Відповідно до статей 2-1, 8-1, 14 Закону України "Про нотаріат", підпункту 69 пункту 4, пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, пункту 5 постанови Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2022 року № 164 "Деякі питання нотаріату в умовах воєнного стану" НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок тимчасового переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса в умовах воєнного стану, що додається.

2. Департаменту приватного права (Ференс О.):

подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади";

розмістити цей наказ на офіційному вебсайті Міністерства юстиції України.

3. Начальникам міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України сприяти у переміщенні документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса у разі звернення приватних нотаріусів, робоче місце (контора) яких розташовано в межах територій можливих / активних бойових дій / активних бойових дій, на яких функціонують державні електронні інформаційні ресурси, включених до Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затвердженого наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 22 грудня 2022 року № 309, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23 грудня 2022 року за № 1668/39004 (далі — Перелік), для яких не визначена дата припинення можливості бойових дій та дата завершення бойових дій.

4. Приватним нотаріусам, робоче місце (контора) яких розташовано в межах територій можливих / активних бойових дій / активних бойових дій, на яких функціонують державні електронні інформаційні ресурси, включених до Переліку, для яких не визначена дата припинення можливості бойових дій та дата завершення бойових дій, у разі виникнення загрози знищення, пошкодження документів нотаріального діловодства та архіву за наявності можливості вжити заходів для їх тимчасового переміщення відповідно до Порядку, затвердженого цим наказом.

5. Приватним нотаріусам, робоче місце (контора) яких розташовано в межах територій активних бойових дій / активних бойових дій, на яких функціонують державні електронні інформаційні ресурси, включених до Переліку, для яких не визначена дата завершення бойових дій, дозволити за погодженням з відповідним територіальним органом Міністерства юстиції України передати на зберігання до державного нотаріального архіву справи нотаріальних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, справи з кадрових питань в упорядкованому стані, а також закінчені у діловодстві документи довідкового та облікового характеру згідно з відповідними номенклатурами справ без припинення приватної нотаріальної діяльності. Кількість справ нотаріальних документів, що підлягатиме передачі, визначається приватним нотаріусом самостійно.

Передача справ нотаріальних документів здійснюється у порядку, встановленому Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року № 3253/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 23 грудня 2010 року за № 1318/18613.

6. Приватним нотаріусам, які перемістили документи нотаріального діловодства та архіву до окремого приміщення, розташованого на більш безпечній території України, до набрання чинності цим наказом здійснити заходи, передбачені пунктом 1 розділу III Порядку, затвердженого цим наказом.

7. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування, але не раніше дня набрання чинності постановою Кабінету Міністрів України від 07 лютого 2025 року № 131 "Про внесення зміни до постанови Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2022 р. № 164".

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції України Кучерявенка М.

1. В умовах воєнного стану в разі виникнення загрози знищення чи пошкодження документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса, робоче місце (контора) якого розташовано в межах територій можливих / активних бойових дій / активних бойових дій, на яких функціонують державні електронні інформаційні ресурси, включених до Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затвердженого наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 22 грудня 2022 року № 309, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23 грудня 2022 року за № 1668/39004, для яких не визначена дата припинення можливості бойових дій та дата завершення бойових дій, приватним нотаріусом за наявності можливості приймається рішення про тимчасове переміщення документів його нотаріального діловодства та архіву.

Рішення про тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса оформлюється шляхом видання наказу приватного нотаріуса з адміністративно-господарських питань.

Залежно від безпекової ситуації допускається тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса частинами або частково.

2. Приватний нотаріус здійснює тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву:

1) до будь-якого державного нотаріального архіву, визначеного територіальним органом Міністерства юстиції України, у межах областей, на які поширюється компетенція такого територіального органу Міністерства юстиції України, або визначеного іншим територіальним органом Міністерства юстиції України незалежно від підпорядкованості йому нотаріального округу, в якому розташоване робоче місце (контора) приватного нотаріуса, що здійснює таке переміщення;

2) до окремого приміщення, розташованого на більш безпечній території України;

3) до приміщення, яке є робочим місцем (конторою) будь-якого приватного нотаріуса, на підставі укладеного договору схову;

4) до приміщення, яке є робочим місцем (конторою) будь-якого приватного нотаріуса, на підставі укладеного договору про заміщення в межах областей, на які поширюється компетенція територіального органу Міністерства юстиції України та до компетенції якого належить нотаріальний округ, в межах якого здійснює нотаріальну діяльність приватний нотаріус, який має намір здійснити вказане тимчасове переміщення.

3. Приватний нотаріус здійснює тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву на строки, встановлені цим Порядком.

4. Тимчасовому переміщенню підлягають:

справи нотаріальних документів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання;

справи з кадрових питань;

справи нотаріальних документів, строки зберігання яких не закінчені;

незакінчені спадкові справи;

облікові документи та довідковий апарат до справ (журнали, книги, описи тощо).

Кількість справ нотаріальних документів, що підлягатимуть тимчасовому переміщенцю, визначається приватним нотаріусом самостійно.

5. Приватний нотаріус з метою запобігання знищенню чи пошкодженню документів його нотаріального діловодства та архіву, що підлягають тимчасовому переміщенню, самостійно укладає їх у мішки, картонні коробки, ящики, пакунки чи інші засоби зберігання, які опломбовує своєю печаткою.

До кожного елемента пакування прикріплюється ярлик з обов’язковим зазначенням інформації, що дає змогу ідентифікувати, якому приватному нотаріусу вказані документи та архів належать: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) приватного нотаріуса, нотаріальний округ, номер свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю, індекси справ відповідно до типової номенклатури справ приватного нотаріуса та роки, в яких ці справи заведені.

Ярлики повинні забезпечувати збереження нанесеної на них інформації протягом усього часу перевезення та зберігання документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса.

6. Залежно від безпекової ситуації для транспортування документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса у разі потреби залучаються (за згодою) територіальні органи Міністерства юстиції України, військові адміністрації, державні адміністрації, органи місцевого самоврядування, Нотаріальна палата України та регіональні відділення Нотаріальної палати України, громадські організації, благодійні фонди, волонтери тощо.

7. Після припинення обставин, що спричинили тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса, приватний нотаріус переміщує такі документи до свого робочого місця (контори), про що невідкладно, але не пізніше п’яти робочих днів, письмово (в тому числі шляхом надсилання повідомлення електронною поштою, підписаного власним кваліфікованим електронним підписом) повідомляє відповідний(ні) територіальний(ні) орган(ни) Міністерства юстиції України.

1. З метою забезпечення тимчасового переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до державного нотаріального архіву:

1) приватним нотаріусом:

видається наказ про тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до державного нотаріального архіву;

складається та невідкладно, але не пізніше п’яти робочих днів, надсилається заява (в тому числі шляхом надсилання заяви електронною поштою, підписаної власним кваліфікованим електронним підписом) до відповідного територіального органу Міністерства юстиції України з метою визначення державного нотаріального архіву, до якого буде тимчасово переміщено документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса;

пакуються справи відповідно до вимог, встановлених пунктом 5 розділу І цього Порядку;

2) територіальним органом Міністерства юстиції України на підставі заяви, отриманої від приватного нотаріуса, щодо визначення державного нотаріального архіву, до якого буде тимчасово переміщено документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса:

не пізніше трьох робочих днів видається наказ начальника територіального органу Міністерства юстиції України про визначення державного нотаріального архіву, до якого буде тимчасово переміщено документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса;

забезпечується інформування приватного нотаріуса про визначення державного нотаріального архіву, до якого буде тимчасово переміщено документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса;

забезпечується інформування державного нотаріального архіву, до якого буде тимчасово переміщено документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса.

У разі відсутності можливості для розміщення тимчасово переміщених документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса у державних нотаріальних архівах, які підпорядковані територіальному органу Міністерства юстиції України, до якого звернувся із заявою приватний нотаріус, начальник такого територіального органу Міністерства юстиції України звертається до інших територіальних органів Міністерства юстиції України з пропозицією щодо визначення державного нотаріального архіву, до якого буде тимчасово переміщено документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса. Про результати вжитих заходів територіальний орган Міністерства юстиції України не пізніше п’яти робочих днів інформує приватного нотаріуса.

У разі погодження іншим територіальним органом Міністерства юстиції України пропозиції щодо визначення державного нотаріального архіву, до якого буде тимчасово переміщено документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса, такий територіальний орган Міністерства юстиції України:

інформує про прийняте рішення територіальний орган Міністерства юстиції України, який звернувся з вказаною пропозицією;

вживає всіх заходів, визначених підпунктом 2 пункту 1 розділу II цього Порядку;

3) завідувачем державного нотаріального архіву (особою, яка його заміщує), визначеним наказом начальника територіального органу Міністерства юстиції України, вживаються заходи щодо:

визначення приміщення (кімнати), до якого (якої) буде тимчасово переміщено документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса;

приймання та розміщення тимчасово переміщених документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса.

2. Приватний нотаріус тимчасово переміщує документи нотаріального діловодства та архіву до державного нотаріального архіву, визначеного наказом начальника територіального органу Міністерства юстиції України, про що складає:

акт приймання-передавання документів приватного нотаріуса до/з державного нотаріального архіву в умовах воєнного стану (додатки 1, 2), в якому зазначається кількість спакованих та опломбованих мішків, картонних коробок, ящиків, пакунків чи інших видів пакування, який підписується приватним нотаріусом та завідувачем державного нотаріального архіву (або особою, яка його заміщує), якому передаються такі документи для тимчасового зберігання, та складається у трьох примірниках, один з яких разом із документами передається до відповідного державного нотаріального архіву, другий — залишається у справах відповідного територіального органу Міністерства юстиції України, третій — зберігається у приватного нотаріуса.