Відповідно до статті 10 Закону України "Про Службу безпеки України", Закону України "Про звернення громадян" та з метою вдосконалення роботи в системі Служби безпеки України з розгляду звернень громадян

1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду в Службі безпеки України звернень громадян, що додається.

2. Начальникам підрозділів Центрального управління, начальникам регіональних органів, органів військової контррозвідки, закладів і установ Служби безпеки України систематично перевіряти у підпорядкованих органах і підрозділах стан роботи з пропозиціями, заявами та скаргами громадян з метою виявлення можливих порушень і недоліків та їх усунення.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Управління режиму, документального забезпечення і контролю.

4. З наказом ознайомити особовий склад підрозділів Центрального управління, регіональних органів, органів військової контррозвідки, навчальних і наукових закладів Служби безпеки України, які мають відношення до розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян.

5. Начальнику Управління режиму, документального забезпечення і контролю Служби безпеки України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

6. Наказ Голови Служби безпеки України від 27.09.97 N 141 "Про затвердження Інструкції про порядок розгляду звернень громадян в системі Служби безпеки України та про оголошення Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348" скасувати.

1.1. Ця Інструкція визначає порядок розгляду і вирішення пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) та скарг (далі - звернення), контролю за їх виконанням, а також прийому громадян у Центральному управлінні, підпорядкованих йому регіональних органах, органах військової контррозвідки, навчальних закладах та наукових установах Служби безпеки України (далі - підрозділи, органи, заклади).

Дія розділу I цієї Інструкції не поширюється на порядок розгляду заяв та скарг громадян, встановлений кримінально-процесуальним, цивільно-процесуальним, трудовим законодавством та законодавством про захист економічної конкуренції.

1.2. В підрозділах, органах та закладах розглядаються звернення з питань, віднесених до компетенції Служби безпеки України (далі - СБУ).

Розгляд та вирішення звернень є службовим обов'язком керівників та інших посадових осіб СБУ.

1.3. В СБУ розглядаються звернення, подані в усній чи письмовій формі.

У зверненні має бути зазначені прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, пропозиції (зауваження), заяви (клопотання), скарги, прохання чи вимоги. Звернення повинне бути підписане заявником із зазначенням дати.

Звернення, оформлені без дотримання вищезазначених вимог, повертаються заявникам з відповідними роз'ясненнями не пізніше ніж через десять днів із дня їх надходження.

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором, а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

1.4. Звернення, оформлені належним чином і подані в установленому порядку, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду, відмова у їх прийнятті забороняється.

Заява або повідомлення про кримінальне правопорушення розглядається відповідно до вимог Кримінального процесуального кодексу України та інших нормативно-правових актів.

1.5. Якщо питання, порушене у зверненні, не входить до повноважень СБУ, воно в термін не більше п'яти днів пересилається за належністю відповідному органу виконавчої влади чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав це звернення. Такі звернення, у тому числі й ті, що надійшли від державних органів на адресу керівництва СБУ (за винятком звернень, пересланих до СБУ народними депутатами України, Верховною Радою України, Секретаріатом Президента України чи Кабінетом Міністрів України), пересилаються за належністю за підписом керівництва Відділу розгляду звернень громадян (Приймальня СБУ) Управління режиму, документального забезпечення і контролю (далі - Приймальня СБУ). Якщо викладена у зверненні інформація відноситься до компетенції СБУ неповністю, то розглядається лише та частина, що стосується СБУ. У цьому випадку копія звернення у термін не пізніше п'яти днів спрямовується за належністю, про що повідомляється заявник.

Звернення громадян щодо нарахування пенсій і їх розміру, проходження військової служби в органах СБУ, медичного забезпечення, доступу до архівних документів тощо подаються безпосередньо на доповідь начальникам відповідних підрозділів СБУ.

Звернення, що надійшли до Центрального управління СБУ з регіонів України без розгляду порушених питань на місцях, направляються, за виключенням скарг на дії співробітників СБУ, на розгляд до відповідних регіональних органів СБУ за підписом начальника Приймальні СБУ.

Інші звернення подаються на доповідь керівництву СБУ.

У разі, якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення посадовою особою СБУ, воно в термін не більше п'яти днів повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями. Копії таких звернень залишаються у тому підрозділі, органі чи закладі, до якого звернувся громадянин.

1.6. Не розглядаються повторні звернення одним і тим самим органом, підрозділом чи закладом від одного і того самого громадянина з одного і того самого питання, якщо в ньому відсутні нові дані або факти, що потребують додаткової перевірки, а перше звернення вирішено за суттю (всі викладені докази раніше перевірені у повному обсязі і заявникові надано вичерпну відповідь керівником органу з повідомленням про припинення подальшого розгляду).

У разі викладення заявником нових фактів чи доказів вони підлягають перевірці в установленому порядку.

1.7. Забороняється надсилати скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

1.8. Відповіді на звернення громадян оформлюються відповідно до вимог статті 6 Закону України "Про звернення громадян".

1.9. Відмова у задоволенні звернення аргументується посиланням на норми чинного законодавства України.

1.10. Документи, додані до звернення, повертаються заявникові на його прохання, а їх копії зберігаються в підрозділі, який його розглядав.

2.1. Звернення, що надійшли до СБУ, доповідаються керівникові органу, підрозділу чи закладу або його заступникові.

Звернення Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються:

особисто Головою Служби безпеки України, якщо особа звертається до Центрального управління СБУ;

особисто начальником регіонального органу або органу військової контррозвідки СБУ, якщо особа звертається до регіонального органу або органу військової контррозвідки.

2.2. Керівництво СБУ розглядає звернення громадян, які надійшли на адресу Центрального управління СБУ, а також скарги на рішення, прийняті за зверненнями керівниками підрозділів Центрального управління, регіональних органів чи органів військової контррозвідки.

Керівництво підрозділів Центрального управління, регіональних органів, органів військової контррозвідки розглядає звернення, які надійшли на адресу цих органів та підрозділів, а також скарги на рішення, прийняті за зверненнями підпорядкованими їм посадовими особами, а також звернення за дорученням керівництва СБУ.

Керівництво міжрайонних, районних, міських підрозділів, підрозділів військової контррозвідки, навчальних закладів та наукових установ розглядає звернення, які надійшли на адресу цих підрозділів, а також звернення за дорученням керівництва СБУ.

2.3. Письмові звернення, що надійшли на адресу Центрального управління, реєструються та подаються на доповідь керівництву співробітниками Приймальні СБУ.

2.4. Відповідь за результатами розгляду заяви (клопотання) дає той підрозділ, орган, заклад, що отримав заяву і до компетенції якого входить вирішення порушених у заяві (клопотанні) питань, за підписом керівника або особи, яка виконує його обов'язки.

Відповідь за результатами розгляду пропозиції (зауваження) та скарги з повідомленням заявникові про задоволення його вимог або з відповідним роз'ясненням дається тим підрозділом, органом, закладом, що розглядав це звернення, за підписом його керівника або особи, яка виконує його обов'язки, чи за дорученням керівництва СБУ іншою посадовою особою.

Відповідь на повторне звернення про необґрунтовану відмову у задоволенні вимог заявника надається керівництвом СБУ тільки у письмовій формі.

2.5. Посадові особи, які розглядають та вирішують звернення громадян, зобов'язані:

об'єктивно, всебічно і вчасно розглядати звернення, перевіряти викладені в них факти, в разі потреби витребувати необхідні документи та вживати інших заходів для об'єктивного вирішення питання, порушеного у зверненні;

у разі прийняття рішення про обмеження доступу громадянина до відповідної інформації при розгляді заяви чи скарги скласти про це мотивовану постанову та надати роз'яснення порядку оскарження такого рішення;