Відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07.02.2008 N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" та з метою поліпшення умов реалізації конституційного права громадян на звернення до Державної митної служби України, інших митних органів, спеціалізованих митних установ і організацій, удосконалення організації розгляду порушених у зверненнях питань

1. Затвердити Порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Державній митній службі України, інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях, що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Державної митної служби України, інших митних органів, спеціалізованих митних установ та організацій забезпечити вивчення та виконання вимог Порядку підпорядкованим особовим складом.

3. Управлінню справами (Погорєлова Т.В.) та Юридичному департаменту (Бабюк В.Л.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Служби Піковського І.О.

5. Цей наказ набирає чинності з дня офіційного опублікування.

1.1. Цей Порядок розроблений відповідно до статті 40 Конституції України, Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07.02.2008 N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанов Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" (зі змінами), від 24.09.2008 N 858 "Про затвердження Класифікатора звернень громадян" та від 24.06.2009 N 630 "Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади".

1.2. Цей Порядок визначає процедуру розгляду звернень громадян у Державній митній службі України, інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях (далі - митні органи). Під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

1.3. Розгляд звернень та особистий прийом громадян є важливою ділянкою роботи митних органів, в результаті якої отримується інформація про недоліки в діяльності цих органів, постійно підтримується зв'язок із широкими верствами населення, що сприяє розвитку й удосконаленню митної справи в Україні.

1.4. У заявах (клопотаннях) заявниками висловлюється прохання про сприяння в реалізації їх прав та інтересів або про визнання статусу, прав і свобод. У зв'язку з цим потреба у сприянні в реалізації права виникає тільки після того, як громадянин зазнав труднощів з його реалізацією. Так само потреба в допомозі з визнанням права виникає тоді, коли митний орган або посадова особа відмовили громадянинові у визнанні за ним цього права.

1.5. Дія цього Порядку не поширюється на порядок розгляду:

а) заяв і скарг громадян, встановлений кримінально-процесуальним, цивільно-процесуальним, трудовим законодавством і законодавством про захист економічної конкуренції;

б) звернень, що можуть надходити до митних органів, реєструватися відділом організаційного та документального забезпечення у загальному діловодстві або відповідними підрозділами митних органів, уповноваженими на прийняття, реєстрацію та їх розгляд, а саме:

подання яких передбачено нормативно-правовими актами (порядками, технологічними схемами, інструкціями тощо), що визначають порядок здійснення митного контролю та митного оформлення товарів;

про відмову від митного оформлення ввезених або отриманих у міжнародному поштовому відправленні предметів та про відмову від митного оформлення предметів на користь держави тощо;

з питань соціально-побутового забезпечення (надання квартир, матеріальної допомоги, путівок, організації лікування тощо);

стосовно надання довідок про нарахування (перерахування) пенсій, про розмір грошового забезпечення.

Якщо звернення громадян, зазначені у підпункті "б" цього пункту, містять також скарги на дії (бездіяльність) посадових осіб митних органів, інформацію або повідомлення про злочин, прохання сприяти в реалізації порушених прав та законних інтересів громадян, пропозиції щодо покращення роботи митних органів, то такі звернення підлягають окремій реєстрації та розгляду згідно із Законом України "Про звернення громадян" та цим Порядком.

1.6. Скарги громадян на податкові зобов'язання, нараховані митними органами, розглядаються згідно з Порядком розгляду митними органами скарг платників податків на податкові зобов'язання, нараховані митними органами, затвердженим наказом Державної митної служби України від 08.02.2006 N 97, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20.02.2006 за N 151/12025 (із змінами).

1.7. Рішення, дії (бездіяльність) посадових осіб митних органів можуть бути оскаржені у випадках, визначених статтею 4 Закону України "Про звернення громадян".

2.1. Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається в Державній митній службі України на відділ листів і організації прийому громадян Управління справами, в інших митних органах - на відділ організаційного та документального забезпечення, а у разі відсутності в структурі митного органу відділу організаційного та документального забезпечення - на інший підрозділ митного органу або посадову особу, уповноважену на ведення діловодства за зверненнями громадян.

2.2. Звернення може бути усним (викладене громадянином і записане під час особистого прийому посадовою особою, уповноваженою на проведення в митному органі особистого прийому громадян) або письмовим (виконане у вигляді тексту на папері та надіслане поштою або передане громадянином до митного органу особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства). До письмового звернення заявником можуть додаватись будь-які документи та інші матеріали, що стосуються порушених у зверненні питань.

2.3. Звернення можуть бути індивідуальними (звернення окремої особи) та колективними (звернення групи осіб).

2.4. Звернення в інтересах громадянина може бути подано іншою особою, трудовим колективом або організацією, яка здійснює правозахисну діяльність, що отримали від громадянина відповідні повноваження, оформлені згідно з чинним законодавством. Звернення в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подаються їх законними представниками.

2.5. Анонімне звернення - це письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство.

Анонімне звернення реєструється, але розгляду не підлягає та підшивається до справи за номенклатурою справ митного органу. Рішення про визнання звернення анонімним та залишення його без розгляду приймає в Державній митній службі України Голова Служби за поданням начальника Управління справами, в інших митних органах - керівник митного органу за поданням начальника відділу організаційного та документального забезпечення або іншої посадової особи митного органу, уповноваженої на ведення діловодства за зверненнями громадян.

2.6. Повторне звернення - звернення, що надійшло до митного органу від тієї самої особи з того самого питання, якщо перше звернення вирішено по суті.

Повторними вважаються також звернення, у яких: оскаржується рішення, прийняте за попереднім зверненням; повідомляється про несвоєчасне вирішення питання, що порушувалося в попередньому зверненні, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством строк розгляду й відповідь громадянину не надавалась; не вирішено по суті або вирішено не в повному обсязі питання, порушене в першому зверненні.

Звернення від громадян з одного й того ж питання, надіслані органами вищого рівня до підпорядкованих митних органів для розгляду, повторними не вважаються.

Звернення в інтересах однієї й тієї ж особи або групи заявників з одного й того ж питання, які були надіслані різним адресатам, але надійшли на розгляд до одного й того ж митного органу, вважаються дублетними.

2.7. Усі звернення громадян, що надходять до митних органів, повинні прийматися, попередньо розглядатися й централізовано реєструватися в день їх надходження в порядку, визначеному Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 N 348, та цим Порядком. Конверт, у якому надійшло звернення, зберігається разом з ним до закінчення строку зберігання звернення.

2.8. Попередній розгляд звернень громадян у Державній митній службі України здійснюється начальником відділу листів і організації прийому громадян Управління справами, у структурних підрозділах Державної митної служби України - посадовою особою, уповноваженою на ведення діловодства за зверненнями громадян у відповідному структурному підрозділі, в інших митних органах - начальником відділу організаційного та документального забезпечення або іншою посадовою особою митного органу, уповноваженою на ведення діловодства за зверненнями громадян.

2.9. Попередній розгляд включає перевірку правильності оформлення, ознайомлення зі змістом, визначення порядку подальшої роботи зі зверненням (и) громадянина (громадян).

2.10. У зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги.

Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати.

Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, реєструється та повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями в термін не пізніше як п'ять днів від дня його надходження. Копія такого звернення та копія листа з роз'ясненням, яким повернуто звернення заявнику, залишається у тому митному органі, до якого звернувся заявник. Рішення про повернення звернення заявнику в Державній митній службі України приймається начальником Управління справами за поданням начальника відділу листів і організації прийому громадян Управління справами, в інших митних органах - керівником митного органу за поданням начальника відділу організаційного та документального забезпечення або іншої посадової особи митного органу, уповноваженої на ведення діловодства за зверненнями громадян.

2.11. Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом від одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також звернення, які подано з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян", та звернення осіб, визнаних судом недієздатними. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник митного органу, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

2.12. Звернення, яке містить питання, що не належить до компетенції митного органу, у п'ятиденний термін після його реєстрації пересилається на розгляд до відповідного органу, до компетенції якого належить зазначене питання, про що одночасно інформується заявник, з роз'ясненням підстав передачі звернення. Рішення про пересилання звернення за належністю приймається керівником митного органу або його заступником згідно з розподілом функціональних обов'язків. Копія звернення громадянина залишається в справі митного органу, який переслав оригінал звернення за належністю до відповідного органу.

2.13. Реєстрація письмового звернення громадянина здійснюється після його попереднього розгляду. Вона полягає в нанесенні на вільному від тексту місці на першій сторінці звернення відбитка реєстраційного штампа митного органу (додаток 1), на якому зазначаються дата надходження звернення і його реєстраційний індекс, та в занесенні даних про це звернення до реєстраційно-контрольної картки, придатної для оброблення персональним комп'ютером.

2.14. Реєстраційно-контрольна картка є основним обліковим документом письмового звернення громадянина, до якої поетапно, в міру розгляду звернення заноситься така інформація, зокрема:

а) реєстраційний індекс та дата надходження звернення;

б) прізвище, ім'я та по батькові громадянина;

в) адреса громадянина;

г) найменування органу державної влади, інших органів, установ, організацій, засобу масової інформації, прізвище та ініціали вповноваженої особи, що звертаються в інтересах заявника, вихідний номер та дата листа, яким надіслано звернення;

ґ) короткий зміст звернення;

д) характеристика звернення згідно з пунктом 3.2 розділу III цього Порядку;

е) резолюція керівника митного органу;

є) дата і підстави для відмови в розгляді звернення або припинення розгляду, посада, прізвище та ініціали посадової особи, яка прийняла це рішення;

ж) дані про доведення звернення до виконавців та переміщення звернення у митному органі;

з) вихідний номер і дата листа, яким звернення, вирішення якого не належить до компетенції митного органу, було надіслане для розгляду в інший орган;

и) інформація про запити, що надсилались під час розгляду звернення (куди або кому надсилались, дати та вихідні номери запитів, реєстраційні номери та дати отриманих відповідей);

і) результати розгляду звернення згідно з підпунктом 3.2.9 пункту 3.2 розділу III цього Порядку, дата та вихідний номер відповіді громадянину;

ї) номер справи, в якій зберігається звернення;

й) дані про надходження повторних та дублетних звернень.

2.15. Реєстраційний індекс звернення складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера звернення, що надійшло, наприклад К-401. У разі надходження звернення через уповноважених представників у реєстраційному індексі зазначається початкова літера прізвища особи, інтереси якої представляються. При надходженні звернення, не підписаного автором, у реєстраційному індексі проставляються літери Б/П.

2.16. Колективне звернення реєструється із зазначенням в реєстраційному індексі початкової літери прізвища особи, яка в списку заявників, що підписали звернення, зазначена першою.

2.17. Дублетне звернення реєструється під реєстраційним індексом першого звернення з додаванням порядкового номера, що проставляється через косу риску, наприклад К-401/1, К-401/2.

2.18. Включення в реєстраційний індекс номера справи, де буде зберігатись звернення громадянина, доцільне лише у разі систематизації звернень у різні справи за тематикою питань, алфавітом, місцем проживання громадян тощо та наявністю в номенклатурі справ митного органу відповідних справ.

2.19. Повторні звернення реєструються так само, як і первинні. При цьому в правому верхньому кутку картки проставляється напис або штамп "Повторно" (додаток 2) і до звернення долучається все попереднє листування.

2.20. Керівник митного органу зобов'язаний з'ясувати причини надходження повторного звернення громадянина. Якщо воно викликано порушенням установленого порядку розгляду, то посадові особи, які допустили порушення прав громадянина, несуть відповідальність відповідно до їх посадових інструкцій та законодавства України.

2.21. Діловодство за зверненнями громадян, адресованими безпосередньо керівникам структурних підрозділів Державної митної служби України, ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на посадову особу, уповноважену на ведення діловодства за зверненнями громадян у відповідному структурному підрозділі. Керівником структурного підрозділу Державної митної служби України, на ім'я якого надійшло звернення, або особою, що його заміщує, під час розгляду звернення можуть бути прийняті рішення передбачені підпунктом 3.2.9 пункту 3.2 розділу III цього Порядку.

2.22. У структурних підрозділах митних органів облік звернень громадян, зареєстрованих у підрозділах, зазначених у пункті 2.1 цього розділу, здійснюється окремо від інших видів документів, із занесенням даних про звернення громадян до обліково-контрольних карток посадовими особами, відповідальними за ведення загального діловодства, аналогічно їх реєстрації, визначеній у пунктах 2.13-2.19 цього розділу.

3.1. Усі звернення громадян, що надходять до митних органів, класифікуються за характеристикою звернень та основним питанням, що порушується у зверненнях громадян.

3.2. Характеристика звернень

3.2.1. За формою надходження:

а) поштою;

б) на особистому прийомі;

в) через уповноважену особу;

г) через органи влади;

ґ) через засоби масової інформації;

д) від інших органів, установ, організацій.

3.2.2. За ознакою надходження:

а) первинне;

б) повторне;

в) дублетне;

г) неодноразове;

ґ) масове.

3.2.3. За видами:

а) пропозиція (зауваження);

б) заява (клопотання);

в) скарга.

3.2.4. За статтю авторів звернень:

а) чоловіча;

б) жіноча.

3.2.5. За суб'єктом:

а) індивідуальне;

б) колективне;

в) анонімне.

3.2.6. За типом:

а) телеграма;

б) лист;

в) усне.

3.2.7. За категоріями авторів звернень:

а) учасник війни;

б) дитина війни;

в) інвалід Великої Вітчизняної війни;

г) інвалід війни;

ґ) учасник бойових дій;

д) ветеран праці;

е) інвалід I групи;

є) інвалід II групи;

ж) інвалід III групи;

з) дитина-інвалід;

и) одинока мати;

і) Мати-героїня;

ї) багатодітна сім'я;

й) особа, що потерпіла від Чорнобильської катастрофи;

к) учасник ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС;

л) Герой України;

м) Герой Радянського Союзу;

н) Герой Соціалістичної Праці;

о) дитина;

п) інші категорії.

3.2.8. За соціальним станом авторів звернень:

а) пенсіонер;

б) робітник;

в) селянин;

г) працівник бюджетної сфери;

ґ) державний службовець;

д) військовослужбовець;

е) підприємець;

є) безробітний;

ж) учень, студент;

з) служитель релігійної організації;

и) особа, що позбавлена волі; особа, воля якої обмежена;

і) інші.

3.2.9. За результатами розгляду:

а) вирішено позитивно;

б) відмовлено у задоволенні;

в) дано роз'яснення;

г) звернення, що повернуто авторові відповідно до статей 5 і 7 Закону України "Про звернення громадян";

ґ) звернення, що пересилається за належністю відповідно до статті 7 Закону України "Про звернення громадян";

д) звернення, що не підлягає розгляду відповідно до статей 8 і 17 Закону України "Про звернення громадян".

3.3. Основні питання, що порушуються у зверненнях громадян

4.1. Письмові звернення громадян, адресовані керівнику митного органу, підлягають обов'язковому розгляду керівником митного органу (посадовою особою, що виконує його обов'язки) або заступниками керівника митного органу відповідно до їх повноважень з метою визначення належності питань, порушених у цих зверненнях, до компетенції митних органів; визначення виконавця, до компетенції якого належить вирішення порушеного у зверненні питання.

4.2. Звернення жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни беруться під особистий контроль та розглядаються керівниками митних органів особисто.

4.3. На розгляд керівнику митного органу або його заступникам звернення громадян подаються в день їх надходження.

4.4. Повторні та дублетні звернення, які надійшли після опрацювання первинного звернення, подаються на розгляд разом з матеріалами розгляду первинного звернення.

4.5. Дублетні звернення громадян, отримані під час опрацювання первинного звернення, після реєстрації передаються виконавцеві та виконуються разом з первинним (крім випадків, коли дублетні звернення надходять від органів державної влади з вимогою інформувати їх про результати розгляду).

4.6. Розгляд звернення громадянина керівником митного органу або його заступниками здійснюється не довше трьох днів з дня надходження звернення.

4.7. У разі необхідності посадова особа, що здійснювала попередній розгляд звернення громадянина, готує проект резолюції до нього.

4.8. Резолюція складається з прізвища та ініціалів виконавця, чітко визначеного доручення щодо виконання звернення, підпису посадової особи, що надала доручення, та дати.

4.9. Доручати розгляд звернення громадянина посадовій особі, рішення, дія або бездіяльність якої оскаржується, забороняється.

4.10. Опрацювання звернень громадян структурними підрозділами митних органів здійснюється відповідно до їх функціональних повноважень.

4.11. Керівники митних органів і їх структурних підрозділів при розгляді звернень громадян зобов'язані дотримуватися такого порядку розгляду, який би забезпечував найбільш об'єктивне та якісне їх вирішення. При цьому слід уважно заглиблюватися в суть питань авторів звернень, у разі потреби вимагати у співвиконавців матеріали їх перевірки, направляти працівників на місця для перевірки викладених у зверненні фактів, застосовувати інші заходи для всебічного вирішення поставлених автором звернення питань, з'ясовувати й приймати рішення щодо усунення причин і умов, які спонукають авторів скаржитись.

4.12. Рішення, які приймаються за зверненнями, мають бути мотивованими й ґрунтуватися на нормах законодавства та доведені до відома заявника. Посадова особа, визнавши звернення таким, що підлягає задоволенню, зобов'язана забезпечити своєчасне й правильне виконання прийнятого рішення, а в разі визнання питання звернення (скарги) обґрунтованим - ужити заходів до поновлення порушених прав громадян.

4.13. При розгляді звернень особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, інваліди, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім'ї, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.

4.14. Звернення й запити народних депутатів України, які надійшли в інтересах громадян, реєструються окремо від загального діловодства як "звернення громадянина" та розглядаються протягом строків, установлених статтями 15 і 16 Закону України "Про статус народного депутата України". Розгляд звернень і запитів народних депутатів України береться під особливий контроль. Про результати розгляду таких звернень і запитів керівник митного органу повідомляє народного депутата України.

Звернення, запити депутатів місцевих рад, які надійшли в інтересах громадян, реєструються згідно з абзацом першим цього пункту та розглядаються протягом термінів, установлених статтями 13 та 22 Закону України "Про статус депутатів місцевих рад".