Відповідно до частини п'ятої статті 147 Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого рішенням Ради суддів України від 22 жовтня 2010 року N 12, Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року N 16, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 року за N 407/5598 (із змінами), з метою вдосконалення організації ведення архівної роботи в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції

1. Затвердити Інструкцію про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду (далі - Інструкція), що додається.

3. Відділу інформаційних технологій та забезпечення ведення реєстру судових рішень управління організаційного забезпечення діяльності судів розмістити текст цього наказу на офіційному веб-порталі судової влади України.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державної судової адміністрації України від 14 липня 2003 року N 27 "Про затвердження Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 7 серпня 2003 року за N 696/8017.

5. Управлінню організаційного забезпечення діяльності судів повідомити Міністерство юстиції України про внесення змін до відповідних Інструкцій з діловодства та втрату чинності наказом Державної судової адміністрації України від 14 липня 2003 року N 277 "Про затвердження Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 7 серпня 2003 року за N 696/8017.

6. Управлінню організаційного забезпечення діяльності Державної судової адміністрації України довести цей наказ до відома апеляційних судів і територіальних управлінь Державної судової адміністрації України.

7. Територіальним управлінням Державної судової адміністрації України довести цей наказ до відома місцевих судів.

8. Цей наказ набирає чинності з 1 січня 2012 року.

9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Півторака В.В.

1.1. Ця Інструкція розроблена відповідно до положень Законів України "Про судоустрій і статус суддів", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", постанови Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 N 1004 "Про проведення експертизи цінності документів", Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року N 41, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 року за N 576/3016, Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів України) від 16 березня 2001 року N 16, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 року за N 407/5598, Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи і організації, затвердженого наказом Держкомархівів України від 6 серпня 2002 року N 58, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 20 серпня 2002 року за N 682/6970 (далі - Типове положення), Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого рішенням Ради суддів України від 22 жовтня 2010 року N 12, та інших нормативно-правових актів.

1.2. Інструкція визначає порядок формування, експертизи цінності, підготовки і передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду (далі - управлінська документація) до архіву місцевого та апеляційного суду (далі - суд), забезпечення збереженості документів архівного фонду суду, їх передання на зберігання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад, а також їх відбору для знищення.

1.3. Дія цієї Інструкції поширюється на документи на паперових носіях.

2.1. Закінчені в діловодстві документи групуються в справи відповідно до номенклатури справ суду, що погоджена та затверджена в порядку, визначеному Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Держкомархіву України від 16 березня 2001 року N 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 року за N 407/5598, а також відповідними Інструкціями з діловодства в судах.

2.2. Установлюється такий порядок групування документів у справи:

у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить іншому органу влади);

документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи особи в суді;

документи, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.

2.3. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

2.4. Нормативні акти (положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами.

2.5. Накази, розпорядження з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу; про надання відпусток; про стягнення, відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань групуються у різні справи.

2.6. Документи засідань колегіальних органів групуються в дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації та проведення засідань колегіальних органів (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступають тощо).

2.7. Протоколи засідань колегіальних органів групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в середині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

2.8. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.

2.9. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

2.10. В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх наповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії); витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.

2.11. Особові справи державних службовців ведуться в порядку, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року N 731.

2.12. Судові справи та управлінська документація з часу створення (надходження) і до передання їх в архів суду зберігаються за місцем формування справ (в структурних підрозділах апарату суду) та/або централізовано в службі діловодства згідно із затвердженою номенклатурою справ.

2.13. Особові справи до передання їх в архів суду зберігаються в службі з кадрового забезпечення (відділ кадрів) або у особи, відповідальної за ведення кадрової роботи.

2.14. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ суду здійснює його служба діловодства (канцелярія суду).

3. Експертиза цінності документів - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ. Експертиза цінності документів суду проводиться за принципами та критеріями, встановленими Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Держкомархіву України від 16 березня 2001 року N 16, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 року за N 407/5598.

3.1. Організація експертизи цінності документів суду

3.1.1. Експертиза цінності документів суду, їх відбір для наступного зберігання здійснюються експертною комісією (далі - ЕК) суду, що діє на підставі положень про них, розроблених та затверджених відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву України від 17 грудня 2007 року N 183, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 січня 2008 року за N 13/14704.

3.1.2. Експертиза цінності документів суду, проводиться:

у поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до справ;

під час підготовки справ до наступного зберігання, у тому числі в складі НАФ.

3.2. Основні завдання експертної комісії суду

3.2.1. Завданням ЕК суду є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві суду.

3.2.2. ЕК суду приймає рішення про схвалення та подання до експертно-перевірної комісії (далі - ЕПК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради проектів таких документів: описи справ постійного зберігання, внесених до НАФ, описи справ з особового складу, номенклатури справ, положення про структурні підрозділи та експертні комісії, акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, акти про вилучення документів з НАФ.

3.3. Організація роботи експертної комісії суду

3.3.1. До складу ЕК суду, який затверджується головою суду, включаються керівник апарату суду, керівник служби діловодства (канцелярії суду) і архіву суду (особа, відповідальна за архів), працівники апарату суду, а також представники ЕПК (ЕК) державної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває відповідний суд. Голову та секретаря ЕК суду призначає голова суду.

3.3.2. У своїй діяльності ЕК суду керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Держкомархіву України, іншими нормативно-правовими актами. З питань організації та методики проведення експертизи цінності документів ЕК суду керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Держкомархіву України.

3.3.3. ЕК суду працює відповідно до річного плану, який затверджується головою суду, і звітує перед ним про проведену роботу. Засідання ЕК суду проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правомочними, якщо на них присутні не менш як дві третини складу членів ЕК суду.

3.3.4. Рішення ЕК суду з проведення експертизи цінності документів суду приймається більшістю голосів, оформляється протоколом, який підписують голова ЕК (у разі його відсутності - заступник) і секретар ЕК, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК головою суду. У разі відмови голови суду затвердити протокол засідання ЕК суду з проведення експертизи цінності документів її голова може звернутися зі скаргою до Центральної експертно-перевірної комісії (далі - ЦЕПК) Держкомархіву України, рішення якої є остаточним.

3.3.5. Секретар ЕК суду за вказівками її голови забезпечує скликання ЕК суду, складає протоколи засідань, доводить до відома структурних підрозділів і відповідних працівників апарату суду рішення ЕК, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК суду і забезпечує її зберігання.

3.4. Порядок проведення експертизи цінності документів суду та оформлення її результатів

3.4.1. Експертиза цінності документів суду здійснюється щорічно працівниками служби діловодства (канцелярії) суду разом з ЕК суду під методичним керівництвом архіву суду або особи, відповідальної за архів.

3.4.2. Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передання до архіву суду, визначення документів тимчасового зберігання в структурних підрозділах апарату суду, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

3.4.3. Строки зберігання управлінської документація суду визначаються Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року N 41, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 року за N 576/3016.

3.4.4. Строки зберігання судових справ, документів обліку судових справ та матеріалів, інших документів, пов'язаних із здійсненням правосуддя, визначаються Переліком судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 11 лютого 2010 року N 22, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 3 березня 2010 року за N 201/17496.

3.4.5. Справи з позначкою "ЕПК", у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, виділені з зазначених справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійснюється тільки по завершенні експертизи цінності документів.

3.4.6. Під час проведення експертизи цінності виявлені дублетні документи, чернетки, неоформлені копії, підлягають вилученню зі справ постійного зберігання.

3.4.7. У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними структурними підрозділами апарату суду здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник апарату суду за поданням ЕК та архіву суду затверджує акт про нестачу архівних справ (документів) (додаток 1), створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і приймає заходи щодо притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу апарату суду, передається до архіву суду.

3.4.8. За результатами експертизи цінності в суді складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про вилучення для знищення справ, не внесених до НАФ (додаток 2). При цьому, для управлінської документації враховуються такі примітки, як "Доки не мине потреба", "До заміни новими" тощо.

3.4.9. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ суду за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК суду одночасно. Схвалені ЕК суду описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК відповідного державного архіву.

3.4.10. Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються головою суду, після чого проводиться знищення документів.

3.4.11. Справи включаються до акта про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2003 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2007 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2009 року.

3.4.12. Акт про вилучення документів для знищення складається в двох примірниках на всі справи суду в цілому. Назви однорідних справ управлінської документації, відібраних до знищення, уносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

3.4.13. При унесенні до акта про вилучення документів для знищення судових справ, слід дотримуватися таких правил:

судові справи уносяться до акта за роками їх розгляду та в порядку реєстраційних номерів (у разі великої кількості справ відповідної категорії допускається складання актів по окремих категоріях справ за роками їх розгляду в порядку реєстраційних номерів);

у графі "заголовок справи" зазначаються номер справи, прізвище та ініціали особи, стосовно якої розглянуто справу, стаття кодексу, прізвище та ініціали сторін із зазначенням предмету спору. У графі "дата справи (документа)" вказується рік розгляду справи;

у графі "Примітка" слід указати, що зі справи вилучено оригінали судових рішень з наступними ухвалами та постановами судів вищого рівня.

3.4.14. В обліково-інформаційній картці робиться відмітка про те, що справа знищена, зазначається дата складання акта.

3.4.15. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з N 1.

3.4.16. Справи, відібрані для знищення, після погодження та затвердження актів передаються у подрібненому вигляді, що унеможливлює прочитання документа, організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів до знищення. Ці акти вміщуються в справу архівного фонду суду та зберігаються в архіві суду.

3.4.17. Якщо обсяг справ, що виділені до знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.

3.4.18. Порядок знищення документів і справ з грифом "Для службового користування" визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року N 1893.

1. Закінченні в діловодстві суду справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу повинні здаватися до архіву суду для наступного зберігання та користування. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архіву суду за рішенням керівника апарату суду.

2. Архів суду є самостійним структурним підрозділом суду або входить до складу служби діловодства суду (канцелярії), який діє на підставі Положення про архів, затвердженого керівником апарату суду після погодження з відповідною ЕПК (ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради. Особа, відповідальна за роботу з архівними документами призначається наказом керівника апарату суду або такі повноваження, передбачаються посадовою інструкцією відповідного працівника, затвердженою керівником апарату суду, із зазначенням видів робіт, обов'язків, виконання яких покладаються на нього, його прав та відповідальності.

3. Основні положення роботи архівів суду викладені в Правилах роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Держкомархіву України від 16 березня 2001 року N 16, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 року за N 407/5598.

4.1. Оформлення справ

4.1.1. Оформлення справ, заведених у діловодстві суду, покладається на працівників апарату суду відповідно до розподілу обов'язків, з наданням методичної допомоги працівниками архіву суду.

4.1.2. Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

4.1.3. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються валовою нумерацією з дотриманням наступних правил:

аркуші у справі нумеруються арабськими цифрами в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором;

аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо;

фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстровані документи, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті;

аркуш формату, більшого, ніж формат А-4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті. А потім фальцюється на формат А-4;

аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо;

підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті;

у разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша;

у разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1-а, 12-б тощо).

4.1.4. Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі.

4.1.5. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

4.1.6. Внутрішній опис (додаток 3) документів складається до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам'ятки, документи з грифом "Для службового користування", особових, судових справ тощо. Порядок складання внутрішнього опису документів справи визначається відповідною Інструкцією з діловодства в судах.

4.1.7. Внутрішній опис у справах з управлінською документацією складається на окремому аркуші, а у судових справах є другою сторінкою обкладинки справи, у необхідних випадках продовжується на чистих аркушах. Внутрішній опис складається за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

4.1.8. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

4.1.9. Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображається в графі "Примітки" із посиланням на відповідні виправдовувальні документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

4.1.10. Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

4.1.11. Засвідчувальний напис (додаток 4) складається на окремому аркуші, що вмішується наприкінці справи, а у друкарських примірниках справ (реєстраційні журнали, алфавітні покажчики, обліково-інформаційні картки тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.

4.1.12. У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису.

4.1.13. У засвідчувальному написі застерігаються такі особливості нумерації документів справи:

наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

номери великоформатних аркушів;

номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень.

4.1.14. Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначається у засвідчувальному написі із посиланнями на відповідний виправдовувальний документ (наказ, акт).

4.1.15. У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.

4.1.16. Судові справи, справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оправляються в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки, скоби тощо) вилучаються з документів.

4.1.17. Справи управлінської документації суду тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть не підшиватись, а зберігатися в папках та швидкозшивачах.

4.1.18. Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

4.1.19. Обкладинки справ (крім судових) постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання оформлюються за встановленою формою (додаток 5).

4.1.20. Перед передаванням справ до архіву суду в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копійність документів, тощо; для судових справ - номер (індекс) судової справи).

4.1.21. На обкладинках справ управлінської документації суду проставляються крайні дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів.

4.1.22. У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

4.1.23. На обкладинці справи проставляється її номер за описом.

4.1.24. У разі зміни найменування суду упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншого суду за підсудністю, на обкладинці справи зазначається нове найменування, а попереднє береться в дужки. Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

4.1.25. У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

4.1.26. Журнали обліку надходження та вибуття документів, алфавітні покажчики справ та інші журнали, документи первинного обліку судових справ (обліково-інформаційні картки тощо) готуються для передання до архіву суду секретарем суду (судової палати, колегії). На обкладинці журналу зазначається строк зберігання, кількість аркушів та на зворотному боці останнього чистого аркуша робиться засвідчувальний напис. Обліково-інформаційні картки передаються до архіву, як правило, у ящиках або підшитими в тверду обкладинку. Обліково-інформаційні картки слід передавати до архіву разом з відповідним алфавітним покажчиком. Перед переданням до архіву картотеки відповідний працівник суду перевіряє в них наявність обліково-інформаційних карток або карток-замінників та заповнення в них всіх належних реквізитів, на окремому аркуші робить засвідчувальний напис.

4.2. Складання та оформлення описів справ у суді

4.2.1. Описи справ у суді складаються за встановленою формою (додаток 6) на справи:

постійного зберігання (окремо на справи управлінської документації суду, судові справи різних видів судочинства);

тривалого (понад 10 років) зберігання (окремо на справи управлінської документації суду, судові справи різних видів судочинства);

тимчасового зберігання (на судові справи різних видів судочинства);

з особового складу.

4.2.2. Описи складаються працівниками апарату суду відповідно до розподілу посадових обов'язків при методичній допомозі архіву суду або особи, відповідальної за архів, з дотриманням таких правил:

а) номер опису судових справ повинен складатися з початкової літери судочинства, у порядку якому розглянуто судову справу, з доданням початкової літери назви категорії справи по строку зберігання - "П" (постійний строк зберігання), "Т" (тривалого (понад 10 років) строк зберігання), "Тм" (тимчасового строку зберігання), та чотирьох цифр року, у якому закінчені включені до опису справи.

Наприклад. Опис цивільної справи, тривалого (понад 10 років) зберігання за 2008 рік, буде мати номер: 2Ц - Т - 2008;

б) номер опису управлінської документації суду повинен складатися з початкової літери назви категорії документів по строку зберігання - "П" (постійний строк зберігання), "Т" (тривалого (понад 10 років) строк зберігання) або "ОС" (з особового складу), та чотирьох цифр року, у якому заведені включені до опису справи.

Наприклад. Опис справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що значаться за номенклатурою справ і заведені в 2009 році, будуть мати номери: П - 2009; Т - 2009; ОС - 2009;

в) графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

ґ) у графі опису "N з/п" зазначається номер загального порядку;

г) у графі "Номер (тому, частини)" зазначається:

для судових справ зазначається єдиний унікальний номер справи, що був присвоєний при реєстрації в суді;

для справ управлінської документації зазначається номер справи згідно з номенклатурою справ;

д) у графі опису "Заголовок справи (тому, частини)" вказується:

- для судових справ - прізвище та ініціали особи, стосовно якої розглянуто справу, стаття кодексу, прізвище та ініціали сторін із зазначенням предмету спору, кваліфікація правопорушення, тощо;

- для справ управлінської документації - найменування за номенклатурою справ;

є) у графі опису "Крайні дати справи (тому, частини)" зазначаються крайні дати документів - самого раннього і самого пізнього документа, унесеного до справи. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами;

ж) у графі "Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком" зазначається рік, у якому закінчується строк зберігання. Якщо за Переліками визначено постійний строк зберігання, то в описі робиться відмітка "Постійно";

з) графа "Примітки" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передання справ іншим судам у випадку ліквідації суду, про наявність копій документів у справі, згодом проставляються відмітки про передання документів до державних архівних установ, архівних відділів міських рад тощо;

і) кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

к) у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

л) справи з особового складу вносяться до опису за абеткою, тематикою, хронологією.

4.2.3. Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису.

4.2.4. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в опису (літерні та пропущені номери справ).

4.2.5. У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені упродовж календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, упродовж якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ___ рік, N ___", а графи 4, 5 опису не заповнюються.

4.2.6. Опис справ складається в двох примірниках, перший з яких передається разом із справами в архів суду, а другий залишається як контрольний примірник в канцелярії суду.

4.3. Передання справ до архіву суду

4.3.1. В архів суду передаються справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ.

4.3.1. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів суду за рішенням керівника апарату суду. При цьому слід дотримуватись правил, визначених у підрозділі 4.4 цієї Інструкції. Передавання таких справ також здійснюється тільки за описами справ.

4.3.2. Судові справи, що розглянуті у відповідності до процесуального законодавства, обов'язково передаються до архіву суду незалежно від терміну зберігання.

4.3.3. Підготовка справ для передання до архіву суду включає перевіряння правильності формування документів у справи, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій головою суду.

4.3.4. У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ відповідальні працівники апарату суду зобов'язані їх усунути.

4.3.5. У разі відсутності справ, що значаться в описах, уживаються заходи, передбачені підпунктом 3.4.7 цієї Інструкції та складається акт про нестачу архівних справ (документів).

4.3.6. Підготовлені та оформлені судові справи та інші документи суду передаються до архіву суду щороку за графіком, затвердженим керівником апарату суду.

4.3.7. Прийняття кожної справи проводиться працівником архіву суду в присутності працівника апарату суду, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву суду, номери справ, що відсутні, дату приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

4.4. Надання дозволу на передання судової справи до архіву суду

4.4.1. Дозвіл на передання судової справи до архіву суду повинен давати суддя, під головуванням якого розглянуто справу (секретар судової палати апеляційного суду), або голова суду після детальної перевірки справи, особливо щодо виконання судового рішення, що набрало законної сили. На обкладинці справи зазначається напис "До архіву".

4.4.2. При наданні дозволу на передання судових справ (проваджень), розгляд яких передбачено кримінальним процесуальним законодавством, до архіву суду слід керуватись такими правилами:

а) справа (провадження), за якою особу засуджено до штрафу або з особи стягнуто грошові суми на користь держави, передається до архіву суду після долучення до справи (провадження) квитанції про оплату вказаної у вироку суми.

У разі заміни штрафу покаранням у виді виправних або громадських робіт справа (провадження) передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання;

б) справа (провадження), за якою особа засуджена до позбавлення військового, спеціального звання, рангу, чину або кваліфікаційного класу, а також позбавлення права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про виконання вироку в цій частині або про вилучення відповідного документа, який надає особі право займатися певною діяльністю тощо;

в) справа (провадження), за якою особу засуджено до виправних або громадських робіт, передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання;

г) справа (провадження), за якою особу засуджено до службових обмежень для військовослужбовців підлягає передачі до архіву суду після отримання від командира військової частини повідомлення про прийняття вироку до виконання;

ґ) справа (провадження), за якою особа засуджена і підлягає взяттю під варту або якщо засуджений після винесення вироку переховується, передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання засудженого;

д) справа (провадження), за якою особа засуджена до позбавлення волі або арешту та перебуває під вартою, передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання засудженого;

є) справа (провадження), у якій засуджена особа, що перебуває під вартою, за судовим рішенням звільняється з-під варти, у разі її відсутності в залі судового засідання, підлягає передачі до архіву суду після отримання судом від адміністрації місця попереднього ув'язнення повідомлення про звільнення ув'язненого з-під варти;

ж) справа (провадження), за якою особу засуджено до покарання у виді тримання в дисциплінарному батальйоні, підлягає передачі до архіву суду після отримання судом повідомлення про місце відбування покарання засудженого військовослужбовця;

з) справа (провадження), за якою засуджену особу звільнено від відбування покарання з випробуванням, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) копії постанови суду про звільнення засудженого від призначеного покарання у зв'язку із закінченням іспитового строку або копії судового рішення про скасування звільнення від відбування покарання з випробуванням і направлення засудженого для відбування покарання.

У разі скасування звільнення від відбування покарання з випробуванням справа (провадження) передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання засудженого;

і) справа (провадження), за якою оголошено розшук особи, що уникає відбуття покарання після винесення вироку, підлягає передачі до архіву суду після отримання повідомлення про затримання особи та повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання засудженого або іншого повідомлення про виконання щодо цієї особи вироку;

й) справа (провадження), за якою судом винесено виправдувальний вирок, підлягає передачі до архіву суду після набрання вироком законної сили;

к) справа (провадження), за якою особу звільнено від покарання, але до неї застосовано примусові заходи медичного характеру, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) документів або постанови суду про припинення примусових заходів медичного характеру, або постанови суду про вирішення питання щодо подальшого відбування покарання осіб;

л) справа (провадження), провадження у якій судом закрито на підставі статей 7, 7-1, 7-2, 7-3, 8 Кримінально-процесуального кодексу України, підлягає передачі до архіву суду після набрання ухвалою або постановою суду про закриття провадження у справі (провадженні) законної сили;

м) справа (провадження), у якій засудженій особі крім основного покарання призначене ще й додаткове у виді конфіскації майна, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) документів про виконання вироку в цій частині або про неможливість виконання;

н) справа (провадження), у якій засуджену особу зобов'язано до відшкодування збитків, заподіяних злочином, за цивільним позовом на користь фізичної або юридичної особи, підлягає передачі до архіву суду після видачі стягувачу виконавчого листа.

У разі, якщо стягувач не звернувся до суду із заявою про видачу виконавчого листа про виконання вироку суду після набрання ним законної сили, справа (провадження) передається до архіву суду після закінчення календарного року;

о) справа (провадження), у якій до засудженої неповнолітньої особи застосовано примусові заходи виховного характеру, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення служби у справах (провадженнях) дітей, органу внутрішніх справ, педагогічного, трудового колективу, окремих громадян про отримання копії вироку;

п) справа (провадження), провадження у якій судом закрито з передачею особи на поруки колективу підприємства, установи чи організації за їх клопотанням про це, прийнятим на загальних зборах, справа (провадження) підлягає передачі до архіву суду після однорічного терміну дії поручительства колективу, якщо до матеріалів кримінальної справи (кримінального провадження) долучено спостережне провадження з характеристиками на особу, яку звільнено від кримінальної відповідальності, або з відомостями про притягнення особи до кримінальної відповідальності у зв'язку з порушенням умов передачі на поруки;