Відповідно до Закону України "Про звернення громадян" та з метою поліпшення умов реалізації конституційного права громадян на особисте звернення до органів державної влади, удосконалення організації розгляду порушених у таких зверненнях питань, підвищення відповідальності за належне реагування на обґрунтовані пропозиції, заяви, скарги у повній відповідності з Конституцією і чинним законодавством України, розв'язання проблем, які спричиняють звернення громадян,

1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління (додається).

2. Управлінню розгляду звернень та прийому громадян (Ю.Г.Процан) довести цей наказ до відома структурних підрозділів центрального апарату Міністерства юстиції України та Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних управлінь юстиції, міст Києва та Севастополя.

3. Управлінню господарського забезпечення (Збанацька М.І.) забезпечити виготовлення в потрібній кількості примірників зазначеної Інструкції для забезпечення нею підпорядкованих органів юстиції та підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління міністерства.

4. Вважати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 28 грудня 1999 року N 76/5 "Про затвердження Інструкції про порядок розгляду пропозицій, заяв і скарг та організацію особистого приймання громадян у Міністерстві юстиції України, підпорядкованих йому органах юстиції та на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери його управління", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2000 року за N 228/4449.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України М.М.Шупеню.

1.1. Ця Інструкція розроблена згідно із Законом України від 2 жовтня 1996 року "Про звернення громадян", Указом Президента України від 7 лютого 2008 року N 109, постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації".

1.2. Розгляд пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг і особистий прийом громадян є важливою ділянкою роботи Міністерства юстиції України, засобом отримання інформації про недоліки в роботі цих органів юстиції, однією з форм зміцнення і розширення зв'язків із широкими верствами населення, дійовим засобом у розвитку правової держави в Україні.

1.3. У роботі із письмовими та усними зверненнями громадян потрібно забезпечувати кваліфікований, неупереджений, об'єктивний і своєчасний розгляд звернень громадян з метою оперативного розв'язання порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням, повною мірою реалізуючи при цьому визначені законодавством повноваження.

1.4. Рішення, дії (бездіяльність) у сфері управлінської діяльності Міністерства юстиції України, органів юстиції та підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління Міністерства юстиції України (далі - органи та установи юстиції), можуть бути оскаржені, якщо:

- порушено права і законні інтереси чи свободи громадянина (групи громадян);

- створено перешкоди здійсненню громадянином його прав і законних інтересів чи свобод;

- незаконно покладено на громадянина які-небудь обов'язки або його незаконно притягнуто до відповідальності.

1.5. Усі звернення громадян, що надходять до Міністерства юстиції України та підпорядкованих йому органів, підлягають обов'язковій класифікації за встановленими статтею 3 Закону України "Про звернення громадян" їх видами, а саме: пропозиції, заяви та скарги. Подальший розгляд пропозицій, заяв та скарг громадян проводиться з урахуванням особливостей, встановлених статтями 14, 15 та 16 зазначеного Закону.

2.1. Усні звернення громадян безпосередньо розглядаються уповноваженими посадовими особами Міністерства юстиції України та керівниками або уповноваженими особами підпорядкованих йому органів під час особистого прийому громадян, який проводиться згідно з затвердженим графіком. Якщо розв'язати порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, то вони розглядаються в тому самому порядку, що й при письмовому зверненні. Про результати розгляду громадянинові повідомляється письмово або усно, за його бажанням, про що робиться відмітка в реєстраційно-контрольній картці (комп'ютерному реєстрі).

2.2. Письмові звернення громадян підлягають обов'язковому первинному розгляду з метою визначення їх належності до компетенції відповідного органу чи установи, підрозділу Міністерства юстиції України та призначення за ними конкретного виконавця.

Первинний розгляд письмових звернень громадян проводиться керівниками органів та установ юстиції або їх заступниками відповідно до їх повноважень.

2.3. Звернення може бути подане особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне) чи надіслано по пошті. Громадянин може подати звернення також через уповноважену на це іншу особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства. Звернення в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подається їх законними представниками.

Звернення в інтересах громадянина може бути подано іншою особою, трудовим колективом або організацією, яка здійснює правозахисну діяльність, що отримали від громадянина відповідні повноваження, оформлені відповідно до чинного законодавства.

У зверненні мають бути вказані прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання громадянина та викладено суть порушеного питання. Письмове звернення має бути надруковано або написано від руки розбірливо і чітко, підписано заявником (групою заявників) із зазначенням дати. Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями в термін не пізніш як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян". Копія такого звернення залишається у впровадженні того органу чи установи, до яких звернувся заявник.

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає, крім випадків, передбачених абзацами п’ятим - восьмим цього підпункту. Не розглядаються й повторні звернення одним і тим самим органом від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті скарги, які подані з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян", та звернення осіб, визнаних судом недієздатними. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник органу, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

Повідомлення про порушення вимог Закону України "Про засади запобігання і протидії корупції" ( може бути здійснене працівником органу чи установи юстиції без зазначення авторства (анонімно).

Анонімне повідомлення про порушення вимог вказаного Закону підлягає розгляду, якщо наведена в ньому інформація стосується конкретної особи, містить фактичні дані, які можуть бути перевірені.

Анонімне повідомлення про порушення вимог вказаного Закону підлягає перевірці у строк не більше п'ятнадцяти днів від дня його отримання. Якщо у зазначений строк перевірити інформацію, що міститься в повідомленні, неможливо, керівник органу чи установи юстиції або його заступник продовжує строк розгляду повідомлення до тридцяти днів від дня його отримання.

У разі підтвердження викладеної у повідомленні інформації про порушення вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» керівник органу чи установи юстиції вживає заходів до припинення виявленого порушення, усунення його наслідків та притягнення винних осіб до дисциплінарної відповідальності, а у разі виявлення ознак кримінального або адміністративного правопорушення також інформує спеціально уповноважених суб'єктів у сфері протидії корупції.

2.4. На вільному від тексту місці першої сторінки звернення ставиться відбиток штампа органу чи установи юстиції, на якому вказуються дата надходження звернення та його реєстраційний індекс.

Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом з матеріалами перевірки до закінчення терміну зберігання звернень громадян, після чого знищуються.

2.5. Усі звернення громадян, що надійшли поштою або з особистого прийому, мають прийматися, попередньо розглядатися та централізовано реєструватися в день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках (додаток 1), придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах реєстрації звернень громадян (додаток 2). В органах та установах юстиції, де облік звернень здійснюється із застосуванням ЕОМ , до реквізитів, передбачених картками обліку, дозволяється вносити додаткові реквізити. При цьому мають зберігатися дані, передбачені вказаною карткою обліку. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом із зверненням.

Облік особистого прийому громадян ведеться на картках (додаток 3) або в журналах обліку особистого прийому громадян (додаток 4) відповідними посадовими особами Міністерства юстиції України, підвідомчих органів та установ юстиції.

Журнальна форма реєстрації звернень та обліку особистого прийому громадян допускається в органах та установах юстиції з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв та скарг і такою ж кількістю звернень громадян на особистому прийомі.

Журнали реєстрації звернень громадян мають бути прошиті, прошнуровані, пронумеровані, підписані посадовою особою та скріплені печаткою.

Письмові звернення, подані під час особистого прийому, також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах (додатки 1, 2).

2.6. Під час реєстрації звернення громадянина йому надається відповідний індекс, який присвоюється один раз на рік. Реєстраційний індекс звернення складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшли, наприклад Д-401, та індексу структурного підрозділу. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук та аналіз звернень громадян.

У такому самому порядку реєструються скарги громадян на дії (бездіяльність) державного виконавця та інших посадових осіб державної виконавчої служби щодо виконання рішення або відмови у здійсненні дій, передбачених Законом України "Про виконавче провадження".

Звернення одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до Міністерства юстиції (дублетні), обліковуються за реєстраційним номером першого звернення з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3.

У такому самому порядку обліковуються та реєструються звернення громадян з одного й того самого питання, надіслані державними органами вищого рівня чи іншими установами, організаціями, підприємствами, засобами масової інформації за належністю для їх розгляду і прийняття рішення по суті на місцях, якщо останніми вже отримані звернення аналогічного змісту.

2.7. Повторними вважаються звернення, в яких:

2.7.1. Оскаржується рішення, прийняте за попереднім зверненням, що надійшло до органу чи установи юстиції.

2.7.2. Повідомляється про несвоєчасне вирішення попереднього звернення, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством термін розгляду і відповідь громадянину не надавалась.

2.7.3. Не вирішене по суті або вирішене не в повному обсязі питання, порушене в першому зверненні.

2.7.4. Звертається увага на інші недоліки, допущені при вирішенні питання, порушеного в попередньому зверненні.

2.8. Повторні звернення реєструються так само, як і попередні. При цьому в правому верхньому кутку картки (в журналі) робиться позначення "Повторно" і до звернення долучається все попереднє листування.

2.9. Керівник органу чи установи юстиції зобов'язаний ретельно розібратися в причинах повторного звернення громадянина. Якщо воно викликано порушенням установленого порядку розгляду, то до посадових осіб, які припустили порушення прав громадянина, вживаються відповідні заходи реагування.

2.10. Щодо кожного звернення не пізніше ніж у п'ятиденний термін має бути прийняте одне з таких рішень: прийняти до провадження; передати на вирішення в підвідомчий орган чи установу юстиції; надіслати за належністю до іншого відомства, якщо питання, порушені у зверненні, не входять до компетенції органів та установ юстиції, про що одночасно повідомляється заявнику; залишити без розгляду при наявності підстав, визначених у статті 8 Закону України "Про звернення громадян".

2.11. Якщо у зверненні поряд з питаннями, що належать до компетенції органів та установ юстиції, порушуються питання, які підлягають вирішенню в інших органах державної влади чи місцевого самоврядування, то при наданні відповіді на звернення органом чи установою юстиції громадянину також роз'яснюється порядок вирішення цих питань.

У разі направлення звернення для перевірки й прийняття рішення до підвідомчих органів та установ юстиції термін розгляду такого звернення обчислюється з дня надходження його до органу юстиції вищого рівня й по день надання відповіді тим органом юстиції, який його розглядав по суті. В інших випадках термін розгляду пропозицій, заяв та скарг обчислюється від дня їхньої реєстрації.

2.12. На звернення, взяте під контроль, заповнюється контрольна картка у двох примірниках, один з яких надходить до контрольної картотеки, а другий - разом із зверненням вручається виконавцеві (додаток 5).

2.13. Усе листування щодо звернень громадян ведеться за індексами, присвоєними під час реєстрації. Відповіді на звернення громадян надсилаються на службових бланках органу чи установи юстиції, за підписом керівника.

Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.

2.14. Документи у справах розміщуються за територіальним або алфавітним принципом. Кожне звернення з усіма документами щодо розгляду і вирішення його питань становлять у справі самостійну групу і вміщуються у м'яку обкладинку. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів. При формуванні справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Звернення, за яким не прийнято рішення, а також неправильно оформлені документи підшивати до справи забороняється.

Неправильно оформлені документи повертаються для дооформлення, а їх копії залишаються в провадженні органу чи установи юстиції.

2.15. Після закінчення перевірки й фактичного виконання прийнятого рішення звернення разом з матеріалами перевірки повертаються до Управління розгляду звернень та прийому громадян Міністерства юстиції України, до загального відділу органу чи установи юстиції з написом "До справи" і підписом посадової особи, яка прийняла рішення.

Після розгляду скарг громадян в порядку, передбаченому ст. 85 Закону України "Про виконавче провадження", оригінали такої скарги та постанови про задоволення чи відмову в задоволенні скарги зберігаються у матеріалах виконавчого провадження, а копія цієї скарги та постанови долучаються для загального провадження (листування) з громадянами.

Документи й листування щодо звернень громадян у всіх органах та установах юстиції з часу надходження їх до загального відділу (канцелярії) і до передачі в архів централізовано зберігаються в їхньому загальному відділі.

Схоронність документів і листування щодо звернень громадян у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства юстиції України забезпечується керівниками відповідних департаментів (управлінь) і посадовими особами, відповідальними за діловодство.

3.1. Посадові особи органів та установ юстиції при розгляді звернень громадян зобов'язані уважно вникати в їх суть, у разі потреби вимагати у виконавців матеріали їх перевірки, направляти працівників на місця для перевірки викладених у зверненні обставин, застосовувати інші заходи для об'єктивного вирішення поставлених автором звернення питань, з'ясовувати та приймати рішення про усунення причин і умов, які спонукають авторів скаржитись.

3.2. Рішення, які приймаються за зверненнями, мають бути мотивованими та грунтуватися на нормах чинного законодавства. Посадова особа, визнавши заяву такою, що підлягає задоволенню, зобов'язана забезпечити своєчасне й правильне виконання прийнятого рішення, а в разі визнання скарги обгрунтованою - негайно вжити заходів до поновлення порушених прав громадян.

3.3. Якщо про результати розгляду звернення потрібно повідомити іншу організацію або у зверненні порушуються важливі питання діяльності органів та установ юстиції, такі звернення беруться на особливий контроль і розглядаються в першу чергу. У цих випадках на листах і картках проставляється штамп "КОНТРОЛЬ" або літера "К". Рішення за результатами перевірки таких звернень приймаються керівництвом того органу або установи юстиції, до якого вони надійшли. Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення питань, поставлених у таких зверненнях. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

3.4. Заявник має право ознайомлюватися з матеріалами перевірки, якщо це не суперечить вимогам чинного законодавства.

3.6. Звернення громадян, що надійшли з редакцій газет, журналів, радіо й телебачення, розглядаються органами та установами юстиції в терміни, передбачені статтею 20 Закону України "Про звернення громадян".

3.7. Термін розгляду пропозицій, заяв та скарг обчислюється з дня, наступного за днем, з якого починається строк (таким днем є день їх надходження та реєстрації в органі чи установі юстиції), по день направлення заявнику відповіді на його звернення. Якщо останній день терміну розгляду звернення припадає на неробочий день, то за останній день терміну вважається перший після нього робочий день.

Всі скарги на дії (бездіяльність) державних виконавців та інших посадових осіб державної виконавчої служби розглядаються в порядку та строки, передбачені статтею 85 Закону України "Про виконавче провадження".

Звернення розглядаються і вирішуються в термін не більше одного місяця від дня їх надходження, враховуючи вихідні, святкові та неробочі дні, а ті, які не потребують додаткового вивчення та проведення перевірки за ними, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання.

Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, то керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник установлюють термін, потрібний для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

3.8. Звернення вважається вирішеним, якщо розглянуті всі поставлені в ньому питання, прийнято обгрунтоване рішення та вжиті потрібні заходи щодо його виконання і заявника повідомлено про результати перевірки звернення і прийняте рішення.

3.9. Відповідь за результатами розгляду звернення в обов'язковому порядку дається тим органом, який його отримав і до компетенції якого входить розв'язання порушених у зверненні питань, за підписом керівників або осіб, яким право ставити підпис надано керівником органу чи установи.

Пропозиції, заяви та скарги Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються першими керівниками органів та установ юстиції особисто.

Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому вказуються заходи, які вживались органом чи установою юстиції для перевірки цього звернення. Якщо давалася усна відповідь, то складається відповідна довідка, яка додається до матеріалів перевірки звернення. У картці обліку (журналі) фіксується, що про наслідки перевірки заявника повідомлено в особистій бесіді.

3.10. Міністерство юстиції України, підвідомчі йому органи юстиції та підприємства, установи й організації, що належать до сфери управління Міністерства юстиції України, розглядають звернення громадян без стягнення за це плати.

4.1. Особистий прийом громадян проводиться в усіх органах та установах юстиції, а також за місцем роботи та проживання населення тими керівниками та посадовими особами органів та установ, які мають право приймати рішення з питань, що входять до їхньої компетенції.

4.2. Графіки особистого прийому громадян в органах та установах юстиції затверджуються керівниками цих органів. Графіки особистого прийому громадян за місцем їх проживання і роботи погоджуються відповідно з місцевими державними адміністраціями, адміністрацією підприємств, установ, організацій.

4.3. Графік особистого прийому громадян з зазначенням прізвищ посадових осіб, які повинні приймати відвідувачів, часу й місця приймання вивішується в приміщеннях органів та установ юстиції в місцях, зручних для вільного огляду. Про особистий прийом громадян за місцем їх роботи і проживання оголошується не пізніше ніж за п'ять днів до прийому.

4.4. Особистий прийом проводиться регулярно в установлені дні та години в зручний для громадян час за місцем їх роботи і проживання. При вирішенні питання про час прийому враховуються внутрішній трудовий розпорядок роботи органів та установ юстиції, а також інші місцеві умови й можливості. Графіки особистого прийому доводяться до відома громадян.

4.5. Усі звернення громадян, подані на особистому прийомі, реєструються в загальному порядку. Якщо вирішити порушене в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, то воно розглядається в тому самому порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина.

4.6. Для особистого прийому громадян в органах та установах юстиції існують спеціальні кімнати (приймальні), які обладнуються належним інвентарем і забезпечуються юридичною літературою та нормативно-правовими актами. Вхід до приймальні має бути вільний, без оформлення перепусток.

4.7. Попередній запис на особистий прийом до Міністра, першого заступника Міністра, заступників Міністра здійснюється відповідно до окремо затвердженого Порядку.

4.8. У особистому прийомі громадян можуть брати участь їхні представники, повноваження яких оформлені в установленому законом порядку. Особам, які не перебувають у родинних або юридично значимих відносинах з особами, що звернулись на особистому прийомі, забороняється перебувати в приміщенні, де він проводиться.

4.9. Посадова особа, яка здійснює особистий прийом, для забезпечення кваліфікованого розв'язання поставлених відвідувачем питань може залучити до їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів органу чи установи юстиції або одержати від них потрібну інформацію.

4.10. Особистий прийом іноземних громадян та осіб без громадянства здійснюється у загальному порядку, при потребі - за участю перекладача.

4.11. Особи, визнані судом у встановленому порядку недієздатними, на прийом без участі їхніх законних представників не допускаються.

4.12. Особистий прийом громадян проводиться від імені органу або установи юстиції. Прийом починається з пропозиції відвідувачеві назвати своє прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання, а також викласти суть питання, з яким він звертається. Якщо з даного питання громадянин вже звертався до цього органу чи установи юстиції, то перед початком бесіди вивчаються наявні матеріали.

В заявника може бути витребувані його документи, що засвідчують особу або наявність повноважень на представництво інтересів іншої особи. Відсутність такого документа, згідно з вимогами статті 5 Закону України "Про звернення громадян", має бути підставою для відмови в прийомі.

4.13. Питання, з якими звертаються громадяни, по змозі розв'язуються під час особистого прийому. Особа, яка веде прийом, керується законодавчими та іншими нормативними актами і в межах своєї компетенції має право прийняти одне з таких рішень:

4.13.1. Задовольнити прохання чи вимогу й повідомити відвідувача про порядок і строк виконання прийнятого рішення.

4.13.2. Відмовити в задоволенні прохання чи вимоги, повідомивши заявника про мотиви відмови і порядок оскарження прийнятого рішення.

4.13.3. Прийняти письмову заяву або скаргу (коли питання потребують додаткового вивчення і перевірки) і пояснити відвідувачеві причини неможливості розв'язання питань під час особистого прийому, а також про порядок і строк розгляду його звернення.

4.13.4. Якщо розв'язання питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції органів або установ юстиції, то посадова особа, яка веде приймання, пояснює йому, до якого органу державної влади або місцевого самоврядування, підприємства, організації та установи треба звернутися за його вирішенням, і по змозі надає в цьому допомогу (дає адресу, номер телефону і таке інше).

4.14. Керівництво органу або установи юстиції зобов'язане забезпечити особистий прийом всіх громадян у день їх звернення з урахуванням правил внутрішнього трудового розпорядку органу чи установи. Несвоєчасний початок особистого прийому та припинення його раніше встановленого строку неприпустимі.

4.15. Дані про особу, що звернулася до органу чи установи юстиції, а також короткий зміст питань, з якими вона звернулася, і результати їх розгляду записуються у картках або журналах (додаток 3).

5.1. Посадові особи, які допустили порушення законодавства про звернення громадян, несуть цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність, передбачену чинним законодавством України. До зазначених посадових осіб за неналежне виконання службових обов'язків з розгляду звернень громадян можуть застосовуватись заходи дисциплінарного стягнення.

5.2. У разі задоволення скарги орган чи установа юстиції або посадова особа, які прийняли неправомірне рішення щодо звернення громадянина, відшкодовують йому завдані матеріальні збитки, пов'язані з поданням і розглядом скарги, витрати на виїзд для розгляду скарги на вимогу відповідного органу і втрачений за цей час заробіток. Спори про стягнення витрат розглядаються в судовому порядку.

5.3. Подання громадянином звернення, яке містить наклеп і образи, дискредитацію органів державної влади, органів місцевого самоврядування, об'єднань громадян та їхніх посадових осіб, керівників та інших посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі та інших протиправних дій, тягнуть за собою відповідальність, передбачену чинним законодавством України.

6.1. Діловодство, пов'язане зі зверненнями громадян, ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на Управління розгляду звернень та прийому громадян Міністерства юстиції України (в частині попереднього розгляду та реєстрації звернень громадян) та на спеціально призначених для цього посадових осіб у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства юстиції України (в частині формування та зберігання справ за зверненнями громадян), а в органах та установах юстиції - на одного з працівників їх загального відділу (канцелярії, відділу контролю розгляду звернень громадян).

Порядок ведення діловодства, пов'язаного зі зверненнями, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, що охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

6.2. Терміни зберігання документів за зверненнями громадян визначаються Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016 (із змінами).

6.2.1. Звернення громадян, що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі органів чи установ юстиції, про усунення серйозних недоліків та зловживань, зберігаються постійно, якщо документи цих установ, організацій, підприємств надходять до держархівів. Якщо документи органів чи установ не надходять до держархівів, то термін зберігання вищевказаних звернень громадян установлюється в 10 років.

6.2.2. Пропозиції, заяви і скарги громадян, незалежно від того, чи підлягають вони передачі до держархіву, чи ні, зберігаються протягом 5 років.

6.2.3. У випадках, викликаних специфікою діяльності Міністерства юстиції України термін зберігання копії пропозицій громадян, які можуть бути використані Міністерством при здійсненні повноважень, подовжуються за наказом Міністерства до їх використання.

7.1. Письмові та усні звернення громадян, а також критичні зауваження, які в них містяться, мають систематично, але не менше одного разу на квартал узагальнюватися й аналізуватися з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення прав і інтересів громадян, вивчення громадської думки, вдосконалення роботи органів та установ юстиції. Особливу увагу слід звернути на усунення причин, які викликають повторні й колективні скарги, а також змушують громадян звертатися до вищих та центральних органів державної влади, редакцій газет і журналів з питань, які можуть і повинні розглядатись органом та установою юстиції на місцях.

7.2. Звіт про наслідки розгляду звернень та особистий прийом громадян подається до Управління розгляду звернень та прийому громадян Міністерства юстиції в порівнянні з аналогічним періодом минулого року за перший квартал, півріччя, 9 місяців та рік до п'ятого числа місяця, наступного за звітним періодом, за формою, наведеною в додатках 6, 7, 8, 9.

За формою, зазначеною у додатках 6 та 9, звіт подається всіма структурними підрозділами центрального апарату Міністерства юстиції. За формою, зазначеною у додатку 7, звіт подається Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, установами та організаціями, що належать до сфери управління Міністерства юстиції України. За формою, зазначеною у додатках 8 та 9, звіт подається Департаментом державної виконавчої служби.

7.3. За результатами узагальнення, аналізу складається аналітичний звіт, який повинен мати такі дані:

- статистичні дані за звітний період щодо кількості звернень громадян, поданих на особистому прийомі та надісланих поштою, у порівнянні з показниками за попередній рік;

- дані щодо змісту основних питань, які порушують громадяни. Характерні приклади звернень;

- кількісні дані щодо структури звернень за їх видами (пропозиції (зауваження), заяви (клопотання), скарги, інформаційні запити);

- дані аналізу звернень за місцем проживання заявників. Порівняння з даними попередніх років. Оцінити та навести причини;

- кількість і питома вага звернень Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України та інвалідів Великої Вітчизняної війни. Які основні питання ними порушуються. Як здійснюються розгляд та вирішення порушених ними питань. Навести приклади;

- кількість і питома вага звернень ветеранів війни та праці, інвалідів, непрацездатних осіб, а також осіб, що постраждали від аварії на ЧАЕС, багатодітних сімей. одиноких матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки. Які основні питання ними порушуються. Як здійснювалися розгляд та вирішення порушених ними питань. Навести приклади;

- ужиті заходи щодо забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об'єктивного та своєчасного розгляду звернень громадян, оперативного вирішення порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням;

- дані щодо особистого прийому громадян керівниками та іншими посадовими особами щодо графіків прийому громадян, у тому числі в позаробочий час і за місцем проживання громадян, та їх дотримання, наявності приміщень для прийому громадян та їх належного обладнання;

- дані щодо звернень громадян, у яких ідеться про недоліки в роботі, оскарження рішень посадових осіб. Що зроблено за такими зверненнями, які заходи вжито для припинення неправомірних дій та скасування незаконних рішень. Навести приклади;

- навести виявлені факти порушень Закону України "Про звернення громадян", інших нормативних актів, невирішення порушених у зверненні обгрунтованих питань, що призвело до повторного звернення, тяганини. Навести дані та конкретні приклади про притягнення відповідних осіб до встановленої законом відповідальності, заходи, ужиті для посилення персональної відповідальності посадових та службових осіб;

- як аналізуються та узагальнюються звернення громадян для виявлення причин, що їх породжують;

- пропозиції до вдосконалення.

7.4. Результати аналізу використовуються при перевірках роботи підвідомчих органів та установ юстиції і є предметом розгляду на колегії та оперативних нарадах органів юстиції.

7.5. Керівник органу чи установи юстиції здійснює контроль за роботою з питань звернень та приймання громадян особисто, через своїх заступників, керівників структурних підрозділів і загальний відділ (канцелярію, відділ контролю розгляду звернень громадян).

7.6. Керівники структурних підрозділів органів та установ юстиції здійснюють безпосередній контроль за додержанням установленого законодавством і цією Інструкцією порядку розгляду звернень.

7.7. Виконавці на підставі контрольних карток, які вони мають, та листування контролюють процес розгляду звернень, направлених до підпорядкованих органів (підрозділів) або установ юстиції, і про результати доповідають відповідному керівникові.

7.8. При здійсненні контролю звертається увага на строки й повноту розгляду порушених питань, об'єктивність перевірки звернень, законність і обгрунтованість прийнятих за ними рішень, своєчасність їх виконання і направлення відповідей заявникам.

7.9. Якщо взяте на контроль звернення не може бути розглянуто в установлений термін, то виконавець заздалегідь, але не пізніше ніж за 5 днів до закінчення цього терміну, доповідає про це особі, яка здійснює контроль, і порушує питання про продовження терміну в межах, установлених законодавством про звернення громадян. Про продовження вказаних термінів своєчасно інформуються органи чи посадові особи, яких слід про це сповіщати, а в тому разі, коли одночасно продовжується термін розгляду самого звернення, то й автори звернень.

7.10. У повідомленнях про наслідки розгляду контрольних звернень, які надходять від підвідомчих органів та установ юстиції, має бути відображено, що конкретно виявлено під час перевірки викладених у зверненні обставин (відомостей); чим підтверджуються або спростовуються докази заявника; якщо виявлені порушення, недоліки або зловживання, то яких вжито заходів щодо їх усунення; коли дана відповідь заявникові.

7.11. Рішення про зняття звернень з контролю приймають керівники органу чи установи юстиції, які відповідають за їх своєчасний і правильний розгляд. Попередні відповіді на звернення, взяті під контроль, не є підставою для зняття їх з контролю.

7.12. Стан роботи з питань звернень та приймання громадян у підвідомчих органах та установах юстиції перевіряється під час їхніх комплексних та цільових перевірок.

У ході перевірок слід всебічно вивчати організацію роботи з питань розгляду усних та письмових звернень громадян та проведення їх особистого приймання, викривати недоліки й подавати практичну допомогу в їх усуненні. Результати перевірок відображаються в актах або довідках. Неприпустимо робити висновки про стан цієї роботи, лише виходячи із статистичних показників.

7.13. Стан роботи з питань розгляду звернень громадян та організації їх особистого приймання, а також окремі заяви і скарги, при розгляді яких були допущені формалізм, байдужість і тяганина, при потребі розглядаються на засіданні колегії, оперативній нараді із заслуховуванням керівників підлеглих органів та установ юстиції.