- Правова система ipLex360
- Законодавство
- Наказ
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
Н А К А З
Про затвердження нової редакції Порядку здійснення контролю
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Головного
управління державної служби
N 240 від 29.08.2008
N 267 від 02.10.2008
N 312 від 05.11.2008
N 324 від 11.11.2008
N 379 від 25.12.2008
N 32 від 05.02.2009
N 315 від 28.10.2009
N 389 від 21.12.2009
N 8 від 19.01.2010
N 121 від 06.05.2010
N 157 від 11.06.2010
N 193 від 11.08.2011 )
( У тексті Наказу з назви управління організаційної роботи,
стратегічного планування, документообігу та контролю вилучено
слова "стратегічного планування"; назву "відділ контролю"
замінено на назву "відділ контролю та організаційної роботи"
у всіх відмінках; "Центр сприяння інституційному розвитку
державної служби" замінено словами "Центр адаптації державної
служби до стандартів Європейського Союзу" у всіх відмінках;
слова "акти та доручення Президента України" замінено словами
"акти Президента України" згідно з Наказом Головного управління
державної служби
N 240 від 29.08.2008 )
З метою удосконалення системи здійснення контролю в центральному апараті Головдержслужби України та її територіальних органах
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити нову редакцію Порядку здійснення контролю в центральному апараті Головного управління державної служби України та його територіальних органах (далі - Порядок) та Типову інструкцію відповідального за здійснення поточного контролю та діловодства в центральному апараті Головного управління державної служби України та його територіальних органах (далі - Типова інструкція), що додається.
2. Першому заступнику начальника Головдержслужби України, заступникам начальника Головдержслужби України, директору департаменту персоналу державних органів та органів місцевого самоврядування, директору Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, керівникам структурних підрозділів та територіальних органів Головдержслужби України вжити заходів щодо неухильного дотримання зазначеного Порядку та Типової інструкції.
3. Накази Головдержслужби України від 31.05.2005 N 133 "Про удосконалення системи контролю та роботи з контрольними документами Головдержслужби в центральному апараті Головдержслужби" та 11.11.2005 N 284 "Про затвердження Порядку здійснення контролю", вважати такими, що втратили чинність.
4. Управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю (Грек В.В.) у тижневий термін ознайомити з цим наказом заступників начальника Головдержслужби України, директора департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування, директора Центру інституційного розвитку державної служби, керівників структурних підрозділів та територіальних органів Головдержслужби України.
5. Керівникам структурних підрозділів та територіальних органів Головдержслужби України, директору департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування, директору Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу ознайомити з цим наказом відповідальних за здійснення поточного контролю та діловодства.
6. Управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю привести у відповідність до зазначеного Порядку методику процесу управління якістю "Виконання актів Президента України і Кабінету Міністрів України, начальника Головдержслужби України".
7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Начальника Головдержслужби згідно з розподілом обов'язків.
( Пункт 7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного
управління державної служби
N 324 від 11.11.2008;
в редакції Наказу Головного управління державної служби України
N 193 від 11.08.2011 )
| Начальник Головдержслужби | Т.Мотренко |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Головдержслужби
України
24.09.2007 N 254
ПОРЯДОК
здійснення контролю в центральному апараті Головного управління державної служби України та його територіальних органах
( У тексті Порядку з назви управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю вилучено слова "стратегічного планування"; назву "відділ контролю" замінено на назву "відділ контролю та організаційної роботи" у всіх відмінках; "Центр сприяння інституційному розвитку державної служби" замінено словами "Центр адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу" у всіх відмінках; слова "акти та доручення Президента України" замінено словами "акти Президента України" згідно з Наказом Головного управління державної служби
N 240 від 29.08.2008 )
1. Порядок здійснення контролю в центральному апараті Головного управління державної служби України та його територіальних органах визначає основні засади організації контролю за виконанням законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, членів Уряду, звернень і запитів народних депутатів України, звернень від органів державної виконавчої влади, органів місцевого самоврядування та від громадян, планових завдань та доручень начальника Головдержслужби України, доручень першого заступника, заступників начальника Головдержслужби України, директора департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування (далі - Порядок).
2. Основними завданнями цього Порядку є:
- забезпечення результативного, своєчасного та якісного виконання у межах повноважень Головдержслужби України нормативно-правових актів, указів, розпоряджень та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчих документів органів вищого рівня та інших документів, що надходять до Головдержслужби України, планових завдань і доручень начальника Головдержслужби України; доручень першого заступника, заступників начальника Головдержслужби України, директора департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування;
- встановлення засад координації контрольної діяльності структурних підрозділів центрального апарату та управлінь державної служби Головдержслужби України при виконанні ними контрольних завдань;
- поліпшення якості виконавської дисципліни у структурних підрозділах центрального апарату Головдержслужби України, територіальних органах, департаменті персоналу державних органів та місцевого самоврядування (далі - департамент), Центрі адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу (далі - Центр) з питань контролю.
3. Організація здійснення контролю
3.1. Організація контролю за виконанням документів
Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.
Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання (контрольні документи).
Контролю підлягають коригувальні дії за результатами внутрішніх аудитів.
Обов'язковому контролю підлягає хід і терміни виконання зареєстрованих у Головдержслужбі України документів, а саме:
- законів України;
- указів, розпоряджень та доручень Президента України;
- постанов Верховної Ради України, запитів та звернень народних депутатів України;
- постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України;
- звернень громадян;
- рішень Координаційної ради з питань державної служби при Президентові України;
- рішень колегії Головдержслужби України та інших консультативно-дорадчих органів, що створені в Головдержслужбі України;
- рішень консультативно-дорадчих органів;
- заходів річних та окремих планів роботи Головдержслужби України;
- наказів Головдержслужби України;
- доручень начальника Головдержслужби України;
- доручень першого заступника, заступників начальника Головдержслужби України, директора департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування.
Контроль за виконанням інших документів встановлюється за окремими дорученнями начальника Головдержслужби України.
Організацію контролю в Головдержслужбі України за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України заступник начальника Головдержслужби з питань організації апаратної роботи. Перший заступник начальника Головдержслужби України, заступники начальника Головдержслужби України, директор департаменту та директор Центру здійснюють координацію діяльності та забезпечують контроль за роботою підпорядкованих їм підрозділів та Центру щодо вирішення покладених на Головдержслужбу України завдань.
( Абзац 19 підпункту 3.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби
N 389 від 21.12.2009 )
Контроль за проходженням документів у Головдержслужбі України, дотриманням
Інструкції з діловодства, затвердженої наказом Головдержслужби України від 20.07.2006
N 262 із змінами та доповненнями, в межах повноважень, здійснює відділ організації документообігу управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головдержслужби України відповідно до вимог положень Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р.
N 1153, із змінами та доповненнями.
Відповідальність за організацію виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці.
У разі порушення терміну виконання оперативних (з терміном виконання: 3 робочих дні, 7 робочих днів, 30 робочих днів) та тривалих доручень (з терміном виконання: щотижня, щомісяця, щокварталу, щопівроку, щороку) начальника Головдержслужби, особи, відповідальні за організацію виконання документів, а також співвиконавці, які несвоєчасно подали пропозиції для узагальнення, несуть відповідальність, передбачену розділом 2 "Показники преміювання і розмір премії" Положення про преміювання працівників центрального апарату Головдержслужби, затвердженого наказом Головдержслужби від 13.02.2010
N 38.
( Підпункт 3.1 доповнено абзацом згідно з Наказом Головного управління державної служби
N 121 від 06.05.2010 )
У разі, якщо документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є працівник, який у резолюції зазначений першим.
Відповідальність за організацію та здійснення контролю щодо змісту, рівня підготовки та належного оформлення документів, які знаходяться на опрацюванні у відповідному підрозділі, несуть керівники структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України, в територіальних органах Головдержслужби України - керівники територіальних органів та всі посадові особи, які візують документ.
Контроль за виконанням контрольних документів у центральному апараті Головдержслужби України та його територіальних органах покладається на начальника управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головдержслужби України.
Безпосередній контроль за виконанням документів здійснюють працівники, до посадових обов'язків яких входить здійснення поточного контролю та діловодства (далі - діловоди).
Контроль за виконанням територіальними органами доручень начальника, першого заступника та заступників начальника Головдержслужби України здійснюється керівниками структурних підрозділів, до яких надіслано на виконання доручення, відповідно до сфери їх компетенції.
( Абзац підпункту 3.1 в редакції Наказу Головного управління державної служби
N 32 від 05.02.2009 )
Діяльність, основні завдання, обов'язки, права та відповідальність відповідальних за здійснення поточного контролю та діловодства передбачені Типовою інструкцією відповідального за здійснення поточного контролю та діловодства у центральному апараті Головного управління державної служби України та його територіальних органах, що додається.
Вихідна кореспонденція підписується начальником Головдержслужби України у термін робочого тижня та обов'язково реєструється у відділі організації документообігу, за винятком вихідних днів, коли можливість автоматизованої реєстрації відсутня.
Узагальнена інформація щодо контролю за виконанням законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, звернень і запитів народних депутатів України, а також заходів Стратегічного плану роботи Головдержслужби України, доручень начальника Головдержслужби України щотижня подається начальником управління організаційної роботи, документообігу та контролю начальнику Головдержслужби України для розгляду на апаратних нарадах.
З метою посилення виконавської дисципліни за виконанням актів Президента України та Кабінету Міністрів України відділом контролю та організаційної роботи управління організаційної роботи, документообігу та контролю здійснюється облік персонально відповідальних за несвоєчасно виконані завдання, визначені актами законодавства, дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України за встановленою формою (додаток 1), здійснюються перевірки дотримання структурними підрозділами центрального апарату Головдержслужби України та територіальними органами вимог нормативно-правових актів з питань контролю, надається методично-консультаційна допомога.
( Підпункт 3.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби
N 240 від 29.08.2008 )
3.2. Порядок здійснення контролю за виконанням документів
Порядком здійснення контролю за виконанням документів передбачено здійснення щоденного контролю, який включає в себе:
План контролю за виконанням контрольних документів (випереджувальний моніторинг) (додаток 2).
Щоденні нагадування-попередження про закінчення термінів виконання документів (додаток 3).
Контроль за виконанням контрольних документів (термін виконання яких припадає на робочий тиждень з понеділка по п'ятницю) (додаток 4).
Випереджувальний моніторинг розміщується відділом контролю та організаційної роботи на внутрішньому веб-сайті Головдержслужби України у розділі "Моніторинг" та містить вичерпну інформацію щодо доручень, термін виконання яких не було вказано під час його реєстрації у Головдержслужбі України, а також вихідного номера кореспондента, короткого змісту доручення, резолюції начальника Головдержслужби в частині визначення виконавців та терміну виконання доручення.
Випереджувальний моніторинг оновлюється в міру надходження контрольних документів.
Відділом контролю та організаційної роботи надсилаються керівникам структурних підрозділів, директору Центру, директору Школи вищого корпусу державної служби або особам які їх заміщують, два нагадування-попередження про закінчення термінів виконання контрольних завдань: відповідно за 15 робочих днів та за 7 робочих днів до кінцевого терміну виконання.
Надсилання нагадування/попередження за 15 робочих днів здійснюється за допомогою електронної пошти.
( Абзац 9 підпункту 3.2 в редакції Наказу Головного управління державної служби
N 389 від 21.12.2009 )
Під час надсилання та отримання електронної пошти обов'язковими умовами є:
при створенні повідомлення - застосування опції, що підтверджує отримання електронної пошти (дія 1);
при отриманні повідомлення - надсилання відправнику електронної пошти повідомлення про її надходження (дія 2).
Щотижня на апаратну нараду та оперативну нараду керівництва Головдержслужби відділом контролю та організаційної роботи адміністративно-фінансового департаменту подається інформація про стан виконанням законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, членів Уряду стосовно закінчення термінів виконання контрольних завдань за 14 робочих днів про хід опрацювання доручень, а також за 7 робочих днів про стан виконання доручень.
( Пілпункт 3.2 доповнено абзацом згідно з Наказом Головного управління державної служби
N 157 від 11.06.2010 )
Керівники структурних підрозділів, директор Центру, директор Школи вищого корпусу державної служби або особи, які їх заміщують, після виконання дії 2, передають нагадування/попередження відповідальним особам за здійснення поточного контролю для опрацювання.
( Абзац підпункту 3.2 в редакції Наказів Головного управління державної служби
N 32 від 05.02.2009,
N 389 від 21.12.2009 )
Нагадування-попередження не надаються щодо документів, які надходять на виконання із позначкою "Терміново".
Нагадування/попередження за 7 робочих днів формується відділом контролю та організаційної роботи управління організаційної роботи, документообігу та контролю та за допомогою СЕД Головдержслужби надсилається керівникам структурних підрозділів, що визначені головними виконавцями контрольних документів, для відповідного реагування та доповіді заступнику начальника Головдержслужби, який координує роботу даного підрозділу.
( Підпункт 3.2 доповнено абзацом згідно з Наказом Головного управління державної служби
N 389 від 21.12.2009 )( Абзац підпункту 3.2 виключено на підставі Наказу Головного управління державної служби
N 389 від 21.12.2009 )( Абзац підпункту 3.2 виключено на підставі Наказу Головного управління державної служби
N 389 від 21.12.2009 )
Якщо за 2 дні до кінцевого терміну виконання документ не подано до управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи у порядку, визначеному пунктом 5.12
Інструкції з діловодства Головдержслужби України, відділом контролю та організаційної роботи за погодженням із заступником начальника Головдержслужби з питань організації апаратної роботи, або особою, яка його заміщує, готується інформація начальнику Головдержслужби України щодо переліку контрольних завдань Головдержслужби, стосовно яких існує загроза зриву терміну виконання.
( Абзац підпункту 3.2 пункту 3 в редакції Наказу Головного управління державної служби
N 379 від 25.12.2008; із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби
N 389 від 21.12.2009 )
Зазначений перелік, після підпису начальником Головдержслужби, або особою яка його заміщує, управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю надсилається для подальшого виконання керівникам структурних підрозділів, директору Центру,директору Школи вищого корпусу державної служби або особам, які їх заміщують.
( Підпункт 3.2 доповнено абзацом згідно з Наказом Головного управління державної служби
N 32 від 05.02.2009; із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби
N 389 від 21.12.2009 )
Контроль за виконанням документів на поточний тиждень розміщується відділом контролю та організаційної роботи на внутрішньому веб-сайті Головдержслужби України у розділі "Моніторинг" щопонеділка за результатами апаратної наради та оновлюється в міру надходження нових завдань для виконання.
Діловоди подають до відділу контролю та організаційної роботи у день виконання контрольного документа його копію з указаним реєстраційним номером вихідної кореспонденції Головдержслужби України.
Працівник відділу контролю та організаційної роботи робить відмітку про опрацювання контрольного документа та повертає його відповідальному.
Узагальнена інформація за робочий тиждень про стан виконання доручень начальника Головдержслужби надсилається електронною поштою діловодами структурних підрозділів Головдержслужби України та відповідальною особою в Центрі та Школі вищого корпусу державної служби до відділу контролю та організаційної роботи щоп'ятниці до 12.00.
( Абзац підпункту 3.2 в редакції Наказу Головного управління державної служби
N 32 від 05.02.2009 )
Територіальними органами Головдержслужби України узагальнена інформація щодо стану виконання документів та доручень Головдержслужби надсилається електронною поштою до структурних підрозділів Головдержслужби, які є відповідальними за їх виконання, за напрямами діяльності щочетверга до 15.00 для обліку та узагальнення.
( Абзац підпункту 3.2 в редакції Наказу Головного управління державної служби
N 32 від 05.02.2009 )
Інформація щодо стану виконання територіальними органами Головдержслужби України доручень начальника Головдержслужби, надсилається електронною поштою діловодами структурних підрозділів Головдержслужби за напрямами діяльності до відділу контролю та організаційної роботи щоп'ятниці до 12.00 разом із власними звітами.
( Абзац підпункту 3.2 в редакції Наказу Головного управління державної служби
N 32 від 05.02.2009 )
Відділ контролю та організаційної роботи щоп'ятниці узагальнює отриману від структурних підрозділів та департаменту інформацію за тиждень та готує відповідні матеріали до питання про стан виконання контрольних документів для розгляду на щотижневих апаратних нарадах Головдержслужби України.
Керівники структурних підрозділів та територіальних органів Головдержслужби України, відповідальна особа від Центру несуть персональну відповідальність у разі ненадання або неякісного надання відповідної інформації та надають відповідні пояснення керівництву Головдержслужби України.
За порушення терміну виконання доручення начальника Головдержслужби солідарну відповідальність несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, безпосередні виконавці, діловоди та працівники відділу контролю та організаційної роботи відповідно до Положення про преміювання працівників Головдержслужби.
( Підпункт 3.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби
N 240 від 29.08.2008 )
3.3. Порядок здійснення контролю за виконанням доручень першого заступника, заступників начальника Головдержслужби України
( Назва підпункту 3.3 пункту 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби
N 315 від 28.10.2009 )
Контроль за дотриманням структурними підрозділами Головдержслужби України, Центром та Школою термінів виконання доручень першого заступника, заступників начальника Головдержслужби здійснюється відділом контролю та організаційної роботи управління організаційної роботи, документообігу та контролю.
Контролю підлягають зареєстровані в Головдержслужбі документи, в яких встановлено завдання (контрольні документи), що надійшли в паперовому чи електронному вигляді до управління організаційної роботи, документообігу та контролю для постановки на контроль.
Контроль за дотриманням територіальними органами Головдержслужби України термінів виконання доручень першого заступника, заступників начальника Головдержслужби здійснюється керівниками структурних підрозділів відповідно до сфери їх компетенції.
У разі необхідності продовжити строк виконання доручень термін може бути змінений за обґрунтованим усним поданням керівника структурного підрозділу посадовій особі, яка його встановила, а в разі її відсутності - посадовій особі, яка її офіційно заміщає.
Перенесення терміну виконання доручень або зняття доручень з контролю, що знаходяться на виконанні в територіальних органах Головдержслужби України, вноситься керівником структурного підрозділу Головдержслужби, який є відповідальними за їх виконання, за напрямами діяльності на прохання керівників територіальних органів.
Організація здійснення контролю за дотриманням термінів виконання доручень першого заступника та заступників начальника Головдержслужби здійснюється відповідно до вимог цього Порядку.
Персональну відповідальність за невиконання або недотримання термінів виконання зазначених доручень несуть керівники структурних підрозділів Головдержслужби України, директори Центру та Школи, керівники територіальних органів Головдержслужби України та безпосередні виконавці.
( Підпункт 3.3 пункту 3 в редакції Наказу Головного управління державної служби
N 315 від 28.10.2009 )
4. Строки виконання документів
Начальник Головдержслужби України розглядає і особисто встановлює строк виконання завдань контрольних документів.
Термін виконання завдань встановлюється згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 18.07.2007
N 950 "Про затвердження Регламенту Кабінету Міністрів України", постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97
N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", із змінами та доповненнями, а також Законом України
"Про статус народного депутата України".
У разі, якщо Головдержслужба України є співвиконавцем доручення, термін виконання встановлюється за 7 робочих днів до терміну виконання доручення першим виконавцем, відповідно до абзацу 2 даного пункту, а в разі термінових доручень - не пізніше, ніж за 3 робочих дні.
У разі, якщо актом Кабінету Міністрів України, Президента України, Верховної Ради України для Головдержслужби визначено термін виконання доручення: квартал, півріччя, рік, начальником Головдержслужби встановлюється термін виконання до 25 числа останнього місяця кварталу, півріччя, року відповідно.
( Пункт 4 доповнено абзацом згідно з Наказом Головного управління державної служби
N 8 від 19.01.2010 )
Управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи Головдержслужби України забезпечує підготовку проектів доручень начальника Головдержслужби України в частині встановлення строків виконання контрольних документів.
У разі, коли строк виконання у документі не зазначено, начальником Головдержслужби встановлюється місячний термін його виконання від дати підписання цього документа. При необхідності строк виконання таких доручень може бути перенесено начальником Головдержслужби за поданням заступника начальника Головдержслужби з відповідним обґрунтуванням, яке подається на розгляд начальнику Головдержслужби за 3 дні до закінчення строку виконання доручення. У разі невиконання зазначених вимог, термін вважається таким, що не може бути перенесеним.
Проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до Головдержслужби України, подаються до Кабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання таких документів, якщо інший строк не зазначений в документі.
Виконання актів Президента України здійснюється відповідно до Указу Президента України від 26 липня 2005 року
N 1132/2005 "Питання контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України".
Завдання, визначені в актах Президента України, виконуються у строки, встановлені Президентом України.
Якщо в акті Президента України строк виконання завдань не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності актом Президента України.
Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше, ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.
Датою виконання завдань, визначених рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів, які надаються відповідно до вимог законів, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, вважається дата реєстрації у Головдержслужбі України документів, які містять інформацію про їх виконання, або проектів відповідних нормативно-правових актів.
( Пункт 4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби
N 240 від 29.08.2008 )
5. Порядок розгляду документів співвиконавцями
У разі, якщо документ виконується кількома підрозділами (працівниками), відповідальним за узагальнення матеріалів є підрозділ (працівник), визначений у резолюції першим.
Пропозиції від співвиконавців надаються підрозділу (працівникові), що відповідає за скликання, не пізніше, ніж за 7 робочих днів до внутрішнього контрольного терміну, визначеного начальником Головдержслужби України, а в разі термінових доручень - не пізніше, ніж за 3 робочих дні.
Відповідальність за якість поданих пропозицій несуть керівники структурних підрозділів центрального апарату, керівники територіальних органів Головдержслужби України, визначених співвиконавцями.
Якщо зазначені пропозиції за відповідністю їх змісту поставленому завданню, повнотою та якістю поданої інформації потребують доопрацювання, то вони мають бути повернені протягом наступного робочого дня підрозділом, що відповідає за скликання, на доопрацювання.
Після доопрацювання вказані пропозиції надаються повторно протягом наступного робочого дня.
Пропозиції від співвиконавців щодо узагальнення матеріалів, великих за обсягом (звіт Головдержслужби України тощо), надаються підрозділу (працівникові), який відповідає за скликання, згідно з термінами, встановленими відповідним планом-графіком, затвердженим керівництвом Головдержслужби України.
Про порушення встановлених термінів подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує начальника Головдержслужби України службовою запискою.
У разі якщо контрольний документ надходить на виконання з позначкою "ТЕРМІНОВО", керівник підрозділу, відповідального за виконання документа в цілому, має право змінювати термін подання співвиконавцями відповідних пропозицій з огляду на обсяг матеріалів, які підлягають узагальненню, а за необхідністю - визначати як день, так і час їх подання.
6. Порядок погодження проектів документів співвиконавцями
Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше, ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем.
Проекти таких документів розглядаються начальником Головдержслужби України невідкладно (згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97
N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", із змінами та доповненнями).
7. Порядок розгляду запитів та звернень народних депутатів України
Законом України
"Про статус народного депутата України" визначено терміни розгляду депутатських запитів у п'ятнадцятиденний строк з дня його одержання або в інший, встановлений Верховною Радою України, строк; депутатських звернень - протягом 10 календарних днів з моменту його одержання.
У разі неможливості розгляду звернення народного депутата у визначений строк його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду.
Строк розгляду депутатських звернень, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання.
8. Порядок здійснення контролю за розглядом звернень громадян України
Письмові заяви та звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не більш як 30 календарних днів від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 календарних днів від дня їх отримання.
Контроль за терміном розгляду звернень громадян структурними підрозділами Головдержслужби України та її управліннями здійснює відділ організації документообігу управління організаційної роботи документообігу та контролю Головдержслужби України (далі - відділ організації документообігу) відповідно до вимог Закону України
"Про звернення громадян".
9. Порядок здійснення контролю за виконанням завдань, покладених на Головдержслужбу України законодавчими та іншими нормативно-правовими актами
Контроль за виконанням завдань, покладених на Головдержслужбу України законодавчими та іншими нормативно-правовими актами, здійснюється у плановому порядку.
З цією метою за дорученням начальника Головдержслужби України або його першого заступника чи заступників відповідним структурним підрозділом Головдержслужби України розробляються та здійснюються заходи щодо виконання визначених завдань.
Якщо виконання має періодичний або довготривалий характер, чи передбачає залучення працівників різних управлінь та відділів, відповідним структурним підрозділом складається робочий план виконання, який погоджується з першим заступником, заступниками начальника Головдержслужби України, директором департаменту і керівниками відповідних структурних підрозділів та затверджується начальником Головдержслужби України.
Діловод після реєстрації у відділі організації документообігу в обов'язковому порядку надає паперову та електронну версії робочого плану до відділу контролю та організаційної роботи.
Відділ контролю та організаційної роботи здійснює контроль за виконанням затвердженого робочого плану після його надходження до відділу.
10. Порядок перенесення термінів виконання доручень та зняття їх з контролю
Термін виконання контрольних документів може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності - посадовою особою, яка її офіційно заміщає.
Пропозиція щодо продовження строку виконання акта Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається до Секретаріату Кабінету Міністрів України за 7 днів до закінчення встановленого строку (згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97
N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади").
У разі необхідності строк виконання доручення начальника Головдержслужби України може бути продовжено за обґрунтованим поданням першого заступника начальника Головдержслужби України та заступників начальника Головдержслужби України, яке подається не пізніше як:
за 1 робочий день, у разі якщо на виконання доручення відведено до 7 робочих днів;
за 3 робочих дні - до 30 календарних днів;
за половину терміну - більше 30 календарних днів, після проходження половини, відведеного на виконання доручення терміну, подання про перенесення терміну не розглядається.
( Абзац сьомий пункту 10 в редакції Наказу Головного управління державної служби
N 8 від 19.01.2010 )( Частина перша абзацу третього пункту 10 в редакції Наказу Головного управління державної служби
N 267 від 02.10.2008 )
Для цього готується подання про продовження терміну за встановленою формою (додаток 5), яке в обов'язковому порядку погоджується заступником начальника Головдержслужби з організації апаратної роботи та реєструється після підпису начальником Головдержслужби, чи особи, яка його заміщає, в установленому порядку в управлінні організаційної роботи, документообігу та контролю.
( Частина друга абзацу третього пункту 10 в редакції Наказу Головного управління державної служби
N 312 від 05.11.2008; із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби
N 8 від 19.01.2010 )
Для зняття доручення з контролю готується подання з відповідним обґрунтуванням за встановленою формою (додаток 6).
У разі, якщо документ повертається начальником Головдержслужби України головному виконавцю на доопрацювання, термін подання доопрацьованого документа визначається начальником Головдержслужби України. У разі невизначення такого терміну - документ подається на підпис начальнику Головдержслужби України того ж дня.
Подання щодо перенесення терміну виконання доручень або зняття доручень з контролю, що знаходяться на виконанні в територіальних органах Головдержслужби України, готуються у встановленому порядку структурними підрозділами Головдержслужби, які є відповідальними за їх виконання, за напрямами діяльності на прохання керівників територіальних органів.
( Абзац пункту 10 в редакції Наказу Головного управління державної служби
N 32 від 05.02.2009 )
Після отримання документа з резолюцією начальника Головдержслужби України щодо терміну доопрацювання або зняття доручення з контролю діловод надає копію доручення начальника Головдержслужби України до відділу контролю та організаційної роботи для продовження терміну виконання контрольного завдання або зняття з контролю.
Заступник начальника
управління організаційної
роботи, стратегічного
планування, документообігу
та контролю - начальник
відділу контролю |
В.Грек |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Головдержслужби
України
24.09.2007 N 254
ТИПОВА ІНСТРУКЦІЯ
відповідального за здійснення поточного контролю та діловодства у центральному апараті Головного управління державної служби України та його територіальних органах
( Інструкція розроблена відповідно до вимог Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року
N 1153 )
I. Загальні положення
1.1. Відповідальний за здійснення поточного контролю та діловодства - особа, до посадових обов'язків якої входить організація документообігу та здійснення контролю за виконанням актів законодавства, завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України і начальника Головдержслужби України в структурних підрозділах центрального апарату Головного управління державної служби України та його територіальних органах (далі - діловод).
1.2. Покладення функцій відповідального на працівника затверджується наказом:
у структурних підрозділах центрального апарату Головдержслужби України - наказом Головдержслужби України, в територіальних органах Головдержслужби України - наказом керівника територіального органу.
1.3. Відповідальний за здійснення поточного контролю та діловодства повинен знати:
законодавчі та нормативні акти, що стосуються державної служби порядок ведення діловодства. у центральних органах виконавчої влади та порядок здійснення контролю в органах виконавчої влади за виконанням законів України, актів Президента України, рішень та доручень Кабінету Міністрів України, запитів і звернень народних депутатів України.
1.4. Відповідальний за здійснення поточного контролю та діловодства у своїй роботі керується:
Порядком здійснення контролю у центральному апараті Головдержслужби України та його територіальних органів;
цією посадовою інструкцією.
1.5. Діловод підпорядковується керівникові структурного підрозділу центрального апарату Головдержслужби та підзвітний відділу контролю та організаційної роботи управління організаційної роботи документообігу та контролю Головдержслужби України. Діловод у територіальному органі Головдержслужби України підпорядковується керівникові територіального органу та підзвітний департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування Головдержслужби України.
II. Завдання та обов'язки відповідального за здійснення поточного контролю та ведення діловодства
Завдання та обов'язки щодо організації та здійснення поточного контролю
2.1.1. Ведення обліку контрольованих документів.
2.1.2. Внесення резолюції керівництва після розгляду документа до реєстраційно-контрольної картки в автоматизованій системі "Діловодство та КВД" Головдержслужби України.
2.1.3. Забезпечення своєчасного доведення документів до виконавців з обов'язковим інформуванням про кінцевий термін виконання.
2.1.4. Попередні перевірки та регулювання ходу виконання документів.
2.1.5. Узагальнення результатів контролю за виконанням доручень та інформування керівника структурного підрозділу.
2.1.6. Надання інформації за встановленими формами та в установлені терміни до відділу контролю та організаційної роботи управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головдержслужби щодо стану виконавської дисципліни.
Завдання та обов'язки щодо ведення діловодства
................Перейти до повного тексту