Відповідно до частини третьої статті 17 Закону України "Про дипломатичну службу" та з метою регламентації здійснення ротації в органах дипломатичної служби НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок ротації посадових осіб дипломатичної служби в органах дипломатичної служби, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства закордонних справ України від 31 травня 2012 року № 147 "Про затвердження Порядку ротації працівників дипломатичної служби в системі органів дипломатичної служби України", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 20 червня 2012 року за № 1016/21328.

3. Департаменту менеджменту персоналу забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Цей наказ набирає чинності з дня набрання чинності Законом України "Про дипломатичну службу", але не раніше дня офіційного опублікування цього наказу.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Державного секретаря МЗС.

1. Цей Порядок визначає основні організаційні засади та процедуру здійснення ротації посадових осіб дипломатичної служби (далі - посадові особи) в органах дипломатичної служби.

Ротація посадових осіб здійснюється з метою підвищення ефективності їхньої професійної діяльності та з урахуванням інтересів дипломатичної служби. Ротація здійснюється шляхом планового заміщення посад для належного кадрового забезпечення органів дипломатичної служби, ефективного використання людських ресурсів, забезпечення плановості службової кар’єри та просування по службі.

Планове заміщення посад дипломатичної служби підготовленими посадовими особами реалізується в апараті МЗС, представництвах МЗС на території України та в закордонних дипломатичних установах України (далі - ЗДУ) у порядку, визначеному частиною першою статті 20 Закону України "Про дипломатичну службу" (далі - Закон).

Визначення кандидатів з числа дипломатичних службовців на заміщення вакантних посад в секретаріатах міжнародних організацій та представництвах міжнародних організацій в інших країнах здійснюється з урахуванням особливостей, визначених у розділі VIII цього Порядку

2. Дія цього Порядку не поширюється на посадових осіб, які призначаються на дипломатичні посади Президентом України.

3. Підбір кандидатів для проведення ротації здійснюється на принципах змагальності з урахуванням службової необхідності, відповідного рівня професійної компетентності, особистих якостей, досвіду роботи і результатів оцінювання службової діяльності.

4. Розгляд кандидатур на заміщення посад дипломатичної служби і посад в секретаріатах міжнародних організацій та представництвах міжнародних організацій в інших країнах (далі - кандидатури) здійснюється Конкурсною комісією МЗС, утвореною відповідно до Закону України "Про державну службу". За результатами розгляду кандидатур, Конкурсна комісія МЗС вносить рекомендації Державному секретарю МЗС.

5. Рішення про переведення посадової особи на посаду в органах дипломатичної служби у порядку ротації, а також про направлення та відкликання у/із відрядження до/із секретаріатів міжнародних організацій та представництв міжнародних організацій в інших країнах приймається Державним секретарем МЗС.

6. Призначення, переведення на посади дипломатичної служби в органах дипломатичної служби посадових осіб здійснюється на підставі Плану ротації на визначений рік, що затверджується наказом МЗС за підписом Державного секретаря МЗС (далі - План ротації).

План ротації складається з двох частин:

План ротації ЗДУ,, який складається з графіка відкликання посадових осіб та списку посадових осіб дипломатичної служби, які направляються у довготермінове відрядження до ЗДУ;

План ротації апарату МЗС та представництв МЗС на території України.

Визначення кандидатів з числа дипломатичних службовців, які обіймають посади в апараті МЗС або представництвах МЗС на території України, і заміщення посад у секретаріатах міжнародних організацій та представництвах міжнародних організацій в інших країнах здійснюється на підставі Плану заміщення посад у секретаріатах міжнародних організацій та представництвах міжнародних організацій в інших країнах на відповідний рік (далі - План ротації МО).

План ротації МО включає графік відкликання дипломатичних службовців та список дипломатичних службовців, які направляються у відрядження до секретаріатів міжнародних організацій та представництв міжнародних організацій в інших країнах.

7. Направленню у довготермінове відрядження передує професійна підготовка до відрядження шляхом стажування у структурних підрозділах апарату МЗС та закладі післядипломної освіти - Дипломатичній академії України імені Геннадія Удовенка при МЗС (далі - ДАУ) у порядку, встановленому Положенням про стажування працівників дипломатичної служби, які направляються до закордонних дипломатичних установ України, затвердженим наказом Міністерства закордонних справ України від 03 жовтня 2017 року № 415, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 26 жовтня 2017 року за № 1313/31181.

Дипломатичні службовці, які направляються у відрядження для зайняття посад у секретаріатах міжнародних організацій чи представництвах міжнародних організацій в інших країнах, проходять співбесіди з керівниками структурних підрозділів МЗС, відповідальних за співробітництво з міжнародними організаціями згідно з функціональними обов’язками, та заступником Міністра закордонних справ України, відповідно до розподілу функціональних обов’язків, а дипломатичні службовці, які направляються у відрядження для зайняття посад еквівалентних Представнику України при міжнародній організації, також проходять співбесіду з Міністром закордонних справ України.

1. Направлення та відкликання посадових осіб до/із ЗДУ здійснюються відповідно до Плану ротації ЗДУ в межах визначеного календарного року.

2. Підготовка Плану ротації ЗДУ здійснюється службою управління персоналом МЗС за такими етапами:

1) визначення переліку посад ЗДУ, що підлягають заміщенню в наступному році;

2) формування проекту Плану ротації ЗДУ;

3) затвердження Плану ротації ЗДУ.

3. Визначення переліку посад ЗДУ, що підлягають заміщенню в наступному році, здійснюється за такими етапами:

1) формування списку посадових осіб, які підлягають ротації в наступному році, надсилання його до ЗДУ та узагальнення пропозицій щодо термінів їхнього відкликання;

2) затвердження Державним секретарем МЗС графіка відкликання посадових осіб та його доведення до ЗДУ;

3) ознайомлення посадових осіб, які підлягають відкликанню в наступному році, під підпис;

4) коригування проектів штатних розписів ЗДУ на наступний рік з урахуванням пропозицій їхніх керівників та типових штатних розписів ЗДУ;

5) затвердження Державним секретарем МЗС переліку посад ЗДУ, які підлягають заміщенню у наступному році (далі - перелік посад ЗДУ);

6) ознайомлення посадових осіб із переліком посад ЗДУ та терміном подання заяв;

7) доведення до інших державних органів, зазначених у частині першій статті 23 Закону, витягів з переліку посад ЗДУ в частині, що їх стосується.

4. Формування проекту Плану ротації ЗДУ здійснюється за такими етапами:

1) подання посадовими особами заяв на ім'я Державного секретаря МЗС до служби управління персоналом МЗС з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону, а також внесення керівниками ЗДУ пропозицій щодо кандидатур на заміщення посад, що вивільняються в ЗДУ. Посадова особа подає заяву на заміщення не більше трьох посад, що вивільняються в ЗДУ, при цьому, як мінімум, одна з посад обов’язково має бути в ЗДУ, що розташована у державі Азії, Африки або Латинської Америки;

2) опрацювання службою управління персоналом МЗС заяв кандидатів на заміщення посад та пропозицій керівників ЗДУ щодо кандидатур на заміщення посад, що вивільняються в ЗДУ;

3) оцінювання кандидатів керівниками відповідних ЗДУ;

4) формування рейтингового списку кандидатів;

5) розгляд кандидатур Конкурсною комісією МЗС та внесення рекомендацій Державному секретареві МЗС.

5. Не допускаються до розгляду кандидатури на заміщення посад в ЗДУ, якщо їхнє попереднє довготермінове відрядження було в тій самій ЗДУ, або якщо за час проходження дипломатичної служби кандидат двічі направлявся в довготермінове відрядження до тієї самої країни.

6. Для проведення оцінювання кандидатів служба управління персоналом МЗС розсилає інформацію про кандидатів на особисті службові електронні адреси відповідних керівників ЗДУ. Інформація про оцінювання кандидатів за результатами проведеної співбесіди з кожним кандидатом надається службі управління персоналом МЗС керівниками ЗДУ протягом десяти робочих днів з дня надходження інформації про кандидата на особисті службові електронні адреси таких керівників ЗДУ. У разі ненадання керівником ЗДУ оцінки одному з кандидатів, оцінка такого керівника інших кандидатів на цю посаду не враховується. У такому випадку, а також у разі ненадання керівником ЗДУ оцінок усіх кандидатів у визначений службою управління персоналом МЗС строк, рейтинговий список кандидатів та розгляд їхніх кандидатур Конкурсною комісією МЗС здійснюється без урахування оцінювання керівником ЗДУ.

7. Затвердження Плану ротації ЗДУ на наступний рік відбувається шляхом видання наказу МЗС за підписом Державного секретаря МЗС не пізніше 01 грудня року, що передує року ротації.

У разі наявності у керівника ЗДУ заперечень щодо кандидатури, включеної до плану ротації на посаду в ЗДУ, такий керівник протягом п’яти робочих днів з дня отримання інформації щодо такої кандидатури надсилає Державному секретареві МЗС обґрунтованого листа щодо перегляду ухваленого рішення з відповідними пропозиціями щодо вирішення кадрового питання.

У такому разі Конкурсною комісією МЗС на доручення Державного секретаря МЗС повторно розглядаються кандидатури на заміщення відповідної посади та вносяться рекомендації Державному секретареві МЗС для ухвалення остаточного рішення.

8. Інформування посадових осіб, які направляються у довготермінове відрядження до ЗДУ, про їх включення/виключення до/з Плану ротації ЗДУ здійснюється службою управління персоналом МЗС шляхом надсилання відповідного повідомлення на їхні службові електронні адреси.

9. Про відмову від направлення у довготермінове відрядження відповідно до Плану ротації ЗДУ у випадках, передбачених частиною другою статті 17 Закону, посадова особа подає вмотивовану письмову заяву на ім’я Державного секретаря МЗС до служби управління персоналом МЗС, а у випадку, передбаченому пунктом 3 частини другої статті 17 Закону, - також підтвердні документи.

10. Заміщення посад, на які у Плані ротації ЗДУ не визначено кандидатів, здійснюється згідно з процедурою, передбаченою пунктом 4 цього розділу.

11. Рішення про внесення змін та доповнень до Плану ротації ЗДУ в межах визначеного календарного року оформлюється наказом МЗС за підписом Державного секретаря МЗС.

12. У разі якщо у Плані ротації ЗДУ залишилися посади, на які не визначено кандидатів, служба управління персоналом МЗС вносить рекомендації Державному секретареві МЗС щодо можливості заповнення таких посад посадовими особами з урахуванням вимог частини другої статті 18 Закону, службової необхідності й рівнозначності посади в ЗДУ посаді, яку займає посадова особа.

За результатами розгляду рекомендацій, зазначених в абзаці першому цього пункту, Державний секретар МЗС вносить пропозиції посадовій особі відповідно до частини другої статті 17 Закону.

13. Посадова особа повинна у десятиденний строк повідомити про свою згоду або відмову від внесеної пропозиції. У разі відмови чи ненадання позиції посадова особа вважається такою, що відмовилася від участі у ротації. Наступна пропозиція вноситься посадовій особі Державним секретарем МЗС у рамках Плану ротації ЗДУ на той самий рік.