Відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації" , Указу Президента України від 05.05.2011 № 547/2011 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації" , постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.2011 № 583 "Питання виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади"

1. Затвердити Порядок опрацювання запитів на публічну інформацію в Департаменті митних інформаційних технологій та статистики Державної митної служби України (далі - Порядок), що додається.

2. Відповідальність за виконання вимог Порядку покласти на керівників структурних підрозділів Департаменту митних інформаційних технологій та статистики, яким безпосередньо адресовані запити про надання інформації відповідно до пункту 1 цього наказу.

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації" , постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.2011 № 583 "Питання виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади" та наказу Держмитслужби України від 09.06.2011 № 483 "Про затвердження Порядку складання та подання запитів на публічну інформацію в державній митній службі України" .

1.2. Порядок визначає процедуру реєстрації, розгляду, підготовки та надання відповідей за запитами на публічну інформацію, які надходять до Департаменту митних інформаційних технологій та статистики (далі - ДМІТС) відповідно до норм Закону України "Про доступ до публічної інформації".

1.3. Обмеження доступу до інформації, розпорядником якої є ДМІТС, здійснюється відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації".

1.4. Відмова та відстрочка в задоволенні запиту на публічну інформацію в ДМІТС здійснюється у випадках, передбачених Законом України "Про доступ до публічної інформації".

1.5. Зберігання запитів на публічну інформацію та відповідей на них здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства в митній службі України , затвердженої наказом Держмитслужби України від 28.12.2002 № 747 (зі змінами), та Порядку розгляду звернень та особистого прийому громадян у Державній митній службі України, інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях , затвердженого наказом Держмитслужби України від 14.09.2009 № 855 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 06.10.2009 за № 935/16951 (зі змінами).

2.1. Письмові запити на публічну інформацію, що надходять поштою або надаються особисто від фізичних, юридичних осіб, об'єднань громадян без статусу юридичної особи, приймаються посадовими особами відділу організаційного та документального забезпечення служби організаційно-розпорядчої роботи ДМІТС.

2.2. Письмові запити на публічну інформацію від юридичних осіб, що надходять електронною поштою, приймаються та реєструються посадовими особами ДМІТС, які здійснюють приймання/відправлення електронної пошти ДМІТС.

Письмові запити на публічну інформацію від фізичних осіб та об'єднань громадян без статусу юридичної особи, що надходять електронною поштою, приймаються посадовими особами ДМІТС, які здійснюють приймання/відправлення електронної пошти ДМІТС, та реєструються посадовими особами відділу організаційного та документального забезпечення служби організаційно-розпорядчої роботи ДМІТС із зазначенням прізвища запитувача, дати надходження запиту на публічну інформацію та особистого підпису посадової особи, що прийняла запит для реєстрації та подальшого опрацювання.

2.3. Запити на публічну інформацію, що надходять за телефоном до ДМІТС, оформлюються працівниками відділу організаційного та документального забезпечення служби організаційно-розпорядчої роботи ДМІТС, за формою, наведеною у додатку 2 до Порядку складання та подання запитів на публічну інформацію в Державній митній службі України , затвердженого наказом Держмитслужби України від 09.06.2011 № 483, обліковуються в журналі обліку запитів на публічну інформацію, які надходять до ДМІТС за телефоном (далі - Журнал обліку запитів), та передаються для реєстрації посадовим особам відділу організаційного та документального забезпечення служби організаційно-розпорядчої роботи ДМІТС. Журнал обліку запитів оформлюється за формою, наведеною у додатку 1 до цього Порядку.

2.4. Усні запити на публічну інформацію, які подаються громадянами під час особистого прийому громадян керівництвом ДМІТС, приймаються посадовими особами відділу організаційного та документального забезпечення служби організаційно-розпорядчої роботи ДМІТС та оформлюються за формою, наведеною у додатку 2 до Порядку складання та подання запитів на публічну інформацію в Державній митній службі України , затвердженого наказом Держмитслужби України від 09.06.2011 № 483.

2.5. Реєстрація запитів на публічну інформацію здійснюється посадовими особами ДМІТС, які здійснюють приймання/відправлення електронної пошти ДМІТС, за допомогою ПІК "Канцелярія" із доповненням до реєстраційного номеру абревіатури "ПІ".

2.6. Зареєстровані запити на публічну інформацію передаються посадовими особами відділу організаційного та документального забезпечення служби організаційно-розпорядчої роботи на розгляд керівництву ДМІТС у день надходження такого запиту.

2.7. Розгляд керівництвом ДМІТС запитів на публічну інформацію здійснюється у день їх реєстрації.

2.8. Відповідно до резолюції керівництва ДМІТС запити на публічну інформацію передаються посадовими особами відділу організаційного та документального забезпечення служби організаційно-розпорядчої роботи ДМІТС за реєстраційно-контрольними картками до структурних підрозділів ДМІТС (далі - відповідальні виконавці).

2.9. Передання відповідальним виконавцям запитів на публічну інформацію здійснюється посадовими особами відділу організаційного та документального забезпечення служби організаційно-розпорядчої роботи ДМІТС не пізніше наступного робочого дня з дня реєстрації відповідного запиту.

2.10. Відповідальні виконавці опрацьовують запити на публічну інформацію, готують та оформлюють відповіді та, у разі необхідності, додаткові інформаційні матеріали, відповідно до вимог оформлення вихідних документів у ДМІТС, та забезпечують надання відповіді у строки, передбачені статтею 20 Закону України "Про доступ до публічної інформації" , та у спосіб, визначений запитувачем у запиті (на поштову адресу, на електронну адресу, телефаксом або за телефоном).

Організація підготовки відповіді здійснюється згідно з пунктами 3.8 та 3.9 Порядку організації та здійснення контролю за виконанням документів у ДМІТС, затвердженого наказом ДМІТС від 11.08.2011 N 207. Оформлення відповідей здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства в митній службі України , затвердженої наказом Держмитслужби України від 28.12.2002 № 747 (зі змінами).

2.11. У разі, якщо запитувана інформація не відповідає вимогам статті 1 Закону України "Про доступ до публічної інформації" , відповідальний виконавець у п'ятиденний строк надає запитувачу проміжну відповідь із обґрунтуванням про невідповідність запитуваної інформації вищезазначеним вимогам, після чого надає остаточну відповідь у визначений законодавством термін.

У разі, якщо запитувана інформація не відповідає вимогам статті 1 Закону України "Про доступ до публічної інформації" , але відповідальний виконавець має можливість надати остаточну відповідь запитувачу протягом п'яти робочих днів без проміжної відповіді, ця відповідь обов'язково має містити обґрунтування невідповідності запитуваної інформації вищезазначеним вимогам.

2.12. Відповіді на інформаційні запити, які не містять публічну інформацію, реєструються в ПІК "Канцелярія" без доповнення до реєстраційного номеру абревіатури "ПІ". Одночасно, посадова особа відділу організаційного та документального забезпечення служби організаційно-розпорядчої роботи ДМІТС, що здійснює реєстрацію вихідної кореспонденції, заносить до реєстраційно-контрольної картки запитів на публічну інформацію від юридичних осіб (картотека вхідної кореспонденції ПІК "Канцелярія") у нову позицію графи "доручення по документу" слова "Примітка: не публічна інформація".

При наданні відповіді на запити від фізичних осіб, що не відповідають вимогам статті 1 Закону України "Про доступ до публічної інформації" , посадовими особами відділу організаційного та документального забезпечення служби організаційно-розпорядчої роботи ДМІТС після повернення відповідальними виконавцями запитів від фізичних осіб та матеріалів щодо їх розгляду в реєстраційно-контрольні картки цих запитів (картотека звернень громадян ПІК "Канцелярія") в графу "примітки" вносяться слова "не публічна інформація".

У разі надання відповідей на інформаційні запити юридичних осіб, що зареєстровані в відділі організаційного та документального забезпечення служби організаційно-розпорядчої роботи ДМІТС, за підписом керівників відповідальних виконавців та з їх реєстраційними вихідними номерами, посадові особи, відповідальні за ведення діловодства, інформують про надання відповідей на інформаційні запити (шляхом надання її копії). Одночасно посадова особа відділу організаційного та документального забезпечення служби організаційно-розпорядчої роботи ДМІТС, заносить в реєстраційно-контрольні картки запитів на публічну інформацію від юридичних осіб (картотека вхідної кореспонденції ПІК "Канцелярія") у нову позицію графи "доручення по документу" слова "Примітка: не публічна інформація".

2.13. Підписані керівництвом ДМІТС відповіді на запити на публічну інформацію реєструються посадовими особами відділу організаційного та документального забезпечення служби організаційно-розпорядчої роботи ДМІТС, які здійснюють приймання/відправлення електронної пошти ДМІТС в ПІК "Канцелярія" із доповненням до реєстраційного номеру абревіатури "ПІ".