Відповідно до Закону України "Про судоустрій України" , Положення про Державну судову адміністрацію України , затвердженого Указом Президента України від 03.03.2003 № 182 (із змінами), та у зв'язку з набранням чинності Цивільним процесуальним кодексом України та Кодексом адміністративного судочинства України , з метою удосконалення організації діловодства в місцевих загальних судах

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в місцевому загальному суді (далі - Інструкція), що додається.

2. Юридичному управлінню (Мягкоход Ю.В.) організувати вивчення Інструкції працівниками відповідних структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України.

3. Управлінню організації роботи з ведення судової статистики, діловодства та архіву судів (Букіна Л. Є.) довести наказ до відома начальників територіальних управлінь державної судової адміністрації в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (далі - територіальні управління державної судової адміністрації), голів місцевих військових судів гарнізонів.

4. Начальникам територіальних управлінь державної судової адміністрації організувати вивчення Інструкції його працівниками та довести до відома голів місцевих загальних (крім військових) судів.

5. Рекомендувати головам місцевих загальних судів організувати вивчення Інструкції суддями та працівниками апарату судів.

6. Наказ Державної судової адміністрації України від 17.02.2005 № 20 "Про затвердження Тимчасової інструкції з діловодства в місцевому загальному суді", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 30.03.2005 за № 346/10626, уважати таким, що втратив чинність.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної судової адміністрації України Гашицького О.В.

1.1. Ця Інструкція встановлює загальні правила ведення судового діловодства в районних, районних у містах, міських, міськрайонних судах (далі - суди) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передавання в архів, звернення до виконання судових рішень.

1.2. Положення цієї Інструкції передбачають як ведення діловодства у паперовій формі, так і автоматизовану (електронну) технологію обробки, обліку та контролю документів (справ) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

1.3. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України.

1.4. Прийняття вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень здійснюється із суворим додержанням чинного законодавства України.

1.5. Установлена Інструкцією система судового діловодства є обов'язковою для всіх працівників суду. В окремих судах, перелік яких визначається Державною судовою адміністрацією України (модельні суди), судове діловодство може здійснюватися відповідно до іншого чинного законодавства України.

1.6. Організаційне керівництво діяльністю суду здійснює голова відповідного суду.

Організацію діловодства в суді відповідно до цієї Інструкції забезпечує керівник апарату (завідуючий секретаріатом) суду або інший працівник апарату суду, який виконує його обов'язки (далі - керівник апарату суду).

Керівник апарату суду підпорядковується голові суду і координує свою діяльність з відповідним територіальним управлінням державної судової адміністрації.

Керівник апарату суду ознайомлює всіх працівників апарату суду з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства.

1.7. Працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції, є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них. Про втрату документа невідкладно повідомляється керівник апарату суду та складається акт у двох примірниках, один з яких залишається у керівника апарату суду для відповідного реагування в установленому порядку, другий залишається у працівника, відповідального згідно накладеної резолюції за втрачений документ, та, у разі необхідності, приєднується до матеріалів справи (провадження, наряду, переведення), до якої мав бути долучений втрачений документ.

Обов'язки, права і відповідальність працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом керівника апарату суду.

Функціональні обов'язки працівників апарату суду вносяться окремим розділом до їх посадових інструкцій. Залежно від штатної чисельності апарату суду, навантаження на кожного працівника апарату суду та в разі службової необхідності керівником апарату суду може проводитися перерозподіл функціональних обов'язків, про що обов'язково зазначається в посадових інструкціях.

Розподіл обов'язків між працівниками апарату суду повинен забезпечувати звільнення суддів від дій, які безпосередньо не пов'язані із здійсненням правосуддя.

За порушення вимог Інструкції працівники апарату суду притягаються до відповідальності в порядку, установленому чинним законодавством України.

1.8. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з різних причин усі одержані ним для виконання службові документи за вказівкою, погодженою з головою суду, передаються особі, яка його заміщає, про що складається відповідний акт. На кореспонденції, що передається іншому виконавцеві, головою суду (заступником голови суду) проставляється відповідна резолюція.

1.9. Приймання громадян у суді здійснюється згідно з законодавством України про звернення громадян та відповідними Правилами внутрішнього розпорядку суду, які затверджуються наказом голови суду.

Ознайомлення з матеріалами судових справ здійснюється протягом усього робочого дня апарату суду.

Графік приймання громадян (крім осіб, зазначених у пункті 23.2 Інструкції) і Правила внутрішнього розпорядку суду вивішуються в суді на спеціально пристосованому стенді (дошці оголошень суду). На цьому ж стенді повинна бути вивішена інша корисна для громадян інформація (списки справ, призначених до розгляду в суді, зразки заяв про видачу копій судових документів, про надання дозволу на побачення з особами, які тримаються під вартою і рахуються за судом, витяги з нормативно-правових актів, що встановлюють розміри сплати відповідних платежів, тощо).

З метою створення оптимальних умов для реалізації громадянами своїх законних прав та інтересів, приймання громадян у суді здійснюється відповідним працівником апарату суду, який визначається наказом голови суду.

Особисте приймання громадян з питань роботи суду також здійснюється головою суду або його заступниками та керівником апарату суду.

1.10. Діловодство суду ведеться державною мовою. Усі судові документи також складаються державною мовою з урахуванням вимог законодавства України.

1.11. Оформлення організаційно-розпорядчих документів, створюваних у результаті діяльності суду, здійснюється відповідно до Національного стандарту України "Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003" , затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 № 55 (далі - Національний стандарт України).

1.12. Усі журнали прошнуровуються і скріплюються гербовою печаткою, а також підписом голови суду; кожен аркуш журналу повинен бути пронумерований.

1.13. Заповнення форм звітності, статистичних карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто матеріали кримінального провадження, та карток обліку сум шкоди, заподіяної злочинами, регламентується відповідними інструкціями.

1.14. Внесення відомостей про облік судового збору здійснюється працівником апарату суду, на якого покладено відповідний обов'язок, шляхом заповнення даних в автоматизованій системі діловодства суду. Контроль за своєчасністю та достовірністю внесення даних здійснюється керівником апарату суду.

2.1. Усі судові справи (матеріали кримінального провадження) та кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються та під підпис передаються за призначенням працівниками апарату суду відповідно до обов'язків. Уся кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, працівником апарату суду, на якого відповідною посадовою інструкцією покладено обов'язки щодо приймання кореспонденції, реєструються та передаються керівництву суду для проставлення резолюцій.

Робота з електронною поштою визначається відповідною Інструкцією про порядок роботи з електронною поштою в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції Україн и , затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 25 грудня 2007 р. № 141. Якщо після отримання документів електронною поштою до суду надходять ці ж документи на паперових носіях, останні передаються виконавцям у порядку, встановленому цією Інструкцією, та зберігаються разом із документами, отриманими електронною поштою.

2.2. Працівник апарату суду, на якого відповідною Посадовою інструкцією покладено обов'язки щодо приймання судових справ (матеріалів кримінального провадження) і кореспонденції, у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів та конвертів і відповідність їх адресування, з дотриманням установлених правил безпеки розкриває пакети й конверти, перевіряє відповідність вкладень до опису (наявність додатків до документа), проставляє на правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до судової справи (матеріалу), першої сторінки листа чи іншого документа реєстраційний штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу в суд і реєстраційний номер згідно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції (додаток 1).

Конверти (пакети), у яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання матеріалів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (додаток 2) у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий - долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ним для розгляду за належністю.

2.3. Прийняття судових справ і вхідної кореспонденції від кур'єра (кур'єром) здійснюється за пред'явлення документа, що посвідчує його особу та належність до організації-відправника (одержувача). У разі відсутності такого документа судові справи кореспонденція від нього (ним) не приймаються.

Приймання кореспонденції від особи здійснюється після пред'явлення нею документа, що посвідчує особу.

У разі подання документу від імені іншої особи, його прийняття працівником апарату суду здійснюється після перевірки повноважень особи, що звернулась з приводу подачі документа, на представництво особи, від імені якої такий документ подається.

Особливості порядку приймання позовних заяв, заяв в порядку окремого та наказного провадження, скарг, клопотань учасників кримінального провадження, інших первісних матеріалів, що подаються до суду для вирішення у процесуальному порядку, можуть визначатись відповідними наказами голови суду.

2.4. Не підлягають реєстрації, а передаються для долучення до справ (матеріалів кримінального провадження) з відміткою про дату одержання їх судом:

а) судові повістки, повернуті суду за неврученням адресату;

б) розписки (повідомлення) про одержання копій скарг, судових повісток.

Кореспонденція особистого характеру передається адресату без реєстрації. Не реєструються рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, а також повернена (як помилково надіслана судом) кореспонденція.

Помилково доставлена суду кореспонденція пересилається за належністю разом із супровідним листом за підписом голови суду чи його заступника.

2.5. Позовні заяви, заяви та скарги, отримані під час приймання громадян, відповідно до графіка приймання громадян невідкладно передаються працівнику, відповідальному за приймання судових справ і кореспонденції, для реєстрації в журналі вхідної кореспонденції та у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, після чого передаються за призначенням для попереднього розгляду чи розгляду по суті. Поштова кореспонденція, яку отримує кур'єр суду, невідкладно передається працівнику, відповідальному за реєстрацію кореспонденції, який перевіряє, чи цьому суду адресований документ та наявність додатків, указаних у документі.

2.6. Особа, яка подала матеріали чи документ до суду, управі представити додаткову копію матеріалів (документа), на першій сторінці яких на її прохання проставляється штамп суду "Отримано", зазначаються дата отримання матеріалів (документа), посада і прізвище особи, яка прийняла матеріали (документ), після чого копія повертається.

2.7. Документи з питань діяльності суду, які не стосуються розгляду справ, реєструються та передаються керівництву в день надходження двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.

2.8. Після попереднього розгляду документа керівництвом і призначення виконавця в той самий день документ повертається до працівника апарату суду, який здійснював його реєстрацію, для реєстрації резолюції. До облікової картки на вхідний документ в автоматизованій системі документообігу суду вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, дата передачі документа виконавцеві

2.9. Документи для розгляду (виконання) від одного виконавця до іншого передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції. Передача документів відбувається з внесенням до журналу реєстрації вхідної кореспонденції відповідних даних про передачу.

Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за виконання документа, якому в установленому порядку передається документ, співвиконавцям передаються копії або фотокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.

2.10. Відповідь на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюцію, або особою, яка на той час виконувала його обов'язки. Відповідь у необхідній кількості примірників передається для відправлення адресатам.

Після вирішення порушених у документі питань відповідальний виконавець у лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання або додає супровідну записку, у якій указує, як вирішено питання: надано відповідь, прийнято рішення тощо, проставляє дату фактичного виконання, номер справи за номенклатурою справ суду, до якої необхідно долучити документ, завіряє його своїм підписом.

Один примірник відповіді залишається в суді та візується виконавцями або відповідальним виконавцем. Цей примірник відповіді також може бути підписаний керівництвом.

Виконаний документ разом із завізованою виконавцями копією відповіді підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду або передається за призначенням. Якщо керівництвом суду не підписано примірник відповіді, зазначений в абзаці третьому цього підпункту, до виконаних документів долучається копія або фотокопія підписаної керівником суду відповіді.

2.11. Облік і зберігання виконаних документів здійснюється працівниками апарату суду.

2.12. Закони та інші нормативно-правові акти після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції передаються голові суду, а за його резолюцією - для подальшого опрацювання (кодифікації).

3.1. Після реєстрації усі судові справи (матеріалів кримінального провадження) та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках. Реєстрація в автоматизованій системі діловодства суду судових справ (матеріалів кримінального провадження) та кореспонденції, здійснюється відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішення Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30, погодженого Державною судовою адміністрацією України 26 листопада 2010 року.

У разі, коли до суду надходять у незначній кількості документи з грифом "Для службового користування", то такі документи реєструються у загальному порядку, при цьому в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та відповідній обліково-статистичній картці до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

Указані документи долучаються до матеріалів відповідної справи. На справі робиться позначка "ДСК".

Якщо справа зареєстрована як така, що підлягає розгляду в порядку одного судочинства (провадження), а згодом розглянута в порядку іншого судочинства (провадження), заводиться нова обліково-статистична картка відповідно до категорії справи, за якою вона розглянута. Справі присвоюється новий індекс та номер. Попередньо заведена картка перекреслюється та робиться відмітка "помилково зареєстрована". Картка не вилучається, а зберігається у відповідній картотеці.

У разі автоматизованого ведення в суді реєстрації та обліку забезпечується процедура формування інформаційних запитів на вимогу учасників судового процесу. Ведення обліково-статистичних карток, журналів та алфавітних покажчиків у паперовому вигляді в цьому разі не здійснюється.

Реєстраційні журнали та обліково-статистичні картки виготовляються електронним способом із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у системі комп'ютерного діловодства суду.

( Абзац сьомий пункту 3.1 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації № 162 від 30.11.2012 )

Обліково-статистичні картки у справах, у яких закінчено провадження, автоматично зберігаються у робочій базі даних автоматизованої системи документообігу суду.

Архівна база даних автоматизованої системи документообігу суду за минулий рік створюється за допомогою автоматизованої системи документообігу в лютому місяці, наступному за звітним, до якої з робочої бази переносяться обліково-статистичні картки та інші дані у справах, у яких закінчено провадження

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та про точне місцезнаходження документа або судової справи (матеріалів кримінального провадження), матеріалу в суді.

Вимоги щодо захисту даних інформаційної системи наводяться в технічному завданні на створення програмно-технологічного комплексу.

3.2. Матеріали кримінального провадження та матеріали, що підлягають розгляду у порядку кримінального судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, а також в алфавітних покажчиках матеріалів кримінальних проваджень, які формуються на підставі внесеної до автоматизованої системи документообігу суду інформації.

3.2.1. Обвинувальний акт, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності реєструються в обліково-статистичній картці на матеріали кримінального провадження (додаток 3) та в алфавітному покажчику матеріалів кримінальних проваджень (додаток 4). До алфавітного покажчика матеріалів кримінальних проваджень вносяться дані щодо кожного обвинуваченого, підсудного, неосудного та особи, стосовно якої потерпілим заявлено вимогу про притягнення до кримінальної відповідальності в порядку приватного обвинувачення, із зазначенням повних прізвища, імені та по батькові.

На обвинувальний акт щодо декількох осіб обліково-статистична картка заводиться у відповідній кількості примірників під одним номером, які після роздрукування скріплюються. У першій картці заповнюються відомості всіх розділів, у решті карток - лише дані щодо відповідної особи.

3.2.2. ( Абзац перший підпункту 3.2.2 пункту 3.2 розділу 3 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012 )

Заява про перегляд судових рішень, що набрали законної сили, за нововиявленими обставинами реєструється в обліково-статистичній картці про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами (додаток 5) та в алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

3.2.3. Заява про відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження реєструється в обліково-статистичній картці (додаток 6) та в алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

3.2.4. Клопотання слідчого, прокурора та інших осіб, скарги на їх рішення, дії чи бездіяльність, реєструються в обліково-статистичній картці на клопотання, скаргу, заяву (додаток 7) та алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

Заяви про відвід слідчого судді або судді, який здійснює судове провадження одноособово, реєструються в обліково-статистичній картці на клопотання, скаргу, заяву (додаток 7). Матеріали про розгляд заяви про відвід долучаються до матеріалів кримінального провадження, в якому заявлено відвід.

У разі необхідності у суді ведуться алфавітні покажчики матеріалів кримінального провадження (у томах) за відповідними категоріями.

3.2.5. Клопотання (подання) про вирішення питання, пов'язаного із виконанням вироку реєструється в обліково-статистичній картці на кримінальне провадження в порядку виконання судових рішень (додаток 8) та в алфавітному покажчику справ у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах (додаток 9). В алфавітному покажчику справ у порядку виконання судових рішень у кримінальних провадженнях відображаються дані про кожну особу, стосовно якої розглядаються клопотання (подання).

3.2.6. Запит (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні реєструється в обліково -статистичній картці на матеріали в порядку надання міжнародної правової допомоги (додаток 59) та алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

3.3. Цивільні справи, позовні заяви, заяви про видачу судового наказу, заяви окремого провадження у яких вироки скасовані в частині цивільного позову, та інші заяви, що розглядаються в порядку цивільного судочинства, реєструються в день надходження до суду у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах, а також в алфавітному покажчику цивільних справ (додаток 10).

У разі скасування вироку суду в частині цивільного позову з призначенням матеріалів кримінального провадження до нового розгляду в порядку цивільного судочинства, матеріали цивільного позову вилучаються з матеріалів кримінального провадження з заміною їх на завірені копії, та реєструються у порядку, передбаченому абзацом першим пункту 3.3, про що зазначається в довідковому листі до матеріалів кримінального провадження.

У разі необхідності ці алфавітні покажчики ведуться за декількома томами залежно від виду цивільного провадження.

3.3.1. Заява про видачу судового наказу реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу (наказне провадження) (додаток 11), заява про скасування судового наказу реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про скасування судового наказу (додаток 12). Цивільна справа, позовна заява реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу (позовне провадження) (додаток 13), заява про перегляд заочного рішення реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд заочного рішення (додаток 14), заява окремого провадження реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу (окреме провадження) (додаток 15) та у відповідному томі алфавітного покажчика цивільних справ.

В алфавітному покажчику цивільних справ облік ведеться за кожним відповідачем. У разі пред'явлення зустрічного позову вносяться записи до відповідної обліково-статистичної картки первісного позову.

Для полегшення розшуку справ у суді в алфавітному покажчику цивільних справ облік у справах окремого провадження ведеться як за заявником, так і за юридичними та фізичними особами, стосовно яких розглядаються справи (наприклад, про визнання громадянина безвісно відсутнім облік додатково ведеться і за прізвищем цієї особи; про визнання громадянина недієздатним - і за прізвищем цього громадянина тощо).

Матеріали щодо розгляду заяв про перегляд заочного рішення та про скасування судового наказу підшиваються до відповідної цивільної справи і зберігаються в ній.

3.3.2. Заява про забезпечення позову, доказів у цивільних справах реєструється в журналі обліку заяв про забезпечення позову, доказів у цивільних справах (додаток 16) та в алфавітному покажчику цивільних справ. До алфавітного покажчика цивільних справ заносяться дані як про заявника, так і про особу, стосовно якої просять ужити запобіжних заходів. У цьому журналі та алфавітному покажчику реєструються заяви, що надійшли до подання позовної заяви.

3.3.3. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення або ухвали суду, судового наказу в цивільній справі, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд рішення (ухвали, судового наказу) в цивільних справах за нововиявленими обставинами (додаток 17) та в алфавітному покажчику цивільних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці на справу, судове рішення в якій переглядається. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної цивільної справи і зберігаються в ній. У разі скасування судового рішення за нововиявленими обставинами облік і перереєстрація справи виконуються в загальному порядку.

3.3.4. Клопотання про надання дозволу на примусове виконання рішення іноземного суду та клопотання про визнання рішення іноземного суду, що не підлягає примусовому виконанню, реєструються в обліково-статистичній картці на справу про визнання та виконання рішень іноземних судів в Україні (додаток 18) та в алфавітному покажчику цивільних справ.

3.3.5. Заяви про відновлення втраченого судового провадження реєструються в обліково-статистичній картці на заяву про відновлення втраченого судового провадження (додаток 19).

3.3.6. Подання державних виконавців, заяви та клопотання сторін виконавчого провадження та державних виконавців реєструються в журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах (додаток 20) і в алфавітному покажчику цивільних справ. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних цивільних справ, а окремі справи формуються лише тоді, коли судове рішення, щодо якого внесено подання, клопотання чи заява, постановлено іншим судом.

3.3.7. Скарги на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби реєструються в журналі обліку скарг на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби (додаток 58).

3.4. Адміністративні справи, позовні заяви, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, реєструються у відповідній обліково-статистичній картці та в алфавітному покажчику адміністративних справ (додаток 21).

3.4.1. Адміністративна справа, позовна заява, подання про проведення позапланової перевірки, звернення органу внутрішніх справ, органу охорони державного кордону або Служби безпеки України про примусове видворення з України іноземця або особи без громадянства реєструються в день надходження до суду в обліково-статистичній картці на адміністративну справу (додаток 22) та алфавітному покажчику адміністративних справ. В алфавітному покажчику адміністративних справ облік ведеться за кожним відповідачем. У разі об'єднання в одне провадження кількох вимог уноситься запис про дату об'єднання до відповідної обліково-статистичної картки.

3.4.2. Заява про забезпечення позову, доказів в адміністративних справах реєструється в журналі обліку заяв про забезпечення позову, доказів у адміністративних справах (додаток 23) та в алфавітному покажчику адміністративних справ. До алфавітного покажчика адміністративних справ заносяться дані як про заявника, так і про особу, стосовно якої просять ужити запобіжних заходів.

3.4.3. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду в адміністративній справі, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд постанови (ухвали) в адміністративних справах за нововиявленими обставинами (додаток 24) та в алфавітному покажчику адміністративних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці на справу, судове рішення в якій переглядається. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаються в ній. У разі скасування судового рішення за нововиявленими обставинами у картці робиться відповідна відмітка.

3.4.4. Подання державних виконавців, заяви та клопотання сторін виконавчого провадження та державних виконавців реєструються в журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах (додаток 25) і в алфавітному покажчику адміністративних справ. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних адміністративних справ, а окремі справи формуються лише тоді, коли судове рішення, щодо якого внесено подання, клопотання чи заява, постановлено іншим судом.

3.5. Матеріали про адміністративне правопорушення, а також подання щодо застосування конфіскації предметів реєструються в обліково-статистичній картці на справу про адміністративне правопорушення (додаток 26) та в алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення (додаток 27). В алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення відображаються дані про кожну особу, щодо якої надійшов для розгляду протокол про адміністративне правопорушення.

Заяви та клопотання про скорочення строку позбавлення спеціального права (керування транспортним засобом чи річковим маломірним судном, полювання); подання державної виконавчої служби про накладення арешту на рахунки правопорушників, на яких органами, уповноваженими розглядати справи про адміністративні правопорушення, накладено адміністративне стягнення у вигляді штрафу; подання кримінально-виконавчої інспекції про заміну адміністративного стягнення та інші подання реєструються в обліково-статистичній картці на справу в порядку виконання постанов у справах про адміністративні правопорушення (додаток 28) та в алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення. В алфавітний покажчик справ про адміністративні правопорушення вноситься запис про кожну особу, стосовно якої розглядається таке клопотання.

3.6. Справа про направлення особи, яка зловживає спиртними напоями або наркотичними засобами (алкоголіка чи наркомана), на примусове лікування до спеціалізованого лікувального закладу чи спеціалізованих лікувально-виховних закладів органів охорони здоров'я, дострокове припинення їх лікування чи продовження строку лікування тощо реєструється в обліково-статистичній картці на справу про направлення на примусове лікування до спеціалізованого лікувального чи лікувально-виховного закладу (додаток 29) та в алфавітному покажчику справ про направлення на примусове лікування до спеціалізованих лікувальних чи лікувально-виховних закладів (додаток 30). В алфавітному покажчику справ про направлення на примусове лікування до спеціалізованих лікувальних чи лікувально-виховних закладів відображається інформація про кожну особу, стосовно якої справа надійшла до суду.

Заяви лікаря-психіатра про проведення психіатричного огляду особи в примусовому порядку, про надання особі психіатричної амбулаторної допомоги без її усвідомленої згоди або без згоди її законного представника, про продовження надання такої допомоги в примусовому порядку, якщо вона необхідна понад шість місяців, заяви психіатричного закладу про госпіталізацію особи до психіатричного закладу в примусовому порядку, про продовження госпіталізації в примусовому порядку тощо не реєструються в такому порядку, оскільки це цивільні справи, що розглядаються в порядку окремого провадження.

3.7. Не реєструються в окремих обліково-статистичних картках апеляції, апеляційні та касаційні скарги, апеляційні та касаційні подання на вироки, рішення, ухвали (постанови), окремі ухвали (постанови) суду. Про надходження таких документів до суду робляться записи у відповідних обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах.

3.8. Для реєстрації та обліку судових справ (матеріалів кримінального провадження) у суді встановлюється перелік індексів:

"1-кп" - обвинувальні акти, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, матеріали кримінального провадження (кримінальна справа);

"1-о"- заяви про перегляд судового рішення у кримінальному провадженні за нововиявленими обставинами;

"1-вп"- заяви про відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження;

"2" - цивільні справи позовного провадження, позовні заяви;

"2-а" - адміністративні справи, адміністративні позови;

"2-в"- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

"2-з" - заяви про забезпечення позову, доказів у цивільних справах до подання позовної заяви;

"2-к" - справи про визнання та виконання рішень іноземних судів в Україні;

"2-н" - цивільні справи наказного провадження, заяви про видачу судового наказу;

"2-о" - цивільні справи окремого провадження, заяви окремого провадження;

"2-п" - заяви про перегляд заочного рішення;

"2-с" - заяви про скасування судового наказу;

"3" - матеріали про адміністративні правопорушення;

"3-в" - подання в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення;

"1-кс" - клопотання слідчого чи прокурора; скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора під час досудового розслідування; заяви про відвід;

"4-с" - скарги на дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку цивільного судочинства;

"1-в" - клопотання (подання), пов'язані з виконанням судових рішень у кримінальному провадженні;

"6" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах (клопотання про скасування рішень третейського суду чи міжнародного комерційного арбітражу, клопотання про видачу виконавчих листів за рішенням третейського суду, заяви про видачу дублікатів виконавчих листів чи судових наказів);

"6-а" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах;

"7" - справи про направлення на примусове лікування до спеціалізованого лікувального або лікувально-виховного закладу особи, яка зловживає спиртними напоями або наркотичними засобами (алкоголіків і наркоманів);

"8" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення, ухвали суду чи судового наказу, що набрали законної сили, у цивільних справах.

"8-а" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, у адміністративних справах;

"1-м" - запит (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні.

У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації інших матеріалів використовується номер справи за номенклатурою справ суду.

3.10. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Структура єдиного унікального номера справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри), через дріб номер справи за порядком у поточному році, через дріб рік реєстрації (дві цифри) - вид судочинства. Справи адміністративного судочинства позначаються літерою а, кримінального - к, про адміністративні правопорушення - п, цивільного - ц.

Також автоматизованою системою документообігу суду може формуватися номер провадження, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити індекс, код суду, номер справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

Наприклад: кримінальне провадження з клопотанням про застосування примусових заходів виховного характеру буде зареєстроване: 212/1256/12-к - єдиний унікальний номер та 1-н/212/316/12 - номер провадження.

Номери проставляються на обгортці судової справи або матеріалу.

3.10.1. Єдиний унікальний номер зазначається у відповідному алфавітному покажчику.

3.10.2. Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року.

Наприклад:

212/316/12-к/81/13.

3.10.3. В обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах заповнюються відповідно до руху справи (матеріалів) всі пункти і графи, передбачені формами, написи в зазначених картках та журналах олівцем не допускаються.

У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку обсяг інформації не може бути меншим від передбаченого відповідною обліково-статистичною карткою, реєстраційним журналом.

3.10.4. Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках (ящиках) відповідно до переліку індексів окремо від справ (матеріалів кримінальних проваджень) у порядку номерів таким чином, щоб останні номери розміщувалися в передній частині картотеки (ящика). За кожним індексом повинна існувати одна картотека.

3.10.5. На обліково-статистичних картках та обкладинках матеріалів кримінальних проваджень, за якими обвинувачені перебувають під вартою, ставиться штамп "під вартою" або робиться такий напис.

3.10.6. Після закінчення календарного року обліково-статистичні картки на справи, що не розглянуті по суті, переставляються у хронологічному порядку за номером провадження до картотеки наступного року, після чого картотека формується починаючи з номера 1 відповідного року.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, у яких зазначається єдиний унікальний номер та номер провадження, робиться напис про перенесення обліково-статистичної картки в картотеку наступного року.

3.11. Судові справи (матеріали кримінальних проваджень), що надійшли з апеляційної чи касаційної інстанцій на новий судовий розгляд після скасування судового рішення, цивільні справи після скасування заочного рішення чи судового наказу, а також обвинувальні акти, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, що надійшли повторно від прокуратури, реєструються як такі, що надійшли вперше. Кожній з них присвоюється новий реєстраційний номер і заповнюється нова обліково-статистична картка на судову справу (матеріали кримінального провадження), у відповідному алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи (матеріалів кримінального провадження).

3.12. У разі виділення матеріалів кримінального провадження в окреме провадження, роз'єднання позовів у цивільній справі в самостійні провадження нова судова справа (матеріали кримінального провадження) реєструється як така, що надійшла до суду в день постановлення відповідного процесуального документа (постанови, ухвали) суду. Їй присвоюється новий номер у порядку черговості відповідної обліково-статистичної картки. В алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи (матеріалів кримінального провадження). У новій судовій справі (матеріалах кримінального провадження) підшиваються оригінали або завірені суддею копії процесуальних документів, що мають значення для цієї справи.

3.13. У разі об'єднання судових справ (матеріалів кримінального провадження) в одну (один) їй (йому) присвоюється номер тієї з об'єднаних справ (матеріалів), яка (які) надійшла(и) до суду першою(ими) відповідно до постанови (ухвали) суду, уносяться необхідні додаткові записи в обліково-статистичну картку (реєстраційний журнал) під номером об'єднаної справи (матеріалів кримінального провадження) та відмітки про об'єднання справ (матеріалів кримінального провадження) із зазначенням номера нової судової справи (матеріалів кримінального провадження) в решті обліково-статистичних карток на об'єднані справи (матеріали кримінального провадження) та відповідному алфавітному покажчику.

Якщо судом розглянуто матеріали кримінального провадження щодо кількох обвинувачених, а щодо інших провадження зупинено (наприклад, оголошено розшук), матеріалам присвоюється новий номер, при цьому нові відповідні обліково-статистичні картки заповнюються тільки щодо осіб, стосовно яких провадження зупинено. У попередніх обліково-статистичних картках зазначаються новий номер і причина перереєстрації матеріалів (щодо осіб, стосовно яких провадження у справі зупинено) та результати розгляду матеріалів кримінального провадження по суті (стосовно інших осіб).

3.14. Після реєстрації та визначення автоматизованою системою документообігу суду судді (запасного судді, слідчого судді) або колегії суддів для конкретного судового провадження, судові справи передаються суддям під підпис у контрольному журналі судових справ, переданих для розгляду судді (додаток 31). Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються у міру передавання справ. Розподіл їх за формами судочинства, категоріями справ тощо забороняється.

3.16. Судові доручення про провадження окремих процесуальних дій інших судів України, у тому числі іноземних, після реєстрації в журналі вхідної кореспонденції, зазначаються в журналі обліку окремих судових доручень інших судів (додаток 32).

4.1. Викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян, що не підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства і розглядаються в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян" , реєструються в журналі вхідної кореспонденції за індексом першої літери прізвища заявника з дотриманням правил, визначених пунктами 2.1, 2.2 та 2.6 Інструкції.

4.2. Після реєстрації в журналі вхідної кореспонденції діловодство за зверненнями громадян у суді ведеться згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації , затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348, із змінами.

5.1. Судові справи (матеріали кримінального провадження) підшиваються в спеціальну обкладинку, виготовлену друкарським способом, що наведена у додатку 33.

5.2. На обкладинці судової справи (матеріалів кримінального провадження) вказуються:

найменування суду;

найменування та номер справи відповідно до обліково-статистичної картки чи реєстраційного журналу (у визначеному для цього місці посередині обкладинки);

якщо томів справи (матеріалів кримінального провадження) більше одного, - номер тому справи та загальна кількість томів;

у матеріалах кримінального провадження, справі про адміністративне правопорушення - прізвище, ім'я, по батькові кожної з осіб, щодо якої надійшла справа (матеріали кримінального провадження), та норма закону відповідно до протоколу про адміністративне правопорушення, обвинувального акту, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності;

у цивільній, адміністративній справі - прізвище, ім'я, по батькові чи найменування сторін (заявника), суть вимог позивача (заявника);

у разі пред'явлення зустрічного позову в цивільній, адміністративній справі - зазначення про це та суть вимог за зустрічним позовом;

у справі іншої категорії - прізвище, ім'я, по батькові особи, стосовно якої надійшла справа (матеріал), суть справи (матеріалів кримінального провадження);

дата надходження справи (матеріалів кримінального провадження) в суд.

Лівий верхній кут обкладинки справи повинен залишатися вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

5.5. До матеріалів кримінального провадження, що надійшли до суду, документи підшиваються з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів;

супровідний лист, з яким обвинувальний акт, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, матеріали кримінального провадження надійшли до суду;

копії повідомлень учасників судового провадження про дату підготовчого судового засідання;

журнал підготовчого судового засідання;

клопотання учасників судового провадження, що надійшли у зв'язку з підготовчим судовим засіданням;

ухвала за результатами підготовчого судового засідання;

копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до ухвали за результатами підготовчого судового засідання;

документи, що надійшли до суду на виконання ухвали за результатами підготовчого судового засідання, та документи і клопотання, що надійшли з ініціативи учасників судового провадження;

за вказівкою судді також інші документи, що стосуються матеріалів кримінального провадження;

розписки (повідомлення) про вручення повісток про виклик до суду.

Документи, що були отримані під час розгляду справи, або якщо в судовому засіданні оголошена перерва і документи були надані після перерви, підшиваються перед журналом судового засідання в хронологічному порядку.

5.6. Документи цивільної чи адміністративної справи підшиваються в міру надходження до суду чи формування у суді з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів (чисті аркуші для продовження опису, початого на другій сторінці обкладинки);

документи, що підтверджують сплату судового збору та оплату витрат на інформаційно-технічне забезпечення розгляду справи (якщо такі проводилися);

позовна заява (первинна позовна заява у разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем, заявником усунуто);

конверт, у якому надійшла позовна заява;

якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто, - ухвала про залишення позовної заяви без руху та документи, надані позивачем, заявником, скаржником (крім документів, що підтверджують сплату судового збору, а також позовної заяви, що надійшла в порядку усунення недоліків, які підшиваються відповідно до абзаців четвертого та п'ятого цього пункту);

супровідний лист про направлення копії ухвали про залишення позовної заяви (заяви, адміністративного позову) без руху;

позовна заява (заява, адміністративний позов), яка надійшла в порядку усунення недоліків (у разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем (заявником) усунуто);

документи, додані до позовної заяви;

конверт, у якому надійшла позовна заява;

ухвала про відкриття провадження у справі;

заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду, винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову;

документи і матеріали, що надійшли до суду в стадії підготовки справи до судового розгляду;

розписки (повідомлення) про одержання сторонами та іншими особами, які беруть участь у справі, судових повісток про розгляд справи (судових повісток про виклик у судове засідання);

інше листування (у хронологічному порядку).

5.6.1. Документи цивільної справи в порядку наказного провадження підшиваються у міру надходження до суду чи формування у суді з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів;

заява про видачу судового наказу, яка надійшла в порядку усунення недоліків (у разі, якщо заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту заяви заявником усунуто);

документи, додані до заяви про видачу судового наказу;

конверт, у якому надійшла заява про видачу судового наказу;

якщо заяву про видачу судового наказу було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто, - ухвала про залишення цієї заяви без руху та документи, надані заявником (крім підтверджувальних документів, а також заяви, що надійшла в порядку усунення недоліків, які підшиваються відповідно до абзацу третього цього пункту);

розписка про отримання боржником копії судового наказу;

ухвала про скасування судового наказу (у разі надходження до суду заяви про скасування судового наказу);

інше листування (у хронологічному порядку).

5.7. Документи справи, у якій позовну заяву (заяву) було залишено без руху і недоліки позивачем (заявником) не усунуто, підшиваються у міру надходження до суду чи формування у суді в такій послідовності:

копія позовної заяви;

ухвала про залишення позовної заяви (заяви) без руху;

конверт, у якому надійшла позовна заява (заява);

копія супровідного листа щодо надіслання ухвали про залишення позовної заяви (заяви) без руху позивачеві (заявнику);

інше листування з приводу залишення позовної заяви (заяви) без руху;

ухвала про повернення позовної заяви (заяви) як такої, що вважається неподаною;

супровідний лист щодо надіслання позивачеві (заявнику) ухвали про повернення позовної заяви (заяви);

супровідний лист щодо повернення позовної заяви (заяви) позивачеві (заявнику);

інше листування (у хронологічному порядку).

5.8. У разі відмови у відкритті провадження у справі документи справи підшиваються в такій послідовності:

копія позовної заяви;

ухвала про відмову в прийнятті позовної заяви (заяви) та повернення позивачеві (заявникові) позовної заяви (заяви);

конверт, у якому надійшла позовна заява (заяви);

копія супровідного листа щодо надіслання позивачеві (заявникові) ухвали про відмову в прийнятті позовної заяви (заяви) разом з позовною заявою (заявою) та всіма доданими до неї документами;

інше листування (у хронологічному порядку).

5.9. Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа.

5.10. Документи, що підшиваються до судової справи (матеріалів кримінального провадження), мають бути тільки в одному примірнику.

На копіях надісланих документів, які залишилися в справі, обов'язково зазначається дата надіслання з проставлянням у правому нижньому куті підпису особи, яка здійснила відправлення.

5.11. Усі аркуші у справі (матеріалах кримінального провадження) нумеруються з дотриманням таких правил:

аркуші у справі (матеріалах кримінального провадження) нумеруються арабськими цифрами у верхньому правому куті, не торкаючись тексту, м'яким простим графічним олівцем або нумератором;

аркуші справи (матеріалів кримінального провадження), розділені на томи, слід нумерувати за кожним томом окремо;

фотокартки та інші ілюстровані документи нумеруються на зворотному боці у верхньому лівому куті;

якщо до справи (матеріалів кримінального провадження) долучений конверт з документами, то на ньому вказується, які саме документи зберігаються. Долучені конверти з укладеннями повинні бути пронумерованими. Кожне вкладення в конверт нумерується черговим номером після номера, проставленого на конверті. Якщо укладення пронумерувати не можна (наприклад, паспорт, свідоцтво про народження), то їх наявність обумовлюється в засвідчувальному написі (додаток 34);

якщо при нумерації аркушів допущено велику кількість помилок, то аркуші нумеруються заново, при цьому старі номери закреслюються однією похилою рискою, а не виправляються;

при невеликій кількості помилок нумерація аркушів виправляється таким чином: на непронумерованих аркушах проставляється номер попереднього аркуша з додаванням букв згідно з нині чинним українським алфавітом "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі, а при повторенні одного номера на кількох розміщених поруч аркушах додаються букви "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі відповідно до кожного номера аркуша починаючи з другого.

Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі, а саме: зазначається цифрами і літерами кількість пронумерованих аркушів, наявність літерних номерів аркушів, фотокарток, конвертів, обумовлюються інші особливості.

Засвідчувальний напис повинен бути підписаний секретарем суду із зазначенням посади та дати складання напису.

5.12. У кожній судовій справі (матеріалах кримінального провадження) складається опис документів у справі (матеріалах кримінального провадження). У справі (матеріалах кримінального провадження), що надійшла до суду, опис документів продовжується. Опис документів може бути здійснено чи розпочато на другій сторінці обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження).

5.13. До опису документів під номерами в порядку зростання вноситься інформація про кожний документ (конверт), підшитий у справі (матеріалах кримінального провадження), у порядку їх розміщення. Обов'язково зазначається, оригінал чи копію документа підшито, порядкові номери аркушів, присвоєні відповідному документові (конвертові).

Документи, зазначені в додатку до супровідного документа, в опису не перелічуються, але обов'язково зазначається їх наявність або відсутність згідно з переліком у додатку. В останньому випадку зазначається причина відсутності документа (акт, складений при розкритті конверта, зберігання в іншій справі (матеріалах кримінального провадження) тощо), а документ, що підтверджує причину відсутності додатка, долучається до справи (матеріалів кримінального провадження).

Опис підписується працівником апарату суду, який оформляє справу (матеріали кримінального провадження), із зазначенням біля підпису свого прізвища.

5.14. На третій сторінці обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження) обов'язково заповнюється довідковий лист, у якому робляться відмітки про всі проведені дії (вручення повісток, копій обвинувального акту, розпоряджень про виклик присяжних, вироку, рішення, витребування документів, звернення до виконання судових рішень, заповнення статистичних карток на осіб, стосовно яких розглянуто матеріали кримінального провадження (матеріали кримінального провадження), карток обліку сум шкоди, завданої злочином, тощо).

5.15. У процесі подальшого надходження документів справа (матеріали кримінального провадження) продовжує формуватись у хронологічному порядку надходження документів до суду.

5.16. Справи (матеріали кримінального провадження) з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250.

Кожен том справи (матеріалів кримінального провадження) оформляється окремо, має власну нумерацію аркушів і власний опис.

5.17. Усі матеріали підшиваються до справи (матеріалів кримінального провадження) нитками через п'ять (для документів формату А4) або три (для документів меншого формату) проколювання голкою.

Уклеювання документів до справи (матеріалів кримінального провадження), прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці першому цього пункту, категорично забороняється.

5.18. При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та точне місцезнаходження документа або судової справи (матеріалів кримінального провадження), матеріалів.

5.19. Нерозглянуті по суті судові справи (матеріали кримінального провадження) зберігаються у сейфі головуючого судді.

6.2. Працівниками апарату суду згідно з розподілом обов'язків здійснюється комплекс відповідних заходів щодо супроводження подальшого руху та забезпечення судового розгляду матеріалів кримінального провадження.

6.3. Секретарем судового засідання, відповідно до Кримінального процесуального кодексу України (далі - КПК України), надсилаються судові повістки про виклики та повідомлення учасникам кримінального провадження.

Особа, що перебуває під вартою, викликається через адміністрацію місця ув'язнення.

6.5.1. На поштовій кореспонденції, де міститься повістка про виклик або судове повідомлення, проставляються відповідні відмітки зі штампом суду "Повістка про виклик" або "Судове повідомлення".

У випадках, встановлених КПК України , повістка про виклик також може бути надіслана електронною поштою чи факсимільним зв'язком, здійснено виклик по телефону або телеграмою, зміст якої повинен відповідати вимогам, встановлених КПК України (додаток 35).

Якщо обвинувачений є призовником, повідомлення про розгляд кримінального провадження додатково надсилається до відповідного військового комісаріату.

6.5.2. Особі, щодо якої застосовані засоби безпеки, надсилається повістка про виклик виключно через керівника органу досудового розслідування або прокурора, який прийняв рішення про використання таких засобів, з дотриманням установлених вимог щодо забезпечення захисту інформації.

6.5.3. Повістка про виклик особи, яка проживає за кордоном, вручається згідно з міжнародним договором про правову допомогу, згода на обов'язковість якого надана Верховною Радою України, а за відсутності такого - за допомогою дипломатичного (консульського) представництва.

6.5.6. Усі документи, що надсилаються, повинні бути викладені чітко і зрозуміло, акуратно оформлені, скріплені в необхідних випадках печаткою суду.

Копії всіх повідомлень, супровідних листів із зазначенням на них дати та вихідного номера, а також підтвердженням отримання особою повісток про виклик або ознайомлення з її змістом, підшиваються до провадження в хронологічному порядку або зберігаються при ньому (відеозапис).

6.5.7. У разі, коли надіслана повістка повернулася до суду з відміткою про невручення адресату, невідкладно доповідається судді.

6.5.9. Повідомлення, повістки про виклик та інші виклики і документи надсилаються з розрахунком можливості їх одержання адресатами не пізніше строків, установлених КПК України , та повернення в суд відповідних підтверджень про їх отримання.

6.5.10. За вказівками судді виконуються й інші дії з підготовки до судового розгляду та оформлення матеріалів кримінального провадження.

6.5.11. У разі якщо обвинувачений ухилився від суду та оголошено його розшук або захворів на психічну чи іншу тяжку тривалу хворобу, яка виключає його участь у судовому провадженні, та судом постановлено відповідну ухвалу:

надсилається слідчому та/або прокурору копія ухвали про зупинення провадження у справі для організації розшуку обвинуваченого (якщо провадження в справі зупинено до розшуку обвинуваченого);

надсилається учасникам судового провадження повідомлення про зупинення провадження у справі в порядку інформування.

6.5.12. У разі прийняття рішення про звернення з поданням до суду апеляційної інстанції для вирішення питання про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого інформуються сторони та інші учасники кримінального провадження. Якщо підсудний тримається під вартою, адміністрації місця ув'язнення надсилається скріплене печаткою суду (за підписом судді) повідомлення про перерахування обвинуваченого за відповідним судом апеляційної інстанції.

6.5.13. У разі прийняття судом рішення про повернення обвинувального акта, клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру прокурору справа надсилається прокурору після закінчення встановленого законом строку для подання апеляційної скарги на таку ухвалу. Про повернення обвинувального акта, клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру прокурору повідомляються учасники кримінального провадження.

Заповнені статистичні картки на осіб, стосовно яких розглянуто матеріали кримінального провадження, вилучаються, обробляються та надсилаються за належністю.

У разі подання апеляційної скарги на ухвалу про повернення обвинувального акта, клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру прокурору матеріали кримінального провадження надсилається в апеляційний суд, про що також інформуються учасники кримінального провадження.

У всіх випадках надіслання матеріалів кримінального провадження заповнюються відповідні розділи обліково-статистичних карток.

6.5.15. Ухвала суду про закриття кримінального провадження, після закінчення встановленого законом строку для подання апеляційної скарги, звертається до виконання за правилами, зазначеними в розділі 16 Інструкції (відповідним органам (особам) надсилаються повідомлення про виконання та додається копія ухвали суду про закриття кримінального провадження).

Заповнені статистичні картки на осіб, стосовно яких розглянуто матеріали кримінального провадження, вилучаються, обробляються та надсилаються за належністю.

6-1.1. Судовий розпорядник, а в разі його відсутності - секретар судового засідання роздає особам (потерпілому, його представнику та законному представнику, обвинуваченому, законному представнику обвинуваченого, захиснику, свідку, цивільному позивачу, представнику цивільного позивача та законному представнику цивільного позивача, цивільному відповідачу, представнику цивільного відповідача, перекладачу, експерту, спеціалісту), які беруть участь у судовому розгляді, пам'ятку про їхні права та обов'язки, передбачені КПК України (додатки 35-1 - 35-13).

7.1. Позовні заяви, заяви про перегляд заочного рішення, заяви про видачу судового наказу, заяви окремого провадження, залишені в передбачених Цивільним процесуальним кодексом України випадках ухвалою судді без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки і протягом установленого суддею строку для усунення недоліків зберігаються у справі "Матеріали, залишені без руху", передбаченій номенклатурою справ суду.

7.2. Позивачу (заявнику) не пізніше наступного дня після винесення ухвали про залишення позовної заяви (заяви) без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про його одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається з позовною заявою (заявою) та ухвалою).

7.3. Позовна заява (заява) з ухвалою про залишення позовної заяви (заяви) без руху передається для розгляду судді: у разі надходження від позивача (заявника) додаткових документів - невідкладно, у разі неусунення недоліків у визначений суддею строк - не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення позовної заяви (заяви) без руху терміну.

Про рух позовної заяви (заяви) робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

7.4. У разі усунення позивачем (заявником) недоліків, зазначених в ухвалі про залишення позовної заяви (заяви) без руху, подальше оформлення справи здійснюється в загальному порядку. Датою надходження позовної заяви (заяви) вважається день першого її подання до суду.

7.5. У разі винесення суддею ухвали щодо повернення позовної заяви (заяви) її копія не пізніше другого дня надсилається позивачу (заявнику) рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про його одержання.

Позовна заява (заява) з оригіналами ухвал про залишення позовної заяви (заяви) без руху і про повернення позовної заяви (заяви) та копіями супровідних листів в обкладинці повертаються до справи "Матеріали, залишені без руху" згідно з номенклатурою справ суду для збереження протягом строку апеляційного оскарження ухвали про повернення позовної заяви (заяви), про що робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

7.6. У разі надходження апеляції на ухвалу про повернення позовної заяви (заяви) вона разом з усіма матеріалами невідкладно передається до апеляційного суду для вирішення питання про її прийняття, про що робиться відмітка в обліково-статистичній картці.

7.7. Якщо апеляційна скарга на ухвалу про повернення позовної заяви (заяви) не надійшла, не пізніше трьох діб після закінчення строку, наданого позивачу (заявнику) для апеляційного оскарження ухвали про залишення позовної заяви (заяви) без руху, позовна заява (заява) разом з усіма документами надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про його одержання позивачу (заявнику). Оригінали ухвал про залишення позовної заяви (заяви) без руху, про повернення позовної заяви (заяви) з копіями супровідних листів про надіслання копій цих ухвал, про повернення позовної заяви (заяви) підшиваються в обкладинку і зберігаються в порядку, визначеному для розглянутих судових справ. В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості про рух позовної заяви (заяви). Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

8.1. Позовні заяви, залишені в передбачених Кодексом адміністративного судочинства України випадках ухвалою судді без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки і протягом установленого суддею строку для усунення недоліків зберігаються у справі "Адміністративні позови, залишені без руху", передбаченій номенклатурою справ суду.

8.2. Позивачу не пізніше наступного дня після винесення ухвали про залишення позовної заяви без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про його одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається з позовною заявою та ухвалою).

8.3. Позовна заява з ухвалою про залишення позовної заяви без руху передається для розгляду судді: у разі надходження від позивача додаткових документів - невідкладно, у разі неусунення недоліків у визначений суддею строк - не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення позовної заяви без руху терміну.

Про рух позовної заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

8.4. У разі усунення позивачем недоліків, зазначених в ухвалі про залишення позовної заяви без руху, подальше оформлення справи здійснюється в загальному порядку. Датою надходження позовної заяви вважається день першого її подання до суду.

8.5. У разі винесення суддею ухвали щодо повернення позовної заяви її копія не пізніш як другого дня надсилається позивачу рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про його одержання.

Позовна заява з оригіналами ухвал про залишення позовної заяви без руху і про повернення позовної заяви та копіями супровідних листів в обкладинці повертається до справи "Адміністративні позови, залишені без руху" згідно з номенклатурою справ суду для збереження протягом строку апеляційного оскарження ухвали про повернення позовної заяви, про що робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

8.6. У разі надходження апеляції на ухвалу про повернення позовної заяви вона разом з усіма матеріалами невідкладно передається для оформлення справи та надіслання до апеляційного суду згідно з вимогами Кодексу адміністративного судочинства України , про що робиться відмітка в обліково-статистичній картці.

8.7. Якщо апеляційна скарга на ухвалу про повернення позовної заяви не надійшла, не пізніше трьох діб після закінчення строку, наданого позивачу для апеляційного оскарження ухвали про залишення позовної заяви без руху, позовна заява разом з усіма документами надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про її одержання позивачу. Оригінали ухвал про залишення позовної заяви без руху, про повернення позовної заяви з копіями супровідних листів про надіслання копій цих ухвал, про повернення позовної заяви підшиваються в обкладинку і зберігаються в порядку, визначеному для розглянутих судових справ. В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості про рух позовної заяви. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

9.1. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження у справі копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про його одержання позивачеві (заявникові) разом з позовною заявою (заявою) та всіма доданими до неї документами.

9.2. Оригінал ухвали про відмову у відкритті провадження у справі з копією позовної заяви (заяви) та копіями супровідних листів про надіслання копії цієї ухвали підшивається в обкладинку і зберігається в порядку, визначеному для розглянутих судових справ. В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості про рух позовної заяви (заяви). Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

9.3. У разі надходження апеляційних скарг на зазначену в пункті 9.1 Інструкції ухвалу справа оформляється апаратом суду для надіслання в апеляційний суд.

10.1. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження в адміністративній справі копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про його одержання позивачеві разом з позовною заявою та всіма доданими до неї документами.

10.2. Оригінал ухвали про відмову у відкритті провадження в адміністративній справі з копією адміністративного позову, копіями супровідних листів про надіслання копії цієї ухвали підшиваються в обкладинку і зберігаються в порядку, визначеному для розглянутих судових справ. В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості про рух позовної заяви. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

10.3. У разі надходження апеляційних скарг на зазначену в пункті 10.1 Інструкції ухвалу справа оформляється апаратом суду для надіслання в апеляційний суд.

11.1. Після закінчення підготовки справи до судового розгляду і призначення справи до розгляду особам, які беруть у ній участь, невідкладно надсилаються поштою рекомендованим листом з повідомленням судові повістки про виклик до суду з копіями ухвал про відкриття провадження і призначення справи до попереднього розгляду. Для забезпечення розгляду судових справ секретар судового засідання здійснює виклики та повідомлення відповідно до процесуального законодавства і вимог Інструкції та слідкує за поверненням до суду підтверджень про їх отримання (додаток 36). Відповідачеві надсилаються також копії позовної заяви та доданих до неї документів, про що зазначається в судовій повістці; крім того, зазначається про право подати письмове заперечення проти позову.

Порядок здійснення виклику до суду через друковані засоби масової інформації, відповідно до статті 39 Кодексу адміністративного судочинства України та статті 74 ЦПК України , врегульовано постановою Кабінету Міністрів України від 25 січня 2006 року № 52 "Про порядок визначення друкованого засобу масової інформації, у якому розміщуються оголошення про виклик до суду відповідача, третіх осіб, свідків, місце фактичного проживання (перебування) яких невідоме". Перелік друкованих засобів масової інформації місцевої сфери розповсюдження, у яких розміщуються оголошення про виклик до суду відповідача, третіх осіб і свідків, місце фактичного проживання (перебування) яких невідоме, щороку затверджується відповідним розпорядженням Кабінету Міністрів України.

11.2. У разі надходження зустрічного позову чи позову третьої особи, яка заявляє самостійні вимоги щодо предмета спору у справі, позовна заява реєструється відповідно до вимог розділу 3 Інструкції. Про прийняття зустрічного позову сповіщаються особи, які беруть участь у справі.

11.3. Відповідно до вказівок судді та в порядку, передбаченому Цивільним процесуальним кодексом України , провадяться інші дії щодо підготовки справи до судового розгляду.

12.1. Після закінчення підготовки справи до судового розгляду і призначення справи до розгляду особам, які беруть у ній участь, невідкладно надсилаються повістки про виклик до суду. Відповідачеві надсилаються також копії позовної заяви та доданих до неї документів, про що зазначається в судовій повістці; крім того, зазначається про право подати письмове заперечення проти позову.

12.3. Відповідно до вказівок судді та в порядку, передбаченому Кодексом адміністративного судочинства України , провадяться інші дії щодо підготовки справи до судового розгляду.

13.1. Безпосередньо перед початком судового провадження, розглядом цивільної чи адміністративної справи секретарем судового засідання перевіряється явка учасників судового процесу (провадження) та вживаються заходи до з'ясування причин неявки, уточнюються відомості про вручення судових викликів, повідомлень, судових повісток та інших матеріалів, про що доповідається судді.

13.2. Після розгляду справи, матеріалів кримінального провадження, або відкладення їх на інший час, на прохання осіб, які викликані до суду та приймали участь у судовому засіданні, на судовій повістці чи судовому повідомленні відмічається час їх явки та час залишення суду, завіряється цей запис підписом секретаря судового засідання та відбитком відповідного штампа суду.

13.3. Під час судового засідання секретарем судового засідання одночасно з технічним записом судового засідання, а також коли у передбачених процесуальним законодавством випадках такий запис не здійснюється, ведеться журнал судового засідання.

У журналі судового засідання зазначаються такі відомості:

1) рік, місяць, число і місце судового засідання;

2) найменування та склад суду з зазначенням прізвища та ініціалів судді, секретаря судового засідання;

3) назва судового провадження;

4) імена (найменування) сторін та інших осіб, що беруть участь у судовому провадженні;

5) порядковий номер та час вчинення процесуальної дії;

6) назва процесуальної дії;

7) зміст ухвал, постановлених судом (суддею) без видалення до нарадчої кімнати;

8) інші відомості, визначені процесуальним законодавством, за правилами якого здійснюється судове провадження.

Після закінчення судового засідання секретарем судового засідання у терміни відповідно до процесуального законодавства, за правилами якого розглядається судове провадження, складається та підписується журнал судового засідання.

У встановлених процесуальним законодавством випадках секретарем судового засідання складається протокол окремої процесуальної дії. Порядок складання та оформлення протоколів про окремі процесуальні дії визначається процесуальним законодавством, за правилами якого вчиняються процесуальні дії.

13.4. Секретар судового засідання:

підшиває до справи (матеріалів кримінального провадження) в хронологічному порядку документи, додані до справи (матеріалі) в ході судового розгляду (провадження) (у порядку їх надходження), протокол (журнал) судового засідання, вирок, рішення, постанову, ухвалу суду;

продовжує нумерацію аркушів справи (матеріалів кримінального провадження) та опис документів, що містяться у справі (матеріалах кримінального провадження)";

робить запис у журналі розгляду судових справ (матеріалів кримінального провадження) і матеріалів суддею (додаток 37) про результати розгляду справ (матеріалів кримінального провадження) і матеріалів, які розглядались суддею протягом робочого дня, у тому числі справ про адміністративні правопорушення;

про участь у справі (судовому провадженні) народних засідателів (присяжних), робить відмітку у зазначеному вище журналі з вказівкою про кількість годин;

виписує виконавчі листи у справах, рішення в яких підлягають негайному виконанню;

після здійснення необхідних дій щодо оформлення завершеної розглядом справи (матеріалів кримінального провадження) (не пізніше наступного дня після виготовлення протоколу (журналу) судового засідання, у разі його ведення) передає справу (матеріали кримінального провадження) на зберігання в канцелярію суду.

13.5. У разі відкладення судового засідання, розгляду цивільної або адміністративної справи з призначенням на інший день, то викликаним і присутнім у судовому засіданні особам (крім обвинувачених, які перебувають під вартою) вручаються відповідні повістки про виклик до суду, повідомлення або оголошується про це з роз'ясненням наслідків неявки під розписку на окремому аркуші, що додається до протоколу (журналу) судового засідання. Особам, які не були присутніми в судовому засіданні, але участь яких суд визнав необхідною, повістки про виклик їх у суд надсилаються не пізніше наступного дня. Для повторного виклику обвинувачених, які перебувають під вартою, начальнику місця попереднього ув'язнення надсилається відповідне розпорядження (додаток 38). Виконуються вимоги пункту 13.3 Інструкції щодо протоколу (журналу) судового засідання.

Про відкладення судового засідання, розгляду справи та про день і час, на який перенесено судове засідання, розгляд справи, робиться відмітка в журналі розгляду судових справ (матеріалів кримінального провадження) і матеріалів суддею. Після відкладення судового засідання, розгляду справи секретар судового засідання оформляє справу (матеріали кримінального провадження). В обліково-статистичній картці на справу (матеріали кримінального провадження) зазначається причина відкладення.

14.1. Повне фіксування судового процесу за допомогою звукозаписувальної апаратури чи інших технічних засобів здійснюється у випадках і порядку, передбаченими процесуальним законодавством.

14.2. Порядок роботи зі звукозаписувальними технічними засобами фіксування судового засідання, зберігання, копіювання, дублювання та використання інформації, яка відображає хід судового засідання в судах загальної юрисдикції, регламентується Інструкцію про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання) , затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 20 вересня 2012 року № 108.

15.1. Апеляційна скарга на вирок або ухвалу про застосування чи відмову у застосуванні примусових заходів медичного або виховного характеру, іншу ухвалу у випадках, передбачених КПК України , що надійшла до суду, реєструється в автоматизованій системі документообігу суду - журналі обліку апеляційних скарг в кримінальному провадженні (додаток 39). У такому самому порядку реєструються заперечення на апеляційні скарги, що надійшли до суду.

15.2. Суд першої інстанції через три дні після закінчення строку апеляційного оскарження судового рішення надсилає отримані апеляційні скарги разом із матеріалами кримінального провадження до суду апеляційної інстанції.

15.2.1. Апеляційні скарги, що надійшли після направлення матеріалів кримінального провадження до суду апеляційної інстанції, не пізніше наступного дня після їх надходження направляються до суду апеляційної інстанції.

15.4. Усі апеляційні скарги після їх надходження в цивільній чи адміністративній справі реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та в журналі обліку заяв про апеляційне оскарження, апеляційних і касаційних скарг у цивільних чи адміністративних справах (додаток 42). Про надходження апеляційної скарги робиться запис у відповідній обліково-статистичній картці. На першій сторінці заяви про апеляційне оскарження чи апеляційної скарги проставляється штамп вхідної кореспонденції із зазначенням дати надходження документа до суду та реєстраційного номера документа. Після надходження в суд усіх апеляційних скарг у цивільній чи адміністративній справі або через три дні після закінчення строку на подання апеляційної скарги вони разом зі справою надсилаються до апеляційного суду. Апеляційні скарги, що надійшли після цього, не пізніше наступного робочого дня після їхнього надходження надсилаються до апеляційного суду.

15.6. Про оскарження в порядку касаційного провадження судових рішень у цивільних чи адміністративних справах робиться запис у відповідній обліково-статистичній картці.

15.7. Про дату надіслання матеріалів кримінального провадження до апеляційного чи касаційного суду, повернення провадження до суду і наслідки розгляду за скаргою зазначаються у відповідних обліково-статистичних картках.

16.1. Звернення до виконання судових рішень покладається на суд. Вироки, рішення, ухвали та постанови суду передаються на виконання після того, як вони набрали законної сили, крім випадків негайного їх виконання.

Усе листування щодо звернення до виконання вироків, рішень, ухвал і постанов покладається на апарат суду.

16.1.1. Суд разом із своїм розпорядженням (супровідним листом) про виконання судового рішення надсилає його копію відповідному органу чи установі, на які покладено обов'язок виконати таке судове рішення.

Судове рішення, що набрало законної сили, звертається до виконання не пізніш як через три дні з дня набрання ним законної сили або повернення матеріалів кримінального провадження до суду першої інстанції із суду апеляційної чи касаційної інстанції або Верховного Суду України.

Виправдувальний вирок або судове рішення, що звільняє обвинуваченого з-під варти, виконуються в цій частині негайно після їх проголошення в залі судового засідання.

Процесуальні питання, пов'язані з виконанням судових рішень у кримінальному провадженні, вирішує суддя суду першої інстанції одноособово.

Питання, які виникають під час та після виконання вироку, вирішуються судом за клопотанням (поданням) прокурора, засудженого, його захисника, законного представника, органу або установи виконання покарань, а також інших осіб, установ або органів у випадках, встановлених законом.

Порядок звернення до виконання вироків щодо іноземних громадян, які проживають за межами України, визначається відповідними міжнародними договорами.

16.1.2. Якщо на підставі судового рішення суду апеляційної інстанції засуджений підлягає звільненню з-під варти, суд звільняє його з-під варти в залі судового засідання. У разі відсутності засудженого (обвинуваченого) копія судового рішення надсилається негайно адміністрації місця попереднього ув'язнення для виконання. Адміністрація місця попереднього ув'язнення зобов'язана повідомити суд про звільнення ув'язненого з-під варти.

16.1.3. У разі набрання законної сили вироком, за яким засуджено призовника, копія вироку в семиденний строк надсилається у військовий комісаріат за місцем проживання засудженого.

16.1.4. Стосовно особи, яка засуджена до позбавлення волі або арешту та не перебуває під вартою, органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого надсилаються дві копії вироку, копії апеляційної, касаційної ухвал і розпорядження про виконання вироку, що набрав законної сили (додаток 43). Розпорядження про виконання вироку, що набрав законної сили, підписується головуючим у суді першої інстанції та працівником апарату суду.

У разі звернення до виконання вироку щодо особи, засудженої до обмеження волі, дві копії вироку, що набрав законної сили, та розпорядження про виконання вироку, що набрав законної сили, надсилаються до кримінально-виконавчої інспекції Державного департаменту України з питань виконання покарань за місцем проживання засудженого. Якщо засуджений проживає в одному районі, а зареєстрований в іншому, то дві копії вироку та розпорядження про виконання вироку, що набрав законної сили, слід надавати за місцем реєстрації засудженого за вказівкою в супровідному листі про місце фактичного проживання засудженого на час винесення вироку.

16.1.5. У разі звернення до виконання вироку щодо особи, засудженої до позбавлення волі або арешту, яка перебуває під вартою, дві копії вироку, копії апеляційної, касаційної ухвал і розпорядження про виконання вироку, що набрав законної сили, надсилаються адміністрації місця попереднього ув'язнення.

Якщо за вироком суду із засудженого, який знаходиться в місцях позбавлення волі, стягнено моральну та матеріальну шкоду, виконавчі листи направляються до відділу державної виконавчої служби за місцем знаходження майна засудженого. Коли сума збитків не може бути відшкодована за рахунок майна, ще один виконавчий лист надсилається за місцем знаходження засудженого.

16.1.6. Якщо особу засуджено до покарання у вигляді тримання в дисциплінарному батальйоні, одна копія вироку разом з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, надсилається командиру військової частини, де проходить службу засуджений військовослужбовець, друга - командиру дисциплінарного батальйону.

16.1.7. Звернення вироку до виконання в частині конфіскації майна засудженого полягає в направленні до органу державної виконавчої служби за місцезнаходженням майна таких документів: виконавчого листа встановленої форми (додаток 44), копії вироку, протоколу накладення арешту на майно й опису майна або протоколу про відсутність майна, яке підлягає опису, або довідки суду про їх відсутність у матеріалах кримінального провадження, а в разі потреби - і копії ухвали про накладення арешту на майно.

Про надіслання виконавчого листа до органу державної виконавчої служби сповіщається відповідна фінансова установа (районний фінансовий відділ) за останнім місцем проживання засудженого.

Справу (матеріали кримінального провадження) можна передати в архів суду тільки після повернення в суд належним чином оформленого виконавчого листа з відміткою про виконання.

16.1.8. Якщо особу засуджено до покарання у вигляді службових обмежень для військовослужбовців, копія вироку разом з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, надсилається командиру військової частини, де проходить службу засуджений військовослужбовець.

16.1.9. У разі засудження особи до виправних робіт копії вироку надсилаються:

а) до кримінально-виконавчої інспекції за місцем роботи засудженого - для виконання (дві копії вироку разом з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, і підпискою засудженого про явку в кримінально-виконавчу інспекцію);

б) органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого - для проведення індивідуально-профілактичної роботи.

16.1.10. Щодо особи, засудженої до громадських робіт, копії вироку надсилаються:

а) до кримінально-виконавчої інспекції за місцем проживання засудженого - для виконання (дві копії вироку разом з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, і підпискою засудженого про явку до кримінально-виконавчої інспекції);

б) органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого - для проведення індивідуально-профілактичної роботи.

16.1.11. У разі призначення судом покарання (основного чи додаткового) у вигляді позбавлення права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю копії вироку надсилаються:

а) до кримінально-виконавчої інспекції за місцем роботи - для виконання (дві копії вироку разом з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, і підпискою засудженого про явку до кримінально-виконавчої інспекції);

б) органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого - для проведення індивідуально-профілактичної роботи.

Якщо покарання у вигляді позбавлення права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю призначено як додаткове покарання до арешту, обмеження волі, тримання в дисциплінарному батальйоні або позбавлення волі на певний строк, виконання покарання покладається на адміністрацію арештного дому, кримінально-виконавчої установи, командування дисциплінарного батальйону, військової частини чи начальника гарнізону. Тому в ці органи разом з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, надсилається додаткова копія вироку, яка після відбуття засудженим основного покарання або в разі умовно-дострокового звільнення чи заміни покарання більш м'яким надсилається в кримінально-виконавчу інспекцію за місцем проживання засудженого або військову частину за місцем служби засудженого.

16.1.12. Після набрання вироком про позбавлення засудженого військового, спеціального звання, рангу, чину або кваліфікаційного класу законної сили його копія надсилається органові чи посадовій особі, які присвоїли це звання, чин або кваліфікаційний клас.

Стосовно військовослужбовця запасу копія вироку надсилається до військового комісаріату за місцем його проживання.

16.1.13. Якщо особі призначено покарання (основне чи додаткове) у вигляді сплати штрафу, засудженому надсилається лист з роз'ясненням обов'язку сплатити штраф у місячний строк після набрання вироком законної сили, про що повідомити суд шляхом представлення документа про сплату штрафу. Якщо в установлений строк штраф не сплачено, протягом трьох діб з дня закінчення строку для добровільної сплати штрафу оформляється та надсилається до органу державної виконавчої служби за місцезнаходженням майна засудженого виконавчий лист про примусове стягнення штрафу.

Повернутий до суду виконавчий лист з постановою про неможливість виконання (стягнення штрафу) повторно звертається судом до виконання з роз'ясненням засудженому щодо зняття судимості.

16.1.14. У разі звільнення засудженого від відбування покарання з випробуванням суд надсилає кримінально-виконавчій інспекції за місцем проживання засудженого дві копії вироку, копії ухвал апеляційної і касаційної інстанцій, розпорядження про виконання вироку, що набрав законної сили, і підписку засудженого про явку до кримінально-виконавчої інспекції; щодо неповнолітнього - кримінально-виконавчій інспекції для виконання, службі у справах дітей для здійснення контролю за його поведінкою і відповідному органу внутрішніх справ, а щодо військовослужбовців - командирам військових частин, які здійснюють контроль за поведінкою таких засуджених.

У разі задоволення подання, якщо вирок у кримінальному провадженні постановлено судом, до якого подано подання, це подання з усіма документами долучається до матеріалів кримінального провадження, особова справа засудженого додається до матеріалів кримінального провадження; якщо вирок у кримінальному провадженні постановлено іншим судом, матеріали подання оформляються в окрему справу, до якої додається особова справа засудженого, копія постанови надсилається до суду, яким постановлено вирок, для долучення до матеріалів кримінального провадження.

У разі відмови у задоволенні подання, якщо вирок у кримінальному провадженні постановлено судом, до якого подано подання, - усі матеріали подання долучаються до матеріалів кримінального провадження, а особова справа повертається до кримінально-виконавчої інспекції для подальшого виконання, якщо вирок постановлено іншим судом, подання оформляється окремою справою, особова справа засудженого повертається до інспекції, копія постанови надсилається до суду, яким постановлено вирок, для прилучення до матеріалів кримінального провадження.

16.1.15. У разі звільнення від відбування покарання з випробуванням вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до семи років, суд надсилає кримінально-виконавчій інспекції за місцем їхнього проживання, яка здійснює контроль за поведінкою таких жінок, дві копії вироку з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, і підписку засудженої про явку в кримінально-виконавчу інспекцію.

16.1.16. Якщо до особи, яку засуджено до позбавлення чи обмеження волі, застосовано примусове лікування від хвороби, що становить небезпеку для здоров'я інших людей (туберкульоз, психічні, венеричні захворювання, СНІД, лепра, хронічний алкоголізм, наркоманія тощо), копія вироку направляється обласному (міському) наркологічному диспансеру, а там, де його немає, - центральній районній лікарні та органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого.

Якщо примусове лікування застосовано до особи, яку засуджено до інших видів покарання, копія вироку з роз'ясненням про обов'язок лікування вручається під розписку засудженому, а також надсилається до спеціального лікувального закладу та органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого.

16.1.17. Якщо за судовим рішенням до особи, яка перебуває під вартою, застосовано примусові заходи медичного характеру, копія ухвали, копія акта судово-психіатричної експертизи (завірена підписом судді та гербовою печаткою суду), особисті документи, що містяться у матеріалах кримінального провадження, надсилаються органу за місцезнаходженням неосудного (обмежено осудного), а щодо особи, яка не перебуває під вартою, зазначені документи надсилаються головному лікарю установи, де перебуває хворий.

16.1.18. У разі застосування примусових заходів виховного характеру до неповнолітньої особи копії вироку надсилаються:

а) службі у справах дітей за місцем проживання неповнолітнього - для виконання;

б) органу внутрішніх справ за місцем проживання неповнолітнього - для проведення індивідуально-профілактичної роботи;

в) батькам неповнолітнього або особам, які їх замінюють;

г) педагогічному або трудовому колективу, окремим громадянам, - якщо застосовано примусові заходи виховного характеру у вигляді передачі неповнолітнього їм під нагляд за їх згодою чи на їх прохання;

ґ) призначеному судом вихователю.

16.1.19. Якщо суд задовольняє клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності у зв'язку з передачею особи на поруки колективу підприємства, установи чи організації за їх клопотанням про це, прийнятим на загальних зборах, по одній копії ухвали про закриття кримінального провадження надсилається відповідному колективу, а також органу внутрішніх справ за місцем проживання особи.

Матеріали щодо контролю за виконанням таких ухвал перебувають протягом одного року в контрольному провадженні на кожну особу в апараті суду, також ведеться журнал обліку осіб, яких передано на поруки колективу підприємств, установ, організацій (додаток 45).

16.1.20. Якщо суд ухвалює виправдувальний вирок у зв'язку з відсутністю події кримінального правопорушення, відсутністю в діянні складу кримінального правопорушення або постановляє ухвалу про закриття кримінального провадження у зв'язку з смертю підозрюваного, обвинуваченого, крім випадків, якщо провадження є необхідним для реабілітації померлого, наявності вироку по тому самому обвинуваченню, що набрав законної сили, або постановлена ухвала суду про закриття кримінального провадження по тому самому обвинуваченню, відмови потерпілого його представника від обвинувачення у кримінальному провадженні у формі приватного обвинувачення, стосовно кримінального правопорушення, щодо якого не отримано згоди держави, яка видала особу, зі звільненням особи від кримінальної відповідальності, відмовою прокурора від підтримання державного обвинувачення копія рішення суду направляється учасникам судового провадження.

16.1.21. У разі, якщо особа зобов'язана до відшкодування збитків, заподіяних злочином, виконавчі листи виписуються не пізніше трьох днів після набрання судовим рішенням законної сили або після повернення справи з апеляційної чи касаційної інстанцій.

Якщо відшкодування збитків покладено солідарно на декількох осіб, виконавчі листи виписуються за кількістю боржників з обов'язковим зазначенням у кожному виконавчому листі загальної суми, що підлягає стягненню, та всіх осіб, які зобов'язані відшкодувати збитки. Виконавчі листи нумеруються за порядковим номером (№ 1, № 2 і т. д.). У супровідному листі вказується точне місцезнаходження (місце проживання) кожного боржника.

Виконавчі листи про відшкодування збитків на користь держави, державного бюджету, фізичних та юридичних осіб виписуються не пізніше трьох днів після набрання вироком законної сили або після повернення матеріалів кримінального провадження з апеляційної чи касаційної інстанцій та направляються судом безпосередньо до органу державної виконавчої служби за місцем проживання засудженого або місцезнаходженням його майна (у разі, якщо цивільний позов у кримінальному провадженні пред'явлено до початку судового провадження).

Якщо цивільний позов про стягнення моральної та матеріальної шкоди, завданої злочином, пред'явлений та розглянутий в порядку цивільного судочинства, то виконавчий лист після набрання рішенням суду законної сили передається судом на руки стягувачу за його заявою або на вимогу стягувача надсилається за його місцем проживання.

16.1.22. Судове рішення в частині стягнення судових витрат звертається до виконання з дотриманням вимог, зазначених в пункті 16.1.21 Інструкції.

16.1.24. Якщо за судовим рішенням необхідно знищити речові докази, які зберігаються в суді, вони знищуються після набрання судовим рішенням законної сили. Знищення речових доказів проводиться комісією в складі не менше трьох осіб: судді - головуючого в суді першої інстанції, керівника апарату суду, секретаря судового засідання, секретаря суду чи іншого працівника апарату суду. Знищення оформляється актом, у якому зазначаються номер справи (кримінального провадження) та дата судового рішення, дата, місце, спосіб знищення речових доказів (речового доказу), прізвища та посади членів комісії. Акт підписується всіма членами комісії, затверджується головою суду, чий підпис скріплюється гербовою печаткою суду, та долучається до матеріалів справи (кримінального провадження). У журналі обліку речових доказів (додаток 46) робиться запис про виконання судового рішення в частині знищення речових доказів.

В окремих випадках, коли це викликано особливими властивостями речових доказів, вони передаються іншим органам (органам внутрішніх справ, охорони здоров'я, представникам військових частин тощо). Разом з речовим доказом, який підлягає знищенню, надсилаються копія судового рішення та супровідний лист. Копія супровідного листа та отриманий після знищення акт про знищення підшиваються до матеріалів справи (кримінального провадження). У журналі обліку речових доказів робиться запис про виконання судового рішення в частині знищення речового доказу.

Якщо речові докази перебувають за межами суду, копія судового рішення або витяг з нього (з указівкою про знищення речових доказів) надсилається за місцезнаходженням речових доказів. До суду повинен надійти належним чином оформлений акт про знищення речових доказів, який долучається до матеріалів справи (кримінального провадження), а в журналі обліку речових доказів робиться відповідний запис.

Про необхідність отримати речові докази суд повідомляє їх власника (якщо речові докази перебувають у суді). У разі особистої явки власника речового доказу обов'язково встановлюється його особа (на підставі паспорта чи іншого документа, який містить фотографію). У розписці про отримання речових доказів чітко зазначається, на підставі якого документа встановлено особу, а також указуються орган, що видав документ, місце та дата його видачі. Якщо речові докази отримує представник юридичної чи фізичної особи, крім указаних дій, необхідно вимагати пред'явлення відповідної довіреності, яка долучається до матеріалів справи (кримінального провадження) разом з розпискою про отримання речових доказів.

Речові докази, інші предмети, які необхідно повернути їх власнику, зберігаються в суді до набрання вироком законної сили або до закінчення строку оскарження постанови чи ухвали про закриття справи (кримінального провадження). Якщо протягом шестимісячного строку клопотання про повернення речових доказів не надходило, працівник апарату суду, який відповідає за збереження речових доказів, доповідає про це судді - головуючому під час розгляду справи (кримінального провадження) в суді першої інстанції чи голові суду, які відповідно до статті 41 Конституції України можуть розглянути це питання в порядку виконання судового рішення.

Якщо за судовим рішенням необхідно повернути речові докази, що перебувають на зберіганні поза межами суду, копія судового рішення разом із супровідним листом надсилаються для виконання відповідному органу, установі, підприємству тощо, де перебувають на зберіганні речові докази. Про зазначену дію повідомляється власник.

У разі прийняття судом рішення щодо конфіскації речового доказу виконавчий лист, копія вироку та копія документа, що засвідчує місце зберігання речового доказу, передаються для виконання органу державної виконавчої служби за місцезнаходженням речового доказу.

16.3. Ухвали суду (слідчого судді) про задоволення (відмову у задоволенні) клопотань учасників кримінального провадження тощо надсилаються особі чи органу, які внесли таке клопотання та прокурору.

Ухвала про застосування, скасування чи зміну запобіжного заходу негайно оголошується під розписку особі, стосовно якої вона винесена. Якщо копії ухвал вручалися особі, то відповідні розписки про їх отримання приєднуються до матеріалів, що надійшли до суду.

16.4. Ухвала слідчого судді за результатами розгляду скарги на рішення, дії чи бездіяльність слідчого чи прокурора під час досудового розслідування невідкладно надсилається слідчому чи прокурору та особі, яка подала скаргу.

Копія ухвали про повернення скарги невідкладно надсилається особі, яка її подала, разом із скаргою та усіма доданими до неї матеріалами.

Копія ухвали про відмову у відкритті провадження невідкладно надсилається особі, яка подала скаргу, разом із скаргою та усіма доданими до неї матеріалами.

16.5. Ухвали постановлені судом, з питань які виникають під час та після виконання судових рішень, звертаються до виконання шляхом надіслання копії ухвали:

а) органу чи установі, які звернулися до суду з відповідним клопотанням, - для виконання;

б) суду, який постановив судове рішення, що виконується, - для долучення до матеріалів кримінального провадження;

в) особі, стосовно якої розглянуто клопотання, - для відома.

г) адміністрації місця попереднього ув'язнення чи органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого.

Ухвала про заміну невідбутої частини покарання більш м'яким чи про заміну штрафу покаранням у вигляді громадських робіт, виправних робіт штрафом, обмеження чи позбавлення волі службовим обмеженням, позбавлення волі триманням у дисциплінарному батальйоні виконується за правилами, установленими для виконання відповідних видів покарань.

16.6. Для виконання судового рішення в цивільній чи адміністративній справі, що набрало законної сили або допущено до негайного виконання, стягувачу за його письмовою заявою видається виконавчий лист. Якщо на підставі постановленого рішення належить передати майно, що є в кількох місцях, або якщо рішення постановлено на користь кількох позивачів чи проти кількох відповідачів, суд має право за заявою стягувачів видати кілька виконавчих листів, точно зазначивши, яку частину рішення треба виконати за кожним листом. У справах за позовами органів та осіб, яким надано право захищати права, свободи та інтереси інших осіб або державні чи суспільні інтереси, виконавчі листи видаються за заявами таких органів чи осіб або осіб, в інтересах яких заявлено позов.

Судові рішення у частині стягнення судового збору звертаються до виконання в загальному порядку.

У разі неотримання судом повідомлення (даних про отримання боржником копії судового наказу) судовий наказ (додаток 47) вважається таким, що не набрав законної сили.

Після отримання судом відомостей щодо точного місцезнаходження (місця проживання) боржника копія судового наказу надсилається боржнику повторно.

У справах окремого провадження звертається до виконання копія рішення суду. Звернення до виконання у справах про усиновлення проводиться шляхом надіслання копії рішення суду до органу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем ухвалення рішення, а у справах про усиновлення дітей іноземцями - також до Державного департаменту з усиновлення та захисту прав дитини.

У справах про позбавлення батьківських прав після набрання рішенням суду законної сили суд надсилає копію рішення державному органу реєстрації актів цивільного стану за місцем реєстрації народження дитини.

Звернення до виконання рішень іноземних судів проводиться в загальному порядку.

Якщо судом було вжито заходів щодо забезпечення позову за заявою осіб, на користь яких ухвалено судове рішення, суд разом з виконавчим листом видає копію документів, які підтверджують виконання ухвали суду про забезпечення позову.

16.6.1. Виконавчі листи виписуються не пізніше другого дня після набрання рішенням суду законної сили, а в справах, у яких рішення підлягає негайному виконанню, - у день постановлення рішення.

16.6.2. Виконавчі листи повинні заповнюватись чітко і грамотно. Ніякі помарки і виправлення у виконавчих листах не допускаються. Під час заповнення виконавчих листів про стягнення грошових сум на користь організацій вказуються номери рахунків у фінансових установах на підставі даних, що є в матеріалах судової справи.

16.6.3. Виконавчі листи реєструються в журналі обліку виконавчих документів, виданих судом (додаток 48).

У разі особистої явки стягувача виконавчий лист видається йому на руки під підпис.

На письмове прохання стягувача виконавчий лист судом надсилається для виконання в органи державної виконавчої служби або рекомендованим відправленням із супровідним листом стягувачу. Повернутий без вручення стягувачу виконавчий лист разом з конвертом приєднується до справи (матеріалів кримінального провадження). У разі повторного звернення стягувача до суду йому видається виконавчий лист.

У разі видачі дубліката виконавчого листа робиться відповідна відмітка в журналі обліку виконавчих документів, виданих судом (у графі "Примітки").

16.6.4. У справах про стягнення аліментів, про відшкодування збитків, завданих злочином, про відшкодування шкоди, заподіяної каліцтвом чи іншим ушкодженням здоров'я або втратою годувальника, про стягнення грошових сум з посадових осіб, винних у незаконному звільненні чи переведенні працівників або в невиконанні рішення суду про поновлення на роботі, виконавчий лист передається судом на руки стягувачу за його заявою після набрання рішенням суду чинності або на вимогу стягувача надсилається за його місцем проживання.

Виконавчі документи про стягнення судового збору надсилаються судом до місцевих органів державної податкової служби за місцезнаходженням суду.

У разі винесення судом ухвали про розшук боржника копія цієї ухвали надсилається в орган внутрішніх справ для виконання за останнім місцем реєстрації боржника.

16.6.5. Листування щодо виконання судового рішення підшивається до цивільної справи.

16.7. Копія постанови у справі про адміністративне правопорушення протягом трьох днів після закінчення розгляду справи вручається під підпис або надсилається рекомендованим листом особі, щодо якої її винесено.

У цей саме термін копія постанови вручається потерпілому або на вимогу потерпілого надсилається йому рекомендованим листом.

16.7.1. Копії постанов про заходи адміністративного стягнення надсилаються для виконання до відповідних органів, а також за місцем роботи, навчання або проживання правопорушника.

Виконавчі листи у справах про адміністративні правопорушення не видаються.

16.7.2. Постанова про накладення адміністративного стягнення підлягає виконанню з моменту її винесення.

У разі опротестування постанови про накладення адміністративного стягнення постанова підлягає виконанню після залишення протесту без задоволення, за винятком постанов про застосування заходу стягнення у вигляді попередження.

Не підлягає виконанню постанова про накладення адміністративного стягнення, якщо її не було звернуто до виконання протягом трьох місяців з дня винесення.

У разі відстрочки виконання постанови перебіг строку давності зупиняється до закінчення строку відстрочки.

16.7.3. Звернення до виконання постанови, що передбачає застосування адміністративного арешту, полягає в негайному надісланні двох копій постанови органу внутрішніх справ для виконання. Копія постанови надсилається також за місцем роботи, навчання, проживання особи (останнє може мати місце в разі застосування інших видів адміністративного стягнення).

16.7.4. Якщо до правопорушника застосовано стягнення у вигляді виправних робіт, дві копії постанови надсилаються на виконання до органу Державного департаменту України з питань виконання покарань не пізніш як наступного дня після її винесення.

16.7.5. Якщо до правопорушника застосовано стягнення у вигляді позбавлення спеціального права, копія постанови надсилається органу внутрішніх справ (про позбавлення права керувати транспортним засобом), Головній державній інспекції України з безпеки судноплавства чи капітану річкового порту (відповідно про позбавлення права керування маломірним судном чи річковим судном), органу мисливського господарства (про позбавлення права полювання).

16.7.6. Постанова про конфіскацію предмета, який став знаряддям учинення або безпосереднім об'єктом правопорушення, грошей надсилається на виконання органу державної виконавчої служби за місцезнаходженням цього предмета, грошей.

Виконання постанови про конфіскацію предмета, який став знаряддям учинення або безпосереднім об'єктом адміністративного правопорушення, грошей, одержаних унаслідок учинення адміністративного правопорушення, здійснюється шляхом вилучення конфіскованого предмета і примусового безоплатного звернення цього предмета у власність держави.

16.7.7. Постанова про оплатне вилучення предмета, який став знаряддям учинення або безпосереднім об'єктом правопорушення, надсилається на виконання органу державної виконавчої служби за місцезнаходженням цього предмета.

16.7.8. Звернення до виконання постанови про накладення штрафу передбачає пропозицію правопорушникові добровільно в 15-денний строк після вручення копії постанови сплатити штраф, про що роз'яснюється в супровідному листі, або під підпис після проголошення суддею постанови. У разі несплати штрафу добровільно копія постанови надсилається органу державної виконавчої служби за місцезнаходженням майна правопорушника, про що робиться відмітка в журналі обліку виконавчих документів, виданих судом.

16.7.9. Попередження як адміністративне стягнення вважається виконаним, якщо правопорушнику вручено копію постанови або проголошено її зміст, і про це є його розписка в справі.

16.7.10. У разі притягнення до адміністративної відповідальності за стрільбу з вогнепальної, холодної метальної чи пневматичної зброї в населених пунктах і в не відведених для цього місцях або з порушенням установленого порядку, а також за порушення правил зберігання, носіння або перевезення вогнепальної, холодної чи пневматичної зброї і бойових припасів особи, якій вогнепальну зброю, а також бойові припаси ввірено у зв'язку з виконанням службових обов'язків або передано в тимчасове користування, копія постанови надсилається відповідному підприємству, установі, організації для відома й органу внутрішніх справ для розгляду питання про заборону цій особі користуватися вогнепальною зброєю.

16.7.11. Постанова про накладення адміністративного стягнення за корупційні правопорушення у кожному випадку в триденний строк надсилається відповідному державному чи виборному органу для вирішення питання згідно з чинним законодавством.

16.7.12. При винесенні постанови про закриття провадження в справі та звільнення особи від адміністративної відповідальності з передачею матеріалів на розгляд трудового колективу копія цієї постанови надсилається для виконання трудовому колективу за його місцезнаходженням.

16.7.13. Контроль за правильним і своєчасним виконанням постанови суду про накладення адміністративного стягнення покладено на суд, тому він повинен вимагати та одержувати відповідні письмові повідомлення про виконання своїх рішень.

16.8. Відповідно до Положення про застосування Закону України "Про порядок відшкодування шкоди, завданої громадянинові незаконними діями органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і суду" , затвердженого наказом Міністерства юстиції України, Генеральної прокуратури України, Міністерства фінансів України від 04.03.96 № 6/5/3/41 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 06.03.96 за № 106/1131, громадянинові, а в разі його смерті - його спадкоємцям суд одночасно з повідомленням про закриття справи з копією виправдувального вироку, що набрав законної сили, або постановою (ухвалою) суду (судді) надсилає повідомлення, у якому роз'яснює, куди і протягом якого терміну можна звернутися за відшкодуванням шкоди і поновленням порушених прав.

Повідомлення складається за формою, встановленою в додатку до вказаного Положення . У повідомленні зазначається перелік тільки тих вимог, на які громадянин має право претендувати.

У разі відсутності відомостей про місце проживання спадкоємців повідомлення надсилається їм не пізніше п'яти днів з дня їх звернення до суду.

17.1. Приймання, облік і зберігання речових доказів у кримінальних провадженнях, цивільних, адміністративних справах і справах про адміністративні правопорушення, крім цієї Інструкції, провадяться відповідно до чинного законодавства.

17.2. Для зберігання речових доказів у суді обладнується спеціальне приміщення (сховище) зі стелажами, решітками на вікнах, оббитими металом дверима, охоронною та протипожежною сигналізацією. У разі відсутності такого приміщення виділяється спеціальне сховище (сейф, металева шафа достатнього розміру).

17.3. Для роботи з речовими доказами (зберігання, обліку тощо) наказом голови суду призначається працівник апарату суду.

17.4. Доступ до приміщення (сховища) для зберігання речових доказів можливий лише в присутності працівника апарату суду, відповідального за роботу з ними.

У разі його відсутності доступ до приміщення (сховища) можливий тільки в присутності голови суду, у якого повинен бути дублікат ключа від цього приміщення (сховища).

У таких випадках складається акт, у якому відображається, у зв'язку з чим і які саме об'єкти вилучені з приміщення (сховища) або поміщені в ньому. Акт передається працівникові апарату суду, на якого наказом голови суду покладені обов'язки щодо роботи з речовими доказами, для внесення відповідних записів у книгу обліку речових доказів.

17.5. Для обліку речових доказів у суді ведеться журнал обліку речових доказів, який зберігається в особи, відповідальної за роботу з речовими доказами.

Ведення журналу обліку речових доказів здійснюється за правилами ведення документів суворої звітності.

Кожний аркуш журналу нумерується, журнал прошнуровується і скріплюється гербовою печаткою, а також підписом голови суду.

17.6. Усі речові докази, що надходять до суду, реєструються в день їх надходження.

17.7. Речові докази, за винятком документів, що зберігаються разом з матеріалами кримінального провадження, повинні бути належним чином упаковані та опечатані працівником апарату суду.

Спосіб упаковки повинен забезпечувати неможливість підміни або зміни вмісту без порушення її цілісності та схоронність вилучених (отриманих) речових доказів від пошкодження, псування, погіршення або втрати властивостей, завдяки яким вони мають доказове значення.

На речові докази, які не можуть бути належним чином упаковані через громіздкість чи з інших причин, прикріплюється бирка у спосіб, що унеможливлює її зняття, зміну або пошкодження.

17.9. При реєстрації речових доказів у суді їм присвоюється номер (порядковий номер у журналі), у якому вказуються дата надходження, найменування речового доказу, кількість, номер кримінального провадження, до якої вони долучені, прізвище, ім'я, по батькові обвинуваченого. Після реєстрації речового доказу до його упаковки чіпляється бирка, на якій зазначається номер, за яким справа зареєстрована в суді, а також указується номер речового доказу.

17.11. Речові докази зазначені у пунктах 17 - 26 Порядку зберігання речових доказів стороною обвинувачення, їх реалізації, технологічної переробки, знищення, здійснення витрат, пов'язаних з їх зберіганням і пересиланням, схоронності тимчасово вилученого майна під час кримінального провадження , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 листопада 2012 р. № 1104, у суді не зберігаються.

17.13. У разі передавання кримінального провадження та речових доказів в інший суд про кожний з таких речових доказів робиться запис у журналі обліку речових доказів.

17.14. Після винесення судового рішення в журналі обліку речових доказів зазначаються його дата та прийняте судом рішення щодо речових доказів.

Звернення до виконання судового рішення в частині речових доказів проводиться згідно з вимогами, зазначеними в розділі 16 Інструкції.

17.15. Вимоги, зазначені в пунктах 17.1 - 17.14, установлені й щодо обліку речових доказів у справах про адміністративні правопорушення.

17.16. Речові докази в цивільних чи адміністративних справах, що подані сторонами, іншими учасниками процесу чи витребувані судом, зберігаються в справі або за окремим описом здаються працівником апарату суду в камеру схову речових доказів суду.

Після набрання рішенням законної сили речові докази повертаються особам, від яких були одержані, або передаються особам, за якими суд визнав право на ці речові докази.

17.17. Про рух речових доказів у справі працівник апарату суду робить відповідні записи в журналі обліку речових доказів.

17.18. До матеріалів справи (кримінального провадження) долучаються акти про знищення речових доказів, розписки осіб, яким повернуто речові докази, виконавчі листи, постанови у справах про адміністративні правопорушення разом з відмітками про повне виконання судового рішення.

Акти про знищення речових доказів, долучені до матеріалів судових справ (кримінального провадження), повинні обов'язково затверджуватися керівником органу (установи, підприємства), що проводив знищення, з відбитком гербової печатки органу (установи, підприємства).

17.19. Використання речових доказів для службових чи інших потреб категорично заборонено.

Також категорично забороняється працівникам апарату суду проводити реалізацію і придбання речових доказів, предметів конфіскації та приймати участь у прилюдних торгах щодо конфіскованого майна.

17.21. Голова суду зобов'язаний не рідше одного разу на рік перевіряти стан та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів щодо їх приймання, передавання, про що складається відповідний акт. Зі змістом акта після його складення ознайомлюють працівника апарату суду, який відповідає за роботу з речовими доказами, та інших працівників суду.

Акт зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ суду.

17.22. При звільненні працівника апарату суду від виконання обов'язків щодо роботи з речовими доказами головою суду утворюється спеціальна комісія для перевірки відповідності фактичної наявності речових доказів, переданих на зберігання вказаній особі, записам у журналі обліку речових доказів. Результати перевірки відображаються в акті приймання-передавання речових доказів іншому працівникові апарату суду, на кого такі обов'язки покладено відповідним наказом голови суду.

18.1. Діяльність суду забезпечується системою процесуальних документів, наказів і розпоряджень голови суду, що складають його документообіг.

18.2. Судові документи оформлюються відповідно до вимог Цивільного процесуального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу про адміністративні правопорушення України, інших законодавчих і нормативно-правових актів, а також цієї Інструкції.

Тексти рішень, ухвал та інших процесуальних документів суду зберігаються в автоматизованій системі документообігу суду у вигляді відповідного електронного документа, засвідченого електронним цифровим підписом судді (судді-доповідача).

( Дію абзацу третього пункту 18.2 зупинено згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 93 від 27.06.2013 )

На кожній сторінці судових рішень, виконавчих листів, які видаються на підставі наявних у автоматизованій системі даних, у момент друку автоматично формується унікальний штрих-код, що розміщується в нижньому правому куті документа. Унікальний штрих-код містить код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

( Дію абзацу четвертого пункту 18.2 зупинено згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 93 від 27.06.2013 )

Видача (надсилання, вручення) судових рішень, їх копій, виконавчих листів та їх дублікатів без унікального штрих-коду забороняється.

18.3. Під час підготовки та оформлення документів необхідно дотримуватись правил, що забезпечують їх юридичну силу, оперативне та якісне виконання і пошук, можливість обробки за допомогою комп'ютерної та електронної техніки, використання документів як одного з джерел інформації.

18.4. Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових реквізитів: найменування (або бланк із зазначенням назви) установи чи організації (автора), її місцезнаходження, посади особи, яка підписала документ, дати, підпису та в необхідних випадках - відбитка печатки, реєстраційного номера.

У процесі підготовки та оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

18.5. Документи можуть оформлятися на бланках з порядком розташування реквізитів, установлених Національним стандартом України.

Бланки документів виготовляються на папері форматів А4 і А5.

18.6. Найменування суду вказується в документі відповідно до Мережі місцевих загальних судів , затвердженої Указом Президента України від 20 травня 2011 року № 591.

18.7. Назва документа повинна відповідати змісту процесуальної чи управлінської дії (наказ, розпорядження голови суду тощо), що документується.

18.8. Документи можуть бути адресовані як підприємствам, установам, організаціям, їх структурним підрозділам, так і конкретним посадовим особам, а також громадянам.

18.9. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу їх найменування зазначаються у називному відмінку, а посада і прізвище посадової особи - у давальному. Наприклад:

18.10. У разі адресування документа керівникові організації її найменування включається до складу найменування посади адресата. Наприклад:

18.11. Якщо документ адресують декільком посадовим особам, їхні посади зазначаються узагальнено. Наприклад:

18.12. У разі адресування документа декільком однорідним установам, організаціям їх найменування зазначаються узагальнено. Наприклад:

18.13. Повна поштова адреса, якщо документ надсилається одному кореспонденту, указується відповідно до загальних поштових правил. Наприклад:

18.14. Вихідний номер кореспонденції, що підлягає відправленню, проставляється з додержанням таких правил:

у листуванні щодо справ, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, а також звернень вихідний номер повинен відповідати номеру, за яким ці справи зареєстровано в місцевому суді;

у листуванні щодо іншої кореспонденції вихідний номер повинен відповідати номеру, за яким документи зареєстровано в журналі реєстрації вхідної кореспонденції.

Посилання на вхідний номер та дату документа, на який надсилається відповідь, складається з постійної частини

"на № _______ від ____________",

що є обов'язковим реквізитом для листів суду, складається і розміщується під вихідними датою та номером документа.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на номери та дати всіх вхідних документів є обов'язковим.

18.15. Заголовок як реквізит документа використовується з метою оперативного встановлення призначення документа при його реєстрації та подальшому опрацюванні.

Заголовок документа повинен бути стислим, коротким та вичерпно формулювати зміст документа.

18.16. Якщо документ має додатки, які були названі в тексті, то під основним текстом листа зазначається про це. Наприклад:

Додаток: на 10 арк. у 3 прим.

18.17. Якщо додатки за текстом не названі, то необхідно перелічити їх назви, кількість аркушів та примірників кожного. За наявності в додатку декількох документів вони вказуються під порядковими номерами. Наприклад:

Додаток:

1. Копія вироку на 4 арк.

2. Копія заяви на 2 арк.

3. Лист на 1 арк

18.18. На додатках до розпорядчого документа у правому верхньому куті зазначаються назва документа, його дата і номер. Наприклад:

Додаток до наказу голови Печерського

районного суду м. Києва

від 12.01.2005 № 65.

18.19. Резолюція як окремий вид документа повинна містити такі реквізити: прізвище виконавця (виконавців), зміст, термін виконання, підпис автора резолюції, дату.

18.20. На документах, які не вимагають додаткових указівок і мають типові терміни виконання, у резолюції вказуються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

18.21. До передачі документа на підпис виконавець повинен відредагувати його зміст, оформити текст згідно з вимогами Інструкції.

18.22. Кожний примірник документа, що розсилається не на бланку суду, повинен містити кутовий штамп суду.

18.23. Листи, що надсилаються простою кореспонденцією, реєструються у журналі реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 49). Для відправлення рекомендованих листів складаються реєстри на відправлення рекомендованої кореспонденції (додаток 50). Ці реєстри підписуються відповідним працівником апарату суду, який проставляє на них штамп суду, і підшиваються окремо у відповідну справу згідно з номенклатурою справ суду в хронологічному порядку.

18.24. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, по змозі без прийменників, сполучників, займенників і розділових знаків. Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

18.25. Текст телеграми друкується з одного боку аркуша через два інтервали, без абзаців, переносів і виправлень. Телеграми, що надсилаються учасникам судового процесу, підписуються суддею, в інших випадках - головою суду.

18.26. У разі необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: "Термінова" тощо.

18.27. У телеграмі під рискою друкується місцезнаходження суду (без скорочення, з розділовими знаками), найменування суду, посада особи, яка підписала телеграму, її ініціали, прізвище, дата.

18.28. Телеграма виготовляється в трьох примірниках. Перший примірник телеграми здається у відділення зв'язку для надсилання адресату, другий з відміткою відділення зв'язку про прийняття телеграми повертається виконавцеві для приєднання до справи, третій передається до фінансового підрозділу.

18.29. Кореспонденція, що надсилається з розсильним (кур'єром), записується в розносну книгу для місцевої кореспонденції (додаток 51) і передається за призначенням під підпис у цій книзі.

18.30. Судові справи (матеріали кримінальних проваджень) надсилаються за призначенням з розсильним (кур'єром) або рекомендованими бандеролями, а позовні заяви, заяви, скарги, копії судових рішень, виконавчі документи та інші документи стосовно виконання судових рішень - рекомендованими листами.

19.1. Проекти наказів суду та розпоряджень голови суду розробляє за дорученням голови суду керівник апарату суду чи інший працівник апарату суду. Накази суду та розпорядження голови суду підписує голова суду. Накази суду поділяються на накази з основної діяльності, накази за особовим складом та накази про надання відпусток.

19.2. Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

19.2.1. У констатуючій частині викладається мета запропонованих дій. Якщо основою для видання наказу є законодавчий акт, нормативно-правовий акт чи розпорядчий документ, то в констатуючій частині зазначаються його назва, дата, номер, заголовок, викладається зміст тієї частини документа, що безпосередньо стосується судових органів.

19.2.2. Розпорядча частина починається словом "Наказую". У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються виконавці, конкретні дії та термін виконання запропонованих дій.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти, про це зазначається в його тексті.

В останньому пункті розпорядчої частини, у разі потреби, указується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.

19.2.3. Реєстрація наказів здійснюється в журналі реєстрації наказів, де вказуються дата реєстрації, порядковий номер наказу та короткий зміст. Накази голови суду формуються в справи за категоріями залежно від терміну їх зберігання. Сформовані з наказів справи заносяться до номенклатури справ суду. До передачі в архів суду накази зберігаються в керівника апарату суду.

19.2.4. Накази нумеруються в межах календарного року за порядком їх підписання головою суду та реєстрації в журналі реєстрації наказів.

19.3. Розпорядження оформлюються в такому самому порядку, як і накази, тільки розпорядча частина починається словом "Пропоную", "Вимагаю", "Зобов'язую". Реєстрація розпоряджень також здійснюється за правилами, установленими для наказів.

19.4. Протокол засідання (наради) - це документ, у якому фіксується хід обговорення питань і прийняття рішень на нараді працівників апарату суду.

19.4.1. Текст протоколу засідання (наради) складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина протоколу засідання (наради) містить такі реквізити: "Головуючий", "Секретар", "Присутні", "Порядок денний".

Основна частина протоколу засідання (наради) складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Зміст кожного розділу викладається за схемою: "Слухали", "Виступили", "Постановили" ("Ухвалили"). Основний зміст доповідей і виступів викладається у протоколі або додається до нього.

19.4.2. Рішення може бути виготовлено окремо й у цьому разі додається до протоколу.

19.4.3. Протокол підписується головуючим на засіданні (нараді) та секретарем.

19.4.4. Протоколи засідань (нарад, зборів) нумеруються за порядком складання в межах календарного року. Протокол спільного засідання (нарад, зборів) працівників суду та інших організацій має складний номер, який включає номери протоколів засідань (нарад, зборів) організацій, що взяли участь у роботі загального засідання (нарад, зборів).

19.4.5. Матеріали нарад чи засідань апарату суду формуються в окремі справи відповідно до номенклатури справ суду.

20.1. Робота бібліотеки суду проводиться на підставі Положення про бібліотеку суду , затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 18 березня 2011 року № 65.