Відповідно до статей 10, 13 Закону України "Про Службу безпеки України" , Законів України "Про звернення громадян", "Про запобігання корупції", "Про статус народного депутата України" та з метою вдосконалення роботи з розгляду звернень громадян в системі Служби безпеки України

1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду в Службі безпеки України звернень громадян, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Служби безпеки України від 27 січня 2005 року № 44 "Про затвердження Інструкції про порядок розгляду в Службі безпеки України звернень громадян", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 16 лютого 2005 року за № 240/10520 (зі змінами).

3. Начальникам Управління правового забезпечення та Управління режиму, документального забезпечення і контролю Служби безпеки України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Ця Інструкція визначає порядок розгляду і вирішення пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) та скарг громадян (далі - звернення), контролю за їх виконанням, а також прийому громадян України (далі - громадяни) у Центральному управлінні (далі - ЦУ), регіональних органах, органах військової контррозвідки, навчальних, наукових, науково-дослідних та інших закладах і установах Служби безпеки України (далі - СБ України), Штабі Антитерористичного центру при СБ України (далі - підрозділи ЦУ, органи, заклади, установи СБ України).

2. Дія цієї Інструкції не поширюється на порядок розгляду звернень, встановлений Кримінальним процесуальним кодексом України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кодексом законів про працю України, Кодексом адміністративного судочинства України, законодавством про захист економічної конкуренції та Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про доступ до судових рішень", "Про запобігання корупції".

1. У СБ України відповідно до Закону України "Про звернення громадян" розглядаються звернення (фізичних осіб), подані в усній чи письмовій формі на особистому прийомі, надіслані через електронні поштові скриньки, засобами телефонного (крім факсимільного) або поштового зв’язку.

Звернення може бути подано особою (індивідуальне) або групою осіб (колективне).

2. У зверненні зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, контактний номер телефону (за наявності), суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення друкується або пишеться від руки розбірливо і чітко, адресується Голові СБ України або його заступнику (далі - керівництво СБ України), підрозділам ЦУ, органам, закладам, установам СБ України із зазначенням дати та підписується заявником.

В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

3. Письмове звернення без зазначення місця проживання заявника, не підписане автором (авторами), а також таке, зі змісту якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає, крім випадків:

звернень, які містять інформацію щодо протиправних дій співробітників-військовослужбовців або працівників СБ України;

повідомлень громадян, що містять відомості, які належать до повноважень СБ України;

повідомлень, про порушення вимог Закону України "Про запобігання корупції" , якщо наведена в них інформація стосується конкретної особи, містить фактичні дані, які можуть бути перевірені.

Таким зверненням присвоюється реєстраційний індекс "АН" з порядковим номером і вони розглядаються відповідними підрозділами ЦУ, органами, закладами, установами СБ України.

4. Анонімне повідомлення про порушення вимог Закону України "Про запобігання корупції" підлягає перевірці у строк не більше п’ятнадцяти днів від дня його отримання. Якщо у зазначений строк перевірити інформацію, що міститься у повідомленні, неможливо, керівник відповідного підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України або особа, яка виконує його обов’язки, продовжує строк розгляду повідомлення до тридцяти днів від дня його отримання.

5. У разі визнання звернення анонімним складається висновок, який затверджує начальник (керівник) підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України.

Такі звернення після реєстрації разом із висновком долучаються до відповідної номенклатурної справи відповідного режимно-секретного підрозділу (далі - РСП).

1. Громадяни мають вільний доступ до приміщень, у яких здійснюється прийом громадян. Ці приміщення забезпечуються умовами для подання звернень громадянами з обмеженими фізичними можливостями (доступ до приміщень обладнано пандусами).

На вході до таких приміщень розміщуються вивіска "Приймальня (найменування органу)", на видному місці - стенд із режимом роботи приймальні, графік прийому посадових осіб та порядок прийому громадян, а також поштова скринька (із захистом від несанкціонованого доступу) виключно для надсилання скарг Голові СБ України з повідомленнями щодо можливих порушень законодавства України з боку окремих співробітників-військовослужбовців та працівників СБ України (далі - поштова скринька).

2. Усні звернення викладаються на особистому прийомі щодня з 09:00 до 18:00 (перерва з 13:00 до 14:00), крім вихідних, неробочих та святкових днів, або за допомогою засобів телефонного зв’язку через визначені номери телефонів та записуються відповідним співробітником СБ України підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України.

Приймання письмових звернень у неробочий час, вихідні та світкові дні в ЦУ СБ України здійснюється черговими співробітниками Управління оперативного чергування та охорони СБ України.

У регіональних органах СБ України графік та порядок прийому звернень громадян у структурних підрозділах (у тому числі в міських, міжрайонних, районних відділах) визначаються окремим наказом цього органу.

3. Номер телефону відділу розгляду звернень громадян (Приймальня СБ України) Управління режиму, документального забезпечення і контролю СБ України (далі - Приймальня СБ України), поштова адреса місцезнаходження органу, закладу, установи СБ України, номери засобів зв’язку (чергового, приймальні громадян, телефону довіри), адреси офіційних веб-сайтів чи електронної пошти, у тому числі для листування (прийому електронних звернень), розклад роботи, графік прийому громадян керівництвом СБ України та органів, закладів, установ СБ України (керівником та заступниками) оприлюднюються на офіційному сайті СБ України.

4. Порядок проведення особистого прийому громадян визначається відповідно до Порядку проведення особистого прийому громадян у Службі безпеки України, затвердженого наказом Центрального управління Служби безпеки України від 13 серпня 2015 року № 521, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03 вересня 2015 року за № 1049/27494.

5. На вимогу заявника усні повідомлення під час особистого прийому оформляються письмово згідно зі зразком, наведеним у додатку 1 до цієї Інструкції співробітником СБ України, який проводить прийом громадян, засвідчуються підписом заявника та розглядаються у тому самому порядку, що й письмові звернення громадян.

1. Поштові скриньки опечатуються в ЦУ СБ України керівником Приймальні СБ України або особою, яка виконує його обов’язки, а в органах, закладах, установах СБ України - начальником РСП або особою, яка виконує його обов’язки.

2. Виймання кореспонденції в органах, закладах, установах СБ України здійснюється щотижня начальником РСП або особою, яка виконує його обов’язки, без ознайомлення з її змістом. Звернення, адресовані Голові СБ України, запаковуються в окремий пакет, опечатуються та надсилаються (щопонеділка) до Приймальні СБ України.

3. Отримана кореспонденція після реєстрації та попереднього розгляду в Приймальні СБ України подається (щосереди) начальнику Апарату Голови СБ України для доповіді Голові СБ України або особі, яка виконує його обов’язки.

1. Звернення, оформлені належним чином і подані відповідно до вимог законодавства України, підлягають обов’язковому прийняттю, реєстрації та розгляду.

2. Звернення, отримані за допомогою мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронні звернення), які належать до повноважень СБ України, перед реєстрацією роздруковуються. У разі якщо звернення містить додатки, воно може передаватися до відповідного підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України в електронному вигляді з відповідними відмітками в реєстраційно-контрольних картках (додаток 2).

3. При отриманні звернення за допомогою засобів телефонного зв’язку у разі, якщо заявник застосовує ненормативну лексику, вдається до образ, а також, якщо його звернення не містить інформації, що належить до повноважень СБ України, співробітник СБ України має право припинити спілкування з ним після надання заявникові відповідних роз’яснень.

4. Заяви про кримінальне правопорушення приймаються в порядку, визначеному Інструкцією про порядок приймання, реєстрації та розгляду в Службі безпеки України заяв і повідомлень про вчинені кримінальні правопорушення, затвердженою наказом Центрального управління Служби безпеки України від 16 листопада 2012 року № 515, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 04 грудня 2012 року за № 2022/22334.

1. Звернення, адресовані керівництву СБ України, реєструють у Приймальні СБ України в день їх надходження та після попереднього розгляду доповідають про них керівництву СБ України співробітники Приймальні СБ України.

Звернення, адресовані безпосередньо підрозділам ЦУ, органам, закладам і установам СБ України, реєструють та надають керівникам цих підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України співробітники відповідних РСП у день їх надходження.

2. Звернення реєструються в автоматизованій системі, в разі її відсутності - у картковій або журнальній формі в день їх надходження.

3. Реєстраційний індекс звернення проставляється у реєстраційному штампі із зазначенням дати надходження. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивання.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення, що надійшло, наприклад "Д-401".

На письмових зверненнях забороняється вчиняти резолюції, написи.

4. Інформація про результати розгляду звернень вноситься до облікових форм співробітником відповідного РСП підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України.

1. Якщо питання, порушене у зверненні, не належить до повноважень СБ України, воно в строк не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному державному органу чи посадовій особі, а електронне звернення (за можливості) - засобами телекомунікації (електронною поштою), про що повідомляється громадянину, який подав це звернення, із посиланням на відповідні норми законодавства. Такі звернення, у тому числі й ті, що надійшли від державних органів керівництву СБ України (за винятком звернень, пересланих до СБ України народними депутатами України, Верховною Радою України, Адміністрацією Президента України чи Секретаріатом Кабінету Міністрів України), пересилаються за належністю за підписом начальника Приймальні СБ України або особи, що виконує його обов’язки.

2. Звернення, що надійшли до ЦУ СБ України з регіонів України без розгляду порушених питань на місцях, надсилаються, за винятком скарг на дії співробітників-військовослужбовців або працівників СБ України, на розгляд до відповідних регіональних органів СБ України за підписом начальника Приймальні СБ України або особи, що виконує його обов’язки.

3. Звернення щодо грошового забезпечення (зарплати), утримань з грошового забезпечення (зарплати) за рішенням суду, сплати страхових внесків, перерахування аліментів та інших утримань, обчислення вислуги років на пенсію, надання інформації до Пенсійного фонду України, перерахунку пенсій, виплати одноразової грошової допомоги у разі встановлення інвалідності, компенсаційних виплат, працевлаштування чи проходження служби в СБ України, навчання в навчальних закладах СБ України, медичного забезпечення, отримання архівних матеріалів та доступу до архівних документів подаються без доповіді керівництву СБ України безпосередньо на розгляд начальникам відповідних підрозділів ЦУ та установ СБ України.

4. Звернення одного й того самого громадянина щодо того самого питання, що надіслані різним адресатам і переслані ними на розгляд до СБ України (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб (наприклад, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3), і можуть передаватися після реєстрації до підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України, що здійснювали розгляд попереднього звернення, без доповіді керівництву СБ України, якщо звернення не потребує відповіді за підписом керівництва СБ України.

5. Забороняється надсилати скарги для розгляду тим посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

6. Копії звернень для співвиконавців виготовляються підрозділами ЦУ, органами, закладами, установами СБ України, які визначені як основні виконавці. Надсилання копій звернень дозволяється виключно до підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України, зазначених в резолюції керівництва СБ України.

У разі якщо строк виконання звернень згідно з резолюціями керівництва СБ України не перевищує трьох діб, копії звернень виготовляються співробітниками Приймальні СБ України та надаються до відповідних підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України.

7. Повторні звернення від одного і того самого громадянина щодо того самого питання не розглядаються, якщо в них відсутні нові дані або факти, що потребують додаткової перевірки, а перше звернення вирішено по суті (всі викладені докази раніше перевірені у повному обсязі і заявникові надано вичерпну відповідь з повідомленням про припинення подальшого розгляду). Такі звернення передаються без доповіді керівництву СБ України до тих підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України, які припинили листування.

Рішення про припинення подальшого розгляду таких звернень приймається у ЦУ СБ України Головою СБ України або особою, що виконує його обов’язки, на підставі висновку за результатами розгляду звернень, підписаних керівниками відповідних підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України (заступниками), на розгляді у яких знаходяться звернення, в регіональних органах СБ України - керівниками цих органів на підставі висновку за результатами розгляду звернень, підписаних керівниками структурних підрозділів (заступниками).

У разі викладення заявником нових фактів чи доказів вони підлягають перевірці відповідно до вимог законодавства України.

1. Про звернення, що надійшли до СБ України, доповідають Голові СБ України, заступникам Голови СБ України, керівникам підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України або особам, які виконують їх обов’язки, відповідно до розподілу функціональних обов’язків та за напрямами оперативно-службової діяльності залежно від порушених у зверненнях питань.

2. Звернення Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєне почесне звання України "Мати-героїня", скарги на дії співробітників-військовослужбовців або працівників СБ України розглядаються:

особисто Головою СБ України або особою, що виконує його обов’язки, якщо особа звертається до ЦУ СБ України;

особисто начальником органу, закладу, установи СБ України або особою, що виконує його обов’язки, якщо особа звертається до органу, закладу, установи СБ України.

Керівники органів, закладів, установ СБ України, до яких звернуто депутатський запит, зобов’язані повідомити народного депутата, групу народних депутатів, комітет Верховної Ради України у письмовій формі про результати розгляду його (їх) запиту у строк, визначений Законом України "Про статус народного депутата України" .

Відповідь на депутатський запит надається в обов’язковому порядку і безпосередньо СБ України, органом, закладом, установою СБ України, до яких було направлено запит, за підписом Голови СБ України, керівника органу, закладу, установи СБ України чи посадових осіб, на ім’я яких було направлено запит.

СБ України, орган, заклад, установа СБ України, їх посадові особи, яким адресовано депутатське звернення, розглядають і надають письмову відповідь протягом строку, встановленого Законом України "Про статус народного депутата України" .