З метою координації та методичного забезпечення діяльності суб'єктів первинного фінансового моніторингу небанківських установ

1. Затвердити Примірні правила проведення внутрішнього фінансового моніторингу небанківськими установами (далі - Примірні правила), що додаються.

2. Департаменту взаємодії та методичного забезпечення системи фінансового моніторингу (Подкоритов А.С.) у п'ятиденний термін після підписання цього наказу розмістити Примірні правила на Веб-сайті Держфінмоніторингу України в установленому порядку.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Держфінмоніторингу України Кірсанова В.М.

Дані примірні правила проведення внутрішнього фінансового моніторингу небанківськими установами розроблені з метою надання методичної допомоги при формуванні суб'єктами первинного фінансового моніторингу небанківськими установами (далі - установа) правил проведення внутрішнього фінансового моніторингу.

Правила проведення внутрішнього фінансового моніторингу установи та її відокремлених підрозділів (далі - Правила) розробляються на виконання вимог статті 5 Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом" (далі - Закон) та з урахуванням вимог нормативних актів з питань запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, і фінансування тероризму.

Правила відображають внутрішню систему внутрішнього фінансового моніторингу установи, визначають порядок та умови проведення заходів і механізми їх реалізації для запобігання використання установи з метою легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом, і фінансування тероризму.

Порядок та режим доступу до Правил визначаються відповідальним працівником установи за погодженням з Керівником установи.

Правила проведення внутрішнього фінансового моніторингу містять:

- опис системи внутрішнього фінансового моніторингу установи (відокремленого підрозділу);

- основні засади діяльності установи та її відокремлених підрозділів (у разі наявності) з питань проведення фінансового моніторингу;

- вимоги до кваліфікації відповідального працівника установи (відокремленого підрозділу);

- права та обов'язки відповідального працівника установи (відокремленого підрозділу), а також інших працівників установи (відокремленого підрозділу), залучених до здійснення внутрішнього фінансового моніторингу;

- порядок ідентифікації осіб, які здійснюють фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу відповідно до Закону, у тому числі відкривають рахунок;

- порядок учинення заходів для з'ясування характеру та мети фінансових операцій;

- порядок виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу та які можуть бути пов'язані, мати відношення або призначатися для фінансування тероризму;

- порядок реєстрації фінансових операцій, що відповідно до Закону підлягають фінансовому моніторингу;

- порядок зупинення проведення фінансової операції, якщо її учасником або вигодоодержувачем за нею є особа, яку включено до переліку осіб, пов'язаних із здійсненням терористичної діяльності;

- порядок відмови від забезпечення здійснення фінансової операції у разі встановлення, що ця фінансова операція містить ознаки такої, що згідно з Законом підлягає фінансовому моніторингу;

- порядок підготовки та подання відповідальному працівнику інформації, необхідної для прийняття рішення про інформування, Держфінмоніторингу України та правоохоронних органів, відповідно до законодавства;

- порядок зберігання документів, які стосуються ідентифікації осіб, якими здійснено фінансову операцію, що згідно з цим Законом підлягає фінансовому моніторингу, та всю документацію про здійснення фінансової операції протягом п'яти років після проведення такої фінансової операції.

- вимоги до забезпечення конфіденційності інформації щодо фінансових операцій, які підлягають фінансовому моніторингу та/або можуть бути пов'язані, мати відношення чи призначатися для фінансування тероризму;

- порядок ознайомлення працівників з внутрішніми документами установи (відокремленого підрозділу) з питань внутрішнього фінансового моніторингу;

- порядок організації та проведення освітніх та практичних заходів для працівників установи (відокремленого підрозділу);

- порядок інформування Керівника про виявлені фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, та заходи, які були вжиті, щодо реалізації норм законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом.

Основними принципами реалізації цих Правил є:

- безпосередня участь кожного працівника установи (відокремленого підрозділу), в межах його компетенції, у виявленні фінансових операцій, які можуть бути пов'язані з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму;

- неупередженість у здійсненні фінансового моніторингу;

- конфіденційність інформації, яка надається Держфінмоніторингу України (у тому числі про факт передачі відомостей про фінансову операцію), та іншої інформації з питань фінансового моніторингу;

- запобігання залученню працівників установи та її відокремлених підрозділів до легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом.

Внутрішній фінансовий моніторинг - діяльність установи по виявленню, відповідно до Закону, фінансових операцій, що підлягають обов'язковому фінансовому моніторингу, та інших фінансових операцій, що можуть бути пов'язані з легалізацією (відмиванням) доходів та фінансуванням тероризму.

Відповідальним за організацію виконання вимог законодавства України з питань запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, та організацію внутрішньої системи запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, є Керівник установи.

Керівник установи призначає (звільняє) працівника, який відповідає за проведення внутрішнього фінансового моніторингу в установі (відокремлених підрозділах) - (далі за текстом відповідальний працівник), а також затверджує їх Посадові інструкції.

Керівник установи з моменту створення або початку діяльності установи (відокремленого підрозділу), але не пізніше моменту здійснення першої фінансової операції, призначає на посаду відповідального працівника установи, а також за поданням керівника відокремленого підрозділу - відповідального працівника відокремленого підрозділу.

Відповідальний працівник установи зобов'язаний повідомити Держфінмоніторинг України про призначення або звільнення відповідального працівника (або особи, що тимчасово виконує його обов'язки) установи (відокремленого підрозділу) протягом трьох робочих днів з моменту його (її) призначення (звільнення).

Форма повідомлення про призначення та звільнення відповідального працівника (або особи, що тимчасово виконує його обов'язки) - "Картка реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб" (далі - Картка реєстрації) для подання інформації на паперових носіях затверджена наказом Держфінмоніторингу України від 13 травня 2003 р. N 48 "Про затвердження деяких форм обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу, та Інструкції щодо їх заповнення", а для подання інформації на електронних носіях, затверджена наказом Держфінмоніторингу від 28.09.2004 N 122 "Про запровадження Порядку присвоєння ідентифікатора суб'єктам первинного фінансового моніторингу для подання інформації Держфінмоніторингу України та подання інформації в електронному вигляді суб'єктами первинного фінансового моніторингу, які не є банками".

Примірник Картки реєстрації з відомостями про призначення та звільнення відповідального працівника (або особи, що тимчасово виконує його обов'язки) має зберігатися разом з повідомленням про результати її обробки (форма N 3-ФМ) протягом п'яти років з дати надіслання Картки реєстрації до Держфінмоніторингу України.

У разі зміни реквізитів установи або її відокремлених підрозділів, що зазначені у Картці реєстрації, відповідальний працівник установи має направити Держфінмоніторингу України інформацію про такі зміни протягом трьох робочих днів з дати їх настання.

Відповідальний працівник установи (відокремленого підрозділу) є незалежним у своїй діяльності і підзвітний тільки Керівнику установи.

Координацію роботи з організації фінансового моніторингу та контроль за здійсненням фінансового моніторингу в установі проводить відповідальний працівник установи, який одночасно очолює відділ внутрішнього фінансового моніторингу (у разі наявності). Даний відділ функціонує на підставі Положення про відділ внутрішнього фінансового моніторингу, затвердженого Керівником установи.

У схемі наведена структура внутрішнього фінансового моніторингу установи, яка відображена у даних Правилах:

На час відсутності відповідольного працівника установи (відокремленого підрозділу), або неможливості виконання покладених на нього обов'язків (відпустка, хвороба, відрядження), Керівник установи призначає особу, що тимчасово виконуватиме обов'язки відповідального працівника установи (відокремленого підрозділу). На особу, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника установи (відокремленого підрозділу), поширюються права, обов'язки та вимоги, встановлені для відповідального працівника.

Відповідальний працівник установи (відокремленого підрозділу) здійснює свої посадові обов'язки на підставі Посадової інструкції, затвердженої Керівником установи.

У разі незгоди відповідального працівника з вказівками Керівника установи щодо організації системи запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, та інших питань стосовно проведення фінансового моніторингу відповідальний працівник може повідомити про це Держфінмоніторинг України і державний орган, який відповідно до законодавства виконує функції регулювання та нагляду за установою, з письмовим викладенням своїх заперечень.

Відповідальний працівник установи (відокремленого підрозділу) повинен мати повну вищу освіту (спеціаліст або магістр) та досвід роботи в галузі надання фінансових послуг не менше одного року.

Не може бути призначена відповідальним працівником особа:

яка має судимість за вчинення умисного злочину, якщо ця судимість не погашена і не знята в установленому законодавством порядку;

у якої відсутні трудові відносини з установою (відокремленим підрозділом).

Відповідальний працівник установи (відокремленого підрозділу) повинен знати:

- законодавство, яке регулює відносини у сфері запобігання та протидії запровадженню в легальний обіг доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансуванню тероризму, зокрема:

- Закон України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом";

- Закон України "Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг";

- Постанову Кабінету Міністрів України від 26.04.2003 N 644 "Про затвердження Порядку реєстрації фінансових операцій суб'єктами первинного фінансового моніторингу";

- Постанову Кабінету Міністрів України від 26.04.2003 N 645 "Про порядок визначення країн (територій), які не беруть участі в міжнародному співробітництві у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, і фінансуванню тероризму";

- Постанову Кабінету Міністрів України від 26.04.2003 N 646 "Про затвердження Порядку взяття на облік Державним комітетом фінансового моніторингу фінансових операцій, що підлягають обов'язковому фінансовому моніторингу";

- Постанову Кабінету Міністрів України від 20.11.2003 N 1800 "Про затвердження Порядку проведення внутрішнього фінансового моніторингу суб'єктами господарювання, що провадять господарську діяльність з організації та утримання казино, інших гральних закладів, і ломбардами";

- Розпорядження Кабінету Міністрів України від 17.07.2003 N 419-р "Про перелік країн (територій), які не беруть участі в міжнародному співробітництві у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансуванню тероризму";

- Розпорядження Кабінету Міністрів України від 24.02.2003 N 77-р "Про перелік офшорних зон".

- нормативно-правові акти Держфінмоніторингу України та інших суб'єктів державного фінансового моніторингу, які здійснюють відповідно до законодавства нагляд за діяльністю установи;

- повний перелік видів фінансових операцій, що виконуються установою (відокремленим підрозділом), порядок їх проведення;

- функціональні обов'язки працівників установи (відокремленого підрозділу), що приймають участь у здійсненні або забезпеченні здійснення фінансових операцій;

- правила проведення внутрішнього фінансового моніторингу та програми його здійснення;

- норми законодавства, які передбачають кримінальну, адміністративну та цивільно-правову відповідальність за порушення вимог Закону;

- норми інших нормативно-правових актів у сфері з запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансуванню тероризму.

Відповідальний працівник установи (відокремленого підрозділу) повинен знати та володіти навичками щодо застосовування в практичній діяльності:

- порядку ідентифікації осіб, що здійснюють фінансові операції;

- порядку зберігання документів, які стосуються ідентифікації осіб, якими здійснено фінансову операцію, що згідно з Законом підлягає фінансовому моніторингу, та всю документацію про здійснення фінансової операції;

- порядку виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу та можуть бути пов'язані, мати відношення або призначатися для фінансування тероризму;

- критеріїв оцінки ризику проведення клієнтом фінансових операцій з легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом;

- ознак фінансових операцій, що підлягають обов'язковому фінансовому моніторингу;

- ознак фінансових операцій, що підлягають внутрішньому фінансовому моніторингу;

- порядку ведення реєстру фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу;

- порядку надання Держфінмоніторингу України інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу;

- порядку повідомлення Держфінмоніторингу України та правоохоронних органів про фінансові операції, щодо яких є або має бути підозра, що вони пов'язані, мають відношення або призначені для фінансування терористичної діяльності, терористичних актів чи терористичних організацій;

- порядку зупинення фінансових операцій якщо її учасником або вигодоодержувачем за нею є особа, яку включено до переліку осіб, пов'язаних із здійсненням терористичної діяльності;

- вимог щодо запобігання розголошенню інформації, яка надається Держфінмоніторингу України, іншої інформації з питань фінансового моніторингу, у тому числі про факт її подання.

До посадових обов'язків відповідального працівника установи відноситься:

- розробка та постійне поновлення правил внутрішнього фінансового моніторингу та програм його здійснення;

- забезпечення дотримання працівниками установи (відокремленого підрозділу), які проводять фінансові операції, правил внутрішнього фінансового моніторингу та програм його здійснення;

- забезпечення підготовки, навчання та надання консультацій персоналу щодо виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, шляхом проведення освітніх та практичних заходів;

- прийняття рішення про реєстрацію та, безпосередньо, реєстрація фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу;

- прийняття рішення щодо того, про які операції має бути повідомлено Держфінмоніторинг України та правоохоронні органи, та здійснення відповідного повідомлення;

- забезпечення надання інформації з питань фінансового моніторингу на запити Держфінмоніторингу України;

- сприяння представникам Держфінмоніторингу України та органу, який відповідно до законодавства виконує функції регулювання та нагляду за установою, з питань проведення аналізу фінансових операцій, що підлягають обов'язковому фінансовому моніторингу;

- розробка критеріїв оцінки ризику проведення клієнтом фінансових операцій з легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом;

- прийняття рішення про зупинення фінансової операції (відповідно до внутрішніх процедур установи), якщо її учасником або вигодоодержувачем за нею є особа, яку включено до переліку осіб, пов'язаних із здійсненням терористичної діяльності;

- прийняття рішення про поновлення фінансової операції, якщо її учасником або вигодоодержувачем за нею є особа, яку включено до переліку осіб, пов'язаних із здійсненням терористичної діяльності;

- здійснення перевірок діяльності будь-якого підрозділу установи, а також відокремлених підрозділів;

- щомісячне (не пізніше 5-го числа місяця, наступного за звітним) письмове інформування Керівника установи про виконання норм законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом та внутрішніх документів установи.

Для виконання відповідальним працівником установи посадових обов'язків він має право:

- проведення перевірок діяльності установи (відокремлених підрозділів) та їх працівників з метою виконання ними правил проведення внутрішнього фінансового моніторингу та програм його здійснення, згідно із планом, затвердженим Керівником установи;

- залучення до проведення перевірок з питань проведення внутрішнього фінансового моніторингу будь-яких працівників установи (відокремлених підрозділів), надання їм доручень і вказівок, в межах своєї компетенції, обов'язкових до виконання, а також вимагання від них допомоги при провадженні окремих дій;

- одержання пояснень від працівників установи (відокремлених підрозділів), незалежно від займаних ними посад, з питань проведення внутрішнього фінансового моніторингу;

- подання Керівнику установи, за результатами перевірок, пропозицій щодо притягнення до відповідальності працівників, винних у порушенні вимог законодавства у сфері протидії легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансування тероризму;

- прийняття рішення, за погодженням з Керівником установи, про відмову від забезпечення здійснення фінансової операції та надання інформації про таку операцію до Держфінмоніторингу України;

- отримання доступу до всіх приміщень і документів установи (відокремленого підрозділу) та іншої інформації, пов'язаної з проведенням фінансового моніторингу.

Відповідальний працівник установи виконує інші функції відповідно до законодавства України, правил внутрішнього фінансового моніторингу, програм здійснення фінансового моніторингу та інших внутрішніх документів з питань протидії легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансування тероризму.

До посадових обов'язків відповідального працівника відокремленого підрозділу відноситься:

- надання пропозицій відповідальному працівнику установи стосовно розробки та поновлення правил проведення фінансового моніторингу і програм його здійснення;

- проведення підготовки та навчання персоналу відокремленого підрозділу щодо виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, шляхом проведення освітніх та практичних заходів;

- забезпечення дотримання працівниками відокремленого підрозділу правил проведення внутрішнього фінансового моніторингу та програм його здійснення;

- ведення обліку виявлених у відокремленому підрозділі фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу (їх реєстрацію здійснює відповідальний працівник установи);

- виконання інших обов'язків, передбачених Законом та Посадовою інструкцією відповідального працівника відокремленого підрозділу.

Відповідальний працівник відокремленого підрозділу для виконання своїх посадових обов'язків має такі права:

- проведення перевірок діяльності відокремленого підрозділу та його працівників на предмет виконання ними правил фінансового моніторингу та програм його здійснення;

- залучення до проведення перевірок з питань фінансового моніторингу будь-яких працівників відокремленого підрозділу, надання їм доручень і вказівок, в межах своєї компетенції, обов'язкових до виконання;

- отримання доступу до всіх приміщень і документів відокремленого підрозділу та іншої інформації, пов'язаної з проведенням фінансового моніторингу.

Для забезпечення належного рівня підготовки персоналу з питань проведення внутрішнього фінансового моніторингу, відповідальний працівник установи (відокремленого підрозділу) організовує та проводить відповідне навчання серед працівників установи (відокремленого підрозділу), які залучаються до проведення внутрішнього фінансового моніторингу.

Навчання працівників, залежно від їх посадових обов'язків, здійснюється шляхом проведення навчальних та практичних занять за такими напрямками:

- ознайомлення працівників з міжнародними стандартами у сфері протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, зокрема, 40 рекомендаціями FATF та 9 Спеціальними рекомендаціями FATF;

- ознайомлення працівників з вимогами законодавства України з запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом;

- ознайомлення працівників з вимогами внутрішніх документів установи з питань фінансового моніторингу.

Відповідальний працівник установи (відокремленого підрозділу) проводить практичні заняття щодо вивчення методів передового досвіду з таких напрямків:

- виявлення фінансових операцій, що можуть бути пов'язані з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансуванням тероризму;

- вивчення засобів і прийомів вивчення клієнтів та перевірки інформації щодо їх ідентифікації;

- ідентифікації осіб, які здійснюють фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу відповідно до Закону;

- виявлення фінансових операцій, що підлягають обов'язковому або внутрішньому фінансовому моніторингу та які можуть бути пов'язані, мати відношення або призначатися для фінансування тероризму;

- вжиття заходів щодо з'ясування суті та мети проведення фінансової операції, яка підлягає внутрішньому фінансовому моніторингу;

- підготовки та подання відповідальному працівнику установи (відокремленого підрозділу) інформації про фінансову операцію (у формі, яка визначена відповідальним працівником), необхідної для прийняття рішення про її реєстрацію;

- порядку зупинення проведення фінансової операції, якщо її учасником або вигодоодержувачем за нею є особа, яку включено до переліку осіб, пов'язаних із здійсненням терористичної діяльності;

- зберігання документів, які стосуються ідентифікації осіб, якими здійснено фінансову операцію, що згідно з Законом підлягає фінансовому моніторингу, та всю документацію про здійснення фінансової операції;

- забезпечення заходів щодо запобігання розголошення інформації (у тому числі особам, стосовно фінансових операцій яких проводиться фінансовий моніторинг), яка надається Держфінмоніторингу України, та іншої інформації з питань фінансового моніторингу;

- роз'яснення та проведення аналізу найбільш поширених схем легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, що стосується діяльності установи.

Навчання працівників проводиться за графіком, затвердженим Керівником установи. Графік додається до Програми підготовки персоналу з питань проведення фінансового моніторингу і є її невід'ємною частиною.

Для забезпечення належної реалізації функцій установи, як суб'єкта первинного фінансового моніторингу, Керівник установи спільно з відповідальним працівником визначає уповноважених працівників, які відповідають за проведення ідентифікації і вивчення клієнтів, та за оформлення справи клієнта (далі - уповноважений працівник).

Відповідно до внутрішніх процедур установи, ідентифікацію клієнтів здійснюють уповноважений працівник або відповідальний працівник.

Уповноважений працівник установи (відокремленого підрозділу), що приймає безпосередню участь у забезпеченні здійснення фінансової операції проводить:

- виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу та які можуть бути пов'язані, мати відношення або призначатися для фінансування тероризму;

- підготовку та подання відповідальному працівнику установи (відокремленого підрозділу) додаткової інформації, необхідної для прийняття рішення про її реєстрацію відповідальним працівником установи;

- з'ясування суті та мети фінансової операції, що має ознаки внутрішнього фінансового моніторингу;

- збір та зберігання документів, які стосуються ідентифікації осіб, що здійснюють фінансові операції, та документації щодо проведених фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу та можуть бути пов'язані, мати відношення або призначатися для фінансування тероризму;

- забезпечення заходів щодо запобігання розголошенню (у тому числі особам, стосовно фінансових операцій яких проводиться перевірка) інформації, яка надається Держфінмоніторингу України, та іншої інформації з питань фінансового моніторингу (в тому числі про факт подання такої інформації).

Порядок ідентифікації осіб, які здійснюють фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу відповідно до Закону має включати:

- порядок здійснення первісної ідентифікації клієнтів під час встановлення відносин з ними;

- порядок проведення заходів, спрямованих на перевірку інформації щодо ідентифікації клієнта;

- порядок проведення заходів щодо перевірки та додаткового вивчення інформації про клієнта або особу, яка діє від його імені, у разі виникнення сумніву щодо її достовірності, з урахуванням ризику проведення таким клієнтом операцій з легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом або фінансування тероризму.

- заходи щодо уточнення інформації про клієнта, та порядок їх проведення;

- заходи щодо проведення додаткової ідентифікації клієнта у разі зміни інформації, необхідної для проведення ідентифікації, або закінчення строку дії документів, на підставі яких вона проводилася;

- порядок забезпечення документального фіксування інформації про клієнта;

- розробку критеріїв оцінки ризику проведення клієнтом фінансових операцій з легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом.

З метою ідентифікації та вивчення клієнтів, уповноважений працівник (відповідальний працівник), на підставі наданих оригіналів або належним чином засвідчених копій документів (нотаріально або органом, який видав цей документ), ідентифікує осіб, які здійснюють фінансові операції, що згідно з Законом підлягають фінансовому моніторингу. Ці документи мають бути чинними та містити достовірну інформацію на час їх надання установі (відокремленому підрозділу).

При здійсненні первинної ідентифікації, в першу чергу, з'ясовується причетність клієнта до переліку осіб, пов'язаних із здійсненням терористичної діяльності.

Уповноважений працівник (відповідальний працівник) зобов'язаний проводити ідентифікацію особи, яка:

- відкриває рахунок та/або укладає договір про надання фінансових послуг;

- здійснює фінансові операції, які згідно з Законом підлягають фінансовому моніторингу;

- є вигодоодержувачем;

- діє як представник іншої особи. Якщо особа діє як представник іншої особи або в уповноваженого працівника (відповідального працівника) виникає сумнів стосовно того, що ця особа діє не від власного імені, або вигодоодержувачем є інша особа, то уповноважений працівник (відповідальний працівник) зобов'язаний ідентифікувати також особу, від імені якої здійснюється фінансова операція або яка є вигодоодержувачем.

Установа (відокремлений підрозділ) надає послуги лише після здійснення ідентифікації клієнта відповідно до вимог:

статті 6 Закону "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом";

статті 18 Закону України "Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг".

З метою ідентифікації резидентів визначаються:

для фізичних осіб - прізвище, ім'я та по батькові, дата народження, серія та номер паспорта (або іншого документа, який посвідчує особу), дата видачі та орган, що його видав, місце проживання, ідентифікаційний номер згідно з Державним реєстром фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів.

Якщо фізична особа з релігійних мотивів відмовилась від отримання ідентифікаційного номера, про це у її паспорті має бути відповідна відмітка;

для юридичних осіб - найменування, місцезнаходження, документи про підтвердження державної реєстрації (включаючи установчі документи - статут або положення суб'єкта господарювання, інформацію щодо посадових осіб та їх повноважень тощо), ідентифікаційний код згідно з єдиним державним реєстром підприємств та організацій України, реквізити банку, в якому відкрито рахунок, та номер банківського рахунка.

З метою ідентифікації нерезидентів визначаються:

для фізичних осіб - прізвище, ім'я та по батькові (у разі його наявності), дата народження, серія та номер паспорта (або іншого документа, який посвідчує особу), дата видачі та орган, що його видав, громадянство, місце проживання або тимчасового перебування;

для юридичних осіб - повне найменування, місцезнаходження та реквізити банку, в якому відкрито рахунок, і номер банківського рахунка. Установі (відокремленому підрозділу) надається також копія легалізованого витягу торговельного, банківського чи судового реєстру або засвідчене нотаріально реєстраційне посвідчення уповноваженого органу іноземної держави про реєстрацію відповідної юридичної особи.

Належним чином засвідчені копії документів, що є підставою для ідентифікації юридичної або фізичної особи, а також анкета ідентифікації клієнта мають зберігатися у справі клієнта протягом п'яти років. Надані документи мають бути чинними та містити достовірну інформацію на час надання їх установі.

Ідентифікація особи не є обов'язковою у разі, якщо проведення фінансової операції здійснюється особою, що раніше була ідентифікована установою (відокремленим підрозділом) згідно з чинним законодавством України.

Документи, додаткові відомості, пов'язані з ідентифікацією, повинні зберігатися у справі клієнта.

При вивченні установчих документів юридичної особи та документів, які підтверджують її державну реєстрацію, слід приділяти підвищену увагу:

- оформленню установчих документів (з урахуванням всіх зареєстрованих змін);

- складу засновників юридичної особи та її пов'язаних осіб;

- структурі органів управління юридичної особи та їх повноваженням;

- розміру зареєстрованого та сплаченого статутного фонду;

- відповідності фінансової операції звичайній діяльності клієнта;

- видам діяльності та операціям, які проводить клієнт.

У разі ненадання установі (відокремленому підрозділу) відомостей, які необхідні установі (відокремленому підрозділу) для виконання вимог законодавства, яке регулює відносини у сфері запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, установа (відокремлений підрозділ) відмовляє в обслуговуванні та/або наданні фінансових послуг та/або не відкриває рахунок, а в разі наявності раніше відкритих рахунків установа (відокремлений підрозділ) відмовляє в здійсненні обслуговування та/або не укладає договір про надання фінансових послуг.

Відповідальний працівник установи розробляє критерії оцінки ризику проведення клієнтом фінансових операцій з легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, які погоджуються з Керівником установи.

Орієнтовний перелік критеріїв ризику проведення клієнтом фінансових операцій з легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, які установа може використовувати в своїй практичній діяльності, наведений нижче:

1) наявність контрагентів - резидентів країн (територій), про які з достовірних джерел відомо, що вони:

не дотримуються загальноприйнятих стандартів у боротьбі з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом;

не передбачають розкриття або надання інформації щодо фінансових операцій;

не виконують рекомендацій Групи розробки фінансових заходів боротьби з відмиванням грошей (FATF);

є країнами (територіями), у яких відбуваються військові дії;

є офшорними зонами;

є країнами (територіями), які не беруть участі в міжнародному співробітництві у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансуванню тероризму;

2) у фінансовій операції бере участь особа, яка:

є такою, що обіймає (обіймала) посаду, відповідно до якої має (мала) широкі владні повноваження;

не будучи фінансовою установою, займається грошовими переказами, операціями з оплати чеків готівкою тощо;

здійснює зовнішньоекономічні операції;

одержує фінансову допомогу від нерезидентів чи надає фінансову допомогу нерезидентам.

Якщо ризик проведення клієнтом фінансових операцій з легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, оцінюється установою (відокремленим підрозділом) як великий, уповноважений працівник (відповідальний працівник) уточнює інформацію, отриману за результатами ідентифікації та вивчення клієнта, що здійснює фінансову операцію, не рідше одного разу на рік. Для інших клієнтів термін уточнення інформації не повинен перевищувати трьох років.

Класифікація клієнтів стосовно ризику здійснення ними операцій з легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму здійснюється відповідальним працівником установи з урахуванням їх репутації, сфери та періоду діяльності на ринку.

Обов'язкове уточнення інформації щодо ідентифікації та вивчення клієнтів проводиться у разі зміни:

- установчих документів;

- власників юридичної особи;

- власника, що має істотну участь у юридичній особи;

- місцезнаходження юридичної або фізичної особи;

- у разі закінчення строку дії наданих раніше документів.

З метою вивчення клієнтів проводиться ідентифікація фізичних осіб - засновників для наступних юридичних осіб:

акціонерні товариства, товариства з обмеженою відповідальністю, товариства з додатковою відповідальністю, повні товариства, командитні товариства.

Ідентифікації підлягають фізичні та юридичні особи, що звернулись до установи за отриманням послуг. Крім того, ідентифікації підлягають засновники юридичних осіб всіх рівнів, згідно з наступною схемою:

- у випадку, якщо засновниками юридичної особи є виключно фізичні особи, то ідентифікації підлягають всі фізичні особи, що володіють 10 % і більше статутного фонду (у статуті клієнта - юридичної особи є необхідна інформація щодо фізичних осіб - засновників);

- у випадку, якщо засновником юридичної особи є інша юридична особа, яка володіє 10 % статутного фонду, або коли таких осіб декілька, то по цим юридичним особам слід ідентифікувати всіх фізичних осіб, що володіють 50 % і більше їх статутних фондів (з метою отримання відповідної інформації може бути надана довідка довільної форми із зазначенням ідентифікаційних даних про засновників - фізичних осіб, за підписами посадових осіб клієнта - юридичної особи та печаткою підприємства);

- у випадку, якщо засновником юридичної особи є інша юридична особа (особи), яка володіє 10 % статутного фонду (відповідно до внутрішніх процедур) - засновники 1-го рівня, і в засновниках цієї юридичної особи (осіб) присутні юридичні особи, що володіють 50 % статутного фонду засновників 1-го рівня (відповідно до внутрішніх процедур) - засновники 2-го рівня, то по юридичним особам - засновникам 2-го рівня слід ідентифікувати всіх фізичних осіб, що володіють 50% їх статутних фондів (відповідно до внутрішніх процедур) - засновників 3-го рівня.

Уповноважений працівник (відповідальний працівник), який проводить ідентифікацію, в присутності клієнта - фізичної особи, робить копії документів, на підставі яких проводилась ідентифікація. Копії засвідчуються, підписами уповноваженого працівника (відповідального працівника) та клієнта. Одночасно, уповноважений працівник (відповідальний працівник) відокремленого підрозділу, на документі проставляє напис "копія вірна".

Якщо виникає підозра відносно того, що особа діє не від власного імені, працівникам установи (відокремленого підрозділу) забороняється вступати в договірні відносини з такою особою. Дана вимога не стосується осіб, що діють на підставі довіреності.

Уповноважений працівник (відповідальний працівник), з метою додаткового вивчення клієнта, має право витребувати від клієнта інші документи і відомості, потрібні для з'ясування його суті діяльності, фінансового стану.

Документальне фіксування проведеної первісної ідентифікації на етапі встановлення відносин з клієнтом (фізичною або юридичною особою), здійснюється у відповідній анкеті клієнта, яка додається до його справи. Уповноважений працівник (відповідальний працівник) формує та підписує відповідну анкету клієнта (додаються у додатках 2 - 5).

Наведені в додатках 2 - 5 форми анкет є рекомендованими. Відповідно до внутрішніх процедур і потреб установи, вони можуть доповнюватися додатковими записами та розділами.

При формуванні анкети слід враховувати інформацію, яку відповідальний працівник установи вносить до реєстру фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу (форма N 2-ФМ), форма якого затверджена наказом Держфінмоніторингу від 13.05.2003 N 48.

Анкета клієнта є внутрішнім документом установи.

В разі необхідності уточнення інформації про клієнта, уповноважений працівник (відповідальний працівник) в день отримання від клієнта повідомлення про зміни у інформації, що зазначена в анкеті клієнта, зобов'язаний внести ці зміни у відповідний розділ анкети клієнта. Копії документів, що підтверджують зазначені зміни, а також письмові повідомлення клієнта, відповіді на листи-запити, додаються до справи клієнта.

З метою більш ретельного вивчення клієнта, з'ясування суті та мети його діяльності, фінансового стану, уповноважений працівник (відповідальний працівник), відповідно до внутрішніх процедур, готує та надає на підпис Керівнику установи листи-запити з проханням:

до клієнта - надати інформацію, передбачену внутрішніми процедурами установи, яка стосується цієї особи та її Керівників;

до органів державної влади, які здійснюють нагляд та/або контроль за діяльністю цієї юридичної особи, надати відповідну інформацію;

до банків та інших юридичних осіб надати відповідну інформацію.

Уповноважений працівник (відповідальний працівник) надсилає лист-запит на адресу клієнта, з проханням надати додаткову інформацію. У листі-запиті зазначається перелік документів, необхідних для уточнення додаткової інформації. Процедура запиту, термін відповіді на лист-запит до клієнта встановлюється відповідальним працівником установи відповідно до внутрішніх процедур.

Інформація, яка стосуються ідентифікації осіб, якими здійснено фінансову операцію, що згідно з Законом підлягає фінансовому моніторингу, та вся документація про здійснення фінансової операції зберігається протягом п'яти років після проведення такої фінансової операції.

Аналіз фінансових операцій з метою виявлення таких, що відповідно до законодавства у сфері запобігання легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом, підлягають фінансовому моніторингу, здійснюється працівниками установи та її відокремлених підрозділів перед їх проведенням, а також у подальшому, в процесі обслуговування клієнта.

Фінансова операція підлягає обов'язковому фінансовому моніторингу, якщо сума, на яку вона проводиться, дорівнює чи перевищує 80000 гривень або дорівнює чи перевищує суму в іноземній валюті, еквівалентну 80000 гривень, та має одну або більше таких ознак:

переказ грошових коштів на анонімний (номерний) рахунок за кордон і надходження грошових коштів з анонімного (номерного) рахунка з-за кордону, а також переказ коштів на рахунок, відкритий у фінансовій установі в країні, що віднесена Кабінетом Міністрів України до переліку офшорних зон;

купівля (продаж) чеків, дорожніх чеків або інших подібних платіжних засобів за готівку;

зарахування або переказ грошових коштів, надання або отримання кредиту (позики), проведення фінансових операцій з цінними паперами у випадку, коли хоча б одна із сторін є фізичною або юридичною особою, що має відповідну реєстрацію, місце проживання чи місце знаходження в країні (на території), яка не бере участь в міжнародному співробітництві у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансуванню тероризму, або однією з сторін є особа, що має рахунок в банку, зареєстрованому у вищезазначеній країні (на вищезазначеній території). Перелік таких країн (територій) визначається відповідно до порядку, встановленого Кабінетом Міністрів України на основі переліків, затверджених міжнародними організаціями, діяльність яких спрямована на протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансуванню тероризму, і підлягає опублікуванню;

переказ коштів у готівковій формі за кордон з вимогою видати одержувачу кошти готівкою;

зарахування на рахунок коштів у готівковій формі з їх подальшим переказом того самого або наступного операційного дня іншій особі;

зарахування грошових коштів на рахунок чи списання грошових коштів з рахунка юридичної особи, період діяльності якої не перевищує трьох місяців з дня її реєстрації, або зарахування грошових коштів на рахунок чи списання грошових коштів з рахунка юридичної особи у випадку, якщо операції на зазначеному рахунку не проводилися з моменту його відкриття;

відкриття рахунка з внесенням на нього коштів на користь третьої особи;

переказ особою, за відсутності зовнішньоекономічного контракту, коштів за кордон;

обмін банкнот, особливо іноземної валюти, на банкноти іншого номіналу;

проведення фінансових операцій з цінними паперами на пред'явника, не розміщеними в депозитаріях;

придбання особою цінних паперів за готівку;

виплата фізичній особі страхового відшкодування або отримання страхової премії;

виплата особі виграшу в лотерею, казино або в іншому гральному закладі;

розміщення дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та інших цінностей в ломбард.

Фінансова операція підлягає внутрішньому фінансовому моніторингу, якщо вона має одну або більше таких ознак:

1) заплутаний або незвичний характер фінансової операції, яка не має очевидного економічного сенсу або очевидної законної мети, зокрема:

а) прийняття суб'єктом первинного фінансового моніторингу коштів від особи, яка пропонує або погоджується на отримання процентів по депозиту, нижчих за процентну ставку, що встановлена у банку на поточний момент, або сплату комісій (плати за здійснення окремих операцій з його коштами) у розмірах, більших ніж визначені суб'єктом первинного моніторингу за тотожними вкладами або операціями на поточний момент;

б) наполягання особи провести операцію за правилами, відмінними від встановлених законодавством та внутрішніми документами суб'єкта первинного моніторингу щодо таких операцій за змістом або за строками її проведення;

в) внесення особою у раніше узгоджену схему проведення операції (операцій) безпосередньо перед початком її реалізації значних змін, що особливо стосуються напряму руху грошових коштів або іншого майна, в тому числі неодноразова зміна банківських реквізитів бенефіціара після надання першого доручення на переведення коштів або індосацію платіжних документів, надання доручення на перерахування коштів бенефіціару через два та більше рахунки інших осіб;

г) представлення особою інформації, яку неможливо перевірити;

ґ) неможливість встановлення контрагентів особи, прийняття суб'єктом первинного фінансового моніторингу коштів (платіжних документів до їх оплати) від особи, яка надсилає кошти на адресу іншої сторони цивільно-правової угоди, внаслідок чого такі кошти повертаються без виконання фінансової операції у зв'язку з незнаходженням такої іншої сторони або у зв'язку з її відмовою щодо їх прийняття;

д) відмова в наданні особою (клієнтом) відомостей, передбачених законодавством та відповідними внутрішніми документами суб'єкта первинного фінансового моніторингу;

е) регулярне укладення особою строкових угод або використання інших похідних фінансових інструментів, особливо таких, що не передбачають поставки базового активу, за фінансовими операціями з одним або кількома контрагентами, результатом чого є постійний прибуток або постійні збитки особи;

є) прийняття суб'єктом первинного фінансового моніторингу коштів (платіжних документів до їх оплати) від особи, яка здійснює неодноразовий обмін цінних паперів на інші цінні папери протягом поточного року без отримання або надання грошових компенсацій, пов'язаних з таким обміном;

ж) настання страхового випадку протягом короткого терміну, який визначається спеціально уповноваженим органом виконавчої влади у сфері регулювання ринків фінансових послуг, після укладення страхової угоди;

2) невідповідність фінансової операції діяльності юридичної особи, що встановлена статутними документами цієї особи, зокрема:

а) не пов'язане з діяльністю особи істотне збільшення залишку на рахунку, який згодом перераховується іншому суб'єкту первинного фінансового моніторингу або використовується для цілей купівлі іноземної валюти (з переказом на користь нерезидента), цінних паперів на пред'явника;

б) відсутність зв'язку між характером і родом діяльності особи з послугами, за якими особа звертається до суб'єкта первинного фінансового моніторингу;

в) регулярне представлення чеків, емітованих банком-нерезидентом та індосованих нерезидентом, на інкасо, якщо така діяльність не відповідає діяльності особи, відомій суб'єкту первинного фінансового моніторингу;

г) зарахування на рахунок особи значної кількості платежів від фізичних осіб на суму, що не перевищує суму, визначену статтею 11 цього Закону, у тому числі через касу суб'єкта первинного фінансового моніторингу, якщо діяльність особи не пов'язана з наданням послуг населенню, збором обов'язкових або добровільних платежів;

ґ) істотне збільшення частки готівки, що надходить на рахунок особи, якщо звичайними для основної діяльності особи є розрахунки в безготівковій формі;

д) розміщення на рахунку значної суми готівкових коштів особою, яка за рівнем доходу чи сферою діяльності не може здійснювати фінансову операцію на таку суму;

е) разовий продаж (купівля) особою великого пакета цінних паперів, що вільно не обертаються на організованому ринку, за умови, що особа не є професійним учасником ринку цінних паперів і цінні папери не передаються особі в погашення простроченої заборгованості контрагента перед особою;

3) виявлення неодноразового здійснення фінансових операцій, характер яких дає підстави вважати, що метою їх здійснення є уникнення процедур обов'язкового фінансового моніторингу, передбачених цим Законом, зокрема:

а) регулярне зарахування на рахунок особи (у випадку юридичної особи, якщо це не пов'язано з її основною діяльністю) коштів у готівковій формі з подальшим переказом усієї або більшої частини суми протягом одного операційного дня або наступного за ним дня на рахунок клієнта, відкритий в іншого суб'єкта первинного фінансового моніторингу, або на користь третьої особи, у тому числі нерезидента;

б) передавання особою доручення про здійснення фінансової операції через представника (посередника), якщо представник (посередник) виконує доручення особи без встановлення прямого (особистого) контакту з суб'єктом первинного фінансового моніторингу.

Внутрішній фінансовий моніторинг може здійснюватися й щодо інших фінансових операцій, коли у відповідального працівника установи (відокремленого підрозділу) виникають підстави вважати, що фінансова операція проводиться з метою легалізації (відмивання) доходів.

Для визначення ознак фінансових операцій, що можуть підлягати внутрішньому фінансовому моніторингу установи (їх відокремлені підрозділи) можуть користуватися ознаками, наведеними в додатку 1.

Перед здійсненням фінансової операції або не пізніше наступного робочого дня після її здійснення, працівник установи (відокремленого підрозділу), що забезпечує здійснення фінансової операції, з'ясовує можливість віднесення її до такої, що відповідно до Закону, підлягає фінансовому моніторингу.

У разі виявлення такої фінансової операції, працівник установи того ж дня письмово інформує відповідального працівника установи, а працівник відокремленого підрозділу - відповідального працівника відокремленого підрозділу, який в свою чергу інформує відповідального працівника установи.