Відповідно до пунктів 1, 14 та 18 частини 1 статті 126 Закону України "Про судоустрій України" з метою впорядкування використання електронної пошти в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції та на виконання наказу ДСА України від 25 грудня 2007 року N 140 "Про затвердження Положення про порядок використання засобів Інтернет в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції"

1. Затвердити Інструкцію про порядок роботи з електронною поштою в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції України (далі - Інструкція), що додається.

2. Визначити в якості поштової програми для роботи з електронною поштою безкоштовний продукт Mozilla Thunderbird, створений з використанням відкритих кодів під егідою некомерційної організації Mozilla Foundation.

3. Керівникам структурних підрозділів Державної судової адміністрації України, начальникам територіальних управлінь державної судової адміністрації, головам місцевих та апеляційних судів загальної юрисдикції, керівникам підприємств, заснованих ДСА країни:

3.1. забезпечити вивчення та виконання вимог Інструкції особами, що використовують в роботі електронну пошту;

3.2. визначити осіб, до функціональних обов'язків яких належить вирішення адміністративних та технічних питань функціонування засобів електронного зв'язку;

3.3. визначити осіб, відповідальних за функціонування офіційних скриньок електронної пошти, створених для обміну офіційною інформацією (inbox@__.court.gov.ua, inbox@___.arbitr.gov.ua);

3.4. забезпечити надання контактної інформації щодо визначених відповідно до п. 3.2 та п. 3.3 осіб, засобами електронної пошти на адресу info@court.gov.ua

4. Управлінню матеріально-технічного забезпечення (С.А.Моссоковський):

4.1. забезпечити організаційне та технічне супроводження функціонування електронної пошти;

4.2. забезпечити використання в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції, підприємствах, засновником яких є Державна судова адміністрація України, безкоштовного продукту Mozilla Thunderbird в якості поштового клієнта.

5. Визнати наказ ДСА України від 7 липня 2004 року N 119/04 таким, що втратив чинність.

6. Управлінню організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю (Бровко Т.В.) довести наказ до відома керівників структурних підрозділів ДСА України, начальників ТУ ДСА, голів апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції.

7. Начальникам територіальних управліннях державної судової адміністрації довести зазначений наказ до відома голів місцевих загальних судів.

8. Контроль за виконанням цього наказу покладаю на заступника Голови Державної судової адміністрації Капустинського В.А.

1.1. Інструкція про порядок роботи з електронною поштою в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції (далі - Інструкція) розроблена відповідно до Положення про порядок використання засобів Інтернет в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції (далі - Положення), затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 25 грудня 2007 року N 140.

1.2. Організація роботи з електронною поштою в Державній судові адміністрації України (далі - ДСА України), територіальних управліннях державної судової адміністрації (далі - ТУ ДСА), апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції України (далі - Суди), підприємствах, заснованих ДСА України (далі - Підприємства), покладається на осіб, до функціональних обов'язків яких належить вирішення адміністративних та технічних питань функціонування засобів електронного зв'язку.

1.3. Працівники, відповідальні за організацію роботи з електронною поштою:

- забезпечують функціонування відповідного обладнання та програмного забезпечення;

- у разі необхідності встановлюють черговість при відправленні та отриманні листів (лімітований час доступу до поштового серверу, часова тарифікація доступу);

- інформують керівництво ДСА України, ТУ ДСА, голів Судів, керівників Підприємств про роботу електронної пошти, проблеми, що виникають в роботі і не можуть бути вирішені. в межах визначених повноважень, надають пропозиції по вдосконаленню організації роботи з електронною поштою;

- надають консультації та проводять навчання по роботі з електронною поштою в ДСА України, ТУ ДСА, Судах, Підприємствах.

1.4. Особи, відповідальні за офіційне листування електронною поштою забезпечують реєстрацію, відправку офіційних електронних листів, отримання, реєстрацію, друк прийнятих офіційних електронних листів, подальше опрацювання отриманої офіційної пошти відповідно до вимог нормативних документів, що регламентують процеси діловодства.

1.5. Для роботи з електронною поштою в ДСА України, ТУ ДСА, судах використовується програми "Mozilla Thunderbird" версії 2.0.0.6 та вище.

2.1. Надання електронних адрес користувачам здійснюється на підставі поданих заявок відповідно до вимог Положення.

2.2. Після надання електронних адрес користувачам особи, відповідальні за організацію роботи з електронною поштою, проводять інсталяцію поштової програми, її налагодження, завантаження єдиної адресної книги, встановлюють необхідні для роботи користувача додатки до програми (пункт меню "Инструменты / Дополнения").

2.3. Після реєстрації електронних адрес, зміни або анулювання адрес особи, відповідальні за організацію роботи з електронною поштою, протягом двох робочих днів надсилають відповідне повідомлення на електронну адресу info@court.gov.ua для внесення змін та доповнень до єдиної адресної книги.

2.4. Поточна версія єдиної адресної книги постійно доступна для завантаження за адресами:

- http://addressbook.court.gov.ua/courts.mab - адреси Судів;

- http://addressbook.court.gov.ua/sca.mab - адреси ДСА України та ТУ ДСА;

- http://addressbook.court.gov.ua/ics.mab - адреси державного підприємства "Інформаційні судові системи".

Порядок роботи з єдиною адресною книгою в додатку.

2.5. Для зручності роботи в режимі відправки електронної пошти можна створювати групи електронних адрес.

3.1. Офіційний лист - електронний лист (декілька листів, якщо розмір файлу офіційного листа із доповненнями в заархівованому вигляді перевищує встановлений максимальний розмір листа), що обов'язково містить вкладення у вигляді файлу в форматі rtf (текст офіційного листа) та додаткові вкладення у вигляді архівного файлу (за потреби). Для електронного листа обов'язково заповнюється поле тема таким чином "[Dilo]: дата реєстрації листа у форматі "ДДММРРРР", реєстраційний номер листа, короткий зміст (за потребою)". Наприклад: [Dilo]:23102007 N 652/07 відповідь на лист ДСА України від 15102007 N 19-1550/07. Надсилання офіційних листів електронною поштою здійснюється тільки після реєстрації документів на паперових носіях та запису вихідного реєстраційного номера і дати документа в файл, що відповідає конкретному документу. Офіційні документи, що вкладаються до електронного листа-повідомлення, за умови впровадження електронного цифрового підпису обов'язково підписуються з використанням посиленого сертифікату відкритого ключа після внесення реєстраційних дати та номера, особою що реєструє та відправляє лист, доповнення до офіційного листа підписуються особою, що їх готує.

3.2. Працівниками, відповідальними за офіційне листування електронною поштою здійснюється відправка лише офіційних листів, самостійно відправниками з власних комп'ютеризованих робочих місць із доступом до електронної пошти офіційні листи не надсилаються. Власники персональних електронних адрес здійснюють відправлення неофіційної електронної пошти самостійно.