Відповідно до Закону України "Про нотаріат"

1. Затвердити Положення про державний нотаріальний архів, що додається.

2. Управлінню організації юридичної допомоги населенню (Павлова Л.М.) довести зміст Положення про державний нотаріальний архів до Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

3. Міністру юстиції Республіки Крим, начальникам управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій вжити заходів по організації і належному функціонуванню державних нотаріальних архівів.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на управління організації юридичної допомоги населенню (Павлова Л.М.).

1.1. Відповідно до статті 23 Закону України "Про нотаріат" державні нотаріальні архіви (далі - архіви) засновуються в обласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастополі для тимчасового (до 75 років) централізованого зберігання та використання нотаріальних документів, передачі їх у відповідний державний архів, надання методичної та практичної допомоги фондоутворювачам у вдосконаленні роботи з документами.

1.2. Фондоутворювачами архівів є державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси, посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських Рад народних депутатів, які вчиняють натаріальні дії, та посадові особи, котрі посвідчують заповіти і доручення, прирівнювані до нотаріально посвідчених.

1.3. Архіви у своїй діяльності керуються законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, декретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України, інструкціями, правилами і вказівками Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України та цим Положенням.

1.4. Архіви створюються і ліквідуються Міністерством юстиції України.

1.5. Штати архівів затверджуються Міністерством юстиції Республіки Крим, управліннями юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій в межах встановленої для них штатної чисельності і фонду заробітної плати.

1.6. Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного герба України та своїм найменуванням.

2.1. Основними завданнями архіву є:

комплектування документами, склад яких передбачено цим Положенням;

забезпечення збереження та використання документів, що знаходяться на зберіганні;

створення і вдосконалення науково-довідкового апарату до документів;

підготовка та своєчасна передача документів на зберігання до відповідного державного архіву з додержанням правил і вимог Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України;

підготовка та здійснення заходів щодо підвищення кваліфікації нотаріусів з питань, які входять до компетенції архіву.

2.2. Архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:

складає графіки приймання документів від фондоутворювачів;

на підставі графіків здійснює приймання документів, передбачених цим Положенням, не пізніше 2-х років після закінчення 10-річного строку їх зберігання у фондоутворювачів;

забезпечує збереження документів, регулярно проводить перевірки наявності і фізичного стану справ;

складає науково-довідковий апарат до документів, що зберігаються в архіві;