Відповідно до статті 23 Закону України "Про нотаріат" НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про державний нотаріальний архів, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 07.02.94 № 8/5 "Про затвердження Положення про державний нотаріальний архів", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 22.02.94 за № 30/239.

3. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (Ященко Н. В.):

3.1. Забезпечити подання на державну реєстрацію цього наказу відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами).

3.2. Довести цей наказ до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

4. Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі організувати в установленому порядку вивчення працівниками державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, приватними нотаріусами Положення про державний нотаріальний архів, затверджене цим наказом, та забезпечити належне виконання цього наказу.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Л. В. Єфіменка.

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

 

 

1. Відповідно до статті 23 Закону України "Про нотаріат" (далі - Закон) державні нотаріальні архіви (далі - архів) засновуються в обласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастополі для тривалого (до 75 років) централізованого зберігання та використання відомостей, що містяться в них, передачі документів до відповідного державного архіву, надання методичної та практичної допомоги державним нотаріальним конторам, приватним нотаріусам, органам місцевого самоврядування, посадові особи яких вчиняють нотаріальні дії та дії, прирівнювані до нотаріально посвідчених (далі - фондоутворювачі), з питань організації роботи з документами.

2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України та Державної архівної служби України (далі - Укрдержархів), а також цим Положенням.

3. Архів створюється і ліквідується Міністерством юстиції України.

4. Штат архіву затверджується територіальним органом Міністерства юстиції в межах встановленої для архіву штатної чисельності і фонду заробітної плати.

5. Керівництво архівом, матеріально-технічне, кадрове забезпечення, а також забезпечення архіву необхідним приміщенням, охороною та обладнанням здійснює територіальний орган Міністерства юстиції.

6. Архів є юридичною особою і має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.

7. Архів вправі створювати свої філії, які є його відокремленими підрозділами, що розташовані поза місцезнаходженням архіву, в межах областей, на які поширюється компетенція територіального органу Міністерства юстиції України. Філія здійснює всі або частину функцій архіву.

8. Філії не є юридичними особами і діють на підставі положення, що затверджується територіальним органом Міністерства юстиції за погодженням з архівом.

9. Основними завданнями архіву є:

комплектування документами, склад яких передбачено цим Положенням;

забезпечення збереження та використання відомостей, що містяться в документах, які знаходяться на зберіганні;

створення і вдосконалення довідкового апарату до документів;

здійснення контролю за зберіганням документів та обліково-довідкового апарату до документів, які зберігаються у фондоутворювачів;

підготовка та своєчасна передача документів, внесених до Національного архівного фонду (далі - НАФ) на зберігання, до відповідного державного архіву з додержанням вимог, передбачених нормативно-правовими актами Укрдержархіву.

10. Архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:

приймає від фондоутворювачів на зберігання документи нотаріального діловодства, сформовані відповідно до вимог, встановлених Законом, Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року № 3253/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 23 грудня 2010 року за № 1318/18613 (далі - Правила), крім документів, переданих / переміщених в умовах воєнного стану;

приймає на зберігання заповіти, що надійшли від посадових осіб, зазначених у статті 40 Закону;

приймає на зберігання заповіти та довіреності, посвідчені особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати, що надійшли від державної нотаріальної контори / приватного нотаріуса;

приймає на зберігання документи нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори, переміщені в умовах воєнного стану відповідно до Порядку переміщення документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори в умовах воєнного стану, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17 жовтня 2024 року № 2994/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2024 року за № 1574/42919;

приймає на зберігання справи нотаріальних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, закінчені у діловодстві документи довідкового та облікового характеру приватного нотаріуса, передані ним відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 11 лютого 2025 року № 356/5 "Деякі питання організації нотаріальної діяльності та ведення нотаріального діловодства приватних нотаріусів в умовах воєнного стану", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12 лютого 2025 року за № 212/43618;

приймає на тимчасове зберігання документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса, переміщені приватним нотаріусом в умовах воєнного стану відповідно до Порядку тимчасового переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса в умовах воєнного стану, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 лютого 2025 року № 356/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12 лютого 2025 року за № 212/43618;

погоджує описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та розглядає акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, які подаються на погодження експертної комісії відповідного територіального органу Міністерства юстиції;

організовує та здійснює зберігання документів, створює систему облікових документів архіву;

перевіряє наявність і стан справ постійного зберігання, що зберігаються в архіві;

проводить заходи щодо забезпечення режиму секретності;

створює та вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, що зберігаються в архіві;

створює та організовує зберігання страхового фонду;

виявляє унікальні документи;

проводить експертизу цінності документів, що знаходяться в архіві, та надає методичну допомогу експертній комісії, створеній при відповідному територіальному органу Міністерства юстиції, фондоутворювачам у проведенні експертизи цінності документів;

абзац тринадцятий пункту 10 виключено

складає списки фондоутворювачів, які передають документи до архіву, приймає ці документи на зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання у фондоутворювачів;

складає графіки приймання від фондоутворювачів документів на зберігання;

інформує територіальний орган Міністерства юстиції про стан роботи з документами та вносить пропозиції щодо її поліпшення;

здійснює підготовку документів НАФ та у встановленому порядку своєчасно передає документи, що знаходяться в архіві, і довідковий апарат до них на постійне зберігання до відповідного архіву з додержанням вимог нормативно-правових актів Укрдержархіву;

на договірних засадах здійснює науково-технічне опрацювання документів і справ, надає методичну і практичну допомогу з питань архівної справи та діловодства, надає інформаційні послуги відповідно до переліку та розмірів плати, встановлених Міністерством юстиції;