адресата.

У примірниках, що надсилаються іншим організаціям, пишуться всі адресати.

4.11.2. Накази

У межах своїх повноважень, на основі і на виконання Конституції та законів України, актів і доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України Міністерство видає накази, організовує і контролює їх виконання.

Накази, які відповідно до закону є регуляторними актами, розробляються, розглядаються, приймаються та оприлюднюються з урахуванням вимог Закону України "Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності" .

Наказами оформлюють рішення нормативно-правового характеру з основних питань діяльності Міністерства, адміністративно-господарських і кадрових питань.

4.11.2.1. Проект наказу готують і вносять структурні підрозділи за дорученням керівництва Міністерства чи власною ініціативою.

Кадрові питання оформляються наказами з особового складу (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо). Проекти таких наказів готує Департамент управління персоналом та документального забезпечення на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

4.11.2.2. Накази підписує Міністр, а у разі його тривалої відсутності (більше 3 робочих днів), посадова особа, яка виконує його обов'язки.

Після підписання жодних виправлень до наказу вже не вносять.

4.11.2.3. Наказ оформляють на бланку наказу (додаток 9). Зміст наказу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження.", "Про введення.", "Про створення.",) або іменника, що вказує на предмет ("Про підсумки.", "Про заходи.").

4.11.2.4. Текст наказу з основної діяльності та адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету складання наказу. Вона може починатися словами "на виконання", "з метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, то у констатуючій частині зазначають назву цього документа, його автора, дату, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

4.11.2.5. Розпорядчу частину наказу починають зі слова НАКАЗУЮ, яке друкується з нового рядка, великими літерами, без відступу від лівого поля і лапок, після нього ставлять двокрапку.

Розпорядчу частину розбивають на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті зазначаються виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), викладаються конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі й узагальнено, наприклад: "керівникам структурних підрозділів".

4.11.2.6. Кожен пункт (підпункт) містить лише одне завдання (доручення) з одного конкретного питання та термін виконання. Якщо завдання (доручення) дається керівнику організації або підприємства Міненерговугілля, то першим виконавцем слід визначити відповідний департамент, управління або відділ Міністерства.

В останньому пункті розпорядчого документа зазначають управління та прізвище посадової особи, яким доручається контроль виконання документа.

Слід уникати неконкретних доручень, наприклад: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

4.11.2.7. Якщо до чинного наказу вносяться зміни чи доповнення до його окремих положень, то вони оформляються окремим розпорядчим документом (наказом), який містить заголовок: "Про внесення змін до наказу..." із зазначенням дати, номера, назви розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається таким пунктом: "1. Унести зміни до.", далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

"1.1. Пункт 2 наказу викласти в такій редакції: ...";

"1.2. Пункт 3 наказу вилучити";

"1.3. Абзац другий пункту 4.2 наказу доповнити словами ...";

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші, то в першому пункті розпорядчої частини наказу зазначають:

"1. Унести зміни до ... (додаються)".

4.11.2.8. Останній пункт розпорядчої частини містить відомості про підрозділ або посадову особу, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

До наказів не включається пункт "Наказ довести до відома ...". Установи, структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у розрахунку розсилки (додаток 16), який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до служби діловодства після підписання розпорядчого документа.

4.11.3. Накази з кадрових питань оформляють у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація лише про одного працівника, у зведених - про кількох, незалежно від того, під які управлінські дії вони підпадають (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

4.11.3.1. Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення. ", "Про прийняття. ".

У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про особовий склад", "Про кадрові питання".

У тексті наказів з особового складу, як правило, немає констатуючої частини, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою.

4.11.3.2. У такому випадку в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний нормативно-правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повна назва (заголовок),

4.11.3.3. Розпорядчу частину наказу починають, як правило, дієсловом, що точно позначає дію: прийняти, призначити, перевести, звільнити, відрядити, надати, оголосити тощо. Далі друкують великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і рядковими - ім'я, по батькові та текст наказу.

У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщують за алфавітом.

4.11.3.4. У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу, надбавок та доплат.

У зведених наказах з особового складу пункти розпорядчої частини наказу друкують у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення. Ці пункти не містять інформації з різними строками зберігання.

До кожного пункту зазначається підстава щодо його складання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

4.11.3.5. Працівники Департаменту управління персоналом та документального забезпечення зобов'язані ознайомити з наказом усіх поіменованих у ньому осіб, які розписуються на першому примірнику наказу чи спеціальному бланку із зазначенням дати ознайомлення.

4.11.4. Спільний наказ Міністерств оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 мм).

4.11.4.1. Державний герб не відтворюється. Назви Міністерств розміщуються на одному рівні, назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу - єдина, відповідає даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа складається із реєстраційних індексів, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів.

4.11.4.2. Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЄМО. Підписи керівників розташовують нижче тексту на одному рівні і засвідчуються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів має відповідати кількості установ, що їх видають.

4.12. Погодження проектів документів

4.12.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватись як в Міністерстві (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа), - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

4.12.2. Внутрішнє погодження:

Внутрішнє погодження оформляється візою. Віза включає: особистий підпис, ініціал(и) і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається назва посади цієї особи, наприклад:

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Міністерстві.

4.12.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.12.4. Проекти наказів обов'язково візує виконавець і керівник підрозділу, що вносять проект; посадові особи, яким у проекті передбачено завдання і доручення. Керівник структурного підрозділу, що вносить проект проставляє візу на зворотньому боці кожної сторінки проекту акта і додатків до нього.

Проекти нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих документів перевіряються директором Департаменту юридичного забезпечення на відповідність їх законодавству і візуються на зворотньому боці кожного аркуша проекту акта та/або аркуші погодження за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів або осіб, що їх заміщують, перед поданням на підпис Міністру. В період відсутності директора Департаменту юридичного забезпечення проекти нормативно-правових актів візуються виконуючим обов'язки директора.

Проекти нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих документів після погодження із посадовими особами та структурними підрозділами, перевіряються Сектором з питань запобігання та протидії корупції на предмет наявності в них положень, що сприяють чи можуть сприяти вчиненню корупційних правопорушень і візуються на аркуші погодження та/або останньому аркуші проекту.

4.12.5. У випадках, передбачених законодавством, або в разі наявності в нормативно-правовому акті, організаційно-розпорядчому документі положень та доручень, що поширюються або стосуються структурних підрозділів Міненерговугілля, проект такого акта повинен бути погоджений з відповідними заінтересованими структурними підрозділами.

Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться суттєві зміни, то він підлягає доопрацюванню і повторному погодженню.

4.12.6. Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

Якщо під час візування з'ясовується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести суттєві зміни, він потребує повторного візування.

4.12.7. Оригінали наказів візуються на останній сторінці або листі погодження в такій послідовності: виконавець; керівник структурного підрозділу, що підготував проект документа; керівники структурних підрозділів і організацій, з якими проект погоджується; Сектор з питань запобігання та протидії корупції; Департамент юридичного забезпечення; перший заступник Міністра; заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату, редактор за такою формою:

4.12.8. Зовнішнє погодження

4.12.8.1. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється грифом погодження, який включає в себе слово ПОГОДЖЕНО, назву посади особи та назву установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціал(и), прізвище і дату, наприклад:

Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

Підпис посадової особи засвідчується гербовою печаткою.

4.12.8.2. Зовнішнє погодження здійснюється в такій послідовності:

з однотипними і сторонніми установами, якщо вони є обов'язковою стороною для правовідносин або якщо видання документа зачіпає їх інтереси;

із громадськими організаціями - в разі необхідності або у випадках, передбачених законами або іншими нормативно-правовими актами;

з органами, які здійснюють державний надвідомчий контроль в певній сфері (фінансовий, екологічний, пожежний тощо);

з установами вищого рівня, якщо законодавством передбачено можливість здійснення управлінських дій лише з дозволу цих установ.

4.12.8.3. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 мм від межі лівого поля, наприклад:

У разі затвердження/погодження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

Якщо документ затверджується/погоджується конкретною посадовою особою, зазначається гриф за такою формою:

У разі погодження статуту або положень державних підприємств:

4.12.8.4. Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформляється таким чином:

4.12.8.5. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що зазначається у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається. Аркуш погодження оформляється за такою формою:

4.13. Підпис та засвідчення документів

4.13.1. Документи підписуються посадовими особами Міністерства відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

Документи, що направляються в органи державної влади, підписує Міністр або за його дорученням перший заступник або його заступник.

4.13.2. Документи, що надсилаються підписуються Міністром, першим заступником, заступником Міністра - керівником апарату або заступником Міністра, а також керівниками структурних підрозділів відповідно до їх компетенції.

4.13.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

4.13.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники та візовий примірник.

4.13.5. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління Міністерства, підписується тільки оригінал, який залишається у справі Міністерства, а на місця розсилаються примірники, засвідчені відділом документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

4.13.6. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади.

4.13.7. У разі підписання документа кількома особами однакових посад їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

4.13.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

4.13.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначаються посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати).

Не допускається ставити прийменник "За" чи правобіжну похилу риску перед назвою посади. Додавання до назви посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В.о." застосовують у разі заміщення керівника за наказом.

4.13.10. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставляння печатки.

Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у документі.

Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень яких належить вирішення питань, викладених у цьому документі, або розпорядчим документом установи.

4.13.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом Міністерства.

4.13.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, назви посади, підпису, ініціалу(ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

4.13.13. У разі затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

4.13.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.13.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен засвідчуватися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається Міністерством на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 17).

4.13.16. Печатка, яка відтворює найменування Міністерства або його структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку слід проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

4.14. Державна реєстрація наказів

Накази нормативно-правового характеру підлягають державній реєстрації у відповідних органах юстиції в установленому законодавством порядку. Порядок підготовки розпорядчих документів, які підлягають державній реєстрації в Міністерстві юстиції України, визначається Порядком подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації , затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2005 № 34/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 12 квітня 2005 р. за № 381/10661.

4.14.1. Накази нумерують порядковою нумерацією в межах календарного року; накази з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань та з особового складу нумерують окремо.

4.14.2. Копії наказів, засвідчені печаткою відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення, надсилаються виконавцем згідно зі розрахунком розсилки, який складає і підписує керівник структурного підрозділу Міністерства.

4.15. Протокол

4.15.1. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час зборів, наради (засідання), представлених текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

У протоколах нарад та засідань колегії фіксуються хід обговорення питань та прийняті в результаті обговорення рішення.

4.15.2 Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах стислої форми не фіксується хід обговорення питання, а фіксується лише прийняте рішення.

4.15.3. Протокол оформлюється на загальних або спеціальних бланках формату А4. Датою протоколу є дата засідання, а якщо воно тривало кілька днів, то через тире зазначають перший і останній день засідання.

4.15.4. Номер (індекс) протоколу присвоюється згідно з порядковим номером засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо з кожної групи протоколів з певного виду засідання колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо.

4.15.5. Реквізити протоколу: назва організації; вид документа (ПРОТОКОЛ); дата наради або засідання; індекс (номер); місце проведення наради або засідання; гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню); заголовок (найменування колегіального органу); вступна частина тексту (склад присутніх); порядок денний; текст; особистий підпис голови.

У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, де відбулося засідання.

4.15.6. Заголовок протоколу має відображати вид засідання або колегіальної діяльності й узгоджуватися з назвою виду документа.

4.15.7. Текст протоколу містить вступну й основну частини.

У вступній частині протоколу зазначають прізвища та ініціали голови або головуючого, секретаря, всіх присутніх на засіданні, запрошених осіб.

У списку присутніх в алфавітному порядку та без зазначення посад спочатку зазначають прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу, потім - прізвища та ініціали запрошених осіб із зазначенням їх посад та за потреби назв установ.

Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначають їх загальну кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина закінчується порядком денним - переліком питань, що розглядаються на засіданні, перелічених у порядку їх значимості із зазначенням доповідача з кожного пункту порядку денного.

Слова "Порядок денний" друкують від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Назви питань у порядку денному починаються з прийменника "про".

4.15.8. Основна частина протоколу складається з розділів, що мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумерують арабськими цифрами і структурують за такою схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ), які друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка.

У частині СЛУХАЛИ викладається текст виступу основного доповідача.

Прізвище та ініціал(и) кожного доповідача друкують з нового рядка. Текст виступу викладається від третьої особи однини.

Якщо тексти або тези доповіді та виступів оформлені як окремі документи, то до протоколу їх не включають, а після відомостей про доповідача ставлять тире і зазначають: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

У частині ВИСТУПИЛИ фіксують виступи тих, хто брав участь в обговоренні доповіді. Їх оформляють у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів промовців у називному відмінку, а також викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

У частині ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ) записується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і мати такі складові частини: кому, що зробити і в які строки.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Перша цифра відповідає номеру пункту порядку денного, друга - номеру прийнятого рішення. Якщо один з пунктів містить рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, то цей документ додається до протоколу і на ньому робиться посилання на номер і дату протоколу.

4.15.9. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні й хід обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, їх нумерують арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2) і у відповідних розділах протоколу роблять посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" після тексту протоколу не оформляють.

4.15.10. За результатами наради та прийнятих рішень оформляється протокол (на чистих аркушах паперу), відповідно візується у керівництва Міністерства і підписується керівником, який проводив нараду. Протокол має номер, який складається з порядкового номеру, літер "пр", індексу керівника, який проводив нараду. Наприклад, № 15пр/2.

Протокол наради складається, візується і підписується та реєструється у керівника, який проводив нараду, працівником структурного підрозділу, що готував нараду, а в окремих випадках відповідно працівником Служби Міністра або помічником, після чого розмножується та розсилається до структурних підрозділів та відповідальних виконавців.

4.15.11. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі в протоколі оформляють гриф затвердження.

4.15.12. Копії протоколів надсилаються виконавцем структурним підрозділам Міністерства і установам згідно з розрахунком розсилки, який складає і підписує керівник структурного підрозділу, який готував нараду.

Керівник структурного підрозділу, що готував нараду, забезпечує підготовку, підписання, контроль за виконанням, збереження та здачу до архіву оригіналу підписаного протоколу наради під головуванням Міністра.

4.15.13. Засідання колегії проводиться відповідно до затверджених планів її роботи та в міру потреби.

У плані роботи колегії зазначаються зміст питань, дати розгляду, прізвища доповідачів, найменування структурних підрозділів, які готують документи до розгляду колегіальним органом, терміни подання документів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи переліки питань, що підлягають розгляду на засіданні колегії.

4.15.13.1. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії, подаються не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи містять:

доповідну записку, в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проект рішення, а у разі потреби і проект наказу;

довідку про погодження проекту із заінтересованими структурними підрозділами та установами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегії.

4.15.13.2. Документи, підготовлені на розгляд колегії, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегії з кожного засідання окремо.

4.15.13.3. У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

4.15.13.4. Секретар колегії контролює своєчасність подання документів на розгляд, перевіряє наявність потрібних і правильність оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегією секретар доповідає про це голові колегії, який вирішує, чи розглядатиметься це питання на засіданні, чи буде зняте з порядку денного.

4.15.13.5. Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, уважно їх вивчають до засідання колегії і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження і пропозиції.

4.15.13.6. Хід обговорення питань на засіданнях колегії, нарадах Міністерства, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

4.16. Окреме доручення

4.16.1. Окреме доручення - внутрішній документ, що видається керівництвом Міністерства для розв'язання нагальних питань діяльності Міністерства. Окреме доручення як правило має визначений термін дії і стосується вузького кола структурних підрозділів Міністерства.

4.16.2. Проект окремого доручення готується за вказівкою керівництва Міністерства або в ініціативному порядку відповідними структурними підрозділами на бланках встановленого зразка. В ініціативному порядку окреме доручення готується у тих випадках коли немає з порушеного питання доручення вищого органу влади.

Окреме доручення за підписом Міністра реєструється у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення. За підписом першого заступника, заступника Міністра - керівника апарату та заступників Міністра здійснюється спеціалістом у приймальні.

4.17. Доповідна записка - документ, адресований керівництву Міністерства, який містить детальний виклад будь-якого питання з висновками і пропозиціями укладача.

- адресат (кому адресована доповідна записка): найменування посади, прізвище й ініціали посадової особи;

- назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

- дата;

- номер документа;

- місце складання;

- заголовок до тексту;

- текст;

- додаток, підстава;

- підпис.

4.17.1. Залежно від змісту доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.

Доповідні записки бувають двох видів:

а) внутрішніми;

б) зовнішніми.

4.17.2. Якщо доповідна записка містить відомості внутрішнього характеру, її оформлюють за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом на чистому аркуші паперу формату А4. Підписує таку доповідну записку укладач.

4.17.3. Якщо доповідна записка адресована в організацію вищого рівня від імені установи або структурного підрозділу, її оформлюють на ПК на загальному бланку. Підписує цю доповідну записку Міністр.

4.17.4. Порядок оформлення тексту доповідної записки:

- у першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки;

- друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами.

4.18. Пояснювальна записка - це письмове пояснення на вимогу керівництва Міністерства з приводу ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників. Пояснювальна записка також буває як вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

4.18.1. Пояснювальна записка - це документ, в якому:

- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи Міністерства);

- міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

4.18.2. Пояснювальні записки поділяються на дві групи:

1) документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку Міністерства);

2) з приводу ситуацій, випадків (оформляються на аркушах паперу, підписує виконувач).

4.18.3. Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

4.18.4. Реквізити службової пояснювальної записки:

Назва структурного підрозділу (розміщується вгорі ліворуч);

Адресат (посада, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч);

Назва документа; Дата; Номер; Заголовок (Про...); Текст;

Посада адресата; Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

4.18.5. Реквізити особистих пояснювальних записок:

Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).

Назва документа; Текст; Дата; Підпис, ініціали, прізвище адресата.

4.19. Зауваження та пропозиції - внутрішній, а також зовнішній документ, що є додатком до супровідного листа Міністерства чи доповідної записки його структурного підрозділу і стосується позиції Міністерства чи його структурного підрозділу щодо проекту нормативно-правового акта, що погоджується Міністерством чи його структурним підрозділом. Друкується на окремому чистому аркуші паперу.

4.20. Службові телеграми

У термінових випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасної доставки інформації адресатові, надсилаються телеграми.

4.20.1. При складанні текстів телеграм додержують вимог, що ставляться до текстів службових листів. Характерна особливість телеграм - гранична стислість. Їх зміст має викладатися якомога чіткіше. З телеграм вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки, окрім тих, без яких зміст перекручується.

Розділові знаки пишуть скорочено з малої літери: "крп", "км", "лпки". Знаки № (номер), - (мінус), + (плюс), 0 (нуль) пишуть словами.

Телеграми друкуються без абзаців великими літерами з інтервалами між рядками. Переносити слова не дозволяється.