З метою вдосконалення організації роботи з ведення діловодства в місцевих загальних судах та приведення у відповідність до чинного законодавства

1. Затвердити Зміни та доповнення до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 27.06.2006 N 68, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 24.07.2006 за N 860/12734 (далі - Інструкція), що додаються.

2. Управлінню організації роботи з ведення судової статистики, діловодства та архіву судів (Букіна Л.Є.) довести цей наказ до відома голів місцевих загальних судів.

3. Рекомендувати головам місцевих загальних судів організувати вивчення Інструкції суддями та працівниками апарату судів.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної судової адміністрації України Булку О.А.

1. До пункту 3.1 Інструкції внести такі зміни:

1.1. Доповнити пункт останнім абзацом такого змісту:

"Вимоги щодо захисту даних інформаційної системи наводяться в технічному завданні на створення програмно-технологічного комплексу".

1.2. Доповнити пункт абзацами другим, третім та четвертим такого змісту:

"У разі, коли до суду надходять у незначній кількості документи з грифом "Для службового користування", то такі документи реєструються у загальному порядку, при цьому в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та відповідній обліково-статистичній картці до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

Указані документи долучаються до матеріалів відповідної справи. На справі робиться позначка "ДСК".

Якщо справа зареєстрована як така, що підлягає розгляду в порядку одного судочинства (провадження), а згодом розглянута в порядку іншого судочинства (провадження) заводиться, нова обліковостатистична картка відповідно до категорії справи, за якою вона розглянута. Справі присвоюється новий індекс та номер. Попередньо заведена картка перекреслюється та робиться відмітка "помилково зареєстрована". Картка не вилучається, а зберігається у відповідній картотеці".

У зв'язку з цим абзаци другий - чотирнадцятий уважати відповідно абзацами п'ятим - сімнадцятим.

2. Перше речення абзацу першого підпункту 3.2.1 Інструкції після слів "Кримінальна справа" доповнити словами "з обвинувальним висновком", а слово "матеріали" замінити словом "справа".

3. Абзац третій підпункту 3.2.2 Інструкції доповнити реченнями другим і третім такого змісту:

"Справі присвоюється номер кримінальної справи. У пункті "інші відмітки" картки (додаток 5) робиться запис про фактичне місцезнаходження справи".

4. До підпункту 3.2.3 Інструкції внести такі зміни:

4.1. Перше речення абзацу першого після слів "про звільнення від кримінальної відповідальності" доповнити словами "або про закриття справи у зв'язку із закінченням строків давності (у справах з невстановленими особами, які вчинили злочин)".

4.2. Перше речення абзацу другого після слова "Прізвище" доповнити словами "обліково-статистичної картки на справу щодо звільнення особи від кримінальної відповідальності".

4.3. Абзац третій доповнити реченнями другим і третім такого змісту:

"Справі присвоюється номер кримінальної справи. У пункті "інші відмітки" картки (додатки 5, 6) робиться запис про фактичне місцезнаходження справи".

5. Абзац перший підпункту 3.2.4 Інструкції викласти в новій редакції:

"3.2.4. Справи за поданнями органу дізнання, слідчого, прокурора (про застосування заходів безпеки, продовження строків тримання під вартою, проведення обшуку, огляду житла чи іншого володіння особи, проведення виїмки документів, що становлять державну та/або банківську таємницю, проведення виїмки документів виконавчого провадження, вилучення оригіналів фінансово-господарських та бухгалтерських документів, примусової виїмки з житла чи іншого володіння особи, направлення обвинуваченого на стаціонарну експертизу, проведення позапланової виїзної ревізії тощо), скарги на їх дії та рішення (про відмову в застосуванні заходів безпеки або про їх скасування, відмову в порушенні кримінальної справи тощо) реєструються в обліково-статистичних картках на справу за поданням органу дізнання, слідчого, прокурора або скаргою на їх дії (додаток 7) та алфавітному покажчику кримінальних справ. Не реєструються в такому порядку скарги, які розглядаються під час попереднього розгляду або під час розгляду кримінальної справи в суді, а долучаються до матеріалів справи".

6. Перше речення підпункту 3.3.3 Інструкції після слів та розділового знаку "ухвали суду," доповнити словами та розділовим знаком "судового наказу в цивільній справі,".

7. Доповнити пункт 3.3 Інструкції новим підпунктом 3.3.7 такого змісту:

"3.3.7. Скарги на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби реєструються в журналі обліку скарг на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби (додаток 58)".

8. У третьому реченні підпункту 3.4.1 Інструкції слова "зустрічних позовів уноситься запис" замінити словами "в одне провадження кількох вимог уноситься запис про дату об'єднання".

9. Перше речення підпункту 3.4.3 Інструкції після слів "ухвали суду" доповнити словами "в адміністративній справі".

10. До пункту 3.8 Інструкції внести такі зміни:

10.1. В абзаці другому слова "матеріали про застосування примусових заходів медичного характеру, скарги приватного обвинувачення" замінити словами "справи про застосування примусових заходів медичного характеру, скарги потерпілих про притягнення до кримінальної відповідальності".

10.2. В абзаці шістнадцятому слова "слідчих органів" замінити словами "органу дізнання, слідчого, прокурора".

10.3. Абзац дев'ятнадцятий викласти в новій редакції:

"6" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах (клопотання про скасування рішень третейського суду чи міжнародного комерційного арбітражу, клопотання про видачу виконавчих листів за рішенням третейського суду, заяви про видачу дублікатів виконавчих листів чи судових наказів)".

11. Пункт 3.11 Інструкції доповнити другим та третім абзацами такого змісту:

"Кримінальні справи, вироки в яких скасовані тільки в частині цивільного позову, або якщо особа не пред'явила цивільного позову в кримінальній справі, а також особа, цивільний позов якої залишився без розгляду, має право пред'явити його в порядку цивільного судочинства.

Такі справи реєструються в порядку цивільного судочинства".

12. До пункту 5.5 Інструкції внести такі зміни:

12.1. Абзац сьомий виключити, у зв'язку з цим абзаци восьмий - чотирнадцятий вважати абзацами сьомим - тринадцятим відповідно.

12.2. Доповнити пункт новим абзацом п'ятим такого змісту:

"протокол попереднього розгляду справи", у зв'язку з цим абзаци п'ятий - тринадцятий вважати відповідно абзацами шостим - чотирнадцятим.

12.3. Останній абзац після слів "протоколом судового засідання" доповнити словами "в хронологічному порядку".

13. У шостому абзаці пункту 5.6 Інструкції слова "державного мита" замінити словами "судового збору".

14. У першому абзаці пункту 5.8 Інструкції слова "в прийнятті позовної заяви (заяви)" замінити словами "у відкритті провадження у справі".

15. Підпункт 5.8.1 Інструкції виключити.

16. Пункт 6.5.1 Інструкції доповнити новим абзацом десятим такого змісту:

"На поштовій кореспонденції, де міститься судова повістка, проставляються відповідні відмітки зі штампом суду "Судова повістка".

У зв'язку з цим абзаци десятий - дванадцятий уважати відповідно абзацами одинадцятим - тринадцятим.

17. Назву розділу 9 Інструкції викласти в новій редакції:

"9. Робота з позовними заявами, заявами окремого провадження, у відкритті провадження у справі за якими позивачеві (заявникові) відмовлено".

18. У пунктах 9.1 та 9.2 Інструкції слова "в прийнятті позовної заяви (заяви)" замінити словами "у відкритті провадження у справі".

19. У пунктах 9.2 та 10.2 Інструкції слова "про повернення позовної заяви (заяви)" та відповідно "про повернення позовної заяви" виключити.

20. Назву розділу 10 Інструкції викласти в новій редакції:

"10. Робота з адміністративними позовами, у відкритті провадження в адміністративній справі за якими позивачеві відмовлено".

21. У пунктах 10.1 та 10.2 Інструкції слова "в прийнятті позовної заяви" замінити словами "у відкритті провадження в адміністративній справі".

22. Друге речення абзацу другого пункту 11.1 Інструкції викласти в такій редакції:

"Перелік друкованих засобів масової інформації місцевої сфери розповсюдження, у яких розміщуються оголошення про виклик до суду відповідача, третіх осіб і свідків, місце фактичного проживання (перебування) яких невідоме, щороку затверджується відповідним розпорядженням Кабінету Міністрів України".

23. Пункт 12.2 Інструкції виключити.

24. В абзаці четвертому пункту 13.4 слова "лише тих справ, у яких ведеться протокол судового засідання" замінити словами "справ і матеріалів, які розглядались суддею протягом робочого дня (у тому числі справ про адміністративні правопорушення; що порушуються за скаргою потерпілих тощо)".

25. Абзац другий пункту 15.1 Інструкції виключити.

26. Підпункт 15.2.3 Інструкції викласти в новій редакції:

"15.2.3. Постанова про залишення апеляції без руху залишається у судді до остаточного вирішення питання про її прийняття".

27. Пункт 15.3 Інструкції виключити.

28. Пункт 15.4 доповнити третім реченням такого змісту:

"На першій сторінці заяви про апеляційне оскарження чи апеляційної скарги проставляється штамп вхідної кореспонденції із зазначенням дати надходження документа до суду та реєстраційного номера документа".

У зв'язку з цим речення третє, четверте вважати відповідно реченнями четвертим, п'ятим.

29. Перше речення абзацу другого підпункту 16.1.4 Інструкції після слова "надсилаються" доповнити словами "до кримінально-виконавчої інспекції Державного департаменту України з питань виконання покарань".

30. Підпункт 16.1.5 Інструкції доповнити абзацом другим такого змісту:

"Якщо за вироком суду із засудженого, який знаходиться в місцях позбавлення волі, стягнено моральну та матеріальну шкоду, виконавчі листи направляються до відділу державної виконавчої служби, за місцем знаходження майна засудженого. Коли сума збитків не може бути відшкодована за рахунок майна, ще один виконавчий лист надсилається за місцем знаходження засудженого".

У зв'язку з цим абзаци другий - четвертий уважати відповідно абзацами третім - п'ятим.

31. Абзац другий підпункту 16.1.7 Інструкції виключити.

32. В абзаці першому підпункту 16.1.14 Інструкції слова "органу у справах неповнолітніх" замінити словами "службі у справах дітей".

33. В абзаці першому підпункту 16.1.16 Інструкції слова "виконання вироку в цій частині здійснюється за місцем відбування покарання" замінити словами "копія вироку направляється обласному (міському) наркологічному диспансеру, а там, де його немає, - центральній районній лікарні та органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого".

34. У абзаці другому та сьомому підпункту 16.1.18 Інструкції слово "неповнолітніх" замінити словом "дітей".

35. Пункт 16.1.21 Інструкції викласти в новій редакції:

"16.1.21. У разі, якщо особа зобов'язана до відшкодування збитків, заподіяних злочином, виконавчі листи виписуються не пізніше трьох днів після набрання судовим рішенням законної сили або після повернення справи з апеляційної чи касаційної інстанцій.

Якщо відшкодування збитків покладено солідарно на декількох осіб, виконавчі листи виписуються за кількістю боржників з обов'язковим зазначенням у кожному виконавчому листі загальної суми, що підлягає стягненню, та всіх осіб, які зобов'язані відшкодувати збитки. Виконавчі листи нумеруються за порядковим номером (N 1, N 2 і т.д.). У супровідному листі вказується точне місцезнаходження (місце проживання) кожного боржника.

Виконавчі листи про відшкодування збитків на користь держави, державного бюджету, фізичних та юридичних осіб виписуються не пізніше трьох днів після набрання вироком законної сили або після повернення справи з апеляційної чи касаційної інстанцій та направляються судом безпосередньо до органу державної виконавчої служби за місцем проживання засудженого або місцезнаходженням його майна (у разі, якщо цивільний позов у кримінальній справі пред'явлено до початку судового слідства).

Якщо цивільний позов про стягнення моральної та матеріальної шкоди, завданої злочином, пред'явлений та розглянутий в порядку цивільного судочинства, то виконавчий лист після набрання рішенням суду законної сили передається судом на руки стягувачу за його заявою або на вимогу стягувача надсилається за його місцем проживання.

Справа підлягає здачі в архів після долучення до матеріалів справи повернутих виконавчих листів з відміткою про відшкодування збитків (якщо стягнення проводилося на користь держави чи до державного бюджету) або копій супровідних листів, за якими надіслано виконавчі листи до органу державної виконавчої служби за місцезнаходженням майна засудженого, місцем роботи чи місцем проживання засудженого (якщо стягнення проводилося на користь фізичних чи юридичних осіб), або після долучення до матеріалів справи постанови про неможливість виконання.

У разі, якщо стягувач не звернувся до суду із заявою про видачу виконавчого листа про виконання вироку суду після набрання ним законної сили, справа передається до архіву суду після закінчення календарного року".

36. Пункт 16.2 Інструкції викласти в новій редакції:

"16.2. Постанова судді про закриття кримінальної справи у зв'язку зі звільненням від кримінальної відповідальності, винесена у справі, що надійшла до суду без обвинувального висновку, звертається до виконання так:

якщо відмовлено у звільненні від кримінальної відповідальності, копія постанови про відмову у звільненні від кримінальної відповідальності надсилається прокуророві, особі, стосовно якої розглянуто справу, та потерпілому. Органу, який надіслав до суду матеріали справи, остання повертається разом з оригіналом постанови про відмову у звільненні від кримінальної відповідальності; копія постанови про відмову у звільненні від кримінальної відповідальності підшивається до відповідної справи за номенклатурою суду;

якщо засуджений звільняється від покарання за хворобою, копія вироку разом з розпорядженням направляється до установи, в якій утримується засуджений, прокуророві, особі, стосовно якої розглянуто справу, та потерпілому. Справи зазначеної категорії зберігаються в суді згідно з правилами, установленими відповідними інструкціями з архівної справи;

якщо кримінальну справу закрито та особу звільнено від кримінальної відповідальності, копія постанови про закриття кримінальної справи надсилається органу, який надіслав до суду матеріали справи, прокуророві, особі, стосовно якої розглянуто справу, та потерпілому. Справи зазначеної категорії зберігаються в суді згідно з правилами, установленими відповідними інструкціями з архівної справи".

37. Абзаци перший - третій пункту 16.4 Інструкції викласти в такій редакції:

"16.4. Постанова судді за результатами розгляду скарги на дії органу дізнання, слідчого, прокурора (про відмову в застосуванні заходів безпеки або про їх скасування, про відмову в порушенні кримінальної справи, про закриття кримінальної справи тощо) звертається до виконання так:

якщо скаргу задоволено, копія постанови надсилається особі, яка винесла постанову, що була оскаржена, прокуророві та особі, яка подала скаргу. Разом з копією постанови органу дізнання, органу слідства чи прокуророві повертаються для проведення додаткової перевірки, відновлення слідства або дізнання тощо матеріали, які були витребувані від них;

якщо скаргу залишено без задоволення, копія постанови надсилається особі, яка винесла постанову, що була оскаржена, прокуророві та особі, яка подала скаргу".

38. Доповнити Інструкцію новим підпунктом 16.4.1 такого змісту:

"16.4.1. Постанова судді за результатами розгляду скарги на постанову органу дізнання, слідчого, прокурора про порушення кримінальної справи звертається до виконання так:

якщо скаргу задоволено, копія постанови судді про відмову в порушенні справи надсилається прокурору, органу, який порушив кримінальну справу, органу, у провадженні якого вона перебуває, особі, яка подала скаргу, її захиснику чи законному представнику, потерпілому та особі, за заявою якої порушено кримінальну справу. Подані до суду документи зберігаються в матеріалах провадження за скаргою до набрання законної сили постановою судді. Надалі ці матеріали зберігаються в суді;

якщо відмовлено в задоволенні скарги, матеріали справи повертаються органу, який проводить досудове слідство. Копії документів залишаються в матеріалах провадження за скаргою.

Справа підлягає здачі в архів суду після долучення до матеріалів справи належним чином оформлених документів про отримання зазначеними в другому та третьому абзацах цього пункту особами копій постанови".

39. Пункт 16.5 Інструкції доповнити абзацом п'ятим такого змісту:

"г) адміністрації місця попереднього ув'язнення чи органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого".

У зв'язку з цим абзаци п'ятий, шостий уважати відповідно абзацами шостим, сьомим.

40. До пункту 16.6 Інструкції внести такі зміни:

40.1. Абзаци третій та четвертий замінити трьома новими абзацами такого змісту:

"У разі неотримання судом повідомлення (даних про отримання боржником копії судового наказу чи відповідачем копії заочного рішення) судовий наказ (додаток 47) чи заочне рішення вважаються такими, що не набрали законної сили.

Після з'ясування точного місцезнаходження (місця проживання) боржника (відповідача) копія судового наказу (заочного рішення) надсилається боржнику (відповідачу) повторно.

У справах окремого провадження звертається до виконання копія рішення суду. Звернення до виконання у справах про усиновлення проводиться шляхом надіслання копії рішення суду до органу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем ухвалення рішення, а у справах про усиновлення дітей іноземцями - також до Державного департаменту з усиновлення та захисту прав дитини".

У зв'язку з цим абзаци п'ятий - сьомий уважати відповідно абзацами шостим - восьмим.

41. Підпункт 16.7.6 Інструкції доповнити абзацом другим такого змісту:

"Виконання постанови про конфіскацію предмета, який став знаряддям учинення або безпосереднім об'єктом адміністративного правопорушення, грошей, одержаних унаслідок учинення адміністративного правопорушення, здійснюється шляхом вилучення конфіскованого предмета і примусового безоплатного звернення цього предмета у власність держави".

У зв'язку з цим абзац другий вважати абзацом третім відповідно.

42. У підпункті 16.7.11 Інструкції слова "про звільнення особи з посади (у тому числі виборної), про інше усунення її від виконання функцій держави або про дострокове припинення її депутатських повноважень" замінити словами "згідно з чинним законодавством".

43. Третє речення пункту 19.1 Інструкції викласти в такій редакції:

"Накази суду поділяються на накази з основної діяльності, накази за особовим складом та накази про надання відпусток".

44. Абзац сьомий пункту 23.2 Інструкції доповнити другим реченням такого змісту:

"Інші відомості зазначаються в журналі обліку видачі судових справ для ознайомлення".

45. Пункт 23.5 Інструкції доповнити новим абзацом такого змісту:

"У разі надіслання справи за межі суду виготовляється копія судового рішення, яким закінчено розгляд справи, та зберігається в суді".

46. Пункти 23.6 та 23.7 Інструкції викласти в новій редакції:

"23.6. Копії документів, долучених до справи, завірені гербовою печаткою суду копії судових рішень, що набрали законної сили, та письмові довідки у справах видаються працівниками апарату суду або архіваріусами за письмовою заявою відповідно до процесуального законодавства після реєстрації копій у журналі видачі копій судових документів (додаток 57) та, в разі потреби, після сплати судового збору.

23.7. Копії вироків, рішень, ухвал, постанов у справах повинні бути підписані та скріплені гербовою печаткою. У разі, якщо судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається на копії, що видається.

На вимогу нотаріальних органів, Бюро технічної інвентаризації, Державної автомобільної інспекції МВС на копії рішення зазначається інформація про те, що оригінал судового рішення знаходиться в матеріалах судової справи.

Фотокопії з документів, на яких вже є підпис судді, підписуються працівником апарату суду, суддею та завіряються "мокрою" гербовою печаткою, якщо рішення суду набрало законної сили".

47. У додаток 1 до пункту 2.2 Інструкції внести такі зміни:

47.1. Назву графи п'ятої викласти в такій редакції:

"резолюція, кому і коли передано або кому і коли надіслано".

47.2. Доповнити додаток графою сьомою з назвою "відмітки про виконання".

У зв'язку з цим графу сьому вважати графою восьмою.

48. Додаток 3 до підпункту 3.2.1 Інструкції викласти в новій редакції (додається).

49. Додаток 5 до підпункту 3.2.2 Інструкції викласти в новій редакції (додається).

50. У додатку 6 до підпункту 3.2.3 Інструкції :

пункт 18 викласти в новій редакції:

"18. Справу розглянуто з порушенням строків КПК України 18.1. так / 18.2. ні".

51. Додаток 7 до підпункту 3.2.4 Інструкції викласти в новій редакції (додається).

52. У додаток 8 до підпункту 3.2.5 Інструкції внести такі зміни:

52.1. У пункті 15 слова "для належного оформлення" виключити.

52.2. Пункт 18 викласти в такій редакції:

"18. Прізвище судді, на розгляді в якого знаходиться (знаходилась) справа __________________________".

53. Додаток 11 до підпункту 3.3.1 Інструкції викласти в новій редакції (додається).

54. У додаток 12 до підпункту 3.3.1 Інструкції внести такі зміни:

54.1. Речення "заводиться в день надходження заяви" доповнити знаком "*".

54.2. Підпункт 6.3.4 після слова "засобів" доповнити словом "боржника".

54.3. У пункті 6.4 слово "інший" замінити словами "іншу вимогу".

54.4. У пункті 7 вилучити знак та слово "____ коп.".

54.5. Пункт 9 викласти в такій редакції:

"9. Справу розглянуто з порушенням строків КПК України 9.1. так / 9.2. ні".

54.6. Доповнити картку пунктом 11 такого змісту:

"11. Прізвище судді, у провадженні якого знаходиться (знаходилась) заява, __________________________".

54.7. Доповнити картку знаком та реченням "* в

обліково-статистичній картці про видачу судового наказу робиться відповідна відмітка".

55. У додаток 13 до підпункту 3.3.1 Інструкції внести такі зміни:

55.1. Речення "заводиться в день надходження позовної заяви (справи)" доповнити розділовим знаком та словами", зустрічного позову".

55.2. Підпункти 6.1.1-6.3 викласти в новій редакції:

"6.1.1. ухвалою від "___"_________ ___ р. залишено без руху й надано термін до "___"_____________ ____ р. для усунення недоліків (ч. 1 ст. 121 ЦПК України);

6.1.2. недоліки не усунуто, заяву ухвалою від "___"__________ _____ р. повернуто позивачеві (ч. 2 ст. 121 ЦПК України);

6.2. ухвалою суду від "___"_______________ ______ р. заяву повернуто у зв'язку з:

6.2.1. подачею позивачем заяви про повернення йому позову;

6.2.2. непідсудністю справи цьому суду;

6.2.3. іншими обставинами;

6.3. ухвалою від "___"_______________ _____ р. відмовлено у відкритті провадження у справі".

55.3. Пункт 11 у графі першій після слова "сплачено" доповнити словом "добровільно" та доповнити другою графою "не сплачено внаслідок звільнення від сплати".

55.4. Пункти 16 та 17 викласти в такій редакції: