Відповідно до пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153

1. Затвердити інструкцію з діловодства в митній службі України (далі - інструкція), що додається.

2. Заступникам Голови Служби, начальникам підрозділів центрального апарату Держмитслужби України, керівникам митних органів, спеціалізованих митних установ і організацій:

особисто ознайомитися з інструкцією, забезпечити її вивчення та дотримання вимог інструкції всіма працівниками;

визначити конкретних посадових осіб, на яких покладається здійснення діловодства в митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях та їх підрозділах;

запровадити обов'язкове вивчення інструкції новоприйнятими працівниками;

здійснювати систематичні перевірки стану діловодства в митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях та їх підрозділах;

впроваджувати в роботу з документами сучасні засоби обчислювальної техніки.

Секретаріату Держмитслужби у двомісячний термін з дня підписання інструкції провести з працівниками підрозділів, відповідальними за діловодство, практичні заняття із її застосування.

3. Управлінню по роботі з особовим складом забезпечити включення до програми професійного навчання без відриву від служби курсу діловодства в митній службі України в обсязі 4-х годин. Для слухачів Академії митної служби ввести до програми навчання курс "Діловодство в митній службі України" в обсязі 12-и годин. У системі підвищення кваліфікації керівного складу передбачити заняття з діловодства в митній службі України в обсязі 2-х годин.

4. Секретаріату Держмитслужби України забезпечити тиражування та доведення цього наказу до митних органів, спеціалізованих митних установ і організацій України.

5. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державної митної служби України від 06.04.98 N 184 "Про затвердження інструкції з діловодства в митних органах України".

6. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Голови Служби Єгорова О.Б.

1.1. Ця інструкція встановлює загальні правила документування управлінської діяльності підрозділів центрального апарату Держмитслужби України, регіональних митниць, митниць, спеціалізованих митних установ і організацій (далі - митні органи) та регламентує порядок роботи з документами при їх утворенні, надходженні, відправленні чи переданні до архіву.

1.2. інструкція визначає порядок загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (далі - ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології оброблення документаційної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153 (далі - Примірна інструкція).

Діловодство за документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, і діловодство за зверненнями громадян здійснюються окремо. Порядок їх здійснення визначається інструкцією про порядок обліку, зберігання, використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893, та інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348.

1.3. Викладені в інструкції правила й рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у митних органах розроблено відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади; нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Держмитслужби України; Примірної інструкції та рішень колегії Держмитслужби України з питань здійснення контролю за виконанням документів і дотриманням державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.4. Організаційно-методичну допомогу митним органам у вдосконаленні та організації діловодства подають архівні установи України, що розробляють і затверджують обов'язкові для виконання нормативно-правові акти з питань діловодства, мають право перевіряти стан діловодства в митних органах без вивчення змісту справ і вимагати від керівників цих органів усунення виявлених недоліків.

1.5. Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення, територіального розташування та кількості структурних підрозділів у митних органах може застосовуватися повна або часткова централізація діловодства.

1.6. Відповідальність за організацію діловодства в митних органах України несуть їх керівники. Здійснення діловодства відповідно до вимог цієї інструкції покладається: у центральному апараті Держмитслужби України на Секретаріат, у митних органах на загальні відділи, групи документаційного забезпечення (далі - діловодна служба).

Працівники митних органів несуть персональну відповідальність за порушення вимог цієї інструкції та недотримання встановленого в митному органі порядку роботи з документами (за втрату, неналежне зберігання, відмову виконавця від отримання документа тощо).

У структурних підрозділах митних органів, у яких штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на посадову особу, яка спеціально вповноважується на це наказом митного органу, а її завдання, обов'язки та відповідальність визначаються посадовою інструкцією.

1.7. Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюють керівники митних органів. Керівник митного органу в межах наданих йому повноважень зобов'язаний:

вживати необхідних заходів для забезпечення безумовного виконання вимог цієї інструкції, зокрема заходів до скорочення обсягів службового листування;

не допускати вимагання від структурних підрозділів митного органу, інших установ, підприємств, організацій (далі - організації) і окремих громадян не передбачених нормативно-правовими актами документів, відомостей, звітів, зведень тощо, якщо це не викликано службовою потребою;

забезпечувати проведення регулярних перевірок (не рідше одного разу на два роки) стану діловодства в митному органі та його структурних підрозділах і вживати заходів до його поліпшення;

всебічно сприяти раціоналізації та автоматизації діловодних процесів, вживати заходів до оснащення діловодної служби сучасним обладнанням, автоматизованими робочими місцями, локальними обчислювальними мережами на базі персональних комп'ютерів, засобами оргтехніки, витратними матеріалами й канцелярським приладдям;

сприяти організації навчання й підвищення кваліфікації працівників діловодної служби митного органу та його структурних підрозділів;

здійснювати контроль за обов'язковим дотриманням у митному органі, його структурних підрозділах і у підпорядкованих митних органах вимог до складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених цією інструкцією.

1.8. У разі відпустки працівника, його відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі невиконані ним службові документи за вказівкою керівника підрозділу передаються посадовій особі, що заміщує відсутнього.

При звільненні працівника всі документи, журнали, печатки, штампи тощо, що за ним значилися, передаються його безпосередньому начальникові.

1.9. Митні органи України здійснюють діловодство, ведуть документацію й листування державною мовою.

1.10. Відповідальність за недотримання встановлених термінів і неналежну якість виконання документів несуть безпосередні виконавці.

1.11. Відповідальність за недотримання вимог до роботи зі службовими документами несуть керівники митних органів та начальники підрозділів Держмитслужби України.

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації на паперових або магнітних носіях за встановленими правилами управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів у митних органах є потреба засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. У митних органах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування діяльності митних органів.

2.3. Управлінська діяльність митних органів здійснюється шляхом видання (створення) розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів визначається законодавчими актами, положеннями (статутами) про митні органи. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних відомств, можуть видаватися спільні розпорядчі документи.

2.4. Підставами для видання розпорядчих документів у митних органах є: Конституція та закони України, постанови Верховної Ради України, укази й розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, накази Державної митної служби України, рішення колегії Держмитслужби України;

провадження митним органом виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань і функцій;

потреба в нормативно-правовому регулюванні діяльності митного органу.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до митного органу з митних органів вищого рівня, доводяться до його структурних підрозділів. Митний орган має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня до своїх структурних підрозділів і підпорядкованих митних органів разом із супровідним листом або за резолюцією керівника.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів митних органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменувань цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформлюються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань, та зберігаються в діловодній службі, за винятком протоколів засідань колегії Держмитслужби України, які зберігаються в секретаря колегії.

Якщо засідання стенографується, то зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована, оформлена й підписана стенографісткою стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються, підписуються секретарем колегії та додаються до протоколу.

2.8. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців, управлінь Держмитслужби України, а також митних органів та інших організацій шляхом надсилання їм цих рішень.

Рішення колегії Держмитслужби України вводяться в дію наказами Держмитслужби.

2.9. Митний орган під час здійснення оперативних зв'язків зі своїми структурними підрозділами, іншими організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються, якщо неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисто або телефоном), провести інструктування тощо.

2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, то передання тексту може здійснюватися електронною поштою, телефоном або телефаксом, з відповідною відміткою на оригіналі документа про спосіб, дату й час передання та прийняття інформації, особу, що передала (прийняла) інформацію.

3.1. Прийняття документів

3.1.1. Усі документи, що надходять до митного органу, приймаються централізовано діловодною службою.

У разі надходження документів з органів вищого рівня в неробочий час вони приймаються черговим по митному органу, який, перевіривши наявність документів за реєстром, передає їх наступного робочого дня до діловодної служби, а документи з позначкою "Терміново" - одному з присутніх керівників митного органу, зробивши про це відповідну відмітку в книзі обліку вхідних документів та на конвертах, які передає після розгляду до діловодної служби.

3.1.2. Кореспонденція, що надходить до митних органів України іноземними мовами, передається для перекладу або анотації за реєстром:

- у Держмитслужбі - до Управління міжнародного митного співробітництва;

- у митних органах - працівникам, визначеним керівником митного органу, які володіють відповідними мовами й отримують надбавку до посадового окладу за їх використання в роботі.

Не пізніше ніж через 3 доби ці документи разом з перекладом (анотацією) повертаються до діловодної служби для реєстрації та подальшого опрацювання.

Якщо переклад не може бути здійснений працівниками митного органу, то для цього на договірних засадах залучаються компетентні фахівці, яким передається ксерокопія документа.

3.1.3. Документи, що надходять до митних органів засобами електронного й факсимільного зв'язку й адресовані їх керівникам, повинні обліковуватися за місцем прийняття та передаватися для реєстрації до діловодної служби.

3.1.4. Працівникам митних органів України незалежно від займаних посад і повноважень забороняється приймати до виконання незареєстровані документи.

3.1.5. У діловодній службі митного органу розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". При розкритті конвертів перевіряється відповідність номерів документів їх номерам зазначеним на і конвертах. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, то складається акт у двох примірниках (за довільною формою), один з яких надсилається відправникові разом з документами, що підлягають поверненню, а другий зберігається в справі діловодної служби.

У разі отримання поштового відправлення в пошкодженому конверті про це робиться відмітка в поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються й додаються до документів, якщо лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час фактичних відправлення та одержання документа або якщо в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів їх номерам на конверті.

3.1.6. Документи, неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені, повертаються відправнику після складання акта разом з одним його примірником, надіслані не за адресою - пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Усі документи, що надійшли до митного органу, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється керівником діловодної служби митного органу або іншою вповноваженою на це посадовою особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом митного органу, і такі, що передаються для розгляду виконавцям відповідно до їх функціональних обов'язків; визначення необхідності реєстрації документів; установлення при потребі термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосередньо їх керівникам.

3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або наступного робочого дня в разі надходження їх у неробочий час. Доручення, телеграми, телефонограми й телефакси органів вищого рівня, одержані в робочий час, розглядаються негайно.

3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положеннями про митний орган та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами проходження документів тощо.

3.2.5. Керівництву митного органу в першу чергу передаються закони України, кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності митного органу та потребують вирішення керівництвом.

3.2.6. Для забезпечення ритмічності роботи діловодна служба за погодженням з керівником митного органу може розробляти графіки доставки кореспонденції керівництву та отримання документів структурними підрозділами.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документа - фіксування факту створення або надходження документа, а саме проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу, а також запис в реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в них інформації.

При реєстрації документів, що надходять до митного органу, на лицьовому боці першого аркуша кожного з них у нижньому правому кутку проставляється реєстраційний штамп, на якому зазначено найменування митного органу (при децентралізованій реєстрації - назву підрозділу) і до якого вносяться необхідні записи. За відсутності вільного від тексту місця відбиток штампа наноситься на текст. Записи виконуються чорнилом чи пастою, помітного кольору на фоні тексту документа. Місце для відбитка штампа слід обирати так, щоб ним не були закриті важливі фрагменти тексту.

3.3.2. Як правило, реєстрація документів повинна проводитися централізовано.

Децентралізована реєстрація документів допускається в митних органах з обсягом документообігу понад 20 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, зумовлених специфікою діяльності органу, і запроваджується наказом митного органу.

Місце реєстрації документів визначається керівником митного органу; він же затверджує перелік документів, що не підлягають реєстрації в діловодній службі. Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено в додатку 1 до цієї інструкції.

3.3.3. Реєстрації в діловодній службі підлягають документи, що потребують обліку, виконання або призначені для використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні; річні бухгалтерські й фінансові звіти тощо), як ті, що створюються та використовуються в митному органі, так і ті, що надходять з інших організацій і від громадян, крім зазначених у додатку 1 до цієї інструкції.

Реєстрації підлягають як машинописні (рукописні) документи, так і виготовлені чи отримані за допомогою комп'ютерної або факсимільної техніки.

3.3.4. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в митному органі лише один раз: вхідний - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створюваний - у день підписання або затвердження. У разі передання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється, але обов'язково обліковується.

3.3.5. Документи реєструються в межах груп залежно від назви, виду, автора (кореспондента) і змісту. Окремо реєструються накази з основної діяльності, з кадрових питань, про надання відпусток, про відрядження працівників; протоколи нарад керівного складу; акти ревізій фінансово-господарської діяльності, перевірок оперативно-службової діяльності, службових розслідувань та інвентаризаційних комісій; бухгалтерські документи тощо.

3.3.6. Документи реєструються за наскрізною нумерацією, окремою для кожної групи документів. При цьому документові надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається:

для вхідних документів - з порядкового номера та індексів за переліком кореспондентів і номенклатурою справ;

для вихідних документів - з індексів підрозділу за переліком кореспондентів, у якому готувався документ, посадової особи, що підписала документ, тощо та порядкового номера.

Документи, що надійшли до митного органу факсимільним чи електронним зв'язком, реєструються з доданням позначки відповідно "F" або "ЕП".

Реєстраційні індекси документів інших груп, як правило, складаються з порядкового номера й позначок, установлених для конкретної групи.

3.3.7. Для реєстрації вхідних документів застосовуються єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення на персональному комп'ютері (додаток 2), і створювані на кожний календарний рік окремо основна та допоміжна картотеки.

3.3.8. Автоматизована реєстрація документів провадиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних персональними комп'ютерами. Запис здійснюється в реєстраційно-контрольній картці, що містить обов'язкові реквізити (додаток 3), які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів.

Обов'язкові реквізити в разі потреби можуть бути доповнені такими відомостями: прізвищем безпосереднього виконавця, розпискою виконавця про одержання документа, фактичним терміном виконання, інформацією про додатки до документа тощо. Порядок розміщення реквізитів на полі картки визначатися митним органом.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані банки реєстраційних даних забезпечують працівників інформацією про всі документи та місце їх розміщення (перебування) шляхом виведення інформації на екран монітора та її роздруковування. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна забезпечуватися сумісність традиційної та автоматизованої систем реєстрації та пошуку.

Як правило, пошук інформації проводиться централізовано в місцях автоматизованої реєстрації й оброблення інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації, а також точну адресу місця знаходження документа в момент пошуку.

3.3.9. Реєстраційно-контрольні картки можуть групуватися в довідкові картотеки, що створюються окремо на кожний календарний рік.

3.3.10. Усі документи, що надходять до структурних підрозділів, підлягають обов'язковому обліку (реєстрації). Облік документів, що надійшли до підрозділу митного, органу може здійснюватися за реєстраційно-контрольними картками або за журнальною формою.

Журнальна форма реєстрації документів допускається в митних органах чи їх підрозділах з обсягом документообігу від 2500 до 3000 документів на рік (додатки 4, 5).

3.3.11. Журнали реєстрації та обліку документів загального діловодства, їх ксерокопій не нумеруються й не прошиваються.

4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів у митних органах повинен використовуватися папір форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) і А5 (148х210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Тексти документів, що виконуються на папері формату А4, друкуються через один міжрядковий інтервал з використанням шрифту Times New Roman Cyr; розмір шрифту - 14. Абзаци в тексті відділяють двома міжрядковими інтервалами. Початок абзаців - із 6-го символа.

4.1.2. З метою прискорення виконання документів і правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити, як правило, одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів і узагальнюючих документів.

4.1.3. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло й об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, що не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний зі змістом раніше виданих з цього питання документів.

4.1.4. Відповідальність за зміст, правильні підготовку й оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів митного органу та безпосередніх виконавців.

Відповідальність за зміст документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

4.1.5. Службові й доповідні записки, адресовані керівництву митного органу, приймаються для реєстрації діловодною службою з обліковими номерами цих документів, наданими останнім структурними підрозділами.

4.2. Оформлення документів

4.2.1. Як правило, усі службові документи (за винятком зазначених у п. 4.2.3) повинні оформлюватися на бланках митного органу. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів і цієї інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

установлюються два види бланків: номерний бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 6 (для регіональних митниць), 7 і 8). Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо потрібна їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від лівого й правого полів бланка) або прапоровим способом (кожний рядок реквізиту починається від лівого поля);

бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами насиченого кольору;

бланки документів повинні мати такі поля:

ліве - 25 міліметрів;

верхнє - не менш як 10 міліметрів;

праве й нижнє - не менш як 15 міліметрів.

Бланки з найменуванням митного органу можуть замовлятися:

- Державною митною службою України:

- регіональними митницями, митницями,

- іншими установами й організаціями митної служби України.

Структурні підрозділи користуються бланками митного органу, до складу якого вони входять, на яких найменування цих підрозділів додруковуються нижче найменування митного органу.

4.2.2. Номерні бланки зберігаються в металевих шафах чи сейфах. Особа, що відповідає за збереження бланків, повинна вести облік їх використання. На зіпсовані бланки складається акт про знищення, про що робиться відмітка в журналі обліку. Використовувати бланки митних органів для особистих звернень до державних і громадських організацій забороняється.

4.2.3. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки, листи одного підрозділу митного органу до іншого тощо) і документи, створювані від імені кількох або більше підрозділів оформлюються не на бланках.

У цих документах найменування підрозділів зазначаються в найменуваннях посад у реквізиті "Підпис".

Наприклад. Начальник вантажного відділу Бориспільської митниці (підпис).

4.2.4. Документ оформлюється у вигляді суцільного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний текст документа повинен містити граматично й логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовувати під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування складання документа, у другій наводяться висновки, пропозиції, рішення, доручення чи прохання.

Форма анкети використовується в разі потреби викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання й збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується в разі потреби викладення цифрової або словесної інформації про кількох об'єктів за обсягом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення на ПК, об'єкти, ознаки та їх показники в разі потреби кодуються.

Працівники митних органів для вирішення службових питань використовують також доповідні й службові записки.

Доповідна записка - документ, що містить інформацію керівництву митного органу з певними висновками (при потребі).

Службова записка - документ, що містить не тільки інформацію про певні факти, висновки, але й пропозиції працівника.

Службова й доповідна записки, адресовані керівництву митного органу, надаються для реєстрації до загального відділу з підписом і погодженням безпосереднього керівника й заступника керівника митного органу (згідно з розподілом обов'язків).

4.2.5. Службовий документ, що створюється в митному органі, повинен мати обов'язкові реквізити й стабільний порядок їх розміщення (додатки 9,10, 10-а, 10-б): малий герб України, найменування митного органу - автора документа, назву виду документа (не зазначається в листах), дату, номер чи індекс, гриф обмеження доступу (у разі потреби), заголовок до тексту, текст, підпис, візи, прізвище й номер телефону виконавця, відмітку про виконання.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього потребує призначення документа або його оброблення.

Нормативно-правові акти, що відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6х10 см) для запису про державну реєстрацію.

4.2.6. Найменування митного органу на бланках документів і в документах повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні про цей орган. Скорочене найменування вживається тільки в разі, якщо воно офіційно визначено в положенні про митний орган. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

4.2.7. Назва виду документа (наказ, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції митного органу, змістові управлінської діяльності.

4.2.8. Заголовок до документа повинен містити короткий і ємний виклад змісту документа, граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника й відповідати на питання "про щоі", "чогоі". Наприклад: наказ (про щоі) про створення митного органу, або наказ про заохочення співробітників відділу митниці; протокол (чогоі) засідання експертної комісії.

Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить до назви форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється готувати без заголовка.

Тексти телефонограм, телеграм і повідомлень заголовків не мають.

4.3. Датування документів

4.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження; для вихідної кореспонденції - дата реєстрації.

4.3.2. Дати підписання й затвердження документів, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 18 січня 2003 року слід писати: 18.01.03.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то слід писати, наприклад, 3 квітня 2003 року, або 03.04.03. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2003 року.

4.3.3. Дата на документі проставляється особою, що його підписує або затверджує, у момент підписання чи затвердження.

4.3.4. Обов'язковому датуванню й підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа).

4.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом (за винятком номера наказу) на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, то його дата проставляється ліворуч нижче підпису. Дата затвердження документа зазначається у грифі затвердження.

4.4. Індексація документів

4.4.1. Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних позначень - індексів, що надаються документам під час реєстрації та вказують на місце складання, виконання й зберігання документів.

Порядок оформлення індексу документа визначається прийнятою в митному органі системою індексації документів.

4.4.2 Індекси вхідних і створених митним органом документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватися прийнятими в митному органі індексом внутрішнього чи зовнішнього кореспондента, індексом за номенклатурою справ, індексом напряму діяльності, підрозділу тощо. Перелік індексів внутрішніх та зовнішніх кореспондентів (прийнятих у центральному апараті Держмитслужби), наведено в додатку 11.

4.4.3. Номер спільного нормативно-правового акта повинен складатися з номерів, присвоєних документу в організаціях, що видали його, які проставляються через косу риску.

4.5. Погодження документів

4.5.1. У разі потреби визначення доцільності створення документа, його обґрунтованості та встановлення його відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватись як у митному органі зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа, внутрішнє, так і за його межами - зовнішнє.

4.5.2. Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка візує документ, і дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Віза проставляється на зворотному боці останнього аркуша примірника проекту документа, що залишається в митному органі.

4.5.3. Зауваження й пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Зауваження обов'язково доповідаються виконавцем документу особі, що підписує документ.

4.5.4. Проекти нормативно-правових актів Держмитслужби України перевіряються працівниками Управління правової роботи в частині відповідності їх законодавству й візуються ними на зворотному боці останнього аркуша проекту акта, або на аркуші погодження. Проекти нормативно-правових актів митних органів перевіряються й візуються їх юридичними службами.

4.5.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа, включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, якою погоджується проект документа (включаючи найменування митного органу, іншої організації), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження й засвідчується гербовою печаткою відповідного органу чи організації, наприклад:

4.5.6. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється колегіальним органом, то гриф погодження оформлюється таким чином:

4.5.7. Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, то складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в проекті документа на місці грифа погодження, наприклад: "Аркуш погодження додається".

Аркуш погодження оформлюється за такою формою:

4.6. Засвідчення документів

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Документи підписуються посадовими особами відповідно до їх компетенції, установленої чинними нормативно-правовими актами.

У митному органі документи підписуються лише його керівником або заступником керівника відповідно до повноважень.

Документи, що надсилаються Держмитслужбою України митним органам, підписуються Головою Держмитслужби України, його заступниками, а також керівниками структурних підрозділів Держмитслужби України відповідно до встановлених повноважень. Документи, що надсилаються регіональними митницями підпорядкованим їм митницям, підписуються начальниками регіональних митниць або їх заступниками.

4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, що підписує документ (повного, якщо документ надруковано не на бланку, скороченого, - якщо документ, надруковано на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. ініціали й прізвище друкуються на рівні останнього рядка назви посади, наприклад:

4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком органам вищого рівня чи стороннім організаціям, керівник підписує всі примірники.

4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком митним органам чи структурним підрозділам митного органу підписується тільки оригінал, що залишається в справі митного органу - автора, а на місця діловодною службою надсилається документ електронною поштою або його ксерокопії, які при потребі засвідчуються.

4.6.6. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а якщо за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), то двома або більше посадовими особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним послідовно відповідно до рівня посади, наприклад:

4.6.7. У разі підписання документа кількома особами, що займають рівнозначні посади, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

4.6.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу й секретарем, наприклад:

Під документом, підготовленим комісією, зазначаються особи згідно з розподілом їх обов'язків у складі комісії, наприклад:

4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначено в проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, що підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в. о.", "заст.").

Забороняється підписання документа з прийменником "за" або з проставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.10. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню, наведено в додатку 12 до цієї інструкції.

4.6.11. Затвердження документа здійснюється шляхом проставлення грифа затвердження або шляхом видання наказу. Положення, інструкції, правила тощо повинні затверджуватися наказом митного органу.

4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

4.6.13. У разі затвердження документа наказом на документі зазначається гриф затвердження за такою формою:

4.6.14. Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку першого аркуша документа, що затверджується.

4.6.15. На документах, що засвідчують права громадян (фізичних осіб) і підприємств, установ, організацій (юридичних осіб), фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, також на договорах, посвідченнях, довіреностях тощо підпис керівної особи митного органу повинен завірятися гербовою печаткою.

Перелік інших документів, на яких підпис керівника завіряється гербовою печаткою, визначається митним органом на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 13 до цієї інструкції).

Якщо документ, що потребує завірення гербовою печаткою, не входить до цього переліку, то питання проставлення на ньому гербової печатки розглядається в кожному конкретному випадку керівником митного органу.

Печатка (негербова), яка відтворює найменування митного органу або його структурного підрозділу, проставляється на копіях документів, що надсилаються до інших установ, і на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі їх розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, що підписала документ.

4.6.16. Гербова печатка митного органу зберігається в сейфі начальника загального відділу (діловодної служби). Начальник загального відділу (керівник діловодної служби) несе відповідальність за її збереження й використання.

4.7. Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються в називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України

Міністерство охорони здоров'я України

Головне лікувальне управління

Якщо документ надсилається посадовій особі, то найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада й прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Міністерство промислової політики України

Управління справами

Головному спеціалісту

Прізвище, ініціали

У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, то адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається розрахунок розсилки, а на кожному примірнику документа зазначається тільки один адресат.

4.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається прізвище та ініціали одержувача, а потім поштова адреса, наприклад:

4.7.3. У разі надсилання документа органам державної влади й постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

4.8. Резолюція

4.8.1. Резолюція - це зроблений керівником митного органу напис на документі, що містить вказівки щодо виконання документа.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвища виконавця (виконавців), змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати. Якщо доручення надається кільком посадовим особам, то головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

4.8.3. Резолюції на документах терміни виконання яких визначено та які не потребують додаткових вказівок, містять тільки прізвище виконавця, підпис автора резолюції, дату.

4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Якщо резолюцією керівника митного органу визначено завдання його заступникам, то при потребі деталізації порядку виконання завдань на документі мають бути відповідно і їх резолюції.

На документах, що надходять до структурного підрозділу, керівник цього підрозділу обов'язково визначає безпосередніх виконавців.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, то її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивання. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається, якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок його виконання й уточнюються виконавці.

4.8.5. Якщо копія документа надійшла до митного органу електронною поштою раніше паперового примірника, то паперовий примірник на розгляд керівництву не подається, а на ньому робиться примітка: "Див. документ N_______" або " До вх. N______".

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів

4.9.1. Під час проходження документа в митному органі обов'язково робляться такі відмітки:

про надходження (реєстрацію) документа - у нижній частині правого поля першого аркуша документа (скорочене найменування митного органу, дата надходження документа, індекс документа);

про виконання документа й направлення його до справи - у нижній частині лівого поля першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання; слова "До справи" і номер справи, у якій документ зберігатиметься, дата внесення запису, найменування посади й підпис керівника підрозділу), який виконував документ, наприклад:

Відмітка "До справи" заноситься до контрольно-реєстраційної картки та свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

4.9.2. Кожний документ на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, яка складається з його прізвища й номера службового телефону, наприклад:

Власенко, 247 12 64.

У разі потреби під прізвищем виконавця документа й номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад:

В окремих випадках з урахуванням специфіки змісту документа за мотивованим рішенням керівника підрозділу, що готував документ, з викладеного вище правила можуть бути зроблені винятки.

4.10. Оформлення копій документів Оформлення завізованих проектів вихідних документів

4.10.1. Копія документа виготовляється й видається тільки з дозволу керівника митного органу або керівника відповідного структурного підрозділу. Митний орган або його структурний підрозділ може засвідчувати копії документів, що створюються в процесі його діяльності, а також копії документів інших організацій, зареєстрованих діловодною службою, виготовлені на запити правоохоронних, податкових та інших органів.

Під час вирішення питань прийняття громадян на роботу чи навчання, для засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників митний орган може виготовляти для власних потреб копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2. Копія документа виготовляється рукописним, друкарським способами або за допомогою засобів комп'ютерної чи розмножувальної техніки. Під час виготовлення копії текст документа відтворюється повністю, включаючи реквізити бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" проставляється у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається зі слова "Згідно", найменування посади й особистого підпису особи, що засвідчує копію, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії та розміщується нижче реквізиту "Підпис", наприклад:

4.10.3. На копіях документів або завізованих проектах вихідних документів, що залишаються в справах, реквізити бланків не відтворюються, зазначаються лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, або номер (для наказів, тощо), посада особи, яка засвідчила копію, її підпис, ініціали, прізвище й дата засвідчення, наприклад:

На завізованих проектах вихідних документів повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, і візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідного митного органу або його структурного підрозділу (загального відділу). Завізований примірник проекта вихідного документа повинен містити всі зміни та виправлення, внесені до проекту документа при його погодженні й підписанні.

4.11. Оформлення додатків до документів

4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів, а саме:

що затверджуються або вводяться в дію наказом (додатки до розпорядчих документів);

що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

що є самостійними документами й надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах.

У наказі відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:

"Розробити й подати на затвердження заходи з виконання рішення колегії за формою, наведеною в додатку 1".

Додатки до наказу повинні мати відмітку з посиланням на цей наказ, його дату й номер. Відмітка робиться праворуч на верхньому полі першого аркуша додатка, наприклад:

За наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "N" перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до наказу повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів митного органу, у яких вони підготовлені, на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформлюються в такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків робиться за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх потрібно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану капітального будівництва пунктів пропуску у II кварталі 2002 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Табель штатного комплектування митних органів транспортними засобами на 2 арк. в 1 прим.;

якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформлюється таким чином:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії 25.01.01 N 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;

якщо додатки зброшуровано (книги, журнали), то кількість аркушів не зазначається;

при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.;

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, то відмітку про наявність додатків оформлюють за формою:

Додатки: 1. Довідка на 4 арк. в 1 прим. на першу адресу.

2. Ксерокопія вантажної митної декларації на 1 арк. в 1 прим. на другу адресу.

3. Витяг з довідки на 1 арк. в 1 прим. на третю адресу.

Якщо у відправника не залишається жодного примірника додатка, то в супровідному листі у відмітці про наявність додатків, зазначається "тільки адресатові".

4.12. Вимоги до документів, що виготовляються комп'ютерним і друкарським способами

4.12.1. У структурних підрозділах митних органів друкуються тільки службові документи. Рукописи, що передаються на друкування, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу.

Рукописи, написані нечітко, світлим кольоровим чорнилом (пастою) або олівцем, до друку не приймаються.

На рукописі виконавець зазначає, скільки примірників потрібно друкувати, на папері якого формату, дату передання матеріалів до друку.

4.12.2. Тексти документів, що виконуються на папері формату А4, друкують через один міжрядковий інтервал з використанням шрифту Times New Roman Cyr; розмір шрифту - 14. Абзаци в тексті відділяють двома міжрядковими інтервалами, початок абзаців у тексті - із 6-го символу.

4.12.3. Документ має поля: ліве - 25 мм, верхнє - не менш як 10 мм, праве й нижнє - не менш як 15 мм.

4.12.4. Назва установи та посада адресата наводяться повністю. ініціали адресата зазначаються після прізвища, пропуск між ініціалами не робиться. Розмір шрифту - 14.

4.12.5. Реквізити документів, що складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. У реквізитах "Заголовок до тексту", "Додаток", "Підстава" та "Прізвище виконавця й номер його телефону" розмір шрифту - 12. Реквізити документа відокремлюються один від одного 3 міжрядковими інтервалами.

4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами й прізвищем.

4.12.7. Реквізити "Додаток", "Підстава", "Наказую", "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), найменування посади в реквізитах "Підпис" і "Гриф погодження", "Прізвище виконавця й номер його телефону" друкують з нульової позиції.

4.12.8. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" і розділових знаків.

4.12.9. Друкований текст перевіряє виконавець. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски тощо, то виконавець повертає особі, яка друкувала, надруковані аркуші з рукописом для виправлення.

4.13. Розмноження документів

4.13.1. Підрозділ, що здійснює розмноження документів з використанням засобів розмножувальної техніки залежно від їх виду визначається керівником митного органу, а потреба розмноження окремих документів - керівниками структурних підрозділів.

4.13.2. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватися безпосередньо в структурному підрозділі за допомогою наявних засобів оргтехніки тільки за погодженням з начальником підрозділу та з обов'язковим обліком виготовлених копій в окремому журналі цього підрозділу.

4.13.3. Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватися спеціалізованим підрозділом (копіювально-розмножувальним бюро тощо), а в разі його відсутності - підрозділом, визначеним керівником митного органу, згідно з такими правилами:

для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 14);

документи на розмноження передаються до копіювально-розмножувального бюро із замовленням;

замовлення реєструється в спеціальному журналі обліку роботи копіювально-розмножувального бюро (додаток 15) та установлюється термін його виконання. Під час одержання розмноженого документа особа, що його одержує, зазначає дату й розписується на замовленні;

оригінали документів після виготовлення їх копій повертаються замовнику.

4.13.4. Організація технічного обслуговування копіювально-розмножувальних технічних засобів, придбання потрібних для їх функціонування витратних матеріалів (паперу, тонеру тощо) забезпечуються адміністративно-господарськими підрозділами митних органів.

4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів (колегії Держмитслужби України)

4.14.1. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та в міру потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначаються зміст питання, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, що готує документи для розгляду колегіальним органом, термін подання документів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за потрібне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу.

4.14.2. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися керівнику колегіального органу не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи включають:

доповідну записку (адресовану колегіальному органу), у якій ґрунтовно викладено питання з висновками й пропозиціями;

проект рішення колегіального органу, а в разі потреби - і проект наказу;

довідку про погодження проекту із зацікавленими структурними підрозділами та іншими установами;

список осіб, що запрошуються на засідання колегіального органу.

4.14.3. Під час кожного засідання колегіального органу ведеться протокол.

Документи, подані для розгляду колегіальним органом, і по одному примірнику їх копій зберігаються в секретаря колегіального органу за кожним засіданням окремо.

4.14.4. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

4.14.5. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладається на керівників відповідних структурних підрозділів митного органу.

4.14.6. Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів на розгляд і перевіряє правильність їх оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегіальним органом секретар доповідає про це керівникові колегіального органу, який вирішує, буде це питання розглядатися на засіданні чи буде зняте з порядку денного.

4.14.7. Особи, що одержали проекти рішень та інші документи, до засідання колегіального органу уважно їх вивчають і в разі потреби чітко формулюють свої зауваження й пропозиції.

4.15. Оформлення документів про відрядження

4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи митного органу та за викликом Держмитслужби України у межах асигнувань, передбачених кошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, то керівник структурного підрозділу в доповідній записці на ім'я керівника митного органу або його заступника зазначає, куди, на який термін, з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка разом з проектами наказу та посвідчення про відрядження передається керівникові митного органу, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 16).

4.15.2. Після повернення з відрядження працівник у 3-денний термін доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання й подає авансовий звіт за встановленою формою.

Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання й візує авансовий звіт, який здається до бухгалтерії митного органу.

5.1. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються й надсилаються централізовано в день їх підписання керівництвом митного органу або протягом наступного робочого дня. Не допускається надсилання або передання документів без їх реєстрації в діловодній службі чи у відповідному структурному підрозділі митного органу.

5.2. Під час прийняття від виконавців вихідних документів діловодною службою обов'язково перевіряється:

правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів;

правильність зазначеної адреси;

наявність усіх потрібних підписів на документі та додатках до нього, реквізитів виконавця (прізвища, номера телефону);

наявність віз на копії чи другому примірнику проекту документа, що залишається в митному органі;

наявність на документі відмітки про додатки та самих додатків;

відповідність кількості примірників документа кількості адресатів;

наявність відмітки про категорію поштового відправлення (крім простих відправлень).

У разі виявлення в підписаному керівником документі порушення вищезазначених вимог до оформлення документ повертається виконавцю на доопрацювання без реєстрації.

5.3. На оригіналах документів, що підлягають поверненню, у верхній частині правого поля першої сторінки робиться відмітка або ставиться штамп "Підлягає поверненню".

5.4. Документи, що надсилаються одночасно на одну адресу, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, що містяться в ньому.

Якщо додатки надсилаються в кількох пакетах, то супровідний лист вкладається в перший пакет, на ньому проставляється номер цього листа, а на інших пакетах - цей же номер з доданням перед ним прийменника "до".

5.5. У разі надсилання кореспонденції адресату поштою, крім найменування установи та прізвища й ініціалів посадової особи, слід зазначати точну адресу (прізвище адресата, вулицю й номер будинку, місто, область і поштовий індекс).

При надсиланні документів до військових частин, розміщених на території України, на конверті зазначається поштовий індекс населеного пункту або пункту приписки військової частини до підприємства зв'язку, умовне найменування військової частини, пишуться слова "командиру частини".

5.6. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти в конвертах, на яких зазначаються машинописним способом адреси одержувача та відправника.

5.7. Пересилання справ про контрабанду та порушення митних правил, бланків суворої звітності, печаток, штампів здійснюється через фельд'єгерський і спеціальний зв'язок. На пакетах з такими матеріалами в правому верхньому кутку робиться відмітка "Службовий", проставляється підпис особи, що конвертувала пакет, і мастикова печатка "Для пакетів", праворуч нижче зазначається адреса одержувача, номери вкладених матеріалів (супровідних листів), а вгорі ліворуч - адреса відправника. На зворотному боці пакета в місцях з'єднання клапанів проставляється мастикова печатка "Для пакетів".

5.8. У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, адресат, заголовок (короткий зміст) документа й номер справи, у якій буде зберігатися його копія.

5.9. Документи, що доставляються кур'єром, передаються адресатам під підпис у розносній книзі або на копії документа, яка залишається в справах митного органу.

5.10.У разі необхідності термінової доставки документів до державних органів ці документи можуть бути передані діловодною службою керівництву митного органу з відповідною відміткою в реєстраційній картці або під підпис особі, визначеній керівником структурного підрозділу, у якому готувався документ.

5.11. Зареєстровані листи-відповіді, адресовані організаціям, на прохання останніх можуть передаватися безпосередньо їх уповноваженим представникам тільки працівником діловодної служби (при пред'явленні документа, що засвідчує повноваження та особу) під підпис у книзі реєстрації документів або на копії документа, що залишається в справі митного органу.

5.12. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в митних органах, які є авторами цих документів. До інших митних органів та сторонніх організацій надсилаються завірені копії документів.

5.13. Документи, виготовлені на ПК, надсилаються на магнітних носіях (із супровідним листом) в упаковці, що відповідає технічним вимогам до збереження носіїв і записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

5.14. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи й окремі виконавці зобов'язані передавати до загального відділу (діловодної служби) у години, установлені внутрішнім розпорядком роботи митного органу.

5.15. Передання службових документів митних органів особам, установам та організаціям, які не зазначені в цих документах як адресати або не внесені до розрахунку розсилки, забороняється.

5.16. Оприлюднення службових документів митних органів здійснюється тільки з дозволу керівника митного органу, який їх підписав.

7.1. Складання номенклатур справ

7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований і затверджений перелік найменувань справ, утворюваних у діловодстві митного органу, оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.

7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожного митного органу документом, який складається для створення в митній службі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом і видом, відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства.

7.1.3. У митних органах застосовується два види номенклатур справ: примірна та індивідуальна (конкретна).

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для митних органів, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Примірну номенклатуру справ розробляє Держмитслужба України для використання митними органами як методичного посібника під час складання індивідуальних (конкретних) номенклатур справ.

7.1.4. Кожний митний орган повинен мати індивідуальну (конкретну) номенклатуру справ.

Як правило, зведена номенклатура справ митного органу складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

7.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство в цьому підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується керівником архівного підрозділу митного органу або посадовою особою митного органу, відповідальною за ведення архіву.

7.1.6. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

7.1.7. Після виконання документів вони групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відображають склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання, з якого її заведено.

7.1.8. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядчої документації самого митного органу (накази, рішення тощо), планово-звітна документація й листи. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

7.1.9. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) і порядкового номера в межах підрозділу. За наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі (частині) із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

7.1.10. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис засвідчує своїм підписом особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі.

7.1.11. Номенклатура справ структурного підрозділу митного органу складається в трьох примірниках, кожний з яких обов'язково містить гриф погодження з експертною комісією (далі - ЕК) митного органу й посадовою особою, відповідальною за архів:

перший примірник - недоторканний, зберігається в структурному підрозділі;

другий примірник - передається до діловодної служби (канцелярії) митного органу;

третій примірник - використовується для формування справ і пошуку потрібного документа.

7.1.12. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться діловодною службою в єдину (зведену) номенклатуру справ цього митного органу.

7.1.13. Спеціалізовані митні управління й організації, що належать до сфери управління Державної митної служби України, складають окремі номенклатури справ, які не включаються до зведеної номенклатури справ Держмитслужби.

7.1.14. Під час розроблення єдиної номенклатури справ митного органу, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність митного органу в цілому. При цьому використовуються положення про митний орган та його структурні підрозділи; штатний розпис; примірна номенклатура; номенклатури й описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів, що ведуться в митному органі; РКК; типові та відомчі переліки документів із зазначенням термінів зберігання документів, а також ураховуються завдання митного органу на наступний рік.

7.1.15. Під час складання зведеної номенклатури справ може використовуватися структурний або функціональний принцип її формування.

Структурний принцип використовується при чітко встановленій структурі митного органу. Підзаголовками в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів. При цьому першим розділом номенклатури бажано зазначити діловодну службу. Наприклад: загальний відділ, організаційно-інспекторський відділ, відділ митної статистики тощо.

Функціональний принцип, тобто за напрямами здійснення митної справи, використовується у випадку розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами та окремими виконавцями. Складені за таким принципом розділи й підрозділи номенклатури справ митного органу відображають управлінські функції та напрями роботи й розміщуються за ступенем важливості. Наприклад: організація митного контролю, нетарифне регулювання зовнішньоекономічної діяльності, планування, фінансування, прогнозування тощо.

7.1.16. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ митного органу включаються найменування справ, що відображають усі документовані ділянки роботи митного органу.

До номенклатури справ включаються не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від митних органів - попередників (ліквідованих, реорганізованих) для їх продовження, у тому числі довідкові й контрольні картотеки, номенклатури справ.

Справи з питань, вирішення яких триває понад один рік (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ наступного року.

7.1.17. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

7.1.18. Зведена номенклатура справ митного органу після її остаточного доопрацювання погоджується з ЕК митного органу й експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником митного органу (додаток 20). Митні органи, що не передають документи на державне зберігання, погоджують номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня.

7.1.19. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ митного органу протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення й включення до номенклатур нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передання справ до архівного підрозділу митного органу тощо.

7.1.20. Наприкінці року зведена номенклатура справ митного органу обов'язково закривається підсумковим записом, який підписує керівник діловодної служби. Про фактичну наявність заведених протягом року справ повідомляється керівник архівного підрозділу митного органу (особа, відповідальна за архів).

7.1.21. Зведена номенклатура справ митного органу складається в чотирьох примірниках, кожний з яких повинен містити гриф погодження з відповідним державним архівом.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший - зберігається в справі діловодної служби;

другий - передається до архівного підрозділу митного органу для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

третій - надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

четвертий - згідно з розділами номенклатури, направляється для практичної роботи до відповідного структурного підрозділу.

7.1.22. Зведена номенклатура справ митного органу, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щороку (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується та уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується й затверджується керівником митного органу.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному складанню й погодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або в разі змін у структурі, функціях митного органу.

7.2. Формування справ

7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

групувати в справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнеток, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, розмножених копій документів;