З метою упорядкування діловодства в Головному управлінні державної служби України та на виконання рішення Колегії Головдержслужби від 29.10.2000 (протокол N 9)

1. Затвердити інструкцію з діловодства Головного управління державної служби України (додається).

2. Заступникам начальника Головдержслужби, начальникам структурних підрозділів:

- забезпечити неухильне додержання вимог зазначеної інструкції;

- визначити відповідальних за діловодство та внести відповідні доповнення до їх посадових обов'язків;

- привести у відповідність з вимогами інструкції з діловодства та номенклатури справ Головдержслужби індексацію документів.

3. Накази Головдержслужби від 30.12.97 N 38 та від 07.08.2000 N 43 вважати такими, що втратили чинність.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника начальника Головдержслужби Борсука М. О. та управління організаційної роботи (Лещенко М. М.).

Інструкція з діловодства Головного управління державної служби України (далі - Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів.

Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення ділових процесів в Головдержслужбі розроблені відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153.

Ведення діловодства покладається на загальний відділ управління організаційної роботи. Загальне керівництво та координація роботи покладаються на начальника управління організаційної роботи, контроль здійснює відповідно до розподілу обов'язків заступник начальника Головдержслужби.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Управлінська діяльність Головдержслужби здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Підставами для цього в Головдержслужбі є:

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Головдержслужба здійснює зв'язок з іншими установами та організаціями, окремими громадянами шляхом листування.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити обмін інформацією, дати усні роз'яснення, провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону або телефаксу.

Всі документи, що надходять до Головдержслужби, приймаються централізовано в загальному відділі, а у неробочий час - у приймальні начальника Головдержслужби.

У загальному відділі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.

Конверти зберігаються у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання: як ті, що створюються і використовуються в Головдержслужбі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

Кожний документ реєструється лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Документи реєструються в межах груп залежно від назви, автора і змісту. Окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, накази Головдержслужби з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, про надання відпусток; про заохочення працівників; про відрядження працівників.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструється, та може доповнюватися індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.

Автоматизована реєстрація документів ведеться централізовано у загальному відділі. Запис здійснюється на базі обов'язкових реквізитів шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа - для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документавідповіді).

Склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо.

Автоматизована реєстрація формує банк реєстраційних даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних.

Після розконвертування та реєстрації в загальному відділі кореспонденція надається на розгляд начальнику Головдержслужби. Під час перебування начальника Головдержслужби у відрядженні або відпустці документи розглядає перший заступник начальника Головдержслужби або інша особа, яка виконує його обов'язки.

У разі надходження відповідей, додаткових матеріалів та роз'яснень щодо виконання доручень, які вже були розглянуті начальником Головдержслужби і ним накладена відповідна резолюція, ці матеріали надаються безпосередньому виконавцю для узагальнення. При цьому ставиться відповідний реєстраційний індекс. Якщо в документах є питання, які мають розв'язуватись начальником Головдержслужби або його заступниками, виконавець особисто доповідає про це та вносить відповідні пропозиції.

Після розгляду та резолюції начальника Головдержслужби документи опрацьовуються загальним відділом з метою постановки на контроль та ознайомлення виконавців. Організовується розгляд документів заступниками начальника Головдержслужби та виконавцями, які зазначені у резолюції.

З цією метою документи передаються відповідальним за діловодство та робляться відповідні записи в реєстраційно-контрольній картці (далі - РКК): дата, прізвище та підпис, хто отримав документ. Відповідальний за діловодство зобов'язаний передати документи за належністю, а після опрацювання повернути до загального відділу з відміткою про ознайомлення особи, відповідальної за виконання.

Якщо в резолюції визначено два або більше виконавців, то оригінал документа передається управлінню (відділу), що значиться в резолюції першим. іншим виконавцям у разі стислого терміну виконання або значної кількості виконавців, а також для контролю може надаватись копія документа, при цьому робиться відповідна позначка в РКК.

Якщо зазначена в резолюції керівником особа дає доручення іншому працівникові, то ця резолюція робиться на окремому аркуші, який зберігається разом з основним документом в архівній справі.

Передача документів між управліннями (відділами) здійснюється лише через загальний відділ.

Діловодство за пропозиціями, зауваженнями, заявами, клопотаннями і скаргами громадян в Головдержслужбі ведеться окремо від інших видів діловодства.

Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, приймаються та реєструються в загальному відділі у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках і зберігаються в поточному діловодстві та в архіві в алфавітному порядку. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають реєстрації у загальному відділі.

Облік особистого прийому громадян керівництвом Головдержслужби ведеться у журналах приймальні начальника Головдержслужби та його заступників.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла.

У разі надходження повторних пропозицій, заяв, скарг їм надається черговий реєстраційний номер, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки проставляється реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви або скарги, робиться позначка "Повторно" і підбирається все попереднє листування.

Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, що надіслані різними адресатами і надійшли на розгляд, обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3.

У разі, коли про результати письмової пропозиції, заяви, скарги необхідно повідомити іншу організацію, реєстраційна картка та перший аркуш контрольного звернення позначається словом "Контроль" або літерою "К".

Пропозиції, заяви, скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги.

Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.

Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду становить у справі самостійну групу. У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів, вони підшиваються до даної групи.

Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами - п'ять років.

5.1. Складання документів

Для складання службових документів в Головдержслужбі повинен використовуватися папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Службові документи оформлюються, як правило, на бланках Головдержслужби. Встановлюються види бланків: для листів, для розпорядчих документів та довідок (зразки наведені у додатку).

Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї інструкції.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документів, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

5.2. Оформлення документів

Службовий документ, що складається в Головдержслужбі, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

Назва документа зазначається на бланку друкарським або машинописним способом.

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою дієслівного іменника і відповідати на питання "про щоі", "чогоі". Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

5.3. Датування документів

Всі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 січня 1997 року слід писати: 13.01.97.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 1997 року слід писати: 03.04.97. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 1997 року.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

Датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

5.4. Індексація документів

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Індекси вхідних документів складаються з порядкового номера в межах групи документів, що реєструється, можуть доповнюватися через похилу риску індексами виконавця (за номенклатурою справ, де буде зберігатись документ), питаннями діяльності, кореспондентами тощо. Наприклад:

вх. N 1234-ЗУ; N 1235/21.

Індекс вихідного документа складається з двох груп арабських цифр, які проставляються через похилу риску. Перша група цифр - індекс структурного підрозділу (виконавця), друга - порядковий номер реєстрації вихідного документа з початку року. Наприклад:

вих. N 21/1234; N 02/1235.

Індексами наказів та розпоряджень, протоколів, довідок є їхні реєстраційні порядкові номери, які присвоюються кожному виду документа окремо в межах календарного року. індекси можуть доповнюватися через похилу риску індексами за номенклатурою справ, де буде зберігатись документ, та через тире літерами з питань діяльності. Наприклад:

накази з основної діяльності - N 12;

накази щодо особового складу - N 13/23-о;

розпорядження про відрядження - N 14/23-в.

Облік розпорядчих документів та довідок здійснюється в окремих журналах.

5.5. Погодження документів

З метою оцінки доцільності документа, його обгрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватись як в Головдержслужбі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа, - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Віза може проставлятися як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа.

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка. Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

Проекти нормативно-правових актів Головдержслужби перевіряються працівниками правового відділу Головдержслужби на відповідність їх законодавству і візуються ними.

Погодження проектів документів оформляється відповідним грифом, що включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

5.6. Засвідчення документів

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

Документи підписуються посадовими особами Головдержслужби відповідно до їх компетенції.

На бланках Головдержслужби документи підписуються начальником Головдержслужби або його заступниками відповідно до їх повноважень та вимог нормативно-правових актів.

На бланках структурних підрозділів Головдержслужби, довідках з окремих питань, при засвідченні копій тощо ставиться підпис посадової особи, в межах компетенції якої робиться відповідь.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня начальник Головдержслужби підписує всі примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, підписується тільки оригінал, який залишається у справі Головдержслужби, а на місця розсилаються засвідчені загальним відділом примірники.

Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем (якщо є), наприклад:

Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними посадовими особами Головдержслужби, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається на підставі чинних нормативно-правових актів.

Печатка, яка відтворює найменування Головдержслужби або його структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

5.7. Адресування документів

Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначити узагальнено, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

5.8. Резолюція

Резолюція - це напис на документі, зроблений начальником Головдержслужби або особою, яка його заміщує, і містить вказівки щодо виконання документа. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Коли є необхідність деталізації порядку виконання документа, інші резолюції заступники начальника Головдержслужби або керівники структурних підрозділів роблять на окремих аркушах або спеціальних бланках.