Відповідно до Закону України "Про судоустрій України", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого Указом Президента України від 03.03.2003 N 182 (із змінами), у зв'язку з утворенням місцевих та апеляційних адміністративних судів та з метою організації діловодства в новоутворених судах

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в апеляційних і місцевих адміністративних судах (далі - Інструкція), що додається.

2. Юридичному управлінню (Мягкоход Ю.В.) організувати вивчення Інструкції працівниками відповідних структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України.

3. Управлінню організації роботи з ведення судової статистики, діловодства та архіву судів (Букіна Л.Є.) довести наказ до відома голів апеляційних і місцевих адміністративних судів.

4. Рекомендувати головам апеляційних і місцевих адміністративних судів організувати вивчення Інструкції суддями та працівниками апарату суду.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної судової адміністрації України Гашицького О.В.

1.1. Інструкція з діловодства в апеляційних і місцевих адміністративних судах (далі - Інструкція) встановлює загальні правила ведення діловодства в апеляційних та окружних адміністративних судах (далі - суди) і установлює порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до надіслання або передавання в архів, звернення до виконання судових рішень.

1.2. Положення цієї Інструкції передбачають як ведення діловодства у паперовій формі, так і автоматизовану (електронну) технологію обробки, обліку та контролю документів (справ) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

1.3. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України.

1.4. Приймання вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень здійснюється згідно з чинним законодавством України.

1.5. Організацію та контроль за веденням діловодства в суді відповідно до цієї Інструкції здійснює керівник апарату суду.

Організація діловодства та контроль за додержанням встановлених правил роботи з документами в підрозділах апарату суду покладаються на керівників цих підрозділів.

Керівник апарату суду ознайомлює всіх працівників апарату суду з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з ведення діловодства.

1.6. Працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції, є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них. Про втрату документа невідкладно доповідається керівникові підрозділу, складається акт у двох примірниках, один із яких передається керівнику апарату для відповідного реагування у встановленому порядку.

Права, обов'язки та відповідальність працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, затвердженими керівником апарату суду.

Функціональні обов'язки працівників апарату суду зазначаються окремим розділом у посадових інструкціях. У разі службової необхідності та залежно від штатної чисельності апарату суду керівником апарату суду з урахуванням навантаження на кожного працівника апарату суду може провести перерозподіл функціональних обов'язків, що обов'язково заноситься в посадові інструкції цих працівників.

За порушення вимог цієї Інструкції працівники апарату суду притягуються до відповідальності в порядку, установленому чинним законодавством України.

1.7. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з різних причин усі одержані ним для виконання службові документи за вказівкою керівника апарату суду передаються особі, яка його заміщує, про що складається відповідний акт.

1.8. Службові документи визначаються номенклатурою справ суду.

1.9. Діловодство в суді ведеться державною мовою з урахуванням вимог чинного законодавства.

1.10. Оформлення організаційно-розпорядчих документів, створюваних у результаті діяльності суду, здійснюється згідно з Вимогами до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003, затвердженими наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 N 55.

1.11. Усі журнали прошнуровуються і скріплюються підписом керівника апарату суду та печаткою суду. Кожен аркуш журналу повинен бути пронумерований арабськими цифрами у верхньому правому куті м'яким простим графічним олівцем або нумератором.

1.12. Заповнення форм звітності щодо розгляду справ здійснюється відповідно до Інструкції щодо заповнення форм звітності про розгляд справ місцевими та апеляційними (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.06.2006 N 55, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 20.06.2006 за N 724/12598 (із змінами).

1.13. Внесення відомостей про облік судового збору здійснюється працівником апарату суду, на якого покладено відповідний обов'язок, шляхом заповнення даних в автоматизованій системі діловодства суду. Контроль за своєчасністю та достовірністю внесення даних здійснюється керівником апарату суду.

2.1. Уся кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються та за резолюцією керівництва суду передаються відповідними працівниками апарату суду визначеним виконавцям під підпис.

Після реєстрації кореспонденція, що стосується розгляду конкретної справи, передається судді, головуючому у справі, у суді першої інстанції або судді-доповідачу в суді апеляційної інстанції.

2.2. Працівник апарату суду, на якого відповідною посадовою інструкцією покладено обов'язки щодо приймання адміністративних справ і кореспонденції, у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів та конвертів і відповідність їх адресування, розкриває пакети й конверти, перевіряє відповідність вкладень до опису (наявність додатків до документа), проставляє на правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці першої сторінки супровідного листа чи іншого документа до адміністративної справи (матеріалу) реєстраційний штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу до суду і реєстраційний номер згідно з Журналом реєстрації вхідної кореспонденції (додаток 1).

У разі коли до суду надходять у незначній кількості документи з грифом "Для службового користування" та в разі відсутності підрозділу режимно-секретної роботи, такі документи реєструються у загальному порядку, при цьому в журналі реєстрації вхідної кореспонденції до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

Указані документи долучаються до матеріалів відповідної справи. На справі та відповідній обліково-інформаційній картці на справу робиться позначка "ДСК".

Конверти (пакети), у яких надходять документи, долучаються до одержаних документів. У разі одержання матеріалів у пошкодженій упаковці, а також якщо під час відкриття конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається Акт про нестачу матеріалів або недоліки формування справи (далі - Акт) (додаток 2) у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ним для розгляду за належністю.

У разі надходження до апеляційного адміністративного суду адміністративної справи, яка не відповідає вимогам цієї Інструкції (відсутність: повноти підшивання справ, нумерації аркушів, наявності опису тощо), складається Акт про нестачу матеріалів або недоліки у формуванні справи, один примірник якого залишається в службі діловодства в суді апеляційної інстанції, інший підшивається до матеріалів справи. При поверненні справи до окружного адміністративного суду після закінчення апеляційного розгляду в супровідному листі до справи зазначається про складений акт та необхідність усунення недоліків, указаних у цьому акті.

2.3. Прийняття вхідної кореспонденції від осіб, які беруть участь у справі (їх представників або кур'єрів), здійснюється за пред'явленням оригіналу документа, що посвідчує особу (документа, що підтверджує повноваження представника або належність його до організації-відправника). У разі непред'явлення таких документів або пред'явлення таких, що не оформлені відповідно до вимог Кодексу адміністративного судочинства України (далі - КАС України), кореспонденція не приймається.

2.4. Не підлягають реєстрації, а передаються для долучення до справ з відміткою про дату одержання їх судом:

а) повістки, копії процесуальних та інших документів, надсилання яких судом передбачене вимогами КАС України, повернуті за неврученням адресату;

б) розписки (повідомлення) про одержання повісток, копій процесуальних документів.

Кореспонденція особистого характеру передається адресату без реєстрації. Не реєструються рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, а також повернена (як помилково надіслана судом) кореспонденція.

Помилково доставлена суду кореспонденція пересилається за належністю разом із супровідним листом за підписом голови суду чи його заступника.

2.5. Робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, регламентується Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893.

2.6. Позовні заяви, заяви та скарги, подані громадянами безпосередньо у суді, невідкладно передаються працівникам апарату суду, відповідальним за приймання адміністративних справ і кореспонденції, для реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та у відповідних обліково-інформаційних картках, після чого передаються за призначенням для прийняття рішення відповідно до процесуального законодавства. Поштова кореспонденція, яку отримує кур'єр суду, невідкладно передається працівнику апарату суду, відповідальному за реєстрацію кореспонденції, який перевіряє, чи цьому суду адресований документ та наявність додатків, указаних у документі.

2.7. На вимогу особи, яка подала матеріали чи документ до суду не під час судового засідання та надала їх додаткову копію, на першому аркуші такої копії проставляється відповідний штамп суду про отримання, у якому зазначаються дата отримання матеріалів (документа), посада, прізвище та підпис особи, яка їх прийняла, після чого копія повертається.

2.8. Документи з питань діяльності суду, які не стосуються розгляду справ, реєструються та передаються керівництву суду в день надходження двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.

2.9. Після попереднього розгляду документа керівництвом суду і призначення виконавця не пізніше наступного дня документ повертається до працівника апарату суду, який здійснював його реєстрацію, для реєстрації резолюції.

До журналу реєстрації вхідної кореспонденції вносяться відомості про особу, від якої надійшов документ, матеріал чи справа, за яким номером та датою, його короткий зміст, кому і коли його передано та розписка про отримання документа, матеріалу чи справи.

2.10. Документи для розгляду (виконання) від одного виконавця до іншого передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції. Передача документів відбувається з унесенням до журналу реєстрації вхідної кореспонденції відповідних даних про передачу.

Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за виконання документа, якому в установленому порядку передається документ, співвиконавцям передаються копії або фотокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.

2.11. Відповідь на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюції. Відповідь у необхідній кількості примірників передається для надіслання адресатам.

Виконаний документ разом із завізованим виконавцями примірником відповіді, який також підписується керівником, підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду або передається за призначенням.

Якщо керівництвом суду не підписано примірник відповіді, зазначений в абзаці другому цього підпункту, до виконаних документів долучається копія або фотокопія підписаної відповіді.

2.12. Облік і зберігання виконаних документів здійснюються працівниками апарату суду.

2.13. Порядок роботи з електронною поштою визначається Інструкцією про порядок роботи з електронною поштою в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 25.12.2007 N 141. Якщо після отримання документів електронною поштою до суду надходять ці самі документи на паперових носіях, вони передаються виконавцям у порядку, установленому цією Інструкцією.

2.14. Після отримання повідомлень електронною поштою працівники апарату суду прочитують кожне з них та перевіряють коректність змісту приєднаних файлів, перевіряють кожне повідомлення на наявність комп'ютерних вірусів, реєструють повідомлення у Журналі реєстрації вхідної електронної пошти (додаток 3), у разі потреби друкують зміст електронного листа та додані файли, передають у друкованому або електронному вигляді адресатам з отриманням підпису про отримання в журналі реєстрації.

3.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві суду, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

3.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожного суду інформаційним довідником, що складається для створення в суді єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом, відбору документів та справ на державне зберігання.

3.3. Номенклатура справ (додаток 4) суду схвалюється експертною комісією (далі - ЕК) суду та погоджується експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджується головою суду.

3.4. За складання номенклатури справ та ведення відповідає служба діловодства суду за участю архіву суду.

3.5. Номенклатура справ суду призначена для групування документів у справи, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання (постійне чи тимчасове), а також швидкого пошуку документів за змістом.

3.6. Адміністративні справи і матеріали не належать до номенклатури справ суду.

3.7. Усі журнали суду вносяться до номенклатури справ суду.

3.8. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

3.9. У кінці року номенклатура справ суду обов'язково закривається підсумковим записом, що підписує керівник служби діловодства. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівник архіву суду (особа, відповідальна за архів).

3.10. Номенклатура справ суду складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом.

Примірники номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший (недоторканний) примірник номенклатури справ зберігається в службі діловодства суду;

другий використовується службою діловодства як робочий;

третій передається до архіву суду для контролю за формуванням справ;

четвертий надсилається до державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні обслуговування яких перебуває суд.

3.11. Під час складання номенклатури справ суду слід керуватись структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки.

3.12. Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином:

у графі 1 проставляються індекси кожної справи, уключеної до номенклатури справ суду. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (якщо такий розподіл є в суді) та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ суду в межах структурного підрозділу. У номенклатурах справ суду різних років рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ, для перехідних справ індекс зберігається протягом усіх років дії справи;

у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі справ суду визначається ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком. Напочатку розміщуються заголовки справ, що містять розпорядчу документацію. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи: назву виду справи (листування, журнал) або різновид документів (накази, протоколи); короткий зміст документів справи тощо.

Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо);

графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;

у графі 4 зазначається строк зберігання справи, номер статті за Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України 12 квітня 2012 року N 578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за N 571/20884 (із змінами) (далі - Перелік). У разі внесення до номенклатури справ суду заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений Переліком, строк їх зберігання встановлюється ЕК суду за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву;

у графі 5 номенклатури справ упродовж року, на який вона складена, робляться позначки про включення нових справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архів.

3.13. Номенклатура справ суду щороку (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється.

3.14. Погоджена з ЕПК номенклатура справ суду затверджується головою суду не пізніше 15 грудня попереднього року, уводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного зберігання та включається як розділ номенклатури справ суду.

4.1. Після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції усі адміністративні справи, позовні заяви, заяви, клопотання, подання, доручення судів про проведення певних процесуальних дій, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-інформаційних картках чи реєстраційних журналах та в разі необхідності у відповідних алфавітних покажчиках.

Реєстрація в автоматизованій системі діловодства суду судових справ та кореспонденції, здійснюється відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року N 30, погодженого Державною судовою адміністрацією України 26 листопада 2010 року.

4.2. Адміністративні справи, позовні заяви, що надійшли до суду першої інстанції для розгляду в порядку адміністративного судочинства, реєструються в Обліково-інформаційній картці на адміністративну справу ( додаток 5) , яка заводиться на кожну справу (позовну заяву) окремо та в разі необхідності - в Алфавітному покажчику адміністративних справ (додаток 6). В алфавітному покажчику адміністративних справ облік ведеться за кожним відповідачем.

Відомості про результати розгляду заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами зазначаються у відповідному розділі обліково-інформаційної картки на адміністративну справу. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаються в ній.

Відомості про результати розгляду подання державних виконавців, заяви та клопотання сторін виконавчого провадження, крім позовних заяв на рішення, дії або бездіяльність державних виконавців, зазначаються у відповідному розділі обліково-інформаційної картки на адміністративну справу. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних адміністративних справ.

4.3. У разі роз'єднання однієї чи декількох поєднаних в одне провадження позовних вимог у самостійні провадження кожна з нових адміністративних справ реєструється в обліково-інформаційних картках не пізніше наступного робочого дня після ухвалення відповідного судового рішення. Їм присвоюється новий єдиний унікальний номер та номер провадження в хронологічному порядку. В алфавітному покажчику адміністративних справ до попереднього запису додається відмітка про новий номер адміністративної справи. До нової адміністративної справи підшиваються оригінали або завірені суддею копії процесуальних документів, що мають значення для цієї справи.

4.4. У разі об'єднання адміністративних справ в одну об'єднаній справі присвоюється єдиний унікальний номер та номер провадження тієї справи, що надійшла до суду першою. В обліково-інформаційну картку на об'єднану справу відповідно до ухвали суду вносяться записи та відмітки про об'єднання справ із зазначенням єдиного унікального номера та номера провадження справи. Відмітка про об'єднання справи також уноситься в кожну обліково-інформаційну картку справ, що об'єднали, та в разі необхідності - у відповідний алфавітний покажчик.

4.5. Судові справи, що надійшли з судів апеляційної або касаційної інстанції після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття провадження), а також які не перешкоджають подальшому розгляду, не підлягають автоматичному розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа. Реєстрація судових справ після скасування вищезазначених ухвал продовжується у раніше заведених обліково-інформаційних картках.

4.6. Якщо суд унаслідок невиконання однією із сторін умов примирення, зафіксованих в постановленій ухвалі суду про закриття провадження у справі, за клопотанням іншої сторони поновлює провадження у справі, то така справа реєструється в окремій обліково-інформаційній картці з присвоєнням нового номера провадження. Про поновлення провадження у справі робиться відмітка в обліково-інформаційній картці на справу, де зазначались відомості про закриття провадження у справі. Матеріали підшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаються в ній.

4.7. Адміністративні справи, що надійшли до суду апеляційної інстанції для перегляду судових рішень в апеляційному порядку, реєструються в Обліково-інформаційній картці на адміністративну справу щодо перегляду судових рішень в апеляційному порядку ( додаток 7) , а також у разі необхідності - в Алфавітному покажчику адміністративних справ за апеляційними скаргами (додаток 8). Номер провадження в суді апеляційної інстанції зазначається на обкладинці справи. У цьому випадку єдиний унікальний номер справі не присвоюється.

Якщо в одній справі, що надійшла до суду апеляційної інстанції, подано апеляційні скарги на декілька судових рішень, то справа реєструється за кількістю обліково-інформаційних карток відповідно до кількості оскаржуваних рішень.

Якщо в одній справі подається одна апеляційна скарга на декілька судових рішень, то справа реєструється за кількістю обліково-інформаційних карток відповідно до кількості оскаржуваних рішень.

Відомості про результати розгляду заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами зазначаються у відповідному розділі обліково-інформаційної картки про перегляд судових рішень в апеляційному порядку. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаються в ній.

4.8. Заяви про апеляційне оскарження та апеляційні скарги на судові рішення в адміністративних справах, що надійшли до суду першої інстанції, реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та в Журналі реєстрації заяв про апеляційне оскарження, апеляційних скарг в адміністративних справах (додаток 9). Про надходження таких документів до суду та результатів їх розгляду робляться також записи у відповідних обліково-інформаційних картках.

4.9. Судові доручення, надані іншими адміністративними судами України або іноземними судами про проведення певних процесуальних дій, реєструються в Обліково-інформаційній картці на справу щодо виконання доручення про проведення певних процесуальних дій (додаток 10). Листування щодо виконання цих доручень підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду і зберігається в ній.

4.10. Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративних справах, що надійшли до суду апеляційної інстанції від осіб, які їх подали, реєструються в Журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах (додаток 11).

Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративній справі в апеляційному суді формуються у відповідні справи за номенклатурою справ суду.

4.11. Для реєстрації та обліку адміністративних справ, позовних заяв в адміністративних справах установлюється індекс "2а". Для реєстрації заяв про відновлення втраченого судового провадження - "2-ав", для доручень про проведення певних процесуальних дій - "2-ад".

4.12. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Структура єдиного унікального номера справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри)/номер справи за порядком у поточному році/рік реєстрації (дві цифри) - вид судочинства.

Справи адміністративного судочинства позначаються літерою а.

Також автоматизованою системою документообігу суду може формуватися номер провадження, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити індекс, код суду, номер справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

Наприклад: адміністративне провадження щодо виконання судових доручень буде зареєстроване: 212/1256/12-а - єдиний унікальний номер та 2-ад/212/316/12 - номер провадження.

Номери проставляються на обгортці судової справи або матеріалу.

Єдиний унікальний номер судової справи (матеріалу), а також номер провадження зазначається у відповідному алфавітному покажчику.

Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-інформаційних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером у справі із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року.

Наприклад:

212/316/12-а/81/13.

Листування щодо інших документів здійснюється за номенклатурою справ суду із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року.

4.13. В обліково-інформаційних картках і реєстраційних журналах заповнюються відповідно до руху справи всі пункти і графи, передбачені формами, не пізніше наступного дня після ухвалення судового рішення (відкриття провадження у справі, зупинення провадження в справі тощо) або проведення певних дій по справі (направлення справи в суд апеляційної інстанції, видача виконавчого листа тощо).

Написи в зазначених обліково-інформаційних картках та журналах олівцем не допускаються.

4.14. Після закінчення календарного року обліково-інформаційні картки на справи, що не розглянуті по суті, переставляються у хронологічному порядку за номером провадження до картотеки наступного року, після чого, картотека формується починаючи з номера 1 відповідного року.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-інформаційних карток вкладаються картки-замінники, у яких зазначається єдиний унікальний номер та номер провадження, робиться напис про перенесення обліково-інформаційної картки в картотеку наступного року.

4.15. Обліково-інформаційні картки зберігаються в картотеках (ящиках) за номером провадження (у хронологічному порядку за датою надходження справи до суду) таким чином, щоб останні номери розміщувалися в передній частині картотеки (ящика).

4.16. У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку справ повинно бути забезпечене формування інформаційних запитів на вимогу учасників судового процесу. Ведення обліково-інформаційних карток та журналів упродовж року в паперовому вигляді може не здійснюватися.

4.17. У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку обсяг інформації може бути більшим від передбаченого відповідною обліково-інформаційною карткою або журналом.

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач на вимогу учасників судового процесу, а також інших осіб повинен мати можливість одержувати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та про точне місцезнаходження документа або адміністративної справи.

4.18. Реєстраційні (контрольні) журнали та обліково-інформаційні картки виготовляються електронним способом із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у автоматизованій системі документообігу суду.

Роздруковування проводиться не пізніше наступного дня від дати введення інформації, що роздруковується. Після друкування відповідальний працівник апарату суду повинен підписати списки в зазначеному місці та підшити в теку.

Обліково-інформаційні картки у справах, у яких закінчено провадження, автоматично зберігаються у робочій базі даних автоматизованої системи документообігу суду.

Архівна база даних автоматизованої системи документообігу суду за минулий рік створюється за допомогою автоматизованої системи документообігу в лютому місяці, наступному за звітним, до якої з робочої бази переносяться обліково-інформаційні картки та інші дані у справах, у яких закінчено провадження.

4.19. Після реєстрації всі справи і матеріали, що підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства, передаються головуючому судді в суді першої інстанції або судді-доповідачу в суді апеляційної інстанції.

Передавання справ і матеріалів головуючому судді в суді першої інстанції або судді-доповідачу в суді апеляційної інстанції здійснюється під підпис у Контрольному журналі адміністративних справ і матеріалів, переданих для розгляду судді (додаток 12). Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються у хронологічному порядку передавання справ і матеріалів.

4.20. Заява про відновлення втраченого судового провадження реєструється в обліково-інформаційній картці на заяву про відновлення втраченого судового провадження в адміністративній справі (додаток 31).

5.1. У цьому розділі Інструкції мова йде про звернення громадян до суду, що викладені в письмовій або усній формі (пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян), що не підлягають розгляду в порядку адміністративного судочинства, а розглядаються в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян", та здійснюються відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненням громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348 (із змінами).

Голова суду особисто відповідає за стан діловодства за зверненнями громадян.

Графік особистого прийому громадян і Правила внутрішнього трудового розпорядку суду вивішуються в суді на спеціально пристосованому стенді (дошці оголошень суду). Також на стенді повинна бути вивішена інша корисна для громадян інформація (Список справ, призначених до розгляду (додаток 13); Список апеляційних скарг у справах, призначених до апеляційного розгляду (додаток 14), зразки заяв про видачу копій судових документів, витяги з нормативно-правових актів, що встановлюють розміри сплати відповідних платежів, тощо).

5.2. Особистий прийом громадян з питань роботи суду здійснюється головою суду або його заступниками, якими ведеться Журнал обліку особистого прийому громадян (додаток 15).

6.1. Діяльність суду забезпечується системою процесуальних, управлінських та інших документів, що складають його документообіг.

6.2. Судові документи складаються та оформлюються відповідно до вимог КАС України, інших законодавчих і нормативно-правових актів, а також цієї Інструкції.

Тексти рішень, ухвал та інших процесуальних документів суду зберігаються в автоматизованій системі документообігу суду у вигляді відповідного електронного документа, засвідченого електронним цифровим підписом головуючого судді (судді-доповідача).

На кожній сторінці судових рішень, виконавчих листів, які видаються на підставі наявних у автоматизованій системі даних, у момент друку автоматично формується унікальний штрих-код, що розміщується в нижньому правому куті документа. Унікальний штрих-код містить код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

Видача (надсилання, вручення) копій судових рішень, виконавчих листів та їх дублікатів без унікального штрих-коду забороняється.

6.3. Під час підготовки та оформлення документів необхідно дотримуватись правил, що забезпечують їх юридичну силу, оперативне та якісне виконання і пошук, можливість обробки за допомогою комп'ютерної та електронної техніки, використання документів як одного з джерел інформації.

6.4. Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових реквізитів: найменування (або бланк із зазначенням назви) суду (автора), місцезнаходження, посади особи, яка підписала документ, дати, підпису та в необхідних випадках - відбитка печатки, реєстраційного номера.

У процесі підготовки та оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

6.5. Усі службові документи повинні оформлятися на бланках суду. Бланки виготовляються на папері форматів згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції.

Для складання службових документів у суді використовується папір форматів А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм).

Використання бланків вільної форми не дозволяється.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні - на чистих аркушах паперу такого самого розміру й якості. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

Документи внутрішнього складу суду (службові та доповідні записки, пояснення, заяви тощо) оформляються не на бланках.

6.6. Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків сторінки залишаються вільні місця - береги (поля). Поле з лівого боку становить - 30 мм, з правого - 10 мм, з верхнього та нижнього - 20 мм.

6.7. Нумерація сторінок використовується тоді, коли документ має дві і більше сторінок. Як правило, документи пишуться з одного боку аркуша, нумерація здійснюється арабськими цифрами без будь-яких пунктуаційних знаків посередині верхнього поля на відстані не менше 10 мм від верхнього краю. У листуванні допускається написання документа на обох сторінках аркуша. У цьому разі цифри на лицьовому боці проставляються у правому верхньому кутку - непарні, на зворотному боці в лівому - парні.

6.8. Найменування суду вказується в документі відповідно до Указу Президента України від 16.11.2004 N 1417 "Про утворення місцевих та апеляційних адміністративних судів, затвердження їх мережі та кількісного складу суддів" (із змінами).

6.9. Назва документа повинна відповідати змісту процесуальної чи управлінської дії (наказ, розпорядження голови суду тощо), що документується.

6.10. Документи можуть бути адресовані як підприємствам, установам, організаціям, їх структурним підрозділам, так і конкретним посадовим особам, а також громадянам.

6.11. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу їх найменування зазначаються у називному відмінку, а посада і прізвище посадової особи - у давальному.

Наприклад:

6.12. У разі адресування документа керівникові організації її найменування включається до складу найменування посади адресата.

Наприклад:

6.13. Якщо документ адресують декільком посадовим особам, їхні посади зазначаються узагальнено.

Наприклад:

6.14. У разі адресування документа декільком однорідним установам, організаціям їх найменування зазначаються узагальнено в називному відмінку.

Наприклад:

6.15. Повна поштова адреса, якщо документ надсилається одному кореспонденту, указується відповідно до загальних поштових правил.

Наприклад:

6.16. Вихідний номер кореспонденції, що підлягає надсиланню, проставляється з додержанням таких правил:

у листуванні щодо справ, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, а також звернень вихідний номер повинен відповідати номеру, за яким ці справи зареєстровано в суді відповідно до пункту 4.12 цієї Інструкції із зазначенням через дріб номера за журналом реєстрації вихідної кореспонденції або номера за реєстром на відправлення рекомендованої кореспонденції з указівкою у дужках літери "р";

у листуванні щодо іншої кореспонденції вихідний номер повинен відповідати номеру номенклатури справ суду, де зберігаються матеріали щодо нього.

Посилання на вхідний номер та дату документа, на який надсилається відповідь, складається з постійної частини "на N _______ від ____________", що є обов'язковим реквізитом для листів суду, складається і розміщується під вихідними датою та номером документа.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на номери та дати всіх вхідних документів є обов'язковим.

6.17. Заголовок як реквізит документа використовується з метою оперативного встановлення призначення документа при його реєстрації та подальшому опрацюванні.

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа й відповідати на питання "про що?", "чого?".

Формувати заголовок документа слід за допомогою віддієслівного іменника.

Наприклад: наказ (про що?) про затвердження порядку; протокол (чого?) засідання комісії.

Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовки не складаються для текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

6.18. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

Наприклад: 13 січня 2009 року слід писати: 13.01.2009.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0.

Наприклад: 3 квітня 2009 року слід писати: 03.04.2009.

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2009 року або 6 січня 2010 року.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, у момент підписання або затвердження.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Текст документа має чітко й переконливо відображати причину і мету його написання. При складанні тексту документа мають виконуватись найголовніші вимоги - достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість. Необхідно використовувати мовні засоби, які відповідають нормам літературної мови. Уживати прямий порядок слів у реченнях. Використовувати лише загальноприйняті стандартні скорочення та абреавіатури. Надавати перевагу простим реченням. Дотримуватись логічної послідовності викладу матеріалу. Уживати стійкі (стандартизовані) словосполучення. Текст може бути поділений на абзаци, причому кожний абзац розпочинає нову думку чи тему, абзаци не повинні бути великими і мають складатися не більш як з 3-5 речень. Текст має бути логічно завершеним, тобто закінчуватися висловленням прохання, повідомлення, пропозиції, згоди, відмови, вимоги тощо.

Назва (заголовок) документа розміщується зцентрованим способом (початок і кінець реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування). Міжрядковий інтервал між назвою (заголовком) і текстом документа, текстом і підписом - 2,0. Крапку в кінці назви (заголовка) не ставлять. Заголовок тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і друкується великими літерами напівжирним шрифтом.

Текст, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

6.19. Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 10 арк. у 3 прим.

Якщо документ має додатки, повна назва яких не наведена в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку й кількості їхніх примірників, наприклад:

Додаток: Довідка про стан роботи за перше півріччя на 20 арк., в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок комісії від 12.02.2008 і додатки до нього, усього 15 арк., у 2 прим.;

При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на ____ арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу.

6.20. На додатках до розпорядчого документа в правому верхньому куті зазначаються назва документа, його дата і номер. Наприклад:

6.21. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища й номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа після тексту.

6.22. За зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів, що візуються кількома особами, відповідають однаковою мірою всі посадові особи.

6.23. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

6.24. Документи підписуються посадовими особами суду відповідно до їх повноважень.

Документи, що надсилаються державним органам, органам місцевого самоврядування, установам, підприємствам, організаціям, іншим учасникам адміністративного процесу, підписуються головою суду, його заступником, суддями, а також керівником апарату суду відповідно до їх компетенції.

6.25. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

6.26. Резолюція як окремий вид документа повинна містити такі реквізити: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, посаду, прізвище, ініціали, підпис автора резолюції, дату.

У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, у резолюції обов'язково має бути визначений відповідальний виконавець, якому надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу.

У разі невизначення відповідального виконавця таким слід вважати першу із зазначених в резолюції посадову особу.

6.27. На документах, які не вимагають додаткових указівок і мають типові терміни виконання, у резолюції вказуються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

6.28. До передачі документа на підпис виконавець повинен відредагувати його зміст, оформити текст згідно з вимогами Інструкції.

6.29. Кожний примірник документа, що розсилається не на бланку суду, повинен містити кутовий штамп суду, що проставляється у лівому верхньому куті.

6.30. Листи, що надсилаються простою кореспонденцією, реєструються у Журналі реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 16). Для відправлення рекомендованих листів складаються Реєстри на відправлення рекомендованої кореспонденції (додаток 17). Ці реєстри підписуються відповідним працівником апарату суду, який проставляє на них штамп суду, і підшиваються окремо у відповідну справу згідно з номенклатурою справ суду в хронологічному порядку.

6.31. Кореспонденція, що надсилається з розсильним (кур'єром), записується у Розносну книгу для місцевої кореспонденції (додаток 18) і передається за призначенням під підпис у цій книзі.

6.32. Адміністративні справи надсилаються за призначенням з розсильним (кур'єром) або рекомендованими бандеролями, а позовні заяви, заяви, скарги, копії судових рішень, виконавчі документи та інші документи стосовно виконання судових рішень - рекомендованими листами.

6.33. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, по змозі без прийменників, сполучників, займенників і розділових знаків. Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

6.34. Текст телеграми друкується з одного боку аркуша через два інтервали, без абзаців, переносів і виправлень. Телеграми, що надсилаються учасникам судового процесу, підписуються суддею, в інших випадках - головою суду.

6.35. У разі необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: "Термінова" тощо.

6.36. У телеграмі під рискою друкуються: місцезнаходження суду (без скорочення, з розділовими знаками), найменування суду, посада, ініціали, прізвище особи, яка підписала телеграму, дата.

6.37. Телеграма виготовляється в трьох примірниках. Перший примірник телеграми здається у відділення зв'язку для надсилання адресату, другий - з відміткою відділення зв'язку про прийняття телеграми повертається виконавцеві для приєднання до справи, третій передається до фінансового підрозділу.

6.38. Процесуальні документи (постанови, ухвали) виготовляються на білому папері формату А4 (без бланка), з такими берегами: лівий - 30 мм, правий - 10 мм, верхній та нижній - по 20 мм.

6.39. Текст документа друкується за допомогою комп'ютерної техніки (персонального комп'ютера - ПК), для чого використовується 12 (дванадцятий) шрифт (Times New Roman), міжрядковий інтервал - 1,0.

6.40. Зображення Державного Герба України розміщується у центрі верхнього берега документа. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

6.41. Нижче назви процесуального документа в правому верхньому куті напроти дати ставиться номер справи.

6.42. Назва виду документа, заголовки частин документа друкуються великими літерами напівжирним шрифтом. Назва (заголовок) розміщується зцентрованим способом (початок і кінець реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування). Міжрядковий інтервал між назвою (заголовком) і текстом документа, текстом і підписом - 2,0. Крапку в кінці назви (заголовка) не ставлять.

6.43. Дату прийняття постанови чи постановлення ухвали ставлять у першому рядку тексту ліворуч після назви судового рішення. Для зазначення дати у вступній та резолютивній частинах обов'язково застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення.

Наприклад: 4 листопада 2008 року

В описовій та мотивувальній частинах судового рішення допускається використання цифрової форми зазначення дат у такому порядку: число, місяць, рік.

Наприклад: 04.11.2008

У резолютивній частині - для визначення кількості, суми застосовується словесно-цифровий спосіб.

Наприклад: 1230 (одна тисяча двісті тридцять)

6.44. Усі судові рішення підписуються відповідним складом суду.

Підпис складається з назви посади особи, особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Підпис розміщують під текстом з лівого боку. Якщо рішення підписує колегія суддів, то їхні підписи розташовують один під одним.

Наприклад:

Головуючий суддя (підпис) О.А.Петренко

суддя (підпис) І.П.Скорик

суддя (підпис) М.В.Зозуля

6.45. На оригіналі судового рішення, що підшивається до адміністративної справи, печатка суду не ставиться.

7.1. Формування адміністративних справ

7.1.1. Документи адміністративної справи підшиваються у тверду обкладинку в міру надходження до суду чи оформлення у суді з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів (чисті аркуші для продовження опису, початого на другій сторінці обкладинки);

ухвала про відкриття провадження у справі;

документи, що підтверджують сплату судового збору чи звільнення від такого, а також про оплату витрат на правову допомогу (якщо такі проводилися);

позовна заява (первинна позовна заява в разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем, заявником усунуто);

конверт, у якому надійшла позовна заява;

документи, додані до позовної заяви;

якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто, - ухвала про залишення позовної заяви без руху;

супровідний лист про надіслання копії ухвали про залишення позовної заяви без руху;

позовна заява, що надійшла в порядку усунення недоліків з доданими документами (у разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем усунуто);

конверт, у якому надійшла позовна заява в порядку усунення недоліків;

супровідний лист про надіслання копії ухвали про відкриття провадження в адміністративній справі;

заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду, винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову чи доказів;

документи і матеріали, що надійшли до суду в стадії підготовки справи до судового розгляду;

розписки (повідомлення) про одержання учасниками адміністративного процесу повісток;

інше листування (у хронологічному порядку).

7.1.2. Документи справи, у якій позовну заяву було залишено без руху і недоліки позивачем не усунуто, підшиваються у тверду обкладинку в міру надходження до суду чи формування у суді в такій послідовності:

ухвала про залишення позовної заяви без руху;

засвідчена суддею копія позовної заяви;

конверт, у якому надійшла позовна заява;

копія супровідного листа щодо надіслання копії ухвали про залишення позовної заяви без руху позивачеві;

інше листування з приводу залишення позовної заяви без руху;

ухвала про повернення позовної заяви як такої, що вважається неподаною;

копія супровідного листа щодо надіслання позивачеві копії ухвали про повернення позовної заяви;

інше листування (у хронологічному порядку).

7.1.3. У разі відмови у відкритті провадження в адміністративній справі документи справи підшиваються у тверду обкладинку в такій послідовності:

ухвала про відмову у відкритті провадження;

засвідчена суддею копія позовної заяви;

конверт, у якому надійшла позовна заява;

копія супровідного листа щодо надіслання позивачеві копії ухвали про відмову у відкритті провадження разом з позовною заявою та всіма доданими до неї документами;

інше листування (у хронологічному порядку).

7.1.4. Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа.

7.1.5. Документи, що підшиваються до адміністративної справи, мають бути тільки в одному примірнику.

На копіях надісланих документів, які залишилися в справі, обов'язково зазначається дата надіслання з проставлянням у правому нижньому куті підпису особи, яка їх надіслала.

7.1.6. Нерозглянуті по суті адміністративні справи зберігаються у сейфі головуючого судді суду першої інстанції чи судді-доповідача суду апеляційної інстанції.

7.1.7. Формування відокремлених матеріалів справи в разі оскарження процесуальних документів, можливість оскарження яких передбачена процесуальним законом окремо від розгляду справи по суті, документи справи підшиваються у тверду обкладинку в такій послідовності:

оригінал ухвали, що оскаржується;

засвідчена суддею копія ухвали про відкриття провадження у справі;

засвідчена суддею копія адміністративного позову;

засвідчені суддею копії всіх процесуальних документів, прийнятих у цій справі;

засвідчені суддею копії документів, які впливають на суть прийняття оскаржуваного процесуального документа.

Після розгляду апеляційної скарги зазначені вище матеріали повертаються до суду першої інстанції для приєднання до матеріалів справи або приєднуються до справи у разі знаходження її в апеляційній інстанції.

7.2. Формування управлінської документації

7.2.1. Закінчені в діловодстві документи групуються в справи відповідно до номенклатури справ суду, що погоджена та затверджена в порядку, визначеному Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 N 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598 (із змінами), а також цією Інструкцією.

7.2.2. Установлюється такий порядок групування документів у справи:

у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить іншому органу влади);

документи групуються в справи за один рік;

документи, що підлягають унесенню до складу Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.

7.2.3. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

7.2.4. Нормативні акти (положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом з цими документами.

7.2.5. Накази, розпорядження з основної діяльності, про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників апарату суду, про надання відпусток, про накладення стягнень на працівників, про їх відрядження групуються в різні справи.

7.2.6. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.

7.2.7. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь іде за документом-запитом.

7.2.8. Управлінська документація з часу створення (надходження) і до передання її в архів суду зберігається за місцем формування справ (у структурних підрозділах апарату суду) та/або централізовано в службі діловодства (канцелярії) згідно із затвердженою номенклатурою справ.

7.2.9. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ суду здійснює його служба діловодства.

7.3. Оформлення справ

7.3.1. Оформлення справ, заведених у діловодстві суду, покладається на працівників апарату суду відповідно до розподілу обов'язків та за методичною допомогою працівників архіву суду.

Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

7.3.2. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються валовою нумерацією з дотриманням таких правил:

аркуші у справі нумеруються арабськими цифрами в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором;

аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо;

фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстровані документи, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті;

аркуш формату більшого, ніж формат А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті. А потім фальцюється на формат А4;

аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо;

підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті;

у разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша;

у разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1-а, 12-б тощо).

Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі.

Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

7.3.3. Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам'ятки, документи з грифом "Для службового користування", адміністративні справи тощо.

7.3.4. Внутрішній опис (додаток 19) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Обов'язково зазначається, оригінал чи копію документа підшито.

Документи, зазначені в додатку до супровідного документа, в описі не перелічуються, але обов'язково зазначається про їх наявність або відсутність згідно з переліком у додатку. В останньому випадку зазначається причина відсутності документа (акт, складений при розкритті конверта, зберігання в іншій справі тощо), а документ, що підтверджує причину відсутності додатка, долучається до справи.

Опис підписується працівником апарату суду, який оформлює справу, із зазначенням біля підпису свого прізвища.

У справах, у яких уже є внутрішній опис документів, опис продовжується.

7.3.5. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

7.3.6. Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" з посиланням на відповідні виправдовувальні документи (накази, акти тощо), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

7.3.7. Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

Засвідчувальний напис (додаток 20) складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, а в друкарських примірниках справ (реєстраційні журнали, алфавітні покажчики, обліково-інформаційні картки тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.

7.3.8. У засвідчувальному напису зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису.

7.3.9. У засвідчувальному напису застерігаються такі особливості нумерації документів справи:

наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

номери великоформатних аркушів;

номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень.

7.3.10. Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються в засвідчувальному напису з посиланнями на відповідний виправдовувальний документ (наказ, акт).

7.3.11. У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.

7.3.12. Справи управлінської документації постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, адміністративні справи оправляються в тверду обкладинку. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки, скоби тощо) вилучаються з документів.

До справи документи підшиваються нитками через п'ять (для документів формату А4) або три (для документів меншого формату) проколювання голкою, шилом або іншим устаткуванням.

Уклеювання документів до справи, прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці другому цього пункту, категорично забороняється.

7.3.13. Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

7.3.14. Обкладинки адміністративних справ, справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання оформляються за встановленою формою ( додаток 21) .

7.3.15. На обкладинках справ управлінської документації суду проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів, а також номер тому справи та загальна кількість томів.

У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

7.3.16. На обкладинці справи проставляється її номер за описом.

7.3.17. У разі зміни найменування суду або якщо адміністративна справа надійшла за підсудністю з іншого суду, на обкладинці справи зазначається нове найменування, а попереднє береться в дужки.

Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

7.3.18. На обкладинці адміністративної справи, крім найменування суду та номера, за описом вказуються:

якщо томів справи більше одного, - номер тому справи та загальна кількість томів;

прізвище, ініціали чи найменування сторін, суть позовних вимог.

Лівий верхній кут обкладинки справи повинен залишатися вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

7.3.19. На обкладинці журналу (реєстраційного журналу, алфавітного покажчика тощо) зазначаються строк зберігання, кількість аркушів та на зворотному боці останнього чистого аркуша робиться засвідчувальний напис.

7.3.20. На другій сторінці обкладинки адміністративної справи ( додаток 21) обов'язково заповнюється довідковий лист, у якому робляться відмітки про дату надходження позовної заяви до суду, дату відкриття провадження у справі, час зупинення провадження у справі (якщо таке мало місце), дату вирішення спору судом першої інстанції, час набрання судовим рішенням законної сили, дату видачі виконавчого листа, тощо.

8.1. Копія ухвали про залишення позовної заяви (апеляційної скарги) без руху невідкладно надсилається особі, що звернулася з позовною заявою (апеляційною скаргою), рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання (копія супровідного листа зберігається разом з позовною заявою чи апеляційною скаргою та ухвалою).

8.2. Позовні заяви, залишені в передбачених КАС України випадках ухвалою судді без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки і протягом установленого ухвалою строку для усунення недоліків зберігаються у відповідній справі.

8.3. У разі усунення позивачем недоліків, зазначених в ухвалі про залишення позовної заяви без руху, подальше оформлення справи здійснюється в загальному порядку. Датою надходження позовної заяви вважається день її первинного подання до суду.

8.4. У разі постановлення суддею ухвали про повернення позовної заяви (апеляційної скарги) чи ухвали про відмову у відкритті провадження в справі (у відкритті апеляційного провадження) її копія разом з позовною заявою (апеляційною скаргою) й усіма доданими до неї матеріалами невідкладно надсилається особі, яка її подала, рекомендованим поштовим відправленням.

8.5. Справа з оригіналами ухвал про залишення позовної заяви без руху, про повернення позовної заяви або про відмову у відкритті провадження в адміністративній справі з копіями супровідних листів оформлюється та зберігається в загальному порядку.

8.6. У разі надходження апеляційної скарги на ухвалу про залишення позовної заяви без руху, відмову у відкритті провадження у справі, про повернення позовної заяви вона разом з усіма матеріалами невідкладно передається секретарю суду для належного оформлення матеріалів за правилами, визначеними для формування адміністративних справ, та надіслання до суду апеляційної інстанції згідно з вимогами КАС України.

8.7. Копія ухвали про відкриття провадження в адміністративній справі невідкладно після постановлення надсилається особам, які беруть участь у справі, разом з інформацією про їхні процесуальні права й обов'язки.

Повістки про виклик до суду в адміністративній справі (додаток 22) надсилаються за вказівкою судді.

Відповідачам надсилаються також копії позовної заяви та доданих до неї документів, про що зазначається в повістці про виклик; крім того, пропонується подати в зазначений строк письмові заперечення проти позову та докази, які в них є.

8.8. За вказівкою судді повістки про виклик надсилаються завчасно з урахуванням строків вручення повісток, визначених КАС України, також свідкам, експертам, спеціалістам, перекладачам.

8.9. Особам, які беруть участь у справі, з приводу вчинення процесуальних дій, у яких участь цих осіб не є обов'язковою, надсилаються Повістки-повідомлення в адміністративній справі (додаток 23).

8.10. Копія ухвали про відкриття апеляційного провадження в адміністративній справі протягом 10 днів після відкриття апеляційного провадження надсилається особам, які беруть участь у справі, разом з копіями заяви про апеляційне оскарження та апеляційної скарги, інформацією про їхні процесуальні права і обов'язки.

8.11. Після призначення справи до апеляційного розгляду повістки про виклик надсилаються сторонам та іншим особам, які беруть участь у справі, завчасно, з урахуванням строків вручення повісток, визначених КАС України. За вказівкою судді здійснюються судові виклики та повідомлення інших учасників адміністративного процесу.

8.12. Відповідно до вказівок судді та в порядку, передбаченому КАС України, провадяться інші дії щодо підготовки справи до попереднього судового засідання або судового (апеляційного) розгляду справи.

8.13. Повістки надсилаються рекомендованою кореспонденцією (листом, телеграмою) або кур'єром із зворотною розпискою (повідомленням). В окремих випадках за вказівкою судді судові виклики і повідомлення можуть бути здійснені іншими засобами, передбаченими КАС України.

На поштовій кореспонденції, де міститься судова повістка або копія ухвали про відкриття провадження в адміністративній справі, проставляється штамп суду "Судова повістка".

8.14. Про рух позовної заяви (апеляційної скарги) робиться відмітка у відповідній обліково-інформаційній картці, яка зберігається в загальній картотеці.

9.1. Безпосередньо перед розглядом адміністративної справи в суді першої чи апеляційної інстанції секретарем судового засідання перевіряється явка осіб, яких було викликано до суду, та з'ясовуються причини їх відсутності, уточнюються відомості про вручення повісток про виклик у суд, повісток-повідомлень та інших матеріалів, про що доповідається головуючому у справі.

9.2. Якщо розгляд адміністративної справи відкладено або оголошено перерву в її розгляді з призначенням дати і часу нового судового засідання, то особи, які беруть участь у справі, свідки, експерти, спеціалісти, перекладачі, які були присутні у судовому засіданні, повідомляються про це під розписку на окремому аркуші, що додається до матеріалів справи, або вручаються відповідні повістки. Особам, які беруть участь у справі, свідкам, експертам, спеціалістам, перекладачам, які не прибули або яких суд уперше залучає до участі в справі, надсилаються повістки з дотриманням вимог КАС України.

9.3. Секретар судового засідання після кожного судового засідання:

підшиває до справи в хронологічному порядку документи, долучені до справи під час судового засідання (у порядку їх надходження), документи, що підтверджують повноваження представників, журнал судового засідання, протокол про вчинення окремої процесуальної дії поза залою судових засідань, постанову та/або ухвалу суду;

продовжує нумерацію аркушів справи та опис документів, що містяться у справі;

робить запис у Журналі розгляду адміністративних справ і матеріалів суддею (додаток 24) про результати розгляду справ;

виписує виконавчі листи у справах, рішення в яких підлягають негайному виконанню, за заявою осіб, на користь яких воно ухвалено;

після здійснення необхідних дій щодо оформлення розглянутої справи, але не пізніше трьох днів після розгляду справи або не пізніше наступного дня після складання постанови в повному обсязі, передає її на зберігання до канцелярії суду;

за розпорядженням головуючого здійснює відтворення технічного запису судового засідання.

9.4. Повне фіксування судового процесу за допомогою звукозаписувальної апаратури чи інших технічних засобів здійснюється у випадках і порядку, передбачених процесуальним законодавством.

Секретар судового засідання забезпечує контроль за повним фіксуванням судового засідання технічними засобами.

9.5. Під час фіксування судового процесу секретарем судового засідання або за розпорядженням головуючого іншим працівником апарату суду ведеться журнал судового засідання. Журнал судового засідання ведеться секретарем судового засідання, роздруковується, підписується ним невідкладно після судового засідання і приєднується до справи разом із носієм інформації, на який здійснювався технічний запис судового засідання.

9.6. Порядок роботи зі звукозаписувальними технічними засобами фіксування судового засідання, зберігання, копіювання, дублювання та використання інформації, яка відображає хід судового засідання в судах загальної юрисдикції регламентується Інструкцію про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання), затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20 вересня 2012 року N 108.

9.7. Секретар судового засідання складає протокол про вчинення окремої процесуальної дії поза залою судового засідання або під час виконання судового доручення, ознайомлює з ним усіх присутніх осіб, які беруть участь у справі, свідків, експертів, спеціалістів, перекладачів. Протокол підписується секретарем судового засідання, суддею і приєднується до матеріалів справи.

Протокол, складений при виконанні судового доручення, разом із необхідними додатками невідкладно надсилається до суду, який розглядає справу, а його завірена копія зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ суду, який виконував судове доручення.

9.8. Після закінчення розгляду справи, відкладення розгляду справи чи оголошення перерви в її розгляді з установленням дати та часу нового судового засідання на повістках осіб, які з'явились у судове засідання, відмічається дата, час їх явки та час залишення приміщення суду, завіряється цей запис підписом секретаря судового засідання та відбитком відповідного штампа суду.

10.1. Копія судового рішення не пізніше наступного дня після ухвалення або після приймання та складання постанови у повному обсязі надсилається особі, яка брала участь у справі, але не була присутня в судовому засіданні.

У справах, пов'язаних з виборчим процесом чи процесом референдуму, копії судового рішення невідкладно видаються особам, які брали участь у справі, або надсилаються їм, якщо вони не були присутні під час його проголошення.

10.2. Якщо справа розглянута в порядку письмового провадження у суді першої інстанції, то копія судового рішення надсилається особам, які беруть участь у справі, наступного дня після розгляду справи.

Результати апеляційного перегляду в порядку письмового провадження надсилаються протягом трьох днів з моменту підписання постанови або ухвали суду.

10.3. Копія окремої ухвали надсилається не пізніше наступного дня після набрання законної сили відповідним суб'єктам владних повноважень для вжиття заходів щодо усунення причин та умов, що сприяли порушенню закону.

10.4. У разі ненадходження до суду повідомлення про вжиті заходи протягом одного місяця після надходження окремої ухвали суб'єкту владних повноважень працівник апарату суду, який контролює виконання окремої ухвали, доповідає судді, але не пізніше трьох днів після спливу цього терміну, для вжиття відповідних заходів.

Контроль за виконанням окремої ухвали суду покладається на суд, який постановив окрему ухвалу.

10.5. Оригінал окремої ухвали підшивається до матеріалів справи. Листування щодо виконання окремої ухвали зберігається в окремій справі за номенклатурою, а після виконання підшивається до матеріалів справи працівником апарату суду, на якого покладено обов'язок щодо контролю за виконанням окремих ухвал.

10.6. Копія судового рішення надсилається рекомендованим поштовим відправленням.

10.7. Після закінчення апеляційного провадження, виконання дій, зазначених у цьому розділі, нумерації аркушів та складання внутрішнього опису документів справи відповідно до вимог цієї Інструкції, заповнення відповідної обліково-інформаційної картки та оформлення необхідних справ за номенклатурою справ суду, але не пізніш як у семиденний строк, справа надсилається до суду першої інстанції, який її розглянув.

10.8. Після повернення справи до окружного адміністративного суду служба діловодства суду доводить до відома судді (суддів), що розглядав(ли) справу в першій інстанції, результати перегляду судового рішення у цій справі судом апеляційної чи касаційної інстанції.

10.9. Виконавчий лист за результатами судового розгляду, у тому числі в порядку апеляційного або касаційного провадження, видається судом першої інстанції.

11.1. Суд першої інстанції після одержання всіх апеляційних скарг у справі від осіб, які подали заяви про апеляційне оскарження, або через три дні після закінчення строку на подання апеляційної скарги надсилає їх разом зі справою (матеріалами) до адміністративного суду апеляційної інстанції.

11.2. Апеляційні скарги, що надійшли після направлення справи до адміністративного суду апеляційної інстанції, не пізніше наступного дня після їх надходження направляються до адміністративного суду апеляційної інстанції.

11.3. У разі оскарження судових рішень у справах, пов'язаних з виборчим процесом чи процесом референдуму, останні передаються до суду апеляційної інстанції невідкладно.

11.4. На кожну справу, що надсилається до суду апеляційної інстанції, робиться окремий супровідний лист.

11.5. У разі надходження до суду першої інстанції лише заяви про апеляційне оскарження судового рішення без подальшого подання апеляційної скарги справа до апеляційного суду не надсилається.

12.1. Для виконання судового рішення в адміністративній справі, що набрало законної сили або яке належить виконати негайно, особі, на користь якої воно ухвалено, за її письмовою заявою видається один Виконавчий лист (додаток 25). Якщо судове рішення ухвалено на користь кількох позивачів чи проти кількох відповідачів, суд має право видати кілька виконавчих листів, точно зазначивши, яку частину судового рішення треба виконати за кожним виконавчим листом.

12.2. Виконавчий лист видається за заявою осіб, на користь яких ухвалено судове рішення, або їх представників після набрання судовим рішенням законної сили, а в справах, за якими рішення підлягає негайному виконанню, - у день постановлення судового рішення. У справах за позовами органів та осіб, яким надано право захищати права, свободи та інтереси інших осіб або державні чи суспільні інтереси, виконавчі листи видаються за заявами таких органів чи осіб або осіб, в інтересах яких заявлено позов.

12.3. Виконавчий лист заповнюється чітко і грамотно. Помарки і виправлення у виконавчому листі не допускаються. Під час заповнення виконавчого листа про стягнення грошових сум на користь організацій вказуються номери рахунків у фінансових установах та інші відомості відповідно до Закону України "Про виконавче провадження" на підставі інформації, що є в матеріалах адміністративної справи.

12.4. Виконавчий лист видається на руки стягувачу, який на заяві про видачу виконавчого листа ставить свій підпис.

Про видачу виконавчого листа зазначається в обліково-інформаційній картці на справу.

12.5. Виконавчий лист про стягнення судового збору надсилається судом до місцевих органів державної податкової служби за місцезнаходженням суду.

12.6. Листування щодо виконання судового рішення підшивається до матеріалів адміністративної справи.

12.7. У випадках негайного виконання судового рішення, передбачених чинним законодавством, виконавчий лист видається секретарем судового засідання, який брав участь у розгляді справи, а в інших випадках - працівником апарату суду відповідно до розподілу посадових обов'язків.

13.1. Справи, у тому числі ті, що знаходяться в архіві суду, видаються для ознайомлення апаратом суду за письмовою заявою:

особам, які брали участь у справі, а також особам, які не брали участі в справі, якщо суд вирішив питання про їх права та обов'язки (після пред'явлення документа, що посвідчує особу та її повноваження відповідно до чинного законодавства).

13.2. Ознайомлення з матеріалами справи проводиться виключно в приміщенні суду в установленому відповідно до розпорядження голови суду місці та в присутності працівника апарату суду протягом усього робочого часу апарату суду.

Ознайомлення осіб, що з поважних причин не мають можливості ознайомитись з матеріалами справи в приміщенні суду, проводиться у встановленому порядку.

13.3. Особа, яка одержує справу для ознайомлення, розписується в Журналі видачі справ для ознайомлення (додаток 26), де вказуються число, місяць, рік, година видачі.

Після ознайомлення з матеріалами справи така особа робить відповідну відмітку на своїй заяві про видачу справи для ознайомлення, яка долучається до її матеріалів.

При поверненні справи після ознайомлення працівник апарату суду, який видавав справу, повинен ретельно перевірити наявність у справі всіх документів, зазначити в журналі видачі справ для ознайомлення час повернення справи та поставити підпис про її отримання. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у декількох примірниках, один з яких долучається до справи, інші передаються для вжиття відповідних заходів голові суду, а якщо справу не розглянуто - також головуючому в справі.

13.4. Особам, яким надано право на витребування справ відповідно до вимог чинного законодавства, але не пов'язаним з розглядом справи, справи видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги, на яку накладається резолюція голови суду, після пред'явлення службового посвідчення.

13.5. Направлення справ за межі суду для підготовки аналітичної інформації, узагальнень або з іншою метою, не пов'язаною з розглядом справи, також проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим дозволом голови суду.

13.6. Адміністративні справи надсилаються поштою або розсильним (кур'єром) лише на письмову вимогу органів, яким законом надано право витребування справ, і лише на підставі резолюції голови чи заступника голови суду. Надсилання справ через сторонніх осіб категорично забороняється.

13.7. У разі надіслання справи за межі суду, у тому числі для розгляду в суді апеляційної або касаційної інстанції, виготовляється копія судового рішення, ухваленого за результатами розгляду справи, яка зберігається в суді.

Категорично забороняється надсилати іншим органам адміністративні справи, провадження у яких не закінчено.

13.8. Копії документів, долучених до адміністративної справи, копії судових рішень у справах видаються працівниками апарату суду за письмовою заявою та дозволом головуючого судді (судді-доповідача) у справі або голови суду відповідно до процесуального законодавства.

Особи, які беруть участь у справі, можуть за власний рахунок додатково замовити та отримати засвідчені копії документів і витяги з них відповідно до встановленого порядку.

У Журналі видачі копій документів із адміністративної справи (додаток 27) здійснюється реєстрація видачі копій документів, долучених до адміністративної справи, копій судових рішень, відтворення або роздрукування технічного запису судового засідання.

Повторна видача копій судових рішень здійснюється відповідно до Декрету Кабінету Міністрів України "Про державне мито" від 21.01.93 N 7-93.

Відтворення технічного запису судового засідання здійснюється на наданому замовником носії.

Умовою видачі роздрукованого технічного запису судового засідання є надання документів, що підтверджують сплату судового збору в розмірах, установлених Законом України "Про судовий збір".

13.9. Заяви щодо видачі копій судових документів, долучених до справи, копій судових рішень з відміткою заявника про їх отримання разом з квитанціями про сплату судового збору підшиваються до матеріалів справи.

13.10. У разі видачі або надіслання копії документа поштою про це зазначається в довідковому листі до адміністративної справи, що заповнюється відповідно до підпункту 7.3.20 цієї Інструкції, та в журналі видачі копій документів із адміністративної справи.

13.11. Копії судових рішень видаються особам, які відповідно до законодавства мають право на їх одержання, або надсилаються судом з власної ініціативи.

13.12. Копії судових рішень повинні бути належним чином оформлені, підписані та скріплені гербовою печаткою суду, у верхньому правому кутку проставляється штамп "Копія", після тексту судового рішення проставляються штамп суду "З оригіналом згідно", дата набрання судовим рішенням законної сили. У разі, якщо судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається в копії, що видається.

Копія судового рішення засвідчується суддею (суддею-доповідачем) або головою суду.

13.13. Якщо копія викладена на кількох аркушах, вони повинні бути прошнуровані нитками через три проколювання голкою та на зворотному боці останнього аркуша скріплені підписом працівника апарату суду, гербовою печаткою суду із зазначенням кількості зшитих аркушів, прізвища, ім'я, по батькові та посади працівника апарату суду.